秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2課件

秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)22022/10/30秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)22022/10/22秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)21秘書的知識(shí)與能力構(gòu)成知識(shí)與能力概述秘書的知識(shí)構(gòu)成秘書的基本能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書的知識(shí)與能力構(gòu)成知識(shí)與能力概述秘書的知識(shí)構(gòu)成秘書的基本能2知識(shí)與能力概述知識(shí)與知識(shí)體系知識(shí)和能力的關(guān)系優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)的原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2知識(shí)與能力概述知識(shí)與知識(shí)體系知識(shí)和能力的關(guān)系優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)的原3知識(shí)與知識(shí)體系知識(shí)的含義知識(shí)結(jié)構(gòu)體系秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2知識(shí)與知識(shí)體系知識(shí)的含義知識(shí)結(jié)構(gòu)體系秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與4知識(shí)是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐和改造客觀世界過(guò)程中所獲得的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)。就其來(lái)源而言：就其內(nèi)容而言：就其形態(tài)而言：直接知識(shí)間接知識(shí)自然知識(shí)社會(huì)知識(shí)感性經(jīng)驗(yàn)，知識(shí)的初級(jí)階段理性認(rèn)識(shí)，知識(shí)的高級(jí)階段哲學(xué)知識(shí)，則是自然知識(shí)和社會(huì)知識(shí)的概括和總結(jié)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2知識(shí)是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐和改造客觀世界過(guò)程中所獲得的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)5小結(jié)：知識(shí)既是人們對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)，又是人們改造客觀世界的一種巨大能量。當(dāng)然，知識(shí)是一種意識(shí)形態(tài)，并非直接的力量，而是由人們吸收它、消化它，把它運(yùn)用于實(shí)踐，轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2小結(jié)：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)26是指眾多的知識(shí)單元或知識(shí)系列，按照一定的規(guī)則互相聯(lián)系而構(gòu)成的整體。隨著人類社會(huì)的不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)，日益擴(kuò)大和加深，總結(jié)和概括的知識(shí)越來(lái)越復(fù)雜、龐大。無(wú)論從單科知識(shí)或總知識(shí)量來(lái)看，都呈現(xiàn)出如同枝繁葉茂的樹(shù)狀結(jié)構(gòu)。知識(shí)結(jié)構(gòu)體系秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2是指眾多的知識(shí)單元或知識(shí)系列，按照一定的規(guī)則互相聯(lián)系而構(gòu)7我國(guó)著名科學(xué)家錢學(xué)森提出“八大部類，四大臺(tái)階”學(xué)說(shuō)，即把人類迄今為止的總體知識(shí)，自然科學(xué)社會(huì)科學(xué)思維科學(xué)系統(tǒng)科學(xué)橫向上分為八個(gè)大部類數(shù)學(xué)縱向上分四大臺(tái)階人體科學(xué)軍事科學(xué)文學(xué)藝術(shù)工程科學(xué)技術(shù)科學(xué)基礎(chǔ)科學(xué)哲學(xué)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2我國(guó)著名科學(xué)家錢學(xué)森提出“八大部類，四大臺(tái)階”學(xué)說(shuō)，即把人類8小結(jié)：“八大部類，四大臺(tái)階”學(xué)說(shuō)，層次、經(jīng)緯交錯(cuò)，構(gòu)成了知識(shí)的主體結(jié)構(gòu)體系，這個(gè)主體結(jié)構(gòu)體系還呈現(xiàn)出加速分支化，互相滲透華，但仍保持整體化的發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)秘書人員，乃至行政工作人員，了解和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)體系及其發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)自覺(jué)而有效地學(xué)習(xí)新知識(shí)，優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，有著重要的意義。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2小結(jié)：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)29能力，是人們從事有效社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的技巧和力量。能力的來(lái)源首先在于對(duì)社會(huì)的認(rèn)識(shí)，也就是知識(shí)。只有認(rèn)識(shí)了社會(huì)才能進(jìn)一步改造社會(huì)、推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。從這個(gè)意義上講，知識(shí)是能力的源泉，是能力的基礎(chǔ)。但是，知識(shí)又不完全等于能力，尤其是人們間接得來(lái)的知識(shí)。書本知識(shí)和理論知識(shí)，須經(jīng)過(guò)消化、吸收，有效地運(yùn)用于實(shí)踐，才能轉(zhuǎn)化為能力。知識(shí)和能力的關(guān)系秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2能力，是人們從事有效社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的技巧和力量。知識(shí)和能力10秘書工作較為簡(jiǎn)單的工作較為復(fù)雜的工作秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書工作較為簡(jiǎn)單的工作較為復(fù)雜的工作秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與11如處理好辦公室日常事務(wù)等，需要相應(yīng)的能力，同時(shí)也需要相應(yīng)的知識(shí)來(lái)指導(dǎo)自己的行為動(dòng)作。較為簡(jiǎn)單的工作秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2如處理好辦公室日常事務(wù)等，需要相應(yīng)的能力，同時(shí)也需要相應(yīng)12如從事輔助決策、管理文書、撰寫文稿等，就需要較高的綜合性的能力。這就需要秘書人學(xué)首先要具有決策科學(xué)、文書學(xué)、公文寫作學(xué)等專門知識(shí)，并能得之于心，用之于手，熟練地運(yùn)用于實(shí)踐，才能轉(zhuǎn)化為嫻熟的工作和寫作能力。較為復(fù)雜的工作秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2如從事輔助決策、管理文書、撰寫文稿等，就需要較高的綜合性13知識(shí)結(jié)構(gòu)，是知識(shí)在人們的頭腦中由智力聯(lián)系而形成的多要素、多系列的綜合體。知識(shí)的結(jié)構(gòu)必須是能體現(xiàn)主體特征，按一定比例，有一定層次，又是動(dòng)態(tài)的組織。它是知識(shí)體系在人腦中的內(nèi)化。結(jié)構(gòu)決定功能，各種不同的知識(shí)結(jié)構(gòu)決定了它的主體具有完全不同的有效社會(huì)活動(dòng)的功能，即勝任不同性質(zhì)的生產(chǎn)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)、工作和科學(xué)實(shí)驗(yàn)。優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)的原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2知識(shí)結(jié)構(gòu)，是知識(shí)在人們的頭腦中由智力聯(lián)系而形成的多要素、14秘書人員要優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，必須遵從下列原則：整體原則層次原則比例原則動(dòng)態(tài)原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書人員要優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，必須遵從下列原則：整體原則層次15主體特征的多元素的多系列的知識(shí)的結(jié)合整體原則一個(gè)合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，必須是能顯示：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2主體特征的多元素的多系列的知識(shí)的結(jié)合整體原則一個(gè)合理的知識(shí)結(jié)16就是說(shuō)，求知者應(yīng)根據(jù)自己的工作任務(wù)需要，從知識(shí)的海洋中選擇、吸收對(duì)自己有用的知識(shí)，把它們結(jié)合成一個(gè)整體。而不是漫步目的地、隨意地吸收一些互不相干的零零碎碎的知識(shí)。任何知識(shí)只有處于一個(gè)相互聯(lián)系的知識(shí)整體之中，才能獲得生命力，發(fā)揮它們應(yīng)有功能。秘書人員應(yīng)根據(jù)秘書工作的需要，吸收各種有關(guān)的知識(shí)來(lái)組成一個(gè)有機(jī)的整體。整體原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2就是說(shuō)，求知者應(yīng)根據(jù)自己的工作任務(wù)需要，從知識(shí)的海洋中選17整體知識(shí)不是雜亂無(wú)章的湊合，而應(yīng)在縱向上由低到高，由不同的層次組合?；旧闲纬梢粋€(gè)寶塔形的結(jié)構(gòu)。層次原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2整體知識(shí)不是雜亂無(wú)章的湊合，而應(yīng)在縱向上由低到高，由不同18對(duì)秘書人員來(lái)說(shuō)，其知識(shí)結(jié)構(gòu)由：基礎(chǔ)層次中間層次較高層次最高層次是指秘書人員必備的文化科學(xué)和社會(huì)基礎(chǔ)知識(shí)。為適應(yīng)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)展，又與秘書工作密切相關(guān)的知識(shí)。是指秘書的一般業(yè)務(wù)和所屬單位的行業(yè)知識(shí)是指秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心部分，即秘書工作的專業(yè)知識(shí)。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2對(duì)秘書人員來(lái)說(shuō)，其知識(shí)結(jié)構(gòu)由：基礎(chǔ)層次中間層次較高層次最高層19各種不同的知識(shí)在特定的人腦中組合，除了在縱向上分層次以外，還必須在主體特征的統(tǒng)帥下保持一定的比例。比例反映了知識(shí)結(jié)構(gòu)在橫向聯(lián)系上的特征。知識(shí)比例的數(shù)量關(guān)系反映著知識(shí)結(jié)構(gòu)主體的質(zhì)的不同。應(yīng)該主次分明、輕重相配。既不能平均吸收，更不能本末倒置。以秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)來(lái)說(shuō)，基礎(chǔ)知識(shí)和相關(guān)知識(shí)相加以占40~50%為宜，業(yè)務(wù)知識(shí)約占30~35%，專業(yè)知識(shí)約占20~25%比例原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2各種不同的知識(shí)在特定的人腦中組合，除了在縱向上分層次以外20知識(shí)是隨著人對(duì)不斷發(fā)展、變化著的客觀世界的認(rèn)識(shí)而不斷地增加和變化的。因此，一個(gè)合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)決不是一成不變的。而應(yīng)隨著社會(huì)的發(fā)展變化而不斷地更新優(yōu)化。這就是知識(shí)結(jié)構(gòu)的動(dòng)態(tài)原則。根據(jù)這一原則，秘書人員應(yīng)該做到：動(dòng)態(tài)原則一方面改造原有的知識(shí)，選擇其中的有用的部分，淘汰陳舊的、無(wú)用的部分，適應(yīng)新的形勢(shì)要求，重新組合。另一方面，又要不斷地吸收新的有用的知識(shí)，充實(shí)、更新、優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)?？傊F(xiàn)代秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)必須是開(kāi)放的，動(dòng)態(tài)的，處于不斷新陳代謝狀態(tài)的。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2知識(shí)是隨著人對(duì)不斷發(fā)展、變化著的客觀世界的認(rèn)識(shí)而不斷地增21秘書的知識(shí)構(gòu)成基礎(chǔ)知識(shí)相關(guān)知識(shí)業(yè)務(wù)知識(shí)專業(yè)知識(shí)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書的知識(shí)構(gòu)成基礎(chǔ)知識(shí)相關(guān)知識(shí)業(yè)務(wù)知識(shí)專業(yè)知識(shí)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)22秘書工作多樣性綜合性要求秘書人員具有較全面、扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)。政治歷史地理外語(yǔ)語(yǔ)文數(shù)學(xué)物理化學(xué)生物秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書工作多樣性綜合性要求秘書人員具有較全面、扎實(shí)的基礎(chǔ)知23讀史使人明知，讀詩(shī)使人聰慧，演算使人精密，哲理使人深刻，倫理學(xué)使人有修養(yǎng)，邏輯修辭使人長(zhǎng)于思辨?？傊?，知識(shí)能塑造人的性格。——佛朗西斯·培根秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2讀史使人明知，讀詩(shī)使人聰慧，演算使人精密，哲理使人深刻，24秘書人員除了必須掌握基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)之外，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)與本專業(yè)密切相關(guān)的知識(shí)。這些知識(shí)有助于秘書自身整體素質(zhì)的提高，也有助于秘書人員更有效地開(kāi)展工作。這些知識(shí)主要有：相關(guān)知識(shí)法學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)“軟”科學(xué)社會(huì)學(xué)心理學(xué)禮儀知識(shí)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書人員除了必須掌握基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)之外，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)25國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工作的秘書人員法學(xué)知識(shí)企業(yè)工作的秘書人員憲法民法刑法婚姻法訴訟法行政法經(jīng)濟(jì)法中外合資企業(yè)法保險(xiǎn)法企業(yè)法有關(guān)的國(guó)際法律法規(guī)公司法秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工作的秘書人員法學(xué)知識(shí)企業(yè)工作的秘書人員憲26宏觀經(jīng)濟(jì)學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)微觀經(jīng)濟(jì)學(xué)政治經(jīng)濟(jì)學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)原理國(guó)民經(jīng)濟(jì)管理市場(chǎng)學(xué)統(tǒng)計(jì)學(xué)國(guó)際金融國(guó)際貿(mào)易營(yíng)銷學(xué)財(cái)政學(xué)價(jià)格學(xué)金融學(xué)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2宏觀經(jīng)濟(jì)學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)微觀經(jīng)濟(jì)學(xué)政治經(jīng)濟(jì)學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)原理國(guó)民經(jīng)濟(jì)管27“軟”科學(xué)知識(shí)這是借用電子計(jì)算機(jī)“軟件”的名稱而建立起來(lái)的新興科學(xué)的總稱。秘書人員學(xué)習(xí)并掌握一定的“軟”科學(xué)知識(shí)，有助于提高預(yù)測(cè)、規(guī)劃和組織能力，提高參與決策和進(jìn)行科學(xué)化管理的水平。它包括：管理科學(xué)科學(xué)學(xué)決策學(xué)未來(lái)學(xué)系統(tǒng)工程學(xué)預(yù)測(cè)學(xué)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2“軟”科學(xué)知識(shí)這是借用電子計(jì)算機(jī)“軟件”的名稱而建立起來(lái)28社會(huì)學(xué)知識(shí)這是一門考察和研究社會(huì)行為、社會(huì)關(guān)系、社會(huì)結(jié)構(gòu)和功能、社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的科學(xué)。社會(huì)學(xué)政府組織學(xué)公共關(guān)系學(xué)行為學(xué)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2社會(huì)學(xué)知識(shí)這是一門考察和研究社會(huì)行為、社會(huì)關(guān)系、社會(huì)結(jié)構(gòu)29心理學(xué)知識(shí)心理學(xué)是研究人的心理現(xiàn)象及其規(guī)律的科學(xué)。秘書人員只有具備一定的心理學(xué)知識(shí)，才能更好地了解自己，更多地了解別人。既能根據(jù)不同人的心理特點(diǎn)、心理需求做好工作，又能經(jīng)常地進(jìn)行自我心理調(diào)節(jié)，克服心理障礙，保持心理平衡，愉快而高效地進(jìn)行工作。秘書心理學(xué)管理心理學(xué)領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)社會(huì)心理學(xué)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2心理學(xué)知識(shí)心理學(xué)是研究人的心理現(xiàn)象及其規(guī)律的科學(xué)。秘書人30禮儀知識(shí)人們的言談舉止、行為方式，因民族習(xí)慣和文化的不同而有相當(dāng)大的差異。辦公禮儀民族利益社交禮儀各國(guó)禮儀秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2禮儀知識(shí)人們的言談舉止、行為方式，因民族習(xí)慣和文化的不同31業(yè)務(wù)知識(shí)行業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)辦公廳（室）業(yè)務(wù)知識(shí)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2業(yè)務(wù)知識(shí)行業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)辦公廳（室）業(yè)務(wù)知識(shí)秘書基礎(chǔ)32組織機(jī)構(gòu)工藝流程國(guó)有資產(chǎn)流動(dòng)資金生產(chǎn)設(shè)施原材料能源動(dòng)力工資福利規(guī)章制度職工的技術(shù)水平與工種分布科技人員、管理人員的專業(yè)與分工產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、銷售、市場(chǎng)動(dòng)向成本與利潤(rùn)企業(yè)、事業(yè)單位的秘書人員應(yīng)掌握本行業(yè)的有關(guān)知識(shí)。如工礦企業(yè)的秘書應(yīng)了解本企業(yè)的：工藝和科技發(fā)展方向秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2組織機(jī)構(gòu)工藝流程國(guó)有資產(chǎn)流動(dòng)資金生產(chǎn)設(shè)施原材料能源動(dòng)力工資福33機(jī)構(gòu)設(shè)置隸屬關(guān)系以及諸如財(cái)政、稅務(wù)、工商、農(nóng)業(yè)、計(jì)劃、人事、勞動(dòng)、文化、教育和科技等部門的職責(zé)分工與業(yè)務(wù)范圍職權(quán)范圍黨政機(jī)關(guān)的秘書人員應(yīng)掌握本機(jī)關(guān)的有關(guān)知識(shí)。以政府機(jī)關(guān)的秘書為例，應(yīng)了解政府的：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2機(jī)構(gòu)設(shè)置隸屬關(guān)系以及諸如財(cái)政、稅務(wù)、工商、農(nóng)業(yè)、計(jì)劃、人事、34機(jī)構(gòu)設(shè)置部門職能人員編制工作任務(wù)內(nèi)部分工工作程序工作制度工作手續(xù)辦公設(shè)備的使用知識(shí)辦公場(chǎng)所的布局和布置辦公廳（室）業(yè)務(wù)知識(shí)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2機(jī)構(gòu)設(shè)置部門職能人員編制工作任務(wù)內(nèi)部分工工作程序工作制度工作35以辦文、班會(huì)和辦事為主要任務(wù)的秘書工作，既具有綜合性，又有一定的專業(yè)要求，它需要秘書人員具有與之相適應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。專業(yè)知識(shí)管理學(xué)知識(shí)文書學(xué)知識(shí)檔案學(xué)知識(shí)寫作學(xué)知識(shí)秘書學(xué)知識(shí)公共關(guān)系學(xué)知識(shí)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2以辦文、班會(huì)和辦事為主要任務(wù)的秘書工作，既具有綜合性，又有一36管理學(xué)知識(shí)管理的一般原理決策的類型、依據(jù)、程序和方法管理組織的類型、結(jié)構(gòu)和原管理機(jī)關(guān)的主要職責(zé)行政領(lǐng)導(dǎo)的作用與職能管理的一般方法和技術(shù)人事管理、財(cái)務(wù)管理、信息管理等一般知識(shí)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2管理學(xué)知識(shí)管理的一般原理決策的類型、依據(jù)、程序和方法管理組織37秘書學(xué)知識(shí)秘書工作的內(nèi)容與要求秘書人員的素質(zhì)秘書活動(dòng)與人際關(guān)系秘書工作的制度與方法秘書部門的性質(zhì)與職能秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書學(xué)知識(shí)秘書工作的內(nèi)容與要求秘書人員的素質(zhì)秘書活動(dòng)與人際關(guān)38文書學(xué)知識(shí)文書的性質(zhì)與作用公文辦理的程序與要求文書立卷的意義、要求與方法文書的種類、格式與行文規(guī)則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2文書學(xué)知識(shí)文書的性質(zhì)與作用公文辦理的程序與要求文書立卷的意義39檔案學(xué)知識(shí)檔案的含義與作用檔案工作的內(nèi)容（收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用）要求與方法檔案工作的原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2檔案學(xué)知識(shí)檔案的含義與作用檔案工作的內(nèi)容（收集、整理、鑒定、40寫作學(xué)知識(shí)公文和應(yīng)用文的構(gòu)思與寫作主要公文和應(yīng)用文文種的寫作方法醞釀主題組織結(jié)構(gòu)條理層次語(yǔ)言文字選用材料文風(fēng)和文面格式秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2寫作學(xué)知識(shí)公文和應(yīng)用文的構(gòu)思與寫作主要公文和應(yīng)用文文種的寫作41公共關(guān)系學(xué)知識(shí)公共關(guān)系的性質(zhì)、特征與職能公共關(guān)系活動(dòng)的內(nèi)容與程序秘書應(yīng)具有的公關(guān)意識(shí)秘書人員公關(guān)工作的內(nèi)容與要求公共關(guān)系的一般原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2公共關(guān)系學(xué)知識(shí)公共關(guān)系的性質(zhì)、特征與職能公共關(guān)系活動(dòng)的內(nèi)容與42小結(jié)：當(dāng)然，知識(shí)的積累是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。同時(shí)，一個(gè)科學(xué)的知識(shí)結(jié)構(gòu)也必須是能夠不斷進(jìn)行自我調(diào)節(jié)的動(dòng)態(tài)結(jié)構(gòu)。因此，秘書人員在建立自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)過(guò)程中，應(yīng)注意把知識(shí)之間的縱橫聯(lián)系，按照循序漸進(jìn)、系統(tǒng)完整、主輔結(jié)合、不斷更新的原則，逐漸充實(shí)和完善，以更好地發(fā)揮知識(shí)的整體功能。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2小結(jié)：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)243秘書的基本能力在今天，從事任何一種職業(yè)，都必須具備相應(yīng)的條件和身份，這就是所謂的資格。其中的工作能力，就是從事某一職業(yè)必須具備的資格之一。秘書人員要想勝任秘書工作，同樣需要較強(qiáng)的工作能力。工作能力的意義秘書工作能力的結(jié)構(gòu)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書的基本能力在今天，從事任何一種職業(yè)，都必須具備相應(yīng)的44工作能力的意義智力與能力的關(guān)系工作能力的意義工作能力的特點(diǎn)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2工作能力的意義智力與能力的關(guān)系工作能力的意義工作能力的特點(diǎn)秘45智力與能力的關(guān)系什么是智力智力與能力的關(guān)系什么是能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2智力與能力的關(guān)系什么是智力智力與能力的關(guān)系什么是能力秘書基礎(chǔ)46人們通稱為智慧，是人認(rèn)識(shí)客觀事物的能力。智力包括很多方面：智力觀察力想象力注意力思維力記憶力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2人們通稱為智慧，是人認(rèn)識(shí)客觀事物的能力。智力包括很多方面47正確完全迅速深刻人智力的高低，集中表現(xiàn)在反映客觀事物程度的如下幾方面上：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2正確完全迅速深刻人智力的高低，集中表現(xiàn)在反映客觀事物程度48順利地、成功地完成某種活動(dòng)所必須的個(gè)性心理特征完成某種活動(dòng)的具體方式能力，通常是指人完成某種活動(dòng)的本領(lǐng)。它包括：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2順利地、成功地完成某種活動(dòng)所必須的個(gè)性心理特征完成某種活動(dòng)的49內(nèi)容方式個(gè)體條件其能力差異表現(xiàn)得比較明顯由于各種活動(dòng)不同的：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2內(nèi)容方式個(gè)體條件其能力差異表現(xiàn)得比較明顯由于各種活動(dòng)不同的：50其聯(lián)系表現(xiàn)在其區(qū)別表現(xiàn)在智力與能力是兩個(gè)既有區(qū)別又有聯(lián)系的概念。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2其聯(lián)系表現(xiàn)在其區(qū)別表現(xiàn)在智力與能力是兩個(gè)既有區(qū)別又有聯(lián)系51智力與能力的區(qū)別智力屬于認(rèn)識(shí)活動(dòng)的范疇，能隸屬于實(shí)際活動(dòng)的范疇。智力直接與知識(shí)相聯(lián)，能力直接與實(shí)踐相聯(lián)。智力的先天因素較多，能力的后天因素較多。智力表現(xiàn)為內(nèi)在的心理活動(dòng)，能力表現(xiàn)為外化的操作活動(dòng)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2智力與能力的區(qū)別智力屬于認(rèn)識(shí)活動(dòng)的范疇，能隸屬于實(shí)際活動(dòng)52智力與能力的聯(lián)系智力和能力在具體的實(shí)踐活動(dòng)中相互作用、相互促進(jìn)能力的高低是智力水平的體現(xiàn)智力的培養(yǎng)與能力的培養(yǎng)必須同步智力的發(fā)展是提高能力的基礎(chǔ)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2智力與能力的聯(lián)系智力和能力在具體的實(shí)踐活動(dòng)中相互作用、相互促53工作能力的特點(diǎn)一般能力職業(yè)能力特殊能力一個(gè)人的能力，可分為：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2工作能力的特點(diǎn)一般能力職業(yè)能力特殊能力一個(gè)人的能力，可分為：54秘書工作能力，是指秘書人員完成秘書活動(dòng)的本領(lǐng)。它屬于職業(yè)能力的范疇。由秘書工作的：性質(zhì)地位任務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書工作能力，是指秘書人員完成秘書活動(dòng)的本領(lǐng)。它屬于職業(yè)55作為一種職業(yè)能力，秘書工作能力具有以下一個(gè)特點(diǎn)：通才性可操作性專業(yè)性后天性秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2作為一種職業(yè)能力，秘書工作能力具有以下一個(gè)特點(diǎn)：通才性可56秘書工作能力同其他工作能力一樣，具有顯著的后天性。即這種能力是在人的生理素質(zhì)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)后天的教育和培養(yǎng)，并在實(shí)踐活動(dòng)中形成和發(fā)展起來(lái)的，也就是說(shuō)，任何一種工作能力，都不是人生就具有的。一個(gè)從來(lái)未受過(guò)秘書專業(yè)教育和訓(xùn)練，又未從事秘書實(shí)踐活動(dòng)的人，是無(wú)法具備秘書工作能力的。后天性秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書工作能力同其他工作能力一樣，具有顯著的后天性。即這種57秘書作為一種社會(huì)職業(yè)，其工作能力的專業(yè)性較為明顯。具體表現(xiàn)是：專業(yè)性秘書工作能力是為了順利、成功地完成秘書職業(yè)活動(dòng)服務(wù)的。沒(méi)有秘書職業(yè)活動(dòng)，秘書工作能力也就成了無(wú)“的”之“矢”。秘書的工作能力主要是在秘書的業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成和發(fā)展起來(lái)的，沒(méi)有秘書職業(yè)活動(dòng)，也就沒(méi)有秘書工作能力。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書作為一種社會(huì)職業(yè)，其工作能力的專業(yè)性較為明顯。具體表58心理學(xué)的研究證明，任何單獨(dú)的能力，都無(wú)法成功地完成某種活動(dòng)。同樣，只具備單一工作能力的秘書，也是不能成功地完成秘書職業(yè)活動(dòng)的。這是因?yàn)椋和ú判粤硪环矫妫貢ぷ鞅旧砭哂泻軓?qiáng)的綜合性和多功能性，需要秘書人員具備多種才能，即人們常說(shuō)的通才。一方面，現(xiàn)代社會(huì)的許多職業(yè)活動(dòng)一般都較為復(fù)雜，而且相互交錯(cuò)。只有將各種能力最完備的結(jié)合起來(lái)，才能發(fā)揮其較佳的整體效應(yīng)。此外，心理學(xué)的研究還表明，所謂才能，就是各種能力最完備的結(jié)合。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2心理學(xué)的研究證明，任何單獨(dú)的能力，都無(wú)法成功地完成某種活59如前所說(shuō)，工作能力是在完成某種活動(dòng)中形成和發(fā)展起來(lái)的，并為某種活動(dòng)服務(wù)的。因此，秘書工作能力與秘書技能十分密切，具有明顯的可操作性。也就是說(shuō)，秘書的任何一種工作能力，都必須在秘書職業(yè)活動(dòng)的實(shí)際操作中發(fā)揮作用，產(chǎn)生效果。離開(kāi)了實(shí)際操作，工作能力也就失去了價(jià)值?？刹僮餍悦貢A(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2如前所說(shuō)，工作能力是在完成某種活動(dòng)中形成和發(fā)展起來(lái)的，并60工作能力的意義能力是進(jìn)行智能優(yōu)化的重要內(nèi)容能力是實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的重要保證能力是影響工作效能的重要因素能力是檢驗(yàn)秘書素質(zhì)的重要標(biāo)準(zhǔn)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2工作能力的意義能力是進(jìn)行智能優(yōu)化的重要內(nèi)容能力是實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)61智力、能力和智能，是既有聯(lián)系又有區(qū)別的獨(dú)立概念。智能是指一個(gè)人的知識(shí)、智力、能力和非智力因素的綜合反映。所謂的智能結(jié)構(gòu)，就是由上述要素所組成的有機(jī)整體。在智能結(jié)構(gòu)的諸要素中，能力是中樞要素，它既是智力的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，又是智能結(jié)構(gòu)優(yōu)化的主要目的。豐富知識(shí)，發(fā)展智力，培養(yǎng)非智力因素，都有助于能力的提高。因此，要優(yōu)化人的智能結(jié)構(gòu)，就必須以能力為中心內(nèi)容，并以此為目的。能力是進(jìn)行智能優(yōu)化的重要內(nèi)容秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2智力、能力和智能，是既有聯(lián)系又有區(qū)別的獨(dú)立概念。能力是進(jìn)62秘書工作的任務(wù)繁重而復(fù)雜，并具有很強(qiáng)的智能性。具體的工作任務(wù)且不說(shuō)，僅就其重要職能而言，就有參謀咨詢、輔助決策、溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、管理公文、處理事物、催辦查辦等?？梢院敛豢浯蟮卣f(shuō)，哪里有領(lǐng)導(dǎo)工作，哪里就有秘書工作。領(lǐng)導(dǎo)工作有多大范圍，秘書工作就有多大范圍，而且隨著領(lǐng)導(dǎo)工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化，秘書工作的任務(wù)日益繁重，秘書工作的難度日趨增加。秘書工作要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，有效地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，根本的一條就是不斷優(yōu)化秘書的智能結(jié)構(gòu)，提高秘書的智能水平，其中，以提高秘書的工作能力最為重要。實(shí)踐證明，一位秘書能否勝任秘書工作，秘書工作的成效如何，從根本上說(shuō)取決于秘書工作能力的高低。能力是實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的重要保證秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書工作的任務(wù)繁重而復(fù)雜，并具有很強(qiáng)的智能性。具體的工作63心理學(xué)的研究表明，能力和活動(dòng)是聯(lián)系在一起的，只有通過(guò)活動(dòng)才能發(fā)展和提高人的能力。但是，并不是所有的活動(dòng)中表現(xiàn)出來(lái)的心理特征都是能力，只有那些直接影響活動(dòng)效率，使活動(dòng)的任務(wù)得以順利完成的心理特征，才是能力。這就告訴我們，工作能力的高低直接影響著工作效能的高低。如果不下功夫提高工作能力，提高工作效能便是一句空話。能力是影響工作效能的重要因素秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2心理學(xué)的研究表明，能力和活動(dòng)是聯(lián)系在一起的，只有通過(guò)活動(dòng)64從心里學(xué)的角度看，素質(zhì)是能力的自然基礎(chǔ)，但不是能力本身。這就是說(shuō)，能力的發(fā)展離不開(kāi)物質(zhì)基礎(chǔ)，但能力的發(fā)展主要靠后天的教育、培養(yǎng)和實(shí)踐活動(dòng)。因此，要提高秘書人員的素質(zhì)，首先必須把能力作為檢驗(yàn)秘書素質(zhì)的重要表準(zhǔn)之一，并以此去培養(yǎng)和提高秘書的工作能力能力是檢驗(yàn)秘書素質(zhì)的重要標(biāo)準(zhǔn)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2從心里學(xué)的角度看，素質(zhì)是能力的自然基礎(chǔ)，但不是能力本身。65秘書工作能力的結(jié)構(gòu)表達(dá)能力管理能力應(yīng)變能力社交能力辦事能力操作能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書工作能力的結(jié)構(gòu)表達(dá)能力管理能力應(yīng)變能力社交能力辦事能力操66表達(dá)能力所謂表達(dá)能力，就是通過(guò)言語(yǔ)、文字和身勢(shì)等形式溝通信息，相互交往，合作共事的本領(lǐng)。在秘書的工作能力結(jié)構(gòu)中，表達(dá)能力占有重要的位置，發(fā)揮著重要的作用。可以說(shuō)，在完成各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)中，都離不開(kāi)表達(dá)能力的運(yùn)用?？陬^表達(dá)能力書面表達(dá)能力身勢(shì)表達(dá)能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2表達(dá)能力所謂表達(dá)能力，就是通過(guò)言語(yǔ)、文字和身勢(shì)等形式溝通67口頭表達(dá)能力簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是說(shuō)話的本領(lǐng)。它是把信息變成語(yǔ)言，并借助聲波、電波進(jìn)行思想或情感的表達(dá)，以實(shí)現(xiàn)溝通、交往和合作的目的?？陬^表達(dá)的形式，可分為：獨(dú)白，即表達(dá)者運(yùn)用言語(yǔ)輸出自己思想或情感的活動(dòng)。這里的“獨(dú)白”，是與“交往”相對(duì)而言，并非指一個(gè)人自言自語(yǔ)。而是指一人講，其他人聽(tīng)，不做雙方溝通。對(duì)話，即表達(dá)者運(yùn)用言語(yǔ)進(jìn)行交往，與其他人進(jìn)行溝通。這種口頭表達(dá)形式的主要特點(diǎn)，就是具有雙向性。傳達(dá)通知下達(dá)指令請(qǐng)示工作答復(fù)問(wèn)題座談交談?dòng)懻撧q論秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2口頭表達(dá)能力簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是說(shuō)話的本領(lǐng)。它是把信息變成語(yǔ)言68目的明確語(yǔ)言規(guī)范口齒清晰語(yǔ)言溫和中心突出富有感情說(shuō)話得體符合身份節(jié)約時(shí)間快言快語(yǔ)良好的口頭表達(dá)能力表現(xiàn)為：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2目的明確語(yǔ)言規(guī)范口齒清晰語(yǔ)言溫和中心突出富有感情說(shuō)話得體符合69就是寫作能力，主要指公文撰寫能力。它是把信息變成文字、符號(hào)、圖表和數(shù)字等形式，并借助紙張進(jìn)行思想或情感的表達(dá)，以實(shí)現(xiàn)溝通、交往和合作的目的。書面表達(dá)能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2就是寫作能力，主要指公文撰寫能力。它是把信息變成文字、符70語(yǔ)法、邏輯、修辭和一般的寫作理論各種文體的寫作技巧具備一定的理論修養(yǎng)、政策水平、業(yè)務(wù)知識(shí)和思維能力準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖和獲取信息的能力書面表達(dá)能力是秘書人員的基本能力之一，它要求秘書人員要懂得：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2語(yǔ)法、邏輯、修辭和一般的寫作理論各種文體的寫作技巧具備一定的71就是運(yùn)用表情、動(dòng)作、姿勢(shì)、聲音、服飾和距離等非語(yǔ)言手段，表達(dá)思想或情感的本領(lǐng)。在人際交往中，身勢(shì)表達(dá)能力是對(duì)口頭表達(dá)能力的重要補(bǔ)充，能起到強(qiáng)化口頭表達(dá)的作用。身勢(shì)表達(dá)能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2就是運(yùn)用表情、動(dòng)作、姿勢(shì)、聲音、服飾和距離等非語(yǔ)言手段，72同口頭表達(dá)相比，身勢(shì)表達(dá)具有如下特點(diǎn)：替代性，即身勢(shì)表達(dá)能代行自然語(yǔ)言的功能。表露性，即身勢(shì)表達(dá)都是思想感情有意識(shí)和無(wú)意識(shí)的表露。暗示性，即身勢(shì)表達(dá)能含蓄地向?qū)Ψ绞疽猓⑹谷祟I(lǐng)會(huì)?？偟膩?lái)說(shuō)，就其表達(dá)的準(zhǔn)確性和明白性而言，身勢(shì)表達(dá)不如口頭表達(dá)，且受時(shí)空的限制。但是，身勢(shì)表達(dá)的輔助作用也是不容忽視的。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2同口頭表達(dá)相比，身勢(shì)表達(dá)具有如下特點(diǎn)：替代性，即身勢(shì)表達(dá)能代73辦事能力所謂辦事能力，就是秘書人員有效地處理各種日常事務(wù)工作的本領(lǐng)。秘書人員辦事的范圍十分廣泛，包括：文書事務(wù)信訪事務(wù)接待事務(wù)值班事務(wù)會(huì)議事務(wù)電話事務(wù)查辦事務(wù)生活管理事務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者交辦的其他事物秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2辦事能力所謂辦事能力，就是秘書人員有效地處理各種日常事務(wù)工作74小結(jié)：秘書工作的事務(wù)性，是由秘書部門和秘書工作的性質(zhì)、地位和作用決定的。秘書人員要想勝任秘書工作，就必須具備較強(qiáng)的辦事能力，并善于寓參謀能力于辦事能力之中。那種只想當(dāng)參謀，不愿辦雜事，或者把參謀與助手對(duì)立起來(lái)的秘書，是不可能做好秘書工作的。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2小結(jié)：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)275秘書事務(wù)工作同領(lǐng)導(dǎo)者的管理與決策工作或其他職能部門的事務(wù)工作相比，具有如下特點(diǎn)：

繁瑣性，即秘書事務(wù)具有繁雜、瑣碎而又具體的性質(zhì)。其表現(xiàn)是多、雜、細(xì)。

重復(fù)性，即秘書事務(wù)具有日復(fù)一日，年復(fù)一年，反復(fù)出現(xiàn)，反復(fù)辦理的性質(zhì)。其表現(xiàn)是類似、反復(fù)、例行。

智能性，即秘書事務(wù)具有綜合運(yùn)用知識(shí)、智力和能力方能處理的性質(zhì)。它不同于機(jī)關(guān)的后勤事務(wù)和其他服務(wù)性事務(wù)。

程序性，即在秘書事務(wù)處理的過(guò)程中，具有前后相連，依次進(jìn)行的性質(zhì)。如辦文程序、辦公程序、接待程序、信息處理程序、協(xié)調(diào)工作程序等。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書事務(wù)工作同領(lǐng)導(dǎo)者的管理與決策工作或其他職能部門的事務(wù)76秘書人員要提高自己的辦事能力，就必須注意以下幾點(diǎn)：明白職權(quán)范圍，秘書人員要有效地處理事務(wù)，首先必須明白機(jī)關(guān)及部門的權(quán)限和業(yè)務(wù)范圍，領(lǐng)導(dǎo)者的職務(wù)分工，以及秘書部門職能和責(zé)任。知曉辦事程序，秘書事務(wù)具有很強(qiáng)的程序性，只有知道先辦什么，再辦什么，后辦什么，以及辦事的渠道和手續(xù)，才能把事情辦通辦好。區(qū)分輕重緩急，秘書事務(wù)雖然繁雜，但有輕重與緩急之分。秘書人員要有效地處理事務(wù)，就要學(xué)會(huì)按事務(wù)的輕重、緩急辦事。一般地說(shuō)，應(yīng)該是先急后緩，先主后次，先易后難。善于社會(huì)交往，從一定意義上說(shuō)，辦事就是交往，要辦成事情，就必須善于交往，學(xué)會(huì)同各種各樣的人打交道，建立起融洽的人際關(guān)系圈。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書人員要提高自己的辦事能力，就必須注意以下幾點(diǎn)：明77決策與管理是領(lǐng)導(dǎo)的基本職能，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，理應(yīng)輔助領(lǐng)導(dǎo)者作決策與管理中的日常工作。為此，秘書人員應(yīng)具備一定的輔助決策與管理能力。秘書管理能力可分為以下幾方面：管理能力輔助決策能力輔助溝通能力輔助協(xié)調(diào)能力輔助控制能力輔助計(jì)劃能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2決策與管理是領(lǐng)導(dǎo)的基本職能，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，78就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好決策過(guò)程中各項(xiàng)日常工作的本領(lǐng)。這種能力主要體現(xiàn)在以下秘書活動(dòng)中：輔助決策能力決策前的秘書活動(dòng)，如提供決策課題，收集決策信息，擬審預(yù)選方案，開(kāi)展咨詢活動(dòng)等。決策中的秘書活動(dòng)，如組織專家論證，召開(kāi)決策會(huì)議，撰寫決策報(bào)告，編制實(shí)施計(jì)劃等。決策后的秘書活動(dòng)，如協(xié)助決策試驗(yàn)，提供反饋信息，進(jìn)行決策督辦，總結(jié)決策經(jīng)驗(yàn)等。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好決策過(guò)程中各項(xiàng)日常工作的本領(lǐng)。這種能力79就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好計(jì)劃工作的本領(lǐng)。這種能力體現(xiàn)在以下各項(xiàng)秘書活動(dòng)中：輔助計(jì)劃能力擬定計(jì)劃，即根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，擬制近期、中期、長(zhǎng)期計(jì)劃（規(guī)劃）。執(zhí)行計(jì)劃，即根據(jù)計(jì)劃的內(nèi)容和要求，貫徹落實(shí)計(jì)劃。檢驗(yàn)計(jì)劃，即對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好計(jì)劃工作的本領(lǐng)。這種能力體現(xiàn)在以下各項(xiàng)80就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好信息工作的本領(lǐng)。這種能力體現(xiàn)在以下秘書活動(dòng)中：輔助溝通能力信息的獲取，即運(yùn)用各種方式收集信息，并對(duì)信息進(jìn)行收儲(chǔ)、匯總和整理。信息的加工，即根據(jù)某種需要，對(duì)以獲取的信息進(jìn)行篩選、分類、排序、統(tǒng)計(jì)、研究和選編摘些，使原始信息變成可供使用的信息產(chǎn)品。檢索信息，即運(yùn)用檢索工具和檢索方法，從存儲(chǔ)的大量信息中，查找出所需要的對(duì)路信息。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好信息工作的本領(lǐng)。這種能力體現(xiàn)在以下秘書81就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好協(xié)調(diào)工作的本領(lǐng)。這種能力體現(xiàn)在以下秘書活動(dòng)中：輔助協(xié)調(diào)能力工作協(xié)調(diào)，即協(xié)調(diào)各項(xiàng)任務(wù)、活動(dòng)和業(yè)務(wù)之間的關(guān)系，使之和諧一致。組織協(xié)調(diào)，即協(xié)調(diào)各級(jí)、各類組織之間的關(guān)系，使之和諧一致。人際協(xié)調(diào)，即協(xié)調(diào)人與人之間的關(guān)系，使之和諧一致。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好協(xié)調(diào)工作的本領(lǐng)。這種能力體現(xiàn)在以下秘書82就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好監(jiān)督工作的本領(lǐng)。這種能力體現(xiàn)在以下秘書活動(dòng)中：輔助控制能力查辦工作，即對(duì)龔雯和公務(wù)辦理進(jìn)行檢查與督促。催辦工作，即對(duì)那些久拖不決的公文和公務(wù)進(jìn)行催促與落實(shí)。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好監(jiān)督工作的本領(lǐng)。這種能力體現(xiàn)在以下秘書83所謂應(yīng)變能力，就是適應(yīng)變化著的環(huán)境和事物完成原定任務(wù)的本領(lǐng)。秘書人員應(yīng)變的范圍大體包括以下幾個(gè)方面：應(yīng)變能力適應(yīng)社會(huì)環(huán)境的變化，既現(xiàn)實(shí)社會(huì)發(fā)生了變動(dòng)。適應(yīng)職業(yè)環(huán)境的變化，即當(dāng)從事的工作發(fā)生動(dòng)。適應(yīng)崗位環(huán)境的變化，即當(dāng)工作分工發(fā)生了變動(dòng)。適應(yīng)事務(wù)環(huán)境的變化，即當(dāng)某一事態(tài)變化或出現(xiàn)突發(fā)性事件時(shí)，適應(yīng)地域環(huán)境的變化，即當(dāng)自然地域發(fā)生變化。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2所謂應(yīng)變能力，就是適應(yīng)變化著的環(huán)境和事物完成原定任務(wù)的本84是秘書的一種綜合能力，屬于智慧和才干的范疇。具備這種能力，就能夠創(chuàng)造性地做好秘書工作。秘書的應(yīng)變能力表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：應(yīng)變能力善于觀察，能夠周密、詳盡而準(zhǔn)確地捕捉變化著的新情況、新問(wèn)題。多謀善斷，遇事能拿出辦法，采取對(duì)策。預(yù)見(jiàn)力強(qiáng)，能夠把握住事物發(fā)展的趨勢(shì)和可能出現(xiàn)的結(jié)果。隨機(jī)應(yīng)變，能夠在不喪失原則的前提下，靈活變通地處理各種非常性工作。思維敏捷，能夠?qū)π虑闆r、新問(wèn)題迅速做出判斷、分析、綜合和概括。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2是秘書的一種綜合能力，屬于智慧和才干的范疇。具備這種能力85就是與他人進(jìn)行社會(huì)交往的本領(lǐng)。社交能力是秘書工作能力的核心部分之一。它是秘書人員作出成就的基礎(chǔ)和源泉。正如心理學(xué)指出的那樣，一個(gè)人的發(fā)展取決于和他直接地交往的其他一些人的發(fā)展。在現(xiàn)代社會(huì)中隨著人與人之間的廣泛接觸，秘書的社交能力更顯必要和重要。社交能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2就是與他人進(jìn)行社會(huì)交往的本領(lǐng)。社交能力是秘書工作能力的核86秘書人員要培養(yǎng)和發(fā)展自己的社交能力，應(yīng)努力做到以下幾個(gè)方面：正確認(rèn)識(shí)自己，正確認(rèn)識(shí)他人，學(xué)會(huì)理解、尊重、謙讓和寬容。講究禮貌、禮節(jié)、禮儀、言談、舉止和服飾，都要得體、文雅，做到彬彬有禮。根據(jù)交往對(duì)象、場(chǎng)合和目的不同，運(yùn)用不同的交際手段、方法和藝術(shù)。如果在交際中出現(xiàn)糾紛或沖突，要善于緩和、化解和消除矛盾。為了公務(wù)，與同事彼此相互信賴，真誠(chéng)合作，不要貌合神離，相互利用。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書人員要培養(yǎng)和發(fā)展自己的社交能力，應(yīng)努力做到以下幾個(gè)方87就是掌握和使用與工作有關(guān)的設(shè)備、工具和技術(shù)的本領(lǐng)。在心理學(xué)上，操作能力又稱作技能，或特殊能力。它是一種與知識(shí)、智力密不可分的行為方式。由于秘書工作具有務(wù)實(shí)性的特點(diǎn)，有直接受到辦公室日趨自動(dòng)化的制約，秘書人員必須有較強(qiáng)的操作能力。這就是動(dòng)手能力。這也是提高秘書工作質(zhì)量和效率的重要條件之一。操作能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2就是掌握和使用與工作有關(guān)的設(shè)備、工具和技術(shù)的本領(lǐng)。在心理88一個(gè)稱職的秘書，必須具有對(duì)辦公設(shè)備、器械和技術(shù)的熟練操作能力。它包括：對(duì)辦公設(shè)備、器械的使用和保管，如打字機(jī)、復(fù)印機(jī)、擴(kuò)音設(shè)備、文字處理機(jī)、電腦等的使用和保管。熟練掌握公文制作的技能、技巧。如速記、編輯、校對(duì)及書法的掌握和熟練運(yùn)用對(duì)傳播業(yè)務(wù)和工具的掌握和運(yùn)用。如對(duì)電郵和郵政業(yè)務(wù)、國(guó)內(nèi)外長(zhǎng)途電話、電報(bào)、電傳業(yè)務(wù)的熟悉和運(yùn)用，善于使用各種型號(hào)的電話機(jī)的傳真設(shè)備。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2一個(gè)稱職的秘書，必須具有對(duì)辦公設(shè)備、器械和技術(shù)的熟練操作89演講完畢，謝謝聽(tīng)講!再見(jiàn)，seeyouagain3rew2022/10/30秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2演講完畢，謝謝聽(tīng)講!再見(jiàn)，seeyouagain3rew90秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)22022/10/30秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)22022/10/22秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)291秘書的知識(shí)與能力構(gòu)成知識(shí)與能力概述秘書的知識(shí)構(gòu)成秘書的基本能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書的知識(shí)與能力構(gòu)成知識(shí)與能力概述秘書的知識(shí)構(gòu)成秘書的基本能92知識(shí)與能力概述知識(shí)與知識(shí)體系知識(shí)和能力的關(guān)系優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)的原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2知識(shí)與能力概述知識(shí)與知識(shí)體系知識(shí)和能力的關(guān)系優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)的原93知識(shí)與知識(shí)體系知識(shí)的含義知識(shí)結(jié)構(gòu)體系秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2知識(shí)與知識(shí)體系知識(shí)的含義知識(shí)結(jié)構(gòu)體系秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與94知識(shí)是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐和改造客觀世界過(guò)程中所獲得的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)。就其來(lái)源而言：就其內(nèi)容而言：就其形態(tài)而言：直接知識(shí)間接知識(shí)自然知識(shí)社會(huì)知識(shí)感性經(jīng)驗(yàn)，知識(shí)的初級(jí)階段理性認(rèn)識(shí)，知識(shí)的高級(jí)階段哲學(xué)知識(shí)，則是自然知識(shí)和社會(huì)知識(shí)的概括和總結(jié)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2知識(shí)是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐和改造客觀世界過(guò)程中所獲得的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)95小結(jié)：知識(shí)既是人們對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)，又是人們改造客觀世界的一種巨大能量。當(dāng)然，知識(shí)是一種意識(shí)形態(tài)，并非直接的力量，而是由人們吸收它、消化它，把它運(yùn)用于實(shí)踐，轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2小結(jié)：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)296是指眾多的知識(shí)單元或知識(shí)系列，按照一定的規(guī)則互相聯(lián)系而構(gòu)成的整體。隨著人類社會(huì)的不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)，日益擴(kuò)大和加深，總結(jié)和概括的知識(shí)越來(lái)越復(fù)雜、龐大。無(wú)論從單科知識(shí)或總知識(shí)量來(lái)看，都呈現(xiàn)出如同枝繁葉茂的樹(shù)狀結(jié)構(gòu)。知識(shí)結(jié)構(gòu)體系秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2是指眾多的知識(shí)單元或知識(shí)系列，按照一定的規(guī)則互相聯(lián)系而構(gòu)97我國(guó)著名科學(xué)家錢學(xué)森提出“八大部類，四大臺(tái)階”學(xué)說(shuō)，即把人類迄今為止的總體知識(shí)，自然科學(xué)社會(huì)科學(xué)思維科學(xué)系統(tǒng)科學(xué)橫向上分為八個(gè)大部類數(shù)學(xué)縱向上分四大臺(tái)階人體科學(xué)軍事科學(xué)文學(xué)藝術(shù)工程科學(xué)技術(shù)科學(xué)基礎(chǔ)科學(xué)哲學(xué)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2我國(guó)著名科學(xué)家錢學(xué)森提出“八大部類，四大臺(tái)階”學(xué)說(shuō)，即把人類98小結(jié)：“八大部類，四大臺(tái)階”學(xué)說(shuō)，層次、經(jīng)緯交錯(cuò)，構(gòu)成了知識(shí)的主體結(jié)構(gòu)體系，這個(gè)主體結(jié)構(gòu)體系還呈現(xiàn)出加速分支化，互相滲透華，但仍保持整體化的發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)秘書人員，乃至行政工作人員，了解和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)體系及其發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)自覺(jué)而有效地學(xué)習(xí)新知識(shí)，優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，有著重要的意義。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2小結(jié)：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)299能力，是人們從事有效社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的技巧和力量。能力的來(lái)源首先在于對(duì)社會(huì)的認(rèn)識(shí)，也就是知識(shí)。只有認(rèn)識(shí)了社會(huì)才能進(jìn)一步改造社會(huì)、推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。從這個(gè)意義上講，知識(shí)是能力的源泉，是能力的基礎(chǔ)。但是，知識(shí)又不完全等于能力，尤其是人們間接得來(lái)的知識(shí)。書本知識(shí)和理論知識(shí)，須經(jīng)過(guò)消化、吸收，有效地運(yùn)用于實(shí)踐，才能轉(zhuǎn)化為能力。知識(shí)和能力的關(guān)系秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2能力，是人們從事有效社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的技巧和力量。知識(shí)和能力100秘書工作較為簡(jiǎn)單的工作較為復(fù)雜的工作秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書工作較為簡(jiǎn)單的工作較為復(fù)雜的工作秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與101如處理好辦公室日常事務(wù)等，需要相應(yīng)的能力，同時(shí)也需要相應(yīng)的知識(shí)來(lái)指導(dǎo)自己的行為動(dòng)作。較為簡(jiǎn)單的工作秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2如處理好辦公室日常事務(wù)等，需要相應(yīng)的能力，同時(shí)也需要相應(yīng)102如從事輔助決策、管理文書、撰寫文稿等，就需要較高的綜合性的能力。這就需要秘書人學(xué)首先要具有決策科學(xué)、文書學(xué)、公文寫作學(xué)等專門知識(shí)，并能得之于心，用之于手，熟練地運(yùn)用于實(shí)踐，才能轉(zhuǎn)化為嫻熟的工作和寫作能力。較為復(fù)雜的工作秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2如從事輔助決策、管理文書、撰寫文稿等，就需要較高的綜合性103知識(shí)結(jié)構(gòu)，是知識(shí)在人們的頭腦中由智力聯(lián)系而形成的多要素、多系列的綜合體。知識(shí)的結(jié)構(gòu)必須是能體現(xiàn)主體特征，按一定比例，有一定層次，又是動(dòng)態(tài)的組織。它是知識(shí)體系在人腦中的內(nèi)化。結(jié)構(gòu)決定功能，各種不同的知識(shí)結(jié)構(gòu)決定了它的主體具有完全不同的有效社會(huì)活動(dòng)的功能，即勝任不同性質(zhì)的生產(chǎn)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)、工作和科學(xué)實(shí)驗(yàn)。優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)的原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2知識(shí)結(jié)構(gòu)，是知識(shí)在人們的頭腦中由智力聯(lián)系而形成的多要素、104秘書人員要優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，必須遵從下列原則：整體原則層次原則比例原則動(dòng)態(tài)原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書人員要優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，必須遵從下列原則：整體原則層次105主體特征的多元素的多系列的知識(shí)的結(jié)合整體原則一個(gè)合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，必須是能顯示：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2主體特征的多元素的多系列的知識(shí)的結(jié)合整體原則一個(gè)合理的知識(shí)結(jié)106就是說(shuō)，求知者應(yīng)根據(jù)自己的工作任務(wù)需要，從知識(shí)的海洋中選擇、吸收對(duì)自己有用的知識(shí)，把它們結(jié)合成一個(gè)整體。而不是漫步目的地、隨意地吸收一些互不相干的零零碎碎的知識(shí)。任何知識(shí)只有處于一個(gè)相互聯(lián)系的知識(shí)整體之中，才能獲得生命力，發(fā)揮它們應(yīng)有功能。秘書人員應(yīng)根據(jù)秘書工作的需要，吸收各種有關(guān)的知識(shí)來(lái)組成一個(gè)有機(jī)的整體。整體原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2就是說(shuō)，求知者應(yīng)根據(jù)自己的工作任務(wù)需要，從知識(shí)的海洋中選107整體知識(shí)不是雜亂無(wú)章的湊合，而應(yīng)在縱向上由低到高，由不同的層次組合?；旧闲纬梢粋€(gè)寶塔形的結(jié)構(gòu)。層次原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2整體知識(shí)不是雜亂無(wú)章的湊合，而應(yīng)在縱向上由低到高，由不同108對(duì)秘書人員來(lái)說(shuō)，其知識(shí)結(jié)構(gòu)由：基礎(chǔ)層次中間層次較高層次最高層次是指秘書人員必備的文化科學(xué)和社會(huì)基礎(chǔ)知識(shí)。為適應(yīng)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)展，又與秘書工作密切相關(guān)的知識(shí)。是指秘書的一般業(yè)務(wù)和所屬單位的行業(yè)知識(shí)是指秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心部分，即秘書工作的專業(yè)知識(shí)。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2對(duì)秘書人員來(lái)說(shuō)，其知識(shí)結(jié)構(gòu)由：基礎(chǔ)層次中間層次較高層次最高層109各種不同的知識(shí)在特定的人腦中組合，除了在縱向上分層次以外，還必須在主體特征的統(tǒng)帥下保持一定的比例。比例反映了知識(shí)結(jié)構(gòu)在橫向聯(lián)系上的特征。知識(shí)比例的數(shù)量關(guān)系反映著知識(shí)結(jié)構(gòu)主體的質(zhì)的不同。應(yīng)該主次分明、輕重相配。既不能平均吸收，更不能本末倒置。以秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)來(lái)說(shuō)，基礎(chǔ)知識(shí)和相關(guān)知識(shí)相加以占40~50%為宜，業(yè)務(wù)知識(shí)約占30~35%，專業(yè)知識(shí)約占20~25%比例原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2各種不同的知識(shí)在特定的人腦中組合，除了在縱向上分層次以外110知識(shí)是隨著人對(duì)不斷發(fā)展、變化著的客觀世界的認(rèn)識(shí)而不斷地增加和變化的。因此，一個(gè)合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)決不是一成不變的。而應(yīng)隨著社會(huì)的發(fā)展變化而不斷地更新優(yōu)化。這就是知識(shí)結(jié)構(gòu)的動(dòng)態(tài)原則。根據(jù)這一原則，秘書人員應(yīng)該做到：動(dòng)態(tài)原則一方面改造原有的知識(shí)，選擇其中的有用的部分，淘汰陳舊的、無(wú)用的部分，適應(yīng)新的形勢(shì)要求，重新組合。另一方面，又要不斷地吸收新的有用的知識(shí)，充實(shí)、更新、優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)?？傊?，現(xiàn)代秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)必須是開(kāi)放的，動(dòng)態(tài)的，處于不斷新陳代謝狀態(tài)的。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2知識(shí)是隨著人對(duì)不斷發(fā)展、變化著的客觀世界的認(rèn)識(shí)而不斷地增111秘書的知識(shí)構(gòu)成基礎(chǔ)知識(shí)相關(guān)知識(shí)業(yè)務(wù)知識(shí)專業(yè)知識(shí)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書的知識(shí)構(gòu)成基礎(chǔ)知識(shí)相關(guān)知識(shí)業(yè)務(wù)知識(shí)專業(yè)知識(shí)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)112秘書工作多樣性綜合性要求秘書人員具有較全面、扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)。政治歷史地理外語(yǔ)語(yǔ)文數(shù)學(xué)物理化學(xué)生物秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書工作多樣性綜合性要求秘書人員具有較全面、扎實(shí)的基礎(chǔ)知113讀史使人明知，讀詩(shī)使人聰慧，演算使人精密，哲理使人深刻，倫理學(xué)使人有修養(yǎng)，邏輯修辭使人長(zhǎng)于思辨?？傊?，知識(shí)能塑造人的性格?！鹄饰魉埂づ喔貢A(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2讀史使人明知，讀詩(shī)使人聰慧，演算使人精密，哲理使人深刻，114秘書人員除了必須掌握基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)之外，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)與本專業(yè)密切相關(guān)的知識(shí)。這些知識(shí)有助于秘書自身整體素質(zhì)的提高，也有助于秘書人員更有效地開(kāi)展工作。這些知識(shí)主要有：相關(guān)知識(shí)法學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)“軟”科學(xué)社會(huì)學(xué)心理學(xué)禮儀知識(shí)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書人員除了必須掌握基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)之外，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)115國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工作的秘書人員法學(xué)知識(shí)企業(yè)工作的秘書人員憲法民法刑法婚姻法訴訟法行政法經(jīng)濟(jì)法中外合資企業(yè)法保險(xiǎn)法企業(yè)法有關(guān)的國(guó)際法律法規(guī)公司法秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工作的秘書人員法學(xué)知識(shí)企業(yè)工作的秘書人員憲116宏觀經(jīng)濟(jì)學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)微觀經(jīng)濟(jì)學(xué)政治經(jīng)濟(jì)學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)原理國(guó)民經(jīng)濟(jì)管理市場(chǎng)學(xué)統(tǒng)計(jì)學(xué)國(guó)際金融國(guó)際貿(mào)易營(yíng)銷學(xué)財(cái)政學(xué)價(jià)格學(xué)金融學(xué)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2宏觀經(jīng)濟(jì)學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)微觀經(jīng)濟(jì)學(xué)政治經(jīng)濟(jì)學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)原理國(guó)民經(jīng)濟(jì)管117“軟”科學(xué)知識(shí)這是借用電子計(jì)算機(jī)“軟件”的名稱而建立起來(lái)的新興科學(xué)的總稱。秘書人員學(xué)習(xí)并掌握一定的“軟”科學(xué)知識(shí)，有助于提高預(yù)測(cè)、規(guī)劃和組織能力，提高參與決策和進(jìn)行科學(xué)化管理的水平。它包括：管理科學(xué)科學(xué)學(xué)決策學(xué)未來(lái)學(xué)系統(tǒng)工程學(xué)預(yù)測(cè)學(xué)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2“軟”科學(xué)知識(shí)這是借用電子計(jì)算機(jī)“軟件”的名稱而建立起來(lái)118社會(huì)學(xué)知識(shí)這是一門考察和研究社會(huì)行為、社會(huì)關(guān)系、社會(huì)結(jié)構(gòu)和功能、社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的科學(xué)。社會(huì)學(xué)政府組織學(xué)公共關(guān)系學(xué)行為學(xué)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2社會(huì)學(xué)知識(shí)這是一門考察和研究社會(huì)行為、社會(huì)關(guān)系、社會(huì)結(jié)構(gòu)119心理學(xué)知識(shí)心理學(xué)是研究人的心理現(xiàn)象及其規(guī)律的科學(xué)。秘書人員只有具備一定的心理學(xué)知識(shí)，才能更好地了解自己，更多地了解別人。既能根據(jù)不同人的心理特點(diǎn)、心理需求做好工作，又能經(jīng)常地進(jìn)行自我心理調(diào)節(jié)，克服心理障礙，保持心理平衡，愉快而高效地進(jìn)行工作。秘書心理學(xué)管理心理學(xué)領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)社會(huì)心理學(xué)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2心理學(xué)知識(shí)心理學(xué)是研究人的心理現(xiàn)象及其規(guī)律的科學(xué)。秘書人120禮儀知識(shí)人們的言談舉止、行為方式，因民族習(xí)慣和文化的不同而有相當(dāng)大的差異。辦公禮儀民族利益社交禮儀各國(guó)禮儀秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2禮儀知識(shí)人們的言談舉止、行為方式，因民族習(xí)慣和文化的不同121業(yè)務(wù)知識(shí)行業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)辦公廳（室）業(yè)務(wù)知識(shí)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2業(yè)務(wù)知識(shí)行業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)辦公廳（室）業(yè)務(wù)知識(shí)秘書基礎(chǔ)122組織機(jī)構(gòu)工藝流程國(guó)有資產(chǎn)流動(dòng)資金生產(chǎn)設(shè)施原材料能源動(dòng)力工資福利規(guī)章制度職工的技術(shù)水平與工種分布科技人員、管理人員的專業(yè)與分工產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、銷售、市場(chǎng)動(dòng)向成本與利潤(rùn)企業(yè)、事業(yè)單位的秘書人員應(yīng)掌握本行業(yè)的有關(guān)知識(shí)。如工礦企業(yè)的秘書應(yīng)了解本企業(yè)的：工藝和科技發(fā)展方向秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2組織機(jī)構(gòu)工藝流程國(guó)有資產(chǎn)流動(dòng)資金生產(chǎn)設(shè)施原材料能源動(dòng)力工資福123機(jī)構(gòu)設(shè)置隸屬關(guān)系以及諸如財(cái)政、稅務(wù)、工商、農(nóng)業(yè)、計(jì)劃、人事、勞動(dòng)、文化、教育和科技等部門的職責(zé)分工與業(yè)務(wù)范圍職權(quán)范圍黨政機(jī)關(guān)的秘書人員應(yīng)掌握本機(jī)關(guān)的有關(guān)知識(shí)。以政府機(jī)關(guān)的秘書為例，應(yīng)了解政府的：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2機(jī)構(gòu)設(shè)置隸屬關(guān)系以及諸如財(cái)政、稅務(wù)、工商、農(nóng)業(yè)、計(jì)劃、人事、124機(jī)構(gòu)設(shè)置部門職能人員編制工作任務(wù)內(nèi)部分工工作程序工作制度工作手續(xù)辦公設(shè)備的使用知識(shí)辦公場(chǎng)所的布局和布置辦公廳（室）業(yè)務(wù)知識(shí)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2機(jī)構(gòu)設(shè)置部門職能人員編制工作任務(wù)內(nèi)部分工工作程序工作制度工作125以辦文、班會(huì)和辦事為主要任務(wù)的秘書工作，既具有綜合性，又有一定的專業(yè)要求，它需要秘書人員具有與之相適應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。專業(yè)知識(shí)管理學(xué)知識(shí)文書學(xué)知識(shí)檔案學(xué)知識(shí)寫作學(xué)知識(shí)秘書學(xué)知識(shí)公共關(guān)系學(xué)知識(shí)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2以辦文、班會(huì)和辦事為主要任務(wù)的秘書工作，既具有綜合性，又有一126管理學(xué)知識(shí)管理的一般原理決策的類型、依據(jù)、程序和方法管理組織的類型、結(jié)構(gòu)和原管理機(jī)關(guān)的主要職責(zé)行政領(lǐng)導(dǎo)的作用與職能管理的一般方法和技術(shù)人事管理、財(cái)務(wù)管理、信息管理等一般知識(shí)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2管理學(xué)知識(shí)管理的一般原理決策的類型、依據(jù)、程序和方法管理組織127秘書學(xué)知識(shí)秘書工作的內(nèi)容與要求秘書人員的素質(zhì)秘書活動(dòng)與人際關(guān)系秘書工作的制度與方法秘書部門的性質(zhì)與職能秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書學(xué)知識(shí)秘書工作的內(nèi)容與要求秘書人員的素質(zhì)秘書活動(dòng)與人際關(guān)128文書學(xué)知識(shí)文書的性質(zhì)與作用公文辦理的程序與要求文書立卷的意義、要求與方法文書的種類、格式與行文規(guī)則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2文書學(xué)知識(shí)文書的性質(zhì)與作用公文辦理的程序與要求文書立卷的意義129檔案學(xué)知識(shí)檔案的含義與作用檔案工作的內(nèi)容（收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用）要求與方法檔案工作的原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2檔案學(xué)知識(shí)檔案的含義與作用檔案工作的內(nèi)容（收集、整理、鑒定、130寫作學(xué)知識(shí)公文和應(yīng)用文的構(gòu)思與寫作主要公文和應(yīng)用文文種的寫作方法醞釀主題組織結(jié)構(gòu)條理層次語(yǔ)言文字選用材料文風(fēng)和文面格式秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2寫作學(xué)知識(shí)公文和應(yīng)用文的構(gòu)思與寫作主要公文和應(yīng)用文文種的寫作131公共關(guān)系學(xué)知識(shí)公共關(guān)系的性質(zhì)、特征與職能公共關(guān)系活動(dòng)的內(nèi)容與程序秘書應(yīng)具有的公關(guān)意識(shí)秘書人員公關(guān)工作的內(nèi)容與要求公共關(guān)系的一般原則秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2公共關(guān)系學(xué)知識(shí)公共關(guān)系的性質(zhì)、特征與職能公共關(guān)系活動(dòng)的內(nèi)容與132小結(jié)：當(dāng)然，知識(shí)的積累是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。同時(shí)，一個(gè)科學(xué)的知識(shí)結(jié)構(gòu)也必須是能夠不斷進(jìn)行自我調(diào)節(jié)的動(dòng)態(tài)結(jié)構(gòu)。因此，秘書人員在建立自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)過(guò)程中，應(yīng)注意把知識(shí)之間的縱橫聯(lián)系，按照循序漸進(jìn)、系統(tǒng)完整、主輔結(jié)合、不斷更新的原則，逐漸充實(shí)和完善，以更好地發(fā)揮知識(shí)的整體功能。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2小結(jié)：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2133秘書的基本能力在今天，從事任何一種職業(yè)，都必須具備相應(yīng)的條件和身份，這就是所謂的資格。其中的工作能力，就是從事某一職業(yè)必須具備的資格之一。秘書人員要想勝任秘書工作，同樣需要較強(qiáng)的工作能力。工作能力的意義秘書工作能力的結(jié)構(gòu)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書的基本能力在今天，從事任何一種職業(yè)，都必須具備相應(yīng)的134工作能力的意義智力與能力的關(guān)系工作能力的意義工作能力的特點(diǎn)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2工作能力的意義智力與能力的關(guān)系工作能力的意義工作能力的特點(diǎn)秘135智力與能力的關(guān)系什么是智力智力與能力的關(guān)系什么是能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2智力與能力的關(guān)系什么是智力智力與能力的關(guān)系什么是能力秘書基礎(chǔ)136人們通稱為智慧，是人認(rèn)識(shí)客觀事物的能力。智力包括很多方面：智力觀察力想象力注意力思維力記憶力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2人們通稱為智慧，是人認(rèn)識(shí)客觀事物的能力。智力包括很多方面137正確完全迅速深刻人智力的高低，集中表現(xiàn)在反映客觀事物程度的如下幾方面上：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2正確完全迅速深刻人智力的高低，集中表現(xiàn)在反映客觀事物程度138順利地、成功地完成某種活動(dòng)所必須的個(gè)性心理特征完成某種活動(dòng)的具體方式能力，通常是指人完成某種活動(dòng)的本領(lǐng)。它包括：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2順利地、成功地完成某種活動(dòng)所必須的個(gè)性心理特征完成某種活動(dòng)的139內(nèi)容方式個(gè)體條件其能力差異表現(xiàn)得比較明顯由于各種活動(dòng)不同的：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2內(nèi)容方式個(gè)體條件其能力差異表現(xiàn)得比較明顯由于各種活動(dòng)不同的：140其聯(lián)系表現(xiàn)在其區(qū)別表現(xiàn)在智力與能力是兩個(gè)既有區(qū)別又有聯(lián)系的概念。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2其聯(lián)系表現(xiàn)在其區(qū)別表現(xiàn)在智力與能力是兩個(gè)既有區(qū)別又有聯(lián)系141智力與能力的區(qū)別智力屬于認(rèn)識(shí)活動(dòng)的范疇，能隸屬于實(shí)際活動(dòng)的范疇。智力直接與知識(shí)相聯(lián)，能力直接與實(shí)踐相聯(lián)。智力的先天因素較多，能力的后天因素較多。智力表現(xiàn)為內(nèi)在的心理活動(dòng)，能力表現(xiàn)為外化的操作活動(dòng)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2智力與能力的區(qū)別智力屬于認(rèn)識(shí)活動(dòng)的范疇，能隸屬于實(shí)際活動(dòng)142智力與能力的聯(lián)系智力和能力在具體的實(shí)踐活動(dòng)中相互作用、相互促進(jìn)能力的高低是智力水平的體現(xiàn)智力的培養(yǎng)與能力的培養(yǎng)必須同步智力的發(fā)展是提高能力的基礎(chǔ)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2智力與能力的聯(lián)系智力和能力在具體的實(shí)踐活動(dòng)中相互作用、相互促143工作能力的特點(diǎn)一般能力職業(yè)能力特殊能力一個(gè)人的能力，可分為：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2工作能力的特點(diǎn)一般能力職業(yè)能力特殊能力一個(gè)人的能力，可分為：144秘書工作能力，是指秘書人員完成秘書活動(dòng)的本領(lǐng)。它屬于職業(yè)能力的范疇。由秘書工作的：性質(zhì)地位任務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書工作能力，是指秘書人員完成秘書活動(dòng)的本領(lǐng)。它屬于職業(yè)145作為一種職業(yè)能力，秘書工作能力具有以下一個(gè)特點(diǎn)：通才性可操作性專業(yè)性后天性秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2作為一種職業(yè)能力，秘書工作能力具有以下一個(gè)特點(diǎn)：通才性可146秘書工作能力同其他工作能力一樣，具有顯著的后天性。即這種能力是在人的生理素質(zhì)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)后天的教育和培養(yǎng)，并在實(shí)踐活動(dòng)中形成和發(fā)展起來(lái)的，也就是說(shuō)，任何一種工作能力，都不是人生就具有的。一個(gè)從來(lái)未受過(guò)秘書專業(yè)教育和訓(xùn)練，又未從事秘書實(shí)踐活動(dòng)的人，是無(wú)法具備秘書工作能力的。后天性秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書工作能力同其他工作能力一樣，具有顯著的后天性。即這種147秘書作為一種社會(huì)職業(yè)，其工作能力的專業(yè)性較為明顯。具體表現(xiàn)是：專業(yè)性秘書工作能力是為了順利、成功地完成秘書職業(yè)活動(dòng)服務(wù)的。沒(méi)有秘書職業(yè)活動(dòng)，秘書工作能力也就成了無(wú)“的”之“矢”。秘書的工作能力主要是在秘書的業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成和發(fā)展起來(lái)的，沒(méi)有秘書職業(yè)活動(dòng)，也就沒(méi)有秘書工作能力。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書作為一種社會(huì)職業(yè)，其工作能力的專業(yè)性較為明顯。具體表148心理學(xué)的研究證明，任何單獨(dú)的能力，都無(wú)法成功地完成某種活動(dòng)。同樣，只具備單一工作能力的秘書，也是不能成功地完成秘書職業(yè)活動(dòng)的。這是因?yàn)椋和ú判粤硪环矫?，秘書工作本身具有很?qiáng)的綜合性和多功能性，需要秘書人員具備多種才能，即人們常說(shuō)的通才。一方面，現(xiàn)代社會(huì)的許多職業(yè)活動(dòng)一般都較為復(fù)雜，而且相互交錯(cuò)。只有將各種能力最完備的結(jié)合起來(lái)，才能發(fā)揮其較佳的整體效應(yīng)。此外，心理學(xué)的研究還表明，所謂才能，就是各種能力最完備的結(jié)合。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2心理學(xué)的研究證明，任何單獨(dú)的能力，都無(wú)法成功地完成某種活149如前所說(shuō)，工作能力是在完成某種活動(dòng)中形成和發(fā)展起來(lái)的，并為某種活動(dòng)服務(wù)的。因此，秘書工作能力與秘書技能十分密切，具有明顯的可操作性。也就是說(shuō)，秘書的任何一種工作能力，都必須在秘書職業(yè)活動(dòng)的實(shí)際操作中發(fā)揮作用，產(chǎn)生效果。離開(kāi)了實(shí)際操作，工作能力也就失去了價(jià)值?？刹僮餍悦貢A(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2如前所說(shuō)，工作能力是在完成某種活動(dòng)中形成和發(fā)展起來(lái)的，并150工作能力的意義能力是進(jìn)行智能優(yōu)化的重要內(nèi)容能力是實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的重要保證能力是影響工作效能的重要因素能力是檢驗(yàn)秘書素質(zhì)的重要標(biāo)準(zhǔn)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2工作能力的意義能力是進(jìn)行智能優(yōu)化的重要內(nèi)容能力是實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)151智力、能力和智能，是既有聯(lián)系又有區(qū)別的獨(dú)立概念。智能是指一個(gè)人的知識(shí)、智力、能力和非智力因素的綜合反映。所謂的智能結(jié)構(gòu)，就是由上述要素所組成的有機(jī)整體。在智能結(jié)構(gòu)的諸要素中，能力是中樞要素，它既是智力的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，又是智能結(jié)構(gòu)優(yōu)化的主要目的。豐富知識(shí)，發(fā)展智力，培養(yǎng)非智力因素，都有助于能力的提高。因此，要優(yōu)化人的智能結(jié)構(gòu)，就必須以能力為中心內(nèi)容，并以此為目的。能力是進(jìn)行智能優(yōu)化的重要內(nèi)容秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2智力、能力和智能，是既有聯(lián)系又有區(qū)別的獨(dú)立概念。能力是進(jìn)152秘書工作的任務(wù)繁重而復(fù)雜，并具有很強(qiáng)的智能性。具體的工作任務(wù)且不說(shuō)，僅就其重要職能而言，就有參謀咨詢、輔助決策、溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、管理公文、處理事物、催辦查辦等。可以毫不夸大地說(shuō)，哪里有領(lǐng)導(dǎo)工作，哪里就有秘書工作。領(lǐng)導(dǎo)工作有多大范圍，秘書工作就有多大范圍，而且隨著領(lǐng)導(dǎo)工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化，秘書工作的任務(wù)日益繁重，秘書工作的難度日趨增加。秘書工作要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，有效地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，根本的一條就是不斷優(yōu)化秘書的智能結(jié)構(gòu)，提高秘書的智能水平，其中，以提高秘書的工作能力最為重要。實(shí)踐證明，一位秘書能否勝任秘書工作，秘書工作的成效如何，從根本上說(shuō)取決于秘書工作能力的高低。能力是實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的重要保證秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書工作的任務(wù)繁重而復(fù)雜，并具有很強(qiáng)的智能性。具體的工作153心理學(xué)的研究表明，能力和活動(dòng)是聯(lián)系在一起的，只有通過(guò)活動(dòng)才能發(fā)展和提高人的能力。但是，并不是所有的活動(dòng)中表現(xiàn)出來(lái)的心理特征都是能力，只有那些直接影響活動(dòng)效率，使活動(dòng)的任務(wù)得以順利完成的心理特征，才是能力。這就告訴我們，工作能力的高低直接影響著工作效能的高低。如果不下功夫提高工作能力，提高工作效能便是一句空話。能力是影響工作效能的重要因素秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2心理學(xué)的研究表明，能力和活動(dòng)是聯(lián)系在一起的，只有通過(guò)活動(dòng)154從心里學(xué)的角度看，素質(zhì)是能力的自然基礎(chǔ)，但不是能力本身。這就是說(shuō)，能力的發(fā)展離不開(kāi)物質(zhì)基礎(chǔ)，但能力的發(fā)展主要靠后天的教育、培養(yǎng)和實(shí)踐活動(dòng)。因此，要提高秘書人員的素質(zhì)，首先必須把能力作為檢驗(yàn)秘書素質(zhì)的重要表準(zhǔn)之一，并以此去培養(yǎng)和提高秘書的工作能力能力是檢驗(yàn)秘書素質(zhì)的重要標(biāo)準(zhǔn)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2從心里學(xué)的角度看，素質(zhì)是能力的自然基礎(chǔ)，但不是能力本身。155秘書工作能力的結(jié)構(gòu)表達(dá)能力管理能力應(yīng)變能力社交能力辦事能力操作能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書工作能力的結(jié)構(gòu)表達(dá)能力管理能力應(yīng)變能力社交能力辦事能力操156表達(dá)能力所謂表達(dá)能力，就是通過(guò)言語(yǔ)、文字和身勢(shì)等形式溝通信息，相互交往，合作共事的本領(lǐng)。在秘書的工作能力結(jié)構(gòu)中，表達(dá)能力占有重要的位置，發(fā)揮著重要的作用?？梢哉f(shuō)，在完成各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)中，都離不開(kāi)表達(dá)能力的運(yùn)用。口頭表達(dá)能力書面表達(dá)能力身勢(shì)表達(dá)能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2表達(dá)能力所謂表達(dá)能力，就是通過(guò)言語(yǔ)、文字和身勢(shì)等形式溝通157口頭表達(dá)能力簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是說(shuō)話的本領(lǐng)。它是把信息變成語(yǔ)言，并借助聲波、電波進(jìn)行思想或情感的表達(dá)，以實(shí)現(xiàn)溝通、交往和合作的目的。口頭表達(dá)的形式，可分為：獨(dú)白，即表達(dá)者運(yùn)用言語(yǔ)輸出自己思想或情感的活動(dòng)。這里的“獨(dú)白”，是與“交往”相對(duì)而言，并非指一個(gè)人自言自語(yǔ)。而是指一人講，其他人聽(tīng)，不做雙方溝通。對(duì)話，即表達(dá)者運(yùn)用言語(yǔ)進(jìn)行交往，與其他人進(jìn)行溝通。這種口頭表達(dá)形式的主要特點(diǎn)，就是具有雙向性。傳達(dá)通知下達(dá)指令請(qǐng)示工作答復(fù)問(wèn)題座談交談?dòng)懻撧q論秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2口頭表達(dá)能力簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是說(shuō)話的本領(lǐng)。它是把信息變成語(yǔ)言158目的明確語(yǔ)言規(guī)范口齒清晰語(yǔ)言溫和中心突出富有感情說(shuō)話得體符合身份節(jié)約時(shí)間快言快語(yǔ)良好的口頭表達(dá)能力表現(xiàn)為：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2目的明確語(yǔ)言規(guī)范口齒清晰語(yǔ)言溫和中心突出富有感情說(shuō)話得體符合159就是寫作能力，主要指公文撰寫能力。它是把信息變成文字、符號(hào)、圖表和數(shù)字等形式，并借助紙張進(jìn)行思想或情感的表達(dá)，以實(shí)現(xiàn)溝通、交往和合作的目的。書面表達(dá)能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2就是寫作能力，主要指公文撰寫能力。它是把信息變成文字、符160語(yǔ)法、邏輯、修辭和一般的寫作理論各種文體的寫作技巧具備一定的理論修養(yǎng)、政策水平、業(yè)務(wù)知識(shí)和思維能力準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖和獲取信息的能力書面表達(dá)能力是秘書人員的基本能力之一，它要求秘書人員要懂得：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2語(yǔ)法、邏輯、修辭和一般的寫作理論各種文體的寫作技巧具備一定的161就是運(yùn)用表情、動(dòng)作、姿勢(shì)、聲音、服飾和距離等非語(yǔ)言手段，表達(dá)思想或情感的本領(lǐng)。在人際交往中，身勢(shì)表達(dá)能力是對(duì)口頭表達(dá)能力的重要補(bǔ)充，能起到強(qiáng)化口頭表達(dá)的作用。身勢(shì)表達(dá)能力秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2就是運(yùn)用表情、動(dòng)作、姿勢(shì)、聲音、服飾和距離等非語(yǔ)言手段，162同口頭表達(dá)相比，身勢(shì)表達(dá)具有如下特點(diǎn)：替代性，即身勢(shì)表達(dá)能代行自然語(yǔ)言的功能。表露性，即身勢(shì)表達(dá)都是思想感情有意識(shí)和無(wú)意識(shí)的表露。暗示性，即身勢(shì)表達(dá)能含蓄地向?qū)Ψ绞疽?，并使人領(lǐng)會(huì)。總的來(lái)說(shuō)，就其表達(dá)的準(zhǔn)確性和明白性而言，身勢(shì)表達(dá)不如口頭表達(dá)，且受時(shí)空的限制。但是，身勢(shì)表達(dá)的輔助作用也是不容忽視的。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2同口頭表達(dá)相比，身勢(shì)表達(dá)具有如下特點(diǎn)：替代性，即身勢(shì)表達(dá)能代163辦事能力所謂辦事能力，就是秘書人員有效地處理各種日常事務(wù)工作的本領(lǐng)。秘書人員辦事的范圍十分廣泛，包括：文書事務(wù)信訪事務(wù)接待事務(wù)值班事務(wù)會(huì)議事務(wù)電話事務(wù)查辦事務(wù)生活管理事務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者交辦的其他事物秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2辦事能力所謂辦事能力，就是秘書人員有效地處理各種日常事務(wù)工作164小結(jié)：秘書工作的事務(wù)性，是由秘書部門和秘書工作的性質(zhì)、地位和作用決定的。秘書人員要想勝任秘書工作，就必須具備較強(qiáng)的辦事能力，并善于寓參謀能力于辦事能力之中。那種只想當(dāng)參謀，不愿辦雜事，或者把參謀與助手對(duì)立起來(lái)的秘書，是不可能做好秘書工作的。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2小結(jié)：秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2165秘書事務(wù)工作同領(lǐng)導(dǎo)者的管理與決策工作或其他職能部門的事務(wù)工作相比，具有如下特點(diǎn)：

繁瑣性，即秘書事務(wù)具有繁雜、瑣碎而又具體的性質(zhì)。其表現(xiàn)是多、雜、細(xì)。

重復(fù)性，即秘書事務(wù)具有日復(fù)一日，年復(fù)一年，反復(fù)出現(xiàn)，反復(fù)辦理的性質(zhì)。其表現(xiàn)是類似、反復(fù)、例行。

智能性，即秘書事務(wù)具有綜合運(yùn)用知識(shí)、智力和能力方能處理的性質(zhì)。它不同于機(jī)關(guān)的后勤事務(wù)和其他服務(wù)性事務(wù)。

程序性，即在秘書事務(wù)處理的過(guò)程中，具有前后相連，依次進(jìn)行的性質(zhì)。如辦文程序、辦公程序、接待程序、信息處理程序、協(xié)調(diào)工作程序等。秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)2秘書事務(wù)工作同領(lǐng)導(dǎo)者的管理與決策工作或其他職能部門的事務(wù)166秘書人員要提高自己的辦事能力，就必須注意以下幾點(diǎn)：明白職權(quán)范圍，秘書人員要有效地處理事務(wù)，首先必須明白機(jī)關(guān)及部門的權(quán)限和業(yè)務(wù)范圍，領(lǐng)導(dǎo)者的職務(wù)分工，以及秘書部門職能和責(zé)任。知曉辦事