采購流程規(guī)范

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購流程規(guī)范目錄：1、采購流程規(guī)范2、采購進貨流程規(guī)程采購流程規(guī)范目的本標準業(yè)務程序的目的是用于設立必要的定義和程序以保證重慶英諾科技有限公司的采購低成本和采購標準的一致性。定義PR：PurchaseRequestForm采購申請單,公司內部使用；PO：PurchaseOrderForm采購訂單，公司對外使用。職責3.1請購人根據部門需求，提出請購要求，提供采購物資的技術要求，規(guī)格型號，填寫采購申請單并交相關人員核準；接收和檢驗請購的物品和服務。3.2采購人根據請購人的采購申請單，訂購價格合理并與要求相符合的物品及服務。生產部采購人員負責物料及與生產制造或與開發(fā)有關的各種物資的采購，或對承包商的采購工作進行監(jiān)督。行政部負責公司辦公用品及后勤物資的采購。各采購人員應對采購物品的價格及質量負責。3.3物流保證產品運輸的及時、優(yōu)質，負責進口貨物的報關手續(xù)辦理，及時清關。3.4生產部生產部質量人員負責對供方(物料供應商及承包商)的質量保證能力評審標準及評審計劃的制定和質量保證能力評審。3.5財務部在收到所有需要的文件后進行核對，將供應商的發(fā)票與采購申請單PR、采購訂單PO、收貨清單等相關單據相對照，進行數量和金額的確認。并按時向供貨商付款。采購范圍4.1產品：指公司委外加工的產品，采購后即交付給客戶。4.2生產物料：指與產品生產直接相關物料，公司目前生產物料多數由產品生產承包商進行采購。4.3固定資產：是指單位價值超過人民幣1000元以上，同時使用年限超過兩年以上的生產、經營設備。如機器、車輛、電子設備等。4.4低值設備：是指單位價值未能達到固定資產的標準，但其使用年限超過一年的生產、經營設備。在會計處理上可不作為資本性支出而一次費用化，但對其管理應視同固定資產進行。如辦公桌椅，實驗室用工具。4.5低值易耗品：是指成批采購的低價值的耗材。如實驗室用接插件等。4.6長期服務的客戶：除上述以外，但有長期供貨或提供勞務的客戶。如快餐，辦公文具供應商,電信服務，域名等。其它非費用報銷申請范圍內的采購申請。操作過程及操作程序詳述5.1申請請購人負責提供采購物資的技術要求，規(guī)格型號，可行或必要時，應給出推薦的供應商及價格。請購人應填寫采購申請單，并負責交于相關人員核準。5.2批準5.2.1對采購申請單PR的批準對所有采購申請單，必須嚴格按以下簽字授權進行核準：所有采購申請單必須有公司總經理的批準及簽字；所有IT設備的采購申請單必須有IT經理的核準；所有采購申請單必須有財務主管的簽字，作為預算、稅務、現金流量管理的需要；任何與生產有關的采購申請單必須還有銷售部負責人和營運部負責人批準和簽字。簽字流程圖：請購人--請購人部門經理-采購人-采購人部門經理–--》總經理采購人員只有在取得核準的采購申請單后，才可實施采購。5.2.2對采購訂申PO或合同的申請5.2.2.1采購訂單如果采購人需要采購訂單，采購人可憑已核準的采購申請單，向財務部申請打印采購訂單，并由部門經理簽字確認后發(fā)給供應商。申請人還需負責采購訂單的供貨方確認，以保證該訂單的有效性。產品及生產物料PO的保存者,應注意該PO為公司保密級別較高之文件,未經授權者不可查閱。5.2.2.2合同如果采購人需要合同，需要公司副總裁以上的人員在合同文本上簽字和蓋上公章后才可對外使用。重要合同內容應經公司法律顧問核對。5.3報價及磋商5.3.1物品及服務采購在任何可能和適用的情況下，采購員應根據下列原則就相同層次的物品或服務取得不同的報價：采購金額最少報價數量小于RMB5001小于RMB2000,大于RMB10002大于RMB20003采購員在同供應商進行磋商后，應作好比較記錄，主要考慮質量、價格、折扣、包裝、送貨日期和付款條件等。在需要的情況下，采購員同請購人應一同參與同供應商的討論。在貨物及服務質量相同的情況下，原則上選擇報價最低的供應商，只有在特殊情況下，如價低者品質有問題，方可選擇報價較高的供應商，但必須詳細說明原因，以便日后參考。5.3.2分供方的開發(fā)及選擇（僅適用于產品及生產物料采購）由生產部采購人員在實施采購前根據開發(fā)部提供的物料清單，將那些認為有能力的供應商初步確定為分供方，并經質量保證人員及開發(fā)部審核會簽后加入合格供應商名單。如果是初選的供應商，只有在生產部質量人員、開發(fā)部進行首批樣品鑒定合格后，才可以接受分供方提供的批量生產品。生產部根據分供方的物品交付、質量表現、合作態(tài)度等按季度評價供方滿足要求的能力，并調查、分析、總結。5.3.3第三方物流的開發(fā)及選擇由負責物流的人員在保證產品運輸的及時、優(yōu)質情況下，提供3家以上的貨代以競標的方式進行選擇。物流人員根據貨運代理商的交付時間、服務質量、合作態(tài)度等按季度評價貨代滿足要求的能力，并調查、分析、總結。5.4訂購應根據價格，質量和服務等選擇供應商。如果采購員所選擇的供應商與請購人推薦的不一致，應向請購人發(fā)出確認，若請購人仍堅持用推薦的供應商，則需由總經理批準。訂購物品可能有下列兩種形式：憑核準的采購申請單，從供應商處直接購買。向供應商發(fā)采購訂單（如需要，可向財務部申請開具采購訂單）或合同（重要合同內容應經公司法律顧問核對）。對于經常性采購的物品，如文具，日用品，午餐等，可以同選擇的供應商以簽定年度協(xié)議的方式根據條款內容直接訂購。選擇此類供應商應以競標的方式進行（如果可能，應至少有三個競爭者）且該類協(xié)議應至少每年重審一次，既從不同供應商處獲得新的報價，并就現行的協(xié)議內容進行重新磋商。5.5接受訂購的非生產性物品送達后，必須驗收，且驗收人與采購人不能是同一人。驗收合格后，應在采購申請單或客戶的送貨單上簽字。對于生產性原輔包裝材料，應由生產部進行質量檢驗。若送達的物品不合格，采購員應與供應商聯(lián)系以尋求解決方案。5.6付款采購人負責采購物品的付款申請，應在付出傳票后必須附上下列單據發(fā)票經過核準并已收貨簽收的采購申請單PR，如有采購訂單PO、合同副本和客戶送貨清單也請附上。如是預付款，可在付清余款時附上全額發(fā)票；如有特殊情況，送貨單可以后補，如DELL設備采購的全額預付。對于經常性采購的物品，如文具，日用品，午餐等，應要求與供應商協(xié)商月結，以轉帳形式支付。在可能的情況下，付款應始終要求銀行轉帳，不支付現金。在可能的情況下，采購員應始終要求供應商提供增值稅發(fā)票。記錄對于各次采購，采購員應保存下列文件：采購申請單副本報價比價記錄采購訂單副本或合同付出傳票副本收貨單副本附件1)采購申請單及附表2)采購訂單其它規(guī)定任何員工不得接受禮物，邀請和類似的好處。對于任何供應商試圖以非正當方式影響采購決定的行為必須立即上報。任何重慶英諾科技有限公司的員工應嚴格遵守公司頒發(fā)的上述標準操作程序。重慶英諾科技有限公司2004．07精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔進貨流程進貨流程包括進貨業(yè)務流程、進貨結算付款流程、進貨總體回退流程、收貨管理流程和進貨退貨流程。進貨業(yè)務流程業(yè)務說明企業(yè)管理層根據企業(yè)發(fā)展目標在年初指定年銷售計劃。銷售部門根據銷售額、銷售利潤等指標確定年度、季度銷售目標。同時對于主營品種重點照顧。在此基礎之上，進貨部門就得到了本年度或季度需要購進的品種、數量信息。當然，這也不是進貨部門購進的唯一依據。新經營品種的采購往往是進貨部門、企業(yè)管理層和供應商協(xié)商確定的。在此會產生一個粗的進貨計劃。進貨計劃明確后，各個業(yè)務員大致有了一個進貨參考，根據庫存、銷售信息反饋，業(yè)務員在日常工作中通過電話、會面等各種方式與供應商保持聯(lián)系，確定進貨的品種和數量。此時可以考慮利用進貨合同管理。但從實際情況看，業(yè)務人員還難以從手工方式轉變到利用計算機進行日常業(yè)務管理，進貨合同也并不是所有的進貨都有，業(yè)務人員對進貨合同的說法比較敏感，建議一切進貨記錄都稱為要貨記錄而不要輕易使用系統(tǒng)中的進貨合同概念?，F階段看，無庫存情況還是很少的。保留少量庫存不僅僅是流動資金的占用，而且還會需要物理空間。為了保證物理空間能夠滿足需要，需要進貨時業(yè)務員應該提前通知倉儲部門準備庫存地點，對于鐵路送貨等情況，還需要備車提貨。（補充一般送貨的幾種形式）貨到倉庫后，倉庫首先需要驗收，對比送貨單和實物，確認后倉庫人員要填寫收貨單據，明確送貨單位、收貨品種、數量、質量等信息。一方面提供給對方送貨人員作為收貨憑據，另一方面，則需要將收貨單據傳遞到業(yè)務部門辦理記帳手續(xù)。收貨時一般有兩種情況：對方提供價格信息、對方不提供價格信息。這兩種不同的做法對系統(tǒng)的使用是不同的。一般的原則是：庫房只管理貨品的數量、批號等信息，價格由業(yè)務部門來確定。進貨部門在收到收貨單據后，查找要貨記錄核對（或填寫）本次進貨價格，并在要貨記錄上進行標記。在手工管理時，還需要在業(yè)務庫存中添加此記錄，以備察看。價格確定后制進貨單據向下個環(huán)節(jié)流轉。關于應付帳款的管理有兩種做法：一、沒有發(fā)票的進貨單據暫時由進貨業(yè)務員管理，等發(fā)票到后業(yè)務員將進貨發(fā)票和進貨單據一起提交給財務。二、一旦填制進貨單據后就轉交給財務人員管理。這對于企業(yè)財務處理是不一樣的。關于發(fā)票價格與進貨單據價格不一致，一般財務都需要填制存貨調整單據對存貨進行調整。二、流程圖進貨業(yè)務的流程如下所示：三、流程圖說明進貨系統(tǒng)目前的進貨計劃管理比較弱，但企業(yè)進貨業(yè)務人員又需要計劃參考。為了解決這個問題，在實施處理上可以考慮提供貨品在一定時間范圍內的銷售情況，通過平均銷售給業(yè)務提供進貨參考，但并不自動將該銷售轉為進貨計劃。如果希望能夠將經業(yè)務員確認調整后的進貨情況錄入計算機，可以考慮使用進貨計劃功能。進貨計劃可以從時間上分為中長期計劃，系統(tǒng)可以提供的途徑主要包括：根據銷售情況預測進貨；根據設置的上下限生成報警供業(yè)務人員參考。從實際使用看，由于沒有很好地進行銷售預測，這兩種途徑的實用性都比較差。進貨合同：在具體實施過程中，注意系統(tǒng)名詞與企業(yè)習慣的統(tǒng)一。在實際中存在兩種情況：一、企業(yè)認為系統(tǒng)要求維護進貨合同，則企業(yè)與供應商必須簽訂具有法律效應的字面文檔。建議在解釋時多使用要貨計劃等信息；二、業(yè)務人員素質問題。人員習慣以及企業(yè)實施推動力量不足，導致在系統(tǒng)中錄入要貨計劃的努力很難實現。這對于后續(xù)流程的實現方式有較大的影響。進貨：進貨環(huán)節(jié)是財務和業(yè)務的到貨（進貨類型的到貨）確認過程，該環(huán)節(jié)主要明確的信息是品種的價格問題。從實際情況看，該環(huán)節(jié)還可以對收貨起到監(jiān)督的作用，收貨品種、數量等信息可以通過勾兌合同來完成。不過由于收貨不允許多于合同數量（程序限制），而實際存在很多多收或少收的情況，勾兌合同的操作性會受到一定的影響。做完進貨單后，系統(tǒng)分兩個走向進行后續(xù)處理：商品帳的暫估、應付帳的掛帳處理。實際中很少有票先的情況，及時票先也可以考慮壓票等貨到后一起處理。這樣可以簡化進貨類型的劃分（貨先、票先、款先）。四、單據說明 五、報表說明六、崗位職責七、崗位操作規(guī)范八、可以簡化的業(yè)務流程九、可能遇到的特殊問題十、配置說明進貨結算付款流程業(yè)務說明業(yè)務人員根據同供應商達成的付款協(xié)議填制付款申請表，報領導審批通過后轉交財務，財務辦理付款業(yè)務。付款一般有兩種方式：即付和先掛帳后付款。在付款方面，財務肩負著控制企業(yè)流動資金的義務。因此，需要向財務提供這方面的相關信息，以便財務及時籌措資金。同時為企業(yè)整體的資本運營服務。二、流程圖進貨結算付款流程圖如下：三、流程圖說明進貨結算：供貨方發(fā)票到后，勾兌進貨單（貨先）生成結算單掛帳，差異部分系統(tǒng)自動進行進貨補差，調整存貨金額。實際運行過程中，該操作是由業(yè)務人員還是財務人員去完成值得斟酌。業(yè)務人員熟悉業(yè)務，可以很準確地勾兌進貨單據。財務人員負責對應付帳的審核，結算最終需要財務的確認。進貨付款：業(yè)務人員根據協(xié)議給供應商付款，分兩種情況：應付沖減或預付。此外還可能存在應收抵應付的特殊形式。應付沖減需要勾兌結算單沖減應付帳。四、單據說明五、報表說明六、崗位職責七、崗位操作規(guī)范八、可以簡化的業(yè)務流程可能遇到的特殊問題配置說明進貨總體回退流程業(yè)務說明二、流程圖進貨總體的回退的流程如下：三、流程圖說明四、單據說明五、報表說明六、崗位職責七、崗位操作規(guī)范八、可以簡化的業(yè)務流程九、可能遇到的