會(huì)議發(fā)言的定義

40/40哈佛管理技能培訓(xùn)教程：第十一單元哈佛經(jīng)理手冊(cè)第二章哈佛經(jīng)理會(huì)議要點(diǎn)第二章哈佛經(jīng)理會(huì)議要點(diǎn)會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)即然會(huì)議是一種面對(duì)面的溝通，因此主席必須掌握面對(duì)面溝通的技巧——陳述技巧、發(fā)問(wèn)技巧、傾聽(tīng)技巧與答復(fù)技巧。主席是會(huì)議成敗所系的靈魂人物，因此他必須善作陳述。主席的陳述必須發(fā)揮三種效果：第一、喚起聽(tīng)眾的注意，并為聽(tīng)眾創(chuàng)造聽(tīng)取信息的欲望；第二、令聽(tīng)眾確切地了解所傳達(dá)的信息；第三、說(shuō)服聽(tīng)眾，并促使聽(tīng)眾立刻采取某些行動(dòng)。想獲取這三種效果確實(shí)不是一件容易的事，但并非不可能。假如主席在陳述之前能夠做好充分的準(zhǔn)備，在陳述過(guò)程中能夠刻意地講求陳述技巧、視聽(tīng)器材的使用技巧、以及物品的展示技巧，則這三種效果大概不難獲得。陳述前的準(zhǔn)備工作主席在陳述前必須做妥準(zhǔn)備工作。至于準(zhǔn)備時(shí)間長(zhǎng)短，則視主席陳述經(jīng)驗(yàn)的多寡，以及主席對(duì)陳述的主題的了解程度而定。一般說(shuō)來(lái)，主席在陳述之前至少必須做好下列各項(xiàng)準(zhǔn)備工作：(1)了解聽(tīng)眾。主席應(yīng)設(shè)法了解聽(tīng)眾對(duì)陳述的主題到底有多大的興趣、對(duì)陳述的主題擁有多少知識(shí)以及對(duì)陳述的主題抱什么態(tài)度。(2)熟悉陳述的主題。主席對(duì)陳述的主題應(yīng)具一定的深度與廣度的認(rèn)識(shí)。唯有這樣，他才能答復(fù)聽(tīng)眾的疑問(wèn)，也唯有這樣，聽(tīng)眾才會(huì)感到他言之有理。(3)設(shè)定希望實(shí)現(xiàn)的具體目標(biāo)。主席應(yīng)先確定，他到底希望聽(tīng)眾從他的陳述中得到什么樣的觀念、對(duì)于所得到的觀念產(chǎn)生什么樣的看法以及把所得到的觀念充作什么樣的作用。(4)將有助于實(shí)現(xiàn)上述具體目標(biāo)的各種信息羅列出來(lái)。這些信息包括一般性的消息、研究的成果、理論、案例、個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、別人的觀念等。(5)根據(jù)所能運(yùn)用的陳述時(shí)間，從已經(jīng)羅列出來(lái)的各種信息中選擇最重要者與最切題者。(6)考慮使用適當(dāng)?shù)囊暵?tīng)器材。切記：當(dāng)人們聽(tīng)到某些事情的時(shí)候，也能同時(shí)看到這些事情，則他們對(duì)這些事情的理解程度將大為提高。(7)準(zhǔn)備一份陳述的綱要，以供陳述時(shí)使用。該份綱要可劃分為引言、本體與結(jié)語(yǔ)等三部分?！耙浴辈糠种荚谖?tīng)眾注意，并且清楚地將陳述目的溝通給他們。例如在會(huì)議剛開(kāi)始時(shí)，主席把會(huì)議的目標(biāo)、進(jìn)行的方式，以及他對(duì)與會(huì)者的期望，簡(jiǎn)明扼要地作說(shuō)明，即是一種良好的引言?！氨倔w”部分旨在將陳述的內(nèi)容按邏輯程序進(jìn)行闡釋或剖析。在此所謂羅輯程序，是指方便聽(tīng)眾掌握信息的程序，例如由簡(jiǎn)而繁、由已知到未知、由過(guò)去到現(xiàn)在、由少數(shù)到多數(shù)等陳述內(nèi)容摘要，并且指出由該陳述所獲得的啟示。據(jù)說(shuō)某位善于陳述的布道家，曾經(jīng)透露他的陳述要訣：“先告訴他們你即將告訴他們的是什么；接著便告訴他們；最后再告訴他們你先前所告訴他們的是什么?！?Tellthemwhatyouaregoingtotellthem,andtellthemwhatyoutoldthem·)這種陳述方式頗值得我們參考采用。(8)備妥各種視聽(tīng)器材，包括掛圖、投影片、錄音帶、幻燈片、影片、講議等。(9)用錄音機(jī)及錄像機(jī)作陳述演練，或是在一、兩位假想聽(tīng)眾面前進(jìn)行陳述演練。陳述技巧陳述成敗，主要取決于陳述者本人是否擁有自信心與熱忱。周全的準(zhǔn)備與豐富的陳述經(jīng)驗(yàn)，可為陳述者帶來(lái)高度的自信心?；诖耍愂稣邞?yīng)盡量把握陳述的機(jī)會(huì)，以便培植這一方面的自信心。至于熱忱有無(wú)，則除了受陳述者本人天生資質(zhì)所決定外，仍然要看陳述者對(duì)陳述的信息是否具有高度評(píng)價(jià)而定。倘若陳述者認(rèn)為他所陳述的信息不但是正確的，而且值得聽(tīng)眾聽(tīng)取，則他的熱忱將油然而生。基于此，為令自己對(duì)陳述產(chǎn)生熱忱，陳述者應(yīng)慎選自認(rèn)有益于聽(tīng)眾的信息，作為陳述的內(nèi)容。除了自信心與熱耽，陳述者仍須講求下列九種技巧：(1)要與聽(tīng)眾保持視線接觸。這即是說(shuō)，陳述者應(yīng)盡量減少念讀文稿。(2)靈活運(yùn)用“停頓”技巧，以便令聽(tīng)眾得以深思及判斷所聽(tīng)到的信息，并作出反應(yīng)。(3)盡量使用聽(tīng)眾有切身經(jīng)驗(yàn)的與聽(tīng)眾所易于體會(huì)的實(shí)例或軼事。(4)適當(dāng)?shù)馗淖円袅?、音調(diào)、或語(yǔ)氣。這樣做不但有助于消除聽(tīng)眾的沉悶感覺(jué)，而且仍可令陳述本身顯得更加生動(dòng)。(5)善用幽默性話語(yǔ)。有些人善于運(yùn)用既詼諧又不失莊重的話語(yǔ)；這些人在陳述時(shí)可盡量發(fā)揮這方面的所長(zhǎng)。欠缺這方面才華的人，則不必勉強(qiáng)自己。值得注意的是，幽默性話語(yǔ)并不等于輕佻的話語(yǔ)或是淺薄的話語(yǔ)。輕佻的與淺薄的話語(yǔ)應(yīng)絕對(duì)避免。(6)要克制足以令聽(tīng)眾分心的各種舉止。這是一項(xiàng)很難界定的個(gè)人行為特征。有些人一邊在陳述，一邊在聽(tīng)眾面前隨意走動(dòng)并揮舞雙手，他們不但不會(huì)令聽(tīng)眾分心，反而足以喚起聽(tīng)眾注意并維持其興趣；但另一些人在陳述時(shí)只要稍微走動(dòng)，聽(tīng)眾即無(wú)法集中精神聽(tīng)講。有些人在陳述時(shí)手中不停地玩弄物品，聽(tīng)眾并不以為然；但另一些人的類(lèi)似動(dòng)作，卻足以引起聽(tīng)眾的不快。回避足以令聽(tīng)眾分心的舉止的最佳方法，便是向聽(tīng)眾探尋實(shí)情，并設(shè)法改正。其次，便是設(shè)法令自己的陳述變得極度精彩有趣，以便令聽(tīng)眾因全神貫注聆聽(tīng)，而意識(shí)不到自己的舉止。(7)注意措辭，并述說(shuō)符合聽(tīng)眾的程度與聽(tīng)眾要求的層次的語(yǔ)言。(8)以投影片、幻燈片、掛圖，或派發(fā)講義充當(dāng)講稿。切忌一邊陳述，一邊翻閱講稿，因?yàn)檫@樣做不但浪費(fèi)時(shí)間，而且很容易令聽(tīng)眾喪失興趣與耐性。(9)設(shè)法憑發(fā)問(wèn)令聽(tīng)眾介入，避免從頭到尾都唱獨(dú)腳戲。視聽(tīng)器材的配合作用當(dāng)人們聽(tīng)到某些事情的時(shí)候，也能同時(shí)看到這些事情，則他們對(duì)這些事情的理解程度將大為提高?；诖?，陳述者——特別是口才不佳的陳述者，在陳述的時(shí)候，應(yīng)盡量多利用視聽(tīng)器材。在蕓蕓眾多的視聽(tīng)器材當(dāng)中，最被普遍使用以及效果最好的恐怕是投影機(jī)?，F(xiàn)將使用投影機(jī)的要領(lǐng)簡(jiǎn)介如下：(1)使用投影機(jī)時(shí)應(yīng)該站立。站立不僅便于操作，而且可令陳述者掌握全局而不致淪為投影機(jī)的配角。(2)使用投影機(jī)時(shí)不應(yīng)熄滅全部燈光，因?yàn)橐坏┫缛繜艄猓瑒t身為主角的陳述者將從聽(tīng)眾的視野內(nèi)消失，并使投影機(jī)成為聽(tīng)眾注視的焦點(diǎn)。(3)可當(dāng)場(chǎng)在空白的投影片上書(shū)寫(xiě)或繪制簡(jiǎn)單的文字或圖形，復(fù)雜的則應(yīng)事先備妥。當(dāng)場(chǎng)書(shū)寫(xiě)或繪制，不僅可以令聽(tīng)眾產(chǎn)生真實(shí)感及親切感，而且仍可進(jìn)一步吸引聽(tīng)眾的注意力；事先備妥投影片雖無(wú)上述好處，但卻可節(jié)省時(shí)間。(4)投影片不必講求完美，但至少應(yīng)整齊清楚。(5)每張投影片原則上應(yīng)引入一種觀念，以令聽(tīng)眾對(duì)該觀念產(chǎn)生完整的印象。物品的展示技巧、在陳述過(guò)程中，主席常有機(jī)會(huì)展示物品，因此他需要講求展示物品的技巧?，F(xiàn)將有關(guān)技巧簡(jiǎn)介如下：(1)公開(kāi)地將物品帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)，不要遮遮掩掩，也不要將它藏在身上或是其它隱蔽處，而應(yīng)置之于會(huì)議桌上，以便引發(fā)與會(huì)者注意與好奇心，并且方便主席在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候從事展示與講解。(2)在展示與講解物品之前，切莫玩弄它，以免引起與會(huì)者焦灼感。(3)展示物品之際，應(yīng)令與會(huì)者都看清楚。主席最好是將它置于與會(huì)者視線接觸到的范圍內(nèi)。倘若有少數(shù)與會(huì)者因座位角度關(guān)系以致視野不佳，主席應(yīng)主動(dòng)調(diào)整自己的位置，以便令這些與會(huì)者也能看清楚該物品。(4)展示物品之際，主席應(yīng)小心翼翼地將它當(dāng)作貴重的物品看待。這不但可強(qiáng)調(diào)主席對(duì)展示中的物品的重視，也可令與會(huì)者重視該物品。(5)在講解物品時(shí)，主席切莫將它交給與會(huì)者輪流觀察或觸摸，因?yàn)橹飨坏┌盐锲方怀?，則正在觀察或觸摸的與會(huì)者，將無(wú)法留意到主席的講解，尚未輪到觀察或觸摸的與會(huì)者，也因焦急地等待物品的傳遞，而無(wú)心聆聽(tīng)主席的講解。(6)如展示物品時(shí)需要對(duì)它進(jìn)行操作，則主席應(yīng)事先將操作方法演練純熟。倘若主席顯示不知如何操作，則與會(huì)者不但會(huì)降低對(duì)展示品的評(píng)價(jià)，而且也會(huì)降低對(duì)主席的評(píng)價(jià)。會(huì)議傾聽(tīng)要點(diǎn)曾經(jīng)有人說(shuō)：“造物者之所以賜給我們兩只耳朵與一張嘴巴，恐怕是希望我們多聽(tīng)少說(shuō)。”但遺憾的是，絕大多數(shù)人卻反其道而行!在會(huì)議中，傾聽(tīng)是主席與與會(huì)者雙方都必須培養(yǎng)的技巧。尤其就主席來(lái)說(shuō)，傾聽(tīng)更是一種絕對(duì)不可或缺的修養(yǎng)。不過(guò)，有很多會(huì)議主持人卻未能了解傾聽(tīng)的真義，他們之中甚至還有不少人以為不說(shuō)話便是傾聽(tīng)。這是一種嚴(yán)重的錯(cuò)誤!傾聽(tīng)是一種極富警覺(jué)性與極費(fèi)心思的歷程。在面對(duì)面溝通的場(chǎng)合里，傾聽(tīng)不僅是指一般所熟悉的“耳到”，即運(yùn)用聽(tīng)覺(jué)器官去接收信息，它仍包括“眼到”、“心到”與“腦到”。現(xiàn)扼要闡述如下：(1)眼到。即觀察溝通對(duì)手的臉部表情、眼情、手勢(shì)、體態(tài)與穿著等，以判斷他的口頭語(yǔ)言的真正涵意。(2)心到。即以換位思考的態(tài)度站在溝通對(duì)手的立場(chǎng)與角度，去體會(huì)他的處境與感受。(3)腦到。即運(yùn)用大腦去分析溝通對(duì)手的動(dòng)機(jī)，以便了解他的口頭語(yǔ)言是否話中有話、弦外有音。除非會(huì)議主持人能夠同時(shí)做到耳到、眼到、心到與腦到，否則在會(huì)議中，他將無(wú)法獲致良好的傾聽(tīng)效果，換言之，他將處于某一個(gè)程度的“聽(tīng)而不聞”的狀態(tài)。下面列舉了在會(huì)議過(guò)程中，一般人最容易犯上的十五種傾聽(tīng)的毛病。前八種毛病足以令自己無(wú)法有效地聽(tīng)取他人的信息，后七種毛病則足以令他人無(wú)法有效地聽(tīng)取自己的信息。希望會(huì)議主持人能將這些毛病當(dāng)作誡律。1毛病之一：作白日夢(mèng)(1)耳雖到，卻聽(tīng)而不聞；眼雖到，卻視而不見(jiàn)；心雖到，卻蕩漾于九霄云外；腦雖到，卻神不守舍!(2)若想作白日夢(mèng)，為什么不選擇會(huì)議室以外的場(chǎng)合!?2毛病之二：只聽(tīng)取話語(yǔ)中所傳達(dá)的事實(shí)(1)事實(shí)有可能被誤解；事實(shí)有可能被曲解；事實(shí)有可能被隱瞞；事實(shí)有可能被夸張!(2)真正重要的并不是話語(yǔ)中所傳達(dá)的事實(shí)，而是話語(yǔ)所涵蘊(yùn)的觀念或用意!3毛病之三：萎靡不振(1)精神渙散等于心智的局部癱瘓。處于這種狀態(tài)的人，自然注意力不集中。(2)振作精神是傾聽(tīng)的第一步!4毛病之四：拒絕聽(tīng)取某人或某種主題話語(yǔ)(1)你能根據(jù)說(shuō)話者外表、教育程度、人緣、財(cái)富等因素而判定他的話不值得你聽(tīng)嗎?(2)你是否認(rèn)為難以理解的話或引不起興趣的話都不值得你聽(tīng)?(3)只有無(wú)知的人或是含高度偏見(jiàn)的人，才會(huì)對(duì)以上兩個(gè)問(wèn)題作肯定的答復(fù)。5毛病之五：情緒激動(dòng)(1)當(dāng)一個(gè)人情緒激動(dòng)時(shí)，他通常只能聽(tīng)到他所想聽(tīng)的話語(yǔ)，卻聽(tīng)不到他所不想聽(tīng)的話語(yǔ)。(2)先冷靜下來(lái)再聽(tīng)!6毛病之六：心不在焉，但卻擺出凝神諦聽(tīng)的姿態(tài)〖HT5”7毛病之七：筆錄所聽(tīng)到的一切信息如果就所聽(tīng)到的話語(yǔ)作重點(diǎn)性或總結(jié)性的筆錄，則可增進(jìn)傾聽(tīng)效果；倘若筆錄所聽(tīng)到的一切信息，則因無(wú)足夠時(shí)間研判信息的真義，致使傾聽(tīng)效果反而受害。8毛病之八：未能善用“聽(tīng)話比講話快”優(yōu)勢(shì)(1)一般人聽(tīng)話的速度大約較講話的速度快三倍。但遺憾的是他們?cè)诼?tīng)取話語(yǔ)時(shí)，常常以多余的時(shí)間想別的事情。(2)既然聽(tīng)話比講話快，我們應(yīng)將多余的時(shí)間用來(lái)對(duì)聽(tīng)到的話語(yǔ)作總結(jié)，或用來(lái)研判講話者的真正用意。9毛病之九：含糊不清有些人在剛開(kāi)始說(shuō)話時(shí)音量甚大，接著愈說(shuō)愈低沉，直到聽(tīng)不到聲音的地步。這種說(shuō)話習(xí)慣常令聽(tīng)者不知所云。10毛病之十：開(kāi)口不能自休有些人總是以口代耳，他們一開(kāi)腔即無(wú)法停頓。因?yàn)樗麄儾话颜f(shuō)話機(jī)會(huì)留給聽(tīng)話者，致使聽(tīng)話者愈聽(tīng)愈感不耐，愈感不耐則愈不想聽(tīng)!11毛病之十一：說(shuō)話慢慢吞吞(1)說(shuō)話慢吞吞的人常常給人一種矯揉造作的感覺(jué)。(2)一般人通常欠缺耐心去聽(tīng)取速度太慢的話語(yǔ)。(3)以上兩種情況的綜合結(jié)果：人們多半不愿意聽(tīng)取說(shuō)話慢吞吞的人的話。12毛病之十二：神秘兮兮的說(shuō)話方式這種說(shuō)話方式很容易令聽(tīng)話者感到說(shuō)話者故意夸張或扭曲信息的內(nèi)涵，致使聽(tīng)話者對(duì)說(shuō)話者本人的關(guān)注，超過(guò)聽(tīng)話者對(duì)說(shuō)話者所傳達(dá)的信息的關(guān)注。13毛病之十三：透過(guò)鼻孔說(shuō)話這種說(shuō)話方式很容易給人一種茍且、馬虎的印象。說(shuō)話者好像怕傷元?dú)饽菢游茨茑嵵仄涫碌貍鬟_(dá)信息，致使聽(tīng)話者貶低對(duì)該信息的重視。14毛病之十四：說(shuō)話時(shí)兩眼斜視說(shuō)話時(shí)正視聽(tīng)話者本是應(yīng)有的禮貌。倘若說(shuō)話者兩眼斜視，往往會(huì)令聽(tīng)話者認(rèn)定說(shuō)話者心存不軌，甚至認(rèn)定說(shuō)話者并非善類(lèi)，因此對(duì)他所說(shuō)的話產(chǎn)生排斥感。15毛病之十五：說(shuō)話時(shí)猶豫不決有些人說(shuō)話時(shí)吞吞吐吐，好象有許多顧忌，另一些人在提出見(jiàn)解之后，又試圖修正自己的見(jiàn)解，這兩類(lèi)說(shuō)話方式最容易令聽(tīng)話者覺(jué)得說(shuō)話者欠缺自信心，致使聽(tīng)話者對(duì)所聽(tīng)到的話語(yǔ)也欠缺信心。傾聽(tīng)的重要性與要領(lǐng)，在上文中已說(shuō)過(guò)，但是就會(huì)議的參與者來(lái)說(shuō)，下面三點(diǎn)值得特別留心：(1)要隨時(shí)掌握問(wèn)題的焦點(diǎn)。在會(huì)議過(guò)程中，雖然可能枝節(jié)叢生，但你應(yīng)特別留心問(wèn)題的焦點(diǎn)之所在，以免偏離主題。(2)要抗拒鄰座者的私下交談。有時(shí)你會(huì)碰到喜歡私下交談的鄰座，你最好是和顏悅色地向他指出，你對(duì)討論中的主題很感興趣，并展示凝神諦聽(tīng)的姿態(tài)，這將可杜絕他的干擾。當(dāng)然主席或你的上司想跟你私下交談，你不應(yīng)回拒他，因?yàn)檫@是你發(fā)揮影響力的途徑之一。(3)不要中途離席——除非你不介意會(huì)議的終極結(jié)果是什么，否則你不應(yīng)在會(huì)議中離席。在會(huì)議中離席，猶如在棋賽中離席而任由對(duì)手搬動(dòng)棋子那樣的不智。當(dāng)你重臨會(huì)議桌，很可能重要的問(wèn)題業(yè)已定案，或是重要的契機(jī)業(yè)已消失。有些主管喜歡在會(huì)議中離席處理業(yè)務(wù)，這是一種很壞的習(xí)慣，它不僅有失禮儀，而且極易錯(cuò)失良機(jī)。會(huì)議答復(fù)要點(diǎn)許多會(huì)議主持人都存有一種觀念，以為在會(huì)議過(guò)程中，與會(huì)者所提出的問(wèn)題不僅需要獲得答復(fù)，而且非獲得主席的親自答復(fù)不可。這種觀念是錯(cuò)誤的。試問(wèn)：當(dāng)與會(huì)者所提出的是與會(huì)議無(wú)關(guān)的問(wèn)題，或是足以妨礙會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成的問(wèn)題，難道還要獲得答復(fù)嗎?由此可知，主席應(yīng)針對(duì)與會(huì)者所提出的問(wèn)題作判斷，以決定它是否應(yīng)獲得答復(fù)。就算與會(huì)者所提出的問(wèn)題是值得答復(fù)的，也不一定非由主席親自答復(fù)不可。固然有些問(wèn)題應(yīng)由主席親自答復(fù)，有些問(wèn)題則可由其他與會(huì)者答復(fù)，甚至可由發(fā)問(wèn)者本人答復(fù)。至于在哪些情況下由誰(shuí)來(lái)答復(fù)較為恰當(dāng)，現(xiàn)列表展示如下：〖JZ〗〖HT5”，5H〗〖ST5”，5HZ〗表1121〓會(huì)議答復(fù)調(diào)查表〖HT5”，5SS〗〖ST5”，5BZ〗〖BG(!〗〖BHDFG2，F(xiàn)K7，K32F〗由誰(shuí)答復(fù)?〖〗在〓哪〓些〓情〓況〓下?〖BHDG10，F(xiàn)K7，K32ZQF〗主〓〓席〖〗·〖ZK(〗直接向主席征求答復(fù)的問(wèn)題，原則上應(yīng)由主席親自答復(fù)?！糧K)〗·只有主席才能答復(fù)的問(wèn)題，應(yīng)由主席親自答復(fù)。·〖ZK(〗因?yàn)闀r(shí)間不夠，主席想移轉(zhuǎn)到另一議案的討論時(shí)，可由主席親自答復(fù)以節(jié)省時(shí)間?！糧K)〗〖BHDG10，F(xiàn)K7，K32ZQF〗〖GP〗其他與會(huì)者〖〗·假如其他與會(huì)者能夠答復(fù)時(shí)?！ぜ偃缙渌c會(huì)者想表示意見(jiàn)時(shí)?！ぜ偃鐣r(shí)間充裕時(shí)?！ぁ糧K(〗假如主席一時(shí)不知如何答復(fù)，或是需要時(shí)間去思索答案時(shí)。〖ZK)〗〖BHDG16，F(xiàn)K7，K32ZQF〗〖GP〗發(fā)〓問(wèn)〓者〓本〓人〖〗·〖ZK(〗如果主席意識(shí)到發(fā)問(wèn)者有意見(jiàn)要表達(dá)時(shí)，可讓發(fā)問(wèn)者先答復(fù)他自己所發(fā)出的問(wèn)題。(在會(huì)議中我們常常發(fā)現(xiàn)，有些具有強(qiáng)烈意見(jiàn)要表達(dá)的與會(huì)者，往往會(huì)先以發(fā)問(wèn)者的低姿態(tài)征求主席或其他與會(huì)者意見(jiàn)，然后再表達(dá)其意見(jiàn)，以便令自己的意見(jiàn)與別人的意見(jiàn)之間產(chǎn)出強(qiáng)烈的對(duì)比，從而增加自己的意見(jiàn)受重視的程度。)〖ZK)〗·〖ZK(〗如果主席或其他與會(huì)者無(wú)法答復(fù)，而主席感到發(fā)問(wèn)者或許有他自己的看法時(shí)，則應(yīng)讓發(fā)問(wèn)者本人答復(fù)?！糧K)〗〖BG)F〗〖HT5”，5SS〗會(huì)議發(fā)問(wèn)要點(diǎn)發(fā)問(wèn)的目的在會(huì)議中，發(fā)問(wèn)的最主要目的是在于啟開(kāi)話匣，以利溝通進(jìn)行。一旦溝通綱絡(luò)被啟開(kāi)，主席可借發(fā)問(wèn)來(lái)實(shí)現(xiàn)下列八種目的：(1)收集資料?！澳憧煞窀乓卣勔徽劥舜文阍跂|南亞考察市場(chǎng)所見(jiàn)所聞?”(2)透視對(duì)話者動(dòng)機(jī)意向?！澳男┮蛩卮偈鼓銢Q定放棄此次的晉升機(jī)會(huì)?”(3)提供資料?！澳銜圆粫缘霉緦?duì)所有編制內(nèi)的員工均提供子女教育津貼?”(4)鼓勵(lì)意見(jiàn)參與?！澳銓?duì)構(gòu)想中的作息時(shí)間變動(dòng)持什么樣的看法?”(5)確定自己對(duì)對(duì)話者的話語(yǔ)及感受理解程度?！白屛铱偨Y(jié)一下你對(duì)這個(gè)問(wèn)題的看法……我這個(gè)總結(jié)是否與你的看法一致?”(6)鼓動(dòng)對(duì)話者對(duì)某一問(wèn)題進(jìn)行思考。“你認(rèn)為擴(kuò)大行銷(xiāo)網(wǎng)在當(dāng)前是不是一種明智的舉措?”(7)測(cè)定意見(jiàn)是否趨于一致?！斑@次加工資的幅度與你期待中的幅度的有無(wú)差距?”(8)言歸正傳?！坝捎诩影噘M(fèi)的調(diào)整帶出了許多有關(guān)問(wèn)題的討論，不知各位對(duì)我先前所提及的加班費(fèi)調(diào)整幅度仍有什么意見(jiàn)?”問(wèn)句的型態(tài)了解了發(fā)問(wèn)的多種目的后，主席可運(yùn)用適當(dāng)?shù)膯?wèn)句來(lái)實(shí)現(xiàn)發(fā)問(wèn)的目的。問(wèn)句的類(lèi)別雖多，但基本上它們都是由以下兩種型態(tài)的問(wèn)句所演化出來(lái)的：(1)封閉式問(wèn)句。這是指足以在特定領(lǐng)域中帶出特定答復(fù)(“是”或“否”)的問(wèn)句，例如“上星期你告假幾小時(shí)?”、“你是否認(rèn)為現(xiàn)狀非改變不可?”、“你第一次發(fā)現(xiàn)這種問(wèn)題是在什么時(shí)候?”等。封閉式問(wèn)句可令發(fā)問(wèn)者獲得特定的資料或信息，而答復(fù)這種問(wèn)句的人，并不需要太多的思索功夫即能給予答復(fù)。但是這種問(wèn)句有時(shí)會(huì)蘊(yùn)含相當(dāng)程度的威脅性，例如“你昨天遲到早退了沒(méi)有?”。(2)開(kāi)放式問(wèn)句。這是指在廣泛領(lǐng)域內(nèi)帶出廣泛答復(fù)的問(wèn)句。這一類(lèi)問(wèn)句通常均無(wú)法以“是”或“否”等簡(jiǎn)單的措辭作為答復(fù)，例如“你對(duì)自己當(dāng)前的工作表現(xiàn)有什么看法?”“假如我們決定這么做，你認(rèn)為會(huì)產(chǎn)生什么后果?”“你對(duì)于下個(gè)月的生產(chǎn)目標(biāo)有什么意見(jiàn)?”等。開(kāi)放式問(wèn)句因?yàn)椴幌薅ù饛?fù)范疇，故可令對(duì)話者暢所欲言，同時(shí)發(fā)問(wèn)者亦可從而熟悉對(duì)話者的立場(chǎng)與感受。封閉式問(wèn)句與開(kāi)放式問(wèn)句，通常均可進(jìn)一步演化為以下諸種型態(tài)問(wèn)句：(3)澄清式問(wèn)句。這是針對(duì)對(duì)話者的語(yǔ)句重新措辭，以令其證實(shí)或補(bǔ)充原先的答復(fù)的一種問(wèn)句，例如：你剛剛說(shuō)你在自己的單位內(nèi)可以獨(dú)當(dāng)一面，這是不是說(shuō)你的上司能放手讓你去主持自己的部門(mén)?”澄清式問(wèn)句不但足以確保對(duì)話雙方能在述說(shuō)“同一語(yǔ)言”的基礎(chǔ)上進(jìn)行溝通，而且這是針對(duì)對(duì)話者話語(yǔ)從事回答的一種理想方式。(4)探索式問(wèn)句。這是針對(duì)對(duì)話者的答復(fù)，要求引伸或舉例說(shuō)明的一種問(wèn)句。例如“我想我已了解你的困難所在，你可否告訴我一兩個(gè)具體的實(shí)例?”“我擔(dān)心我并不完全領(lǐng)會(huì)你的意思，你能否對(duì)剛剛提及的那些觀點(diǎn)再做深一層的解釋?”探索式問(wèn)句不但可用以發(fā)掘較充分的信息，而且可用以顯示發(fā)問(wèn)者對(duì)對(duì)話者的信息重視。(5)含第三者意見(jiàn)問(wèn)句。這是憑著第三者的意見(jiàn)以影響對(duì)話者意見(jiàn)的一種問(wèn)句。如“李四認(rèn)為股長(zhǎng)的意見(jiàn)值得支持，不知你對(duì)股長(zhǎng)的意見(jiàn)有什么看法?”。含第三者意見(jiàn)的問(wèn)句中的第三者，如果是對(duì)話者所熟悉而且也是他所尊重的人，則該問(wèn)句對(duì)對(duì)話者將產(chǎn)生很大影響力；反之，如該問(wèn)句中第三者非對(duì)話者所熟悉或非其所尊重者，則該問(wèn)句可能引起對(duì)話者反感。(6)強(qiáng)迫選擇式問(wèn)句。這是以己意加諸對(duì)話者，并令對(duì)話者在窄小范圍內(nèi)從事選擇的問(wèn)句。例如“你希望下星期一還是下星期二再為我作同類(lèi)的服務(wù)?”照理，在提出這一問(wèn)之前，發(fā)問(wèn)者應(yīng)先取得對(duì)話者在下星期作同類(lèi)服務(wù)承諾。這一類(lèi)問(wèn)句最足以顯示發(fā)問(wèn)者傲橫跋扈態(tài)度。(7)多種式問(wèn)句。這是含多種主題的問(wèn)句。例如“你可否把約翰與史密斯的家庭背景、個(gè)人嗜好、過(guò)去與現(xiàn)在的工作表現(xiàn)說(shuō)明一下?”這一類(lèi)問(wèn)句因含過(guò)多主題，而時(shí)時(shí)令對(duì)話者難以周全地把握。許多富于溝通技能的人都認(rèn)為，一個(gè)問(wèn)句最好只含一個(gè)主題，但最多不超出兩個(gè)主題，才能令對(duì)話者作有效的掌握。(8)對(duì)答案具有暗示性問(wèn)句。這是指在問(wèn)句本身即已強(qiáng)烈暗示預(yù)期的答案的問(wèn)句。例如“有修養(yǎng)的人都不會(huì)當(dāng)面頂撞上司，你說(shuō)對(duì)不對(duì)?”“有同情心的人都會(huì)捐款救助彼得家，你會(huì)反對(duì)這種善舉嗎?”。這一類(lèi)問(wèn)句幾乎讓對(duì)話者毫無(wú)選擇余地地按發(fā)問(wèn)者所設(shè)計(jì)答案作為答復(fù)。□發(fā)問(wèn)時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)(1)主席在發(fā)問(wèn)之前最好先擬定發(fā)問(wèn)的腹稿。事先確定發(fā)問(wèn)的范疇與發(fā)問(wèn)的主要內(nèi)容，將有助于發(fā)問(wèn)效率與發(fā)問(wèn)效能的發(fā)揮。(2)多用“開(kāi)放式問(wèn)句”、“澄清式問(wèn)句”、“探索式問(wèn)句”；慎用“封閉式問(wèn)句”、“含第三者意見(jiàn)的問(wèn)句”；避免使用“引導(dǎo)式問(wèn)句”、“強(qiáng)迫選擇式問(wèn)句”與“多種式問(wèn)句”。(3)注意發(fā)問(wèn)的時(shí)機(jī)。主席應(yīng)注意對(duì)話者的心境，在他適宜答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候才發(fā)問(wèn)。(4)按平常對(duì)話的速度發(fā)問(wèn)。太急速的發(fā)問(wèn)容易令對(duì)話者認(rèn)為主席不耐煩，或保持審問(wèn)態(tài)度；太緩慢的發(fā)問(wèn)容易令對(duì)話者感到沉悶無(wú)聊。(5)主席應(yīng)盡量使用不指名答復(fù)的問(wèn)題。即所謂的“凌空式問(wèn)題”。因?yàn)檫@種問(wèn)題等于向全體與會(huì)者發(fā)問(wèn)，可使全體與會(huì)者皆參與問(wèn)題的討論。(6)必要的時(shí)候，主席可以使用指名答復(fù)的問(wèn)題。即所謂的“瞄準(zhǔn)式問(wèn)題”，向特定的與會(huì)者發(fā)問(wèn)。這種問(wèn)題的潛在缺點(diǎn)是：不被指名答復(fù)的與會(huì)者，可能因抱事不關(guān)己的態(tài)度而不參與問(wèn)題的討論。主席使用這種問(wèn)題時(shí)，應(yīng)先叫發(fā)問(wèn)對(duì)象的姓名，然后再予發(fā)問(wèn)。先叫發(fā)問(wèn)對(duì)象的姓名，等于給他一個(gè)預(yù)告，使他全神貫注聽(tīng)取主席的發(fā)問(wèn)，以便作出有效的答復(fù)。主席切忌先發(fā)問(wèn)，然后再指名答復(fù)，因?yàn)槿f(wàn)一被指名答復(fù)者記不清楚主席的問(wèn)題，他將無(wú)從答復(fù)，這不但會(huì)造成場(chǎng)面難堪，而且主席又須花費(fèi)時(shí)間重新發(fā)問(wèn)。(7)主席提出敏感性的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)附帶說(shuō)明發(fā)問(wèn)的理由。只要主席有適當(dāng)?shù)睦碛?，敏感性?wèn)題的提出，就不會(huì)被視為一種忌諱。(8)所有的問(wèn)題都必須環(huán)繞一個(gè)中心主題。(9)主席應(yīng)盡量由廣泛的問(wèn)題，再移向特定的問(wèn)題。這樣做將有助于節(jié)省溝通的時(shí)間，因?yàn)榕c會(huì)者在答復(fù)廣泛的問(wèn)題之際，可能已提供了某些特定問(wèn)題的答案。(10)主席應(yīng)盡量根據(jù)與會(huì)者對(duì)前一個(gè)問(wèn)題的答復(fù)構(gòu)造問(wèn)句。這樣做有兩個(gè)好處：①可令與會(huì)者按同一思路提供答復(fù)；②可令與會(huì)者確切了解，他的答復(fù)已被主席所聽(tīng)取，這無(wú)形中對(duì)他是一種鼓勵(lì)。(11)主席發(fā)問(wèn)之后，應(yīng)給予答復(fù)者足夠的時(shí)間答復(fù)。主席發(fā)問(wèn)之后，答復(fù)者通常要?dú)v經(jīng)四個(gè)階段，才能對(duì)主席的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù)：第一、設(shè)法先搞清楚問(wèn)題的內(nèi)涵；第二、思索問(wèn)題的答案；第三、對(duì)答案給予適當(dāng)?shù)拇朕o；第四、考慮主席或其他與會(huì)者對(duì)該答案所可能產(chǎn)生的反應(yīng)與評(píng)價(jià)，因?yàn)榇饛?fù)者向來(lái)都擔(dān)心自己的答復(fù)是否會(huì)貽笑大方或無(wú)意中得罪人。這四個(gè)階段的構(gòu)思可能會(huì)花相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間——譬如說(shuō)十秒鐘或更長(zhǎng)——此時(shí)主席不應(yīng)因擔(dān)心會(huì)議出現(xiàn)“冷場(chǎng)”，而以話語(yǔ)打斷答復(fù)者的思維。為了填補(bǔ)發(fā)問(wèn)與答復(fù)之間的時(shí)間空檔，主席可在這段時(shí)間內(nèi)將發(fā)出的問(wèn)題扼要地寫(xiě)在黑板上或白報(bào)紙上。這樣做，一來(lái)可進(jìn)一步澄清問(wèn)題的內(nèi)涵，二來(lái)可令答復(fù)者從容構(gòu)思答案。(12)主席對(duì)答復(fù)者的答復(fù)應(yīng)表示竭誠(chéng)的歡迎。主要可透過(guò)身體語(yǔ)言(例如：領(lǐng)首、微笑)或口頭語(yǔ)言(例如：嗯!是的!)表示歡迎。可將答復(fù)者答復(fù)的重點(diǎn)扼要地寫(xiě)在黑板或白報(bào)紙上，表示歡迎。會(huì)議結(jié)束要點(diǎn)在所有的議案討論完畢時(shí)，或是在預(yù)定的會(huì)議終止時(shí)間來(lái)臨時(shí)，主席應(yīng)適時(shí)地結(jié)束會(huì)議。主席在結(jié)束會(huì)議的時(shí)候最忌諱的是采取這一類(lèi)方式：“時(shí)間差不多了，如果諸位再?zèng)]有其它問(wèn)題，我們就此打住?！?/p>