員工檔案管理辦法

員工檔案管理辦法第一章總則第一條為保障勞資雙方的合法權(quán)益，規(guī)范用工管理，降低用工成本，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際特制定本辦法。第二條本辦法所指員工，包括具有勞動合同主體資格的人員和超出《勞動合同法》范疇與我司建立雇傭、臨聘關(guān)系的人員。第三條員工檔案管理實行層級管理。各分（子）公司、事業(yè)部項目經(jīng)理以上高層管理人員的原始檔案資料由總部行政管理中心人力資源部統(tǒng)一管理。各分（子）公司、事業(yè)部項目經(jīng)理以下人員的原始檔案資料由各自的人事專員統(tǒng)一管理。各職能中心員工的與昂是檔案資料由行政管理中心人力資源部統(tǒng)一管理。第四條員工原始檔案資料包括但不限于以下資料：（一）《員工入職登記表》、（二）身份證復印件（正反面）、（三）學歷證書和資格證書（上崗證）復印件、（四）社?？◤陀〖ㄎ从袇⒈＝?jīng)歷人員除外）、（五）《勞動合同》或《臨時聘用協(xié)議》、（六）員工出具的相關(guān)文字材料，包括但不限于如基層員工的《頂崗申請書》、駕駛員等特殊崗位的《安全駕駛責任書》等。第五條《員工工資發(fā)放表》、《員工頂崗收入發(fā)放表》、《考勤表》和《頂崗收入表》是員工檔案資料不可或缺的重要組成部分。因本條款所列表格為集中式表格，無法分發(fā)到個人檔案，檔案管理部門及人員必須設(shè)立專項檔案對其做妥善保管，以便于查閱。第六條《員工離職申請表》和《員工離職結(jié)算清單》是勞資雙方終止權(quán)利義務(wù)關(guān)系的唯一、合法憑證，在辦理好離職手續(xù)后必須歸入員工原始檔案一并保管。-1-第七條其他視同員工檔案資料，但交由專門部門專項管理的檔案資料包括但不限于員工的培訓記錄、崗位及薪酬調(diào)整記錄、獎懲記錄等。其管理參照相關(guān)管理制度進行。第八條員工檔案資料的保管周期從以下規(guī)定：（一）員工原始檔案資料和《員工離職申請表》、《員工離職結(jié)算清單》等，自員工離職之日起保存一年。（二）《員工工資發(fā)放表》、《員工頂崗收入發(fā)放表》、《考勤表》和《頂崗收入表》等專項檔案資料，自記錄頁面上最后離職員工離職之日起保存一年。第九條公司員工內(nèi)部跨部門、跨地域調(diào)動，要按照“人隨檔案走”的原則認真做好檔案的封印移交和接收工作，無檔案資料或檔案資料不齊全的一律不得報到上崗，在新的部門、新的地域上崗前必須重新續(xù)簽新的勞動合同。第二章各項檔案資料管理細則第十條《員工入職登記表》的管理從以下規(guī)定：（一）《員工入職登記表》所有內(nèi)容原則上要求應(yīng)聘人員進行真實、詳細的填寫。如員工填寫確實有困難可由應(yīng)聘人員口述，管理人員代為填寫，但填寫內(nèi)容必須真實、有效。（二）《員工入職登記表》中所有要求員工簽名處必須由應(yīng)聘人員面簽，同時加印指模。《員工入職登記表》不允許應(yīng)聘人員拿回家填寫。（三）《員工入職登記表》中“員工須知”項第十二條必須由應(yīng)聘人員進行選擇、填寫、加印指模。（四）《員工入職登記表》必須有經(jīng)辦工作人員的簽名。第十一條員工身份證明文件管理從以下規(guī)定：（一）詳細查驗身份證明文件原件，杜絕謊報年齡入職公司；（二）詳細觀察應(yīng)聘人員的身體狀況，杜絕錄用已罹患重大疾病人員或存在身體機能障礙人員。第十二條學歷證明和資格證書管理從以下規(guī)定：詳細查驗學歷證明和資格證書原件，尤其是駕駛、消殺、高空作業(yè)等需持證上崗崗位人員，杜絕無證上崗；-2-第十三條《勞動合同》及《臨時聘用協(xié)議》的管理從以下規(guī)定：（一）具有勞動合同主體資格人員在辦理入職手續(xù)時必須簽訂《勞動合同》一式兩份。（二）《勞動合同》必須面簽，不得同意錄用人員拿回家簽訂；在批量招錄員工時，必須對照其身份證，逐一核實。（三）《勞動合同》周期以有固定期限進行：起始日為員工入職登記日，終止日以入職員工應(yīng)聘項目（或擬安排項目）服務(wù)合同終止之日后順延一年予以確定。（四）《勞動合同》工作時間的約定：第一線員工的工作時間約定統(tǒng)一為每天工作6.5小時，每周工作6天；辦公室及行政管理人員工作時間為每天工作8小時，每周工作5天。（五）《勞動合同》中員工簽名處必須由應(yīng)聘人員面簽，同時加印指模；在特殊情況下可由他人代簽，但應(yīng)聘人員必須當面加印指模。（六）超出法定主體資格人員（男滿60周歲、女滿50周歲）必須簽訂《臨時聘用協(xié)議》，相關(guān)規(guī)定參照《勞動合同》簽訂執(zhí)行。第十四條員工考勤管理從以下規(guī)定：（一）第一線員工的考勤分兩大塊進行，予以單獨制表。為《勞動合同》約定的正常工作日考勤；為周日及法定節(jié)假日的頂崗考勤。（二）員工考勤表必須有員工的簽名確認，嚴禁管理人員代簽。（三）項目管理人員在收集、匯總考勤表（含《頂崗記錄表》）的過程中必須嚴格把關(guān)，不得給予員工復印的機會。第十五條《員工工資發(fā)放表》《員工頂崗收入發(fā)放表》管理從以下規(guī)定：（一）《員工工資發(fā)放表》的統(tǒng)計依據(jù)來自《員工考勤表》，工資標準不低于當?shù)刈畹凸べY標準。（二）《員工頂崗收入發(fā)放表》的統(tǒng)計依據(jù)來自《員工頂崗記錄表》，嚴格按照工時計算頂崗收入，具體標準由各分（子）公司、事業(yè)部根據(jù)當?shù)貙嶋H情況核定后報總部批準。員工頂崗收入原則上與員工工資分開發(fā)放，且必須在員-3-工工資發(fā)放之前進行發(fā)放。第十六條《員工離職結(jié)算單》和《員工離職申請表》的管理以下規(guī)定：（一）《員工離職結(jié)算單》和《員工離職申請表》所有內(nèi)容原則上要求離職員工進行全面而詳細的填寫。如員工填寫確實有困難可由離職員工口述，管理人員代為填寫，但填寫內(nèi)容必須真實、有效。（二）《員工離職結(jié)算單》和《員工離職申請表》中所有要求員工簽名處必須由離職員工面簽，同時加印指模。嚴禁管理人員代離職員工簽名。（三）《員工離職結(jié)算單》和《員工離職申請表》必須按照項目主管、項目經(jīng)理進行層級審批。相關(guān)責任人必須出具詳細的審批意見，并予簽名確認。（四）員工離職手續(xù)辦理完畢后，必須將《員工離職結(jié)算單》和《員工離職申請表》交回檔案資料管理部門或管理人員以存檔保管。第三章檔案管理人員工作職責第十七條檔案管理人員必須員工檔案的收集、分類、歸檔工作。第十八條檔案管理人員必須克忠職守，確保檔案資料的完整及安全。第四章員工檔案的利用第十九條公司員工檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱。第二十條檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報分管領(lǐng)導處理。第二十一條借閱人必須愛護檔案，保持整潔，不準在