住宅物業(yè)檔案的建立和管理

住宅物業(yè)檔案的建立和管理住宅區(qū)的檔案資料是物業(yè)管理的重要資源，建立完善的檔案并進行科學的管理是十分必要的。因此，我們將在接管天垣小區(qū)物業(yè)管理的同時，對天垣小區(qū)所有物業(yè)管理檔案進行接管，包括建筑施工、竣工驗收圖紙、資料、和業(yè)主、住戶檔案資料等。在原來檔案的基礎上，進行科學分類，并不斷進行補充完善，應用計算機實施規(guī)范化管理，從而建立完整的資料檔案庫。一、檔案的接管1、成立管理處檔案資料室，專門負責天垣小區(qū)檔案的接管與管理工作。2、制定檔案接管與管理的工作流程，檔案資料管理規(guī)章制度，檔案資料管理員（兼）崗位責任制。3、對于天垣小區(qū)的工程技術、小區(qū)管理、經(jīng)營財務、人事管理、規(guī)章制度及往來文件、質(zhì)量管理文件檔案資料及其他檔案，進行分類編號、科學建檔，具體內(nèi)容見附表。二、檔案的管理1、充分運用計算機技術進行管理。在現(xiàn)代信息社會，廣泛地應用計算機，參與各行業(yè)、各方面的工作，已成為現(xiàn)代化管理的重要手段。在檔案管理上，充分發(fā)揮計算機所具有的數(shù)據(jù)處理快、貯存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理的科學化和現(xiàn)代化。2、采用計算機貯存與原始文書檔案雙軌制，實現(xiàn)檔案資料貯存方式多元化。盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦磁盤貯存，以利于保存、查找和利用。同時，運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖紙、圖表、幻燈片等多種形式貯存信息，使抽象的檔案資料具體、形象化，更易于運用與接受。3、做到檔案組卷分類科學化。編制統(tǒng)一的檔案組卷分類說明書，規(guī)定應按部門分類，以內(nèi)容分類，按同一年度，同一保存期限，同一保密程度的順序進行組卷，逐一編號、登記造冊、編輯目錄，分柜保存。住戶檔案資料分類原則是每組團按柜、每棟按位、每單位按盒、每戶按冊建檔，但要充分考慮原接管檔案分類的實際。4、加強檔案的安全、保密工作。應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮的要求。貫徹執(zhí)行國家保密法，管理處部分檔案按其泄露、遺失會使住戶、管理處利益受到重大、較大損失和不良影響分為絕密、機密、秘密三級，其他為普通檔案，不同密級的檔案在保管和運用方面將區(qū)別對待。三、檔案的運用1、員工因工作需要借閱檔案，應辦理借閱登記手續(xù)，并規(guī)定借閱期限。2、檔案的銷毀，應填寫銷毀單，并經(jīng)管理處主任批準后方可執(zhí)行，銷毀單由檔案室管理員保存。附表：天垣小區(qū)檔案資料分類目錄項目內(nèi)容1、業(yè)主委員會工作：業(yè)主委員會的章程、文件、通知、資料、歷次活動記錄等2、住戶管理：住戶資料（入伙通知單、購房合同、住戶登記表、業(yè)住主公約、住戶證件、驗房簽收表、鑰匙發(fā)放記錄等）、住戶投訴、回訪記錄，住戶意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄宅3、社區(qū)文化：社區(qū)文化活動計劃、記錄（簡報、照片、錄像帶、錄音帶等）、活動總結(jié)管4、清潔衛(wèi)生：清潔衛(wèi)生檢查結(jié)果及記錄，垃圾清運合同，消殺合同及記錄5、綠化管理：綠化工作記錄及檢查記錄，消殺、病蟲害檢查防治記理錄、綠化設備清單、使用及保養(yǎng)記錄6、車場管理：入住戶辦理停車卡記錄、辦卡車輛檔案、巡視路線、記錄、丟失車輛處理記錄、交接班、值班記錄，搬/入出記錄7、消防、治安管理資料：上級消防文件精神，本區(qū)消防設施的管理情況及有關消防治安狀況記錄。1、天垣小區(qū)建設竣工資料：報建資料、天垣小區(qū)紅線圖、規(guī)劃圖、總平面竣工圖、、建筑物竣工圖（建筑、結(jié)構、給排水、電氣、煤氣工等）、構筑物竣工圖、公共設施竣工圖、室外管網(wǎng)竣工圖（水、電、程電話、煤氣、消防、有線電視、智能化系統(tǒng)配線、排雨排污等）、綠技化工程竣工圖等術2、天垣小區(qū)改造變更資料：各類改造竣工圖、裝修及驗收資料（裝管修申請表、責任書、裝修圖、施工隊資料、驗收資料等）、天垣小區(qū)理改造計劃3、房屋及公共設施維修（維護）：房屋重大維修資料、公共設施重大維修資料、日常維修資料（申請記錄、回訪記錄、維修派工單等）、經(jīng)營財務人事勞資規(guī)章制度及往來文件質(zhì)量管理文件檔案管理資料其他

大修改造計劃、故障事故報告、公共設施巡檢記錄等4、設備資料：設備管理（維修保養(yǎng)規(guī)范、設備臺帳及更新記錄、工程驗收資料等）、設備技術（設備使用說明書、圖紙）、設備運行、維修保養(yǎng)資料（通訊、水電、智能化系統(tǒng)、消防等）5、科技圖書及資料：各類技術手冊、標準、規(guī)范、產(chǎn)品樣本和資料、其他技術信息和資料等1、經(jīng)營管理資料：房產(chǎn)面積資料、經(jīng)營收費標準等2、合同管理資料：物業(yè)委托管理合同、購房合同、垃圾清運合同、消殺合同、采購合同、工程維修合同及其他經(jīng)營合同，合同更改、評審記錄3、財務管理：各類會計憑證、賬簿、報表等1、人事：員工花名冊、資質(zhì)證明資料、員工體檢表、考核表、工傷保險資料、各類統(tǒng)計報表等2、勞資：員工工資、考勤、各類休假、獎金發(fā)放記錄、各類統(tǒng)計報表等3、培訓：培訓計劃、員工培訓記錄、培訓考核記錄等1、管理及運作規(guī)章制度2、政府、主管部門頒發(fā)的法律法規(guī)文件3、天垣物業(yè)管理公司文件4、其他外來文件5、本管理處發(fā)出的通知、