秘書職業(yè)資格證書考試培訓(xùn)課課件

國家秘書職業(yè)資格鑒定考試考前培訓(xùn)與輔導(dǎo)測(cè)一測(cè)你的秘書能力

下面是秘書工作中的一些案例，如果你是秘書，遇到這樣的情況你會(huì)怎么做？案例1：悶悶不樂的老總

這天早晨上班，平時(shí)和藹可親的老總眉頭緊鎖，一言不發(fā)地進(jìn)了自己的辦公室，秘書跟他打招呼“早上好！”他愛理不理。作為秘書，現(xiàn)在應(yīng)該怎樣做？案例2：秘書的忠告一天，老總怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，因?yàn)橐晃唤煌嗄甑拇砩探o他寄了一幫非常無禮的來信。他自己起草了一封簡(jiǎn)短的回信，讓秘書馬上把信寄走。信的內(nèi)容是這樣的：我沒有想到會(huì)收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長(zhǎng)時(shí)間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且我要讓所有的同行知道你的行為！面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：a.“好，我馬上就辦！”說完，于雪立即回到自己的辦公室，將信寄走了。b.如果將信寄走，對(duì)公司和老總都不利。于雪想到自己是老總的助手，有責(zé)任提醒老總，為了公司的利益，得罪老總也值得，于是對(duì)老總這樣說：“老總，這封信不能發(fā)，別發(fā)算啦！”c.于雪不僅沒有退下去寄信，反而前進(jìn)一步向老總提出忠告：“老總，請(qǐng)您冷靜一點(diǎn)！給人家回一封這樣的信，后果會(huì)怎么樣呢？在這件事情上，難道我們自己就沒有值得反省的地方嗎？”d.當(dāng)天快下班的時(shí)候，于雪對(duì)已經(jīng)心平氣和的老總說：“老總，可以將信寄走了嗎？”e.默默地回自己的辦公室，當(dāng)作什么也沒聽見。對(duì)于秘書以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，并請(qǐng)說明理由。案例3：戴大墨鏡的客人這天上午秘書正在前臺(tái)值班，一個(gè)理著大光頭、戴著大墨鏡，顯得很酷的中年客人推門而入。秘書馬上站起身迎接客人：“您好！請(qǐng)問您是……”“我找你們老總！”客人說著就要里走。模塊一秘書職業(yè)認(rèn)知一、秘書的定義目前使用比較廣泛的秘書定義是勞動(dòng)和社會(huì)保障部《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》中對(duì)秘書的定義：秘書是專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。國內(nèi)著名的秘書學(xué)專家譚一平的定義：秘書是為上司提供最佳決策環(huán)境的人。二、秘書的分類

1.從服務(wù)對(duì)象分：公務(wù)秘書、私人秘書。

2.從工作性質(zhì)分：黨政秘書、企業(yè)秘書、商務(wù)秘書。

3.從業(yè)務(wù)內(nèi)容分：行政秘書、文字秘書、事務(wù)秘書、機(jī)要秘書等。

4.勞動(dòng)和社會(huì)保障部的分級(jí)：五級(jí)（初級(jí)）、四級(jí)（中級(jí)）、三級(jí)（高級(jí)）、二級(jí)（技師）。從現(xiàn)在市場(chǎng)需求來看，高級(jí)秘書的需求正旺。在秘書學(xué)界有這樣一種通俗的說法：高級(jí)秘書是動(dòng)腦子出點(diǎn)子的；中級(jí)秘書是動(dòng)手要筆桿子的；初級(jí)秘書是跑腿辦事的。

日本著名的秘書學(xué)家田中篤子的秘書分類“鉆石圖”。有人這樣理解“鉆石圖”：助理=a+b秘書=b+c文員=c+d三、秘書工作的特征1.工作的直接性和依存性2.角色的差異性（年輕化和女性化）3.服務(wù)的全面性和相對(duì)穩(wěn)定性4.才能的復(fù)合性

五、現(xiàn)代企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)

1.看起來舒心：外表+氣質(zhì)

2.用起來省心：身體素質(zhì)+專業(yè)技能

3.帶在身邊放心：專業(yè)技能+專業(yè)素質(zhì)（保守秘密）

六、秘書工作的主要內(nèi)容

1.辦會(huì)——會(huì)議組織與管理（1）承辦本單位具體會(huì)議（2）參加外單位會(huì)議3.辦事——辦公室日常事務(wù)管理（1）信息與技術(shù)工作（2）商務(wù)活動(dòng)組織與管理（3）辦公室日常事務(wù)活動(dòng)管理。

七、秘書工作的性質(zhì)

1.工作位置的政策性2.工作形式的事務(wù)性3.工作內(nèi)容的綜合性4.工作作用的輔助性5.工作職能的服務(wù)性6.工作范圍的機(jī)密性7.工作效果的潛隱性

九、秘書工作的作用

1.參謀、助手作用2.橋梁、窗口作用3.信息、督查作用

十、秘書工作的原則

基本原則：不失職，不越權(quán)。具體指的是：1.把握好秘書發(fā)揮作用的邊界，明確秘書工作的職責(zé)。2.把握好秘書發(fā)揮作用的適度點(diǎn)。3.把握好秘書的職業(yè)身份特征。項(xiàng)目二：秘書的資質(zhì)

二、秘書的工作作風(fēng)1.實(shí)事求是，謙虛謹(jǐn)慎

案例：秘書遲到事件2.勤奮刻苦，樂于奉獻(xiàn)3.講究效率，做事嚴(yán)謹(jǐn)4.清正廉潔，潔身自好

案例：秘書利用職務(wù)之便犯罪

三、秘書的職業(yè)道德1.忠于職守，愛崗敬業(yè)2.服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好助手3.兢兢業(yè)業(yè)，甘于幕后4.謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道5.遵紀(jì)守法，廉潔奉公6.恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密7.實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新8.刻苦學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)9.鉆研業(yè)務(wù)，掌握技能

四、秘書必備的品質(zhì)

1.認(rèn)真做到認(rèn)真二字對(duì)秘書來說是最起碼的要求，但是要做好認(rèn)真二字卻又是很困難的事情。

2.誠實(shí)誠實(shí)是最重要的人品，只有誠實(shí)才能贏得上司和同事們的信任。出了問題要勇于承認(rèn)。案例：電視中的打碎花瓶廣告

3.謙遜秘書如論如何都要當(dāng)自己是公司的普通員工，決不能滋生“超人”的感覺。

4.合群5.寬厚作為秘書要學(xué)會(huì)換位思考，要學(xué)會(huì)尊重對(duì)方，不能以勢(shì)壓人，不刁難對(duì)方，給對(duì)方小鞋穿。

6.自信不要將自信掛在嘴上，顯在臉上，要將自信化作工作中處理實(shí)際問題的行動(dòng)。

7.慎密8.要有上進(jìn)心9.幽默風(fēng)趣五、秘書必備的能力1.判斷能力和執(zhí)行能力2.理解能力與洞察能力3.信息收集處理與寫作能力4.交流溝通能力5.組織管理能力6.記憶力7.辦公自動(dòng)化設(shè)備使用能力六、秘書必備知識(shí)的類型七、秘書獲得知識(shí)的途徑1.不斷學(xué)習(xí)2.向老同事學(xué)習(xí)3.不斷的積累4