會議值班學(xué)習(xí)課件

任務(wù)情景

大宇公司2013年度全國銷售表彰大會召開時間是2013年12月19日和21日，共兩天，2013年12月20日上午9:00至11:00，表彰先進(jìn)個人和先進(jìn)集體，下午14:30至17:00，2014年工作部署，12月24日上午9:00至11:00，會議分組討論，下午14:30至16:00，參觀新型、新款家電產(chǎn)品的生產(chǎn)線，參會人數(shù)約250人，受表彰人員40人，會議地點在北京市海淀區(qū)頤和園路××號。會議由助理趙亮協(xié)助辦公室王浩主任籌劃，請安排會議期間相關(guān)的值班工作。第1頁/共24頁任務(wù)情景大宇公司2013年度全國銷售表彰大會召開1教學(xué)任務(wù)：編制會議值班表、各類記錄表；能處理會議期間臨時突發(fā)事件；第2頁/共24頁教學(xué)任務(wù)：編制會議值班表、各類記錄表；第2頁/共24頁2任務(wù)實施第3頁/共24頁任務(wù)實施第3頁/共24頁3知識基礎(chǔ)

會議值班，是指從與會人員報到當(dāng)日開始到代表全部離會期間，實行24小時值班，及時聯(lián)系并解決各種可能出現(xiàn)的問題。第4頁/共24頁知識基礎(chǔ)會議值班，是指從與會人員報到當(dāng)日開始到代4知識基礎(chǔ)會議值班工作的主要內(nèi)容是：（1）電話、通知和傳真的轉(zhuǎn)達(dá)；（2）來訪接待；（3）重要緊急事項的報告；（4）突發(fā)性事務(wù)的處理；（5）信息傳遞工作；（6）領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項；（7）安全工作。第5頁/共24頁知識基礎(chǔ)會議值班工作的主要內(nèi)容是：第5頁/共24頁5知識基礎(chǔ)制定值班工作制度（1）信息處理制度：保證信息傳遞快捷，重要信息要第一時間向領(lǐng)導(dǎo)匯報。（2）崗位責(zé)任制度：要求值班人員堅守崗位，做到人不離崗，崗不離人。（3）交接班制度：會議值班要堅持交接班，由前一班值班人員將所接收的信息及處理情況逐一交代給下一班值班人員，保證尚未處理完畢的事項得以延續(xù)。第6頁/共24頁知識基礎(chǔ)制定值班工作制度第6頁/共24頁6知識基礎(chǔ)會議值班人員的主要工作任務(wù)如下：（1）在會議中協(xié)助搜集有關(guān)文件和資料，傳遞各種信息。（2）要加強(qiáng)對與會議無關(guān)人員出入會場的控制。（3）要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡(luò)、請示。（4）要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。第7頁/共24頁知識基礎(chǔ)會議值班人員的主要工作任務(wù)如下：第7頁/共24頁7知識基礎(chǔ)會議值班人員的主要工作任務(wù)如下：（5）要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。（6）必要時，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)。（7）做好會議期間各項活動與矛盾的協(xié)調(diào)工作。（8）必要時，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。第8頁/共24頁知識基礎(chǔ)會議值班人員的主要工作任務(wù)如下：第8頁/共24頁8知識基礎(chǔ)具體會議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：（1）會議值班時間期限和具體值班時間；（2）會議值班人員姓名；（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號；（4）會議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名；（5）用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容；（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名第9頁/共24頁知識基礎(chǔ)具體會議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：第9頁/共24頁9知識基礎(chǔ)編制會議值班表會議值班表是根據(jù)會議工作的需要，在不同的時間里需要不同的人進(jìn)行同樣的工作，這就要編排一個班次表，標(biāo)明由誰在什么時間或日期上班或休息。第10頁/共24頁知識基礎(chǔ)編制會議值班表第10頁/共24頁10知識基礎(chǔ)第11頁/共24頁知識基礎(chǔ)第11頁/共24頁11知識基礎(chǔ)值班電話記錄。記錄來電時間、來電單位、來電人員的姓名、來電內(nèi)容、回復(fù)的方式等第12頁/共24頁知識基礎(chǔ)值班電話記錄。記錄來電時間、來電單位、來12知識基礎(chǔ)第13頁/共24頁知識基礎(chǔ)第13頁/共24頁13知識基礎(chǔ)值班接待記錄。記錄來訪人員的單位、姓名、來訪時間、來訪事由、聯(lián)絡(luò)方式等第14頁/共24頁知識基礎(chǔ)值班接待記錄。記錄來訪人員的單位、姓名、14知識基礎(chǔ)第15頁/共24頁知識基礎(chǔ)第15頁/共24頁15知識基礎(chǔ)值班日志。對來電、來訪、突發(fā)情況等進(jìn)行認(rèn)真登記，詳細(xì)記錄處理情況，以保證交接班時值班工作保持連續(xù)性。第16頁/共24頁知識基礎(chǔ)值班日志。對來電、來訪、突發(fā)情況等進(jìn)行認(rèn)16知識基礎(chǔ)第17頁/共24頁知識基礎(chǔ)第17頁/共24頁17知識基礎(chǔ)秘書值班工作的要求（1）要堅守崗位，熟練掌握各項業(yè)務(wù)。（2）要認(rèn)真處理好值班時的各項事務(wù)。（3）要認(rèn)真做好電話記錄、接待記錄、值班日記、大事記。（4）要請示匯報，不可越俎代庖。（5）要規(guī)范高效，不得推托扯皮。第18頁/共24頁知識基礎(chǔ)秘書值班工作的要求第18頁/共24頁18深化訓(xùn)練

浙江省××市職成教中心學(xué)校于2014年9月6—7日邀請了華師大徐國慶教授帶領(lǐng)的專家團(tuán)隊校做各專業(yè)工作任務(wù)與職業(yè)能力分析，為了保證工作不出差錯，每天需要二位教師從早上8:00到下午5:30在接待現(xiàn)場。請你制定一份會議接待人員值班表。第19頁/共24頁深化訓(xùn)練浙江省××市職成教中心學(xué)校于2014年19課堂小結(jié)1．制定值班工作制度2．編制會議值班表3．會議期間值班記錄的編寫第20頁/共24頁課堂小結(jié)1．制定值班工作制度第20頁/共24頁20鞏固拓展1．假設(shè)你是神州公司的值班秘書，你在值班時，一個電話打入，一名訪客到來，三封信件送到。請你設(shè)計并模擬練習(xí)填寫值班工作日志。第21頁/共24頁鞏固拓展1．假設(shè)你是神州公司的值班秘書，你在值班21鞏固拓展2．某制衣有限公司值班室接到公司電話，倉庫保管員報告成品庫起火，火勢較大，難以控制。假設(shè)你是值班秘書，你該怎樣處理？第22頁/共24頁鞏固拓展2．某制衣有限公司值班室接到公司電話，22謝謝第23頁/共24頁謝謝第23頁/共24頁23感謝您的觀賞！第24頁/共24頁感謝您的觀賞！第24頁/共24頁24任務(wù)情景

大宇公司2013年度全國銷售表彰大會召開時間是2013年12月19日和21日，共兩天，2013年12月20日上午9:00至11:00，表彰先進(jìn)個人和先進(jìn)集體，下午14:30至17:00，2014年工作部署，12月24日上午9:00至11:00，會議分組討論，下午14:30至16:00，參觀新型、新款家電產(chǎn)品的生產(chǎn)線，參會人數(shù)約250人，受表彰人員40人，會議地點在北京市海淀區(qū)頤和園路××號。會議由助理趙亮協(xié)助辦公室王浩主任籌劃，請安排會議期間相關(guān)的值班工作。第1頁/共24頁任務(wù)情景大宇公司2013年度全國銷售表彰大會召開25教學(xué)任務(wù)：編制會議值班表、各類記錄表；能處理會議期間臨時突發(fā)事件；第2頁/共24頁教學(xué)任務(wù)：編制會議值班表、各類記錄表；第2頁/共24頁26任務(wù)實施第3頁/共24頁任務(wù)實施第3頁/共24頁27知識基礎(chǔ)

會議值班，是指從與會人員報到當(dāng)日開始到代表全部離會期間，實行24小時值班，及時聯(lián)系并解決各種可能出現(xiàn)的問題。第4頁/共24頁知識基礎(chǔ)會議值班，是指從與會人員報到當(dāng)日開始到代28知識基礎(chǔ)會議值班工作的主要內(nèi)容是：（1）電話、通知和傳真的轉(zhuǎn)達(dá)；（2）來訪接待；（3）重要緊急事項的報告；（4）突發(fā)性事務(wù)的處理；（5）信息傳遞工作；（6）領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項；（7）安全工作。第5頁/共24頁知識基礎(chǔ)會議值班工作的主要內(nèi)容是：第5頁/共24頁29知識基礎(chǔ)制定值班工作制度（1）信息處理制度：保證信息傳遞快捷，重要信息要第一時間向領(lǐng)導(dǎo)匯報。（2）崗位責(zé)任制度：要求值班人員堅守崗位，做到人不離崗，崗不離人。（3）交接班制度：會議值班要堅持交接班，由前一班值班人員將所接收的信息及處理情況逐一交代給下一班值班人員，保證尚未處理完畢的事項得以延續(xù)。第6頁/共24頁知識基礎(chǔ)制定值班工作制度第6頁/共24頁30知識基礎(chǔ)會議值班人員的主要工作任務(wù)如下：（1）在會議中協(xié)助搜集有關(guān)文件和資料，傳遞各種信息。（2）要加強(qiáng)對與會議無關(guān)人員出入會場的控制。（3）要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡(luò)、請示。（4）要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。第7頁/共24頁知識基礎(chǔ)會議值班人員的主要工作任務(wù)如下：第7頁/共24頁31知識基礎(chǔ)會議值班人員的主要工作任務(wù)如下：（5）要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。（6）必要時，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)。（7）做好會議期間各項活動與矛盾的協(xié)調(diào)工作。（8）必要時，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。第8頁/共24頁知識基礎(chǔ)會議值班人員的主要工作任務(wù)如下：第8頁/共24頁32知識基礎(chǔ)具體會議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：（1）會議值班時間期限和具體值班時間；（2）會議值班人員姓名；（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號；（4）會議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名；（5）用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容；（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名第9頁/共24頁知識基礎(chǔ)具體會議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：第9頁/共24頁33知識基礎(chǔ)編制會議值班表會議值班表是根據(jù)會議工作的需要，在不同的時間里需要不同的人進(jìn)行同樣的工作，這就要編排一個班次表，標(biāo)明由誰在什么時間或日期上班或休息。第10頁/共24頁知識基礎(chǔ)編制會議值班表第10頁/共24頁34知識基礎(chǔ)第11頁/共24頁知識基礎(chǔ)第11頁/共24頁35知識基礎(chǔ)值班電話記錄。記錄來電時間、來電單位、來電人員的姓名、來電內(nèi)容、回復(fù)的方式等第12頁/共24頁知識基礎(chǔ)值班電話記錄。記錄來電時間、來電單位、來36知識基礎(chǔ)第13頁/共24頁知識基礎(chǔ)第13頁/共24頁37知識基礎(chǔ)值班接待記錄。記錄來訪人員的單位、姓名、來訪時間、來訪事由、聯(lián)絡(luò)方式等第14頁/共24頁知識基礎(chǔ)值班接待記錄。記錄來訪人員的單位、姓名、38知識基礎(chǔ)第15頁/共24頁知識基礎(chǔ)第15頁/共24頁39知識基礎(chǔ)值班日志。對來電、來訪、突發(fā)情況等進(jìn)行認(rèn)真登記，詳細(xì)記錄處理情況，以保證交接班時值班工作保持連續(xù)性。第16頁/共24頁知識基礎(chǔ)值班日志。對來電、來訪、突發(fā)情況等進(jìn)行認(rèn)40知識基礎(chǔ)第17頁/共24頁知識基礎(chǔ)第17頁/共24頁41知識基礎(chǔ)秘書值班工作的要求（1）要堅守崗位，熟練掌握各項業(yè)務(wù)。（2）要認(rèn)真處理好值班時的各項事務(wù)。（3）要認(rèn)真做好電話記錄、接待記錄、值班日記、大事記。（4）要請示匯報，不可越俎代庖。（5）要規(guī)范高效，不得推托扯皮。第18頁/共24頁知識基礎(chǔ)秘書值班工作的要求第18頁/共24頁42深化訓(xùn)練

浙江省××市職成教中心學(xué)校于2014年9月6—7日邀請了華師大徐國慶教授帶領(lǐng)的專家團(tuán)隊校做各專業(yè)工作任務(wù)與職業(yè)能力分析，為了保證工作不出差錯，每天需要二位教師從早上8:00到下午5:30在接待現(xiàn)場。請你制定一份會議接待人員值班表。第19頁/共24頁深化訓(xùn)練浙江省××市職成教中心學(xué)校于2014年43課堂小結(jié)1．制定值班工作制度2．編制會議值班表3．會議期間值班記錄的編寫第20頁/共24頁課堂小結(jié)1．制定值班工作制度第20頁/共24頁44鞏固拓展1．假設(shè)你是神州公司的