工程EPC總承包項目部設計文件和資料的管理方案

工程EPC總承包項目部設計文件和資料的管理方案設計文件和資料系指工程項目設計過程中涉及的有關內部、外部的文件和資料，其中包括各設計階段形成的技術文件和圖紙、設計任務書、委托書、合同及其附件、選廠報告、項目基礎資料、項目設計數(shù)據(jù)、設備/材料請購文件，以及設計采用的標準、規(guī)范、規(guī)定和手冊等。這些文件和資料是設計工作以及采購、施工和開車等階段的依據(jù)，對于確保工程設計和建設質量以及控制項目費用均有直接的作用。因此，必須對設計文件和資料進行嚴格的管理和有效的控制。1.1設計文件和資料的管理職責按照公司設計院已通過GB/T19001-ISO9001標準的要求對設計文件進行有效的控制。對各類文件的管理與控制職責規(guī)定如下：項目文件的編制、評審、傳遞、變更和發(fā)送由項目部歸口管理，并由項目經(jīng)理或項目設計經(jīng)理具體負責在項目建設過程中實施。標準、規(guī)范及公司設計院的內部通用性技術文件編制、批準和實施由公司設計院有關部門負責歸口管理。公司設計院所屬的檔案資料室負責項目設計文件的編目、標識、入庫、歸擋以及發(fā)送、借閱和保管。通常情況下大中型項目的總承包項目部應下設文件收發(fā)及中間保管的專責/兼責的機構，負責接受設計院檔案資料室發(fā)送的設計成品文件，并按項目部要求轉發(fā)有關單位、部門，并負責項目實施過程中在現(xiàn)場發(fā)生的所有設計文件和資料的編目、標識、借閱和保管。1.2設計文件和資料的管理程序1.2.1文件輸入由用戶(業(yè)主)、上級部門、分包方(包括制造廠商)提供的與項目有關的文件，應分別按項目的設計、采購、施工、開車等階段進行分類，經(jīng)項目部內有關經(jīng)理組織評審、編號、標識和登記。由行政系統(tǒng)轉來的與項目有關的輸入文件，原件存原收文部門，項目部留復印件一份，并按以上程序存檔。1.2.2文件傳送設計輸入及設計接口文件(如各專業(yè)設計條件)的內部分發(fā)應經(jīng)項目設計經(jīng)理批準，填寫“項目文件內部傳送單?！痹O計、采購、施工、開車等部門相互之間傳送的文件需經(jīng)項目經(jīng)理批準。1.2.3文件輸出項目的文件輸出，應按公司設計院技術檔案的有關規(guī)定編號后入庫歸檔，并填寫“項目文件發(fā)送通知單”，經(jīng)項目設計經(jīng)理批準后加以標識發(fā)送。文件發(fā)送時還應填寫“項目文件及設計成品發(fā)送單(回執(zhí))”與文件一同對口發(fā)送給收件單位，并要求收件單位限期內簽署確認后返回給項目部/項目設計經(jīng)理。1.2.4文件修改和回收項目文件的修改(不包括現(xiàn)場修改)均以更版文件發(fā)表時，同時對舊版文件進行標識、回收或處理。1.2.5文件標識所有內部發(fā)放的項目文件在發(fā)放時加蓋“有效工作版”印章，并對相應舊版文件加蓋“作廢”印章。對輸出的咨詢類成品文件應視其性質加蓋“供審批”或“供用戶審查”印章，基礎工程設計成品加蓋“初步的”印章，詳細工程設計成品文件加蓋“供施工用”印章。應業(yè)主(用戶)要求需要在入庫前提供的設計文件，經(jīng)項目部審查后加蓋“供參考”印章。采購(包括提供業(yè)主用作采購)過程中的輸出、輸入文件，根據(jù)工作進展階段以及文件性質，分別標識“詢價版”、“訂貨版”、或“制造版”印章。施工文件標識“供施工用”印章，竣工圖加蓋“竣工圖”印章。標識位置：按公司設計院的有關規(guī)定執(zhí)行。1.2.6設計更改通知單的管理在工程建設期間，“更改通知單”由現(xiàn)場指定的專業(yè)人員負責保管。工程結束后由現(xiàn)場專業(yè)人員填寫入庫申請書，并將按規(guī)定編號的通知單送交設計院檔案室，由檔案室按裝置(工區(qū))、專業(yè)分別裝入該項原圖的檔案袋內。1.2.7設計文件的編碼為提高技術文件的管理水平，便于實現(xiàn)計算機統(tǒng)一管理，設計文件的編碼結構應符合WBS編碼系統(tǒng)的要求，以便按規(guī)定的編碼準確識別特定的設計文件。項目部可根據(jù)項目的大小和復雜程度，資源集合的需要和可能以及按用戶的要求確定。但應與項目的WBS向一致。項