優(yōu)秀文秘具備的職業(yè)素養(yǎng)

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一、具備四種素質(zhì)，夯實(shí)工作基礎(chǔ)

首先，要有良好的身體素質(zhì)。為什么這么說呢，因?yàn)槊貢藛T從事的是一個(gè)特殊崗位的工作，沒有節(jié)假日，沒有雙休日，加班加點(diǎn)是常事。工作起來超強(qiáng)度，超負(fù)荷，隨時(shí)保持待命狀態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)要求隨叫隨到，既要費(fèi)腦筋，又要出力出汗。沒有良好的身體素質(zhì)，繁重的工作、緊張的狀態(tài)、超負(fù)荷的壓力會讓人吃不消的。因此，不管一個(gè)人思想多先進(jìn)，品德多高尚，知識多淵博，但如果體質(zhì)欠佳甚至體弱多病，那就力不從心，只能空懷壯志而已。因此，對于秘書而言，良好的身體是必須具備的根本素質(zhì)。

其次，要有扎實(shí)的文學(xué)素質(zhì)。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫;二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等;抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)攥寫稿件使之能騰出時(shí)間去做其它工作，這是秘書應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和秘書合作進(jìn)行的。有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)親自動手，秘書幫助譽(yù)寫。以及做一些收集、補(bǔ)充和核實(shí);有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理;有時(shí)則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個(gè)要點(diǎn)，或者同秘書一起在討論中形成一個(gè)要點(diǎn)，然后由秘書據(jù)此去收集材料、推敲觀點(diǎn)，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由秘書單獨(dú)負(fù)責(zé)。特別需要指出的是，在起草文稿的時(shí)候，秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時(shí)候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時(shí)直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實(shí)、全面、生動地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。

三是要有無私的德行素質(zhì)。一個(gè)合格的秘書，一不為名，二不為利，任勞任怨，甘當(dāng)無名英雄：經(jīng)常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費(fèi);經(jīng)常組織會議，但自己從不上主席臺;經(jīng)常熬夜，但白天還得正常工作;節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息，等等。這一切，還往往得不到家人的支持，別人的理解和社會的公認(rèn)。凡此種種，都說明一點(diǎn)，只有“才”沒有“德”的人，是不可能勝任秘書工作的;沒有一個(gè)全心全意為人服務(wù)的心，是當(dāng)不了一個(gè)秘書的。

四是要有能夠提供參謀的素質(zhì)。辦公室是一級領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀部，辦公室的同志都是“參謀長”。既然是“參謀長”，就不能混同于一般的“小兵”，不能只是坐等“聽喝”，奉命辦事，背動工作，而應(yīng)圍繞“中心”工作，貼近領(lǐng)導(dǎo)思路，積極做好決策眼務(wù)。當(dāng)好參謀應(yīng)做到四個(gè)方面：一要貼近領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)“同頻共振”。想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮，力爭謀在關(guān)鍵處，謀在點(diǎn)子上;二要超前運(yùn)作，不做事后“小諸葛”。在決策前要提前介入，先行調(diào)研，結(jié)合實(shí)際，提出一些建議和意見，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考;決策中，要注意了解社會動向，及時(shí)反饋信息，確保決策客觀可行;三要敢于進(jìn)言，善于出謀劃策。作為“參謀”就要敢為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，拾遺補(bǔ)缺，既能發(fā)現(xiàn)問題，又善于提出解決問題的辦法和建議。當(dāng)然進(jìn)言時(shí)，要注意方法，不可把自已觀點(diǎn)強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo)，做到“獻(xiàn)計(jì)不決策”;四要出于公心，不向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)饞言?！皡⒅\人員”只有出于公心，參謀的東西才有價(jià)值。辦公室人員切忌出于私心進(jìn)饞言，這樣不僅會導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)決策出現(xiàn)偏差，而且會影響干群團(tuán)結(jié)，影響領(lǐng)導(dǎo)形象。

二、樹立八種意識，提高業(yè)務(wù)能力

一是服務(wù)意識。為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為群眾搞好服務(wù)是辦公室重要工作職責(zé)。服務(wù)工作搞得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、基層滿意、群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標(biāo)準(zhǔn)。一要做好決策服務(wù)。在領(lǐng)導(dǎo)決策前和決策中，辦公室要在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，及時(shí)提出具有價(jià)值的信息、意見和建議，凡事想在前、做在前、服務(wù)在前，真正成為領(lǐng)導(dǎo)稱心的參謀助手。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)還應(yīng)注重把好辦文、辦會關(guān)，努力精簡文件，壓縮會議，減少領(lǐng)導(dǎo)一般性應(yīng)酬活動，為領(lǐng)導(dǎo)擠出更多的時(shí)間深入基層，調(diào)查研究;二要做好協(xié)調(diào)服務(wù)。對內(nèi)要強(qiáng)調(diào)團(tuán)結(jié)協(xié)作、步調(diào)一致，對外要理順和處理好各種工作關(guān)系，既堅(jiān)持原則，又注意工作的靈活性，確保政令暢通;三要做好日常眼務(wù)。接聽電話、辦文辦會、編發(fā)信息等，這些工作看起來是小事，但事事件件都與黨和政府工作緊密相連，耽誤了就是大事。因此，不論是政務(wù)工作、事務(wù)工作，還是后勤保障，哪一個(gè)環(huán)節(jié)都不能疏忽大意，不能出現(xiàn)差錯(cuò)。辦公室日常服務(wù)既要雷厲風(fēng)行、積極主動，又要一絲不茍、縝密處理，要做到忙而不亂、有條不紊，確保機(jī)關(guān)日常秩序和工作的順利進(jìn)行。

二是大局意識。辦公室能夠起到承上啟下的作用，具有自上而下的傳遞機(jī)制。單位領(lǐng)導(dǎo)特別是“一把手”處于整個(gè)指令傳遞系統(tǒng)的頂端，他制定的決策或發(fā)出的指令一般具有政治性、全局性和戰(zhàn)略性，在各項(xiàng)工作中至關(guān)重要。因此，作為秘書，對自己所處的指令系統(tǒng)都應(yīng)該有一個(gè)清醒的認(rèn)識，對哪些工作是“一把手”重視和要求的、哪些工作是分管領(lǐng)導(dǎo)命令和要求的，哪些工作是自己組織和開展的，都要加以區(qū)分對待。在工作中，辦公室秘書經(jīng)常會同時(shí)碰到好幾項(xiàng)工作，特別是經(jīng)常面對突發(fā)性、臨時(shí)性而又帶有政治性的工作，一不冷靜就會忙得手忙腳亂，如同熱鍋上的螞蟻。為了避免自己陷入被動，這就要求秘書在工作中強(qiáng)化“大局意識”，善于分析和抓住主要矛盾、矛盾的主要方面，做好工作的排序，調(diào)配和統(tǒng)籌好精力、時(shí)間、財(cái)力等資源，對突發(fā)性、臨時(shí)性的工作保持積極態(tài)度，想方設(shè)法去完成的同時(shí)把其他工作做好。

三是形象意識。一級政府、一個(gè)部門面向社會、面向群眾的窗口。辦公室人員的一言一行、一舉一動，都會直接影響到部門形象和領(lǐng)導(dǎo)聲譽(yù)。因此，辦公室人員要從一點(diǎn)一滴的細(xì)微小事做起，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，注重道德修養(yǎng)，提高內(nèi)在素質(zhì)，培養(yǎng)良好作風(fēng)。要樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，對前來辦文辦事、聯(lián)系工作的人員和來訪群眾，要熱情接待，不可盛氣凌人，消除“門難進(jìn)、臉難看、話難說、事難辦”的現(xiàn)象，要從“熱心辦、馬上辦、認(rèn)真辦、辦得好”上下功夫，樹立“熱情、文明、勤政、高效”的良好形象。

四是信息意識。當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代，增強(qiáng)信息意識是秘書人員提高工作效率的重要保證。秘書人員每天接觸的各種公文、請示、報(bào)告等材料中含有大量信息，秘書人員應(yīng)在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍，把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。

五是信超前意識。超前意識是秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)決策之前的思維活動和心理感受，它受秘書人員自身素質(zhì)、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。秘書人員科學(xué)、準(zhǔn)確的超前意識，可以對領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮積極的推動作用;反之，則有可能影響領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性。

六是學(xué)習(xí)意識。社會在發(fā)展，時(shí)代在更新，辦公室人員的知識也必須隨之而更新。加之入世之后，經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和社會生活都面臨著一些新情況、新問題。辦公室要“研究新情況，解決新問題，形成新認(rèn)識，開辟新境界”，適應(yīng)新形勢，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)。一要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，提高政治覺悟和政策水平;二要加強(qiáng)科技知識學(xué)習(xí)，提高超前思維和參謀能力;三要加強(qiáng)法制常識學(xué)習(xí)，提高依法行政和管理水平;四要加強(qiáng)本職業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力和寫作水平。

七是保密意識。無論在機(jī)關(guān)，還是在企業(yè)，秘書是離領(lǐng)導(dǎo)身邊最近的人?？梢哉f，秘書不僅充分熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作作風(fēng)，還在一定程度上懂得領(lǐng)導(dǎo)許多私事。這就要求秘書要有保密意識，懂得什么事情該說，什么話該說，什么事情和什么話不該說。一般情況下，對那些領(lǐng)導(dǎo)在醞釀，尚未作出最終決策或決定的事情，秘書一定要謹(jǐn)慎再謹(jǐn)慎，不能隨意下結(jié)論，逢人就說，到處宣揚(yáng)。同樣，對領(lǐng)導(dǎo)的一些私事和外出行徑，除領(lǐng)導(dǎo)交代可以告訴其他人外，秘書也不能隨便告訴別人，要注意保密。對于領(lǐng)導(dǎo)的工資和待遇，秘書更加不能把它透露給別人。

八是律己意識。辦公室人員事事、時(shí)時(shí)、處處都要以身作則、率先垂范。在政治上，要有堅(jiān)定的信念，始終與黨中央保持高度一致，