DB54-T 0225-2020兒童福利機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范

ICS03.080.99A16

DB54西 藏 自 治 區(qū) 地 方 標(biāo) 準(zhǔn)DB54/T0225—2020兒童福利機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范2020-07-21發(fā)布 2020-08-19實(shí)施西藏自治區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局 發(fā)布DB54/T0225DB54/T0225—2020PAGE\*ROMANPAGE\*ROMANII目 次前言 II范圍 1規(guī)范性引用文件 1術(shù)語(yǔ)和定義 1基本要求 1檔案分類 2檔案管理 2附錄A（資料性附錄）檔案歸檔登記記錄 7附錄B（資料性附錄）檔案借閱登記記錄 8參考文獻(xiàn) 9前 言本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)由西藏自治區(qū)民政廳提出并歸口。DB54/T0225DB54/T0225—2020PAGEPAGE9兒童福利機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于兒童福利機(jī)構(gòu)的檔案管理。2.1檔案archives國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。[DA/T1-2000，定義2.1]2.2檔案管理archivesmanagement檔案的收集、整理、保管、借閱和提供利用等活動(dòng)?；疽髢和＠麢C(jī)構(gòu)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)政策要求建立檔案的管理制度、審批授權(quán)制度、監(jiān)督檢查制度、人員管理培訓(xùn)制度等，具體要求如下：明確工作流程，編制技術(shù)操作手冊(cè)和管理要求等；明確審批授權(quán)的范圍、權(quán)限內(nèi)容、方式和程序等；明確監(jiān)督檢查的內(nèi)容、方式、頻率和責(zé)任人等；明確人員崗位職責(zé)和要求，以及人員培訓(xùn)的內(nèi)容、方式、對(duì)象和頻率等。兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)本機(jī)構(gòu)形成的業(yè)務(wù)材料做好收集、整理、立卷、歸檔、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、利用和移交等工作，檔案應(yīng)真實(shí)、完整、安全和有效。檔案應(yīng)由機(jī)構(gòu)集中保存。兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案中記載的信息負(fù)有保密責(zé)任。檔案同時(shí)存在紙質(zhì)和電子兩種載體形式的，在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上應(yīng)保持一致。不一致時(shí)應(yīng)以紙質(zhì)檔案記載信息為準(zhǔn)。兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置檔案室和配備檔案管理人員。兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)所有檔案進(jìn)行分類管理，且每份檔案應(yīng)有唯一的檔案號(hào)，即唯一的編碼。檔案管理人員應(yīng)遵守保密守則和保密紀(jì)律，無(wú)關(guān)人員不應(yīng)隨意瀏覽檔案柜或翻閱檔案資料，不應(yīng)檔案應(yīng)進(jìn)行定期或不定期檢查，注意查看永久保存的檔案，發(fā)現(xiàn)破損、字跡模糊應(yīng)及時(shí)加以修補(bǔ)和復(fù)制。檔案記錄應(yīng)滿足如下要求：記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要、實(shí)用，醫(yī)用、安全等專用術(shù)語(yǔ)應(yīng)準(zhǔn)確。眉欄、頁(yè)碼填寫完整，記錄者簽全名。宜使用鋼筆、簽字筆，顏色為藍(lán)黑色或黑色。檔案分類檔案按類別分為：兒童檔案：入院檔案、健康檔案、成長(zhǎng)檔案、離院檔案；文書檔案：行政管理檔案、服務(wù)檔案、黨務(wù)檔案；科技檔案：工程建設(shè)檔案、設(shè)施設(shè)備檔案；人事檔案：入職檔案、培訓(xùn)檔案、職位檔案、薪酬考核檔案、其他檔案。聲像實(shí)物檔案：指照片、磁性載體、電子文件、電子郵件及實(shí)物等。檔案按材質(zhì)分為紙制檔案和電子檔案。檔案保管期限按時(shí)間分為永久、長(zhǎng)期、中期和短期，具體保管時(shí)限如下：——永久保管；——長(zhǎng)期保管：30——中期保管：10——短期保管：5年。檔案管理收集范圍檔案材料收集范圍見表1。表1檔案材料收集范圍序號(hào)檔案分類收集范圍保管期限歸檔時(shí)間——公安部門出具的撿拾證明、棄嬰（兒）證明；——接收棄嬰入院登記表（3歲以下按腳印、3歲按以上手印等入院檔案存檔）入院照片；第二年1兒童檔案——基本情況登記表（包括家屬信息）；永久第一季——身份證和戶口本復(fù)印件，兒童親屬身份證和戶口本復(fù)印件。度完成健康檔案——入院時(shí)體格檢查記錄（含救治記錄），入院后的觀察記錄；（（包括每年常規(guī)體檢含手術(shù)內(nèi)容智力測(cè)試等）；——每年的體檢報(bào)告、預(yù)防接種記錄（原件或復(fù)印件）；——康復(fù)和治療記錄、指導(dǎo)方案、評(píng)估報(bào)告等。成長(zhǎng)檔案入學(xué)通知書、畢業(yè)證、每學(xué)期成績(jī)單和在校期間各種獲獎(jiǎng)證明；——特長(zhǎng)和就業(yè)等培訓(xùn)記錄；——兒童在院期間形成的具有一定保存價(jià)值的其他各種材料。離院檔案——離院申請(qǐng)書；——成年孤兒參加工作安置通知單；——家屬認(rèn)領(lǐng)證明和親子鑒定證明（認(rèn)領(lǐng)孤兒）等。2文書檔案行政管理檔案外來(lái)文件、內(nèi)部文件、法律法規(guī)、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、資質(zhì)、合同協(xié)議、質(zhì)量管理體系文件、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)文件等。中期第二年第一季度完成服務(wù)檔案為兒童提供服務(wù)或相關(guān)支撐保障過(guò)程中所形成的材料，例如清潔衛(wèi)生服務(wù)記錄、膳食服務(wù)記錄、能源統(tǒng)計(jì)記錄和消防巡視演練記錄等。短期黨務(wù)檔案黨務(wù)工作中形成的文件材料。中期3科技檔案工程建設(shè)檔案長(zhǎng)期驗(yàn)收完成后即時(shí)登記歸檔設(shè)施設(shè)備檔案材料，運(yùn)行、維修記錄、設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。4人事檔案入職檔案動(dòng)合同、勞務(wù)合同、保密協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等實(shí)習(xí)協(xié)議等。永久三個(gè)月內(nèi)培訓(xùn)檔案入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)總結(jié)或結(jié)業(yè)證、培訓(xùn)登記表、培訓(xùn)申請(qǐng)表。職位檔案職務(wù)任命書、職務(wù)變動(dòng)申請(qǐng)表、職位職務(wù)變更記錄表。薪酬考核檔案試用期考核、年度考核、調(diào)薪申請(qǐng)。其他檔案?jìng)€(gè)人黨團(tuán)相關(guān)資料、各類獎(jiǎng)勵(lì)和處罰記錄，離職申請(qǐng)、離職交接表、離職證明存根、補(bǔ)償金協(xié)議等。5會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿備份數(shù)據(jù)及單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的其他資料。長(zhǎng)期度完成6聲像實(shí)物檔案處以上領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)工作等重大活動(dòng)、本院重大會(huì)議活動(dòng)所拍攝的照片、錄像，還有獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、證書等材料。長(zhǎng)期度完成要求各部門應(yīng)定期收集應(yīng)歸檔的材料，按照檔案分類結(jié)合辦結(jié)時(shí)間進(jìn)行歸集。收集材料時(shí)應(yīng)按照“業(yè)務(wù)用表在前、審核憑證在后，重要憑證在前、次要憑證在后”的原則順序排列。業(yè)務(wù)審核憑證排列順序應(yīng)與業(yè)務(wù)報(bào)表名冊(cè)中人員順序保持一致。材料的字跡、印章和日期應(yīng)完整、清晰、準(zhǔn)確。各部門檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集的材料進(jìn)行檢驗(yàn)，經(jīng)檢驗(yàn)合格后與經(jīng)辦人員辦理交接手續(xù)，做到賬物相符。整理各部門檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類對(duì)收集的材料進(jìn)行整理。歸檔材料所使用的載體應(yīng)符合檔案保管及保護(hù)的要求。A4材料應(yīng)剔除影響檔案保管保護(hù)的附著物。立卷組卷經(jīng)收集整理的材料應(yīng)及時(shí)組卷，視情況可按月、季或年度組卷，不應(yīng)跨年組卷。材料以辦結(jié)日期確定形成時(shí)間。案卷內(nèi)材料應(yīng)按照案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、材料、卷內(nèi)備考表的順序依次排列。編號(hào)檔案的案卷檔號(hào)包括：年度、保管期限代碼、檔案類別、案卷類別、案卷號(hào)。檔號(hào)編制要求為：——年度：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；——保管期限：以中文表示；——檔案類別：以中文表示；——案卷號(hào)：在分類的最低一級(jí)案卷類別內(nèi)從“0001”開始依次標(biāo)注；——件號(hào)：在案卷內(nèi)從“001”開始依次標(biāo)注。案卷內(nèi)以“件”為單位組卷的，應(yīng)在卷內(nèi)文件目錄中標(biāo)注材料的頁(yè)數(shù)。編目卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目應(yīng)包括：件號(hào)、單位名稱（姓名）、文件題名、材料形成年月、頁(yè)號(hào)（頁(yè)數(shù)）。卷內(nèi)備考表項(xiàng)目應(yīng)包括：本卷情況說(shuō)明（卷內(nèi)材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況的說(shuō)明，由檔案管理人員注明發(fā)生或發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)間、人員）、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期。案卷目錄項(xiàng)目應(yīng)包括：全宗名稱、年度、保管期限、檔案類別、案卷題名、案卷號(hào)、材料件數(shù)、材料頁(yè)數(shù)、存放位置、備注。裝訂材料裝訂時(shí)應(yīng)使用對(duì)紙張無(wú)害的裝訂工具及耗材。具有電子文件形式的紙質(zhì)材料可不裝訂，采取封裝方式保管。歸檔1實(shí)物檔案應(yīng)原件歸檔。檔案歸檔時(shí)，檔案管理員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢驗(yàn)，根據(jù)檔案目錄，查收檔案，合格后與各部門辦理歸檔交接手續(xù)，做到賬物相符。交接時(shí)，雙方應(yīng)在檔案交接清單上（一式兩份）1檔案管理員按類將擬歸檔的檔案存放于檔案室中，填寫《檔案歸檔登記記錄》（A）保管要求檔案實(shí)體應(yīng)避免受到人為因素和自然因素的損害，在保管和利用過(guò)程中應(yīng)始終有序。檔案室宜檔案按照保管期限（1）、檔案類別和年度劃分區(qū)域，入庫(kù)檔案應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則定位。有條件的兒童福利機(jī)構(gòu)宜采用檔案室安全保護(hù)智能化綜合管理、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)提高庫(kù)房管理水平。檔案室管理15檔案室應(yīng)指定專（兼）職的檔案管理人員管理，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不應(yīng)進(jìn)入。進(jìn)入時(shí)，應(yīng)由專職檔案管理人員陪同并登記進(jìn)入人員、進(jìn)入事由和進(jìn)出時(shí)間。檔案室應(yīng)配備必要的防火、防盜、防水、防潮、防光、防紫外線、防塵、防高溫、防有害生物以及照明等設(shè)備。檔案室內(nèi)溫、濕度應(yīng)符合相關(guān)要求，設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。應(yīng)急預(yù)案檔案管理部門應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害制定應(yīng)急預(yù)案，提高對(duì)各種險(xiǎn)情的應(yīng)急搶險(xiǎn)能力，最大限度地防止災(zāi)害對(duì)檔案可能造成的損害。鑒定、銷毀兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和經(jīng)辦人員組成檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)鑒定材料的歸檔范圍和保管期限，并對(duì)到期檔案進(jìn)行銷毀鑒定。11對(duì)達(dá)到或超過(guò)保管期限的檔案應(yīng)定期組織鑒定。鑒定時(shí)，應(yīng)對(duì)照材料歸檔范圍和保管期限的條對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定可以銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)銷毀檔案時(shí)，應(yīng)由兩人或兩人以上監(jiān)銷，在檔案行政管理部門指定地點(diǎn)實(shí)施銷毀。銷毀人員和監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。利用檔案利用包括閱覽、復(fù)制、摘錄、外借、編研等方式。兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)按相關(guān)規(guī)定提供檢索和查詢服務(wù)。查閱、借閱檔案應(yīng)《檔案借閱登記記錄》（B），履行審批手續(xù)，采取保護(hù)措施，避免造成檔案損害和遺失。查閱人員對(duì)借用的檔案應(yīng)妥善保管和愛護(hù)，不得涂改、轉(zhuǎn)借、拆散、毀損、復(fù)印。3凡使用、借閱檔案時(shí)，應(yīng)注意檔案安全、保密，不得自行轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、抽取，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得復(fù)印。檔案室管理人員對(duì)借閱、外帶歸還的檔案應(yīng)檢查、確認(rèn)檔案無(wú)差錯(cuò)、無(wú)短缺、無(wú)破損后辦