如何做好會(huì)議記錄

如何做好會(huì)議備忘231會(huì)議備忘的作用和特點(diǎn)會(huì)議備忘中常見的問題會(huì)議備忘的寫法和要求主要內(nèi)容1.什么是會(huì)議備忘會(huì)議備忘是由會(huì)議組織者指定專人，如實(shí)、準(zhǔn)確記錄會(huì)議的組織情況和會(huì)議內(nèi)容的一種機(jī)關(guān)應(yīng)用文書。會(huì)議備忘一般用于比較重要的會(huì)議或正式的會(huì)議，它要求真實(shí)、全面的反應(yīng)會(huì)議的本來面貌2.會(huì)議備忘的作用

依據(jù)作用

會(huì)議備忘忠實(shí)地記錄了會(huì)議的全貌。會(huì)議精神、會(huì)議形成的決定和決議、會(huì)議對(duì)重大問題作出的安排，如果在會(huì)議后期需要形成文件，要以會(huì)議備忘為依據(jù)；如果不形成文件，與會(huì)者在會(huì)后傳達(dá)貫徹會(huì)議精神和決定是否準(zhǔn)確，也要以會(huì)議備忘為依據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)；

素材作用

會(huì)議進(jìn)行過程中連續(xù)編發(fā)的會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，以及會(huì)議后期制作的會(huì)議紀(jì)要，都要以會(huì)議備忘為重要素材。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要可以對(duì)會(huì)議備忘進(jìn)行一定的綜合、提要，但不得對(duì)會(huì)議備忘所確認(rèn)的內(nèi)容進(jìn)行歪曲和篡改?？梢哉f，會(huì)議備忘是形成會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)；

備忘作用

會(huì)議備忘可以用作會(huì)議情況和會(huì)議內(nèi)容的原始憑證。時(shí)過境遷，有關(guān)會(huì)議的內(nèi)同和情況可能無法在記憶中復(fù)現(xiàn)了，甚至當(dāng)時(shí)做出的重要決定可能也記不清了，這時(shí)就不妨查查會(huì)議備忘。會(huì)議備忘還可以成為一個(gè)部門和單位的歷史資料，若干年后，通過大量會(huì)議備忘可以了解這個(gè)單位的歷史進(jìn)程和發(fā)展?fàn)顩r。

真實(shí)性

會(huì)議備忘的執(zhí)筆者與其他文章的寫作者有一個(gè)重要的區(qū)別，就是記錄者只有記錄權(quán)而沒有改造權(quán)

會(huì)議是什么樣就記成什么樣，與會(huì)者發(fā)言時(shí)說了些什么就記下什么，記錄者不能進(jìn)行加工、提煉，不能增添、刪減，不能移花接木，不能張冠李戴；

原始形態(tài)性

會(huì)議備忘是會(huì)議情況和內(nèi)容的原始化記錄。所謂原始，就是未經(jīng)整理、未經(jīng)綜合。在這一點(diǎn)上，會(huì)議備忘與會(huì)議紀(jì)要有著很大區(qū)別：

會(huì)議備忘一般是客觀詳細(xì)地將會(huì)議的全過程記錄下來，包括每個(gè)與會(huì)者的討論發(fā)言都要詳細(xì)忠實(shí)記錄。也就是發(fā)言人怎么說、就怎么記

會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是將會(huì)議的主要內(nèi)容、事項(xiàng)、決議等經(jīng)過整理概括后，將其具有重要意義的內(nèi)容傳達(dá)給受文者。會(huì)議的一般過程、與傳達(dá)事項(xiàng)、貫徹精神沒有關(guān)系的內(nèi)容沒有必要在會(huì)議紀(jì)要中記載

會(huì)議備忘是制作會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)。如果不認(rèn)真做好會(huì)議備忘，詳細(xì)地將會(huì)議所有情況全面記錄清楚，要總結(jié)概括出會(huì)議的主要精神、主要事項(xiàng)就是不可能或者說很困難的，也就很難把會(huì)議紀(jì)要做好

；

完整性會(huì)議備忘對(duì)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、主持人、議程等基本情況，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話、與會(huì)者的發(fā)言、討論和爭(zhēng)議、形成的決議和決定等內(nèi)容，都要記錄下來，一般沒有太多的選擇性

3.會(huì)議備忘的特點(diǎn)231會(huì)議備忘的作用和特點(diǎn)會(huì)議備忘中常見的問題會(huì)議備忘的寫法和要求主要內(nèi)容錯(cuò)記漏記這是會(huì)議備忘寫作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題。由于漏記錯(cuò)記，使會(huì)議備忘失去了真實(shí)性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)重的還會(huì)引發(fā)矛盾、貽誤工作。出現(xiàn)漏記錯(cuò)記的原因，主要是因?yàn)橛涗浫司Σ患小⒉徽J(rèn)真提取發(fā)言，反映遲鈍、記錄速度緩慢所致；記錄不規(guī)范有些會(huì)議備忘中，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、缺席人、列席人、記錄人等項(xiàng)目記錄不全。比如，出席人有的只記姓、有的只記職務(wù)、有的記***等同志，給日后利用帶來不便；字跡潦草

會(huì)議備忘需要書寫速度跟上講話速度。很容易出現(xiàn)字跡潦草，書寫不規(guī)范的現(xiàn)象，導(dǎo)致日后難以辨認(rèn)；歪曲虛構(gòu)有的會(huì)議備忘背離原則，虛構(gòu)、歪曲會(huì)議內(nèi)容，使其嚴(yán)重失實(shí)。這主要是記錄人思想不端正，作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)，隨心所欲，甚至處于不正當(dāng)目的，任意編造所致231會(huì)議備忘的作用和特點(diǎn)會(huì)議備忘中常見的問題會(huì)議備忘的寫法和要求主要內(nèi)容一般由三部分構(gòu)成

會(huì)議標(biāo)題

標(biāo)題一般由會(huì)議名稱加問題名稱組成，如《*****會(huì)議備忘》。；

記錄標(biāo)題十分重要，如會(huì)議備忘無標(biāo)題，或標(biāo)題不明確，會(huì)為日后查找材料造成諸多不便；會(huì)議組織情況

這部分寫在會(huì)議標(biāo)題之后。在會(huì)議開始前，應(yīng)把所有會(huì)議的相關(guān)情況寫好，主要包括：

開會(huì)時(shí)間——寫明具體的年、月、日，有時(shí)還要標(biāo)明某日的具體時(shí)間

會(huì)議地點(diǎn)——寫明開會(huì)具體單位及具體場(chǎng)所

會(huì)議主持人——一般直書姓名，必要時(shí)可寫明職務(wù)

出席人——按照會(huì)議規(guī)定必須參加會(huì)議的人員。根據(jù)會(huì)議規(guī)模和性質(zhì)，出席人記寫也不同出席人數(shù)不過的會(huì)議:可把出席人的姓名及職務(wù)、級(jí)別按照所在單位級(jí)別順序列出，出席人數(shù)較多的會(huì)議：可寫與會(huì)人員范圍；1.會(huì)議備忘的內(nèi)容為了便于后期查找，建議標(biāo)題及命名里都包括日期、關(guān)于XXXX討論/溝通的會(huì)議備忘缺席人——寫出缺席人姓名和缺席原因。如“某某因公出差”、“某某因病請(qǐng)假”。如果是大型會(huì)議，缺席人較多，可只寫缺席人數(shù)

列席人——即不是會(huì)議正式成員，由于工作需要而參加列席人數(shù)較多的會(huì)議：可寫與會(huì)人員范圍

列席人數(shù)不多的：分別寫出姓名

記錄人——寫明記錄人姓名、部門、職務(wù)。如是幾人共同記錄的，應(yīng)一一列出會(huì)議進(jìn)行情況——這部分是會(huì)議備忘的基本內(nèi)容，一般包括三個(gè)方面：會(huì)議的議題和會(huì)議主持人的啟示性講話。這部分要著重記錄。(多項(xiàng)議題的會(huì)議要用數(shù)碼依次標(biāo)出,以便于會(huì)后利用查找)與會(huì)人的討論發(fā)言。這部分是與會(huì)者對(duì)會(huì)議議題和會(huì)議主持人講話的直接反映，記好這部分內(nèi)容十分重要(會(huì)議發(fā)言要按照發(fā)言順序記錄,發(fā)言人姓名要寫在段首，后面即記錄發(fā)言內(nèi)容)；會(huì)議的決定、決議和會(huì)議主持人的總結(jié)及結(jié)論性意見。這部分是會(huì)議成果的綜合反映,是會(huì)議備忘的主體。在深入討論的基礎(chǔ)上，通過協(xié)商作出訣定或決議；有的會(huì)議是以會(huì)議主持人總結(jié)講話的形式概括會(huì)議成果，將會(huì)議討論的情況闡述一下，根據(jù)上級(jí)有關(guān)會(huì)議或文件的精神和討論中提出的意見，提出具體要求和措施。這些決定、決議和講話是與會(huì)者貫徹會(huì)議精神的根據(jù)，也是日后備查材料中最重要的材料，記錄者必須認(rèn)真、仔細(xì)地作好記錄

會(huì)議進(jìn)行情況還包括休息、散會(huì)等，必要時(shí)也要記錄上內(nèi)容項(xiàng)目要齊全完整會(huì)議名稱、時(shí)間、出席人、列席人、主持人、記錄人、會(huì)議議題、決議，這幾項(xiàng)缺一不可。在實(shí)際中,有些會(huì)議備忘人往往有所疏漏。不是沒有開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn),就是沒有會(huì)議主持人、記錄人,對(duì)參加會(huì)議人員員的姓名、職務(wù)記錄得也不確切,導(dǎo)致這些記錄均欠規(guī)范每一內(nèi)容項(xiàng)目的書寫也應(yīng)做到齊全完整。如“記錄時(shí)間”，年月日應(yīng)該寫全，不能只寫月、日而不寫年份,或者簡(jiǎn)寫年份(如將“2020年”寫成“20年”等)?！坝涗浀攸c(diǎn)”,不能籠統(tǒng)寫,例如：不能寫“辦公樓”,而應(yīng)該寫清“xx樓xx會(huì)議室”；缺席人要注明缺席原因。主持人、出席人都要寫全姓名、職務(wù)；以上這些要求,旨在為文書材料進(jìn)入檔案領(lǐng)域作好準(zhǔn)備,同時(shí)也是文書處理工作的規(guī)范化所必需。不然，年代久遠(yuǎn)，他人利用這些文書檔案要浪費(fèi)好多時(shí)間和精力去考證，造成不應(yīng)有的麻煩或損失記錄人員會(huì)前應(yīng)提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，準(zhǔn)備好記錄工具，了解會(huì)議內(nèi)容項(xiàng)目，先期做好準(zhǔn)備。從某種程度上講，記錄人比一般與會(huì)人員更為重要，應(yīng)主動(dòng)坐在便于記錄、離主持人較近的席位2.會(huì)議備忘的要求議題要明確得當(dāng)議題是每次開會(huì)所要研究的問題，有的是一個(gè)，有的是兩個(gè)或更多。會(huì)議一開始，主持人就把每次會(huì)議所要研究的議題都講清楚，記錄人只要把主持人講的議題準(zhǔn)確地記錄下來就行但在實(shí)際中，常見到到會(huì)議備忘的開頭只寫“黨委會(huì)”或“行政辦公會(huì)”，接著便是發(fā)言人的記錄,看不出會(huì)議的議題。還有的議題用語不當(dāng),如“研究目前主要工作”,這樣記錄很不規(guī)范，使人摸不著邊際內(nèi)容要詳略得當(dāng)會(huì)議內(nèi)容是會(huì)議備忘的主體部分，會(huì)議備忘的保存和利用的價(jià)值也是由這部分來決定的。記錄與會(huì)者的發(fā)言可用詳記和略記兩種方法,一定要詳略得當(dāng)詳記、略記方法的選用是由會(huì)議的性質(zhì)、所研究問題的重要程度來決定的。就會(huì)議性質(zhì)而言，單位黨政領(lǐng)導(dǎo)班子的重要會(huì)議應(yīng)該詳記，部門的工作例會(huì)等可以略記;就研究問題的重要程度來說,貫徹黨的方針、政策，討論人事、薪酬等問題應(yīng)該詳記；研究一般事務(wù)性的工作可以略記詳記——要求是有言必錄有言必錄就是要求記錄記下發(fā)言人的主要觀點(diǎn)和論據(jù),而且是原話；尤其是會(huì)議主持人的結(jié)論發(fā)言，一定要記全記準(zhǔn)。對(duì)討論中的重要插話、重要問題的不同意見、表決時(shí)的棄權(quán)情況也要如實(shí)記錄詳細(xì)記錄時(shí)最好會(huì)使用速記，如不會(huì)速記，可對(duì)通用詞匯采取簡(jiǎn)化方法記錄，會(huì)后補(bǔ)正涉及到文件名稱或便于查找的文件，也可先省略后補(bǔ)齊在條件允許的情況下，可輔以錄音機(jī),能使記錄更完整、準(zhǔn)確如果沒有錄音設(shè)備，或不允許使用錄音設(shè)備，記錄人又沒有速記技能，應(yīng)配備二至三人進(jìn)行記錄,以便會(huì)后核對(duì)補(bǔ)正記錄人對(duì)會(huì)上沒有聽準(zhǔn)確或者發(fā)言表達(dá)不清的地方，會(huì)后要及時(shí)找有關(guān)人員核對(duì)盡最大努力，保持記錄的完整性和準(zhǔn)確性略記——一般只記發(fā)言要點(diǎn)及會(huì)議決議。,倘若是討論一般事務(wù)性問題,且無分歧意見，則發(fā)言要點(diǎn)也可以不記,只記會(huì)議決議即可摘要記錄要求記錄者對(duì)發(fā)言內(nèi)容迅速作出分析判斷，哪些應(yīng)記，哪些可不記，適當(dāng)進(jìn)行歸納，扼要地記重點(diǎn)有時(shí)兩種記錄方法也在一次會(huì)議中交叉使用使記錄詳略得體，對(duì)作好會(huì)議備忘非常重要。記錄人員必須根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)確判斷、靈活掌握運(yùn)用決議要清楚明確各類會(huì)議都有其形成的決議。在實(shí)際中，有的會(huì)議備忘通篇記的是與會(huì)者的發(fā)言，而沒有會(huì)議決。有兩種份況:一是會(huì)議對(duì)某一問題未形成決議;二是會(huì)議主持人的結(jié)論性發(fā)言就是會(huì)議決議。不管是哪種情況，都要作注。這樣后人才能一目了然，便于查找利用字跡要清晰正確字跡書寫要清晰、正確，合乎規(guī)范,不能潦草、模糊;不能寫只有記錄人自己能看懂的符號(hào)和不規(guī)范的文字(如生造字等)。如果使用速記符號(hào)記錄，要在會(huì)后進(jìn)行整理，以保證會(huì)議備忘清楚、準(zhǔn)確、真實(shí)，更為后人查找、利用提供方便為使會(huì)議備忘規(guī)范，對(duì)書寫工具、紙質(zhì)材料都有要求。16開專用會(huì)議備忘本，碳素墨水、藍(lán)黑墨水的鋼筆記錄作好會(huì)議備忘也是一件很不容易的事情，會(huì)議備忘人員必須熟悉各方面的情況，不斷提高記錄水平，才能記得準(zhǔn)確。這涉及記錄人員的素質(zhì)問題。因此,會(huì)議備忘人員應(yīng)具備以下基本素質(zhì)3.記錄人需要具備的素質(zhì)要有高度的責(zé)任感作會(huì)議備忘工作是比較辛苦的，在工作中要做到一絲不茍，不出現(xiàn)遺漏差錯(cuò)。會(huì)議上不論討論什么間題，記錄人員都要守口如瓶，決不可提前向無關(guān)人員透露。要做到這些，必須有吃苦耐勞的精神，實(shí)事求是的精神，爭(zhēng)分奪秒的精神，對(duì)工作負(fù)責(zé)到底的精神，要不斷增強(qiáng)保密意識(shí)，要有高度的政治貴任心要有較強(qiáng)的聽知能力記錄人員在會(huì)議中始終處于被動(dòng)地位，既不能滯后，也不能超前，精力必須集中,耳、腦、手都要緊跟發(fā)言人的講話，因此,記錄人在聽別人發(fā)言時(shí)，要有靈活的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，準(zhǔn)確的判斷力。如果記錄人員沒有這些聽知能力，就難以迅速判斷要義何在，難以將需要記錄的東西記錄下來耳到心到

無論遇到的活體自己是都感興趣，發(fā)言者發(fā)言對(duì)不對(duì)自己的口味，記錄人員都唏噓調(diào)整好心態(tài)，全新投入地聆聽。專心聽取美味與會(huì)者的講話發(fā)言，領(lǐng)會(huì)講話內(nèi)容，思考發(fā)言內(nèi)涵，聽出弦外之音聚精會(huì)神

專心聽取會(huì)議發(fā)言，也是對(duì)發(fā)言者的尊重，也是會(huì)議的基本紀(jì)律。會(huì)場(chǎng)上心不在焉、左顧右盼、判若無人，損壞自己、秘書人員形象；不輕易離場(chǎng)、坐得住，不抽煙、不頻繁喝茶，否則容易打斷記錄思路排除干擾

記錄人員手機(jī)一般不關(guān)閉，可置于靜音或震動(dòng)狀態(tài)，已備撥打與會(huì)議有關(guān)電話，無關(guān)電話一律不接聽。若鄰座健談，婉拒要有較強(qiáng)的寫記能力會(huì)議