廣東外語外貿(mào)大學(xué)各類檔案工作規(guī)范

精品文檔精心整理PAGE精品文檔可編輯的精品文檔廣東外語外貿(mào)大學(xué)各類檔案工作規(guī)范目錄：1、廣東外語外貿(mào)大學(xué)各類檔案工作規(guī)范2、淮南工業(yè)學(xué)院基建類檔案工作規(guī)范廣東外語外貿(mào)大學(xué)檔案工作規(guī)范目錄黨群、行政類………………………1教學(xué)類………………13科學(xué)技術(shù)研究類……………………21產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類……………29基本建設(shè)類…………37儀器設(shè)備類…………46出版類………………52外事類………………57財會類………………64聲像載體類…………71精品文檔可編輯的精品文檔廣東外語外貿(mào)大學(xué)黨群、行政類檔案工作規(guī)范為了加強學(xué)校黨群、行政類檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，提高規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，更好地為學(xué)校和社會服務(wù)，并為考核黨、政檔案工作提供依據(jù)，根據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，結(jié)合學(xué)校實際，特制定本規(guī)范。1黨、政檔案工作的基本原則1.1凡是學(xué)校在黨群、行政管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像載體材料均屬黨、政檔案。1.2黨、政檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用。1.3黨、政文件材料嚴(yán)格實行由文書處理部門歸檔的制度。1.4黨、政文件材料的歸檔工作應(yīng)實行“三納入”，即納入學(xué)校各部、處、院、所的計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入管理人員的職責(zé)范圍；做到“四同步”管理：布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收黨、政檔案工作。1.5學(xué)校各單位要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)膶?兼)職檔案員，認(rèn)真做好黨、政檔案的收集、整理，并按規(guī)定向?qū)W校檔案部門移交歸檔。1.6要努力實現(xiàn)黨、政檔案工作的科學(xué)化管理，大力開發(fā)檔案信息資源，最大限度地發(fā)揮黨、政檔案的作用。2黨、政檔案歸檔范圍的確定2.1確定的原則歸檔的黨、政文件材料必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠具有參考作用、憑證作用和研究價值；能全面反映學(xué)校黨政部門職能活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；遵循其自然形成規(guī)律，保持彼此間的有機聯(lián)系，照顧不同部門的不同特點。2.2歸檔的主要內(nèi)容和重點2.2.1歸檔的主要內(nèi)容包括黨務(wù)、行政(教學(xué)、科研、基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版、外事、財會管理文件除外)、工會、團委四個系統(tǒng)的內(nèi)容，具2.2.2歸檔的重點以學(xué)校形成的不同載體、2.3不歸檔的文件材料2.2.2.2.2.2.3.6未經(jīng)會議討論，未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿，打印文件的各次校對稿2.2.2.2.3.102.2.(以上材料如有需要，可作資料暫存)3黨、政文件材料的部門歸檔流程3.1積累整理3.1.1學(xué)校各歸檔單位在平時應(yīng)嚴(yán)格做好文件材料的收集、積累工作，按問題、時間、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，適當(dāng)照顧保存價值，以能準(zhǔn)確、全面反映學(xué)校真實面貌和部門的主要職能活動，便于查找利用為原則。3.1.2分年度。先將文件按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成年度；跨年度的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；跨年度規(guī)劃、計劃，一般歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，一般歸入會議開幕的年度；跨年度的非訴訟案件材料，應(yīng)歸入結(jié)案年度；法規(guī)性文件歸入公布或批準(zhǔn)年度；按學(xué)年處理的文件歸入專門年度。3.1.3分問題。參照附件一、二，3.1.4分期限3.1.5排序。各類文件材料按重要程度或時間順序排列：批復(fù)、批示在前，請示、報告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；非訴訟案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；其它文件材料按時間順序排列。3.1.6每份文件材料一律拆掉易生銹金屬物，用線、不銹鋼釘或乳膠以件為單位裝訂，以不裝訂字跡為宜，若裝訂位置有重要批注或字跡，需進行貼邊處理，對已破損的文件材料要進行修補，字跡模糊、擴散的應(yīng)復(fù)印并與原件一并保存。3.2.7凡是文件材料未注明標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題或另制封面，注明題名、責(zé)任者、時間。每件文件上加蓋并填寫檔號章。3.2歸檔分工3.2.1一般的上級來文由黨辦、校辦3.2.2以黨委、學(xué)校名義的發(fā)文，由黨辦、校辦相關(guān)科室歸檔(一般應(yīng)保存兩份，其電子文件也一并歸檔)。以部門名義的發(fā)文，由各部門歸檔（3.2.3黨委和學(xué)校召開的代表大會、全委會、常委會、擴大會、辦公會3.2.4校內(nèi)各單位向黨委、學(xué)校及校領(lǐng)導(dǎo)3.3.2.3.3.3歸檔驗收黨、政檔案在次學(xué)年四月底前歸檔。移交檔案時交接雙方必須當(dāng)面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切等。歸檔單位填寫移交目錄（一式兩份），雙方履行清點簽字蓋章手續(xù)，辦理交接。凡不符合規(guī)定要求者，接收人有權(quán)拒絕接收，并限期改正移交。4黨、政檔案的管理按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》編制分類號，依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》編制各類檢索目錄及檢索標(biāo)識，按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》做好黨政檔案的保管、鑒定、銷毀和統(tǒng)計利用工作。5黨、政檔案工作崗位責(zé)任制5.1分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)5.5.5.1.35.2分管檔案工作的各二級學(xué)院、系、處、部、室、所、中心部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)。5.5.2.2加強與學(xué)校5.2.3做好本部門和專(兼)5.3各立卷部門專(兼)職檔案員職責(zé)。5.5.3.2負(fù)責(zé)本部門5.3.3主動接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，實施學(xué)校檔案工作計劃、規(guī)定和有關(guān)制度，5.35.5.5.4學(xué)校檔案部門職責(zé)5.4.1根據(jù)國家和學(xué)校有關(guān)檔案工作的政策和法規(guī)，制定本單位的黨、政檔案工作的各項管理制度，開展宣傳教育活動。5.4.2指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、協(xié)助5.4.3對接收入庫的黨、政檔案進行分類、整理、編制多種檢索工具，確保檔案的完整與安全，有計劃、有步驟地進行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作，為學(xué)校各項工作服務(wù)5.4.4貫徹執(zhí)行黨和國家6本規(guī)范由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋，自公布之日起實施。附件一：廣東外語外貿(mào)大學(xué)黨群類檔案歸檔范圍和保管期限表附件二：廣東外語外貿(mào)大學(xué)行政類檔案歸檔范圍和保管期限表附件一廣東外語外貿(mào)大學(xué)黨群類檔案歸檔范圍和保管期限表DQ11黨務(wù)綜合序號類目名稱保管期限1上級黨組織有關(guān)黨的建設(shè)的文件材料（如文件是針對本校的則永久保存）長期2本校黨代會文件材料：（1）大會計劃、通知、工作報告、議程、決議、總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、照片、錄音、大會主席團、秘書長和代表、列席代表名單；候選人登記表和情況介紹；大會選舉辦法，選舉結(jié)果和上級批復(fù)等永久（2）提案辦理情況；會議簡報、會議情況、反映情況、小組會議記錄等長期（3）參考文件；工作人員名單；工作證；代表證、列席證及選票樣式短期3本校黨委會、常委、黨委擴大會、書記校長會、總支書記會、黨委中心組會議記錄、紀(jì)要、決議及及會議討論的文件永久4黨委工作計劃、報告（包括調(diào)查報告）、總結(jié)（包括經(jīng)驗總結(jié)）永久5黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報和通知永久6以黨委名義召開的工作會議材料永久7校黨委和上級黨委調(diào)研、檢查、巡視學(xué)校工作形成的文件材料永久8黨委負(fù)責(zé)同志在校內(nèi)的重要講話稿和參加上級召開會議發(fā)言稿永久9黨委工作簡報永久10黨委大事記永久11黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模永久12黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計材料永久13黨委各部、委、各總支報黨委的工作計劃、總結(jié)、報告、請示及批復(fù)長期14黨委保密、秘書工作的有關(guān)文件長期15重要的群眾來信來訪及處理材料長期16黨委與有關(guān)機關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件長期17分黨委、總支直屬支部工作計劃、總結(jié)、重要報告、經(jīng)驗介紹、調(diào)查材料、會議記錄和統(tǒng)計表長期18分黨委、總支、直屬支部建黨工作及有關(guān)材料長期19分黨委總支、直屬支部人員獎勵及有關(guān)材料長期DQ12紀(jì)檢序號類目名稱保管期限1上級紀(jì)委關(guān)于紀(jì)檢監(jiān)察工作的文件長期2紀(jì)委工作規(guī)章制度長期3紀(jì)委工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計永久4校紀(jì)委會議記錄長期5黨員處分、復(fù)查材料長期6群眾來信來訪及處理意見短期DQ13組織序號類目名稱保管期限1上級關(guān)于組織工作的指示、決定、通知、簡報長期2本校組織工作計劃、總結(jié)、決定、報告、調(diào)查材料永久3本校組織機構(gòu)設(shè)置、變動的報告及決定、批復(fù)、通知永久4落實政策的有關(guān)材料長期5副處級以上干部任免、調(diào)動和離休報告、決定、批復(fù)、通知等（包括上級批準(zhǔn)的，要附任免呈報表）永久6副處級以上干部名冊永久7總支、支部改選報告、審批材料長期8各總支、支部委員名冊長期9黨員名冊長期10關(guān)于吸收新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正或取消資格、黨員退黨的文件材料長期11發(fā)展新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的名冊長期DQ14宣傳教育序號類目名稱保管期限1上級關(guān)于宣傳工作的文件長期2本校宣傳工作計劃、決定、報告、通知和總結(jié)永久3教職工政治思想工作動態(tài)及調(diào)查材料長期4理論學(xué)習(xí)的決定、通知、計劃、總結(jié)長期5反映本校重大活動的簡報及圖表永久6上級有關(guān)學(xué)生思想政治工作的文件長期7本校有關(guān)學(xué)生思想政治工作的決定、通知、條例永久8學(xué)生工作部學(xué)生思想政治工作的計劃、報告、總結(jié)永久9學(xué)生思想政治工作典型調(diào)查材料和統(tǒng)計長期10關(guān)于學(xué)生政治工作隊伍的選拔、管理文件長期11各系學(xué)生政治工作人員名單長期DQ15統(tǒng)戰(zhàn)序號類目名稱保管期限1上級關(guān)于統(tǒng)戰(zhàn)工作的文件長期2本校統(tǒng)戰(zhàn)工作計劃、決定、報告、通告和總結(jié)永久3統(tǒng)戰(zhàn)工作情況調(diào)查、典型材料、統(tǒng)計報表永久4本校各級人大代表、政協(xié)委員名單（冊）及審批材料永久5臺、港、澳和僑務(wù)工作材料長期6各民主黨派成員和負(fù)責(zé)人名冊及有關(guān)材料長期7統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會議記錄長期DQ16工會序號類目名稱保管期限1上級關(guān)于工會工作的文件長期2工會工作計劃、決定、報告、統(tǒng)計、重要通知和總結(jié)永久3會員代表大會的有關(guān)文件（通知、名單、報告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言等文件）長期4表彰工會先進集體個人的材料、名單長期5處分會員的有關(guān)材料長期6工會委員會會議記錄、紀(jì)要短期7基層工會干部名單長期8會員名冊長期9婦女工作材料長期10家屬工作材料永久DQ17團委序號類目名稱保管期限1上級關(guān)于團的工作文件長期2本校團代會文件（通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言和大會通過的文件）永久3本校學(xué)代會文件（通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言和文件）永久4團委工作計劃、報告、總結(jié)、規(guī)章制度永久5團委工作典型調(diào)查材料、優(yōu)秀團員的材料長期6表彰和獎勵先進團支部、優(yōu)秀團員的材料長期7處分團員的材料及復(fù)查材料長期8批準(zhǔn)入團、離團材料及名單長期9團干部名單長期10團員名冊長期11團委會議記錄長期12學(xué)生會文件、材料長期13本校學(xué)生組織參與的各種學(xué)會、社團的有關(guān)材料長期14各分團委的有關(guān)材料長期15研究生會的有關(guān)材料長期16團委牽頭進行的重大活動的有關(guān)材料長期17社團活動、勤工儉學(xué)、社會實踐有關(guān)材料長期附件二廣東外語外貿(mào)大學(xué)行政類檔案歸檔范圍和保管期限表XZ11綜合序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)高校行政管理的綜合性文件長期2全校性的規(guī)章制度永久3學(xué)校年度、學(xué)期工作計劃、報告、總結(jié)永久4校長辦公室、校長書記碰頭會議記錄、紀(jì)要永久5校務(wù)委員會委員名單、會議記錄、紀(jì)要永久6全校性的工作會議、座談會文件長期7校領(lǐng)導(dǎo)在會上的重要講話和參加校外重要會議發(fā)言稿長期8本校教育事業(yè)規(guī)劃、計劃及上級批復(fù)永久9學(xué)校評估材料永久10教職工代表大會文件材料長期11本校向上級的請示及其批復(fù)12本校各單位的請示及學(xué)校的批復(fù)（分類立卷）長期13有關(guān)全校性工作的調(diào)查材料和經(jīng)驗總結(jié)永久14學(xué)年報表及綜合統(tǒng)計永久15啟用印章的文件及印模永久16本校歷史沿革、情況介紹永久17本校大事記、簡報、信息、動態(tài)等永久18校史工作材料永久19校友工作材料長期20校慶工作材料長期21群眾來信來訪文件材料長期22普選工作材料短期23上級有關(guān)與本院、所、中心的來文長期24院、系、所、中心會議記錄、紀(jì)要長期25院、系、所、中心工作計劃、總結(jié)、報告長期26院、系、所、中心開展各種學(xué)術(shù)活動的文件長期27院、系、所、中心與國內(nèi)單位協(xié)作的材料長期28院、系、所、中心統(tǒng)計年報及重要資料長期XZ12人事序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)人事工作的文件長期2本校人事工作的規(guī)章制度長期3人事工作計劃、報告總結(jié)、調(diào)查材料、會議記錄永久4關(guān)于機構(gòu)、編制規(guī)劃、計劃報告及上級批復(fù)永久5關(guān)于校內(nèi)機構(gòu)設(shè)置、變化的文件材料永久6人事處權(quán)限內(nèi)的干部任免文件及名冊永久7表彰和獎勵先進集體、先進教職工的材料長期8處分教職工的材料和復(fù)查、撤消處分的材料長期9教職工動態(tài)月報長期10師資培養(yǎng)、管理工作計劃、規(guī)定、總結(jié)永久11教師進修計劃、安排、總結(jié)長期12教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況長期13教師業(yè)務(wù)考核材料長期14人事統(tǒng)計報表永久15教職工名冊（分單位的總冊、分類名冊）登記表永久16教研室、研究室正副主任名冊長期17教職工評定、聘任專業(yè)技術(shù)職稱材料及上級批復(fù)（要求附審批表）長期18教職工工資調(diào)整材料、名冊長期19教職工轉(zhuǎn)正定級材料長期20教職工校內(nèi)調(diào)動材料長期21教職工的錄用、調(diào)入的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信）長期22教職工的調(diào)出的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信存根）長期23教職工援外和支援邊遠地區(qū)材料短期24教職工退職、離職和出國的有關(guān)材料長期25教職工離休、退休及有關(guān)榮譽證書授予工作的材料長期26教職工退休后重新工作的材料長期27教職工福利工作長期28教職工商調(diào)函件長期29使用臨時工有關(guān)材料長期30人民來信來訪材料長期XZ13監(jiān)察、審計序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)監(jiān)察、審計工作的文件長期2本校監(jiān)察、審計工作方面的規(guī)章制度長期3監(jiān)察、審計工作計劃、總結(jié)、調(diào)查報告長期4監(jiān)察、審計工作統(tǒng)計年報及重要報表長期XZ14武裝、保衛(wèi)序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)公安保衛(wèi)工作的文件長期2本校公安保衛(wèi)工作方面的規(guī)章制度長期3本校公安保衛(wèi)工作計劃、總結(jié)、報告、調(diào)查材料、統(tǒng)計報表永久4本校師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論材料及上級的批復(fù)、判決書長期5本校師生員工案件的平反、復(fù)查處理結(jié)論及上級的批復(fù)長期6要害部門的公安保衛(wèi)、消防工作長期7保衛(wèi)工作簡報長期8上級有關(guān)武裝、人防、民兵、年訓(xùn)工作的文件長期9本校武裝部職責(zé)范圍內(nèi)的規(guī)章制度長期10武裝部工作計劃、總結(jié)、調(diào)查報告長期11武裝部工作統(tǒng)計年報及重要報表長期12復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、退伍軍人、軍烈屬名冊和登記表（卡）長期XZ15總務(wù)序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)總務(wù)工作的文件短期2本?？倓?wù)處及各科規(guī)章制度長期3本?？倓?wù)工作計劃、報告、調(diào)查材料長期4房屋管理、調(diào)配使用、轉(zhuǎn)移等的規(guī)定、總結(jié)長期5防震、防汛、三廢治理工作的文件材料長期6愛國衛(wèi)生、公費醫(yī)療、保健工作計劃、總結(jié)、規(guī)定、通知等文件長期7師生員工健康狀況調(diào)查材料及統(tǒng)計表永久8本校計劃生育工作文件及領(lǐng)取獨生子女證名冊長期9車輛工作的有關(guān)文件材料短期10伙食工作的有關(guān)材料短期11校園綠化工作的有關(guān)材料短期XZ16檔案、圖書、文博序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)檔案、圖書、情報、博物工作的文件長期2檔案、圖書、文博規(guī)章制度長期3檔案、圖書、文博工作計劃、報告、總結(jié)長期4檔案、圖書、文博概況、發(fā)展規(guī)劃、藏品目錄、統(tǒng)計及統(tǒng)計年報永久5檔案、圖書、文博部門與校外交流的有關(guān)材料長期6檔案館指南、全宗介紹永久廣東外語外貿(mào)大學(xué)教學(xué)類檔案工作規(guī)范為提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在學(xué)校各項工作中的作用，并為考核教學(xué)檔案工作提供依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實際，特制定本規(guī)范。1教學(xué)檔案工作的基本原則1.1凡在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文件、圖表、聲像載體材料均屬教學(xué)檔案。1.2教學(xué)檔案工作是學(xué)校做好教學(xué)管理的重要基礎(chǔ)工作之一。教學(xué)檔案是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是學(xué)校檔案的主體、核心和重點。1.3教學(xué)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。1.4教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部份，實行“三納入”、“四同步”，即納入教學(xué)計劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。下達教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評審鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業(yè)分配、上報評審材料、教師考核晉升、獎勵與檔案部門出具歸檔證明同步。1.5學(xué)校各二級學(xué)院、系、處、部、中心、所等教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確一名分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，并配備相應(yīng)的專（兼）職檔案員，統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學(xué)文件材料，定期整理、歸檔。2教學(xué)檔案歸檔范圍的確定2.1確定的原則2.1.1歸檔的教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動過程中形成的文件材料，必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠具有參考價值和憑證作用。2.1.2歸檔的教學(xué)文件材料，必須反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.1.3歸檔的教學(xué)文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系，符合教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動的成套性特點。2.2歸檔的主要內(nèi)容和重點2.2.1歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、學(xué)科與實驗室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實踐、學(xué)位工作、畢業(yè)生工作、教材等方面，具體范圍見附件。2.2.2歸檔的重點是學(xué)校在教學(xué)工作，特別是教學(xué)實踐各個環(huán)節(jié)活動中形成的不同載體的文件材料。2.3不歸檔的文件材料2.3.1上級有關(guān)教學(xué)的普發(fā)的（非專指高校）、不辦的文件；2.3.2上級有關(guān)教學(xué)的未定稿的文件；2.3.3重份文件；2.3.4無查考利用價值的事務(wù)性臨時性文件；2.3.5非隸屬單位抄送的不需辦理、也無參考價值的文件；2.3.6校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件；2.3.7與校外單位交換來的材料；以上不歸檔材料如有必要，可作資料暫存。3教學(xué)檔案的部門立卷與歸檔3.1形成與積累3.1.1每年新學(xué)年開始后，各二級學(xué)院、系、部、中心等的教學(xué)秘書應(yīng)自覺做好新學(xué)年形成的教學(xué)文件材料的積累、收集工作，定期進行分類整理。3.1.2教務(wù)部門應(yīng)會同檔案部門向各教學(xué)單位發(fā)放各種統(tǒng)一的教學(xué)文件材料表格、學(xué)籍登記表（卡）等，做到歸檔材料規(guī)范化。3.1.3檔案部門隨時了解、督促、檢查、指導(dǎo)專（兼）職檔案員做好文件材料的積累工作。3.1.4歸檔的教學(xué)文件材料必須使用黑色簽字筆等耐久材料書寫，字跡工整、清楚，格式統(tǒng)一，簽名、蓋章等手續(xù)完備。3.2整理組卷3.2.1堅持由教學(xué)文件材料形成部門立卷歸檔的原則，由各二級學(xué)院、系或教學(xué)管理部門的專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)將積累的文件材料向?qū)W校檔案部門歸檔。3.2.2根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的原則，對照附件中的類別進行組卷。一般相同內(nèi)容的文件材料組成一卷便于利用，同一內(nèi)容的文件材料數(shù)量多時可分別組成若干卷，教學(xué)案卷因經(jīng)常利用復(fù)印，應(yīng)以組薄卷為宜。也可以根據(jù)文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，對問題單一，文件較少者按不同內(nèi)容分別組成薄卷。3.2.3卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示、報告在后的順序排列。其他的文件材料按時間順序排列3.2.4每份文件材料一律拆掉易生銹金屬物，用線、不銹鋼釘或乳膠以件為單位裝訂，3.2.5凡是文件材料未注明標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題或另制封面，注明題名、責(zé)任者、時間。每件（卷）文件上加蓋并填寫檔號章。3.2.63.2.8文件形成部門提出每個案卷的密級并會同學(xué)校保密委員會確定。3.3歸檔驗收教學(xué)綜合管理文件在次學(xué)年的四月底前歸檔，學(xué)籍表等學(xué)籍檔案在次學(xué)年寒假前歸檔。移交檔案時交接雙方必須當(dāng)面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切等。歸檔單位填寫移交目錄（一式兩份），雙方履行清點簽字蓋章手續(xù)，辦理交接。凡不符合規(guī)定要求者，接收人有權(quán)拒絕接收，并限期改正移交。4教學(xué)檔案的管理4.1按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》編制分類號，依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》編制各類檢索目錄及檢索標(biāo)識，按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》做好教學(xué)檔案的保管、鑒定、銷毀和統(tǒng)計利用工作。4.2教學(xué)檔案的補充和修改。4.2.1各二級學(xué)院、系（部）和教學(xué)管理部門隨時將補充收集到的教學(xué)文件材料整理后向?qū)W校檔案部門補充歸檔。4.2.24.3教學(xué)檔案中的學(xué)籍檔案管理請參照《廣東外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)籍檔案管理實施細(xì)則》執(zhí)行。5教學(xué)檔案工作崗位責(zé)任制5.1分管教學(xué)工作的校領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)5.1.1組織學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)檔案工作的方針、政策，把教學(xué)檔案工作列入學(xué)校工作計劃，在經(jīng)費、5.1.25.2教學(xué)管理部門領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)5.2.1制定5.2.2加強與學(xué)校檔案部門5.2.3對本部門管理干部和專(兼)職教學(xué)檔案員提出具體要求，并幫助他們解決一些實5.3學(xué)校檔案部門職責(zé)5.3.1認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策和法規(guī)，制定5.3.25.3.35.4各部門專(兼)職檔案員職責(zé)5.4.15.4.2將收集、積累的文件材料整理組卷，做到組卷合理，編目清楚，標(biāo)題準(zhǔn)確，并及時向?qū)W校檔案部門5.4.35.5各教研室教學(xué)檔案負(fù)責(zé)人的職責(zé)6.5.1負(fù)責(zé)收集各系、教研室的教學(xué)大綱、典型教案、集體備課記錄、試題、試卷等，向所屬部門專(兼)職教學(xué)檔案員移交。5.5.2督促教師向本部門專(兼)6本規(guī)范由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋，自公布之日起實施。附件一：廣東外語外貿(mào)大學(xué)教學(xué)類檔案歸檔范圍和保管期限表附件二：廣東外語外貿(mào)大學(xué)教學(xué)類檔案二級目錄代號簡表附件一廣東外語外貿(mào)大學(xué)教學(xué)類檔案歸檔范圍和保管期限表JX11綜合序號類目名稱保管期限1上級下達的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料長期2教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法永久3學(xué)校規(guī)劃、實施計劃、有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度、會議記錄、調(diào)研報告、簡報、總結(jié)永久4教學(xué)檢查、評估和各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料長期5非學(xué)歷教育的培訓(xùn)班、進修班材料長期6統(tǒng)計報表永久7學(xué)生運動會材料長期8迎新工作材料短期JX12學(xué)科與實驗室建設(shè)序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及實驗室建設(shè)的文件材料長期2學(xué)科、專業(yè)、實驗室論證、評估、申報、審批材料永久3重點學(xué)科、專業(yè)、實驗室建設(shè)材料永久4學(xué)科、專業(yè)、實驗室建設(shè)計劃、簡報、總結(jié)材料長期5學(xué)科、專業(yè)、實驗室建設(shè)統(tǒng)計報表永久JX13招生序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)招生工作的文件材料長期2招生計劃、規(guī)定、生源計劃長期3新生錄取材料及新生名單長期4委陪、代培、自費生計劃、合同及名單長期5招生宣傳、招生工作總結(jié)短期6研究生入學(xué)試題及指導(dǎo)教師名冊長期JX14學(xué)籍管理序號類目名稱保管期限1新生入學(xué)登記表永久2學(xué)生學(xué)籍表永久3學(xué)生成績總冊永久4在校學(xué)生名冊永久5學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）長期6學(xué)生獎勵材料（獎學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生、先進班級）長期7學(xué)生處分材料長期JX15課堂教學(xué)與教學(xué)實踐序號類目名稱保管期限1各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱永久2課程建設(shè)要求及安排、校歷表、課程表長期3各系、科、專業(yè)課程試題庫長期4典型教案、重要備課記錄長期5教學(xué)實習(xí)、生產(chǎn)實習(xí)計劃、總結(jié)及有關(guān)材料短期6社會調(diào)查、社會實踐計劃、總結(jié)及有關(guān)材料短期JX16學(xué)位序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)學(xué)位工作的文件材料長期2本校學(xué)位評定條例、辦法及計劃、總結(jié)長期3學(xué)位委員會會議記錄、決定長期4學(xué)位委員會授予各層次學(xué)位清冊永久5本科生優(yōu)秀學(xué)士學(xué)位論文長期6博士、碩士研究生學(xué)位論文及評審材料長期JX17畢業(yè)生序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)畢業(yè)分配的文件材料長期2畢業(yè)生工作計劃、簡報、總結(jié)長期3畢業(yè)生供需統(tǒng)計、計劃、合同長期4畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊永久5畢業(yè)證、派遣證存根領(lǐng)取簽收冊長期6畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料長期JX18教材序號類目名稱保管期限1自編、主編教材長期2各系、各專業(yè)使用教材目錄長期3自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、實習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集長期4其他有保存價值的自編參考材料短期附錄存系教學(xué)類檔案序號類目名稱保管期限1本科生畢業(yè)論文及評審意見長期2課堂教學(xué)材料、課程進度表短期3教師任課安排、教案長期4優(yōu)秀實習(xí)報告短期5本專業(yè)教學(xué)檢查、調(diào)查材料及總結(jié)短期6教師工作量核算、登記材料短期附件二廣東外語外貿(mào)大學(xué)教學(xué)類檔案二級目錄代號簡表JX11綜合優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料入此12學(xué)科與實驗室建設(shè)專業(yè)設(shè)置入此13招生14學(xué)籍管理學(xué)生獎懲材料入此15課堂教學(xué)與教學(xué)實踐16學(xué)位工作17畢業(yè)生工作18教材廣東外語外貿(mào)大學(xué)科學(xué)技術(shù)研究類檔案工作規(guī)范為提高學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)研究類檔案（簡稱科研檔案）的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮其作用，并為考核科研檔案工作提供依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實際，特制定本規(guī)范。1科研檔案工作的基本原則1.1科研檔案是指學(xué)校從事科研管理以及在科學(xué)研究過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)及聲像等各種不同載體的文件材料。1.2科研檔案是學(xué)?？茖W(xué)研究活動和成果的真實記錄，必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、便于開發(fā)利用。1.3科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部份，必須納入科研計劃、規(guī)劃、管理制度和有關(guān)人員的崗位職責(zé)中。學(xué)?？蒲泄芾聿块T必須有一名負(fù)責(zé)人分管科研檔案工作，并確定專（兼）職科研檔案員，負(fù)責(zé)學(xué)?？蒲袡n案的收集、整理、立卷，并定期向檔案部門成套移交。1.4實行科研工作和科研檔案工作“四同步”管理，即下達計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員考核提職與相關(guān)科研課題歸檔情況的證明材料同步。2科研檔案歸檔范圍的確定2.1確定的原則2.1.1歸檔的科研管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料，必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠具有參考價值和憑證作用。2.1.2歸檔的科研文件材料，必須反映科研管理、科研項目（課題）活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.1.3歸檔的科研文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，照顧不同學(xué)科、專業(yè)的科研文件材料的不同特點和成套性。2.1.4由學(xué)校與其它單位分工協(xié)作完成的項目，由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存其承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本之外，應(yīng)將復(fù)制件送交主辦單位保存。由校內(nèi)幾個單位協(xié)作完成的項目，各有關(guān)單位要相互配合，整理好本單位承擔(dān)的須歸檔的科技文件材料，由主持單位的科研人員歸檔。如確系涉及協(xié)作單位的合法權(quán)益，應(yīng)在協(xié)議、合同或委托書中明確其科研文件材料的歸屬，但協(xié)作單位應(yīng)提供承擔(dān)課題部分的有關(guān)案卷目錄給主持單位。2.1.5與國外合作的研究課題、經(jīng)協(xié)商在協(xié)議、合同中明確科技文件材料的歸檔辦法。一般應(yīng)歸入外事類。2.2歸檔的主要內(nèi)容和重點2.2.1歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理，研究課題科研準(zhǔn)備、研究實驗、總結(jié)鑒定、申報獎勵、推廣應(yīng)用等方面。具體范圍見附件。2.2.2歸檔的重點是學(xué)校承擔(dān)的科研項目（課題）各個階段形成的不同載體的文件材料，特別是研究實驗階段形成的作為研究結(jié)果依據(jù)的原始材料。2.2.3取得負(fù)結(jié)果或因故中斷的重要課題的科研文件材料也應(yīng)歸檔。2.3不歸檔的文件材料2.3.1上級有關(guān)科研的普發(fā)的（非專指高校）、不辦的文件。2.3.2上級有關(guān)科研的未定稿的文件，未生效的合同、協(xié)議書。2.3.3未按科研管理程序列入計劃、未經(jīng)鑒定和不計工作量的個人項目。2.3.4重份文件。2.3.5無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。2.3.6非隸屬單位抄送的不辦、也無參考價值的文件。2.3.7校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件。2.3.8與校外單位交換來的材料。以上不歸檔材料如有必要，可作資料暫存。3科研檔案的歸檔要求與立卷方法3.1形成積累3.1.1課題組長在制訂和討論工作計劃安排時，向課題組成員布置平時積累科研文件材料的任務(wù)和方法，并指定專人作兼職檔案員。3.1.23.1.33.2整理組卷3.2.1堅持實行科研文件材料形成部門和課題組立卷制度。課題結(jié)束后，由本課題組負(fù)責(zé)人主持立卷。兼職檔案員將形成積累的全部文件材料按要求與課題組的業(yè)務(wù)性文件匯總整理成卷。3.2.2根據(jù)科研文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的組卷原則，以及科研文件材料內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形成等實際情況，將每個研究課題的科研文件材料進行系統(tǒng)整理，視其材料多少，組成一題一卷或一題數(shù)卷。將最能反映課題概況的科研文件材料，如開題文件、論文、專著、鑒定材料，成果申報與獲獎材料，科研投資與經(jīng)費核算材料等整理組成綜合卷，排放在研究課題全部案卷之首，其余科研文件材料按科研階段依次系統(tǒng)整理組卷排序。3.2.3內(nèi)容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復(fù)在前，請示在后。3.2.4每份文件材料一律拆掉易生銹金屬物，用線、不銹鋼釘或乳膠以件為單位裝訂，3.2.5凡是文件材料未注明標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題或另制封面，注明題名、責(zé)任者、時間。每件文件上加蓋并填寫檔號章。3.2.63.2.73.3歸檔驗收3.3.1科研管理部門負(fù)責(zé)集中歸檔工作，各部門（課題組）必須按照管理部門的要求，填寫科研檔案歸檔說明（與科研檔案一并歸檔），把應(yīng)歸檔材料交科研管理部門后，由科研管理部門向?qū)W校檔案部門集中歸檔。3.3.2歸檔時間。3.3.2.1研究課題在鑒定驗收后兩個月內(nèi)歸檔。3.3.2.2暫不申報或中斷、停止的研究課題，在課題結(jié)束或中斷、停止后兩個月內(nèi)歸檔。3.3.3重大科研項目的鑒定、評審工作必須有學(xué)校檔案部門參加或由檔案部門委托科研部門兼職檔案員（或指定人員）參加。3.3.4歸檔時學(xué)校檔案部門應(yīng)進行審查、驗收、或由檔案部門委托科研部門兼職檔案員（或指定人員）對照歸檔材料進行審查驗收，并在成果登記表上簽署意見，加蓋檔案部門專用章。凡歸檔不完整、不齊全者，學(xué)校檔案部門拒絕出具證明，科研管理部門不得申報成果。3.3.5移交檔案時交接雙方必須當(dāng)面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切等。歸檔單位填寫移交目錄（一式兩份），雙方履行清點簽字蓋章手續(xù)，辦理交接。凡不符合規(guī)定要求者，接收人有權(quán)拒絕接收，并限期改正移交。4科研檔案的管理4.1學(xué)校檔案部門負(fù)責(zé)按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》編制分類號，依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》編制各類檢索目錄及檢索標(biāo)識，按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》做好科研檔案的保管、鑒定、銷毀和統(tǒng)計利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行國家關(guān)于科技保密、專利等法規(guī)制度。4.2檔案的補充與修改4.2.1科研管理部門和課題組隨時收集在科技成果申報獲獎及推廣應(yīng)用階段形成的科研文件材料，經(jīng)整理后向檔案部門歸檔，并根據(jù)獲得成果獎情況及時對有關(guān)課題檔案的案卷保管期限進行調(diào)整。4.2.2對已歸檔的科研文件材料需要修改時，必須填寫修改申請單，經(jīng)系（部）、教研室主任或有關(guān)主管負(fù)責(zé)人及相應(yīng)廠家批準(zhǔn)同意，并在案卷備考表內(nèi)寫明修改原因和時間。未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁修改已歸檔的任何科研文件材料。4.2.3學(xué)校檔案部門對補充歸檔的科研文件材料應(yīng)及時整理、編目。歸檔材料不多的，可歸入相關(guān)的案卷內(nèi)，并填寫卷內(nèi)目錄；歸檔材料較多的，可單獨組卷、編目。5科研檔案工作崗位責(zé)任制5.1分管科研工作的校領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)5.1.1組織觀察國家和本單位有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī)，把科研檔案工作納入科研工作的發(fā)展計劃，為科研檔案工作的科學(xué)管理提供條件。5.1.2定期檢查和研究解決檔案工作中存在的實際問題。5.2科研管理部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)5.5.5.2.35.2.45.5.5.3學(xué)校檔案部門職責(zé)5.5.5.5.5.5.4二級學(xué)院、系、所、中心、教研室主任職責(zé)5.4.15.4.25.5課題組長職責(zé)5.5.5.2提出科研檔案案卷保管期限和密級，填寫科研檔案歸檔說明書，并組織編制目錄、5.5.6科研人員職責(zé)5.6.15.6.26本規(guī)范自公布之日起實施，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋。附件一：廣東外語外貿(mào)大學(xué)科學(xué)研究類檔案歸檔范圍和保管期限表附件二：廣東外語外貿(mào)大學(xué)科學(xué)研究類檔案二級類目代號簡表附件一廣東外語外貿(mào)大學(xué)科學(xué)技術(shù)研究類檔案歸檔范圍和保管期限表KY11綜合序號類目名稱保管期限1科研行政管理文件材料長期2科研計劃管理文件材料長期3科研成果管理文件材料長期4科研經(jīng)費管理文件材料長期5申報科學(xué)基金及有關(guān)材料長期6學(xué)會工作（學(xué)術(shù)活動）材料短期KY12-1科研準(zhǔn)備階段序號類目名稱保管期限1開題報告與課題調(diào)研論證材料長期2任務(wù)書、合同、協(xié)議書永久3課題研究計劃、設(shè)計長期4計劃執(zhí)行情況、計劃調(diào)整或撤銷報告短期5課題投資和預(yù)決算材料短期KY12-2研究實驗階段序號類目名稱保管期限1實驗、測試、觀測、調(diào)查、考察的各種原始記錄（含關(guān)鍵配方、工藝流程及綜合分析材料）永久2數(shù)據(jù)處理材料，包括計算機處理材料（如程序設(shè)計說明、框圖、計算結(jié)果）永久3設(shè)計的文字說明和圖紙（底圖、藍圖、機械設(shè)計圖、電子線路圖等）永久4研究工作階段小結(jié)、年度報告長期5配套的照片、底片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、影片拷貝等永久6樣品、標(biāo)本等實物的記錄永久KY12-3總結(jié)鑒定階段序號類目名稱保管期限1研究報告、研制報告永久2論文專著永久3工藝技術(shù)報告永久4技術(shù)訣竅報告永久5專家評審意見永久6鑒定會材料（鑒定代表名單、會議記錄、鑒定意見）長期7鑒定證書永久8推廣應(yīng)用意見長期9課題工作總結(jié)長期KY12-4申報獎勵階段序號類目名稱保管期限1科研成果登記表永久2科研成果報告表永久3科研成果獎勵申報與審批材料永久4科研成果獲獎材料（獎狀、獎?wù)?、證書）原件或影印件永久5專利申請書或證書原件或影印件永久KY12-5推廣應(yīng)用階段序號類目名稱保管期限1轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書永久2生產(chǎn)定型鑒定材料永久3成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見短期4推廣應(yīng)用方案及實施情況長期5擴大試生產(chǎn)的設(shè)計文件、工藝文件長期6成果宣傳報導(dǎo)材料短期7對外科學(xué)交流材料長期附件二廣東外語外貿(mào)大學(xué)科學(xué)技術(shù)研究類檔案二級類目代號簡表KY11綜合科研經(jīng)費管理、學(xué)術(shù)活動材料入此（按學(xué)科或?qū)I(yè)或項目設(shè)置類目）語言學(xué)經(jīng)濟學(xué)管理學(xué)中國文學(xué)哲學(xué)……廣東外語外貿(mào)大學(xué)產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案工作規(guī)范為了提高產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案（簡稱產(chǎn)品檔案）的質(zhì)量和管理水平，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研提供有效服務(wù)，并為考核產(chǎn)品檔案工作提供依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實際，特制定本規(guī)范。1產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案工作的基本原則1.1學(xué)校設(shè)計、試制、生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售產(chǎn)品過程中直接形成的、有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料等均屬產(chǎn)品檔案。1.2產(chǎn)品檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，保證檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，方便開發(fā)利用。1.3產(chǎn)品檔案工作是辦好校辦工廠和實體的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量校辦工廠和實體管理水平重要標(biāo)準(zhǔn)之一，必須與生產(chǎn)單位的計劃管理、質(zhì)量管理和崗位責(zé)任制工作緊密配合。在布置、檢查、驗收、總結(jié)產(chǎn)品工作時，同時布置、檢查、驗收、總結(jié)產(chǎn)品檔案工作。學(xué)校各單位要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)膶?兼)職檔案員，認(rèn)真做好產(chǎn)品檔案的收集、整理，并按規(guī)定向?qū)W校檔案部門移交歸檔。1.4努力實現(xiàn)產(chǎn)品檔案的科學(xué)化管理，逐步采用先進管理手段，大力開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校工作服務(wù)。2產(chǎn)品檔案歸檔范圍的確定2.1確定的原則2.1.12.1.22.1.3歸檔的產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)文件材料，必須遵循自然形成2.2歸檔的主要內(nèi)容和重點2.2.12.2.22.3不歸檔的文件材料2.3.12.3.22.3.32.3.42.3.53產(chǎn)品檔案的部門立卷及歸檔流程3.1形成積累3.1.1產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)單位接受任務(wù)后，應(yīng)向各級管理和技術(shù)人3.1.23.1.33.1.43.1.5歸檔材料一般歸檔一份(原件)3.2整理組卷3.2.13.2.23.2.33.2.43.2.53.2.6幅面大于卷盒的文件材料以及圖紙，按4號圖紙規(guī)格折疊成手風(fēng)琴式。底圖一律平放或卷放，嚴(yán)禁折疊。對透明底3.2.3.2.8每份文件材料一律拆掉易生銹金屬物，用線、不銹鋼釘或乳膠以件為單位裝訂，以不裝訂字跡為宜，若裝訂位置有重要批注者或字跡，需進行貼邊處理，對已破損的文件材料要進行修補。3.2.9凡是文件材料未注明標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題或另制封面，注明題名、責(zé)任者、時間。每件文件上加蓋并填寫檔號章。專（兼）職檔案員在檔案部門工作人員的指導(dǎo)下完成檔號的編制、電腦著錄、目錄打印、填寫備考表等工作。3.2.3.2.3.2.3.2.13.2.143.3歸檔驗收3.3.13.3.2在產(chǎn)品定型鑒定(或驗收)3.3.33.3.4技術(shù)管理部門移交檔案時交接雙方必須當(dāng)面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切等。歸檔單位填寫移交目錄（一式兩份），雙方履行清點簽字蓋章手續(xù)，辦理交接。凡不符合規(guī)定要求者，接收人有權(quán)拒絕接收，并限期改正移交3.3.5綜合、管理性材料，應(yīng)在次學(xué)年四4產(chǎn)品檔案的管理4.1學(xué)校檔案部門負(fù)責(zé)按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》編制分類號，依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》編制各類檢索目錄及檢索標(biāo)識，按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》做好產(chǎn)品檔案的保管、鑒定、銷毀和統(tǒng)計利用工作。4.2產(chǎn)品檔案的保管期限分為永久（50年以上）、長期（16－50年）、短期（15年以下）三種。4.3按檔案保管的要求對產(chǎn)品檔案進行排架、入庫保管，并定期檢查。4.4檔案的補充與修改4.4.1已歸檔的技術(shù)文件材料需要更改時，必須填寫更改通知單，經(jīng)產(chǎn)品設(shè)計(研制)4.4.2對修改后的各種4.4.34.4.45產(chǎn)品檔案工作崗位責(zé)任制5.1主管產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)的校領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)5.1.15.1.25.2產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)。5.2.15.2.25.2.3把檔案工作納入有關(guān)部門及有關(guān)人員5.3產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)部門職責(zé)5.3.15.3.25.3.3按照歸檔要求，負(fù)責(zé)檢查歸檔材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，負(fù)責(zé)向校檔案部門5.3.45.4學(xué)校檔案部門職責(zé)5.4.15.4.25.4.3負(fù)責(zé)學(xué)校產(chǎn)品檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、提供5.4.45.5生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人職責(zé)5.5.15.5.25.6產(chǎn)品設(shè)計室(組)負(fù)責(zé)人職責(zé)5.6.1負(fù)責(zé)組織檢查本室(組)5.6.2負(fù)責(zé)提出案卷密級和保管期限、填寫歸檔說明書，并指定有關(guān)人員編制目錄、清單等5.6.35.7科技人員及有關(guān)人員職責(zé)5.7.15.7.2產(chǎn)品定型后，應(yīng)把自己所承擔(dān)部分的技術(shù)文件材料整理后交產(chǎn)品設(shè)計(研制)5.7.36本規(guī)范自公布之日起實施，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋。附件一：附件二：廣東外語外貿(mào)大學(xué)產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案二級類目代號簡表附件一CP11綜合序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)管理的文件長期2長期3產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)的請示、報告、批示長期4長期5產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)年度工作、總結(jié)、統(tǒng)計報表永久CP12-1銷售管理序號類目名稱保管期限1產(chǎn)品用戶清冊長期2產(chǎn)品銷售合同、協(xié)議書、重要洽談會議記錄長期3用戶反饋的產(chǎn)品技術(shù)文件材料長期4產(chǎn)品說明書、宣傳品、廣告樣張短期5產(chǎn)品用戶交驗協(xié)議短期CP12-2產(chǎn)品計劃準(zhǔn)備階段材料序號類目名稱保管期限1任務(wù)書、調(diào)查材料、方案論證材料、技術(shù)協(xié)議與委托書、發(fā)展建議書、上級指示批文長期CP12-3產(chǎn)品生產(chǎn)設(shè)計（研制）階段材料序號類目名稱保管期限1總體方案設(shè)計材料長期2全套設(shè)計定型圖紙長期3技術(shù)設(shè)計說明書、計算手稿、實驗數(shù)據(jù)和實驗記錄及分析報告長期4通用件、標(biāo)準(zhǔn)件、外購件、外協(xié)件明細(xì)表、圖樣目錄長期5階段性技術(shù)總結(jié)、產(chǎn)品設(shè)計工作總結(jié)、設(shè)計定型報告及批復(fù)長期6產(chǎn)品說明書、技術(shù)條件、標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品證明書等長期CP12-4產(chǎn)品生產(chǎn)試制與鑒定階段材料序號類目名稱保管期限1試驗大綱、試驗記錄及試驗工作總結(jié)長期2鑒定大綱、產(chǎn)品鑒定證書、產(chǎn)品證明書、產(chǎn)品合格證長期3試驗規(guī)程和記錄、樣機底片、照片等長期4得獎材料、專利材料長期5論文、專著長期CP12-5產(chǎn)品生產(chǎn)階段材料序號類目名稱保管期限1生產(chǎn)任務(wù)書及上級有關(guān)指示文件、生產(chǎn)方案計劃長期2全套工藝定型圖紙、技術(shù)條件說明書長期3工藝說明書、工藝規(guī)程、工藝路線、工藝實驗記錄、分析和鑒定材料等全部工藝文件材料長期4材料定額和代用單、工時定額短期5生產(chǎn)定型報告及批復(fù)長期6重大質(zhì)量事故分析、重要聯(lián)席會議紀(jì)要長期7各種更改單及技術(shù)通知單長期8生產(chǎn)工作總結(jié)報告、技術(shù)工作報告長期附件二廣東外語外貿(mào)大學(xué)基本建設(shè)類檔案工作規(guī)范為提高學(xué)?；窘ㄔO(shè)檔案（簡稱基建檔案）工作的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮基建檔案的作用，并為考核基建檔案工作提供依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實際情況，特制定本規(guī)范。1基建檔案工作的基本原則1.1凡在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，均屬基建類檔案。1.2基建檔案必須實行集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。1.3基建檔案工作要納入基建規(guī)劃、計劃，管理制度和基建人員職責(zé)范圍之中，做到基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的竣工圖的驗收同步進行。1.4把基建檔案工作列入學(xué)校的發(fā)展計劃，在經(jīng)費、庫房、設(shè)備和人員配備等工作條件上給予保證，每年從本單位基建經(jīng)費總額中撥出一定數(shù)額作為基建檔案工作經(jīng)費。2基建檔案歸檔范圍的確定2.1確定的原則2.1.1歸檔的基建管理和項目建設(shè)中形成的文件材料必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠具有參考價值和憑證作用。2.1.2歸檔的基建文件材料必須反映基建管理和項目建設(shè)的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，與實物完全一致并具有成套性。2.2歸檔的主要內(nèi)容和重點2.2.1歸檔主要內(nèi)容包括綜合管理、可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等八個方面，具體范圍見附件一。2.2.2歸檔的重點是項目建設(shè)各個階段形成的不同載體、形式的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。2.3不歸檔的文件材料2.3.1上級機關(guān)有關(guān)基建的普發(fā)性（非專指高校）、不辦的文件；2.3.2正式施工前的草圖未定型圖紙、重份文件和重份圖紙；2.3.33基建檔案的歸檔要求與立卷方法3.1形成積累3.1.1學(xué)?；ú块T要有一位負(fù)責(zé)人分管基建檔案工作，并配備相應(yīng)專（兼）職檔案員，負(fù)責(zé)基建文件材料的收集、積累、整理、歸檔工作。接到基建項目后，在布置工作計劃的同時布置形成積累基建文件材料的任務(wù)，指定基建工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)檢查基建文件材料的質(zhì)量，保證其真實、完整、系統(tǒng)。3.1.2基建項目實行總承包給外單位的，由各分承包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的基建文件材料，交總承包單位匯總、整理，竣工時由總承包單位向?qū)W?；ú块T3.1.3基建項目由幾個單位分別承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包工程的基建文件材料，交學(xué)?；ú块T3.1.43.1.5基建部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行基建文件材料的審簽制度，明確職責(zé)，把好文件材料形成的質(zhì)量關(guān)，3.1.63.1.73.1.83.1.93.1.103.1.113.1.12學(xué)?；ú块T3.2整理組卷3.2.1基建項目結(jié)束（含最終完成、階段完成）后，基建部門分管基建檔案材料工作的負(fù)責(zé)人，組織本項目形成的應(yīng)歸檔的基建文件材料的整理組卷工作。3.2.2根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律，按保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的組卷原則，對基建文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按工程項目組卷，一項一卷或若干卷。管理性文件材料排在整個項目首卷，其余材料按文件性質(zhì)分別組成案卷。3.2.3文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復(fù)在前，請示在后。報建圖、用地通知書、建設(shè)規(guī)劃許可證等管理性文件的附圖緊跟其正文放在各建設(shè)項目的首卷。圖紙按圖的類別序號排列（即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計圖、建筑施工竣工圖、結(jié)構(gòu)施工竣工圖、水工竣工圖、電工竣工圖、氣管竣工圖、更改圖）。3.2.4每份文件材料一律拆掉易生銹金屬物，用線、不銹鋼釘或乳膠裝訂，以不裝訂字跡為宜，若裝訂位置有重要批注者或字跡，需進行貼邊處理，對已破損的文件材料要進行修補。3.2.5凡是文件材料未注明標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題或另制封面，注明題名、責(zé)任者、時間。按卷裝訂的工程項目檔案無論單面或雙面只要有書寫文字，均作為一頁編寫頁號，每卷頁號均從13.2.6專（兼）職檔案員在檔案部門工作人員的指導(dǎo)下完成保管期限的確定、檔號的編制、電腦著錄、目錄打印、填寫案卷封面和3.2.73.3歸檔驗收3.3.1基建項目在驗收前，檔案部門對準(zhǔn)備歸檔的基建文件材料進行預(yù)驗，出具證明，否則不能組織工程竣工驗收。3.3.2基建項目在各部門驗收后三個月內(nèi)歸檔。學(xué)校檔案部門應(yīng)是工程驗收小組成員，會同學(xué)?；ú块T檢查基建文件材料的案卷整理是否符合要求。3.3.3學(xué)?；ú块T應(yīng)從基建總投資中扣留5%3.3.4移交檔案時交接雙方必須當(dāng)面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切等。歸檔單位填寫移交目錄（一式兩份），雙方履行清點簽字蓋章手續(xù)，辦理交接。凡不符合規(guī)定要求者，接收人有權(quán)拒絕接收，并限期改正移交4基建檔案的管理4.1學(xué)校檔案部門負(fù)責(zé)按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》編制分類號，依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》編制各類檢索目錄及檢索標(biāo)識，按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》做好基建檔案的保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計和提供利用工作。4.2檔案補充與修改4.2.1基建文件材料歸檔后，在改造、維修中所產(chǎn)生的基建文件材料，基建部門應(yīng)隨時整理，向檔案部門補充歸檔。4.2.2對已歸檔的基建文件材料，需要更改時，必須填寫更改審查清單，經(jīng)基建部門分管負(fù)責(zé)人同意。未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁更改已歸檔的任何基建檔案材料。4.2.3檔案部門對補充歸檔的基建文件材料應(yīng)及時整理編目。歸檔材料不多的，可歸入相關(guān)案卷內(nèi)并填寫卷內(nèi)目錄；歸檔材料較多的可單獨組卷、編目。5基建檔案工作崗位責(zé)任制5.1分管基建工作的校領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)5.1.15.1.25.2基建部門領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)5.2.15.2.25.2.35.2.4項目結(jié)束后，組織收齊基建檔案，審查歸檔質(zhì)量是否符合完整5.2.55.2.65.3學(xué)校檔案部門職責(zé)5.3.15.3.25.3.35.3.45.4基建部門專（兼）職檔案員職責(zé)5.4.15.4.25.4.35.4.46本規(guī)范自公布之日起實施，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋。附件一：廣東外語外貿(mào)大學(xué)基本建設(shè)類檔案歸檔范圍和保管期限表附件二：廣東外語外貿(mào)大學(xué)基本建設(shè)類檔案二級類目代號簡表附件一JJ11綜合序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)基建工作的文件長期2基建工作規(guī)章制度長期3基建工作計劃、總結(jié)、簡報長期4基建工作總體規(guī)劃永久5基建工作年度（季度）總結(jié)、統(tǒng)計報表永久6基建工程財務(wù)預(yù)、決算長期7全校性總體規(guī)劃、設(shè)計總平面圖永久8水、電、氣管道分布圖永久9地質(zhì)勘探、地形測量材料永久JJ12-1可行性研究序號類目名稱保管期限1項目建議書及上級批復(fù)永久2可行性研究報告永久3項目評估永久4環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告永久5設(shè)計任務(wù)書及計劃任務(wù)書永久JJ12-2設(shè)計基礎(chǔ)序號類目名稱保管期限1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖樣及說明永久2地形、地貌控制點建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備及安裝測量定位、觀測記錄永久3水文、氣象、地震等其它設(shè)計基礎(chǔ)材料永久JJ12-3設(shè)計文件序號類目名稱保管期限1初步設(shè)計永久2技術(shù)設(shè)計永久3施工圖設(shè)計短期4技術(shù)秘密材料、專利文件永久5設(shè)計計算書長期6關(guān)鍵技術(shù)實驗永久7總體規(guī)劃設(shè)計永久8設(shè)計評價、鑒定及審批長期JJ12-4工程管理文件序號類目名稱保管期限1征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書永久2承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件永久3施工執(zhí)照永久4環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣暖供應(yīng)協(xié)議書永久5產(chǎn)權(quán)證書永久JJ12-5施工序號類目名稱保管期限1土地施工文件（1）開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會審紀(jì)要短期（2）施工組織方案和計劃、施工技術(shù)措施和安全措施、施工工藝長期（3）原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定長期（4）建筑材料實驗報告長期（5）設(shè)計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批永久（6）土建施工定位測量地質(zhì)勘察永久（7）土、巖試驗報告，基礎(chǔ)處理，基礎(chǔ)工程施工圖永久（8）隱蔽工程驗收記錄永久（9）工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告永久（10）分項、分單位工程抽量檢查、評定長期（11）交工驗收記錄證明長期（12）竣工報告、竣工驗收報告永久2設(shè)備及管線安裝施工文件（1）開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要短期（2）設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批長期（3）焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄長期（4）隱蔽工程檢查驗收記錄長期（5）強度、密閉性試驗報告長期（6）設(shè)備調(diào)試記錄短期（7）施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報告長期（8）系統(tǒng)調(diào)試、實驗記錄長期（9）管線清洗、通水、清毒記錄短期（10）管線標(biāo)高位置，坡度測量記錄長期（11）中間交工驗收記錄證明，工程質(zhì)量評定長期（12）竣工報告、竣工驗收報告長期3電氣、儀表安裝施工文件（1）開工報告、工程技術(shù)更改、技術(shù)交底、圖紙會審短期（2）設(shè)計更改、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批記錄長期（3）調(diào)試、整定記錄長期（4）性能測試和校核長期（5）施工安裝記錄，質(zhì)量檢查評定，事故處理報告長期（6）操作、聯(lián)動試驗短期（7）電氣裝置交接記錄短期（8）中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評定長期（9）竣工報告、竣工驗收報告長期JJ12-6竣工驗收序號類目名稱保管期限1竣工驗收報告永久2全部竣工圖紙永久3質(zhì)量評審材料永久4工程現(xiàn)場聲像材料永久5竣工驗收會議決議文件永久JJ12-7基建財務(wù)、器材管理序號類目名稱保管期限1財務(wù)計劃、年度計劃短期2工程概算、預(yù)算、決算永久3主要材料消耗、器材管理短期4交付使用的固定資產(chǎn)永久JJ12-8生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)序號類目名稱保管期限1技術(shù)準(zhǔn)備計劃短期2長期3試車方案、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙短期4長期5長期6短期7長期附件二JJ11綜合（按單項工程設(shè)置類目）教學(xué)辦公樓外語學(xué)校學(xué)生宿舍學(xué)生宿舍A棟教工住宅CDEF棟……廣東外語外貿(mào)大學(xué)儀器設(shè)備類檔案工作規(guī)范為了提高學(xué)校儀器設(shè)備類（簡稱設(shè)備檔案）的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮設(shè)備檔案在作用，并為考核學(xué)校設(shè)備檔案工作提供依據(jù)，檔案根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實際情況，特制定本規(guī)范。1設(shè)備檔案工作的基本原則1.1凡作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備，在其購置、驗收、調(diào)試、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動過程中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機材料均屬儀器設(shè)備檔案。1.2設(shè)備檔案的管理，必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則，便于開發(fā)利用，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。1.3設(shè)備檔案是國家的重要技術(shù)儲備，是學(xué)校儀器、設(shè)備管理工作的組成部分和重要環(huán)節(jié)。設(shè)備檔案工作必須納入學(xué)校設(shè)備管理工作之中，與設(shè)備計劃管理，設(shè)備采購供應(yīng)和設(shè)備使用等工作緊密結(jié)合，保證設(shè)備文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)作為學(xué)校設(shè)備管理部門的職責(zé)之一。1.4把設(shè)備檔案工作列入本校發(fā)展計劃，配備必要的庫房、設(shè)備以及人員，每年從設(shè)備費中撥給一定的數(shù)額，作設(shè)備檔案經(jīng)費。2設(shè)備檔案歸檔范圍的確定2.1確定的原則2.1.1歸檔的設(shè)備管理工作和儀器設(shè)備申購、驗收、使用、維修、改造各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料，必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠具有參考價值和憑證作用。2.1.2歸檔的文件材料必須反映設(shè)備管理和儀器設(shè)備項目從申購到改造的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.1.3歸檔的儀器設(shè)備文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律、保持其有機聯(lián)系，必須與實物一致并有成套性。2.1.4作為學(xué)校固定資產(chǎn)的各種國產(chǎn)、進口的高、精、尖、新、稀的儀器設(shè)備，均須歸檔。2.2歸檔的主要內(nèi)容和重點2.2.1歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、儀器設(shè)備項目依據(jù)性材料、開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維修、隨機圖樣等六個方面，具體范圍見附件一。2.2.2歸檔的重點是儀器設(shè)備項目（特別是價值5萬元以上的）各個環(huán)節(jié)形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機圖樣。2.2.3學(xué)校自制、作為學(xué)校固定資產(chǎn)符合建檔條件的儀器設(shè)備，除研制文件材料作為科研成果歸入科研類檔案外，其余均按儀器設(shè)備類檔案要求處理。2.3不歸檔的文件材料2.3.1上級普發(fā)（非專指高校）、不辦的文件；2.3.2未定稿的管理性文件材料；2.3.3未生效的合同、協(xié)議書；2.3.4重份文件、校內(nèi)單位發(fā)來的文件；2.3.52.3.6儀器設(shè)備廣告、宣傳材料、定貨會、展銷會宣傳品。3設(shè)備檔案的部門立卷及歸檔流程3.1形成與積累3.1.1學(xué)校設(shè)備管理部門是學(xué)校設(shè)備文件材料的形成積累、匯總、歸檔部門，必須有專（兼）職檔案員，負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的收集、整理和按規(guī)定向?qū)W校檔案部門移交歸檔。3.1.2從申購設(shè)備到驗收完畢（進口設(shè)備到索賠期滿）過程中的管理性文件和技術(shù)性文件，均歸口設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備的收集、積累、管理、歸檔工作。3.1.3設(shè)備保管使用部門要負(fù)責(zé)設(shè)備隨機文件材料以及設(shè)備開箱、調(diào)試驗收、使用記錄等文件材料的收集、積累并及時整理登記，移交設(shè)備管理部門。3.1.4重大設(shè)備的開箱驗收必須有學(xué)校檔案部門參加，以監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)設(shè)備文字材料和技術(shù)文件的清點、驗收工作，并在驗收記錄上簽字、蓋章。對文字材料和技術(shù)文件不全的設(shè)備，有權(quán)拒絕簽字并通知財務(wù)部門暫緩結(jié)算，待設(shè)備定購部門讓廠家補齊后，方可辦理相應(yīng)手續(xù)。3.1.5學(xué)校檔案部門3.1.63.1.73.1.83.2整理組卷3.2.1堅持由設(shè)備文件材料形成部門立卷的原則。學(xué)校設(shè)備管理部門的專（兼）職檔案員應(yīng)及時將形成的設(shè)備管理文件材料整理組卷。3.2.2根據(jù)設(shè)備文件材料的形成規(guī)律以及設(shè)備文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式等實際情況，在堅持文件之間有機聯(lián)系和便于利用查找的組卷原則下，按設(shè)備項目組卷，一套設(shè)備一卷或數(shù)卷。3.2.3將最能反映設(shè)備購置概況的文件材料，如申購報告，批復(fù)文件，論證文件，投資文件，訂購合同，驗收報告，索賠文件等整理組成案卷，排放在各卷之首，其余設(shè)備技術(shù)文件材料按設(shè)備的工作程序及重要程度，依次系統(tǒng)排列。3.2.4設(shè)備文件材料中的非紙質(zhì)載體材料，除密不可分者外，應(yīng)放入特殊載體檔案的專柜保管，并按要求標(biāo)明參見號。3.2.5卷內(nèi)的文件材料按文件材料在前，圖表在后的要求排列。3.2.6每份文件材料一律拆掉易生銹金屬物，用線、不銹鋼釘或乳膠以件為單位裝訂，以不裝訂字跡為宜，若裝訂位置有重要批注者或字跡，需進行貼邊處理，對已破損的文件材料要進行修補。對引進設(shè)備中專用文件夾，可以保持原狀。3.2.73.2.8凡是文件材料未注明標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題或另制封面，注明題名、責(zé)任者、時間。每件文件上加蓋并填寫檔號章。專（兼）職檔案員在檔案部門工作人員的指導(dǎo)下完成檔號的編制、電腦著錄、目錄打印、填3.2.93.3歸檔驗收設(shè)備管理部門的專（兼）職檔案員，填寫移交目錄（一式兩份）。將移交目錄連同案卷送單位負(fù)責(zé)人審查，再向檔案部門歸檔。歸檔時，交接雙方必須當(dāng)面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切等。雙方履行清點簽字蓋章手續(xù)，辦理交接。凡不符合規(guī)定要求者，接收人有權(quán)拒絕接收，并限期改正移交。雙方簽字，各持一份備查。4設(shè)備檔案的管理學(xué)校檔案部門負(fù)責(zé)按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》編制分類號，依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》編制各類檢索目錄及檢索標(biāo)識，按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》做好設(shè)備檔案的保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計和提供利用工作。5設(shè)備檔案工作崗位責(zé)任制5.1分管設(shè)備工作的校領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)5.1.1重視和關(guān)心各級設(shè)備管理使用部門有關(guān)設(shè)備檔案工作規(guī)章制度的建立，并要求認(rèn)真執(zhí)行。把設(shè)備檔案工作列入學(xué)校設(shè)備工作計劃，在經(jīng)費、用房、設(shè)備、人員配套及專（兼）職檔案員5.1.25.2設(shè)備管理部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)5.2.15.2.2指導(dǎo)、督促專（兼）職檔案員5.2.35.3學(xué)校檔案部門職責(zé)5.3.15.3.25.3.35.3.45.3.55.4設(shè)備使用部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)5.4.15.4.2指導(dǎo)本單位設(shè)備文件材料的形成積累工作，檢查組卷質(zhì)量5.4.35.4.45.5專（兼）職檔案員職責(zé)5.5.15.5.2按設(shè)備計劃，采購供應(yīng)工作的程序，形成、積累設(shè)備管理技術(shù)文件材料，做好設(shè)備隨機文件材料及設(shè)備使用、維修、檢修、改造中形成的技術(shù)文件的清點、組卷工作，并按要求整理后移交給學(xué)校檔案部門6本規(guī)范自公布之日起實施，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋。附件一：廣東外語外貿(mào)大學(xué)儀器設(shè)備類檔案歸檔范圍和保管期限表附件二：廣東外語外貿(mào)大學(xué)儀器設(shè)備類檔案二級類目代號簡表附件一SB11綜合序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)儀器、設(shè)備的政策、業(yè)務(wù)管理工作的文件長期2本校儀器、設(shè)備管理的規(guī)章制度長期3設(shè)備工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料長期4本校儀器、設(shè)備購置計劃、報告及經(jīng)費分配方案長期5本校儀器、設(shè)備移交清冊及設(shè)備儀器報廢，調(diào)拔報告和批復(fù)長期6本校有關(guān)儀器、設(shè)備業(yè)務(wù)工作的綜合性統(tǒng)計材料長期SB12儀器設(shè)備項目序號類目名稱保管期限1申購報告、計劃、論證報告（論證會文件、記錄等）長期2上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示長期3定購合同（復(fù)印件）和會談紀(jì)要、記錄等長期4進口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件長期5開箱記錄本及裝箱單長期6安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單長期7驗收報告及文件材料長期8索賠來往函件及結(jié)果文件長期9設(shè)備說明書及全套隨機文件材料10使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履歷書）11重大事故的調(diào)查分析及處理意見12技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料附件二SB11綜合[12]按設(shè)備儀器種類或型號設(shè)置類目PAGE精品文檔可編輯的精品文檔廣東外語外貿(mào)大學(xué)出版類檔案工作規(guī)范為了提高學(xué)校出版類檔案（以下簡稱出版檔案）工作質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮其作用，有效地為學(xué)校和社會服務(wù)，并為考核出版檔案工作提供依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實際，特制定本規(guī)范。1出版檔案工作的基本要求1.1學(xué)校在編輯出版報紙、刊物、圖書、音像出版物活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料，均屬出版檔案。1.2出版檔案必須實行集中管理,以確保其完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，方便開發(fā)利用。1.3出版檔案是國家科學(xué)文化和學(xué)校教學(xué)科研發(fā)展的歷史記錄，是學(xué)校檔案的重要組成部分。出版檔案工作要納入出版編輯單位的管理制度，納入出版工作的計劃和規(guī)劃，納入各社、部（室）負(fù)責(zé)人和編輯、出版印制人員的職責(zé)范圍。出版、編輯部門在布置計劃、檢查、總結(jié)、驗收工作時，要同時布置計劃、檢查、總結(jié)、驗收出版檔案工作。1.4學(xué)校出版社、編輯部，出版刊物的各院、所，要有一位負(fù)責(zé)人分管出版檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)膶＃妫┞殭n案員，認(rèn)真做好出版檔案的收集、整理，并按規(guī)定向?qū)W校檔案部門移交歸檔。2出版檔案歸檔范圍的確定2.1確定的原則2.1.1歸檔的編輯出版管理和出版活動中形成的文件材料必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠具有參考價值和憑證作用。2.1.2歸檔的出版文件材料必須反映編輯出版管理職能和出版活動的全過程,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.1.3歸檔的出版文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律,保持有機聯(lián)系,特別注意出版材料的成套性特點。2.2歸檔的主要內(nèi)容和重點2.2.1歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、出版物等方面的內(nèi)容，具體歸檔范圍見附件。2.2.2歸檔的重點是出版活動各個階段形成的不同載體、形式的文件材料，尤其是出版物本身。2.3不歸檔的文件材料2.3.1上級有關(guān)出版的普發(fā)的（非專指高校）、不辦的文件；2.3.2未生效的合同、協(xié)議書；2.2.3不退、不用的稿件，非定稿的稿件；2.3.3重份文件；2.3.4無查考利用價值的事務(wù)性臨時性文件；2.3.5非隸屬單位抄送的不需辦理、也無參考價值的文件；2.3.6校內(nèi)其他單位發(fā)來的與本單位工作無關(guān)的文件；2.3.7與校外單位交換來的與本單位出版工作無關(guān)的文件；以上文件材料如認(rèn)為必要，可作資料暫存。3出版檔案的歸檔要求與立卷方法3.1形成與積累3.1.1實行部門立卷歸檔制度，出版社、編輯部、院、系、所均為立卷單位，分工歸口立卷。3.1.2出版物出版前，專（兼）職檔案員應(yīng)協(xié)同責(zé)任編輯做好歸檔材料的積累和保管，按出版物的形成規(guī)律排序，并隨時檢查材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，及時補充。3.2整理組卷3.2.1出版檔案以出版物名稱立卷，一書一刊組成一卷或數(shù)卷，注意分清年度，不可混年立卷。3.2.2跨年的出版檔案,放在出版物的出版年立卷。3.2.3卷內(nèi)文件材料一律拆掉金屬物，用線、不銹鋼釘或乳膠按件為單位裝訂，以不裝訂字跡為宜，若裝訂位置有重要批注者，需進行貼邊處理，對已破損的文件材料要進行修補。3.2.4卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示、報告在后的順序排列。其他的文件材料按時間順序排列。3.2.5凡是文件材料未注明標(biāo)題的應(yīng)另制封面，注明題名、責(zé)任者、時間。每件文件上加蓋并填寫檔號章。3.3歸檔驗收3.3.1專（兼）職檔案員應(yīng)及時將應(yīng)歸檔的出版檔案集中向?qū)W校檔案部門移交。移交檔案時交接雙方必須當(dāng)面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切等。歸檔單位填寫移交目錄（一式兩份），雙方履行清點簽字蓋章手續(xù)，辦理交接。凡不符合規(guī)定要求者，接收人有權(quán)拒絕接收，并限期改正移交。3.3.24出版檔案的管理學(xué)校檔案部門負(fù)責(zé)按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》編制分類號，依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》編制各類檢索目錄及檢索標(biāo)識，按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》做好出版檔案的保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計和提供利用工作。5出版檔案工作崗位責(zé)任制5.1學(xué)校出版、編輯部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)5.1.15.1.25.1.35.1.45.2學(xué)校出版、編輯部門室（科）主任職責(zé)5.2.15.2.25.3學(xué)校編輯、出版部門責(zé)任編輯職責(zé)5.3.15.3.25.4出版編輯部門專（兼）職檔案員職責(zé)5.4.1在部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助5.4.25.4.3將已收集、整理的案卷，按規(guī)定集中向?qū)W校5.4.45.5學(xué)校檔案部門職責(zé)5.5.15.5.25.5.36本規(guī)范自公布之日起實施，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋。附件一：廣東外語外貿(mào)大學(xué)出版類檔案歸檔范圍和保管期限表附件二：廣東外語外貿(mào)大學(xué)出版類檔案二級類目代號簡表附件一CB11綜合序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)編輯出版工作的文件長期2上級召開的編輯出版工作會議文件短期3本校編輯出版工作規(guī)劃、計劃、報告、總結(jié)、簡報和重要會議記錄永久4本校編輯出版工作規(guī)章制度、統(tǒng)計報表永久5編輯出版部門管理形成的文件材料短期CB12~15出版物項目序號類目名稱保管期限1編輯出版合同、協(xié)議書長期2出版請示和批復(fù)長期3原稿（含照片、手跡原件）或復(fù)制件（退還作者后應(yīng)有原稿簽收單）長期4各級審稿單或歷次審稿意見與作者的來往信件長期5封面設(shè)計圖樣短期6出版通知單、書刊、音像出版物樣品永久7出版發(fā)行記錄本，發(fā)稿后的變動情況，稿酬、版稅通知單短期8獲獎或受查處情況的文件材料長期9有參考價值的讀者來信、重要評論短期10再版修改意見短期附件二CB11綜合12報紙13刊物14書稿15音像廣東外語外貿(mào)大學(xué)外事類檔案工作規(guī)范為了提高學(xué)校外事類檔案（簡稱外事檔案）的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮其在學(xué)校對外交流、教學(xué)