標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)范

寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司管理標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)范MWLQB/2016(005)行政字.目的為方便公司的文件編制、更改、下發(fā)、傳閱的管理，使其可提供適宜的培訓(xùn)、重復(fù)性和追溯性,特制訂本規(guī)范（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“本規(guī)范.適用范圍本規(guī)范明確了寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司行文通用的紙張要求、行文要素排列順序及具體要求。.2本規(guī)范適用于寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司制發(fā)的文件。.3本規(guī)范適用于寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司各部門(mén)。.職責(zé)公司行政事務(wù)受公司行政部指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。公司行政部負(fù)責(zé)以公司名義對(duì)內(nèi)、外行文的編制、發(fā)文以及存檔的文件管理，并負(fù)有監(jiān)督和檢查的職責(zé)。公司職能部門(mén)負(fù)責(zé)以部門(mén)名義對(duì)內(nèi)、外行文編制以及存檔的文件管理，文件擬稿后交行政部制發(fā)。文件處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)保密規(guī)定，必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。.行文類(lèi)別函（附件1）：用于公司對(duì)外機(jī)關(guān)、團(tuán)體、公司行文。（不受?chē)?yán)格行文控制，可不用文頭，不用文號(hào)，不用標(biāo)題）紅頭文件（附件2）：為下行文，用于寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司向全公司下發(fā)工作計(jì)劃，部署重要工作，任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分有關(guān)單位和個(gè)人，工作總結(jié)及各種有關(guān)全局性的規(guī)定，決定、指示、公告、通知、通報(bào)、批復(fù)，會(huì)議文件等事項(xiàng)。3請(qǐng)示/報(bào)告（附件3）：為上行文，一文一事。用于公司各部門(mén)向公司呈送的文件。會(huì)議記錄（附件4）：用于各類(lèi)會(huì)議的會(huì)議記錄、整理與總結(jié)。.行文要素要求標(biāo)準(zhǔn)文件一般由發(fā)文單位、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成。5.2文件按緊急程度分為：“特急”、“急件”、“一般二5.3文件按密級(jí)分為：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。“秘密”是指在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，為保護(hù)公司的安全和利益，需要加以隱蔽、保護(hù)、限制、不讓外界客體知悉的事項(xiàng)的總稱(chēng)。“機(jī)密”是在公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的，不屬于公司秘密而又不宜于對(duì)外公開(kāi)的秘密事項(xiàng)。5.6“絕密”是關(guān)系到公司的安全利益，依照公司各項(xiàng)規(guī)章制度，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。5.7涉及公司秘密的文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)，其中“絕密”、“機(jī)密”級(jí)文件還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。任何文件處理人員在文件編制或處理過(guò)程中擅自公開(kāi)或擅自擴(kuò)大接觸范圍的即屬泄密，根據(jù)公司制度將處以相應(yīng)處罰。5.8行文以迅速、簡(jiǎn)潔、明確為基礎(chǔ)要求，按照職權(quán)范圍行文、按隸屬關(guān)系行文、一般應(yīng)當(dāng)逐級(jí)行文，不得越級(jí)報(bào)送。5.9行文用詞、用字應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，不得使用繁體字、異體字。排版回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)。.10行文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。.編制規(guī)范為使公司管理體系的有效性和適宜性得以延續(xù)，公司各類(lèi)文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用A4尺寸打印紙，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯(cuò)別字。.2公司規(guī)章制度類(lèi)文件應(yīng)遵循如下文件格式，使文件清楚明晰：.3.作為需要進(jìn)行傳送的文件，請(qǐng)?jiān)谳斎霑r(shí)采用如下的文件格式：文件標(biāo)題一、目的意義：（要明確闡述編制和使用本文件的目的）二、適用范圍：（要明確闡述本文件適用范圍。）三、相關(guān)職責(zé)：（要明確闡述本文件所列執(zhí)行部門(mén)或個(gè)人的

頁(yè)邊距設(shè)置A425X29亳米或22X25；一般性文件正文字體宋體小四或五號(hào)左空2格；文件標(biāo)題宋體小二號(hào)粗體居中；段落標(biāo)題宋體粗體居左；紅頭文件標(biāo)題宋體一號(hào)粗體居中；紅頭文件文號(hào)宋體小三號(hào)粗體居中；字體顏色未作特殊說(shuō)明，行文中圖文顏色均為黑色（紅頭文件的的標(biāo)題及文號(hào)除外）；結(jié)構(gòu)層次序號(hào)第一層為“1.”“2."；第二層為“1.1”“1.2”“2.1”“2.2”；第三層為“L1.1""1.1.2”“2.1.1”“2.1.2”；以此類(lèi)推；正文行距1.5倍行距；文件頁(yè)碼置于頁(yè)腳居右；.文件版頭《寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司文件》、《寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司管理標(biāo)準(zhǔn)》版頭用于頒布公司重要規(guī)章制度，公布公司中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃、年度工作要點(diǎn)和總結(jié)等，公布機(jī)構(gòu)設(shè)置或調(diào)整、人事任免、獎(jiǎng)懲等重大事項(xiàng)，通知重要事項(xiàng)。所有文件上均應(yīng)標(biāo)注相應(yīng)秘級(jí)和緊急程度，增強(qiáng)文件辦理的及時(shí)、有效、安全。密級(jí)文件應(yīng)在文件首頁(yè)右上角位置編制列明，密級(jí)文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。.文號(hào)標(biāo)準(zhǔn)1發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫(xiě)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)；涉及聯(lián)合行文的，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。8.2發(fā)文統(tǒng)一編發(fā)文字號(hào)（簡(jiǎn)稱(chēng)文號(hào)，以下同）。文號(hào)包括部門(mén)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合發(fā)文,只標(biāo)明發(fā)文主辦機(jī)關(guān)文號(hào)。8.3文號(hào)由發(fā)文部門(mén)代字、年份和發(fā)文序號(hào)組成。3.1部門(mén)代字對(duì)照表部門(mén)代字總經(jīng)辦總經(jīng)行政部行政財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)人事部人資網(wǎng)絡(luò)部網(wǎng)絡(luò)商務(wù)部商務(wù)8.4文號(hào)的編寫(xiě)文號(hào)的年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)”】“括入。8.4.2順序號(hào):案卷順序號(hào),從001開(kāi)始編寫(xiě)。9.行文附件9.1行文如有附件，在正文下空1行左空2字用宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)冒號(hào)和名稱(chēng)。9.2附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：“附件1：XXXX"）。9.3附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。9.4附件應(yīng)與行文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”,有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)。.5附件的序號(hào)和名稱(chēng)前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與行文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)行文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。.成文時(shí)間和署名成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的口期為準(zhǔn)：聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)口期為準(zhǔn)。.2在文件制發(fā)時(shí)必須按要求署名，特殊情況或有專(zhuān)項(xiàng)指示的情況除外。不重要的文件，只需署上經(jīng)辦人的姓名。.文尾標(biāo)注對(duì)應(yīng)文件上報(bào)“主送”、“抄送”，編制“主題詞”。1.1“主送”指文件處理或最終決策的部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)；1.2“抄送”是指與文件內(nèi)容有聯(lián)系的相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)。3“主題詞”可參照《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》編制。同時(shí)，標(biāo)引主題詞必須準(zhǔn)確，從主題詞表中選用的主題詞要能夠準(zhǔn)確的反映出文件的內(nèi)容特征和歸屬類(lèi)別。除專(zhuān)有名詞外，一個(gè)詞不超過(guò)四個(gè)字，每個(gè)詞之間空一格，無(wú)標(biāo)點(diǎn)。主題詞最少選兩個(gè)，最多不超過(guò)七個(gè)。1L2如遇前頁(yè)正文結(jié)束，落款轉(zhuǎn)至下頁(yè)的情況，則需進(jìn)行文字或者行間距的設(shè)置，盡量使落款與正文處于同一頁(yè)中。11.33頁(yè)以上包括3頁(yè)的文件（如制度）必須插入頁(yè)碼，在頁(yè)腳右側(cè)。12.發(fā)文印章12.1除會(huì)議紀(jì)要、記錄外，均應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主報(bào)單位加蓋印章，并在首頁(yè)注明會(huì)簽單位的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。12.2當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文部門(mén)名稱(chēng)（可用簡(jiǎn)稱(chēng)）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。3單一部門(mén)制發(fā)的行文在落款處不署發(fā)文部門(mén)的名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。12.4當(dāng)行文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。5主辦部門(mén)印章在前，每排最多3個(gè)印章：最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2格標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。6加蓋相應(yīng)公章的文件應(yīng)以PDF格式轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)單位、個(gè)人。13.文件裝訂、印制、存檔1所有文件都應(yīng)當(dāng)由行政部裝訂存檔。2印制文件要遵守時(shí)限要求，保證質(zhì)量，做到文面清晰，字體適當(dāng)，用紙規(guī)范、美觀(guān)大方。14.發(fā)文辦理由行政部統(tǒng)一制發(fā)相關(guān)部門(mén)的管理類(lèi)文件，由公司及相關(guān)部門(mén)文件管理員負(fù)責(zé)及時(shí)打印、更新、存檔。2下發(fā)新文件時(shí)，文件制發(fā)人員應(yīng)注意修改相關(guān)的版本號(hào)、生效口期。各部門(mén)制發(fā)的臨時(shí)性管理文件，應(yīng)獲本部門(mén)第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，交公司行政部備案后，由行政部向各部門(mén)制發(fā)。3需傳閱的文件，要嚴(yán)格登記手續(xù)，隨時(shí)掌握文件去向，避免文件漏傳、誤傳和延誤。14.4各部門(mén)，因工作需要下發(fā)紅頭文件的，需經(jīng)發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管副總簽核后報(bào)公司行政部編制下發(fā)。5紅頭文件由公司文件管理員負(fù)責(zé)文件處理工作。15.作廢處理1.在文件修改之前，各部門(mén)必須嚴(yán)格按照現(xiàn)有管理文件執(zhí)行。新版文件獲準(zhǔn)下發(fā)并開(kāi)始生效后，舊版文件自動(dòng)失效。2.公司及各部門(mén)，在管理中，必須使用有效版本文件。16.附則1本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可公布實(shí)施，修正亦同。2本規(guī)定解釋權(quán)、修改權(quán)及未盡事宜決定權(quán)歸行政部。寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司行政人資部20163.22附件1：標(biāo)準(zhǔn)文件格式式樣一一函（發(fā)文單位名稱(chēng)）關(guān)于XXXX（事項(xiàng)）的函受文單位：（正文）致禮！署名20年月口附件2：標(biāo)準(zhǔn)文件格式式樣一一紅頭文件（范本）寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司文件美芝妮人字【2016】002號(hào)（標(biāo)題）（正文）特此通知!寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司

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編制文號(hào):頁(yè)數(shù)：共頁(yè)□期2016-X-X密級(jí)：口絕密口機(jī)密口秘密口普通緊急程度：□特急□急件□一般市核復(fù)核批準(zhǔn)關(guān)于XXX的請(qǐng)示/報(bào)告*********妥否，請(qǐng)批示。年月口（蓋