公司文件檔案管理制度

公司文件檔案管理制度客觀的為了提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。范圍公司在籌備、成立、生產(chǎn)、在管理和產(chǎn)權(quán)變更過程中形成的具有保存價值的文件納入歸檔范圍。所容納之物3.1公司以下主要安全生產(chǎn)資料實行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險評價信息；培訓(xùn)記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評價報告；事故調(diào)查報告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護記錄；安全生產(chǎn)會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習(xí)信息；承包商和供應(yīng)商信息；維護和校驗記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評價報告等。3.2公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件資料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。3.3歸檔文件必須完整、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項活動的真實所容納之物和歷史面貌。3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持文件和資料在同一個文件中的有機聯(lián)系。3.6歸檔文件主要包括紙張、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。3.7歸檔的文件材料必須為正本，企業(yè)準(zhǔn)備的文件應(yīng)附在所發(fā)文件的手稿中。3.8歸檔的具有永久、具有長期保存價值的電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一起歸檔保存。3.9非紙質(zhì)文件和材料應(yīng)與其文字說明一起歸檔。3.10外文（或少數(shù)民族文字）如果材料有中文譯本，則應(yīng)與中文譯本一起歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件時應(yīng)使用碳素墨水或藍黑色墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。3.12備案范圍和保存期限3.13歸檔時間：（1）管理文件和資料一般應(yīng)在辦理完畢后第二年提交1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。（2）凡專項工程、特殊項目，由主管部門整理文件資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和項目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后交行政部備案。周期長的可分階段、單項歸檔。（3）外購設(shè)備儀器或引進項客觀的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。（4）工程應(yīng)在竣工驗收后三個月內(nèi)收到并歸檔。（5）每年形成的財務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門保存一年，次年第一季度移交行政部備案。（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件的歸檔時間一致。（7）榮譽檔案將由合資公司收集整理，并于次年歸檔。（8）每次活動結(jié)束后對視聽檔案進行整理歸檔。（9）相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），會后歸檔。（10）外出、出差、調(diào)查材料由當(dāng)事人在返回后一個月內(nèi)整理歸檔。（11）變更、修改、補充文件和資料應(yīng)一并歸檔。（12）公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離職時留在部門或個人手中的文件、資料應(yīng)隨時歸檔。（13）公司產(chǎn)權(quán)變更過程中形成的文件應(yīng)隨時歸檔。3.14文件搜索（借）閱制度檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作，檔案是為生產(chǎn)提供更好利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：（1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部檔案閱覽室查閱。查閱所容納之物根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。（2）公司相關(guān)人員是否有實際情況必須借出，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。（3）借閱文件的人應(yīng)該保管好，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘所容納之物也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。（5）所有不成熟的現(xiàn)有技術(shù)資料和機密文件不得外借。3.15檔案保密制度（1）凡屬密級檔案，必須正確標(biāo)記安全級別，并妥善存放。（2）非綜合行政部人員不得隨意進入行政部，行政部門窗及箱柜應(yīng)及時關(guān)鎖。（3）全體職工對密級檔案、文件、所有材料必須嚴(yán)格遵守企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，如確有必要，必須辦理相關(guān)手續(xù)。（5）查閱人員對檔案所容納之物承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。（6）檔案人員要忠于職守，認(rèn)真落實各項保密制度。（7）定期檢查機密檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.16行政部門管理制度（1）文件存儲檢查：1）行政部門應(yīng)當(dāng)清點檔案的出入、登記。2）定期全面檢查檔案存放情況，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。（2）行政部管理：1）行政部未經(jīng)許可，未經(jīng)授權(quán)，外人不得進入。2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部門應(yīng)使用白熾燈，照度不得超過100lx。4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物危害檔案。5）行政部嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案的消防設(shè)備，禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。8）行政部門必須做到八個注意事項：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、使用每個文件組成的準(zhǔn)確性、及時、科學(xué)的統(tǒng)計工作。10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用、識別和銷毀的統(tǒng)計賬目。3.17檔案鑒定、銷毀制度（1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。會計檔案見《會計檔案保存期限表》。（2）保管期限分永久、長期、短期三種。兩個儲存期之間，保管期限從長。（3）從檔案的所容納之物、來源、時間、可靠程度、監(jiān)理檔案的名稱價值。（4）檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果在評估中發(fā)現(xiàn)文件不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補充。（5）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經(jīng)理審批。銷毀檔案時嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。3.18檔案工作人員崗位職責(zé)（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為部門工作服務(wù)。（2）管理本部門檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。（3）