秘書工作中的溝通技巧

秘書工作中的溝通技巧

秘書工作中的溝通技巧

秘書在工作中扮演著重要的角色，學(xué)會溝通對于秘書來說必不可少！下面為大家介紹秘書工作中的溝通技巧，希望能幫到大家！

一、與指導(dǎo)的溝通技巧

穆罕xx曾經(jīng)說過：“山不走過來，我就走向山。〞對于秘書來說，要想當好參謀，就要學(xué)會走向指導(dǎo)。但是不同的指導(dǎo)有著不同的性格，在與他們的溝通當中，當然也要因人而異，特別要把握好以下幾點：

1、在與指導(dǎo)溝通時要認清自己的位置

無論何時何地，秘書人員要切記自己是指導(dǎo)的助手，屬于份內(nèi)的事情要認真做好，除此以外不能擅做主張。要維護好管理層內(nèi)部的團結(jié)，在向指導(dǎo)匯報、請示、反映有關(guān)指導(dǎo)個人的議論，不當傳話筒，不說不利于團結(jié)的話。

2、與指導(dǎo)溝通時要學(xué)會未雨綢繆

指導(dǎo)每天需要面對和解決的事情很多，為了進步溝通的質(zhì)量，秘書人員要提早把溝通的目的以及表達的方式考慮成熟，對指導(dǎo)的工作日程也要有個明晰的理解，還要對指導(dǎo)的心情做個大致的揣摩，這樣既能節(jié)省時間，也能使溝通更為有效。倘假設(shè)在指導(dǎo)日程排得很滿、心情又很糟糕的時候去與之溝通，往往會事倍功半，不但達不到溝通的目的，反而會使指導(dǎo)對秘書人員產(chǎn)生反感。

3、針對不同性格的指導(dǎo)，采取不同的'溝通方法

秘書平時在與指導(dǎo)的接觸中，要學(xué)會觀察，學(xué)會總結(jié)。針對不同性格的指導(dǎo)，找出合適與之溝通的方法。比方與冷靜型的指導(dǎo)相處時，秘書人員可能會覺得對方難以捉摸，這就需要秘書人員擅長觀察，從指導(dǎo)日常的工作中去理解他的愛好。在與指導(dǎo)溝通的過程中，多聆聽他的意見和建議，切勿自作主張;但凡指導(dǎo)交辦的事務(wù)，務(wù)必要做到萬無一失，對一些細微之處做到一絲不茍。這樣相處一段時間后，就會獲得冷靜型指導(dǎo)的信任。雷厲風(fēng)行、有魄力的指導(dǎo)通常性格爽快，很欣賞有才能的人。因此在與他相處時，可以大膽地提出自己的想法和建議，恰到好處地施展自己各方面的才能。由于這類指導(dǎo)相當有魄力，所以只要你的建議可行，他都會支持你。在和這類指導(dǎo)相處時，除了要扎實穩(wěn)妥地辦事之外，還要注意在指導(dǎo)面前把握好一個表現(xiàn)的“度〞，盡管他愛才惜才，但是假如表現(xiàn)過頭，會讓這類指導(dǎo)認為你是在成心賣弄，反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的指導(dǎo)性格各異，但是只要秘書人員在工作中兢兢業(yè)業(yè)、多考慮、勤學(xué)習(xí)，加上巧妙使用溝通的技巧，那么我們就能沉著面對。當然假如遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質(zhì)有問題的指導(dǎo)，最好的方法就是選擇分開，因為和這種類型的指導(dǎo)相處，不僅會感到溝通是件異常困難的事情，而且工作上也會帶來很多意想不到的費事。

二、與同事的溝通技巧

在一個單位里面，秘書除了要面對指導(dǎo)，更多的時候是要面對各位同事。為了使各項工作順利開展，秘書人員在與同事相處時要把握好以下幾點：

1、尊重別人，隨和待人

每個人都渴望得到別人的尊重，尊重別人也就等于尊重自己。所以，在與同事的接觸中，秘書人員要牢記：不該問的話堅決不問，不該開的玩笑堅決不開，不在任何同事面前說三道四。對每一位同事都平等相待，千萬不要因為對某個人有意見或看不慣，就不屑于與其說話，這樣很不利于團結(jié)。有時簡單的一聲問候就能營造和諧的氣氛，使工作順利開展。

2、講究誠信，寬容待人

誠信是人與人之間溝通的根底。秘書人員在與同事相處時，要樹立“誠信第一〞的觀念，容許別人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某種原因沒有做到，也要誠懇地向?qū)Ψ秸f明，獲得對方的諒解。對于同事的一些小缺點和小缺點，不能挖苦挖苦;對于聽到的一些關(guān)于議論自己的言論，也用不著去追根問底，要以一顆平常心對待，有那么改之，無那么加勉。當然在工作中我們難免會和同事有一些磕磕絆絆，這時，要學(xué)會主動找同事和解，只要真誠地向?qū)Ψ浇忉屒宄?，相信一定會贏得對方的理解?？傊?，寬容是一種美德，它會讓周圍的人更加尊重你。

3、做老實人、說老實話、辦老實事

很多人認為秘書是指導(dǎo)身邊的人，不好接近。作為秘書想要消除同事的這種誤會，就必須在和同事的相處中，堅持實事求是的原那么，有多大才能辦多大的事情，不要高高在上，更不要到處夸耀自己的成績，要保持謙虛慎重、踏踏實實的工作作風(fēng)。

4、關(guān)心別人，有良好的協(xié)作精神

要想和同事很好的溝通，就要擅長在“情〞字上下功夫，無論是在工作中，還是在生活上，要學(xué)會和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請教時，要耐心地解答，做到知無不言，言無不盡;同事在生活中遇到了難處時，要在精神上或者物質(zhì)上及時給予幫助，使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進展時，要學(xué)會主動承擔(dān)責(zé)任，不斤斤計較。這樣，會讓同事認為你是一個很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作的效率也會進步很多。

三、與群眾的溝通技巧

辦公室是一個職能部門，經(jīng)常要接觸來訪或辦事的群眾，秘書與他們溝通時要把握好以下兩個原那么：

1、注重禮儀，微笑效勞，態(tài)度積極

由于辦公室代表著一個單位的形象，所以秘書人員一定要注意自己的自身形象，包括穿著打扮、說話的語氣和用詞。無論來訪者是何種身份，秘書人員都要笑臉相迎，給來者留下美妙的第一印象。要主動詢問來訪者的來由和目的，盡可能地幫他們提供相關(guān)的效勞。在接聽時，要主動問候來電者，并詢問他所要找的人或所要辦的事，語氣要平緩，不能僵硬。必要時要準確記錄來電者的重要信息，并及時幫他轉(zhuǎn)達或辦理。

2、耐心地傾聽，積極地協(xié)調(diào)

辦公室常常會遇到一些帶有負面情緒的來訪者，這時秘書人員首先要做一個忠實的聽眾，允許他們把心里話發(fā)泄出來，從中找出問題的癥結(jié)所在?？梢赞k理的，要與有關(guān)部門積極地協(xié)商，及時給予解決;因種種原因不能辦理或無法解決的除了穩(wěn)定來訪者的情緒外，還要動之以情，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，盡可能地使他們滿意而歸。對于那些不講道理、成心刁難的來訪者，最好的方法是使用緩兵之計，委婉地勸說來者先回去，理解情況后再說。