《部分秘書與辦會(huì)》課件

博納電影傳媒

2007年推薦影片排期第三部分第十章秘書與辦會(huì)《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第1頁(yè)!辦會(huì)節(jié)會(huì)議準(zhǔn)備工作——會(huì)議概況與會(huì)議審批

第二節(jié)會(huì)議策劃方案——會(huì)議內(nèi)容第三節(jié)會(huì)中服務(wù)工作——會(huì)議程序與會(huì)務(wù)服務(wù)《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第2頁(yè)!節(jié)會(huì)議準(zhǔn)備工作工作任務(wù)：天地公司要在本市召開新產(chǎn)品介紹新聞發(fā)布會(huì)，秘書高山應(yīng)該做好哪些申報(bào)工作？任務(wù)分析：做好會(huì)議申報(bào)工作也是職業(yè)秘書的一項(xiàng)基本工作。秘書應(yīng)該向上級(jí)主管部門提供申報(bào)單位的各項(xiàng)材料。其中包括會(huì)議的名稱、緣由、性質(zhì)、宗旨、意義、參與人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、重要代表名稱等?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第3頁(yè)!一、會(huì)議的涵義會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過程?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第4頁(yè)!人代會(huì)、某公司召開的大型商貿(mào)會(huì)議

《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第5頁(yè)!某先進(jìn)事跡報(bào)告會(huì)、某政論講壇《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第6頁(yè)!《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第7頁(yè)!（三）按時(shí)間分常規(guī)型定期會(huì)議——如學(xué)會(huì)年會(huì)、機(jī)關(guān)辦公例會(huì)；非常規(guī)型不定期會(huì)議——視需要臨時(shí)召開的會(huì)議或處理緊急突發(fā)事件而臨時(shí)召開的會(huì)議，如防汛緊急會(huì)，抗震救災(zāi)緊急會(huì)等。《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第8頁(yè)!《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第9頁(yè)!三、會(huì)議的申報(bào)與審批（一）會(huì)議申報(bào)與審批的形式核心是確立、安排議題一是口頭申報(bào)形式。二是書面申報(bào)形式。三是會(huì)議申報(bào)形式。《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第10頁(yè)!某單位會(huì)議申報(bào)單《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第11頁(yè)!（三）審批程序如某政府信息公開新聞發(fā)布會(huì)1、涉及綜合性情況的政府信息公開新聞發(fā)布，經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)同意后，由舉辦單位報(bào)區(qū)政府辦公室審核，由有關(guān)部門準(zhǔn)備相關(guān)文字材料，由政府辦公室把握口徑并組織實(shí)施；2、涉及部門或行業(yè)工作情況的政府信息公開新聞發(fā)布，經(jīng)舉辦單位主要領(lǐng)導(dǎo)審定，報(bào)政府辦公室審批，由舉辦單位組織實(shí)施；3、突發(fā)事件的新聞發(fā)布，按歸口管理的原則，根據(jù)突發(fā)事件的情況，由參與事件處置的領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)布形式，按分工組織實(shí)施，在授權(quán)范圍內(nèi)按發(fā)布口徑對(duì)外發(fā)布新聞信息；4、新聞發(fā)布的內(nèi)容不得違反國(guó)家的法律、法規(guī)和方針政策，不得泄露秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私；5、任何單位未經(jīng)批準(zhǔn)，不得舉辦政府信息公開新聞發(fā)布會(huì)，各新聞單位也不得自選組織或變相組織新聞發(fā)布會(huì)?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第12頁(yè)!一、會(huì)務(wù)工作的概念與原則所謂會(huì)務(wù)工作是指有關(guān)會(huì)議的具體籌備、組織和服務(wù)工作的總稱。指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則：1.準(zhǔn)備充分。2.組織嚴(yán)密。3.服務(wù)周到。4.確保安全。5.節(jié)儉高效。《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第13頁(yè)!（一）制定會(huì)議預(yù)案所謂會(huì)議預(yù)案就是會(huì)議的籌備方案，制定好預(yù)案是開好會(huì)議的前提?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第14頁(yè)!

會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)格局常見會(huì)場(chǎng)形式適用會(huì)議優(yōu)點(diǎn)相對(duì)式有中心點(diǎn)的方形、半圓形大中型的報(bào)告會(huì)、總結(jié)表彰會(huì)、代表大會(huì)等會(huì)場(chǎng)場(chǎng)面開闊、較有氣勢(shì)，會(huì)場(chǎng)氣氛嚴(yán)肅莊重全圍式、半圍式圓形、橢圓形、多邊形、長(zhǎng)方形、正方形馬蹄形、橋型、T字形小型會(huì)議及座談會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等類型的會(huì)議中小型的工作會(huì)議，橋型布局適用于咨詢、述職、考評(píng)和聽證等會(huì)議等容易形成融洽和合作的氣氛，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神，便于與會(huì)代表充分交流思想、溝通感情。介于相對(duì)式與全圍式之間，既突出了主席臺(tái)的地位，又增加了融洽的氣氛分散式方桌型、V字形、圓桌型規(guī)模較大的聯(lián)歡會(huì)、茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)等突出了領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的地位，給與會(huì)代表提供了談話、交流的中心《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第15頁(yè)!《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第16頁(yè)!《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第17頁(yè)!

主席臺(tái)的布置

主席臺(tái)是會(huì)議參加者注目的地方，也是會(huì)場(chǎng)的中心，因此是會(huì)場(chǎng)布置的重點(diǎn)。一般要在主席臺(tái)上方懸掛會(huì)標(biāo)，天幕懸掛會(huì)徽或紅旗以及其他藝術(shù)造型，主席臺(tái)下和講臺(tái)上擺放鮮花，主席臺(tái)上放置座位臺(tái)簽。會(huì)標(biāo)：紅色橫幅，一般用藝術(shù)字標(biāo)出會(huì)議名稱。會(huì)徽：體現(xiàn)或象征會(huì)議精神的圖案性標(biāo)志。一種是以本組織的徽志作為會(huì)徽，如國(guó)徽、黨徽等；另一種是向社會(huì)廣泛征集。座次：左為上（領(lǐng)導(dǎo)方向）奇數(shù)、偶數(shù)《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第18頁(yè)!（二）會(huì)議文件準(zhǔn)備

會(huì)議審議的文件材料，應(yīng)在會(huì)前數(shù)日分送與會(huì)人員審閱，讓他們有時(shí)間準(zhǔn)備意見，特別是研究工作方案、審議工作計(jì)劃的會(huì)議，這一環(huán)很重要，會(huì)直接影響會(huì)議的效率。為了準(zhǔn)備好會(huì)議的主要文件，秘書部門應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，有的放矢地進(jìn)行調(diào)查研究，提出解決問題的方案，擬出文件。如有必要和可能，還應(yīng)將擬定的初稿，分送有關(guān)單位征求意見，然后修改定稿。會(huì)前做好有關(guān)文件的準(zhǔn)備工作，可以使會(huì)議議題比較集中，保證會(huì)議的基本目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第19頁(yè)!會(huì)議通知的一般體例是：茲定于×月×日（星期×）×午×?xí)r在××地點(diǎn)召開××?xí)h，會(huì)期×天，參加人員為××，憑××入場(chǎng)，有關(guān)會(huì)議的具體事宜，請(qǐng)與××聯(lián)系（電話號(hào)碼××××××）《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第20頁(yè)!（五）會(huì)間調(diào)度1.會(huì)議簽到制度2.候會(huì)制度3.會(huì)議特殊情況的應(yīng)急措施4.做好會(huì)議記錄，寫好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)5.大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第21頁(yè)!三、辦公會(huì)議的組織工作

（一）辦公會(huì)議題的收集整理辦公會(huì)議題收集，由秘書人員主動(dòng)向有關(guān)行政副職和職能部門聯(lián)系、征詢。收集的議題應(yīng)在合并整理后，視條件成熟與否和事項(xiàng)的輕重緩急，列出有必要提交辦公會(huì)研究的若干問題，送主要領(lǐng)導(dǎo)人審定。由主要領(lǐng)導(dǎo)人斟酌后增刪調(diào)整，確定辦公會(huì)議題?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第22頁(yè)!

（三）會(huì)議通知辦公會(huì)因?qū)倮龝?huì)，時(shí)間、地點(diǎn)一般是相對(duì)固定的。對(duì)于工作程序已形成多年的企業(yè)，辦公會(huì)會(huì)議通知一般不必另行制作，而是在企業(yè)每周重大會(huì)議活動(dòng)安排表中注明（見會(huì)議活動(dòng)安排表）。辦公會(huì)組成人員對(duì)已成慣例的辦公會(huì)，自然會(huì)在看到會(huì)議活動(dòng)安排表后預(yù)留出時(shí)間。但對(duì)與議題相關(guān)的職能部門，秘書人員應(yīng)在發(fā)送會(huì)議活動(dòng)安排表時(shí)，對(duì)職能部門額外叮囑下周辦公會(huì)時(shí)間及出席人員。某些企業(yè)，因工作程序或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人工作習(xí)慣等原因，辦公會(huì)仍需制作會(huì)議通知?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第23頁(yè)!（五）會(huì)議過程中的服務(wù)工作秘書人員列席會(huì)議的任務(wù)主要是做好會(huì)議記錄。此外，隨著會(huì)議議題進(jìn)展，應(yīng)注意適時(shí)安排與下一議題的相關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。散會(huì)時(shí)在其他人員退場(chǎng)后，秘書人員應(yīng)檢查會(huì)議室有無(wú)遺忘的文件，并收撿會(huì)議使用的器材，關(guān)閉空調(diào)及燈光?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第24頁(yè)!（七）會(huì)議文件的管理辦公會(huì)會(huì)議記錄，應(yīng)由秘書部門妥善保管。作為討論稿的相關(guān)文件，應(yīng)按文書處理的有關(guān)制度予以妥善處理。《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第25頁(yè)!第三節(jié)會(huì)議服務(wù)工作任務(wù)：天地公司決定于2008年底公司召開年度全國(guó)銷售商表彰大會(huì)，以表彰先進(jìn)、規(guī)劃2009年工作。參加表彰大會(huì)的有公司邀請(qǐng)的省市的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、公司董事會(huì)成員、全國(guó)各分公司的領(lǐng)導(dǎo)、全國(guó)銷售代理商代表以及公司著名的高層管理人員和科技人員等。會(huì)議由秘書高山協(xié)助總經(jīng)理組織籌劃。總經(jīng)理讓高山寫出會(huì)議具體的議程安排。

任務(wù)分析：會(huì)議議程應(yīng)根據(jù)到會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會(huì)議主持人；根據(jù)會(huì)議的主題，確定會(huì)議發(fā)言人；圍繞會(huì)議主題，確定討論題目和方式；根據(jù)會(huì)議目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做會(huì)議總結(jié)?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第26頁(yè)!二、會(huì)議通知的制作：例1：×××同志：茲定于11月26日（星期五）下午2:30，在集團(tuán)公司二樓會(huì)議室召開部門經(jīng)理會(huì)議，討論明年公司發(fā)展計(jì)劃，請(qǐng)按時(shí)出席。

總經(jīng)理辦公室2008年11月19日

《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第27頁(yè)!大中型會(huì)議通知（公告型）：例3：關(guān)于舉辦“并購(gòu)重組國(guó)際高峰論壇”的通知經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)（以下簡(jiǎn)稱國(guó)資委）與聯(lián)合國(guó)發(fā)展組織（UNIDO，以下簡(jiǎn)稱聯(lián)合國(guó)工發(fā)組織）將于2003年11月19—20日在京共同舉辦“并購(gòu)重組國(guó)際高峰論壇”。本次論壇以并購(gòu)重組——融合全球經(jīng)濟(jì)的橋梁為主題，以高水準(zhǔn)專業(yè)知識(shí)、高層次參會(huì)代表、高質(zhì)量會(huì)議成果為組織原則，緊扣世界中國(guó)并購(gòu)重組領(lǐng)域的重大問題，為中外雙方就并購(gòu)重組的戰(zhàn)略、趨勢(shì)、方法、途徑、立法、監(jiān)管、制度改革等問題提供廣泛交流的平臺(tái)。論壇將由國(guó)資委主任李榮融和聯(lián)合國(guó)工發(fā)組織總干事卡洛斯.馬加里尼奧斯擔(dān)任主席，并邀請(qǐng)部分近年來(lái)在并購(gòu)重組領(lǐng)域較活躍的國(guó)內(nèi)外知名公司和中介機(jī)構(gòu)的董事長(zhǎng)或總裁、聯(lián)合國(guó)工發(fā)組織等國(guó)際組織的高級(jí)官員、我國(guó)政府部門和有關(guān)機(jī)構(gòu)的高層人士、并購(gòu)重組領(lǐng)域的專家學(xué)者等約500名代表參會(huì)。屆時(shí)擬邀請(qǐng)國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志出席論壇的有關(guān)活動(dòng)。

《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第28頁(yè)!三、費(fèi)用每位參會(huì)代表需交納會(huì)議注冊(cè)費(fèi)4100元人民幣（含會(huì)議資料，2次人民大會(huì)堂午餐、一次釣魚臺(tái)國(guó)賓館晚宴）。

國(guó)資委辦公廳二〇〇三年十一月四日《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第29頁(yè)!會(huì)中做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第30頁(yè)!四、會(huì)議議程與日程會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第31頁(yè)!某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期時(shí)間內(nèi)容安排地點(diǎn)主持參加人備注3月9日上午9：00報(bào)到花園酒店大會(huì)議廳李總XXXX9：30會(huì)議開始，張董致開幕詞大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營(yíng)報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民

11：30大會(huì)結(jié)束《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第32頁(yè)!案例2：一次重要的國(guó)際會(huì)議，十多個(gè)國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會(huì)。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國(guó)際會(huì)議的“全家?！敝?，竟找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國(guó)輿論的指責(zé)?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第33頁(yè)!任務(wù)實(shí)施

高山擬定的會(huì)議議程如下：項(xiàng)：由公司常務(wù)副總致辭第二項(xiàng)：由市經(jīng)委主任發(fā)言第三項(xiàng)：頒獎(jiǎng)

第四項(xiàng)：銷售公司優(yōu)秀業(yè)務(wù)員發(fā)言。第五項(xiàng)：營(yíng)銷副總對(duì)明年?duì)I銷工作作進(jìn)一步的安排。

第六項(xiàng)：公司總經(jīng)理總結(jié)發(fā)言，并對(duì)下一步的營(yíng)銷工作做具體安排。

第七項(xiàng)：會(huì)議結(jié)束?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第34頁(yè)!二、會(huì)議的種類從不同的角度出發(fā)，可以將會(huì)議劃分為不同的類型。（一）按會(huì)議規(guī)模分：大型——千人乃至數(shù)千人參加的會(huì)議，如政治和群團(tuán)組織的全國(guó)性大會(huì)，一些慶祝大會(huì)、紀(jì)念大會(huì)等。中型——百人至數(shù)百人參加的會(huì)議，如報(bào)告會(huì)、慶功會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等。小型——少則幾人，多則幾十人參加會(huì)議，如座談會(huì)、辦公會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)等?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第35頁(yè)!《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第36頁(yè)!小型會(huì)議室《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第37頁(yè)!（二）按會(huì)議性質(zhì)分規(guī)定性會(huì)議——指依法必須召開的，具有法律效力的會(huì)議，如各級(jí)人民代表大會(huì)；決策性會(huì)議——指各級(jí)政府的常務(wù)會(huì)議，省、市、縣長(zhǎng)的辦公會(huì)議，企業(yè)中廠長(zhǎng)經(jīng)理辦公會(huì)等等；專業(yè)性會(huì)議——這類會(huì)議具有極明顯的專業(yè)性，多以各部門名義召開，如教育工作會(huì)議，金融工作會(huì)議，人事工作會(huì)議等等；動(dòng)員性會(huì)議——這類會(huì)議以宣傳動(dòng)員群眾，提高群眾認(rèn)識(shí)為目的，如征兵動(dòng)員會(huì)；紀(jì)念性會(huì)議——紀(jì)念重大事件或重要人物的會(huì)議，如紀(jì)念辛亥革命九十周年大會(huì)；外事性會(huì)議——指與外賓會(huì)談，與外商談判的會(huì)議等；綜合性會(huì)議——這類會(huì)議多以各級(jí)辦公室名義召開，討論和研究各種問題?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第38頁(yè)!（四）按媒介分電話會(huì)議：即通過公共通訊系統(tǒng)或?qū)Ｓ猛ㄓ嵪到y(tǒng)提供的電話會(huì)議功能，使多個(gè)會(huì)場(chǎng)實(shí)現(xiàn)異地語(yǔ)音交流的會(huì)議形式。電視會(huì)議：即運(yùn)用遠(yuǎn)程數(shù)字傳輸系統(tǒng)，聲音和圖像在不同地區(qū)的多個(gè)會(huì)場(chǎng)之間相互聯(lián)通，使相隔千里的各分會(huì)場(chǎng)如同在同一會(huì)場(chǎng)內(nèi)很方便地傳輸文字、圖像和語(yǔ)音信息的會(huì)議形式。計(jì)算機(jī)會(huì)議：計(jì)算機(jī)和數(shù)字傳輸設(shè)備在網(wǎng)絡(luò)支持下可實(shí)現(xiàn)非常靈活的網(wǎng)上多方對(duì)話。這種網(wǎng)絡(luò)上多方對(duì)話同時(shí)也是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下的會(huì)議組織和管理的新形式?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第39頁(yè)!《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第40頁(yè)!發(fā)布會(huì)時(shí)間發(fā)布會(huì)地點(diǎn)發(fā)布會(huì)主題發(fā)布會(huì)內(nèi)容擬邀請(qǐng)新聞單位審批意見申請(qǐng)單位聯(lián)系方式某新聞發(fā)布會(huì)申報(bào)單《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第41頁(yè)!（二）會(huì)議審批的原則盡管各種會(huì)議的申報(bào)與審批形式不同，但精簡(jiǎn)從嚴(yán)的審批原則卻大體一致。秘書部門對(duì)有關(guān)職能部門申報(bào)召開的會(huì)議，要本著精簡(jiǎn)從嚴(yán)的審批原則，嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會(huì)議是否有必要開，能否合并開，可否用其他方式解決問題等。會(huì)議審批還應(yīng)遵循“一支筆”（統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理）的原則?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第42頁(yè)!第二節(jié)會(huì)議策劃方案工作任務(wù)：天地公司為了開拓夏季服裝市場(chǎng)，擬召開一個(gè)服裝展示會(huì)，推出一批夏季新款時(shí)裝。請(qǐng)你擬定一個(gè)會(huì)議策劃預(yù)案。任務(wù)分析：所謂會(huì)議預(yù)案就是會(huì)議的籌備方案，制定好預(yù)案是開好會(huì)議的前提。會(huì)議預(yù)案一般包括以下內(nèi)容：1.會(huì)名2.會(huì)議時(shí)間3.會(huì)場(chǎng)開會(huì)地點(diǎn)，會(huì)場(chǎng)設(shè)置4.出席范圍5.會(huì)議票證6.會(huì)議籌備班子的職責(zé)分工7.會(huì)場(chǎng)布置8.主席臺(tái)9.會(huì)議議程10.經(jīng)費(fèi)預(yù)算以上十項(xiàng)是一般會(huì)議預(yù)案的主要內(nèi)容，有些會(huì)議還有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影等活動(dòng)，也應(yīng)列入預(yù)案之中。《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第43頁(yè)!二、大中型會(huì)議的組織工作各種會(huì)議類型不同，內(nèi)容各異，規(guī)模也有差別，會(huì)務(wù)工作的項(xiàng)目也不同，這里重點(diǎn)分析大中型會(huì)議會(huì)務(wù)工作的一般要求。大中型會(huì)議工作內(nèi)容繁多，且視會(huì)議議題，規(guī)模不同而有差別，但概括起來(lái)說，大都有以下六個(gè)環(huán)節(jié)：會(huì)議預(yù)案

會(huì)議準(zhǔn)備

會(huì)議通知

會(huì)前檢查

會(huì)間調(diào)度

會(huì)后整理

《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第44頁(yè)!會(huì)議預(yù)案一般包括以下內(nèi)容：1.會(huì)名2.會(huì)議時(shí)間3.會(huì)場(chǎng)（開會(huì)地點(diǎn)，會(huì)場(chǎng)設(shè)置，要結(jié)合參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議效果來(lái)綜合考慮）4.出席范圍5.會(huì)議票證6.會(huì)議籌備班子的職責(zé)分工7.會(huì)場(chǎng)布置8.主席臺(tái)。主席臺(tái)是會(huì)議參加者注目的地方，也是會(huì)場(chǎng)布置的重點(diǎn)，應(yīng)預(yù)案中單獨(dú)列為一項(xiàng)。9.會(huì)議議程。會(huì)議議程通常是指會(huì)議所要解決、處理問題的大體安排。大型會(huì)議的議程、日程、程序必須劃分得很清楚。小型會(huì)議則將三者合而為一，統(tǒng)稱之為議程。10.經(jīng)費(fèi)預(yù)算。會(huì)議活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)視會(huì)議規(guī)模大小、規(guī)格高低而定，但只要會(huì)議涉及經(jīng)費(fèi)問題都要事先做好預(yù)算，以備領(lǐng)導(dǎo)審核。以上十項(xiàng)是一般會(huì)議預(yù)案的主要內(nèi)容，有些會(huì)議還有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影等活動(dòng)，也應(yīng)列入預(yù)案之中?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第45頁(yè)!

相對(duì)式《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第46頁(yè)!全圍式、半圍式《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第47頁(yè)!分散式《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第48頁(yè)!

《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第49頁(yè)!

（三）會(huì)議通知會(huì)議通知必須簡(jiǎn)明扼要。那種用“為了”起句，然后擺出一大堆依據(jù)，把會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)放在最后的寫法，不能使人開門見山地得到會(huì)議信息，應(yīng)盡量避免。會(huì)議通知必須具備七要素（也有稱之為“七個(gè)清楚”）：會(huì)名、會(huì)期、開始時(shí)間（月、日、星期，上、下午或晚上幾時(shí)）、地點(diǎn)、參加會(huì)議人員范圍、入場(chǎng)憑證、籌辦會(huì)議的聯(lián)系單位等?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第50頁(yè)!（四）會(huì)前檢查會(huì)前檢查是落實(shí)預(yù)案、保證開好會(huì)議的重要一步，重要會(huì)議在會(huì)前要多次反復(fù)檢查落實(shí)?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第51頁(yè)!

（六）會(huì)議結(jié)束和會(huì)后整理1.并非所有的會(huì)議在結(jié)束時(shí)都要有總結(jié)2.會(huì)議紀(jì)要3.會(huì)議代表離會(huì)工作4.會(huì)議新聞報(bào)道5.會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)6.歸還借用物品，做好財(cái)務(wù)結(jié)算，善始善終地完成整個(gè)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第52頁(yè)!（二）準(zhǔn)備相關(guān)材料辦公會(huì)議相關(guān)材料的準(zhǔn)備一般包括：1.與議題相關(guān)的背景材料及解決問題的初步方案；2.議題提出部門向辦公會(huì)所作的專題匯報(bào)材料；3.擬作為會(huì)議討論的文件初稿或擬提交會(huì)議討論通過的決定草案?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第53頁(yè)!（四）會(huì)前檢查安排在企業(yè)中，辦公會(huì)一般在固定會(huì)議室召開，秘書人員應(yīng)在會(huì)前先檢查會(huì)場(chǎng)桌椅（包括煙灰缸）是否整潔。有些議題涉及人員較多，座位不夠，應(yīng)事先預(yù)作安排。打開會(huì)議室燈光和空調(diào)系統(tǒng)并調(diào)到合適溫度。《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第54頁(yè)!（六）會(huì)議后的相關(guān)工作辦公會(huì)結(jié)束后，秘書人員對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)中需要以紀(jì)要方式通知相關(guān)部門協(xié)調(diào)辦理的內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)整理出會(huì)議紀(jì)要?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第55頁(yè)!秘書小李擬了一個(gè)方案，內(nèi)容如下：

1．會(huì)議名稱：“2009XX服裝集團(tuán)夏季時(shí)裝秀”。

2．參加會(huì)議人員：上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會(huì)代表3人；全國(guó)大中型商場(chǎng)總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請(qǐng)模特公司服裝表演隊(duì)若干人。

3．會(huì)議主持人：XX集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。

4．會(huì)議時(shí)間：2009年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。5．會(huì)議程序：來(lái)賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會(huì)開幕、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話。時(shí)裝表演。展示活動(dòng)閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第56頁(yè)!

相關(guān)知識(shí)一、會(huì)議通知會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。會(huì)議通知的種類有書信式和柬帖式。會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會(huì)議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第57頁(yè)!大中型會(huì)議的正式通知（信函型）：例2：

×××同志：茲定于2008年11月15日——19日在湖北武漢江漢大學(xué)召開全國(guó)高等院校秘書學(xué)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)暨中國(guó)高等院校秘書學(xué)教學(xué)研究會(huì)次年會(huì)，請(qǐng)屆時(shí)參加。注意事項(xiàng)如下：（1）報(bào)到時(shí)間：2008年11月14日；（2）11月14日大會(huì)籌備處在武昌火車站、漢口火車站、長(zhǎng)航17碼頭設(shè)有接待站；如乘坐飛機(jī)來(lái)漢者，請(qǐng)乘坐機(jī)場(chǎng)交通車至中國(guó)民航漢口售票處，此處同時(shí)設(shè)有接待站。提前或逾期來(lái)漢者，請(qǐng)乘坐××路公共汽車至終點(diǎn)站×××。（3）各校自編教材可提供樣本五冊(cè)以上，大會(huì)準(zhǔn)備進(jìn)行教材陳列、交流活動(dòng)。（4）住宿、旅差費(fèi)用自理。（5）其他有關(guān)事項(xiàng)請(qǐng)參照江漢大學(xué)2008年9月13日《會(huì)議通知》。（6）大會(huì)籌備處通訊地址及電話：湖北武漢趙家條江漢大學(xué)中文秘書系聯(lián)系人：×××電話：027—×××××××全國(guó)高等院校秘書學(xué)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)二零零八年十月十五日

《部分秘書與辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第58頁(yè)!現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、日程安排11月19日上午：舉行開幕式和主論壇（人民大會(huì)堂劇場(chǎng)）11月19日下午：同時(shí)舉行三個(gè)分論壇（人民大會(huì)堂廣西廳、吉林廳、海南廳）11月19日晚：歡迎晚宴（釣魚臺(tái)國(guó)賓館）11月20日上午：同時(shí)舉行三個(gè)分論壇（人民大會(huì)堂廣西廳、吉林廳、海南廳）11月20日下午：舉行電視論壇（中央電視臺(tái)演播廳）二、報(bào)名辦法報(bào)名辦法一：將填妥的參會(huì)登記表（見附件）于11月10日前傳真至國(guó)資委外事局。聯(lián)系人：辜嫦、王德智電話：010—63193533、010—63192304傳真：010—63193625報(bào)名辦法二：登陸論壇網(wǎng)站.，在網(wǎng)上在線填寫參會(huì)登記表?！恫糠置貢c辦會(huì)》課件共65頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第59頁(yè)!三、會(huì)議組織流程（會(huì)前）

確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程