(管理制度)合同管理制度

XXX公司合同管理制度（參考樣本）為加強企業(yè)管理，提高企業(yè)信譽、根據(jù)《中華人民共和國合同法》和《上海市企業(yè)合同信用評價管理辦法》的有關(guān)要求，結(jié)合本公司實際情況，制定合同管理制度。本公司建立合同管理領(lǐng)導小組，法定代表人為領(lǐng)導小組組長，企業(yè)管理辦公室、供銷部門、財務部門的主要負責人和合同管理員為領(lǐng)導小組成員，合同管理部門是企業(yè)管理辦公室，并由企業(yè)管理辦公室落實一名合同管理員。一、合同管理職責（一）法定代表人的主要職責加強合同管理工作，支持合同管理機構(gòu)開展工作，解決合同管理工作中的重大問題授權(quán)委托人員對外簽訂合同。對本公司合同簽訂人員進行考核、獎懲。定期了解合同的簽訂、履行情況。（二）企業(yè)合同管理部門的主要職責認真組織學習、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國合同法》和有關(guān)條例，依法保護本企業(yè)的合法權(quán)益。制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實施合同管理工作的考核。做好合同文本管理，嚴格按照有關(guān)規(guī)定制定和使用合同文本。審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。宣傳合同法和有關(guān)法規(guī)，培訓合同管理人員和業(yè)務人員。統(tǒng)一辦理授權(quán)委托書，嚴格管理本公司合同專用章的使用。依法處理本公司的合同糾紛。制止公司或個人利用合同進行違法活動。按期統(tǒng)計、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領(lǐng)導匯報。配合合同管理機關(guān)，共同搞好合同管理工作。（三）企業(yè)合同管理員的主要職責協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。審查合同，保管好合同專用章。檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問題和糾紛。登記合同臺賬，做好合同統(tǒng)計、歸檔工作。發(fā)現(xiàn)不符和法律規(guī)定的合同行為，及時向合同管理部門負責人或公司負責人報告。參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。定期向分管領(lǐng)導匯報合同管理情況。（四）供銷部門的主要職責依法簽訂、變更、解除本部門的合同。嚴格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會審。對所簽合同，認真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。在合同履行過程中，加強與其它各部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時向合同分管部門管理員通報。本部門合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。參加本部門合同糾紛的處理。配合企業(yè)合同管理分管部門做好合同管理工作。(五)財務部門的主要職責加強與供銷等有關(guān)部門的聯(lián)系，及時通報合同履行中的應收應付情況。做好與合同有關(guān)的應收應付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議。解決合同履行中有關(guān)問題。依法簽訂、變更、解除合同。配合企業(yè)合同管理分管部門做好合同管理工作。二、“法人委托書”管理(一)主體內(nèi)容與適用范圍本制度規(guī)定了本公司授予“法人委托書”者的條件、程序、管理規(guī)定及責任等內(nèi)容本制度適用于本公司各有關(guān)部門和分公司。(二)被授予“法人委托書”者的條件必須是本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中確需簽訂合同，并具有簽訂資格的有關(guān)人員。必須經(jīng)過《中華人民共和國合同法》培訓，考試合格者。能夠遵紀守法，執(zhí)行好國家各項法令、法規(guī)和本企業(yè)的規(guī)章制度。(三)“法人委任書”的申請程序凡申請持證者，先由申請部門向合同管理部門提出申請，填寫“參加《合同法》培訓人員登記表”。由合同管理部門統(tǒng)一組織申請持證者參加市或區(qū)工商行政管理部門舉辦的《合同法》培訓班，并參加考試?？荚嚭细窈?，申請部門按合同管理部門要求填寫“法人委托書申請審批表”，并對其工作業(yè)績進行考核審查，再經(jīng)公司人事部門和合同管理部門審核后報公司法定代表人批準，簽章頒發(fā)授權(quán)證書。(四)“法人委托書”的管理合同管理部門負責“法人委托書”的申請審核、證件辦理，變更、注銷登記、遺失聲明和監(jiān)督檢查等管理工作，并為公司歸口管理部門。本公司頒發(fā)的簽訂合同的“法人委托書”，采用由市工商行政管理局統(tǒng)一印制的“法人委托書”，在有效期內(nèi)可連續(xù)使用，但有效期限最長不得超過兩年。凡不持有“法人委托書”因特殊情況需對外簽約者，由所在部門向合同管理部門提出申請，經(jīng)法定代表人批準，由合同管理部門具體辦理一事一委托的臨時“法人委托證明”事宜；未取得“法人委托書”及“法人委托證明”的其他人員一律不得對外簽訂合同。凡持有“法人委托書”對外簽訂合同者，必須嚴格遵守本公司制定的合同管理規(guī)定和相關(guān)的配套制度，做好合同臺帳記錄，以備考核。凡發(fā)生下列情況之一者，必須辦理變更或核準注銷手續(xù)：“法人委托書”授權(quán)內(nèi)容變更；證件有效期屆滿，不再對外簽約；持證人因工作變動，不再對外簽約；持證人因調(diào)離本公司、退休或死亡；持證人因違反本公司管理制度，情節(jié)嚴重需要撤消“持證人”資格；持證人擅自涂改授權(quán)內(nèi)容、轉(zhuǎn)借和弄虛作假撤消“持證人”資格。經(jīng)頒發(fā)的“法人委托書”如有遺失，持證人應書面向本部門領(lǐng)導報告，并將本部門批示意見送合同管理部門，由合同管理部門向法定代表人或合同管理領(lǐng)導小組報告后，根據(jù)情況酌情處理。凡核準注銷人員的“法人委托書”證件，由所在部門負責收回交合同管理部門統(tǒng)一處理。（五）責任各部門應加強交持證人的教育和管理，凡發(fā)現(xiàn)嚴重違反本公司有關(guān)制度規(guī)定簽約或利用證件進行違法活動，以及失職、瀆職等給公司帶來重大損失者，應依法追究責任，同時注銷證件。持證人必須嚴格按授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限在有效期內(nèi)簽訂合同，如因超越授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限發(fā)生的糾紛，其經(jīng)濟及法律責任由持證人承擔。三、合同訂立審批和合同臺賬管理（一）主體內(nèi)容與適用范圍訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營業(yè)執(zhí)照的非法人經(jīng)濟組織。集團公司內(nèi)各單位的業(yè)務部門不得以本部門的名義或擅自以其他單位、部門的名義對外簽訂合同。本制度適用于公司各有關(guān)部門和分公司所簽訂的合同。（二）合同審批管理公司對外簽訂合同，應由其法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進行。未經(jīng)授權(quán)任何人不得以公司名義對外簽訂合同。嚴禁將合同業(yè)務介紹信轉(zhuǎn)借其他單位或個人使用。介紹信的存根應當保存五年，以備核查。除即時結(jié)清外，合同應當采用書面形式，合同文本應當采用合同示范文本，如果沒有合同示范文本，應當參照類似的示范文本。采用合同示范文本時，可以根據(jù)所訂合同的具體情況依法作出補充約定。集團公司及所屬各單位的合同都應按順序編號。合同及其有關(guān)的書面材料，應當語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準確無歧義。訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當事人的名稱或者姓名和住所、標的、數(shù)量和質(zhì)量，價款和報酬，履行的期限、地點和方式，違約責任及解決爭議的方法等。訂立依法可以設(shè)定擔?；蛘邔Ψ疆斒氯说穆募s能力沒有把握的合同，應當要求對方當事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應形式的有效擔保。對方當事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當事人的保證人的主體資格和清償債務能力要參照本制度的規(guī)定進行審查。對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院。嚴禁其他公司或個人所辦各類企業(yè)以公司及下屬單位的名義對外簽訂合同。法定代表人或委托代理人應當親自在合同文本上簽名蓋章。簽訂合同，應當加蓋單位的合同專用章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。（三）合同審批程序簽訂合同前必須嚴格審查對方當事人的主體資格。（1）對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復印專用章的公司法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的副本復印件。（2）對非法人經(jīng)濟組織，應當審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照。對分支機構(gòu)或是事業(yè)單位和社會團體設(shè)立的經(jīng)營單位，除審查其經(jīng)營范圍外，還應同時審查其所從屬的法人主體資格。（3）對外方當事人的資格審查，應調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。（1）代理人職務資格證明及個人身份證；被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書；代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理權(quán)限。簽訂合同，必須認真審查對方當事人的履約能力對方當事人在合同中負有提供專業(yè)性較強的勞務、工程項目或限制經(jīng)營項目等義務時，應當要求對方當事人提供由政府法定機構(gòu)頒發(fā)的經(jīng)營許可證或資質(zhì)等級證書等證明。簽訂合同，應當仔細審查對方當事人提供的有關(guān)證明的資料，必要時應到簽發(fā)部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當事人偽造或編造證明材料。對方當事人提供的各種證明資料中所使用的當事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存,以備考查。名片；廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料；各類廣告、宣傳資料；各類電話、BP機等通訊工具號碼；對方當事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復制的或未與原件核對無異的復印資料。訂立依法應當辦理批準、登記、見證、鑒證、公證等特別程序的合同時，應當依法辦理特別手續(xù)。合同承辦人應將合同的副本一份及時送交本單位財務部門備案，作為財務部門收付款物的依據(jù)。(四)合同臺賬管理合同臺賬由本公司合同管理員負責登記和管理。合同臺賬分為二大類：第一類是收入性合同登記臺賬；第二類是支出性合同登記臺賬。合同臺賬登記內(nèi)容：合同編號；合同簽約情況(包括對方單位名稱、品名、總金額、交貨日期)；合同履行情況(包括實際交貨日期、全部履行、部分履行、未履行原因、有無變更手續(xù))；合同結(jié)算情況(包括實收金額、未收金額、糾紛處理)。四、合同履行、變更和解除(一)主體內(nèi)容與適用范圍本制度規(guī)定了本公司合同履行、變更和解除應遵循的管理原則和辦法。本制度適用于本公司各有關(guān)部門和分公司。(二)合間履約管理法定代表人全面負責合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負責其訂立合同的履行。新任法定代表人應當繼續(xù)履行前任法定代表人依法訂立的合同。在履行合同過程中,根據(jù)情況的變化,應當對對方當事人的履行能力進行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時處理節(jié)必要時經(jīng)單位負責人同意，可實地調(diào)查合同標的情況和對方當事人的履約能力。接收標的必須經(jīng)過嚴格的驗收或商檢程序。對不符合制度的標的應在法定期限內(nèi)及時提出書面異議。合同結(jié)算必須通過本單位財務部門進行。對合法有效的合同，財務部門必須在合同約定期限內(nèi)結(jié)算。對未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財務部門有權(quán)拒絕結(jié)算。凡與合同有關(guān)的來往文書、電報、電傳、信函、電話記錄都應作為履約證據(jù)留存。對我方當事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。我方當事人收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時，應當連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。（三）合同的變更示和解除對方當事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協(xié)議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應當及時收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當事人，同時積極采取補救措施，減少損失。發(fā)現(xiàn)對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應當催促對方當事人采取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時向合同管理部門報告我方當事人因故變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對方當事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協(xié)議。五、合同糾紛處理（一）主體內(nèi)容與適用范圍本制度規(guī)定了本公司合同糾紛處理應遵循的管理原則和辦法。本制度適用于本公司各有關(guān)部門和分公司。（二）合同糾紛管理1.為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內(nèi)進行。2.發(fā)現(xiàn)對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時，應當立即向單位負責人報告并向公安機關(guān)報案。合同承辦部門、人員應配合好公司合同管理部門參加仲裁或訴訟。合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的，應當及時委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。解決合同糾紛的申請書、起訴書、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、判決書的副本或正本復印件，自發(fā)出或收到之日起十日內(nèi)，由承辦人送交合同管理部門備案（三）合同糾紛處理程序1.發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應立即報告分管領(lǐng)導或法定代表人，并通報合同管理部門，提供材料。2.在處理合同糾紛過程中，對于可能因?qū)Ψ疆斒氯说男袨榛蛘咂渌?，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應當及時向法院申請財產(chǎn)保全。合同糾紛發(fā)生后，應當依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應當向法院申請保全證據(jù)。向法院提供原始證據(jù)時，必須先進行復制，并請求法院的承辦人員出具證據(jù)收執(zhí)。在涉及合同糾紛的訴訟或非訴訟活動中，行使可能引起國有資產(chǎn)流失的處分權(quán)時，應當報請有關(guān)部門公司批準。六、合同資料管理（一）主體內(nèi)容與適用范圍1.本制度規(guī)定了本公司合同資料登記、歸檔與統(tǒng)計應遵循的管理原則和辦法。2.本制度適用于本公司各有關(guān)部門和分公司的合同資料管理。（二）檔案資料內(nèi)容下列資料可以作為合同檔案：1.談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件；2.對方當事人的各公司及部門應于每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上一年度合同管理情況法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復印件；對方當事人履約能力證明資料復印件；對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復印件；我方當事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復印件；我方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件；雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；登記、見證、鑒證、公證等文書資料；合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議；標的撿收記錄；交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。（三）合同資料登記、歸檔與統(tǒng)計1.公司所有合同都必須按部門編號，妥善保管。各公司及部門都應建立健全合同管理臺帳登記，及時將合同履行中的情況根據(jù)臺帳內(nèi)容詳細記錄。合同管理臺帳由合同管理員負責建立和保存。2.合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后一個月內(nèi)，應將合同檔案資料移交合司管理員。合同管理員對合同檔案資料核實后一個月內(nèi)移交檔案室歸檔。各公司及部門應于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內(nèi)上年度和本年度上半年的合同統(tǒng)計報表送集團公司合同管理部門。各公司及部門應于每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上一年度合同管理情況分析報告報送集團公司