06信息交流控制程序

1、目的為了及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋公司內(nèi)部管理體系相關(guān)信息，作好信息的管理，特制定本程序。2、適用范圍適用于本公司內(nèi)部信息的傳遞與處理以及與外部各方的信息交流。3、職責(zé)3.1各職能管理部門例如生產(chǎn)、采購(gòu)、營(yíng)銷、設(shè)備動(dòng)力、行政人事等都要負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)相關(guān)信息的收集、傳遞與交流。3.2品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌品質(zhì)、環(huán)境安全、環(huán)境物質(zhì)管理相關(guān)的內(nèi)外部相關(guān)信息的處理；負(fù)責(zé)建立信息庫(kù)，保存和管理相關(guān)信息。4、工作程序4.1信息的分類4.1.1外部信息4.1.1.1地方監(jiān)測(cè)站、環(huán)保局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)或檢查的結(jié)果及反饋的信息；4.1.1.2政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息，如環(huán)境法律、法規(guī)、條例，環(huán)境管理物質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、要求，產(chǎn)品或行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等；4.1.1.3相關(guān)方反饋的信息及其投訴等。相關(guān)方指顧客、工程或項(xiàng)目合同方、分包商、供應(yīng)商、廢物收購(gòu)方、運(yùn)輸公司等；4.1.1.4其他外部信息如各部門直接從外部獲取的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境安全、環(huán)境管理物質(zhì)、技術(shù)等方面的信息。4.1.2內(nèi)部信息4.1.2.1正常信息，如方針、目標(biāo)、指標(biāo)、檢驗(yàn)、監(jiān)測(cè)記錄、內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告以及體系正常運(yùn)行時(shí)的其他記錄等；4.1.2.2不符合信息如體系內(nèi)部審核的不合格報(bào)告、糾正和預(yù)防措施處理單等；4.1.2.3緊急信息如出現(xiàn)火災(zāi)、洪澇災(zāi)害等情況下的環(huán)境信息與記錄；4.1.2.4其他內(nèi)部信息（如員工的建議等）；4.1.2.5有關(guān)環(huán)境管理物質(zhì)的識(shí)別、判定、變更、管控等信息的傳遞，其中環(huán)境物質(zhì)不合格品、具有環(huán)境管理物質(zhì)的設(shè)備部件的異常缺損故障等信息必須在24小時(shí)之內(nèi)向管理者代表、最高管理者和顧客匯報(bào)。4.2信息的收集和處理可采用書面資料、記錄、討論交流、電子媒體、聲像設(shè)備、通訊等方式予以傳遞。4.2.1外部信息的收集與處理

4.2.1.1行政人事部負(fù)責(zé)地方監(jiān)測(cè)站、環(huán)保局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)、檢查結(jié)果及反饋信息的收集，并負(fù)責(zé)傳遞到各相關(guān)部門，當(dāng)監(jiān)測(cè)或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時(shí)，按《糾正和預(yù)防措施控制程序》的要求進(jìn)行處理。4.2.1.2政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類資料信息由行政人事部、品質(zhì)管理部等對(duì)口部門負(fù)責(zé)收集、更新、整理并報(bào)文件控制中心保管，詳見《法律、法規(guī)與其他要求控制程序》、《環(huán)境管理物質(zhì)法律、法規(guī)程序》及《文件控制程序》。4.2.1.3工程或項(xiàng)目合同方、物資采購(gòu)供應(yīng)方、廢物處理或收購(gòu)方、運(yùn)輸公司等由各相關(guān)職能部門進(jìn)行信息溝通。對(duì)其環(huán)境施加影響，詳見《對(duì)相關(guān)方環(huán)境施加影響管理程序》；對(duì)來(lái)自上述相關(guān)方投訴的處理詳見《糾正和預(yù)防措施控制程序》，當(dāng)對(duì)方有要求時(shí)應(yīng)在一周內(nèi)給予答復(fù)；上述各方反饋的其他信息，可以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》的形式傳遞給品質(zhì)管理部組織處理。4.2.1.4各部門直接從外部獲取的其他類信息如質(zhì)量、環(huán)境技術(shù)或管理信息等由各部門負(fù)責(zé)分類、整理，根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門。4.2.1.5涉及本公司重要環(huán)境因素需要與外部交流的處理，接收部門必須將交流內(nèi)容在《信息聯(lián)絡(luò)處理單》記錄并及時(shí)向品質(zhì)管理部傳遞。品質(zhì)管理部根據(jù)交流內(nèi)容組織相關(guān)活動(dòng)，保持與外部聯(lián)系。4.2.1.6品質(zhì)管理部應(yīng)該主動(dòng)、定期的獲取品質(zhì)、環(huán)境安全、環(huán)境管理物質(zhì)相關(guān)的國(guó)內(nèi)外法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范等信息，并及時(shí)進(jìn)行適用性評(píng)價(jià)和作出相應(yīng)的對(duì)應(yīng)；4.2.1.7采購(gòu)部應(yīng)該將公司的有效的品質(zhì)、環(huán)境安全、環(huán)境管理物質(zhì)要求信息及時(shí)傳遞到公司的供應(yīng)商、合作方等相關(guān)對(duì)象，并由此獲取相應(yīng)的資料（包括工程變更信息）信息；4.2.1.8客戶有關(guān)品質(zhì)、環(huán)境安全、環(huán)境管理物質(zhì)要求的訊息由市場(chǎng)部和品質(zhì)管理部從客戶端獲取后，及時(shí)反饋給最高管理者，并作出對(duì)應(yīng)回復(fù)。涉及到產(chǎn)品和工程變更信息應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行傳遞。4.2.2內(nèi)部信息的收集與處理4.2.2.1行政人事部和品質(zhì)管理部按相應(yīng)程序文件的規(guī)定傳遞品質(zhì)、環(huán)境安全以及環(huán)境管理物質(zhì)體系的方針、目標(biāo)和指標(biāo)、管理方案、內(nèi)部審核結(jié)果、更新的法律法規(guī)等信息；各部門依據(jù)相關(guān)文件規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息。4.2.2.2不符合項(xiàng)信息的處理依據(jù)《糾正和預(yù)防措施控制程序》4.2.2.3緊急環(huán)境信息由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給行政人事部和品質(zhì)管理部組織處理，并執(zhí)行《應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制程序》4.2.2.4其他內(nèi)部信息，提供者可以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》反饋給品質(zhì)管理部處理。4.3信息庫(kù)的建立和應(yīng)用4.3.1品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)建立本公司的品質(zhì)、環(huán)境安全、環(huán)境物質(zhì)信息庫(kù)，匯集各方反饋的信息，按照信息載體的不同（如紙張、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應(yīng)適宜的環(huán)境分別存放，并進(jìn)行分類整理，制成索引，確保已獲信息的完整性和可用性。4.3.2品質(zhì)管理部應(yīng)根據(jù)不同過(guò)程的需要向各部門提供他們所需信息的拷貝，各部門也可根據(jù)索引調(diào)閱，并負(fù)責(zé)組織各部門對(duì)上述各類信息進(jìn)行歸納、分析，尋找體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會(huì)。4.4對(duì)體系運(yùn)行過(guò)程中各類記錄的控制詳見《記錄控制程序》；各部門對(duì)接收、傳遞的信息應(yīng)予以記錄。5

相關(guān)文件5.1EMSPD006《文件控制程序》5.2EMSPD011《記錄控制程序》5.3E