《全生命周期環(huán)境下的工程檔案管理（論文）4300字》

全生命周期環(huán)境下的工程檔案管理目錄TOC\o"1-2"\h\u8856全生命周期環(huán)境下的工程檔案管理 13670一、文件生命周期理論的基本內(nèi)容 16408二、工程檔案管理存在的特點和重要性 223520三、工程檔案管理人員的優(yōu)化 2175361.完善工程項目人員管理制度 2105882.強化檔案管理者意識 3184373.提高管理人員的整體素質(zhì) 3184334.提高管理者信息化 310514四、當(dāng)前我國檔案管理中存在的問題 417404五、優(yōu)化項目全生命周期檔案管理的對策 421849五、結(jié)語 6摘要：國內(nèi)經(jīng)濟的高速發(fā)展，導(dǎo)致工程建設(shè)數(shù)量越來越多，檔案管理面臨壓力越來越大。檔案管理是對于工程建設(shè)過程中的檔案進行相應(yīng)的整理和歸類保存。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理必須與相應(yīng)的信息化聯(lián)系，才能保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。但是，現(xiàn)如今國內(nèi)的檔案管理還存在一定的問題，本文將對項目全生命周期檔案管理的現(xiàn)狀進行探究，并在此基礎(chǔ)上，針對存在的問題，提出科學(xué)有效的管理對策，僅供參考。關(guān)鍵詞：項目；全生命周期；檔案管理文件生命周期理論作為文檔一體化管理的重要理論基礎(chǔ)。結(jié)合文檔管理的理論基礎(chǔ)，問文件整理落實到文檔建設(shè)當(dāng)中?，F(xiàn)如今文件生命周期理論已經(jīng)被運用在各國的檔案整理當(dāng)中，在我國的工程項目建設(shè)過程中，也運用了相應(yīng)的檔案管理理論。文件生命周期理論的基本內(nèi)容檔案的生命周期管理，是指從文件開始存在到文件銷毀或長久保存的這整個過程。在工程項目檔案管理過程中，通過是對檔案的全生命周期進行管理。檔案的全生命周期管理必須包含以下三個條件：文件從產(chǎn)生到銷毀整個完整的運動過程。文件的運動都有相應(yīng)的管理價值。在不同階段針對不同的文檔進行相應(yīng)的管理[1]。二、工程檔案管理存在的特點和重要性1.檔案管理工作的內(nèi)容復(fù)雜在很多檔案管理工作當(dāng)中都存在著大量的資料文件，在管理過程中十分繁瑣復(fù)雜，需要大量的時間和人力去鑒別處理并歸檔保存，尤其是在項目全生命周期的情況下，整個項目從立項開始的文件就全部保存在其中，直到項目結(jié)束，會存在大量的文件資料。在一些較大的項目中，項目的建設(shè)時間將達到一年甚至是數(shù)年，在此期間形成的各類文件和資料規(guī)模將非常龐大，因此，在項目全過程中的檔案管理工作，涉及的檔案文件數(shù)量多，各個文件之間的邏輯關(guān)系復(fù)雜。此外，在很多重要的建設(shè)項目中，各類文件的專業(yè)性較高，很多檔案管理人員對于其中的內(nèi)容無法完全的理解和掌握，需要有較高的相關(guān)技術(shù)知識[2]。2.檔案文件價值高在很多項目全生命周期的檔案文件中，都存在著整個項目的全部真實記錄，并包括其中較為全面的項目建設(shè)施工技術(shù)方法以及相應(yīng)的工藝標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備操作方法等內(nèi)容，這些施工過程的相關(guān)資料具有較高的應(yīng)用價值，需要對這些資料進行科學(xué)有效的保存，詳細地記錄和保管其中的施工工藝、技術(shù)應(yīng)用、設(shè)備操作以及項目工程組織模式等內(nèi)容，這些資料文件有著較高的先進性，在以后的項目建設(shè)工作中能夠提供十分珍貴的技術(shù)支持和數(shù)據(jù)參考[3]。3.工程檔案管理是對工程建設(shè)過程中檔案的管理和記載。在工程建設(shè)過程中，存在大量的數(shù)據(jù)，不能是建設(shè)前期的策劃和標(biāo)書，還是建設(shè)中間的資金流動，還是建設(shè)后期的檢測報告，這些數(shù)據(jù)都需要進行相應(yīng)的整理和管控，針對建設(shè)過程中的問題需要進行相應(yīng)的分類記錄保證數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。三、工程檔案管理人員的優(yōu)化1.完善工程項目人員管理制度在工程建設(shè)過程各種，保證檔案的完整性是保證工程項目建設(shè)的關(guān)鍵。為了有效的保證工程項目建設(shè)過程中，檔案的安全性，就必須建立相應(yīng)的管理制度，針對檔案管理的人員進行相應(yīng)的管理。針對已經(jīng)存在的管理制度人員進行相應(yīng)的調(diào)整，并且培訓(xùn)提高。因此對于建立和完善的工程項目檔案管理人員制度要落實到工程建設(shè)當(dāng)中，重點抓好檔案管理人員的選拔，培訓(xùn)和使用。2.強化檔案管理者意識針對工程建設(shè)過程中檔案的管理，應(yīng)該進行相應(yīng)的人員的安排。在檔案管理過程中，必須讓檔案管理人員明確自己的檔案管理意識，對于檔案管理的工作應(yīng)該認真落實，決不能敷衍了事。針對檔案管理數(shù)據(jù)應(yīng)該進行科學(xué)合理的全面收集，明確工程建設(shè)過程中檔案管理的重點，對于收集的數(shù)據(jù)進行相應(yīng)的整理和分類。對于工程建設(shè)各個時期的資料應(yīng)該進行相應(yīng)的整理，保證資料的完整性和準(zhǔn)確性。針對工程建設(shè)每個階段的數(shù)據(jù)進行相應(yīng)的整理。在工程建設(shè)前期，對于工程建設(shè)的立項、規(guī)劃、審批、勘測、招投標(biāo)、預(yù)算等各種文件進行相應(yīng)的整理和歸檔，保證信息的完整性和準(zhǔn)確性。在工程建設(shè)中期，對工程建設(shè)的土建、設(shè)施、地質(zhì)、檢驗、施工等各種施工信息進行相應(yīng)的歸檔整理。在工程建設(shè)的后期，對竣工圖、竣工報告、驗收記錄、決算、審計等資料進行相應(yīng)的整理。強化檔案管理人員的管理意識，讓檔案管理人員意識到檔案管理的重要性，為檔案管理提供相應(yīng)的基礎(chǔ)保障[4]。3.提高管理人員的整體素質(zhì)在檔案管理過程中，檔案管理人員的整體素質(zhì)對于檔案的管理起著十分重要的作用。一是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要強，對于檔案管理人員而言，只有擁有檔案管理的能力才能有效的保證檔案管理，有利于檔案的整頓；二是道德素質(zhì)要高，檔案管理人員必須擁有良好的道德品質(zhì)，在檔案管理過程中可以有效的落實檔案管理，認真負責(zé)，不敷衍了事是檔案管理的關(guān)鍵；三是心理素質(zhì)要強，檔案管理人員，針對數(shù)據(jù)和檔案要進行相應(yīng)的管理，而且還要聯(lián)系實際針對數(shù)據(jù)進行相應(yīng)的變動，因此對于檔案管理人員的心理素質(zhì)要求極高。4.提高管理者信息化如今的檔案管理，除了相應(yīng)的紙質(zhì)的檔案管理以外，還常采用相應(yīng)的電子檔案管理，利用計算機網(wǎng)路對于檔案進行相應(yīng)的保存，防止檔案的丟失。利用計算機網(wǎng)絡(luò)對于檔案進行管理，可以有效的提高檔案管理的效率，而且可以提高檔案查找的效率，對于現(xiàn)代的檔案管理而言有著極為重要的作用。因此對于檔案管理人員而言，只有擁有良好的計算技能力，掌握良好的信息化技術(shù)，才能進行相應(yīng)的檔案管理。四、當(dāng)前我國檔案管理中存在的問題概述隨著我國建筑經(jīng)濟的快速發(fā)展，以及全球信息化、技術(shù)化速度的加快，我國檔案管理正面臨著一系列的問題及挑戰(zhàn)。1.檔案量巨大，管理條件太差。我國諸多的建筑、重工等企業(yè)的檔案不僅數(shù)量巨大，而且保存環(huán)境較差。對于建筑、重工等傳統(tǒng)行業(yè)，其資料一般都是圖紙，且其尺寸也不一。整理起來難度高，且裝訂時難度也較大。因此，在對該檔案進行保存管理時，需要占用大量的人力、物力及存儲空間[5]。2.由于檔案量大，導(dǎo)致保存空間嚴重不足，檔案只能存放于檔案室。如檔案室不具備檔案保存的恒溫恒濕的環(huán)境條件，進而影響檔案管理的質(zhì)量與效果。再者在管理的檔案當(dāng)中也存在檔案的區(qū)別，部分檔案是建設(shè)的重要文件，還有部分檔案的重要性較低。如今的檔案整理是全方面的檔案整理，針對檔案的重要程度沒有進行相應(yīng)的區(qū)分。3.單位根本沒有委派專人對檔案進行專門技術(shù)化的管理，管理流程也缺乏規(guī)范化，也影響了檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。再次，管理檔案的機制滯后，保存安全性差。4.我國項目管理中的檔案管理一般采取紙質(zhì)版進行保存，在查找檔案資料時不僅浪費大量的人力、物力及時間，而且其保存的安全性也無法得到充分的保障。但有些項目也會采取電子版的保存方式。無論采取何種檔案管理方式，其都需具備安全性。否則就極易導(dǎo)致檔案丟失的現(xiàn)象，會給單位帶來一定的損失。五、優(yōu)化項目全生命周期檔案管理的對策隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案的重要性越來越強，只有做好相應(yīng)的檔案整理才能保證工程建設(shè)過程中檔案的完整性和可靠性。隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案的整理不僅打破的傳統(tǒng)的方式，還進行了全新的調(diào)整，為了保證檔案管理的完整性和準(zhǔn)確性，針對檔案管理存在的問題，需要進行相應(yīng)的處理防止檔案管理的問題產(chǎn)生。在項目管理的初期階段，要完成歸檔管理機制，全力提高歸檔管理者的綜合素質(zhì)。優(yōu)秀的管理人員為了使準(zhǔn)備工作能夠提供一個明確的機制來管理歸檔。首先，歸檔機制的內(nèi)容應(yīng)包含明確的歸檔管理系統(tǒng)，即歸檔管理的特定部門、歸檔管理負責(zé)人的數(shù)量和具體責(zé)任。接下來，需要制定明確的文件管理原則，將文件工作帶入單位領(lǐng)導(dǎo)的議程，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)從各方面監(jiān)督文件管理人員和程序，建立科學(xué)合理的后評估系統(tǒng)。最后，檔案管理者需要提高綜合質(zhì)量。在后一個崗位上，要培養(yǎng)綜合性的文件管理知識，選擇優(yōu)秀的職位后進行評價，并進行綜合性的評價。優(yōu)化新項目的檔案工作方式在項目進入實施階段后，就要開始對項目檔案進行科學(xué)的收集與管理，檔案管理人員只有不斷地創(chuàng)新與優(yōu)化新項目的檔案工作方式，才能提升檔案管理的效果與水平。針對檔案工作方式，在簽訂合同時，就應(yīng)確定檔案管理的要求，以及確定保障金、滯納金等，利用經(jīng)濟方式來約束合同相對方。工程檔案的管理貫穿工程建設(shè)的整個階段，因此在對項目進行檢查、總結(jié)同時，做好檔案的收集與整理工作。針對檔案資料的收集，要求檔案管理員要確保每項資料的完整性與準(zhǔn)確性，并對歸檔、移交等做好詳細的記錄。針對項目驗收時的項目管理工作，相關(guān)檔案管理人員必須參加工程所有的竣工驗收會議，及時對檔案的竣工驗收情況和資料進行總結(jié)與收集，并制作成完整的檔案記錄，確保日后查閱。3.采用自動化、信息化的檔案管理方式隨著信息化技術(shù)的不斷加快，檔案管理的方式也不斷地創(chuàng)新，來提升檔案管理的效率與水平。項目檔案管理中，像CAD、Pro/e等優(yōu)秀的設(shè)計軟件已被有效地運用，極大地提高了檔案管理的工作效率，降低各種成本，同時也便于保存與管理。因此，檔案管理工作者應(yīng)科學(xué)合理地選擇辦公軟件，全面提高檔案的信息化管理水平。確保檔案從收集到歸檔存放都具備一套完整的流程，實現(xiàn)檔案管理全過程的自動化。4.利用5W1H分析法對管理流程進行優(yōu)化5W1H分析法是對項目的原因、對象、時間、地點、人員、方法等六個方面進行分析，進而優(yōu)化檔案管理的流程。通過5W1H分析法可以全面的梳理項目檔案中的各項環(huán)節(jié)，在管理工作中，管理人員不用在項目環(huán)節(jié)完成后才能看到檔案資料，而是隨著整個項目的不斷推進而鑒定檔案資料，通過這一方式能夠更好地對檔案進行管理。5W1H分析法可以保證項目檔案的文件資料具有較高程度的完整性、真實性以及規(guī)范性，可以有效防止檔案反復(fù)整理的問題，并可以通過現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)進行操作，有效地簡化項目全生命周期的情況下檔案管理的操作[6]。五、結(jié)語工程項目建設(shè)過程中，檔案管理起著十分重要的作用。為了有效的了解工程建設(shè)項目的基本情況。必須從項目全生命周期的角度出發(fā)，做好項目每個階段的檔案管理工作。同時要不斷地創(chuàng)新檔案管理方式，采用自動化檔案管理方式，全面提升檔案管理的效果與水平。參考文獻：陳鳴鳳.建筑施工企業(yè)項目文檔全生命周期管理框架研究[J].鐵道工程