《會(huì)計(jì)電算化》課件第三章-總賬系統(tǒng)

《會(huì)計(jì)電算化》

ACCOUNTINGCOMPUTERIZATION西安交通大學(xué)出版社2012.01《會(huì)計(jì)電算化》

ACCOUNTINGCOMPUTERIZA1第三章總賬系統(tǒng)第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理第五節(jié)總賬系統(tǒng)期末賬務(wù)處理第六節(jié)出納管理第七節(jié)輔助核算與管理第三章總賬系統(tǒng)第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述2第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述一、總賬系統(tǒng)的任務(wù)與特征（一）總賬系統(tǒng)的任務(wù)1．實(shí)現(xiàn)記賬憑證處理自動(dòng)化2．實(shí)現(xiàn)賬簿信息輸出多樣性3．實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的資源共享（二）總賬系統(tǒng)的特征1．遵循國(guó)際通用記賬原則2．記賬憑證機(jī)制化3．內(nèi)部控制程序化4．信息查詢及時(shí)化第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述一、總賬系統(tǒng)的任務(wù)與特征3第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述二、總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程記賬憑證機(jī)制憑證填制自動(dòng)臨時(shí)憑證文件記賬審核期末處理對(duì)賬單輸入對(duì)賬單文件銀行對(duì)賬科目匯總文件正式憑證文件銀行賬庫(kù)文件銀行存款余額調(diào)節(jié)表輸出輸出輸出總賬明細(xì)賬日記賬第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述二、總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程記賬憑證機(jī)制4第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述三、總賬系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)總賬系統(tǒng)模塊初始設(shè)置憑證處理期末處理賬簿管理出納管理會(huì)計(jì)科目期初余額憑證類別外幣設(shè)置編碼檔案等填制憑證審核憑證主管簽字出納簽字查詢憑證記賬等現(xiàn)金日記賬銀行日記賬支票登記簿銀行對(duì)賬等轉(zhuǎn)賬定義轉(zhuǎn)賬生成試算平衡對(duì)賬結(jié)賬等日記賬明細(xì)賬總賬余額表銀行對(duì)賬等第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述三、總賬系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)總賬系統(tǒng)模塊初5第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述四、總賬系統(tǒng)的操作流程下一月繼續(xù)初始設(shè)置月末處理建立賬套其他設(shè)置設(shè)置會(huì)計(jì)科目分類檔案設(shè)置憑證類別設(shè)置期初余額錄入財(cái)務(wù)分工審核憑證修改、刪除憑證填制憑證取消審核記賬出納管理賬簿查詢期末轉(zhuǎn)賬試算平衡、對(duì)賬結(jié)賬賬簿打印數(shù)據(jù)備份日常處理第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述四、總賬系統(tǒng)的操作流程下一月繼續(xù)初始6第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述五、總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系總賬系統(tǒng)工資系管理固定資產(chǎn)管理應(yīng)收款管理應(yīng)付款管理項(xiàng)目管理成本管理報(bào)表管理財(cái)務(wù)分析第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述五、總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系總賬系統(tǒng)7第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)一、賬套管理（一）新建賬套賬套是一組獨(dú)立而完整的賬簿體系，其實(shí)質(zhì)是由相互關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)構(gòu)成的一系列數(shù)據(jù)文件。建立賬套就是為核算單位建立一套電子賬簿文件。建賬參數(shù)：（1）賬套號(hào)（2）賬套名稱（3）賬套路徑（4）啟用日期（5）記賬本位幣（6）基礎(chǔ)信息（7）編碼方案（8）數(shù)據(jù)精度第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)一、賬套管理8第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)（二）修改賬套建完賬套后，如果發(fā)現(xiàn)某些信息需要修改，在未使用相關(guān)信息的基礎(chǔ)上可以由賬套主管對(duì)其進(jìn)行調(diào)整修改，系統(tǒng)管理員無權(quán)進(jìn)行。修改賬套參數(shù)時(shí)，可以修改的信息有：賬套名稱、單位信息，編碼方案和數(shù)據(jù)精度在未使用的情況下可以修改。（三）刪除賬套刪除賬套是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的整個(gè)賬套數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除，該賬套將從系統(tǒng)中消失。正在使用的賬套是不允許刪除的。刪除賬套只能由系統(tǒng)管理員進(jìn)行，賬套主管無權(quán)進(jìn)行。（四）備份賬套備份賬套即輸出賬套，是指將所選賬套數(shù)據(jù)進(jìn)行備份或轉(zhuǎn)移。（五）恢復(fù)賬套恢復(fù)賬套即引入賬套，是指將系統(tǒng)外的某賬套數(shù)據(jù)引入到本系統(tǒng)中。第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)（二）修改賬套9第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)二、年度賬管理（一）建立年度賬年度賬的建立是在已有上年度的賬套的基礎(chǔ)上完成的，也就是說只有建立了上年度的賬套后，才能建立下一年的年度賬。（二）輸出年度賬輸出年度賬功能與輸出賬套功能基本類似，所起的作用相同，不同的是年度賬的輸出針對(duì)的不是整個(gè)賬套，而是賬套中某個(gè)年度的數(shù)據(jù)，包含的數(shù)據(jù)內(nèi)容少，輸出所需的時(shí)間也短。（三）引入年度賬年度賬引入的是年度賬的備份數(shù)據(jù)，需要選擇引入數(shù)據(jù)的具體年度，不需要選擇賬套。（四）結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)每到年末，都應(yīng)將上年度中相關(guān)賬戶的余額及其他數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到新的年度中。（五）清空年度數(shù)據(jù)當(dāng)用戶發(fā)現(xiàn)某年度的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤太多或者不希望將上年的余額等數(shù)據(jù)全部結(jié)轉(zhuǎn)到下一年度時(shí)，則可以使用清空年度數(shù)據(jù)功能。第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)二、年度賬管理10第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)三、用戶管理主要功能具體功能系統(tǒng)管理員賬套主管賬套管理建立賬套√×修改賬套×√刪除賬套√×備份賬套√×恢復(fù)賬套√×年度賬管理建立年度賬×√清空年度數(shù)據(jù)×√備份年度賬×√恢復(fù)年度賬×√結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)×√用戶管理角色設(shè)置 √×用戶設(shè)置√×權(quán)限分配√√上機(jī)日志√×第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)三、用戶管理主要功能具體功能系統(tǒng)管11第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)三、用戶管理（一）相關(guān)概念（二）角色設(shè)置（三）用戶設(shè)置（四）權(quán)限分配第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)三、用戶管理12第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)四、系統(tǒng)維護(hù)（一）設(shè)置備份計(jì)劃（二）上機(jī)日志（三）清除異常任務(wù)（四）清除單據(jù)鎖定第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)四、系統(tǒng)維護(hù)13第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置一、設(shè)置業(yè)務(wù)參數(shù)（一）憑證選項(xiàng)1．制單控制2．憑證控制3．憑證編號(hào)方式4．外幣核算5．預(yù)算控制（二）賬簿選項(xiàng)（三）會(huì)計(jì)日歷（四）其他第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置一、設(shè)置業(yè)務(wù)參數(shù)14第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置二、會(huì)計(jì)科目設(shè)置（一）設(shè)置會(huì)計(jì)科目的原則（二）設(shè)置科目的主要參數(shù)1．科目編碼2．科目名稱3．科目類型4．賬頁格式5．助記碼6．科目性質(zhì)7．輔助核算第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置二、會(huì)計(jì)科目設(shè)置15第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（三）會(huì)計(jì)科目的主要功能1．增加會(huì)計(jì)科目2．修改會(huì)計(jì)科目3．刪除會(huì)計(jì)科目4．復(fù)制會(huì)計(jì)科目5．指定會(huì)計(jì)科目第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（三）會(huì)計(jì)科目的主要功能16第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置三、憑證類別設(shè)置（一）憑證類別的分類方式（二）憑證類別的設(shè)置參數(shù)1．憑證類別字2．憑證類別名稱3．限制條件4．限制科目第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置三、憑證類別設(shè)置17第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（三）憑證類別設(shè)置注意問題1．為了便于記賬憑證的分類與管理，用戶最好設(shè)置憑證類別。2．設(shè)置限制類型和限制科目是系統(tǒng)在制單時(shí)進(jìn)行憑證類別檢驗(yàn)的前提。3．限制科目可以是非末級(jí)科目，也可以是末級(jí)科目。4．已使用的憑證類別不能刪除，類別字不允許修改。第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（三）憑證類別設(shè)置注意問題18第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置四、期初余額錄入（一）期初余額錄入的內(nèi)容1．一般科目余額的錄入2．外幣核算科目余額的錄入3．?dāng)?shù)量核算科目余額的錄入4．輔助核算科目余額的錄入第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置四、期初余額錄入19第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（二）期初余額錄入的問題1．年初建賬余額錄入2．年中建賬余額錄入3．總賬科目與明細(xì)科目余額的錄入（三）相關(guān)功能1．試算平衡2．調(diào)整余額方向3．期初對(duì)賬4．清零第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（二）期初余額錄入的問題20第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置五、外幣設(shè)置（一）幣符（二）幣名（三）折算方式（四）固定匯率與浮動(dòng)匯率（五）記賬匯率（六）調(diào)整匯率第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置五、外幣設(shè)置21第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置六、結(jié)算方式設(shè)置七、常用摘要設(shè)置八、常用憑證設(shè)置九、部門與職員檔案（一）部門檔案設(shè)置（二）職員檔案設(shè)置十、客戶/供應(yīng)商檔案第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置六、結(jié)算方式設(shè)置22第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（一）客戶/供應(yīng)商分類（二）客戶/供應(yīng)商檔案十一、項(xiàng)目目錄（一）項(xiàng)目大類（二）項(xiàng)目分類（三）項(xiàng)目目錄第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（一）客戶/供應(yīng)商分類23

第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理一、憑證處理（一）填制憑證1．憑證頭的內(nèi)容2．憑證體的內(nèi)容（二）審核憑證1．出納簽字2．審核簽字3．主管簽字

第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理一、憑證處理24第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（三）修改憑證1．無痕跡修改（適用于未記賬憑證）2．有痕跡修改（適用于未記賬、已記賬憑證）（四）作廢/刪除憑證（五）查詢憑證（六）匯總憑證（七）沖銷憑證第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（三）修改憑證25第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理二、記賬處理（一）記賬原理（二）記賬過程1．選擇記賬范圍2．系統(tǒng)自動(dòng)檢驗(yàn)3．?dāng)?shù)據(jù)自動(dòng)備份4．正式記賬處理5．記賬結(jié)束第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理二、記賬處理26第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（三）記賬要求在記賬工作中需要注意的問題有：1．已審核簽字的憑證才能記賬；2．第一次記賬時(shí)，如果期初余額試算不平衡，則不能記賬；3．對(duì)于不平衡的記賬憑證和有誤的憑證，不允許記賬；4．上一會(huì)計(jì)期間未結(jié)賬，則本期不允許記賬；5．記賬過程不允許無故中斷或關(guān)機(jī)操作。第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（三）記賬要求27第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（四）反記賬三、賬簿處理（一）科目余額表（二）日記賬輸出（三）總賬輸出（四）明細(xì)賬輸出（五）多欄賬輸出第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（四）反記賬28

第五節(jié)總賬系統(tǒng)期末賬務(wù)處理一、期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)定義（一）自定義轉(zhuǎn)賬（二）對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)（三）銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)（四）匯兌損益（五）期間損益二、期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)生成三、試算平衡與對(duì)賬四、期末結(jié)賬

第五節(jié)總賬系統(tǒng)期末賬務(wù)處理一、期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)定義29

第六節(jié)出納管理一、支票管理支票登記簿的使用應(yīng)注意幾個(gè)問題：1．只有在結(jié)算方式中設(shè)置了票據(jù)管理屬性，才能進(jìn)行支票管理；2．只有在會(huì)計(jì)科目設(shè)置了“銀行賬”屬性的科目，才能進(jìn)行支票登記；3．支票登記簿中的報(bào)銷日期欄目，是由系統(tǒng)自動(dòng)填寫；如果需要取消或填寫，也可以手工進(jìn)行；4．已報(bào)銷的支票是不允許修改的，如果要修改，須先取消報(bào)銷日期。

第六節(jié)出納管理一、支票管理30第六節(jié)出納管理二、銀行對(duì)賬（一）銀行對(duì)賬的數(shù)據(jù)處理流程憑證臨時(shí)文件銀行對(duì)賬單記賬錄入銀行對(duì)賬銀行賬庫(kù)文件對(duì)賬單庫(kù)文件未達(dá)賬項(xiàng)已達(dá)賬項(xiàng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表刪除第六節(jié)出納管理二、銀行對(duì)賬憑證臨時(shí)文件銀行對(duì)賬單記賬錄入31第六節(jié)出納管理（二）銀行對(duì)賬功能（三）銀行對(duì)賬內(nèi)容1．銀行對(duì)賬期初數(shù)據(jù)2．錄入銀行對(duì)賬單銀行對(duì)賬銀行對(duì)賬期初錄入銀行對(duì)賬單銀行對(duì)賬銀行存款余額調(diào)節(jié)表核銷銀行賬第六節(jié)出納管理（二）銀行對(duì)賬功能銀行對(duì)賬銀行對(duì)賬期初錄入32第六節(jié)出納管理3．銀行對(duì)賬4．銀行存款余額調(diào)節(jié)表三、日記賬及資金日?qǐng)?bào)表的管理第六節(jié)出納管理3．銀行對(duì)賬33

第七節(jié)輔助核算與管理一、往來核算與管理（一）個(gè)人往來核算與管理往來核算與管理往來業(yè)務(wù)初始往來日常業(yè)務(wù)往來管理往來賬齡分析往來核算科目往來檔案設(shè)置往來初始數(shù)據(jù)錄入往來催款單往來業(yè)務(wù)兩清往來憑證輸入往來憑證審核往來憑證記賬

第七節(jié)輔助核算與管理一、往來核算與管理往來核算與管理往34第七節(jié)輔助核算與管理1．個(gè)人往來核算初始設(shè)置2．個(gè)人往來業(yè)務(wù)日常核算3．個(gè)人往來管理（二）客戶往來核算與管理1．客戶往來核算初始設(shè)置2．客戶往來業(yè)務(wù)日常核算3．客戶往來管理第七節(jié)輔助核算與管理1．個(gè)人往來核算初始設(shè)置35第七節(jié)輔助核算與管理（三）供應(yīng)商往來核算與管理1．供應(yīng)商往來核算初始設(shè)置2．供應(yīng)商往來業(yè)務(wù)日常核算3．供應(yīng)商往來管理第七節(jié)輔助核算與管理（三）供應(yīng)商往來核算與管理36第七節(jié)輔助核算與管理二、部門核算與管理部門核算與管理部門初始設(shè)置部門日常業(yè)務(wù)部門賬表輸出部門檔案設(shè)置部門核算科目部門初始數(shù)據(jù)部門憑證錄入部門憑證審核部門憑證記賬部門總賬輸出部門明細(xì)賬輸出部門收支分析表第七節(jié)輔助核算與管理二、部門核算與管理部門核算與管理部門37第七節(jié)輔助核算與管理（一）部門初始設(shè)置1．設(shè)置部門編碼方案2．設(shè)置部門檔案3．設(shè)置部門核算會(huì)計(jì)科目4．錄入部門期初數(shù)據(jù)（二）部門日常業(yè)務(wù)核算1．部門核算日常業(yè)務(wù)憑證的錄入2．部門業(yè)務(wù)憑證審核、記賬3．輸出部門賬4．核對(duì)部門賬（三）部門管理第七節(jié)輔助核算與管理（一）部門初始設(shè)置38第七節(jié)輔助核算與管理三、項(xiàng)目核算與管理項(xiàng)目核算與管理項(xiàng)目初始設(shè)置項(xiàng)目日常業(yè)務(wù)項(xiàng)目賬表輸出項(xiàng)目核算科目項(xiàng)目目錄設(shè)置項(xiàng)目初始數(shù)據(jù)項(xiàng)目憑證錄入項(xiàng)目憑證審核項(xiàng)目憑證記賬項(xiàng)目總賬輸出項(xiàng)目明細(xì)賬輸出項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表輸出第七節(jié)輔助核算與管理三、項(xiàng)目核算與管理項(xiàng)目核算與管理項(xiàng)目39第七節(jié)輔助核算與管理（一）項(xiàng)目初始設(shè)置1．設(shè)置項(xiàng)目核算會(huì)計(jì)科目2．設(shè)置項(xiàng)目目錄3．錄入項(xiàng)目期初數(shù)據(jù)（二）項(xiàng)目日常業(yè)務(wù)核算1．項(xiàng)目核算日常業(yè)務(wù)憑證的錄入2．項(xiàng)目業(yè)務(wù)憑證審核、記賬3．輸出項(xiàng)目賬4．核對(duì)項(xiàng)目賬（三）項(xiàng)目管理第七節(jié)輔助核算與管理（一）項(xiàng)目初始設(shè)置40第七節(jié)輔助核算與管理四、現(xiàn)金流量核算與管理（一）設(shè)置現(xiàn)金流量明細(xì)科目（二）設(shè)置現(xiàn)金流量輔助賬（三）指定現(xiàn)金流量科目第七節(jié)輔助核算與管理41《會(huì)計(jì)電算化》

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ACCOUNTINGCOMPUTERIZA42第三章總賬系統(tǒng)第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理第五節(jié)總賬系統(tǒng)期末賬務(wù)處理第六節(jié)出納管理第七節(jié)輔助核算與管理第三章總賬系統(tǒng)第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述43第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述一、總賬系統(tǒng)的任務(wù)與特征（一）總賬系統(tǒng)的任務(wù)1．實(shí)現(xiàn)記賬憑證處理自動(dòng)化2．實(shí)現(xiàn)賬簿信息輸出多樣性3．實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的資源共享（二）總賬系統(tǒng)的特征1．遵循國(guó)際通用記賬原則2．記賬憑證機(jī)制化3．內(nèi)部控制程序化4．信息查詢及時(shí)化第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述一、總賬系統(tǒng)的任務(wù)與特征44第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述二、總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程記賬憑證機(jī)制憑證填制自動(dòng)臨時(shí)憑證文件記賬審核期末處理對(duì)賬單輸入對(duì)賬單文件銀行對(duì)賬科目匯總文件正式憑證文件銀行賬庫(kù)文件銀行存款余額調(diào)節(jié)表輸出輸出輸出總賬明細(xì)賬日記賬第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述二、總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程記賬憑證機(jī)制45第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述三、總賬系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)總賬系統(tǒng)模塊初始設(shè)置憑證處理期末處理賬簿管理出納管理會(huì)計(jì)科目期初余額憑證類別外幣設(shè)置編碼檔案等填制憑證審核憑證主管簽字出納簽字查詢憑證記賬等現(xiàn)金日記賬銀行日記賬支票登記簿銀行對(duì)賬等轉(zhuǎn)賬定義轉(zhuǎn)賬生成試算平衡對(duì)賬結(jié)賬等日記賬明細(xì)賬總賬余額表銀行對(duì)賬等第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述三、總賬系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)總賬系統(tǒng)模塊初46第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述四、總賬系統(tǒng)的操作流程下一月繼續(xù)初始設(shè)置月末處理建立賬套其他設(shè)置設(shè)置會(huì)計(jì)科目分類檔案設(shè)置憑證類別設(shè)置期初余額錄入財(cái)務(wù)分工審核憑證修改、刪除憑證填制憑證取消審核記賬出納管理賬簿查詢期末轉(zhuǎn)賬試算平衡、對(duì)賬結(jié)賬賬簿打印數(shù)據(jù)備份日常處理第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述四、總賬系統(tǒng)的操作流程下一月繼續(xù)初始47第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述五、總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系總賬系統(tǒng)工資系管理固定資產(chǎn)管理應(yīng)收款管理應(yīng)付款管理項(xiàng)目管理成本管理報(bào)表管理財(cái)務(wù)分析第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述五、總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系總賬系統(tǒng)48第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)一、賬套管理（一）新建賬套賬套是一組獨(dú)立而完整的賬簿體系，其實(shí)質(zhì)是由相互關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)構(gòu)成的一系列數(shù)據(jù)文件。建立賬套就是為核算單位建立一套電子賬簿文件。建賬參數(shù)：（1）賬套號(hào)（2）賬套名稱（3）賬套路徑（4）啟用日期（5）記賬本位幣（6）基礎(chǔ)信息（7）編碼方案（8）數(shù)據(jù)精度第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)一、賬套管理49第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)（二）修改賬套建完賬套后，如果發(fā)現(xiàn)某些信息需要修改，在未使用相關(guān)信息的基礎(chǔ)上可以由賬套主管對(duì)其進(jìn)行調(diào)整修改，系統(tǒng)管理員無權(quán)進(jìn)行。修改賬套參數(shù)時(shí)，可以修改的信息有：賬套名稱、單位信息，編碼方案和數(shù)據(jù)精度在未使用的情況下可以修改。（三）刪除賬套刪除賬套是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的整個(gè)賬套數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除，該賬套將從系統(tǒng)中消失。正在使用的賬套是不允許刪除的。刪除賬套只能由系統(tǒng)管理員進(jìn)行，賬套主管無權(quán)進(jìn)行。（四）備份賬套備份賬套即輸出賬套，是指將所選賬套數(shù)據(jù)進(jìn)行備份或轉(zhuǎn)移。（五）恢復(fù)賬套恢復(fù)賬套即引入賬套，是指將系統(tǒng)外的某賬套數(shù)據(jù)引入到本系統(tǒng)中。第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)（二）修改賬套50第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)二、年度賬管理（一）建立年度賬年度賬的建立是在已有上年度的賬套的基礎(chǔ)上完成的，也就是說只有建立了上年度的賬套后，才能建立下一年的年度賬。（二）輸出年度賬輸出年度賬功能與輸出賬套功能基本類似，所起的作用相同，不同的是年度賬的輸出針對(duì)的不是整個(gè)賬套，而是賬套中某個(gè)年度的數(shù)據(jù)，包含的數(shù)據(jù)內(nèi)容少，輸出所需的時(shí)間也短。（三）引入年度賬年度賬引入的是年度賬的備份數(shù)據(jù)，需要選擇引入數(shù)據(jù)的具體年度，不需要選擇賬套。（四）結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)每到年末，都應(yīng)將上年度中相關(guān)賬戶的余額及其他數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到新的年度中。（五）清空年度數(shù)據(jù)當(dāng)用戶發(fā)現(xiàn)某年度的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤太多或者不希望將上年的余額等數(shù)據(jù)全部結(jié)轉(zhuǎn)到下一年度時(shí)，則可以使用清空年度數(shù)據(jù)功能。第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)二、年度賬管理51第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)三、用戶管理主要功能具體功能系統(tǒng)管理員賬套主管賬套管理建立賬套√×修改賬套×√刪除賬套√×備份賬套√×恢復(fù)賬套√×年度賬管理建立年度賬×√清空年度數(shù)據(jù)×√備份年度賬×√恢復(fù)年度賬×√結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)×√用戶管理角色設(shè)置 √×用戶設(shè)置√×權(quán)限分配√√上機(jī)日志√×第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)三、用戶管理主要功能具體功能系統(tǒng)管52第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)三、用戶管理（一）相關(guān)概念（二）角色設(shè)置（三）用戶設(shè)置（四）權(quán)限分配第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)三、用戶管理53第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)四、系統(tǒng)維護(hù)（一）設(shè)置備份計(jì)劃（二）上機(jī)日志（三）清除異常任務(wù)（四）清除單據(jù)鎖定第二節(jié)系統(tǒng)管理與維護(hù)四、系統(tǒng)維護(hù)54第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置一、設(shè)置業(yè)務(wù)參數(shù)（一）憑證選項(xiàng)1．制單控制2．憑證控制3．憑證編號(hào)方式4．外幣核算5．預(yù)算控制（二）賬簿選項(xiàng)（三）會(huì)計(jì)日歷（四）其他第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置一、設(shè)置業(yè)務(wù)參數(shù)55第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置二、會(huì)計(jì)科目設(shè)置（一）設(shè)置會(huì)計(jì)科目的原則（二）設(shè)置科目的主要參數(shù)1．科目編碼2．科目名稱3．科目類型4．賬頁格式5．助記碼6．科目性質(zhì)7．輔助核算第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置二、會(huì)計(jì)科目設(shè)置56第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（三）會(huì)計(jì)科目的主要功能1．增加會(huì)計(jì)科目2．修改會(huì)計(jì)科目3．刪除會(huì)計(jì)科目4．復(fù)制會(huì)計(jì)科目5．指定會(huì)計(jì)科目第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（三）會(huì)計(jì)科目的主要功能57第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置三、憑證類別設(shè)置（一）憑證類別的分類方式（二）憑證類別的設(shè)置參數(shù)1．憑證類別字2．憑證類別名稱3．限制條件4．限制科目第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置三、憑證類別設(shè)置58第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（三）憑證類別設(shè)置注意問題1．為了便于記賬憑證的分類與管理，用戶最好設(shè)置憑證類別。2．設(shè)置限制類型和限制科目是系統(tǒng)在制單時(shí)進(jìn)行憑證類別檢驗(yàn)的前提。3．限制科目可以是非末級(jí)科目，也可以是末級(jí)科目。4．已使用的憑證類別不能刪除，類別字不允許修改。第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（三）憑證類別設(shè)置注意問題59第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置四、期初余額錄入（一）期初余額錄入的內(nèi)容1．一般科目余額的錄入2．外幣核算科目余額的錄入3．?dāng)?shù)量核算科目余額的錄入4．輔助核算科目余額的錄入第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置四、期初余額錄入60第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（二）期初余額錄入的問題1．年初建賬余額錄入2．年中建賬余額錄入3．總賬科目與明細(xì)科目余額的錄入（三）相關(guān)功能1．試算平衡2．調(diào)整余額方向3．期初對(duì)賬4．清零第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（二）期初余額錄入的問題61第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置五、外幣設(shè)置（一）幣符（二）幣名（三）折算方式（四）固定匯率與浮動(dòng)匯率（五）記賬匯率（六）調(diào)整匯率第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置五、外幣設(shè)置62第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置六、結(jié)算方式設(shè)置七、常用摘要設(shè)置八、常用憑證設(shè)置九、部門與職員檔案（一）部門檔案設(shè)置（二）職員檔案設(shè)置十、客戶/供應(yīng)商檔案第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置六、結(jié)算方式設(shè)置63第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（一）客戶/供應(yīng)商分類（二）客戶/供應(yīng)商檔案十一、項(xiàng)目目錄（一）項(xiàng)目大類（二）項(xiàng)目分類（三）項(xiàng)目目錄第三節(jié)總賬系統(tǒng)初始設(shè)置（一）客戶/供應(yīng)商分類64

第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理一、憑證處理（一）填制憑證1．憑證頭的內(nèi)容2．憑證體的內(nèi)容（二）審核憑證1．出納簽字2．審核簽字3．主管簽字

第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理一、憑證處理65第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（三）修改憑證1．無痕跡修改（適用于未記賬憑證）2．有痕跡修改（適用于未記賬、已記賬憑證）（四）作廢/刪除憑證（五）查詢憑證（六）匯總憑證（七）沖銷憑證第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（三）修改憑證66第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理二、記賬處理（一）記賬原理（二）記賬過程1．選擇記賬范圍2．系統(tǒng)自動(dòng)檢驗(yàn)3．?dāng)?shù)據(jù)自動(dòng)備份4．正式記賬處理5．記賬結(jié)束第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理二、記賬處理67第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（三）記賬要求在記賬工作中需要注意的問題有：1．已審核簽字的憑證才能記賬；2．第一次記賬時(shí)，如果期初余額試算不平衡，則不能記賬；3．對(duì)于不平衡的記賬憑證和有誤的憑證，不允許記賬；4．上一會(huì)計(jì)期間未結(jié)賬，則本期不允許記賬；5．記賬過程不允許無故中斷或關(guān)機(jī)操作。第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（三）記賬要求68第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（四）反記賬三、賬簿處理（一）科目余額表（二）日記賬輸出（三）總賬輸出（四）明細(xì)賬輸出（五）多欄賬輸出第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常賬務(wù)處理（四）反記賬69

第五節(jié)總賬系統(tǒng)期末賬務(wù)處理一、期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)定義（一）自定義轉(zhuǎn)賬（二）對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)（三）銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)（四）匯兌損益（五）期間損益二、期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)生成三、試算平衡與對(duì)賬四、期末結(jié)賬

第五節(jié)總賬系統(tǒng)期末賬務(wù)處理一、期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)定義70

第六節(jié)出納管理一、支票管理支票登記簿的使用應(yīng)注意幾個(gè)問題：1．只有在結(jié)算方式中設(shè)置了票據(jù)管理屬性，才能進(jìn)行支票管理；2．只有在會(huì)計(jì)科目設(shè)置了“銀行賬”屬性的科目，才能進(jìn)行支票登記；3．支票登記簿中的報(bào)銷日期欄目，是由系統(tǒng)自動(dòng)填寫；如果需要取消或填寫，也可以手工進(jìn)行；4．已報(bào)銷的支票是不允許修改的，如果要修改，須先取消報(bào)銷日期。

第六節(jié)出納管理一、支票管理71第六節(jié)出納管理二、銀行對(duì)賬（一）銀行對(duì)賬的數(shù)據(jù)處理流程憑證臨時(shí)文件銀行對(duì)賬單記賬錄入銀行對(duì)賬銀行賬庫(kù)文件對(duì)賬單庫(kù)文件未達(dá)賬項(xiàng)已達(dá)賬項(xiàng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表刪除第六節(jié)出納管理二、銀行對(duì)賬憑證臨時(shí)文件銀行對(duì)賬單記賬錄入72第六節(jié)出納管理（二）銀行對(duì)賬功能（三）銀行對(duì)賬內(nèi)容1．銀行對(duì)賬期初數(shù)據(jù)2．錄入銀行對(duì)賬單銀行對(duì)賬銀行對(duì)賬期初錄入銀行對(duì)賬單銀行對(duì)賬銀行存款余額調(diào)節(jié)