公文處理培訓(xùn)課件

公文處理培訓(xùn)公文處理培訓(xùn)公文處理培訓(xùn)目錄一、公文概述二、公文種類三、行文規(guī)則四、公文擬制五、公文審簽公文處理培訓(xùn)公文處理培訓(xùn)公文處理培訓(xùn)目錄一、公文1

目錄一、公文概述二、公文種類三、行文規(guī)則四、公文擬制五、公文審簽?zāi)夸浺?、公文概?第一章

公文概述第一章

公文概述3一、什么是公文？

公文是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在實(shí)施管理、處理公務(wù)過(guò)程中形成的具有特定或法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，溝通信息，交流經(jīng)驗(yàn)和記錄情況的重要工具。一、什么是公文？公文是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在實(shí)4二、公文的特點(diǎn)（一）具有法定的作者；（二）具有法定的權(quán)威性和約束力；（三）具有很強(qiáng)的政治性和政策性；（四）具有很強(qiáng)的針對(duì)性和時(shí)效性；（五）具有規(guī)范的體例格式和特定的處理程序。二、公文的特點(diǎn)（一）具有法定的作者；5三、公文的作用

指揮策令作用；行為規(guī)范作用；宣傳教育作用；傳遞信息、聯(lián)系公務(wù)的作用；憑證記載作用。三、公文的作用指揮策令作用；6四、公文處理工作的主要內(nèi)容發(fā)文辦理公文管理整理立卷歸檔利用收文辦理公文管理歸檔利用四、公文處理工作的主要內(nèi)容發(fā)文辦理公文管理整理立卷歸檔利用收7收文辦理包括：簽收、啟封、登記、審核、擬辦、批辦、分送、承辦、催辦等；發(fā)文辦理包括：擬稿、審核、簽發(fā)、印制、校對(duì)、用印、分發(fā)等；公文管理包括：文件的公開(kāi)發(fā)布、撤銷、廢止以及文件的復(fù)制、清退等；整理立卷和歸檔利用包括：文件的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等內(nèi)容。收文辦理包括：簽收、啟封、登記、審核、擬辦、批辦、分送、承辦8五、公文處理的目標(biāo)和基本原則

公文處理工作的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。基本原則是實(shí)事求是、精簡(jiǎn)高效、集中統(tǒng)一；基本要求是及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。五、公文處理的目標(biāo)和基本原則公文處理工作的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)規(guī)范9第二章

公文種類第二章

公文種類10一、常用公文的種類《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定黨的機(jī)關(guān)公文的種類主要有決議、公報(bào)、條例等14種；《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定行政機(jī)關(guān)公文的種類主要有公告、通告、議案等13種；企事業(yè)單位根據(jù)單位的性質(zhì)和工作特點(diǎn)，常用的公文種類有9種，分別是：決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要等。一、常用公文的種類《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定黨的機(jī)關(guān)11二、各類文種的適用范圍二、各類文種的適用范圍12決定的適用范圍

決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出決策和安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。主要種類有：嘉獎(jiǎng)決定、處分決定、重大行動(dòng)安排或重要事項(xiàng)的決定等。決定的適用范圍決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出決策和13報(bào)告的適用范圍

報(bào)告適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)上級(jí)單位詢問(wèn)或交辦事項(xiàng)、上報(bào)有關(guān)材料等。主要種類有：工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送文件或材料的報(bào)告等。報(bào)告的適用范圍報(bào)告適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、回14請(qǐng)示的適用范圍請(qǐng)示適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)。主要種類有：請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示、請(qǐng)求解決問(wèn)題的請(qǐng)示、請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性的請(qǐng)示、請(qǐng)求指示性的請(qǐng)示。請(qǐng)示的適用范圍請(qǐng)示適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)。15報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別

行文功能

處理方式

時(shí)間要求

報(bào)告匯報(bào)情況、反映問(wèn)題。屬閱件，可不回復(fù)。報(bào)告辦理結(jié)果或有關(guān)情況，即所謂“事后報(bào)告”。

請(qǐng)示請(qǐng)求批準(zhǔn)、指示和解決問(wèn)題。屬辦件，需要辦理、批復(fù)。請(qǐng)示應(yīng)在事前行文，即所謂“事前請(qǐng)示”。項(xiàng)目?jī)?nèi)容不同之處報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別行文功能處理方式時(shí)間要求報(bào)16

意見(jiàn)的適用范圍

意見(jiàn)適用于對(duì)重大問(wèn)題提出見(jiàn)解，對(duì)重要事項(xiàng)提出解決辦法。主要種類有：一是直接指導(dǎo)性意見(jiàn)；二是批轉(zhuǎn)執(zhí)行性意見(jiàn)；三是建議性的意見(jiàn)。意見(jiàn)的適用范圍意見(jiàn)適用于對(duì)重大問(wèn)題提出見(jiàn)解，對(duì)重要事項(xiàng)17

通知的適用范圍

通知適用于傳達(dá)上級(jí)單位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)和印發(fā)文件，傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)等。主要種類：批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知、傳達(dá)或部署性通知、周知性通知、會(huì)議通知、人事任免通知等。通知的適用范圍通知適用于傳達(dá)上級(jí)單位指示，部署安排工作18

函主要適用于不相隸屬單位之間商洽工作、通報(bào)情況、征詢意見(jiàn)、詢問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。主要種類有：征詢意見(jiàn)函、請(qǐng)求批準(zhǔn)函、答復(fù)意見(jiàn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的函。

函的適用范圍函主要適用于不相隸屬單位之間商洽工作、通報(bào)情況、征詢意見(jiàn)19

批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。批復(fù)與復(fù)函的區(qū)別：批復(fù)屬下行文，復(fù)函是函的一種形式，屬平行文；批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。對(duì)不相隸屬的單位請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)不使用批復(fù)，而應(yīng)使用復(fù)函予以答復(fù)。

批復(fù)的適用范圍批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。批復(fù)的適用范圍20

會(huì)議紀(jì)要的適用范圍

會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。主要有：一是以會(huì)議紀(jì)要為文種，以單位名義直接行文；二是以通知為文種，印發(fā)會(huì)議紀(jì)要。我公司常用的是第一種形式，例如，《客服系統(tǒng)終驗(yàn)會(huì)會(huì)議紀(jì)要》。會(huì)議紀(jì)要的適用范圍會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議21三、怎樣選擇和使用公文種類（一）根據(jù)行文目的確定公文種類。（二）根據(jù)行文關(guān)系確定公文種類。（三）根據(jù)行文單位的職權(quán)確定公文種類。如請(qǐng)求上級(jí)單位批準(zhǔn)、給予指示、幫助支持的，應(yīng)使用“請(qǐng)示”；安排部署工作的，應(yīng)使用“通知”；指導(dǎo)下級(jí)工作的，則應(yīng)使用“意見(jiàn)”。三、怎樣選擇和使用公文種類（一）根據(jù)行文目的確定公文種類。如22（一）根據(jù)行文目的確定公文種類。（二）根據(jù)行文關(guān)系確定公文種類。（三）根據(jù)行文單位的職權(quán)確定公文種類。受文單位是上級(jí)的，應(yīng)選用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”等上行文種；受文單位是下級(jí)的，應(yīng)選用“通知”、“批復(fù)”等下行文種；向不相隸屬單位行文應(yīng)使用“函”等平行文種?！皶?huì)議紀(jì)要”和“意見(jiàn)”在上行、下行和平行文中皆可使用。（一）根據(jù)行文目的確定公文種類。受文單位是上級(jí)的，應(yīng)選用“請(qǐng)23（一）根據(jù)行文目的確定公文種類。（二）根據(jù)行文關(guān)系確定公文種類。（三）根據(jù)行文單位的職權(quán)確定公文種類。如《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的文種，有的只能由黨的機(jī)關(guān)或行政機(jī)關(guān)使用，企事業(yè)單位則不能隨意使用，例如，“公報(bào)”、“議案”等文種。（一）根據(jù)行文目的確定公文種類。如《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l24第三章

行文規(guī)則第三章

行文規(guī)則25一、行文應(yīng)遵循的基本規(guī)則行文原則：確有必要、注重效用?？砂l(fā)可不發(fā)的公文堅(jiān)決不發(fā)，糾正“發(fā)文越多，對(duì)工作越重視”的誤區(qū)，從源頭上治理“文山”問(wèn)題。制發(fā)公文要符合實(shí)際，有針對(duì)性。行文權(quán)限：1.不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告；2.上級(jí)單位的職能部門(mén)根據(jù)授權(quán)，可向下級(jí)單位行文。行文要求：1.“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事和主送一個(gè)單位，需要同時(shí)送其他單位閱知的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送下級(jí)單位。2.“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。3.公文一般不直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人。4.涉及其他部門(mén)職能的事項(xiàng)，部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。一、行文應(yīng)遵循的基本規(guī)則行文原則：確有必要、注重效用?？砂l(fā)可26二、行文方式（一）逐級(jí)行文。逐級(jí)行文是上行文和下行文的最基本的行文方式。在上行文中，下級(jí)單位應(yīng)直接向其上級(jí)單位報(bào)告情況、提出請(qǐng)求；在下行文中，上級(jí)單位應(yīng)對(duì)其所屬的下級(jí)單位傳達(dá)指示、部署工作、批復(fù)請(qǐng)示，再由下一級(jí)單位逐級(jí)下達(dá)。逐級(jí)行文體現(xiàn)了集中統(tǒng)一、分級(jí)管理、一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)的原則，有利政令統(tǒng)一，避免政出多門(mén)、多頭領(lǐng)導(dǎo)和多頭指揮。（二）平行行文。不相隸屬的單位之間，在互相告知事項(xiàng)、聯(lián)系工作、商洽公務(wù)時(shí)，都可以采用平行行文的方式直接行文。二、行文方式（一）逐級(jí)行文。逐級(jí)行文是上行文和下行文的最基本27三、請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事

請(qǐng)示一文一事，有利于上級(jí)單位及時(shí)研究批復(fù)，提高公文處理效率。若某一請(qǐng)示件涉及不相關(guān)聯(lián)的多項(xiàng)內(nèi)容，則可能涉及較多部門(mén)，上級(jí)單位需花費(fèi)較多時(shí)間進(jìn)行研究協(xié)調(diào)和審閱批復(fù)，不利于請(qǐng)示事項(xiàng)的及時(shí)解決；若其中某一請(qǐng)示事項(xiàng)存在問(wèn)題，則會(huì)影響到其他事項(xiàng)的處理，使上級(jí)難以批復(fù)，還可能貽誤工作。三、請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事請(qǐng)示一文一事，有利于上28四、報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)

請(qǐng)示和報(bào)告是兩個(gè)不同的文種，上級(jí)單位對(duì)其處理的方式亦有不同。請(qǐng)示的目的主要是用于向上極單位請(qǐng)求指示，上級(jí)單位須給予答復(fù)。報(bào)告的目的則主要是供上級(jí)單位了解情況，向上級(jí)單位提供信息和建議，上級(jí)單位可只閱不復(fù)。報(bào)告中若涉及請(qǐng)示事項(xiàng)，應(yīng)另外用請(qǐng)示行文，與報(bào)告嚴(yán)格分開(kāi)。這個(gè)問(wèn)題我們?cè)谝郧暗呐嘤?xùn)中講過(guò)多次，但有的單位還是以“請(qǐng)示報(bào)告”的形式上報(bào)公文，這樣的公文綜合部都原文退回，要求以正確的文種和內(nèi)容重新上報(bào)。四、報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)請(qǐng)示和報(bào)告是兩個(gè)29第四章

公文擬制第四章

公文擬制30一、草擬公文的基本要求（一）行文必須有針對(duì)性，做到有的放矢。（二）文種的使用應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的和行文關(guān)系確定。（三）內(nèi)容要全面、客觀、真實(shí)地反映實(shí)際情況。（四）行文要重點(diǎn)突出，條理清楚，層次分明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。（五）涉及其他部門(mén)職能的事項(xiàng)，應(yīng)征求有關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)，并履行會(huì)簽手續(xù)。一、草擬公文的基本要求（一）行文必須有針對(duì)性，做到有的放矢。31二、草擬公文前的準(zhǔn)備工作（一）了解有關(guān)背景。（二）學(xué)習(xí)相關(guān)政策。（三）把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。（四）確定行文方式。（五）設(shè)計(jì)文稿框架。二、草擬公文前的準(zhǔn)備工作（一）了解有關(guān)背景。32三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。（二）表意準(zhǔn)確。（三）語(yǔ)言平實(shí)。（四）用語(yǔ)得體。（五）用詞莊重。用詞準(zhǔn)確清楚，造句合乎語(yǔ)言規(guī)范，句與句之間邏輯聯(lián)系緊密，能恰如其分地說(shuō)明情況、闡述做法、表達(dá)思想。三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。用詞準(zhǔn)確清楚，造句合乎語(yǔ)33三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。（二）表意準(zhǔn)確。（三）語(yǔ)言平實(shí)。（四）用語(yǔ)得體。（五）用詞莊重。根據(jù)不同的語(yǔ)言環(huán)境，正確使用精確詞語(yǔ)（例如“同意”“不同意”“不得”等）或模糊詞語(yǔ)（例如“近期”“大多數(shù)”“原則同意”等），使表述恰當(dāng)準(zhǔn)確。三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。根據(jù)不同的語(yǔ)言環(huán)境，正確使34三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。（二）表意準(zhǔn)確。（三）語(yǔ)言平實(shí)。（四）用語(yǔ)得體。（五）用詞莊重。說(shuō)明要淺顯，議論要精當(dāng)；要言之有物，言之有理，通俗易懂；在表達(dá)上，應(yīng)多用敘述、說(shuō)明等方式，多用樸實(shí)、平和的語(yǔ)言。一般不用描寫(xiě)或抒情，少量使用議論。例如，“請(qǐng)示”中常用“妥否，請(qǐng)批示?！弊鳛榻Y(jié)束語(yǔ)，注意“請(qǐng)批示”后面是句號(hào)，而不是感嘆號(hào)，這個(gè)錯(cuò)誤很多單位都有過(guò)，請(qǐng)予以糾正。三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。說(shuō)明要淺顯，議論要精當(dāng)；要35三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。（二）表意準(zhǔn)確。（三）語(yǔ)言平實(shí)。（四）用語(yǔ)得體。（五）用詞莊重。按行文關(guān)系掌握好分寸。如上行文，語(yǔ)氣要委婉，措詞要平和，恰當(dāng)使用敬語(yǔ)、謙語(yǔ)；平行文要注意禮貌用語(yǔ)，多用商洽性語(yǔ)言；下行文，應(yīng)要求明確，語(yǔ)氣堅(jiān)決。三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。按行文關(guān)系掌握好分寸。如上36三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。（二）表意準(zhǔn)確。（三）語(yǔ)言平實(shí)。（四）用語(yǔ)得體。（五）用詞莊重。語(yǔ)言要端莊、鄭重、嚴(yán)肅、認(rèn)真、不帶有任何個(gè)人的情緒和感情色彩；要使用規(guī)范化的書(shū)面語(yǔ)和公文專用語(yǔ)，不使用略語(yǔ)、冷僻字和方言土語(yǔ)，盡量少用專業(yè)性太強(qiáng)的術(shù)語(yǔ)和名詞。三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。語(yǔ)言要端莊、鄭重、嚴(yán)肅、認(rèn)37四、擬制公文標(biāo)題的注意事項(xiàng)（一）公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三要素組成。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)可視情況加以省略，但事由和文種是必備要素。例如，《關(guān)于印發(fā)〈公文處理辦法〉的通知》。這里“鐵通河南分公司”作為發(fā)文機(jī)關(guān)可以在標(biāo)題中省略，也可以不省略。“印發(fā)《公文處理辦法》”是事由，“通知”是文種。（二）公文標(biāo)題要準(zhǔn)確概括公文的主要內(nèi)容，突出表達(dá)行文的主要目的，并正確選用文種。（三）公文標(biāo)題中除了書(shū)名號(hào)，一般不使用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。特殊情況可以使用引號(hào)和括號(hào)。例如：關(guān)于印發(fā)《鐵通河南分公司“三重一大”決策制度實(shí)施辦法（修訂稿）》的通知。四、擬制公文標(biāo)題的注意事項(xiàng)（一）公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由38五、擬制主送單位的注意事項(xiàng)

主送單位是指公文送達(dá)的主辦單位。擬寫(xiě)主送單位應(yīng)注意準(zhǔn)確、規(guī)范、有序。準(zhǔn)確是指公文的主送單位一定是具有該公文受理權(quán)限的單位。規(guī)范是指主送單位要寫(xiě)全稱、規(guī)范簡(jiǎn)稱或統(tǒng)稱。有序是指對(duì)普發(fā)的下行文，受文單位應(yīng)有固定的順序。一般不同層級(jí)之間用逗號(hào)，同一層級(jí)之間用頓號(hào)。例如，省分下行文主送常用“鐵通河南分公司各部門(mén)，各市分公司、業(yè)務(wù)支撐中心、工程公司：”五、擬制主送單位的注意事項(xiàng)主送單位是指公文送達(dá)的39六、如何確定抄送單位

抄送單位是指除主送單位以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。會(huì)簽的文件應(yīng)抄送有關(guān)會(huì)簽單位；呈報(bào)上級(jí)單位的請(qǐng)示件，不抄送下級(jí)單位。六、如何確定抄送單位抄送單位是指除主送單位以外需40七、如何表示公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)

公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”；第二層為“（一）”；第三層為“1.”；第四層為“（1）”。注意，第三層阿拉伯?dāng)?shù)碼是下角圓點(diǎn)而不是頓號(hào)，即應(yīng)為“1.”，而不是“1、”。在實(shí)際中，如果不需要全部四個(gè)層次，在只有一個(gè)或兩個(gè)層次時(shí)，可以按順序跳用。例如：只有一個(gè)層次時(shí)，可在“一、”或“1.”中選用；只有兩個(gè)層次時(shí)，可用“一、”或“1.”表示。七、如何表示公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)41八、各類文種的一般寫(xiě)法八、各類文種的一般寫(xiě)法42決定的一般寫(xiě)法

決定一般由決定緣由、決定內(nèi)容、執(zhí)行要求三部分組成。（一）決定緣由。概括地寫(xiě)明決定的根據(jù)、目的、意義及背景，常用“特作如下決定”、“現(xiàn)決定如下”等啟承語(yǔ)過(guò)渡到?jīng)Q定內(nèi)容部分，要求文字精當(dāng)，語(yǔ)言概括明確。（二）決定內(nèi)容。寫(xiě)明決定事項(xiàng)的具體內(nèi)容、原則、辦法、措施、要求、規(guī)定事項(xiàng)等，要求用語(yǔ)準(zhǔn)確簡(jiǎn)練，語(yǔ)氣肯定。（三）執(zhí)行要求。即提出執(zhí)行本決定的要求、意見(jiàn)或期望。應(yīng)當(dāng)注意的是，決定的標(biāo)題一般要求完整地寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三個(gè)部分。決定的一般寫(xiě)法決定一般由決定緣由、決定內(nèi)容、執(zhí)行要43請(qǐng)示的一般寫(xiě)法

請(qǐng)示一般由請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng)、結(jié)束語(yǔ)三部分組成。（一）請(qǐng)示緣由。即請(qǐng)示事項(xiàng)的的原因、背景、理由和依據(jù)，特別要寫(xiě)清楚請(qǐng)示事項(xiàng)的重要性、必要性，以引起上級(jí)單位的重視。（二）請(qǐng)示事項(xiàng)。即寫(xiě)明請(qǐng)求上級(jí)單位給予指示或批準(zhǔn)的具體事項(xiàng)。必要時(shí)，請(qǐng)示單位應(yīng)向上級(jí)單位提出自己對(duì)解決問(wèn)題的態(tài)度或意見(jiàn)。需注意的是，請(qǐng)求事項(xiàng)一定要明確，以便上級(jí)單位作出準(zhǔn)確的判斷和答復(fù)。（三）結(jié)束語(yǔ)。常用“妥否，請(qǐng)批示”、“以上當(dāng)否（妥否），請(qǐng)審批（批復(fù)）”或“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”等作結(jié)束語(yǔ)。請(qǐng)示的一般寫(xiě)法請(qǐng)示一般由請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng)、結(jié)束44擬寫(xiě)請(qǐng)示應(yīng)注意什么（一）注意行文規(guī)則。例如，請(qǐng)示要一文一事，一般情況下不得越級(jí)請(qǐng)示，不多頭主送，不報(bào)領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人，不抄送下級(jí)單位等。（二）陳述請(qǐng)示原因和理由時(shí)，一是理由要充分；二是應(yīng)盡可能地聯(lián)系全局來(lái)說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)的迫切性、重要性和必要性。（三）請(qǐng)示事項(xiàng)要具體明確，同時(shí)還要提出本單位的處理意見(jiàn)，表明本單位對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的傾向性，請(qǐng)上級(jí)單位批復(fù)時(shí)參考。（四）注意行文語(yǔ)氣，要言簡(jiǎn)意賅、語(yǔ)氣委婉、言辭懇切，講理由要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，講需求要明確具體。（五）請(qǐng)示事項(xiàng)或涉及其他單位職能，應(yīng)履行會(huì)簽手續(xù)，必要時(shí)在文中對(duì)有關(guān)單位的會(huì)簽意見(jiàn)予以說(shuō)明。（六）請(qǐng)示件應(yīng)給上級(jí)單位留出研究決策的時(shí)間，特別緊急的事項(xiàng)，應(yīng)在請(qǐng)示中說(shuō)明緊急原因。擬寫(xiě)請(qǐng)示應(yīng)注意什么（一）注意行文規(guī)則。例如，請(qǐng)示要一文一事，45擬寫(xiě)報(bào)告應(yīng)注意什么（一）報(bào)告主要是向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、介紹經(jīng)驗(yàn)。因此，文風(fēng)要平實(shí)，內(nèi)容要實(shí)事求是，觀點(diǎn)表達(dá)要精練清晰，文字簡(jiǎn)明、莊重，不可浮華、冗長(zhǎng)、拖沓。（二）報(bào)告要重點(diǎn)突出，中心明確，主次分明，詳略得當(dāng)，并要注意表達(dá)的條理性和邏輯性。（三）報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，報(bào)告中若涉及需上級(jí)單位解決的問(wèn)題或批準(zhǔn)的事項(xiàng)，應(yīng)另文請(qǐng)示。擬寫(xiě)報(bào)告應(yīng)注意什么（一）報(bào)告主要是向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情46如何擬寫(xiě)批復(fù)

批復(fù)的結(jié)構(gòu)一般是：批復(fù)的依據(jù)，批復(fù)的具體內(nèi)容、希望和要求。（一）批復(fù)的依據(jù)。一是要寫(xiě)明針對(duì)什么請(qǐng)示所作出的批復(fù)，要求嚴(yán)謹(jǐn)、明確。例如：“你單位《關(guān)于XXXX問(wèn)題的請(qǐng)示》（文號(hào)）收悉”，注意不可簡(jiǎn)單寫(xiě)成“X年X月X日來(lái)文收悉”。二是若以有關(guān)規(guī)定或文件精神為依據(jù)作出的批復(fù)，應(yīng)寫(xiě)明具體的規(guī)定，必要時(shí)應(yīng)標(biāo)引有關(guān)文件或規(guī)定的名稱、文號(hào)或條款序號(hào)，以備執(zhí)行中查考。（二）批復(fù)的具體內(nèi)容，主要寫(xiě)明針對(duì)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)所作出的指示或批準(zhǔn)決定，以及相關(guān)補(bǔ)充內(nèi)容。擬寫(xiě)時(shí)要注意：一是文字精練，言簡(jiǎn)意賅，態(tài)度鮮明，語(yǔ)氣肯定。二是對(duì)同意性的批復(fù)一般不需說(shuō)明理由，只明確表態(tài)即可，有時(shí)需對(duì)同意事項(xiàng)作幾點(diǎn)原則規(guī)定；對(duì)上報(bào)規(guī)劃、方案的批復(fù)，要對(duì)需要注意的問(wèn)題加以強(qiáng)調(diào)；對(duì)否定性的批復(fù)，要簡(jiǎn)述原因、理由。三是批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門(mén)，應(yīng)會(huì)簽或協(xié)商有關(guān)部門(mén)。（三）希望和要求，主要是從上級(jí)單位的角度，提出一些補(bǔ)充性的意見(jiàn)，或提出希望和執(zhí)行批復(fù)的有關(guān)要求等。如何擬寫(xiě)批復(fù)批復(fù)的結(jié)構(gòu)一般是：批復(fù)的依據(jù)，批復(fù)的47函的一般寫(xiě)法

函分為發(fā)函與復(fù)函。發(fā)函主要用于與有關(guān)單位商洽公務(wù)，向有關(guān)單位詢問(wèn)和請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等。擬寫(xiě)時(shí)，正文開(kāi)頭部分要交代發(fā)函的原因和目的；主體部分寫(xiě)商洽、詢問(wèn)和請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的內(nèi)容，要寫(xiě)得具體、清楚；結(jié)尾常提出希望和要求，用語(yǔ)要得體。復(fù)函主要用于針對(duì)來(lái)函作出回復(fù)。擬寫(xiě)時(shí)，正文開(kāi)頭部分要引述來(lái)函，然后用“經(jīng)研究，現(xiàn)函復(fù)如下”過(guò)渡到下文；主體部分針對(duì)來(lái)函所涉及事項(xiàng)，逐一作出明確回復(fù)；結(jié)尾可用“此復(fù)”、“特此函復(fù)”等作結(jié)束語(yǔ)，也可不使用結(jié)束語(yǔ)。函的一般寫(xiě)法函分為發(fā)函與復(fù)函。48擬寫(xiě)函應(yīng)注意什么（一）行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸，語(yǔ)氣平和有禮。（二）函用于商洽辦理事項(xiàng)時(shí)，一般應(yīng)寫(xiě)明辦理時(shí)限，復(fù)函時(shí)則應(yīng)該迅速、及時(shí)。（三）函的標(biāo)題、啟承語(yǔ)和結(jié)束語(yǔ)：1、發(fā)函，標(biāo)題一般為《關(guān)于XXXX的函）；正文啟承語(yǔ)一般為“現(xiàn)函告如下”；需要結(jié)束語(yǔ)的，如請(qǐng)示解決困難的函，可用“請(qǐng)予支持”等。2、復(fù)函，標(biāo)題一般為《關(guān)于XXXX的復(fù)函》；正文啟承語(yǔ)一般為“現(xiàn)函復(fù)如下”；需要結(jié)束語(yǔ)的，如答復(fù)意見(jiàn)的函，可用“以上意見(jiàn)，請(qǐng)予考慮”等。擬寫(xiě)函應(yīng)注意什么（一）行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸，語(yǔ)氣平和有49擬寫(xiě)意見(jiàn)應(yīng)注意什么

擬寫(xiě)意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)注意意見(jiàn)的適用范圍，如建議性意見(jiàn)與建議性請(qǐng)示、指示性意見(jiàn)與指示性通知的使用區(qū)別。建議性請(qǐng)示的行文目的是請(qǐng)求單位批準(zhǔn)或指示，而建議性意見(jiàn)的行文目的是對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和建議，供上級(jí)單位和領(lǐng)導(dǎo)同志參考；指示性通知具有一定的約束力，而指示性意見(jiàn)則側(cè)重于原則性的方向性，目的是讓下級(jí)單位知道該怎樣做，但在具體方法上，可以根據(jù)本地區(qū)、本單位實(shí)際情況有創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。擬寫(xiě)意見(jiàn)應(yīng)注意什么擬寫(xiě)意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)注意意見(jiàn)的適用50什么是附件及附件說(shuō)明（一）附件是指附屬于公文正文的有關(guān)材料，具有對(duì)正文進(jìn)行補(bǔ)充說(shuō)明或提供相關(guān)資料的作用，是公文的組成部分。（二）附件說(shuō)明是指正文后標(biāo)識(shí)的說(shuō)明附件的文字，應(yīng)在正文下空一行標(biāo)注。標(biāo)時(shí)應(yīng)注意：

1.在公文正文之后標(biāo)注的附件序號(hào)和名稱，應(yīng)與所附附件的順序和名稱一致。

2.附件應(yīng)與正文一起裝訂，如果不能裝訂在一起時(shí)，在附件左上角第一行頂格標(biāo)注該公文的發(fā)文字號(hào)，并在其后標(biāo)識(shí)附件。什么是附件及附件說(shuō)明（一）附件是指附屬于公文正文的有關(guān)材料，51第五章

公文審簽第五章

公文審簽52一、公文審核的作用（一）公文審核是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。審核人員按照公文處理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)文稿內(nèi)容和辦文程序嚴(yán)格把關(guān)，起到提高公文質(zhì)量，精簡(jiǎn)文件數(shù)量的作用。（二）公文審核為領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文奠定良好的基礎(chǔ)。公文審核可以發(fā)揮文秘部門(mén)的參謀助手作用，使領(lǐng)導(dǎo)把時(shí)間和精力用在主要的決策活動(dòng)上，提高單位的工作效率。一、公文審核的作用（一）公文審核是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。審53公文審核應(yīng)重點(diǎn)把握行文關(guān)系、政策法規(guī)、協(xié)商會(huì)簽、語(yǔ)言文字和體例格式等五個(gè)方面，具體包括：（一）是否確需行文，是否符合本單位職責(zé)定位，行文方式是否恰當(dāng)?shù)?。（二）是否符合黨和國(guó)家的方針政策，提出的政策建議和新出臺(tái)的政策規(guī)定，是否與現(xiàn)行的政策規(guī)定相統(tǒng)一、是否切實(shí)可行等。（三）涉及其他部門(mén)職責(zé)范圍的事項(xiàng)，是否經(jīng)過(guò)協(xié)商并取得一致意見(jiàn)，會(huì)簽部門(mén)是否齊全；經(jīng)協(xié)商部門(mén)之間仍有意見(jiàn)分歧的，是否在文中予以說(shuō)明等。（四）語(yǔ)言表述是否合規(guī)，字詞、語(yǔ)句是否準(zhǔn)確；數(shù)字、層次序數(shù)等是否規(guī)范；邏輯結(jié)構(gòu)是否合理，重點(diǎn)是否突出等。（五）體例格式是否符合公文處理的有關(guān)規(guī)定，文種使用是否恰當(dāng)，各要素標(biāo)識(shí)是否正確等。二、公文審核重點(diǎn)公文審核應(yīng)重點(diǎn)把握行文關(guān)系、政策法規(guī)、協(xié)商會(huì)簽、語(yǔ)言文字和體54

公文經(jīng)本單位具有簽發(fā)權(quán)的負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并簽署印發(fā)意見(jiàn)即為簽發(fā)。公文一經(jīng)簽發(fā)即具有法定效力，不經(jīng)簽發(fā)人同意，任何人不得擅自變更或修改。負(fù)責(zé)人簽發(fā)公文，即對(duì)公文內(nèi)容具有最終決策權(quán)，是其行使職權(quán)的具體體現(xiàn)。因此，公文簽發(fā)人應(yīng)對(duì)該公文內(nèi)容負(fù)責(zé)，包括公文中涉及的方針政策、具體工作措施、決定批復(fù)的事項(xiàng)等。同時(shí)，對(duì)公文實(shí)施后可能產(chǎn)生的后果亦應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。三、公文簽發(fā)的責(zé)任公文經(jīng)本單位具有簽發(fā)權(quán)的負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并簽署印55

公文簽發(fā)人應(yīng)根據(jù)職權(quán)范圍簽發(fā)有關(guān)公文，不能越權(quán)簽發(fā)。（一）以單位名義制發(fā)的上行文，或涉及多個(gè)部門(mén)的公文，由單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；一般的下行文或平行文，由單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或授權(quán)其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（二）重要公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)集體討論通過(guò)后，由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。重要公文的內(nèi)容可在豫鐵通辦[2014]154號(hào)文件中查閱。四、簽發(fā)公文的權(quán)限公文簽發(fā)人應(yīng)根據(jù)職權(quán)范圍簽發(fā)有關(guān)公文，不能越權(quán)56

公文復(fù)核是公文印發(fā)前的重要環(huán)節(jié)，一般由文秘部門(mén)負(fù)責(zé)。復(fù)核的重點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面：（一）審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；（二）行文格式是否統(tǒng)一、規(guī)范；（三）公文附件材料是否齊全；（四）發(fā)文字號(hào)和分送單位是否準(zhǔn)確。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行改動(dòng)的，應(yīng)按程序復(fù)審。五、公文復(fù)核的重點(diǎn)公文復(fù)核是公文印發(fā)前的重要環(huán)節(jié)，一般由文秘部57結(jié)束語(yǔ)謝謝！結(jié)束語(yǔ)謝謝！58謝謝觀賞謝謝觀賞59公文處理培訓(xùn)公文處理培訓(xùn)公文處理培訓(xùn)目錄一、公文概述二、公文種類三、行文規(guī)則四、公文擬制五、公文審簽公文處理培訓(xùn)公文處理培訓(xùn)公文處理培訓(xùn)目錄一、公文60

目錄一、公文概述二、公文種類三、行文規(guī)則四、公文擬制五、公文審簽?zāi)夸浺弧⒐母攀?1第一章

公文概述第一章

公文概述62一、什么是公文？

公文是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在實(shí)施管理、處理公務(wù)過(guò)程中形成的具有特定或法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，溝通信息，交流經(jīng)驗(yàn)和記錄情況的重要工具。一、什么是公文？公文是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在實(shí)63二、公文的特點(diǎn)（一）具有法定的作者；（二）具有法定的權(quán)威性和約束力；（三）具有很強(qiáng)的政治性和政策性；（四）具有很強(qiáng)的針對(duì)性和時(shí)效性；（五）具有規(guī)范的體例格式和特定的處理程序。二、公文的特點(diǎn)（一）具有法定的作者；64三、公文的作用

指揮策令作用；行為規(guī)范作用；宣傳教育作用；傳遞信息、聯(lián)系公務(wù)的作用；憑證記載作用。三、公文的作用指揮策令作用；65四、公文處理工作的主要內(nèi)容發(fā)文辦理公文管理整理立卷歸檔利用收文辦理公文管理歸檔利用四、公文處理工作的主要內(nèi)容發(fā)文辦理公文管理整理立卷歸檔利用收66收文辦理包括：簽收、啟封、登記、審核、擬辦、批辦、分送、承辦、催辦等；發(fā)文辦理包括：擬稿、審核、簽發(fā)、印制、校對(duì)、用印、分發(fā)等；公文管理包括：文件的公開(kāi)發(fā)布、撤銷、廢止以及文件的復(fù)制、清退等；整理立卷和歸檔利用包括：文件的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等內(nèi)容。收文辦理包括：簽收、啟封、登記、審核、擬辦、批辦、分送、承辦67五、公文處理的目標(biāo)和基本原則

公文處理工作的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。基本原則是實(shí)事求是、精簡(jiǎn)高效、集中統(tǒng)一；基本要求是及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。五、公文處理的目標(biāo)和基本原則公文處理工作的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)規(guī)范68第二章

公文種類第二章

公文種類69一、常用公文的種類《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定黨的機(jī)關(guān)公文的種類主要有決議、公報(bào)、條例等14種；《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定行政機(jī)關(guān)公文的種類主要有公告、通告、議案等13種；企事業(yè)單位根據(jù)單位的性質(zhì)和工作特點(diǎn)，常用的公文種類有9種，分別是：決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要等。一、常用公文的種類《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定黨的機(jī)關(guān)70二、各類文種的適用范圍二、各類文種的適用范圍71決定的適用范圍

決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出決策和安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。主要種類有：嘉獎(jiǎng)決定、處分決定、重大行動(dòng)安排或重要事項(xiàng)的決定等。決定的適用范圍決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出決策和72報(bào)告的適用范圍

報(bào)告適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)上級(jí)單位詢問(wèn)或交辦事項(xiàng)、上報(bào)有關(guān)材料等。主要種類有：工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送文件或材料的報(bào)告等。報(bào)告的適用范圍報(bào)告適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、回73請(qǐng)示的適用范圍請(qǐng)示適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)。主要種類有：請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示、請(qǐng)求解決問(wèn)題的請(qǐng)示、請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性的請(qǐng)示、請(qǐng)求指示性的請(qǐng)示。請(qǐng)示的適用范圍請(qǐng)示適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)。74報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別

行文功能

處理方式

時(shí)間要求

報(bào)告匯報(bào)情況、反映問(wèn)題。屬閱件，可不回復(fù)。報(bào)告辦理結(jié)果或有關(guān)情況，即所謂“事后報(bào)告”。

請(qǐng)示請(qǐng)求批準(zhǔn)、指示和解決問(wèn)題。屬辦件，需要辦理、批復(fù)。請(qǐng)示應(yīng)在事前行文，即所謂“事前請(qǐng)示”。項(xiàng)目?jī)?nèi)容不同之處報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別行文功能處理方式時(shí)間要求報(bào)75

意見(jiàn)的適用范圍

意見(jiàn)適用于對(duì)重大問(wèn)題提出見(jiàn)解，對(duì)重要事項(xiàng)提出解決辦法。主要種類有：一是直接指導(dǎo)性意見(jiàn)；二是批轉(zhuǎn)執(zhí)行性意見(jiàn)；三是建議性的意見(jiàn)。意見(jiàn)的適用范圍意見(jiàn)適用于對(duì)重大問(wèn)題提出見(jiàn)解，對(duì)重要事項(xiàng)76

通知的適用范圍

通知適用于傳達(dá)上級(jí)單位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)和印發(fā)文件，傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)等。主要種類：批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知、傳達(dá)或部署性通知、周知性通知、會(huì)議通知、人事任免通知等。通知的適用范圍通知適用于傳達(dá)上級(jí)單位指示，部署安排工作77

函主要適用于不相隸屬單位之間商洽工作、通報(bào)情況、征詢意見(jiàn)、詢問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。主要種類有：征詢意見(jiàn)函、請(qǐng)求批準(zhǔn)函、答復(fù)意見(jiàn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的函。

函的適用范圍函主要適用于不相隸屬單位之間商洽工作、通報(bào)情況、征詢意見(jiàn)78

批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。批復(fù)與復(fù)函的區(qū)別：批復(fù)屬下行文，復(fù)函是函的一種形式，屬平行文；批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。對(duì)不相隸屬的單位請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)不使用批復(fù)，而應(yīng)使用復(fù)函予以答復(fù)。

批復(fù)的適用范圍批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。批復(fù)的適用范圍79

會(huì)議紀(jì)要的適用范圍

會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。主要有：一是以會(huì)議紀(jì)要為文種，以單位名義直接行文；二是以通知為文種，印發(fā)會(huì)議紀(jì)要。我公司常用的是第一種形式，例如，《客服系統(tǒng)終驗(yàn)會(huì)會(huì)議紀(jì)要》。會(huì)議紀(jì)要的適用范圍會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議80三、怎樣選擇和使用公文種類（一）根據(jù)行文目的確定公文種類。（二）根據(jù)行文關(guān)系確定公文種類。（三）根據(jù)行文單位的職權(quán)確定公文種類。如請(qǐng)求上級(jí)單位批準(zhǔn)、給予指示、幫助支持的，應(yīng)使用“請(qǐng)示”；安排部署工作的，應(yīng)使用“通知”；指導(dǎo)下級(jí)工作的，則應(yīng)使用“意見(jiàn)”。三、怎樣選擇和使用公文種類（一）根據(jù)行文目的確定公文種類。如81（一）根據(jù)行文目的確定公文種類。（二）根據(jù)行文關(guān)系確定公文種類。（三）根據(jù)行文單位的職權(quán)確定公文種類。受文單位是上級(jí)的，應(yīng)選用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”等上行文種；受文單位是下級(jí)的，應(yīng)選用“通知”、“批復(fù)”等下行文種；向不相隸屬單位行文應(yīng)使用“函”等平行文種?！皶?huì)議紀(jì)要”和“意見(jiàn)”在上行、下行和平行文中皆可使用。（一）根據(jù)行文目的確定公文種類。受文單位是上級(jí)的，應(yīng)選用“請(qǐng)82（一）根據(jù)行文目的確定公文種類。（二）根據(jù)行文關(guān)系確定公文種類。（三）根據(jù)行文單位的職權(quán)確定公文種類。如《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的文種，有的只能由黨的機(jī)關(guān)或行政機(jī)關(guān)使用，企事業(yè)單位則不能隨意使用，例如，“公報(bào)”、“議案”等文種。（一）根據(jù)行文目的確定公文種類。如《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l83第三章

行文規(guī)則第三章

行文規(guī)則84一、行文應(yīng)遵循的基本規(guī)則行文原則：確有必要、注重效用。可發(fā)可不發(fā)的公文堅(jiān)決不發(fā)，糾正“發(fā)文越多，對(duì)工作越重視”的誤區(qū)，從源頭上治理“文山”問(wèn)題。制發(fā)公文要符合實(shí)際，有針對(duì)性。行文權(quán)限：1.不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告；2.上級(jí)單位的職能部門(mén)根據(jù)授權(quán)，可向下級(jí)單位行文。行文要求：1.“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事和主送一個(gè)單位，需要同時(shí)送其他單位閱知的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送下級(jí)單位。2.“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。3.公文一般不直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人。4.涉及其他部門(mén)職能的事項(xiàng)，部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。一、行文應(yīng)遵循的基本規(guī)則行文原則：確有必要、注重效用。可發(fā)可85二、行文方式（一）逐級(jí)行文。逐級(jí)行文是上行文和下行文的最基本的行文方式。在上行文中，下級(jí)單位應(yīng)直接向其上級(jí)單位報(bào)告情況、提出請(qǐng)求；在下行文中，上級(jí)單位應(yīng)對(duì)其所屬的下級(jí)單位傳達(dá)指示、部署工作、批復(fù)請(qǐng)示，再由下一級(jí)單位逐級(jí)下達(dá)。逐級(jí)行文體現(xiàn)了集中統(tǒng)一、分級(jí)管理、一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)的原則，有利政令統(tǒng)一，避免政出多門(mén)、多頭領(lǐng)導(dǎo)和多頭指揮。（二）平行行文。不相隸屬的單位之間，在互相告知事項(xiàng)、聯(lián)系工作、商洽公務(wù)時(shí)，都可以采用平行行文的方式直接行文。二、行文方式（一）逐級(jí)行文。逐級(jí)行文是上行文和下行文的最基本86三、請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事

請(qǐng)示一文一事，有利于上級(jí)單位及時(shí)研究批復(fù)，提高公文處理效率。若某一請(qǐng)示件涉及不相關(guān)聯(lián)的多項(xiàng)內(nèi)容，則可能涉及較多部門(mén)，上級(jí)單位需花費(fèi)較多時(shí)間進(jìn)行研究協(xié)調(diào)和審閱批復(fù)，不利于請(qǐng)示事項(xiàng)的及時(shí)解決；若其中某一請(qǐng)示事項(xiàng)存在問(wèn)題，則會(huì)影響到其他事項(xiàng)的處理，使上級(jí)難以批復(fù)，還可能貽誤工作。三、請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事請(qǐng)示一文一事，有利于上87四、報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)

請(qǐng)示和報(bào)告是兩個(gè)不同的文種，上級(jí)單位對(duì)其處理的方式亦有不同。請(qǐng)示的目的主要是用于向上極單位請(qǐng)求指示，上級(jí)單位須給予答復(fù)。報(bào)告的目的則主要是供上級(jí)單位了解情況，向上級(jí)單位提供信息和建議，上級(jí)單位可只閱不復(fù)。報(bào)告中若涉及請(qǐng)示事項(xiàng)，應(yīng)另外用請(qǐng)示行文，與報(bào)告嚴(yán)格分開(kāi)。這個(gè)問(wèn)題我們?cè)谝郧暗呐嘤?xùn)中講過(guò)多次，但有的單位還是以“請(qǐng)示報(bào)告”的形式上報(bào)公文，這樣的公文綜合部都原文退回，要求以正確的文種和內(nèi)容重新上報(bào)。四、報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)請(qǐng)示和報(bào)告是兩個(gè)88第四章

公文擬制第四章

公文擬制89一、草擬公文的基本要求（一）行文必須有針對(duì)性，做到有的放矢。（二）文種的使用應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的和行文關(guān)系確定。（三）內(nèi)容要全面、客觀、真實(shí)地反映實(shí)際情況。（四）行文要重點(diǎn)突出，條理清楚，層次分明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。（五）涉及其他部門(mén)職能的事項(xiàng)，應(yīng)征求有關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)，并履行會(huì)簽手續(xù)。一、草擬公文的基本要求（一）行文必須有針對(duì)性，做到有的放矢。90二、草擬公文前的準(zhǔn)備工作（一）了解有關(guān)背景。（二）學(xué)習(xí)相關(guān)政策。（三）把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。（四）確定行文方式。（五）設(shè)計(jì)文稿框架。二、草擬公文前的準(zhǔn)備工作（一）了解有關(guān)背景。91三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。（二）表意準(zhǔn)確。（三）語(yǔ)言平實(shí)。（四）用語(yǔ)得體。（五）用詞莊重。用詞準(zhǔn)確清楚，造句合乎語(yǔ)言規(guī)范，句與句之間邏輯聯(lián)系緊密，能恰如其分地說(shuō)明情況、闡述做法、表達(dá)思想。三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。用詞準(zhǔn)確清楚，造句合乎語(yǔ)92三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。（二）表意準(zhǔn)確。（三）語(yǔ)言平實(shí)。（四）用語(yǔ)得體。（五）用詞莊重。根據(jù)不同的語(yǔ)言環(huán)境，正確使用精確詞語(yǔ)（例如“同意”“不同意”“不得”等）或模糊詞語(yǔ)（例如“近期”“大多數(shù)”“原則同意”等），使表述恰當(dāng)準(zhǔn)確。三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。根據(jù)不同的語(yǔ)言環(huán)境，正確使93三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。（二）表意準(zhǔn)確。（三）語(yǔ)言平實(shí)。（四）用語(yǔ)得體。（五）用詞莊重。說(shuō)明要淺顯，議論要精當(dāng)；要言之有物，言之有理，通俗易懂；在表達(dá)上，應(yīng)多用敘述、說(shuō)明等方式，多用樸實(shí)、平和的語(yǔ)言。一般不用描寫(xiě)或抒情，少量使用議論。例如，“請(qǐng)示”中常用“妥否，請(qǐng)批示?！弊鳛榻Y(jié)束語(yǔ)，注意“請(qǐng)批示”后面是句號(hào)，而不是感嘆號(hào)，這個(gè)錯(cuò)誤很多單位都有過(guò)，請(qǐng)予以糾正。三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。說(shuō)明要淺顯，議論要精當(dāng)；要94三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。（二）表意準(zhǔn)確。（三）語(yǔ)言平實(shí)。（四）用語(yǔ)得體。（五）用詞莊重。按行文關(guān)系掌握好分寸。如上行文，語(yǔ)氣要委婉，措詞要平和，恰當(dāng)使用敬語(yǔ)、謙語(yǔ)；平行文要注意禮貌用語(yǔ)，多用商洽性語(yǔ)言；下行文，應(yīng)要求明確，語(yǔ)氣堅(jiān)決。三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。按行文關(guān)系掌握好分寸。如上95三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。（二）表意準(zhǔn)確。（三）語(yǔ)言平實(shí)。（四）用語(yǔ)得體。（五）用詞莊重。語(yǔ)言要端莊、鄭重、嚴(yán)肅、認(rèn)真、不帶有任何個(gè)人的情緒和感情色彩；要使用規(guī)范化的書(shū)面語(yǔ)和公文專用語(yǔ)，不使用略語(yǔ)、冷僻字和方言土語(yǔ)，盡量少用專業(yè)性太強(qiáng)的術(shù)語(yǔ)和名詞。三、公文的語(yǔ)言要求（一）表述明確。語(yǔ)言要端莊、鄭重、嚴(yán)肅、認(rèn)96四、擬制公文標(biāo)題的注意事項(xiàng)（一）公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三要素組成。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)可視情況加以省略，但事由和文種是必備要素。例如，《關(guān)于印發(fā)〈公文處理辦法〉的通知》。這里“鐵通河南分公司”作為發(fā)文機(jī)關(guān)可以在標(biāo)題中省略，也可以不省略?！坝“l(fā)《公文處理辦法》”是事由，“通知”是文種。（二）公文標(biāo)題要準(zhǔn)確概括公文的主要內(nèi)容，突出表達(dá)行文的主要目的，并正確選用文種。（三）公文標(biāo)題中除了書(shū)名號(hào)，一般不使用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。特殊情況可以使用引號(hào)和括號(hào)。例如：關(guān)于印發(fā)《鐵通河南分公司“三重一大”決策制度實(shí)施辦法（修訂稿）》的通知。四、擬制公文標(biāo)題的注意事項(xiàng)（一）公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由97五、擬制主送單位的注意事項(xiàng)

主送單位是指公文送達(dá)的主辦單位。擬寫(xiě)主送單位應(yīng)注意準(zhǔn)確、規(guī)范、有序。準(zhǔn)確是指公文的主送單位一定是具有該公文受理權(quán)限的單位。規(guī)范是指主送單位要寫(xiě)全稱、規(guī)范簡(jiǎn)稱或統(tǒng)稱。有序是指對(duì)普發(fā)的下行文，受文單位應(yīng)有固定的順序。一般不同層級(jí)之間用逗號(hào)，同一層級(jí)之間用頓號(hào)。例如，省分下行文主送常用“鐵通河南分公司各部門(mén)，各市分公司、業(yè)務(wù)支撐中心、工程公司：”五、擬制主送單位的注意事項(xiàng)主送單位是指公文送達(dá)的98六、如何確定抄送單位

抄送單位是指除主送單位以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。會(huì)簽的文件應(yīng)抄送有關(guān)會(huì)簽單位；呈報(bào)上級(jí)單位的請(qǐng)示件，不抄送下級(jí)單位。六、如何確定抄送單位抄送單位是指除主送單位以外需99七、如何表示公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)

公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”；第二層為“（一）”；第三層為“1.”；第四層為“（1）”。注意，第三層阿拉伯?dāng)?shù)碼是下角圓點(diǎn)而不是頓號(hào)，即應(yīng)為“1.”，而不是“1、”。在實(shí)際中，如果不需要全部四個(gè)層次，在只有一個(gè)或兩個(gè)層次時(shí)，可以按順序跳用。例如：只有一個(gè)層次時(shí)，可在“一、”或“1.”中選用；只有兩個(gè)層次時(shí)，可用“一、”或“1.”表示。七、如何表示公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)100八、各類文種的一般寫(xiě)法八、各類文種的一般寫(xiě)法101決定的一般寫(xiě)法

決定一般由決定緣由、決定內(nèi)容、執(zhí)行要求三部分組成。（一）決定緣由。概括地寫(xiě)明決定的根據(jù)、目的、意義及背景，常用“特作如下決定”、“現(xiàn)決定如下”等啟承語(yǔ)過(guò)渡到?jīng)Q定內(nèi)容部分，要求文字精當(dāng)，語(yǔ)言概括明確。（二）決定內(nèi)容。寫(xiě)明決定事項(xiàng)的具體內(nèi)容、原則、辦法、措施、要求、規(guī)定事項(xiàng)等，要求用語(yǔ)準(zhǔn)確簡(jiǎn)練，語(yǔ)氣肯定。（三）執(zhí)行要求。即提出執(zhí)行本決定的要求、意見(jiàn)或期望。應(yīng)當(dāng)注意的是，決定的標(biāo)題一般要求完整地寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三個(gè)部分。決定的一般寫(xiě)法決定一般由決定緣由、決定內(nèi)容、執(zhí)行要102請(qǐng)示的一般寫(xiě)法

請(qǐng)示一般由請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng)、結(jié)束語(yǔ)三部分組成。（一）請(qǐng)示緣由。即請(qǐng)示事項(xiàng)的的原因、背景、理由和依據(jù)，特別要寫(xiě)清楚請(qǐng)示事項(xiàng)的重要性、必要性，以引起上級(jí)單位的重視。（二）請(qǐng)示事項(xiàng)。即寫(xiě)明請(qǐng)求上級(jí)單位給予指示或批準(zhǔn)的具體事項(xiàng)。必要時(shí)，請(qǐng)示單位應(yīng)向上級(jí)單位提出自己對(duì)解決問(wèn)題的態(tài)度或意見(jiàn)。需注意的是，請(qǐng)求事項(xiàng)一定要明確，以便上級(jí)單位作出準(zhǔn)確的判斷和答復(fù)。（三）結(jié)束語(yǔ)。常用“妥否，請(qǐng)批示”、“以上當(dāng)否（妥否），請(qǐng)審批（批復(fù)）”或“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”等作結(jié)束語(yǔ)。請(qǐng)示的一般寫(xiě)法請(qǐng)示一般由請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng)、結(jié)束103擬寫(xiě)請(qǐng)示應(yīng)注意什么（一）注意行文規(guī)則。例如，請(qǐng)示要一文一事，一般情況下不得越級(jí)請(qǐng)示，不多頭主送，不報(bào)領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人，不抄送下級(jí)單位等。（二）陳述請(qǐng)示原因和理由時(shí)，一是理由要充分；二是應(yīng)盡可能地聯(lián)系全局來(lái)說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)的迫切性、重要性和必要性。（三）請(qǐng)示事項(xiàng)要具體明確，同時(shí)還要提出本單位的處理意見(jiàn)，表明本單位對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的傾向性，請(qǐng)上級(jí)單位批復(fù)時(shí)參考。（四）注意行文語(yǔ)氣，要言簡(jiǎn)意賅、語(yǔ)氣委婉、言辭懇切，講理由要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，講需求要明確具體。（五）請(qǐng)示事項(xiàng)或涉及其他單位職能，應(yīng)履行會(huì)簽手續(xù)，必要時(shí)在文中對(duì)有關(guān)單位的會(huì)簽意見(jiàn)予以說(shuō)明。（六）請(qǐng)示件應(yīng)給上級(jí)單位留出研究決策的時(shí)間，特別緊急的事項(xiàng)，應(yīng)在請(qǐng)示中說(shuō)明緊急原因。擬寫(xiě)請(qǐng)示應(yīng)注意什么（一）注意行文規(guī)則。例如，請(qǐng)示要一文一事，104擬寫(xiě)報(bào)告應(yīng)注意什么（一）報(bào)告主要是向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、介紹經(jīng)驗(yàn)。因此，文風(fēng)要平實(shí)，內(nèi)容要實(shí)事求是，觀點(diǎn)表達(dá)要精練清晰，文字簡(jiǎn)明、莊重，不可浮華、冗長(zhǎng)、拖沓。（二）報(bào)告要重點(diǎn)突出，中心明確，主次分明，詳略得當(dāng)，并要注意表達(dá)的條理性和邏輯性。（三）報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，報(bào)告中若涉及需上級(jí)單位解決的問(wèn)題或批準(zhǔn)的事項(xiàng)，應(yīng)另文請(qǐng)示。擬寫(xiě)報(bào)告應(yīng)注意什么（一）報(bào)告主要是向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情105如何擬寫(xiě)批復(fù)

批復(fù)的結(jié)構(gòu)一般是：批復(fù)的依據(jù)，批復(fù)的具體內(nèi)容、希望和要求。（一）批復(fù)的依據(jù)。一是要寫(xiě)明針對(duì)什么請(qǐng)示所作出的批復(fù)，要求嚴(yán)謹(jǐn)、明確。例如：“你單位《關(guān)于XXXX問(wèn)題的請(qǐng)示》（文號(hào)）收悉”，注意不可簡(jiǎn)單寫(xiě)成“X年X月X日來(lái)文收悉”。二是若以有關(guān)規(guī)定或文件精神為依據(jù)作出的批復(fù)，應(yīng)寫(xiě)明具體的規(guī)定，必要時(shí)應(yīng)標(biāo)引有關(guān)文件或規(guī)定的名稱、文號(hào)或條款序號(hào)，以備執(zhí)行中查考。（二）批復(fù)的具體內(nèi)容，主要寫(xiě)明針對(duì)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)所作出的指示或批準(zhǔn)決定，以及相關(guān)補(bǔ)充內(nèi)容。擬寫(xiě)時(shí)要注意：一是文字精練，言簡(jiǎn)意賅，態(tài)度鮮明，語(yǔ)氣肯定。二是對(duì)同意性的批復(fù)一般不需說(shuō)明理由，只明確表態(tài)即可，有時(shí)需對(duì)同意事項(xiàng)作幾點(diǎn)原則規(guī)定；對(duì)上報(bào)規(guī)劃、方案的批復(fù)，要對(duì)需要注意的問(wèn)題加以強(qiáng)調(diào)；對(duì)否定性的批復(fù)，要簡(jiǎn)述原因、理由。三是批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門(mén)，應(yīng)會(huì)簽或協(xié)商有關(guān)部門(mén)。（三）希望和要求，主要是從上級(jí)單位的角度，提出一些補(bǔ)充性的意見(jiàn)，或提出希望和執(zhí)行批復(fù)的有關(guān)要求等。如何擬寫(xiě)批復(fù)批復(fù)的結(jié)構(gòu)一般是：批復(fù)的依據(jù)，批復(fù)的106函的一般寫(xiě)法

函分為發(fā)函與復(fù)函。發(fā)函主要用于與有關(guān)單位商洽公務(wù)，向有關(guān)單位詢問(wèn)和請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等。擬寫(xiě)時(shí)，正文開(kāi)頭部分要交代發(fā)函的原因和目的；主體部分寫(xiě)商洽、詢問(wèn)和請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的內(nèi)容，要寫(xiě)得具體、清楚；結(jié)尾常提出希望和要求，用語(yǔ)要得體。復(fù)函主要用于針對(duì)來(lái)函作出回復(fù)。擬寫(xiě)時(shí)，正文開(kāi)頭部分要引述來(lái)函，然后用“經(jīng)研究，現(xiàn)函復(fù)如下”過(guò)渡到下文；主體部分針對(duì)來(lái)函所涉及事項(xiàng)，逐一作出明確回復(fù)；結(jié)尾可用“此復(fù)”、“特此函復(fù)”等作結(jié)束語(yǔ)，也可不使用結(jié)束語(yǔ)。函的一般寫(xiě)法函