英文商務信函寫作的基本知識課件

學習建議1。掌握外貿常規(guī)流程:業(yè)務關系建立--資信調査詢盤及回復-報價和發(fā)盤還盤和接受-銷售促銷-訂單及其履行-信用證其他支付方式包裝-保險-裝運-索賠與理賠-貿易方式2。牢記重點內容:一是各類信函及其回復信函的寫作步驟及常用表達方式;二是函電中出現(xiàn)頻率較高的焦點詞匯及其表達方式。學習建議1Unit1FundamentalsofWritingEnglishBusinessletters英文商務信函寫作的基本知識Unit1FundamentalsofWriting21.1Introduction(簡介)目的:掌握商務信函的寫作要求、寫作原則、以及信封和信函的基本構成和行文要求1.1Introduction(簡介)3英文商務信函寫作的基本知識課件4英文商務信函寫作的基本知識課件51.清楚(Clarity)商務信函應使讀者一目了然,沒有艱澀難懂或產(chǎn)生誤會之處例如AstothesteamerssailingfromShanghaitoSanfranciscowehavebimonthlydirectservices.此處bimonthly可以是twiceamonth(一月兩次地或者oncetwomonth(隔月地),存在歧義,應改為:WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghtoSanFrancisco.oWehavesemimonthlydirectsailingfromShanghaitoSanfrancisco.1.清楚(Clarity)62.簡潔(Conciseness)言簡意賅地表達所需表達的意思,同時又無損于書信的完整和禮貌。例如:kWeneedtoactonthesuggestionsthatourcustomersofferus改為Weneedtoactoncustomersuggestions就簡潔了。2.簡潔(Conciseness)73.正確(Correctness)正確的商務信函不僅表現(xiàn)為語法恰當,標點符號和詞匯拼寫正確,還要求敘述正確、提供的事實和數(shù)字無誤、寫作格式規(guī)范、技巧運用恰當以及商業(yè)術語正確。b]m:Myvisitwiththeoutsidesalesrepshowedmethatyourschedulecanchangequickly.此處yourschedule顯然并非一定為讀者的schedule,不妨改為:Myvisitwiththeoutsidesalesrepshowedthatschedulescanchangequickly再例如,Thegoodssuppliedareexactlyequaltothesamples應改為Thegoodssuppliedaresimilarinqualitytothesample,這樣就可避免交貨時可能產(chǎn)生的質量方面的糾紛,畢竟交付的貨物無法與樣品一模一樣。3.正確(Correctness)84.具體(Concreteness)商務信函必須避免采用模糊、大概和抽象的詞語和語句應盡量運用具體的事實和數(shù)字,一般使用主動語態(tài)來陳述內容。5.禮貌(Courtesy)在商務信函的寫作過程中,及時是禮貌之首。此外,應避免使用可能激怒、傷害對方的言辭或語氣,語調上要盡可能站在客戶的立場上做到互惠互利。例如:Thankyouforyourcorporation適用于上司對下屬,如用于下屬對上司就不禮貌。4.具體(Concreteness)96.體諒(Consideration發(fā)信人應盡可能從收信人的立場來考慮問題,在分析對方會如何理解信息的基礎上,提供其所需要的信息。7.完整(Completeness商務信函必須力求完整,要包括寫信人希望收信人做出積極反應的一切情況,或是回答來信所提出的全部問題和要求。bln:OurHairWashingMachinehaswonfirstprizesinfournationalcontestswithinthepastthreeyears則提供了具體的產(chǎn)品名稱,具體的時間,具體的獎項和數(shù)量,給對方提供關于我方產(chǎn)品更為完整的信息,從而傳遞更有說服力的信息。6.體諒(Consideration10英文商務信函寫作的基本知識課件11英文商務信函寫作的基本知識課件12英文商務信函寫作的基本知識課件13英文商務信函寫作的基本知識課件14英文商務信函寫作的基本知識課件15英文商務信函寫作的基本知識課件16英文商務信函寫作的基本知識課件17英文商務信函寫作的基本知識課件18英文商務信函寫作的基本知識課件19英文商務信函寫作的基本知識課件20英文商務信函寫作的基本知識課件21英文商務信函寫作的基本知識課件22英文商務信函寫作的基本知識課件23英文商務信函寫作的基本知識課件24英文商務信函寫作的基本知識課件25英文商務信函寫作的基本知識課件26英文商務信函寫作的基本知識課件27英文商務信函寫作的基本知識課件28英文商務信函寫作的基本知識課件29英文商務信函寫作的基本知識課件30英文商務信函寫作的基本知識課件31英文商務信函寫作的基本知識課件32英文商務信函寫作的基本知識課件33英文商務信函寫作的基本知識課件34英文商務信函寫作的基本知識課件35英文商務信函寫作的基本知識課件36英文商務信函寫作的基本知識課件37英文商務信函寫作的基本知識課件38英文商務信函寫作的基本知識課件39英文商務信函寫作的基本知識課件40英文商務信函寫作的基本知識課件41英文商務信函寫作的基本知識課件42英文商務信函寫作的基本知識課件43英文商務信函寫作的基本知識課件44英文商務信函寫作的基本知識課件45英文商務信函寫作的基本知識課件46英文商務信函寫作的基本知識課件47英文商務信函寫作的基本知識課件48英文商務信函寫作的基本知識課件49英文商務信函寫作的基本知識課件50英文商務信函寫作的基本知識課件51英文商務信函寫作的基本知識課件52英文商務信函寫作的基本知識課件53英文商務信函寫作的基本知識課件54英文商務信函寫作的基本知識課件55英文商務信函寫作的基本知識課件56英文商務信函寫作的基本知識課件57英文商務信函寫作的基本知識課件58英文商務信函寫作的基本知識課件59英文商務信函寫作的基本知識課件60英文商務信函寫作的基本知識課件61英文商務信函寫作的基本知識課件62英文商務信函寫作的基本知識課件63英文商務信函寫作的基本知識課件64英文商務信函寫作的基本知識課件65英文商務信函寫作的基本知識課件66英文商務信函寫作的基本知識課件67英文商務信函寫作的基本知識課件68英文商務信函寫作的基本知識課件69英文商務信函寫作的基本知識課件70英文商務信函寫作的基本知識課件71英文商務信函寫作的基本知識課件72英文商務信函寫作的基本知識課件73英文商務信函寫作的基本知識課件74英文商務信函寫作的基本知識課件75學習建議1。掌握外貿常規(guī)流程:業(yè)務關系建立--資信調査詢盤及回復-報價和發(fā)盤還盤和接受-銷售促銷-訂單及其履行-信用證其他支付方式包裝-保險-裝運-索賠與理賠-貿易方式2。牢記重點內容:一是各類信函及其回復信函的寫作步驟及常用表達方式;二是函電中出現(xiàn)頻率較高的焦點詞匯及其表達方式。學習建議76Unit1FundamentalsofWritingEnglishBusinessletters英文商務信函寫作的基本知識Unit1FundamentalsofWriting771.1Introduction(簡介)目的:掌握商務信函的寫作要求、寫作原則、以及信封和信函的基本構成和行文要求1.1Introduction(簡介)78英文商務信函寫作的基本知識課件79英文商務信函寫作的基本知識課件801.清楚(Clarity)商務信函應使讀者一目了然,沒有艱澀難懂或產(chǎn)生誤會之處例如AstothesteamerssailingfromShanghaitoSanfranciscowehavebimonthlydirectservices.此處bimonthly可以是twiceamonth(一月兩次地或者oncetwomonth(隔月地),存在歧義,應改為:WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghtoSanFrancisco.oWehavesemimonthlydirectsailingfromShanghaitoSanfrancisco.1.清楚(Clarity)812.簡潔(Conciseness)言簡意賅地表達所需表達的意思,同時又無損于書信的完整和禮貌。例如:kWeneedtoactonthesuggestionsthatourcustomersofferus改為Weneedtoactoncustomersuggestions就簡潔了。2.簡潔(Conciseness)823.正確(Correctness)正確的商務信函不僅表現(xiàn)為語法恰當,標點符號和詞匯拼寫正確,還要求敘述正確、提供的事實和數(shù)字無誤、寫作格式規(guī)范、技巧運用恰當以及商業(yè)術語正確。b]m:Myvisitwiththeoutsidesalesrepshowedmethatyourschedulecanchangequickly.此處yourschedule顯然并非一定為讀者的schedule,不妨改為:Myvisitwiththeoutsidesalesrepshowedthatschedulescanchangequickly再例如,Thegoodssuppliedareexactlyequaltothesamples應改為Thegoodssuppliedaresimilarinqualitytothesample,這樣就可避免交貨時可能產(chǎn)生的質量方面的糾紛,畢竟交付的貨物無法與樣品一模一樣。3.正確(Correctness)834.具體(Concreteness)商務信函必須避免采用模糊、大概和抽象的詞語和語句應盡量運用具體的事實和數(shù)字,一般使用主動語態(tài)來陳述內容。5.禮貌(Courtesy)在商務信函的寫作過程中,及時是禮貌之首。此外,應避免使用可能激怒、傷害對方的言辭或語氣,語調上要盡可能站在客戶的立場上做到互惠互利。例如:Thankyouforyourcorporation適用于上司對下屬,如用于下屬對上司就不禮貌。4.具體(Concreteness)846.體諒(Consideration發(fā)信人應盡可能從收信人的立場來考慮問題,在分析對方會如何理解信息的基礎上,提供其所需要的信息。7.完整(Completeness商務信函必須力求完整,要包括寫信人希望收信人做出積極反應的一切情況,或是回答來信所提出的全部問題和要求。bln:OurHairWashingMachinehaswonfirstprizesinfournationalcontestswithinthepastthreeyears則提供了具體的產(chǎn)品名稱,具體的時間,具體的獎項和數(shù)量,給對方提供關于我方產(chǎn)品更為完整的信息,從而傳遞更有說服力的信息。6.體諒(Consideration85英文商務信函寫作的基本知識課件86英文商務信函寫作的基本知識課件87英文商務信函寫作的基本知識課件88英文商務信函寫作的基本知識課件89英文商務信函寫作的基本知識課件90英文商務信函寫作的基本知識課件91英文商務信函寫作的基本知識課件92英文商務信函寫作的基本知識課件93英文商務信函寫作的基本知識課件94英文商務信函寫作的基本知識課件95英文商務信函寫作的基本知識課件96英文商務信函寫作的基本知識課件97英文商務信函寫作的基本知識課件98英文商務信函寫作的基本知識課件99英文商務信函寫作的基本知識課件100英文商務信函寫作的基本知識課件101英文商務信函寫作的基本知識課件102英文商務信函寫作的基本知識課件103英文商務信函寫作的基本知識課件104英文商務信函寫作的基本知識課件105英文商務信函寫作的基本知識課件106英文商務信函寫作的基本知識課件107英文商務信函寫作的基本知識課件108英文商務信函寫作的基本知識課件109英文商務信函寫作的基本知識課件110英文商務信函寫作的基本知識課件111英文商務信函寫作的基本知識課件112英文商務信函寫作的基本知識課件113英文商務信函寫作的基本知識課件114英文商務信函寫作的基本知識課件115英文商務信函寫作的基本知識課件116英文商務信函寫作的基本知識課件117英文商務信函寫作的基本