大學(xué)行政公文處理辦法

XXXX大學(xué)行政公文處理辦法第一章總則第一條為保證學(xué)校行政公文處理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)發(fā)[2000]23號(hào)）文件精神，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。第二條學(xué)校行政公文，是指學(xué)校在行政管理過(guò)程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是學(xué)校依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。第三條公文處理指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。第五條校長(zhǎng)辦公室是學(xué)校行政公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管學(xué)校行政公文處理工作，并對(duì)其他行政部門和各學(xué)院的行政公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。第六條各單位應(yīng)有一位負(fù)責(zé)人分管公文處理工作，并設(shè)專人進(jìn)行公文處理和立卷歸檔工作。第二章公文種類第七條學(xué)校常用行政公文種類（一）決定適用于對(duì)學(xué)校重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。（二）決議適用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。（三）意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（四）通知適用于發(fā)布學(xué)校規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求有關(guān)單位辦理和需要周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。（五）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或交流重要情況。（六）通告適用于在學(xué)校范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（七）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（八）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（九）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。（十）規(guī)定適用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。（十一）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十二）會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章公文格式第八條公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。（一）涉密公文應(yīng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，絕密、機(jī)密級(jí)公文應(yīng)標(biāo)明印刷序號(hào)。（二）緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。（三）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱，聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)列前。黨政聯(lián)合發(fā)文，版頭用“中共XXXX大學(xué)委員會(huì)”或“中共XXXX大學(xué)委員會(huì)文件”；學(xué)校行政發(fā)文，用“XXXX大學(xué)文件”。（四）發(fā)文字號(hào)應(yīng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)，聯(lián)合行文只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。學(xué)校行政公文發(fā)文字號(hào)由校長(zhǎng)辦公室統(tǒng)一編排。（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（七）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，抄送機(jī)關(guān)指主送機(jī)關(guān)外需執(zhí)行或知曉的其他機(jī)關(guān)，主送、抄送機(jī)關(guān)名稱均應(yīng)使用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文日期之間注明附件序號(hào)和名稱。（九）成文時(shí)間，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。會(huì)議通過(guò)的事項(xiàng)，以通過(guò)日期為準(zhǔn)。（十）公文除“會(huì)議紀(jì)要”外，均應(yīng)加蓋學(xué)校印章。聯(lián)合上報(bào)的公文由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)均需加蓋印章。（十一）公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)加括號(hào)標(biāo)注。（十二）公文應(yīng)標(biāo)注主題詞，上行文按上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。第九條公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》執(zhí)行。第十條公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）,左側(cè)裝訂。首頁(yè)格式紙共分4種，由校長(zhǎng)辦公室按照上級(jí)文件規(guī)定的規(guī)格印制。（一）以學(xué)校名義向校內(nèi)各單位發(fā)出的決定、通告、通知等，使用“XXXX大學(xué)文件”（下行文）格式紙，公文眉首（即位于公文首頁(yè)紅色反線以上的各要素）位于首頁(yè)公文三分之一處。（二）以學(xué)校名義向上級(jí)單位呈送的請(qǐng)示、報(bào)告等使用“XXXX大學(xué)文件”（上行文）格式紙，公文眉首（即位于公文首頁(yè)紅色反線以上的各要素）位于首頁(yè)公文二分之一處。（三）以學(xué)校名義在不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等，使用“XXXX大學(xué)”（函件）格式紙，公文眉首位于首頁(yè)公文上端。（四）會(huì)議紀(jì)要使用“會(huì)議紀(jì)要”專用格式紙，公文眉首位于首頁(yè)公文三分之一處。第四章行文規(guī)則第十一條行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā),可長(zhǎng)可短的公文要短。能以普通函件發(fā)文的，不用正式文件。第十二條行文關(guān)系根據(jù)職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。行文關(guān)系主要有上行文、平行文、下行文。第十三條校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校對(duì)外正式行文，各職能部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)可以互相行文，但一律不得制發(fā)紅色版頭文件。第十四條屬于職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文，但應(yīng)上報(bào)主管校長(zhǎng)，并抄送校長(zhǎng)辦公室備案。第十五條職能部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。第十六條上級(jí)行政機(jī)關(guān)對(duì)我校的行文，一般應(yīng)由校長(zhǎng)辦公室統(tǒng)一處理，需轉(zhuǎn)發(fā)的應(yīng)經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由校長(zhǎng)辦公室轉(zhuǎn)發(fā)。第十七條由職能部門草擬的以學(xué)校名義上報(bào)下發(fā)的公文，必須經(jīng)校長(zhǎng)辦公室核稿后報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)。第十八條“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。第十九條除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人交辦的事項(xiàng)外，不得以學(xué)校名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。第二十條“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第五章發(fā)文辦理第二十一條發(fā)文辦理指以學(xué)校名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。（一）草擬文稿學(xué)校綜合性工作報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及校領(lǐng)導(dǎo)交辦的專項(xiàng)公文，由校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)起草，單項(xiàng)工作報(bào)告、請(qǐng)示由相關(guān)職能部門承辦。草擬行政公文應(yīng)當(dāng)做到：1.符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的章程、辦法、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說(shuō)明。2.情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，用詞規(guī)范，文字精練，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。3.文種使用正確。4.人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確；引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。5.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”,第四層為“（1）”。6.應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。7.文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，首次應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。8.公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。(二)核稿公文稿擬出后，部門負(fù)責(zé)人要認(rèn)真審核，嚴(yán)格把關(guān)。審核的主要內(nèi)容是：１.是否需要行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定。２.是否符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)，同上級(jí)和有關(guān)部門及本校歷來(lái)的規(guī)定是否有矛盾。3.涉及其他部門的事項(xiàng)是否已協(xié)商一致。4.對(duì)文稿的內(nèi)容和文字進(jìn)行必要的修正補(bǔ)充。文稿經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，送校長(zhǎng)辦公室進(jìn)行復(fù)核。(三)簽發(fā)、繕印1.以學(xué)校名義制發(fā)的公文，先由承辦部門填寫“XXXX大學(xué)行政發(fā)文卡”，并由負(fù)責(zé)人審核，如涉及其他部門，需會(huì)核，交校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)人批閱分辦，再送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。擬稿、核稿和簽發(fā)人均需簽上全名和時(shí)間，以示負(fù)責(zé)。2.文件簽發(fā)后，由校長(zhǎng)辦公室統(tǒng)一編號(hào)、登記。3.公文正式印制前，校長(zhǎng)辦公室秘書科應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。4.通過(guò)復(fù)核后的公文交付繕印。付印前的校對(duì)工作一般由擬稿人負(fù)責(zé)，校對(duì)者應(yīng)簽署姓名。5.繕印文件要符合規(guī)定的公文格式，做到準(zhǔn)確、清晰、整潔、美觀。(四)用印、發(fā)送擬發(fā)的公文最后經(jīng)監(jiān)印人員檢查，如發(fā)文原稿手續(xù)完備，即予蓋??；公文用印要端正、清晰，印章蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱正中央,要求上不壓正文,下要壓成文日期，并盡量使年月日露出。除正式公文蓋印外，原稿也應(yīng)蓋印，以示辦結(jié)。原稿蓋印，一般在核稿和簽發(fā)人姓名之下。帶有領(lǐng)導(dǎo)簽字的原稿和正本留交文書人員歸檔。公文應(yīng)按注明范圍發(fā)送。第六章收文辦理第二十二條學(xué)校收文主要指上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文、平行單位來(lái)文和校內(nèi)基層部門來(lái)文。收文辦理是指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十三條收到校內(nèi)單位上報(bào)的公文，校長(zhǎng)辦公室需進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否符合行文規(guī)則；文種使用、公文格式是否規(guī)范；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定；涉及其他單位職權(quán)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽。第二十四條經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，登記并填寫“請(qǐng)示報(bào)告卡”，校長(zhǎng)辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)送主管領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。第二十五條收到上級(jí)機(jī)關(guān)或者校外其他部門下發(fā)或者交辦的公文，由校長(zhǎng)辦公室登記并填寫“領(lǐng)導(dǎo)閱批文件卡”，校長(zhǎng)辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)，送校領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理。第二十六條緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。校長(zhǎng)辦公室應(yīng)防止公文因錯(cuò)分、積壓、丟失而延誤審批或者辦理。第二十七條各單位的公文經(jīng)主要負(fù)責(zé)人簽字、蓋章后報(bào)校長(zhǎng)辦公室。除校領(lǐng)導(dǎo)直接交辦或者指定索要的公文外，所有公文一律報(bào)送校長(zhǎng)辦公室。不符合規(guī)定的公文，校長(zhǎng)辦公室不予受理。凡封入信封的公文視作私人信件，校長(zhǎng)辦公室不予登記、跟蹤。第二十八條校領(lǐng)導(dǎo)審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。第二十九條校領(lǐng)導(dǎo)審閱后，將文件退校長(zhǎng)辦公室處理，一般不直接交給承辦單位。校長(zhǎng)辦公室收到領(lǐng)導(dǎo)批示的文件后，應(yīng)按照批示意見(jiàn)及時(shí)處理。第三十條承辦單位收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。辦理完畢，應(yīng)在閱文單的下欄扼要寫明辦理情況與結(jié)果，并簽署姓名與日期。辦文過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)材料應(yīng)和來(lái)文放在一起，事畢交本部門文書人員保存并立卷歸檔。第三十一條送校領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，校長(zhǎng)辦公室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。第七章公文歸檔第三十二條公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理、立卷、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第三十三條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理立卷，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本校的主要工作情況，便于保管和利用。第三十四條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理、立卷、歸檔，其他部門保存復(fù)制件或公文副本。第三十五條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向?qū)W校檔案館移交。第八章公文管理第三十六條公文由各單位文秘人員統(tǒng)一收發(fā)、登記、分辦、傳遞、審核、用印、歸檔和銷毀。第三十七條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡應(yīng)當(dāng)符合存檔要求。第三十八條上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印外，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)或者校長(zhǎng)辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第三十九條公文復(fù)印件作為正式文件使用時(shí)，須加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。第四十條經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)公開(kāi)發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。第四十一條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第四十二條不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)指定場(chǎng)所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報(bào)）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。第四十三條單位合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。單位撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案館。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有