公文流轉(zhuǎn)與歸檔

關(guān)于公文流轉(zhuǎn)與歸檔第一頁，共六十三頁，2022年，8月28日一、什么是公文公文即公務(wù)文書的簡稱，是指社會組織在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的信息記錄。公文的特點

公文是由法定作者制發(fā)的公文具有法定的權(quán)威性公文具有現(xiàn)行效用公文具有規(guī)范體式公文具有特定的處理程序

第二頁，共六十三頁，2022年，8月28日公文的功能是指公文在公務(wù)活動中發(fā)揮的實際效力。公文是在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，其最大的優(yōu)勢在于突破了管理活動的地域、層次和時間的限制，更加準確、規(guī)范地傳遞管理指令及各種信息。

公文的基本功能公文的具體作用第三頁，共六十三頁，2022年，8月28日

公文的基本功能

公務(wù)管理的工具

社會溝通的手段

第四頁，共六十三頁，2022年，8月28日公文的具體作用

策令作用

規(guī)范作用

宣傳作用

聯(lián)系作用

憑證作用

第五頁，共六十三頁，2022年，8月28日二、公文處理公文從擬稿寫作到使用完畢轉(zhuǎn)化為檔案的過程，就是公文辦理的過程。公文辦理和公文保管組成了公文處理。公文處理通常包括收文處理、發(fā)文處理和辦畢文書的處置等具體過程。公文處理是有程序的。所謂程序，是指按時間先后依次安排的工作步驟。

第六頁，共六十三頁，2022年，8月28日公文發(fā)文處理程序

交擬（交辦）、議擬（擬辦）、撰擬、審核、簽發(fā)、印制、用印第七頁，共六十三頁，2022年，8月28日公文形成過程–發(fā)文處理公文的形成第八頁，共六十三頁，2022年，8月28日公文收文處理是收受公文并從中提取有關(guān)信息，處理各種公務(wù)的活動，是收文機關(guān)履行其法定職能，使公文產(chǎn)生實際效用的過程。其范圍包括機關(guān)自收到公文直至閱辦完畢的全部過程。具體工作環(huán)節(jié)有：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等。

第九頁，共六十三頁，2022年，8月28日

→

→

→↓

↑↑

簽收→登記→分流篩選、加工、補充材料↑↓內(nèi)收發(fā)簽收需要傳閱的公文→組織傳閱歸卷、立卷↓歸檔收文處理流程外收發(fā)簽收需要辦理的公文擬辦批辦承辦注辦

收文處理流程第十頁，共六十三頁，2022年，8月28日

辦畢公文處置

是指社會組織內(nèi)部決定與安排辦理完畢公文歸宿的活動。包括立卷歸檔、清退、銷毀、暫存等不同方式。銷毀無用文件清退文件暫存文件文件立卷歸檔第十一頁，共六十三頁，2022年，8月28日（一）文件歸檔責任——文件形成者

文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或?qū)ｍ椆ぷ鳈n案人員保管，以便于部門的預(yù)立卷和按歸檔時間及時歸檔，保證應(yīng)歸檔文件的齊全完整。企業(yè)各職能部門、項目承辦部門在履行相關(guān)職責或完成某項工作的同時，應(yīng)注意履行有關(guān)檔案工作職責：1、應(yīng)注意文件材料的收集積累2、應(yīng)按單位確定的文件整理辦法進行預(yù)立卷3、應(yīng)注意將預(yù)整理的文件材料及時移交歸檔。三、公文立卷歸檔

第十二頁，共六十三頁，2022年，8月28日（二）文件歸檔要求

1、歸檔文件應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)。

2、歸檔文件的制作和書寫材料應(yīng)有益于長久保存，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復(fù)寫紙、熱敏紙等，如是復(fù)寫紙或熱敏紙，應(yīng)復(fù)印后一并保存。

3、歸檔文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。（標明原件去向）

第十三頁，共六十三頁，2022年，8月28日4、非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。5、歸檔文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可是當增加份數(shù)。（如電子文件）第十四頁，共六十三頁，2022年，8月28日

6、兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存部門與所承擔任務(wù)相關(guān)的文件。

7、文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》（附錄）。重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責人審核簽字。（與檔案部門的交接表）交接表一式兩份，文件形成部門與檔案部門簽字后各存一份。

第十五頁，共六十三頁，2022年，8月28日

（三）文件歸檔時間歸檔時間是指文件材料的形成部門按照一定要求進行整理后的應(yīng)歸檔文件向企業(yè)檔案部門移交的時間。歸檔時間主要有兩種：定期歸檔和隨時歸檔。

第十六頁，共六十三頁，2022年，8月28日

定期歸檔是指按照有關(guān)規(guī)定，企業(yè)文件在形成處理完畢一段時間之后再向檔案部門移交。按年度歸檔、按項目結(jié)束時間歸檔或按工作階段歸檔等方式都屬于定期歸檔，這是企業(yè)文件材料歸檔的典型形式。管理類文件、科技類文件、會計類文件等材料的收集歸檔適用此種方式。

第十七頁，共六十三頁，2022年，8月28日隨時歸檔是指在企業(yè)文件形成時就將其歸檔，或處理完畢后立即歸檔，臨時歸檔、即時歸檔都屬于此種方式。這是收集文件材料的補充形式，也是確保企業(yè)文件材料完整、準確、系統(tǒng)的有效方式。產(chǎn)品更新、項目改擴建、設(shè)備開箱等材料的收集歸檔適用此方式。

第十八頁，共六十三頁，2022年，8月28日各種文件的具體歸檔時間1、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成文件的歸檔時間：一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度向檔案部門歸檔，即按年度歸檔。

第十九頁，共六十三頁，2022年，8月28日2、科研開發(fā)、項目建設(shè)文件的歸檔時間：應(yīng)在項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔（產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔）結(jié)合各種科技類文件形成特點，其歸檔時間可分為以下幾種類型：

第二十頁，共六十三頁，2022年，8月28日（1）按項目結(jié)束時間歸檔（即在項目鑒定、竣工驗收前歸檔）按項目結(jié)束時間歸檔，是指在一項科技、生產(chǎn)活動（如一項科研課題、一個新品生產(chǎn)、一個基建項目等）結(jié)束后，把有保存價值的科技文件經(jīng)過系統(tǒng)整理后及時歸檔（該項活動才算最終完成）。一般來說，形成周期不太長的科技文件，較適于采用這種方式歸檔。第二十一頁，共六十三頁，2022年，8月28日（2）按工作階段歸檔形成周期較長的科技文件，可以按科技、生產(chǎn)活動的完成階段歸檔。

第二十二頁，共六十三頁，2022年，8月28日（3）按單（子）項結(jié)束時間歸檔大型項目或研究課題，往往由若干個單項工程（子項或子課題）組成，當一個單項工程（子項或子課題）結(jié)束后，即可先行歸檔。

第二十三頁，共六十三頁，2022年，8月28日3、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件歸檔時間：隨時歸檔。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件，日后都將成為企業(yè)核心資源，為有效地維護企業(yè)的合法權(quán)益，企業(yè)應(yīng)當確保其核心檔案資源必須及時歸檔和安全保管。

第二十四頁，共六十三頁，2022年，8月28日注意：其他應(yīng)隨時歸檔的文件：（1）機密性強的。由于保密及企業(yè)利益的需要，要求隨時歸檔。（2）與企業(yè)利益密切相關(guān)的外來文件。如外購設(shè)備和引進項目后引進技術(shù)的隨機圖樣和有關(guān)文件等，應(yīng)在設(shè)備開箱驗收或接收后及時登記歸檔。

第二十五頁，共六十三頁，2022年，8月28日4、會計核算專業(yè)材料的歸檔時間：應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

注意：（1）電算化會計核算材料在歸檔上要求“雙軌制”。即將電子會計核算數(shù)據(jù)和打印輸出的紙質(zhì)會計核算材料一并歸檔。而且會計軟件的文檔資料和軟件程序，也應(yīng)作為電算化會計核算材料歸檔重要組成部分。（2）歸檔的電子文件，應(yīng)做防寫處理。且要進行雙備份（有條件的話進行三備份）一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。打印輸出的紙質(zhì)載體的會計核算材料，必須有經(jīng)手人員和會計主管人員的簽字或蓋章。

第二十六頁，共六十三頁，2022年，8月28日5、電子文件的歸檔時間：邏輯歸檔宜定時進行；物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。電子文件：是指在數(shù)字設(shè)備中產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。完整的電子文件包括：內(nèi)容信息、背景信息和元數(shù)據(jù)。

第二十七頁，共六十三頁，2022年，8月28日邏輯歸檔：是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。電子文件邏輯歸檔可實時或定時進行。

權(quán)限移交檔案部門后，檔案部門要做幾件工作：（1）對照文件歸檔范圍對電子文件進行界定；（2）按照有關(guān)規(guī)定，對查詢電子文件進行授權(quán)；（3）對接收的電子文件進行備份，安全保護。第二十八頁，共六十三頁，2022年，8月28日物理歸檔:

是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。第二十九頁，共六十三頁，2022年，8月28日6、音像、實物等載體形式的文件歸檔時間：應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。

第三十頁，共六十三頁，2022年，8月28日7、更新、補充文件的歸檔時間：隨時歸檔。產(chǎn)品更新?lián)Q代、項目改建擴建、設(shè)備使用過程中都將形成新的文件材料，這種更新、補充的文件材料應(yīng)隨時歸檔，且應(yīng)歸入原項目（如原基建項目、原型號產(chǎn)品、原設(shè)備、原科研課題）文件材料中，以保持準確性、成套性。第三十一頁，共六十三頁，2022年，8月28日（四）文件歸檔范圍1、確定歸檔范圍的原則：應(yīng)體現(xiàn)“以我為主”的原則。（1）以本單位工作活動為主，突出反映本單位基本職能活動和各項業(yè)務(wù)工作（2）外單位的文件，應(yīng)以是否與本單位工作有直接關(guān)系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否查考利用作為是否歸檔的依據(jù)。第三十二頁，共六十三頁，2022年，8月28日2、制定歸檔范圍的要求：（1）總體要求：企業(yè)應(yīng)依照國家和行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動具體情況，以企業(yè)內(nèi)部各職能部門為單位，按照部門職能或工作流程和文件形成規(guī)律，制定本單位文件的歸檔范圍和保管期限表。

第三十三頁，共六十三頁，2022年，8月28日（2）基本方法：熟悉了解本企業(yè)的基本職能，了解各職能部門的基本業(yè)務(wù)范圍和工作流程，了解本企業(yè)各項職能活動中可能形成的文件材料的類型、名稱。第三十四頁，共六十三頁，2022年，8月28日（3）工作程序：第一，掌握依據(jù)，調(diào)查研究第二，擬定初稿，進行審核第三，修改完善，審核確認第四，領(lǐng)導(dǎo)審定，發(fā)布執(zhí)行第三十五頁，共六十三頁，2022年，8月28日（1）本企業(yè)形成的文件（2）本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等接收的文件（3）所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件（4）本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求向本企業(yè)提交的文件（5）本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件3、歸檔文件的主要來源第三十六頁，共六十三頁，2022年，8月28日4、企業(yè)文件歸檔范圍

（1）反映本企業(yè)經(jīng)營管理活動和基本歷史面貌的,對本企業(yè)各項活動、國家建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究具有利用價值的文件材料；（2）本企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的在維護國家、企業(yè)和職工權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；第三十七頁，共六十三頁，2022年，8月28日（3）本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的政府部門和上級單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會中介機構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報送的重要文件材料；（4）其他對本企業(yè)具有查考價值的文件材料。第三十八頁，共六十三頁，2022年，8月28日5、企業(yè)文件不歸檔范圍

（1）政府部門制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)辦理的文件材料，任免、獎懲非本企業(yè)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（2）本企業(yè)文件材料中的重要文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性來信、來電記錄，企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本企業(yè)負責人兼任外單位職務(wù)形成的與本企業(yè)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；第三十九頁，共六十三頁，2022年，8月28日（3）非隸屬關(guān)系單位發(fā)來的不需貫徹執(zhí)行和無參考價值的文件材料；（4）所屬和控股企業(yè)報送的供參閱的簡報、情況反映，其他社會組織抄報和不需本企業(yè)辦理的文件材料。第四十頁，共六十三頁，2022年，8月28日6、永久保管的檔案主要包括

（1）本企業(yè)設(shè)立、變更的批準和登記文件材料；（2）本企業(yè)董事會、監(jiān)事會、股東會構(gòu)成、變更方面的文件材料；董事會、監(jiān)事會、股東會會議文件材料；董事會、監(jiān)事會、股東會履行職責和維護權(quán)益的文件材料；第四十一頁，共六十三頁，2022年，8月28日（3）本企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評估與證明文件材料，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護、處置等憑證性文件材料，對外投資文件材料；本企業(yè)資本金核算、確認、劃轉(zhuǎn)、變更等文件材料，企業(yè)股票發(fā)行、增發(fā)、配股文件材料，企業(yè)股權(quán)轉(zhuǎn)讓、債權(quán)融資等文件材料；企業(yè)股東、股權(quán)登記文件材料；第四十二頁，共六十三頁，2022年，8月28日（4）本企業(yè)重要會議、重要談判、重點工程、重大項目、出境考察、境外資產(chǎn)、重大活動、重大事件、重大事故、法律事務(wù)的重要文件材料；（5）本企業(yè)關(guān)于重要問題向政府部門的請示、報告、報表及政府部門回復(fù)；政府部門制發(fā)的需本企業(yè)辦理的重要文件材料；第四十三頁，共六十三頁，2022年，8月28日（6）行業(yè)協(xié)會、中介機構(gòu)等對本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計、公證、裁定等重要文件材料；（7）本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策、重大改革、年度計劃文件材料；（8）本企業(yè)與其他組織和個人形成的重要合同、協(xié)議及補充協(xié)議等文件材料；第四十四頁，共六十三頁，2022年，8月28日（9）本企業(yè)機構(gòu)演變，人事任免、監(jiān)查、審計、考核、獎懲，人力資源管理的重要文件材料；（10）本企業(yè)涉及職工權(quán)益的重要文件材料；（11）本企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)計劃決策、設(shè)計、試制、試驗、鑒定、小批生產(chǎn)、批量生產(chǎn)、評優(yōu)、認證等過程中的重要文件材料；第四十五頁，共六十三頁，2022年，8月28日（12）本企業(yè)科學技術(shù)開發(fā)、研究、試驗、總結(jié)、鑒定、成果申報等階段的重要文件材料；（13）本企業(yè)建設(shè)項目立項、建設(shè)用地、征地、拆遷、勘察、測繪、設(shè)計及審批的重要文件材料；項目建設(shè)各階段的重要文件材料；竣工圖，竣工驗收文件材料；第四十六頁，共六十三頁，2022年，8月28日（14）企業(yè)設(shè)備臺賬、設(shè)備技術(shù)、質(zhì)量異議處理結(jié)果的文件材料；（15）本企業(yè)技術(shù)改造、企業(yè)管理、財務(wù)、物資、產(chǎn)品和服務(wù)管理、市場開發(fā)與營銷、產(chǎn)品銷售與提供服務(wù)管理、客戶管理、品牌建設(shè)、形象宣傳、資質(zhì)信譽管理、統(tǒng)計等工作的重要文件材料；第四十七頁，共六十三頁，2022年，8月28日（16）本企業(yè)生產(chǎn)與提供服務(wù)的組織、質(zhì)量、能源、設(shè)備、安全、環(huán)保、計量、科技、信息化、標準、圖書情報等工作的重要文件材料；（17）本企業(yè)風險管理、內(nèi)控與審計、履行社會職責、基本建設(shè)管理、法律、外事、文秘、機要、檔案、保密、保衛(wèi)、綜合治理、信訪等工作的重要文件材料；第四十八頁，共六十三頁，2022年，8月28日（18）本企業(yè)黨務(wù)重要專項活動、黨員干部管理、黨風廉政防腐、學習或表彰典型人物等工作的重要文件材料；重大違紀案件的調(diào)查處理文件；本企業(yè)工會、共青團、群眾團體等工作的重要文件材料；（19）本企業(yè)在政府部門和上級領(lǐng)導(dǎo)來檢查、視察工作時的工作匯報、錄音錄像等重要文件材料；第四十九頁，共六十三頁，2022年，8月28日（20）本企業(yè)參與國家和社會重大活動的重要文件材料；（21）本企業(yè)直屬、所屬、控股、境外企業(yè)和機構(gòu)報送的關(guān)于重要問題的報告、請示和批復(fù)等文件材料；（22）各種重要的非紙質(zhì)載體、介質(zhì)文件材料及實物。第五十頁，共六十三頁，2022年，8月28日7、定期保管的檔案主要包括

（1）本企業(yè)制定的企業(yè)內(nèi)部管理辦法、制度等文件材料；（2）本企業(yè)資本金管理、資產(chǎn)管理的一般性文件材料；（3）本企業(yè)召開會議、舉辦活動的一般性文件；（4）本企業(yè)部門工作或?qū)ｍ椧?guī)劃、計劃、總結(jié)、公告及規(guī)章制度等文件材料；第五十一頁，共六十三頁，2022年，8月28日（5）本企業(yè)涉及職工權(quán)益的一般文件材料；（6）本企業(yè)與其他單位和個人形成的一般性合同、協(xié)議文件材料；（7）本企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)計劃決策、設(shè)計、試制、試驗、鑒定、小批生產(chǎn)、批量生產(chǎn)、評優(yōu)、認證等過程中的一般文件材料；第五十二頁，共六十三頁，2022年，8月28日（8）科學技術(shù)開發(fā)研究準備、總結(jié)鑒定、推廣應(yīng)用等階段的一般性文件材料；（9）本企業(yè)建設(shè)項目準備、建設(shè)階段的一般文件材料，項目運行維護的一般文件材料；（10）本企業(yè)設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、運行維護、報廢過程的一般文件材料；第五十三頁，共六十三頁，2022年，8月28日（11）本企業(yè)技術(shù)改造、企業(yè)管理、財務(wù)、物資、產(chǎn)品和服務(wù)管理、市場開發(fā)與營銷、產(chǎn)品銷售與提供服務(wù)管理、客戶管理、品牌建設(shè)、形象宣傳、資質(zhì)信譽管理、統(tǒng)計等工作的一般文件材料；（12）本企業(yè)生產(chǎn)組織、質(zhì)量、能源、設(shè)備、安全、環(huán)保、計量、科技、信息化、標準、圖書、情報等工作的一般性文件材料；第五十四頁，共六十三頁，2022年，8月28日（13）本企業(yè)組織機構(gòu)設(shè)置、人力資源、風險管理、內(nèi)控與審計、社會職責、基本建設(shè)管理、法律、外事、文秘、機要、檔案、保密、保衛(wèi)、綜合治理、信訪等工作的一般文件材料；（14）黨員干部管理的一般文件材料；黨風廉政防腐工作的一般文件材料，一般性違紀案件調(diào)查處理的文件材料；黨務(wù)、組織、宣傳、工會、共青團、民間團體工作的一般文件材料；第五十五頁，共六十三頁，2022年，8月28日（15）本企業(yè)關(guān)于一般性問題向政府部門的請示、報告、報表及政府部門的回復(fù)；（16）政府部門、行業(yè)協(xié)會制發(fā)的需本企業(yè)貫徹執(zhí)行的一般文件材料；（17）政府部門或社會中介機構(gòu)對本企業(yè)出具的一般