工作計劃與效率提升經(jīng)理人的時間管理之道課件

工作計劃與效率提升

——經(jīng)理人的時間管理之道

主講：

2010年11月工作計劃與效率提升本次課程主要內(nèi)容第一部分高效時間管理第二部分工作計劃與目標(biāo)管理第三部分如何制定工作計劃第四部分如何追蹤工作計劃本次課程主要內(nèi)容第一部分高效時間管理

第一部分高效時間管理第一部分高效時間管理一、概述時間管理能力決定了你的競爭力和生活品質(zhì)一個懂得時間管理的人比他人的工作效率高10倍以上。同一個人，懂得時間管理時比不懂得時間管理時工作效率高10倍以上。時間管理優(yōu)秀的團(tuán)隊比時間管理糟糕的團(tuán)隊工作效率高10倍以上。一、概述時間管理能力決定了你的競爭力和生活品質(zhì)二、什么是時間管理所謂時間管理，就是只用最短的時間或在規(guī)定的時間以內(nèi)，把正確的事情做好的能力。時間管理的本質(zhì)就是合理利用時間進(jìn)行自我管理。二、什么是時間管理所謂時間管理，就是只用最短的時間或在規(guī)

三、時間的特性供給毫無彈性無法蓄積無法替代無法失而復(fù)得三、時間的特性供給毫無彈性四、經(jīng)理人浪費時間的原因1、缺乏明確的目標(biāo)。2、缺乏優(yōu)先順序——眉毛胡子一把抓。3、缺少預(yù)先規(guī)劃，隨遇而安。4、專注于細(xì)節(jié)，事必躬親。5、拖延的習(xí)慣6、不懂得拒絕。7、永遠(yuǎn)看不完的文件8、沒完沒了的會議。四、經(jīng)理人浪費時間的原因1、缺乏明確的目標(biāo)。五、減少時間浪費的管理技巧1、確定明確的目標(biāo)。2、將工作按輕重緩急分類。3、預(yù)先規(guī)劃自己的時間。4、學(xué)會授權(quán)。5、杜絕拖延。6、學(xué)會拒絕。7、養(yǎng)成整潔有序的習(xí)慣。8、做好會議管理。五、減少時間浪費的管理技巧1、確定明確的目標(biāo)。為什么要確定目標(biāo)？目標(biāo)對于個人的人生具有導(dǎo)向作用。沒有目標(biāo)的人生就像船沒有了航向。結(jié)論：經(jīng)理人應(yīng)確立自己的短期、中期、長期目標(biāo)。

1、確定明確的目標(biāo)為什么要確定目標(biāo)？1、確定明確的目標(biāo)ⅣⅢⅡⅠ重要：你個人覺得有價值且對你的使命、價值觀及首要目標(biāo)有意義的活動。緊急：你或別人認(rèn)為需要立刻處理的緊急事件或活動。重要緊急不緊急不重要管理危機(jī)有限期的任務(wù)安全事故投訴公司戰(zhàn)略

建立關(guān)系人才培養(yǎng)真正的創(chuàng)新不速之客一些會議一些報告接電話看報紙閑聊賭博看肥皂劇2、將工作按輕重緩急分類ⅣⅢⅡⅠ重要：你個人覺得有價值且對你的使命、價值觀及首要目標(biāo)活在第II象限ⅢⅡⅠⅣ20-25%65-80%15%<1%成功人士的時間安排普通人的時間安排ⅢⅡⅠⅣ15%2-3%25-30%50-60%活在第II象限ⅢⅡⅠⅣ20-25%65-80%15%<13、預(yù)先規(guī)劃時間凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。合理利用工作備忘錄。養(yǎng)成記錄時間的習(xí)慣3、預(yù)先規(guī)劃時間凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。4、合理授權(quán)下君，盡己之能。中君，盡人之力。上君，盡人之智。

——韓非子·八經(jīng)4、合理授權(quán)下君，盡己之能。5、杜絕拖延記住：1、拖延比做錯更可怕。2、拖延是最壞的選擇。5、杜絕拖延記住：6、學(xué)會拒絕懂得說“不”是有禮貌的表現(xiàn)要給對方清晰的解釋要給對方另外的選擇和建議。6、學(xué)會拒絕懂得說“不”是有禮貌的表現(xiàn)7、養(yǎng)成整潔有序的習(xí)慣整理你的辦公桌縮短找東西的時間創(chuàng)造整潔的辦公環(huán)境可以將事情按輕重緩急排序提高工作效率7、養(yǎng)成整潔有序的習(xí)慣整理你的辦公桌縮短找東西的時間8、會議管理1、不開不必要的會議2、站著開會3、輪流發(fā)言4、會議是否需要你必須參加5、事先了解會議議程，提前準(zhǔn)備6、說明開會目的7、避免跑題，說話假大空8、為會議設(shè)置時限。8、會議管理1、不開不必要的會議9、利用瑣碎時間的建議交通：車上看書車上思考車上休息路上運動避開高峰休息：廁所發(fā)短信手機(jī)看新聞睡前做規(guī)劃候車打電話9、利用瑣碎時間的建議交通：休息：

第二部分工作計劃與目標(biāo)管理第二部分工作計劃與目標(biāo)管理一、工作的兩種形式1、消極式工作——消防式救火管理典型特點：救火工作或忙或閑經(jīng)常處于兩個極端。工作重復(fù)性強，繼承性差。人員固定性差，整體調(diào)控性差。項目成功率低，整體士氣低。項目越大，涉及的人員越多，成本越大，風(fēng)險越高。一、工作的兩種形式1、消極式工作——消防式救火管理2、積極式工作——計劃式主動管理典型特點：主動出擊工作被預(yù)計，強度可控并處于平穩(wěn)狀態(tài)。通過對計劃執(zhí)行的分析和強調(diào)，綜合效率不斷提高，整體調(diào)控性不斷增強。人員穩(wěn)定性強，工作繼承性強。相關(guān)資源的保證性強，項目成功率高，士氣高。項目大，涉及的人員多，同樣可以控制成本和風(fēng)險。2、積極式工作——計劃式主動管理二、工作目標(biāo)什么是工作目標(biāo)？工作目標(biāo)是一定階段的工作要達(dá)到的程度和標(biāo)準(zhǔn)。目標(biāo)是工作計劃的基礎(chǔ)和前提。工作計劃圍繞目標(biāo)展開，為目標(biāo)服務(wù)。二、工作目標(biāo)什么是工作目標(biāo)？三、制定目標(biāo)的原則Smart原則：S—Specific明確的M—Measured可衡量的A—Achievable可達(dá)成R—Realistic現(xiàn)實可行的T—Timed時間限制的三、制定目標(biāo)的原則Smart原則：四、設(shè)定目標(biāo)七步驟1、正確理解公司的整體目標(biāo)，并向下傳達(dá)2、制定符合SMART原則的目標(biāo)3、檢驗?zāi)繕?biāo)是否與上司的目標(biāo)一致4、列出可能存在的問題和阻礙，找出解決的方法。5、列出實現(xiàn)目標(biāo)所需要的技能和授權(quán)。6、列出為達(dá)到目標(biāo)所必須的合作對象和外部資源。7、確定完成目標(biāo)日期，并把目標(biāo)書面化。四、設(shè)定目標(biāo)七步驟1、正確理解公司的整體目標(biāo)，并向下傳達(dá)

第三部分如何制定工作計劃第三部分如何制定工作計劃一、什么是工作計劃所謂工作計劃，是對一定時期內(nèi)的工作預(yù)先做出的計劃和安排。一、什么是工作計劃所謂工作計劃，是對一定時期二、工作計劃的分類按時間劃分：長期工作計劃、中期工作計劃、短期工作計劃。年度工作計劃、季度工作計劃、月度工作計劃、周工作計劃。按性質(zhì)劃分：工作計劃、生產(chǎn)計劃、行為計劃等。按緊急程度劃分：正常的、緊急的、非常緊急。按制定計劃主體劃分：自己制定的工作計劃、上司下達(dá)的工作計劃、同等職位請求協(xié)助完成的工作計劃。按任務(wù)類型劃分：日常的、計劃的和臨時的工作計劃。二、工作計劃的分類按時間劃分：長期工作計劃、中期工作計劃三、為什么要做工作計劃工作計劃是提高工作效率的有效手段。計劃能力是管理人員管理水平的體現(xiàn)。通過工作計劃可以變被動等事做為主動找事做。三、為什么要做工作計劃工作計劃是提高工作效率的有效手段。四、如何使工作計劃更具可行性首先要了解公司目標(biāo)及部門目標(biāo)。計劃要合理，但要具有一定的挑戰(zhàn)性。目標(biāo)數(shù)字化，行動具體化。結(jié)合企業(yè)和本部門的實際情況制定計劃。工作計劃應(yīng)上下級之間協(xié)同制定。部門工作計劃應(yīng)提交部門會議全員討論。工作計劃應(yīng)該是可調(diào)整的。修訂后的工作計劃應(yīng)取得上級認(rèn)可。四、如何使工作計劃更具可行性首先要了解公司目標(biāo)及部門目標(biāo)五、工作計劃的要素清晰的目標(biāo)明確的步驟可用的資源五、工作計劃的要素清晰的目標(biāo)六、制定工作計劃八步驟1、WHY-為什么要做，即工作的目的和意義。2、WHAT-做什么，即工作內(nèi)容。3、WHO-誰來做，即實施主體。4、WHEN-何時完成，時間節(jié)點。5、WHERE-在哪里做，即工作范圍。6、HOW-怎么做，即工作方法。7、HOWMUCH-做到什么程度8、HOWMANY-做的量，費用預(yù)算。六、制定工作計劃八步驟1、WHY-為什么要做，即工作的目七、制定工作計劃的技巧具體明確讓部屬共同參與從執(zhí)行者的角度思考確定工作程序按實行時間列出時間表七、制定工作計劃的技巧具體明確

第四部分如何追蹤工作計劃第四部分如何追蹤工作計劃一、工作追蹤三步驟1、收集信息2、評估3、反饋一、工作追蹤三步驟1、收集信息1、收集信息的五個方法：1、個人工作報告2、部門、公司內(nèi)部客觀數(shù)字資料3、會議追蹤4、協(xié)同工作5、他人的反映。針對人的反映：不可采信。針對事的反映：可作為其他追蹤方法的印證。1、收集信息的五個方法：1、個人工作報告2、評估工作評估的三個要點：不可能一次使用所有述及的方法來評估下屬。按照工作重要性進(jìn)行評估。避免只做機(jī)械性的業(yè)績和目標(biāo)的比較，應(yīng)當(dāng)發(fā)掘發(fā)生偏差的原因。2、評估工作評估的三個要點：3、反饋反饋能使下屬：明確自己表現(xiàn)的優(yōu)劣所在尋求改善自己缺點的方法使自己習(xí)慣于自我工作追蹤和管理。3、反饋反饋能使下屬：二、工作追蹤中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行追蹤時，使用的資料有偏差。不追蹤到底。態(tài)度或行為不當(dāng)。只對做的不好的下屬進(jìn)行追蹤。沒有制定計劃或采用有效的手段進(jìn)行追蹤。二、工作追蹤中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行追蹤時，使用的資料有偏差三、下屬對工作追蹤的抵制

1、員工抵制工作追蹤的原因：不愿意暴露自己的缺點不清楚工作追蹤的目的，認(rèn)為是領(lǐng)導(dǎo)對自己不放心。下屬對自己的工作目標(biāo)不認(rèn)同。下屬雖然認(rèn)同目標(biāo)，但不認(rèn)同達(dá)成目標(biāo)的方法或評價標(biāo)準(zhǔn)。下屬不相信自己的表現(xiàn)能得到公平、正確的評估。下屬過分相信自己的能力下屬認(rèn)為工作追蹤是為了懲罰。不以為然。三、下屬對工作追蹤的抵制1、員工抵制工作追蹤的原因：2、克服員工抵制的方法使下屬了解有效工作追蹤的必要性。使下屬了解工作追蹤的關(guān)鍵是輔助下屬更好的完成工作。讓員工參與設(shè)定目標(biāo)及做工作計劃的過程。在工作追蹤過程中，對事不對人，做到公平客觀。不以權(quán)威、命令的方式進(jìn)行追蹤。對下屬的困難表示理解，并盡力幫助解決。2、克服員工抵制的方法使下屬了解有效工作追蹤的必要性。四、控制的三大要素如何做好事前控制——培訓(xùn)如何做好事中控制——檢查如何做好事后控制——標(biāo)準(zhǔn)化四、控制的三大要素如何做好事前控制——培訓(xùn)謝謝謝謝工作計劃與效率提升

——經(jīng)理人的時間管理之道

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2010年11月工作計劃與效率提升本次課程主要內(nèi)容第一部分高效時間管理第二部分工作計劃與目標(biāo)管理第三部分如何制定工作計劃第四部分如何追蹤工作計劃本次課程主要內(nèi)容第一部分高效時間管理

第一部分高效時間管理第一部分高效時間管理一、概述時間管理能力決定了你的競爭力和生活品質(zhì)一個懂得時間管理的人比他人的工作效率高10倍以上。同一個人，懂得時間管理時比不懂得時間管理時工作效率高10倍以上。時間管理優(yōu)秀的團(tuán)隊比時間管理糟糕的團(tuán)隊工作效率高10倍以上。一、概述時間管理能力決定了你的競爭力和生活品質(zhì)二、什么是時間管理所謂時間管理，就是只用最短的時間或在規(guī)定的時間以內(nèi)，把正確的事情做好的能力。時間管理的本質(zhì)就是合理利用時間進(jìn)行自我管理。二、什么是時間管理所謂時間管理，就是只用最短的時間或在規(guī)

三、時間的特性供給毫無彈性無法蓄積無法替代無法失而復(fù)得三、時間的特性供給毫無彈性四、經(jīng)理人浪費時間的原因1、缺乏明確的目標(biāo)。2、缺乏優(yōu)先順序——眉毛胡子一把抓。3、缺少預(yù)先規(guī)劃，隨遇而安。4、專注于細(xì)節(jié)，事必躬親。5、拖延的習(xí)慣6、不懂得拒絕。7、永遠(yuǎn)看不完的文件8、沒完沒了的會議。四、經(jīng)理人浪費時間的原因1、缺乏明確的目標(biāo)。五、減少時間浪費的管理技巧1、確定明確的目標(biāo)。2、將工作按輕重緩急分類。3、預(yù)先規(guī)劃自己的時間。4、學(xué)會授權(quán)。5、杜絕拖延。6、學(xué)會拒絕。7、養(yǎng)成整潔有序的習(xí)慣。8、做好會議管理。五、減少時間浪費的管理技巧1、確定明確的目標(biāo)。為什么要確定目標(biāo)？目標(biāo)對于個人的人生具有導(dǎo)向作用。沒有目標(biāo)的人生就像船沒有了航向。結(jié)論：經(jīng)理人應(yīng)確立自己的短期、中期、長期目標(biāo)。

1、確定明確的目標(biāo)為什么要確定目標(biāo)？1、確定明確的目標(biāo)ⅣⅢⅡⅠ重要：你個人覺得有價值且對你的使命、價值觀及首要目標(biāo)有意義的活動。緊急：你或別人認(rèn)為需要立刻處理的緊急事件或活動。重要緊急不緊急不重要管理危機(jī)有限期的任務(wù)安全事故投訴公司戰(zhàn)略

建立關(guān)系人才培養(yǎng)真正的創(chuàng)新不速之客一些會議一些報告接電話看報紙閑聊賭博看肥皂劇2、將工作按輕重緩急分類ⅣⅢⅡⅠ重要：你個人覺得有價值且對你的使命、價值觀及首要目標(biāo)活在第II象限ⅢⅡⅠⅣ20-25%65-80%15%<1%成功人士的時間安排普通人的時間安排ⅢⅡⅠⅣ15%2-3%25-30%50-60%活在第II象限ⅢⅡⅠⅣ20-25%65-80%15%<13、預(yù)先規(guī)劃時間凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。合理利用工作備忘錄。養(yǎng)成記錄時間的習(xí)慣3、預(yù)先規(guī)劃時間凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。4、合理授權(quán)下君，盡己之能。中君，盡人之力。上君，盡人之智。

——韓非子·八經(jīng)4、合理授權(quán)下君，盡己之能。5、杜絕拖延記?。?、拖延比做錯更可怕。2、拖延是最壞的選擇。5、杜絕拖延記?。?、學(xué)會拒絕懂得說“不”是有禮貌的表現(xiàn)要給對方清晰的解釋要給對方另外的選擇和建議。6、學(xué)會拒絕懂得說“不”是有禮貌的表現(xiàn)7、養(yǎng)成整潔有序的習(xí)慣整理你的辦公桌縮短找東西的時間創(chuàng)造整潔的辦公環(huán)境可以將事情按輕重緩急排序提高工作效率7、養(yǎng)成整潔有序的習(xí)慣整理你的辦公桌縮短找東西的時間8、會議管理1、不開不必要的會議2、站著開會3、輪流發(fā)言4、會議是否需要你必須參加5、事先了解會議議程，提前準(zhǔn)備6、說明開會目的7、避免跑題，說話假大空8、為會議設(shè)置時限。8、會議管理1、不開不必要的會議9、利用瑣碎時間的建議交通：車上看書車上思考車上休息路上運動避開高峰休息：廁所發(fā)短信手機(jī)看新聞睡前做規(guī)劃候車打電話9、利用瑣碎時間的建議交通：休息：

第二部分工作計劃與目標(biāo)管理第二部分工作計劃與目標(biāo)管理一、工作的兩種形式1、消極式工作——消防式救火管理典型特點：救火工作或忙或閑經(jīng)常處于兩個極端。工作重復(fù)性強，繼承性差。人員固定性差，整體調(diào)控性差。項目成功率低，整體士氣低。項目越大，涉及的人員越多，成本越大，風(fēng)險越高。一、工作的兩種形式1、消極式工作——消防式救火管理2、積極式工作——計劃式主動管理典型特點：主動出擊工作被預(yù)計，強度可控并處于平穩(wěn)狀態(tài)。通過對計劃執(zhí)行的分析和強調(diào)，綜合效率不斷提高，整體調(diào)控性不斷增強。人員穩(wěn)定性強，工作繼承性強。相關(guān)資源的保證性強，項目成功率高，士氣高。項目大，涉及的人員多，同樣可以控制成本和風(fēng)險。2、積極式工作——計劃式主動管理二、工作目標(biāo)什么是工作目標(biāo)？工作目標(biāo)是一定階段的工作要達(dá)到的程度和標(biāo)準(zhǔn)。目標(biāo)是工作計劃的基礎(chǔ)和前提。工作計劃圍繞目標(biāo)展開，為目標(biāo)服務(wù)。二、工作目標(biāo)什么是工作目標(biāo)？三、制定目標(biāo)的原則Smart原則：S—Specific明確的M—Measured可衡量的A—Achievable可達(dá)成R—Realistic現(xiàn)實可行的T—Timed時間限制的三、制定目標(biāo)的原則Smart原則：四、設(shè)定目標(biāo)七步驟1、正確理解公司的整體目標(biāo)，并向下傳達(dá)2、制定符合SMART原則的目標(biāo)3、檢驗?zāi)繕?biāo)是否與上司的目標(biāo)一致4、列出可能存在的問題和阻礙，找出解決的方法。5、列出實現(xiàn)目標(biāo)所需要的技能和授權(quán)。6、列出為達(dá)到目標(biāo)所必須的合作對象和外部資源。7、確定完成目標(biāo)日期，并把目標(biāo)書面化。四、設(shè)定目標(biāo)七步驟1、正確理解公司的整體目標(biāo)，并向下傳達(dá)

第三部分如何制定工作計劃第三部分如何制定工作計劃一、什么是工作計劃所謂工作計劃，是對一定時期內(nèi)的工作預(yù)先做出的計劃和安排。一、什么是工作計劃所謂工作計劃，是對一定時期二、工作計劃的分類按時間劃分：長期工作計劃、中期工作計劃、短期工作計劃。年度工作計劃、季度工作計劃、月度工作計劃、周工作計劃。按性質(zhì)劃分：工作計劃、生產(chǎn)計劃、行為計劃等。按緊急程度劃分：正常的、緊急的、非常緊急。按制定計劃主體劃分：自己制定的工作計劃、上司下達(dá)的工作計劃、同等職位請求協(xié)助完成的工作計劃。按任務(wù)類型劃分：日常的、計劃的和臨時的工作計劃。二、工作計劃的分類按時間劃分：長期工作計劃、中期工作計劃三、為什么要做工作計劃工作計劃是提高工作效率的有效手段。計劃能力是管理人員管理水平的體現(xiàn)。通過工作計劃可以變被動等事做為主動找事做。三、為什么要做工作計劃工作計劃是提高工作效率的有效手段。四、如何使工作計劃更具可行性首先要了解公司目標(biāo)及部門目標(biāo)。計劃要合理，但要具有一定的挑戰(zhàn)性。目標(biāo)數(shù)字化，行動具體化。結(jié)合企業(yè)和本部門的實際情況制定計劃。工作計劃應(yīng)上下級之間協(xié)同制定。部門工作計劃應(yīng)提交部門會議全員討論。工作計劃應(yīng)該是可調(diào)整的。修訂后的工作計劃應(yīng)取得上級認(rèn)可。四、如何使工作計劃更具可行性首先要了解公司目標(biāo)及部門目標(biāo)五、工作計劃的要素清晰的目標(biāo)明確的步驟可用的資源五、工作計劃的要素清晰的目標(biāo)六、制定工作計劃八步驟1、WHY-為什么要做，即工作的目的和意義。2、WHAT-做什么，即工作內(nèi)容。3、WHO-誰來做，即實施主體。4、WHEN-何時完成，時間節(jié)點。5、WHERE-在哪里做，即工作范圍。6、HOW-怎么做，即工作方法。7、HOWMUCH-做到什么程度8、HOWMANY-做的量，費用預(yù)算。六、制定工作計劃八步驟1、WHY-為什么要做，即工作的目七、制定工作計劃的技巧具體明確讓部屬共同參與從執(zhí)行者的角度思考確定工作程序按實行時間列出時間表七、制定工作計劃的技巧具體明確

第四部分如何追蹤工作計劃第四部分如何追蹤工作計劃一、工作追蹤三步驟1、收集信息2、評估