環(huán)保文件與資料記錄管制作業(yè)程序

深圳XX廠編號XX-GP-01-2006版本/版次A/0文件類別程序文件頁碼1/6頁文件名稱環(huán)保文件與資料記錄管制作業(yè)程序生效日期2006/12/301.目的為確保環(huán)境品質(zhì)管理體系運行的所有場所使用的文件是有效的版本，必須對環(huán)境質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制。2.范圍適用于與環(huán)境品質(zhì)管理體系有關(guān)的文件和資料的控制。責(zé)品管部負(fù)責(zé)編制文件目錄及環(huán)境品質(zhì)管理體系文件包括外來文件的歸口管理。品管部負(fù)責(zé)組織本部門文件的編寫、審核、管理工作等?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)環(huán)境管理物質(zhì)管理手冊的批準(zhǔn)和發(fā)布作程序文件的編寫和審批環(huán)境管理物質(zhì)管理手冊由文件編寫小組編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。程序文件由品管部人員編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。工作文件、專業(yè)技術(shù)文件由各主管部門或各業(yè)務(wù)技術(shù)人員編寫，各相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)。文件的狀態(tài)本公司環(huán)境品質(zhì)管理體系文件分“受控”和“非受控”版本。受控文件必須始終保持為有效版本，并加蓋紅色受控印章，非受控文件本公司不負(fù)責(zé)更新或換版僅供外界人員使用。文件的分類公司文件分為三類4.3.1環(huán)境手冊4.3.2程序文件4.3.3環(huán)保記錄A.作為各部門運行環(huán)境品質(zhì)管理體系的常用實施細(xì)則：包括管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)（職務(wù)說明書等）；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)范等）。深圳XX廠編號XX-GP-01-2006版本/版次A/0文件類別程序文件頁碼2/6頁文件名稱環(huán)保文件與資料記錄管制作業(yè)程序生效日期2006/12/30B其他環(huán)保文件：可以針對產(chǎn)品、項目的計劃或其它標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。文件的編號方法環(huán)境管理物質(zhì)管理手冊編號方法：XX-EM XX XXXX?一編訂年份? 版本號A，B, 文件類別代號：EM-環(huán)境手冊； 企業(yè)代號：環(huán)境管理程序文件編號方法：XX-GP XX XXXX' 編訂年份? 編訂序號，01,02,… 文件類別代號：GP-程序文件； 企業(yè)代號：環(huán)境記錄編號方法如下：XX-正——XX---M' 記錄表單序號，001,002 類別號（部門自定，可參照標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號） 部門編號 本公司代號4.4.4公司及各部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼品管部QM采購部CG生產(chǎn)部SC工程部GC人事部ZW業(yè)務(wù)部YW文件格式原則上采用以下要領(lǐng)：1）名稱欄記入編制文件的名稱、標(biāo)題。2）文件編號、版次、頁碼、擬稿、審核、批準(zhǔn)、實施、發(fā)布日。深圳XX廠編號XX-GP-01-2006版本/版次A/0文件類別程序文件頁碼3/6頁文件名稱環(huán)保文件與資料記錄管制作業(yè)程序生效日期2006/12/303）程序文件編寫內(nèi)容如下：人.目的， B.范圍， C.職責(zé)，D.工作程序，E.術(shù)語解釋（可選）F支持性文件（可選）， G.相關(guān)記錄（可選）， H流程圖文件和資料的管理文件發(fā)放由環(huán)境管理者代表根據(jù)責(zé)任與崗位需要確定文件發(fā)放范圍，經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后由品管部工作人員負(fù)責(zé)發(fā)放到有關(guān)部門，并在《文件發(fā)放與回收表》中記錄。環(huán)境品質(zhì)管理文件發(fā)放前蓋上“受控”章，確定發(fā)放代號，作為有效受控版的標(biāo)識。各部門的分發(fā)號表示如下：總經(jīng)理一01管理者代表—02品管部—03采購部—04業(yè)務(wù)部—05生產(chǎn)部一06技術(shù)部—07總務(wù)部—08環(huán)境品質(zhì)管理手冊、程序文件原件由品管部保存，各部門保存其有效版本的復(fù)印件，各部門作業(yè)指導(dǎo)書由各部門自己保管；如有特殊需要保存舊文件時，應(yīng)在舊文件上，每頁加蓋紅色作廢印章，舊文件保存期為三個月。作廢文件由品管部統(tǒng)一收回，登記入冊，定期銷毀。各部門需要作為資料保存的作廢文件，由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由品管部加蓋“作廢、保留”章并統(tǒng)一保存。若要借閱文件，由品管部專人負(fù)責(zé)，做好記錄后方可借閱。文件由品管部統(tǒng)一歸檔，并填入《文件總清單》，列出受控文件清單，并分別裝訂成冊。文件在使用過程中，如被污損、丟失，持有者應(yīng)及時報告，申請補(bǔ)（換）發(fā)。文件的更改品管部組織部分內(nèi)審人員，在每次內(nèi)審前，至少對質(zhì)量管理手冊和程序文件進(jìn)行一次評審，對文件中與實際情況不適宜的地方加以修改，修改前應(yīng)填寫《文件更改單》經(jīng)管理者代表審核后發(fā)放《文件更改單》，總經(jīng)理批準(zhǔn)進(jìn)行更改。除定期修改外，文件和資料需要更改時，文件更改應(yīng)由發(fā)現(xiàn)人向品管部反映，品管部將有關(guān)信息傳達(dá)到文件原編寫審批部門按4.1條款執(zhí)行，并記錄到《文件更改單》中。多次更改或特殊要求時，由文件歸口部門提出換版申請，按4.4.1條款發(fā)放，同時收回舊版本，并在《文件發(fā)放與回收表》上登記。深圳XX廠編號XX-GP-01-2006版本/版次A/0文件類別程序文件頁碼4/6頁文件名稱環(huán)保文件與資料記錄管制作業(yè)程序生效日期2006/12/301）文件修改，按以下方式進(jìn)行記錄2）全文修改與單頁修改的界定屬于以下情況時，要做全文修改，除此以外，只作單頁修改。X因大幅度變更原文時；X變更內(nèi)容，修改內(nèi)容納不下時；派在改版后，一頁之中，修改五次以上時。3）全文修改的方法X版號變更時，在前次版號上再加上1（如在前版后加1）4）單頁修改的方法X修改時，將不適宜的內(nèi)容刪去，填修改后的內(nèi)容；X在修改批準(zhǔn)欄，依順序填寫修改日期、加蓋批準(zhǔn)者紅色印章。外來文件的控制外來文件包括國際、國家、行業(yè)、地方的環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境法規(guī)和客戶提供的黃鯨管理物質(zhì)相關(guān)文件等；在公司內(nèi)使用的外來文件由品管部歸口管理；當(dāng)接到外來文件時，品管部將其登錄于《外來文件登記表》中，并交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核確定其對本公司是否適用；審批后的外來文件，作為本公司的受控文件，加蓋“受控”章，并在《外來文件登記表》中注明；顧客圖紙圖樣、環(huán)保合同標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)保規(guī)范要求等作為一種特殊的外來文件，應(yīng)視為顧客財產(chǎn)進(jìn)行控制，由業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)至品管部，再由品管部統(tǒng)一編號，并作好標(biāo)識，控制其分發(fā)；當(dāng)在使用中發(fā)現(xiàn)其圖紙或標(biāo)準(zhǔn)不清時，應(yīng)及時和顧客聯(lián)系，并作好記錄；對顧客文件要進(jìn)行保密，未經(jīng)顧客同意不得私自向外借閱或復(fù)印。每半年對外來文件的有效版本進(jìn)行評審追蹤，當(dāng)文件版本發(fā)生變化時，將追蹤結(jié)果記入《外來文件登記表》中，確保使用有效版本的適用的外來文件；更新后的外來文件須重新審批。所有環(huán)境品質(zhì)體系文件與記錄（包括外來文件/供應(yīng)商提供的環(huán)保資料）由各部門自行保管，保管期限為4年以上.見《環(huán)境文件記錄保存一覽表》文件的更改、修訂，由品管部注明文件更改修訂狀態(tài)。

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