《現(xiàn)代辦公自動化案例教程》第五章PowerPoint

第五章中文PPT操作與應用本章重點啟動PowerPoint2010PowerPoint的界面創(chuàng)建演示文稿設計幻燈片的動畫效果幻燈片放映打印演示文稿教學目標通過本章案例的學習，使學生了解PowerPoint2010的基本概念和功能，學會PowerPoint2010的一般操作。學會用母版來創(chuàng)建模板，用自己設計的模板來制作精美的設計幻燈片，并設置幻燈片的動畫效果。案例：“太原電力高等?？茖W校招生宣傳片”的設計，如圖所示。宣傳片的界面第五章中文PPT操作與應用5.1基本操作Powerpoint是微軟公司推出的MicrosoftOffice辦公套件中的一個組件，專門用于制作演示文稿（俗稱幻燈片）。廣泛運用于各種會議、產(chǎn)品演示、學校教學。無論是教師授課還是企事業(yè)單位培訓員工，都要事先做一個PowerPoint演示文稿，把闡述的過程變得簡明而清晰，吸引學生和員工的注意力，從而更有效的與學生和員工進行溝通。5.1.1建立PowerPoint2010新文檔1)單擊【開始】|【所有程序】|【MicrosoftOffice】|【MicrosoftPowerPoint2010】命令，打開PowerPoint2010窗口。2)單擊【文件】|【新建】|【空白文檔】|【創(chuàng)建】命令，出現(xiàn)如圖所示的界面。PowerPoint

2010窗口界面包括：快速訪問工具欄、功能選項卡、功能區(qū)、組、標題欄、幻燈片編輯窗口、大綱和幻燈片的方式切換、狀態(tài)欄和顯示比例滑桿等組成。PowerPoint2010界面組成第五章中文PPT操作與應用5.1基本操作5.1.2PowerPoint2010文檔的保存和關閉文檔建好后，都要對文檔進行保存，常用的保存方法如下。1.文檔的保存快速訪問工具欄文件選項卡2.文檔的關閉常用的關閉方法如下。文件選項卡：當文檔進行過保存后，就可以關閉目前的文檔。單擊【文件】|【關閉】命令，關閉文檔。關閉按鈕：單擊標題欄中，右側的關閉按鈕【

】，關閉文檔。5.1.3打開文檔創(chuàng)建的文檔保存后，為了做進一步的修改與編輯，可以打開保存過的文件。單擊【文件】|【最近所用的文件】命令，在右側找到需要的文件并單擊。第五章中文PPT操作與應用5.1基本操作5.1.4知識拓展1.“保存“和”另存為“的區(qū)別在“文件”選項卡中，有“保存”和“另存為”兩個命令，區(qū)別在于：新建的文檔保存時，“保存”和“另存為”是一樣的。當保存過的文件打開經(jīng)過修改，再單擊【保存】命令時，不會出現(xiàn)“另存為”對話框，它會按照原來的保存位置、文件名稱和保存類型區(qū)保存文檔。而如果文檔要保存到另外的位置、改變文件的名稱或改變文件的類型，就要單擊【另存為】命令。2.關閉和退出的區(qū)別在“文件”選項卡中，有“關閉”和“退出”兩個命令，區(qū)別在于：關閉是指關閉目前正打開的文檔，PowerPoint程序還存在。退出是指即關閉打開的文件，同時退出PowerPoint程序，回到桌面。3.用模板創(chuàng)建文檔如果沒有特殊要求，可以使用PowerPoint自帶的豐富多彩模板去創(chuàng)建文檔。單擊【文件】|【新建】命令，在“主頁”中，選擇“樣本模板”。或者在“O模板”區(qū)，選擇一種模板，如：“演示文稿”，從網(wǎng)站在線下載，下載完成，單擊【創(chuàng)建】按鈕即可。第五章中文PPT操作與應用5.2模版的設計在PowerPoint2010的幻燈片設計中，有很多模板供我們使用，而且使用簡單易行，只需用鼠標輕輕一點即可，當為某一項宣傳選擇了一個稱心如意的模板時，可為文檔增色不少。盡管PowerPoint2010中已經(jīng)有許多豐富多彩、功能齊全的模板供我們使用，但還是有一些不盡人意的地方。當微軟提供的模板不能滿足我們的要求時，我們必須親自來設計自己模板，如案例廣告宣傳片。5.2.1母版的設計在PowerPoint2010演示文稿設計中，除了每張幻燈片的制作外，最核心、最重要的就是母版的設計，因為它決定了演示文稿的一致風格和統(tǒng)一內(nèi)容，甚至還是創(chuàng)建演示文稿模板和自定義主題的前提。針對案例的特殊要求，要對母版進行設計。正文模板圖片在“幻燈片母版“中插入圖片第五章中文PPT操作與應用5.2模版的設計5.2.2知識拓展1.母版的種類和作用在PowerPoint中有3種母版：幻燈片母版、講義母版、備注母版?；脽羝赴妫喊瑯祟}樣式和文本樣式，有統(tǒng)一的背景顏色或圖案?；脽羝赴鏋槌皹祟}幻燈片”以外的一組中或全部幻燈片提供下列樣式：“自動版式標題”的默認樣式；“自動版式文本對象”的默認樣式；“頁腳”的默認樣式，包括：“日期時間區(qū)”、“頁腳文字區(qū)”和“頁碼數(shù)字區(qū)”等。講義母版：格式化講義，可以向講義母版中添加圖形和文字，可以將幻燈片的內(nèi)容提供在一張打印紙上，同時以1、2、3、4、6、9張幻燈片的方式打印成聽眾的講義，而不需要自行將幻燈片縮小再合起來打印。備注母版：用于格式化演講者的備注頁面的演示文稿，可以向備注母版中添加圖形和文字，還允許重新調整幻燈片區(qū)域的大小。第五章中文PPT操作與應用5.2模版的設計5.2.2知識拓展2.母版和模板的區(qū)別母版是一類特殊幻燈片，它能控制基于它的所有幻燈片，對母版的任何修改會體現(xiàn)在很多幻燈片上，所以每張幻燈片的相同內(nèi)容我們往往用母版來做，提高效率。模版是演示文稿中的特殊一類，是由母版設計而成的，擴展名為.potx。模板用于提供樣式文稿的格式、配色方案、母版樣式及產(chǎn)生特效的字體樣式等，應用設計模板可快速生成風格統(tǒng)一的演示文稿。3.占位符在幻燈片中為一個虛框，虛框內(nèi)部往往有“單擊此處添加標題”之類的提示語，一旦鼠標點擊之后，提示語會自動消失。當我們要創(chuàng)建自己的模板時，占位符就顯得非常重要，它能起到規(guī)劃幻燈片結構的作用。4.主題一組中統(tǒng)一的設計元素，使用顏色、字體和圖形設置文檔的外觀。使用主題可以簡化專業(yè)設計師水準的演示文稿的創(chuàng)建過程。不僅可以在PowerPoint中使用主題顏色、字體和效果，而且還可以在Excel、Word和Outlook中使用它們，這樣您的演示文稿、文檔、工作表和電子郵件就可以具有統(tǒng)一的風格。在母版的設計中可以使用主題，可以美化修飾頁面。第五章中文PPT操作與應用5.2模版的設計5.2.2知識拓展5.主題和模版的區(qū)別PowerPoint2010創(chuàng)建的每個文檔都有一個主題在里面，即使是空白的新文檔也是如此。默認主題是Office主題，它具有白色背景，同時顯示各種細微差別的深色。在應用新主題時，Office主題將替換為新的外觀，更改主題會自動更改內(nèi)容的外觀。在使用主題元素創(chuàng)建母版和示例幻燈片時，更改演示文稿的主題不僅會改變幻燈片的背景顏色，同時還會改變演示文稿中關系圖、表格、圖表、形狀和文本的顏色、樣式及字體。主題放置在“主題”庫中，它的擴展名是“.thmx”，用PowerPoint2010創(chuàng)建的每一個演示文稿(.pptx)或模板(.potx)都應用了一個主題。主題不僅包含單張幻燈片中的文本或圖形，還包含主題顏色、字體、效果、背景、幻燈片母版和幻燈片版式。主題適用于演示文稿中的所有部件，包括文本和數(shù)據(jù)。6.改變現(xiàn)有模板的背景圖形如果對現(xiàn)有模板的背景不理想，可以進入到母版設計進行修改。第五章中文PPT操作與應用5.3“招生廣告”幻燈片的設計創(chuàng)建演示文稿有多種方法：利用“樣本模板”創(chuàng)建、“我的模板”創(chuàng)建、“根據(jù)現(xiàn)有內(nèi)容新建”創(chuàng)建、“O”網(wǎng)上下載模板創(chuàng)建?，F(xiàn)利用5.2節(jié)創(chuàng)建的模板介紹幻燈片的創(chuàng)建。5.3.1創(chuàng)建幻燈片1．創(chuàng)建首頁幻燈片2.創(chuàng)建“目錄”幻燈片3.創(chuàng)建“學校簡介”幻燈片4.創(chuàng)建“組中織結構”幻燈片5.創(chuàng)建“黨群組織結構”幻燈片新建演示文稿”對話框創(chuàng)建“目錄”幻燈片創(chuàng)建“學校簡介”幻燈片創(chuàng)建“組中織結構圖”幻燈片創(chuàng)建“黨群組中織結構”幻燈片第五章中文PPT操作與應用5.3“招生廣告”幻燈片的設計5.3.1創(chuàng)建幻燈片6.創(chuàng)建“行政組中織結構”幻燈片7.創(chuàng)建“教學科研機構”幻燈片8.創(chuàng)建“科技產(chǎn)業(yè)”幻燈片9.創(chuàng)建“專業(yè)設置”幻燈片10.創(chuàng)建“校園風景”幻燈片創(chuàng)建“行政結構”幻燈片創(chuàng)建“教學科研機構”幻燈片創(chuàng)建“科技產(chǎn)業(yè)”幻燈片創(chuàng)建“專業(yè)設置”幻燈片創(chuàng)建“校園風景”幻燈片第五章中文PPT操作與應用5.3“招生廣告”幻燈片的設計5.3.1創(chuàng)建幻燈片11.創(chuàng)建“就業(yè)情況”幻燈片12.創(chuàng)建“結束語”幻燈片5.3.2知識拓展1.修改現(xiàn)有的模板1)單擊【文件】|【新建】命令，在“模板”區(qū)選擇一種模板，單擊【創(chuàng)建】按鈕。2)單擊【視圖】選項卡，在“母版視圖”組中，單擊【幻燈片模板】，按鈕，對現(xiàn)有的模板進行修改設計。3)設計完畢，關閉母版，單擊【文件】|【另存為】命令，在“保存類型”中選擇“PowerPoint模版”即可。2.在PowerPoint中插入Word表格在PowerPoint中可以插入Excel表格，但也可以插入將Word表格插入到PowerPoint演示文稿中。單擊【插入】選項卡，在“文本”組中，單擊【對象】按鈕。在“插入”對象對話框中，選擇“由文件創(chuàng)建”單選鈕，單擊【瀏覽】按鈕，找到并選中包含表格的Word文檔，單擊【確定】|【確定】按鈕，此時Word表格被插入到當前演示文稿中。第五章中文PPT操作與應用5.3“招生廣告”幻燈片的設計5.3.2知識拓展3.隱藏的幻燈片在播放幻燈片時，有時根據(jù)需要，不將所有幻燈片播放出來，可將某幾張幻燈片隱藏起來，而不必將這些幻燈片刪除。被隱藏的幻燈片在放映時不播放，但在幻燈片的編號上加了“\”標記，如：

。隱藏幻燈片步驟如下。單擊【視圖】選項卡，在“演示文稿視圖”組中，單擊“普通視圖”按鈕，選擇要隱藏的幻燈片，單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中，單擊【隱藏幻燈片】命令。提示：也可以單擊【幻燈片放映】選項卡，在“設置”組中，單擊【隱藏幻燈片】按鈕。如果要取消隱藏，選擇被隱藏的幻燈片，單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中，再單擊【隱藏幻燈片】命令即可取消隱藏。第五章中文PPT操作與應用5.3“招生廣告”幻燈片的設計5.3.2知識拓展4.PowerPoint的視圖方式PowerPoint2010一共有六種視圖：普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、備注頁視圖、幻燈片放映視圖、閱讀視圖、母版視圖（幻燈片母版、講義母版和備注母版）。1）普通視圖普通視圖是主要的編輯視圖，可用于撰寫和設計演示文稿，如圖5-24所示。普通視圖有四個工作區(qū)域：大綱選項卡：在這里能移動幻燈片和文本?！按缶V”選項卡以大綱形式顯示幻燈片文本。

幻燈片選項卡：在編輯時以縮略圖大小的圖像在演示文稿中觀看幻燈片。使用縮略圖能方便地遍歷演示文稿，并觀看任何設計更改的效果。在這里還可以輕松地重新排列、添加或刪除幻燈片?；脽羝案瘢涸赑owerPoint窗口的右上方，“幻燈片”窗格顯示當前幻燈片的大視圖。在此視圖中顯示當前幻燈片時，可以添加文本，插入圖片、表格、SmartArt圖形、圖表、圖形對象、文本框、電影、聲音、超鏈接和動畫。備注窗格：在“幻燈片”窗格下的“備注”窗格中，可以鍵入要應用于當前幻燈片的備注。以后，可以將備注打印出來并在放映演示文稿時進行參考。還可以將打印好的備注分發(fā)給觀眾或發(fā)布在網(wǎng)頁上的演示文稿中。普通視圖第五章中文PPT操作與應用5.3“招生廣告”幻燈片的設計5.3.2知識拓展2、幻燈片瀏覽視圖幻燈片瀏覽視圖可查看縮略圖形式的幻燈片。通過此視圖，在創(chuàng)建演示文稿以及準備打印演示文稿時，可以輕松地對演示文稿的順序進行排列和組織，如圖所示。3、備注頁視圖“備注”窗格位于“幻燈片”窗格下，可以鍵入要應用于當前幻燈片的備注。以后，可以將備注打印出來并在放映演示文稿時進行參考。還可以將打印好的備注分發(fā)或者將備注發(fā)布在網(wǎng)頁上的演示文稿中。如果要以整頁格式查看和使用備注，請在“視圖”選項卡上的“演示文稿視圖”組中，單擊【備注頁】按鈕，如圖所示?；脽羝瑸g覽視圖備注頁視圖第五章中文PPT操作與應用5.3“招生廣告”幻燈片的設計5.3.2知識拓展4、母版視圖母版視圖包括幻燈片母版視圖、講義母版視圖和備注母版視圖。它們是存儲有關演示文稿的信息的主要幻燈片，其中包括背景、顏色、字體、效果、占位符大小和位置。使用母版視圖的一個主要優(yōu)點在于，在幻燈片母版、備注母版或講義母版上，可以對與演示文稿關聯(lián)的每個幻燈片、備注頁或講義的樣式進行全局更改。5、幻燈片放映視圖幻燈片放映視圖可用于向觀眾放映演示文稿?；脽羝庞骋晥D會占據(jù)整個計算機屏幕，這與觀眾觀看演示文稿時在大屏幕上顯示的演示文稿完全一樣。可以看到圖形、計時、電影、動畫效果和切換效果在實際演示中的具體效果。提示：若要退出幻燈片放映視圖，請按Esc。6、閱讀視圖閱讀視圖用于向用自己的計算機查看本人的演示文稿的人員（例如：通過大屏幕）放映演示文稿。如果希望在一個設有簡單控件以方便審閱的窗口中查看演示文稿，而不想使用全屏的幻燈片放映視圖，則也可以在自己的計算機上使用閱讀視圖。如果要更改演示文稿，可隨時從閱讀視圖切換至某個其他視圖。第五章中文PPT操作與應用5.3“招生廣告”幻燈片的設計5.3.2知識拓展5．幻燈片的復制如果希望創(chuàng)建兩個或多個內(nèi)容和布局都類似的幻燈片，可以用復制來實現(xiàn)。1)在普通視圖中，單擊【幻燈片】選項卡，右鍵單擊要復制的幻燈片，在快捷菜單中，單擊【復制】命令。2)在“幻燈片”選項卡上，右鍵單擊要添加幻燈片的新副本的位置，單擊【粘貼】命令。還可以使用復制和粘貼命令，將幻燈片副本從一個演示文稿插入另一個演示文稿中。6．幻燈片的移動在普通視圖中，單擊【幻燈片】選項卡，選定要移動的幻燈片，將其拖動到所需的位置。7.刪除幻燈片在普通視圖中，單擊【幻燈片】選項卡，右鍵單擊要刪除的幻燈片，然后單擊【刪除幻燈片】命令。3、備注頁視圖“備注”窗格位于“幻燈片”窗格下，可以鍵入要應用于當前幻燈片的備注。以后，可以將備注打印出來并在放映演示文稿時進行參考。還可以將打印好的備注分發(fā)或者將備注發(fā)布在網(wǎng)頁上的演示文稿中。第五章中文PPT操作與應用5.4幻燈片的超級鏈接超鏈接一般用于網(wǎng)頁制作，所謂的超鏈接是指從一個網(wǎng)頁指向一個目標的連接關系，這個目標可以是另一個網(wǎng)頁，也可以是相同網(wǎng)頁上的不同位置，還可以是一個圖片，一個電子郵件地址，一個文件，甚至是一個應用程序。在PowerPoint中，同樣可以使用超鏈接的方法，鏈接到某一個對象，這個對象可以是某一張幻燈片、某一個網(wǎng)站、某一張圖片或視頻文件等。5.4.1“目錄”的鏈接在播放第2張目錄幻燈片時，希望單擊某一個目錄而相應打開與此對應的幻燈片，這時就要采用超鏈接的方法。5.4.2按鈕的鏈接由于“目標”做了超鏈接，幻燈片播放完畢需要返回到“目錄”幻燈片，這時需要做一個按鈕完成此項工作。插入“上一張”動作按鈕第五章中文PPT操作與應用5.4幻燈片的超級鏈接5.4.3知識拓展1.超級鏈接的要點用戶在演示文稿中添加超級鏈接以便能跳轉到某個特定的地方，如跳轉到某張幻燈片、另一個演示文稿、或某個Internet地址。創(chuàng)建超級鏈接時，起點可以是任何對象，如文本、圖形等，如果圖形中有文本，可以為圖形和文本分別設置超級鏈接。激活超級鏈接的方式可以是單擊或鼠標移過，通常采用單擊的方式，鼠標移過的方式使用于提示。值得注意的是只有在演示文稿放映時，超級鏈接才能激活。2.編輯超級鏈接創(chuàng)建超級鏈接后，用戶可以根據(jù)需要隨時編輯或更改超級鏈接的目標。首先選中代表超級鏈接的文本或對象，單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中，單擊【編輯超級鏈接】命令，在“動作設置”對話框中，選擇所需選項。3.刪除超級鏈接如果需要刪除超級鏈接，可先選中代表超級鏈接的文本或對象，單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中，單擊【取消超級鏈接】命令。第五章中文PPT操作與應用5.5設置幻燈片的動畫效果在制作完幻燈片后，可以為幻燈片添加一些動畫效果，以使幻燈片在放映時更加生動。如果對動畫效果不滿意，還可以自己重新進行設置。

幻燈片的動畫效果包括各幻燈片之間的切換、動畫方案的設置以及給幻燈片中的每個對象設置動畫效果等。5.5.1“首頁”、“目錄”和“學校簡介”幻燈片的動畫幻燈片建好后，關鍵的任務是動畫效果?，F(xiàn)按照幻燈片的順序介紹動畫效果的設置。“首頁”的動畫“目錄”幻燈片的動畫“學校簡介”幻燈片的動畫5.5.2“組織機構”幻燈片的動畫在這個幻燈片文檔中，最難設計的就是組織機構幻燈片的設置。1.“組織機構”大圓的動畫2.“黨群組織機構”小圓的動畫3.“行政組織機構”小圓的動畫4.“教學科研機構”小圓的動畫55.“科技產(chǎn)業(yè)”小圓的動畫第五章中文PPT操作與應用5.5設置幻燈片的動畫效果5.5.3“黨群組織機構”幻燈片的動畫1.標題的動畫2.二個內(nèi)容框的動畫5.5.4“行政組織機構”幻燈片的動畫1.標題的動畫2.二個內(nèi)容框的動畫5.5.5“教學科研機構”幻燈片的動畫“教學科研機構”的動畫設置與“黨群組織機構”的動畫設置完全相同。5.5.6“科技產(chǎn)業(yè)”幻燈片的動畫“科技產(chǎn)業(yè)”的動畫設置與“行政組織機構”的動畫設置完全相同。5.5.7“專業(yè)設置”幻燈片的動畫1.標題的動畫2.十四個文本框的動畫第五章中文PPT操作與應用5.5設置幻燈片的動畫效果5.5.8“校園風景”幻燈片的動畫1.標題的動畫2.膠片圖的動畫3.風景圖片的動畫5.5.9“就業(yè)情況”幻燈片的動畫1.標題的動畫2.餅圖的動畫5.5.10“結束語”幻燈片的動畫風景幻燈片動畫軌跡“結束語”幻燈片第五章中文PPT操作與應用5.5設置幻燈片的動畫效果5.5.11知識拓展1.動畫刷在PowerPoint2003中，如果在某一頁面制做了動畫效果，那么，這個動畫效果是無法通過復制到其他頁面中去的，在PowerPoint2010中，新增了名為動畫刷的工具，該工具允許用戶把現(xiàn)成的動畫效果復制到其他PowerPoint頁面中，以節(jié)省制做PowerPoint的時間。在PowerPoint2010中，選擇一個帶有動畫效果的PowerPoint2010幻燈片元素，單擊【動畫】選項卡，在“高級動畫”組中，單擊【動畫刷】按鈕，或直接使用動畫刷的快捷鍵：Alt+Shift+C，這時，鼠標指針會變成帶有小刷子的樣式“

”，找到需要復制動畫效果的頁面，在其中的元素上單擊鼠標，則復制了動畫效果。在案例的“專業(yè)設置”動畫中，就可以使用動畫刷的功能。第五章中文PPT操作與應用5.5設置幻燈片的動畫效果5.5.11知識拓展2.視頻編輯在PowerPoint2010中，可以對插入PowerPoint中的視頻進行簡單的編輯，以實現(xiàn)以前版本PowerPoint中不能實現(xiàn)的功能。PowerPoint2010不單可以對視頻進行編輯，而且以往的PowerPoint插入的視頻只能在放映的時候才能看到效果，而在PowerPoint2010中，只要把鼠標停放在插入的視頻上，視頻下方就出現(xiàn)一個播放控制條，通過這個控制條就可以預覽視頻查看效果，這樣可以簡化PowerPoint的制作，節(jié)省制作PowerPoint的時間，如圖所示。插入視頻第五章中文PPT操作與應用5.5設置幻燈片的動畫效果5.5.11知識拓展3.插入Flash動畫在PowerPoint中，既可以插入電影格式的文件，也可以插入Flash文件。單擊【插入】選項卡，在“媒體”組中，單擊【視頻】|【文件中的視頻】命令，在“插入視頻文件”對話框中，找到Flash文件，單擊【插入】按鈕，如圖所示。調整Flash播放的窗口大小，單擊【視頻工具播放】選項卡，在“視頻選項組”中，在“開始”中選擇“自動”，選擇“編完返回開頭”復選框。插入Flash第五章中文PPT操作與應用5.6幻燈片放映幻燈片動畫設置完畢，就可以利用幻燈片的放映功能整體看看動畫效果。幻燈片放映包括：從頭開始、從當前幻燈片開始、廣播幻燈片和自定義幻燈片放映。5.6.1從頭開始1.播放2.發(fā)現(xiàn)問題3.修改問題修改超鏈接設計好的動作按鈕退出按鈕第五章中文PPT操作與應用5.6幻燈片放映5.6.2從當前幻燈片開始幻燈片的錯誤經(jīng)過修改后，可以重新放映演示修改后的結果，為了節(jié)約更多的時間，沒有必要從頭開始播放，直接從當前修改的幻燈片開始播放。5.6.3知識拓展1.廣播幻燈片對于制作的“招生廣告”幻燈片，計劃同步給多個人來放映，但可能其他人的計算機上沒有安裝PowerPoint2010軟件不能播放，無法看到演示效果。為了實現(xiàn)這種目的，可以使用PowerPoint2010的廣播幻燈片功能來實現(xiàn)。2.自定義放映通過在PowerPoint2010中創(chuàng)建自定義放映，可以使一個演示文稿適合不同觀眾的要求。使用自定義可以展示演示文稿中一組獨立幻燈片，或創(chuàng)建指向演示文稿中的一組幻燈片的超鏈接。如：老師在上課時，每次都要在課前從講義的幻燈片中