常用公文寫作要點(diǎn)

常用公文的寫作要點(diǎn)常用公文的寫作要點(diǎn)之范性公文的撰寫一、規(guī)范性公文的特點(diǎn)規(guī)范性公文是強(qiáng)制推行的用以規(guī)范各種行為的文件。與其他類型的公務(wù)文件相比，它們具有如下特征：（1）公文內(nèi)容是作者單方面意志的表示，其規(guī)范作用的成立與實(shí)現(xiàn)不以對方是否同意為前提條件，具有極強(qiáng)的強(qiáng)制約束力。（2）公文所針對的問題是反復(fù)多次適用的、涉及多數(shù)人的普遍性問題。（3）公文生效程序更為嚴(yán)格和規(guī)范，特別是在審批手續(xù)和正式公布程序方面非常嚴(yán)格。（4）在效用方面一般均實(shí)行〃不溯既往〃和〃后法推翻前法〃的原則，即公文效力所及只針對正式成文（生效）之后發(fā)生的有關(guān)事物；新公文形成之后，與其規(guī)定不一致的〃舊公文〃即行廢止，以新公文為準(zhǔn)。（5）語言運(yùn)用講究高度準(zhǔn)確、概括、簡明、通俗、規(guī)范。二、規(guī)范性公文的結(jié)構(gòu)及特點(diǎn)（一）總體結(jié)構(gòu)規(guī)范性公文一般均包括：文件標(biāo)題。一般由事由（問題）、文種兩部分組成。發(fā)布或通過批準(zhǔn)的日期。即公文經(jīng)權(quán)威性機(jī)構(gòu)或組織審議通過或批準(zhǔn)生效的時(shí)間，需將這一時(shí)間標(biāo)注在標(biāo)題之下并用圓括號括入。章題。即文件需劃分若干章表述時(shí)，每一章的標(biāo)題。章題只需確切概括反映章內(nèi)的內(nèi)容。正文。即文件的主體部分，規(guī)范的具體內(nèi)容均在此表達(dá)。（二）正文的結(jié)構(gòu)規(guī)范性公文的正文一般均有這樣幾部分內(nèi)容：制發(fā)目的。指制發(fā)文件者的動機(jī)及所要實(shí)現(xiàn)的結(jié)果。制發(fā)依據(jù)。指制發(fā)文件的前提條件與根據(jù)。適用范圍。對文件有效適用對象范圍的規(guī)定，可表明文件對何種人及事具備有效的約束力。有關(guān)定義。即指對文件中根據(jù)實(shí)際需要而創(chuàng)設(shè)或使用的有關(guān)名詞術(shù)語含義的規(guī)定。主管部門。即對文件的執(zhí)行或監(jiān)督執(zhí)行負(fù)有直接和主要責(zé)任的機(jī)構(gòu)或組織。具體規(guī)范。即文件的主體內(nèi)容"明確規(guī)定支持、保護(hù)、發(fā)展什么，限制、禁止和取締什么，規(guī)定機(jī)關(guān)團(tuán)體和其他社會組織與有關(guān)人員的作為和不作為。獎懲辦法。即有關(guān)獎勵與懲罰的具體方式、程序、措施的規(guī)定，必要時(shí)還包括對申訴（有處罰即難免有糾紛）程序和機(jī)構(gòu)作出的規(guī)定。施行日期。即對文件正式實(shí)施時(shí)間的規(guī)定。規(guī)范性公文大都不在發(fā)文機(jī)關(guān)履行批準(zhǔn)手續(xù)后即生效執(zhí)行，以保證人們有了解規(guī)范的內(nèi)容，做好認(rèn)真執(zhí)行的各種準(zhǔn)備的時(shí)間與條件，為此，需在文中專門規(guī)定施行日期。這方面的規(guī)定大致有如下幾種：（1）自文件公布之日起施行。（2）另行規(guī)定其他時(shí)間（如在公布之日之后）施行。（3）規(guī)定以另一種規(guī)范性公文的施行時(shí)間為施行日期。（4）規(guī)定本文施行日期另由其他規(guī)范性公文確定。施行程序與方式即對施行（公布）過程、施行（公布）責(zé)任歸屬，制定具體實(shí)施辦法（細(xì)則）的權(quán)利責(zé)任歸屬、根據(jù)與原則、步驟方法的規(guī)定，以及實(shí)施中能對文件內(nèi)容作出權(quán)威性解釋的解釋權(quán)專屬者的規(guī)定等。有關(guān)說明。主要指對該文件與其他文件的關(guān)系的規(guī)定，對附件效用、數(shù)量的規(guī)定，以及不同文字文本效用（包括產(chǎn)生爭議時(shí)以何種文本為準(zhǔn)）的規(guī)定等。在寫作實(shí)踐中，上述內(nèi)容多以條文形式表達(dá)，每條還可下分為款、項(xiàng)、目等層次。三、規(guī)范性公文的撰寫要求維護(hù)文件的高度一致性。維護(hù)文件的高度嚴(yán)密性。維護(hù)文件的條理性。維護(hù)文件的簡明性。維護(hù)文件的穩(wěn)定性。維護(hù)文件的連續(xù)性。尊重不同文種的特殊撰寫要求。常用公文的寫作要點(diǎn)之二一決定、決議、通知、通報(bào)、批復(fù)、通告的撰寫一、決定（一）決定的特點(diǎn)具有規(guī)定性。用于規(guī)范人們的行為，具有法定的強(qiáng)制力，受文機(jī)關(guān)與人員必須遵守，認(rèn)真執(zhí)行。具有指導(dǎo)性。決定記載與傳達(dá)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)或重大行動的決策，具有較強(qiáng)的理論性、政策性，是指導(dǎo)工作的準(zhǔn)則。具有穩(wěn)定性。決定用于對重要事項(xiàng)作出決策，它所規(guī)定的原則、措施及有關(guān)事項(xiàng)，要在相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)發(fā)揮效用。（二）決定的結(jié)構(gòu)標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由與文種。如《中共中央、國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)職工教育工作的決定》。正文。一般由制發(fā)文件的依據(jù)、決定事項(xiàng)與執(zhí)行要求三大部分組成。在文件的結(jié)尾要提出要求，發(fā)出號召或說明有關(guān)事項(xiàng)。發(fā)文機(jī)關(guān)與成文日期。（三）決定的撰寫要求緣由要清楚明白。決定的事項(xiàng)要準(zhǔn)確具體。二決議（一）決議的特點(diǎn)決議在性質(zhì)上、功用上同決定沒有大的差別，其特點(diǎn)主要是在生成程序方面要求必須經(jīng)過會議討論通過或批準(zhǔn)，以體現(xiàn)與會者在形成決策過程中的集體意志和權(quán)威性。（二）決議的結(jié)構(gòu)標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由與文種。題注。加括號寫明通過或批準(zhǔn)決議的日期和會議名稱。正文。多種多樣的具體用途使決議正文的構(gòu)成形式也具有多樣性，其中比較常見的有：批準(zhǔn)式、批準(zhǔn)說明式、議論式、說明式。三、通知（一）通知的特點(diǎn)應(yīng)用廣泛，使用頻率高。2.對行文方向的限制不嚴(yán)格，基本上是下行文，但也允許主送平級和不相隸屬的機(jī)關(guān)。3.內(nèi)容單純，一文一事，行文簡便。（二）通知的結(jié)構(gòu)標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由與文種。用于發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件的通知則要求寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、動詞（頒發(fā)、印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)等）、被發(fā)布和轉(zhuǎn)發(fā)批轉(zhuǎn)文件的標(biāo)題、文種。主送機(jī)關(guān)。正文。發(fā)文機(jī)關(guān)與成文日期。（三）通知的撰寫要求要求是：主題集中；重點(diǎn)突出；措施具體；講求時(shí)效。四、通報(bào)（一）通報(bào)的特點(diǎn)通報(bào)屬普發(fā)性下行文。通報(bào)的主要特點(diǎn)：（1）具有教育性。通報(bào)需要運(yùn)用具有代表性、傾向性的事實(shí)（事例、新穎的典型經(jīng)驗(yàn)以及重大情況）教育干部和群眾，通過表揚(yáng)、批評、倡導(dǎo)或強(qiáng)調(diào)，喚起人們的警覺與注意，闡明自己的觀點(diǎn)和意圖，指導(dǎo)和推動工作。（2）具有較強(qiáng)的時(shí)效性。通報(bào)主要用于反映新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)、新的苗頭與趨向，因此，強(qiáng)調(diào)及時(shí)快捷。（二）通報(bào)的結(jié)構(gòu)標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、表彰或批評的對象與事實(shí)性質(zhì)（情況）以及文種（通報(bào)）。如《國務(wù)院關(guān)于x省x縣紅星玻璃廠擅自制作和出售國徽的通報(bào)》。主送機(jī)關(guān)（不言自明的情況下也可略去）。正文。發(fā)文機(jī)關(guān)與成文日期。（三）通報(bào)的撰寫要求通報(bào)的內(nèi)容必須具有典型性，即應(yīng)選新穎的具有代表性的典型事例，選擇與推動當(dāng)前中心工作密切相關(guān)的重要事項(xiàng)或重大情況，使廣大干部從中受到教育與啟示或引起廣泛的重視，進(jìn)而對工作起到引導(dǎo)與促進(jìn)的作用。通報(bào)的材料必須經(jīng)過深入細(xì)致的調(diào)查和反復(fù)認(rèn)真的核實(shí)，不得有半點(diǎn)虛假和錯漏。撰寫通報(bào)，應(yīng)使用說明與敘述的表達(dá)方式，通過平實(shí)而具體的敘事與入情入理的分析，使讀者心悅誠服，從而使通報(bào)達(dá)到倡導(dǎo)和鑒戒的作用。五、批復(fù)（一）批復(fù)的特點(diǎn)批復(fù)是用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的下行文。其主要特點(diǎn)是：（1）具有法定的權(quán)威性與執(zhí)行性，批復(fù)意見就是指示，下級機(jī)關(guān)務(wù)必遵守執(zhí)行。（2）具有被動性，批復(fù)是針對下級機(jī)關(guān)報(bào)送的請示事項(xiàng)予以明確答復(fù)，不涉及其他問題。（二）批復(fù)的結(jié)構(gòu)標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種，必要時(shí)也可在標(biāo)題中標(biāo)明〃同意〃〃批準(zhǔn)〃與否的態(tài)度，如《民政部關(guān)于同意福建省撤銷崇安縣設(shè)立武夷市的批復(fù)》。主送機(jī)關(guān)。一般只為報(bào)送請示的機(jī)關(guān)。正文。發(fā)文機(jī)關(guān)與成文日期。（三）批復(fù)的撰寫要求在批復(fù)前必須進(jìn)行充分的調(diào)查研究工作。批復(fù)的意見應(yīng)明確、具體、可行。態(tài)度必須明朗，應(yīng)有問必答，對所有要求答復(fù)的問題都有所交代，文字表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡要，語氣肯定，不能回避某些問題、不予作答或含糊其辭，就是對目前暫時(shí)無法回答具體意見的問題也應(yīng)說明有關(guān)情況，否則將可能形成沒有必要的新的一輪往復(fù)行文。六、通告（一）通告的特點(diǎn)通告用于在一定范圍內(nèi)公布需要各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位與廣大人民群眾遵守或周知的事項(xiàng)。主要特點(diǎn)為：具有知照性與約束力。通告具有知照性，用于公布需要人們周知的事項(xiàng)，同時(shí)具有約束力，通告的內(nèi)容所及的機(jī)關(guān)、個人都須遵守，具有強(qiáng)制執(zhí)行的效用。2.具有專業(yè)性，一般由專業(yè)主管部門在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)公布。（二）通告的結(jié)構(gòu)標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種。有時(shí)可以省略事由或只標(biāo)文種。正文。由通告的依據(jù)、目的、通告事項(xiàng)與結(jié)尾組成。結(jié)語用來說明執(zhí)行的要求和有關(guān)事項(xiàng)，也可用〃特此通知〃結(jié)束全文。發(fā)文機(jī)關(guān)及成文日期。（三）通告的撰寫要求通告的內(nèi)容應(yīng)明確具體。即將通告的目的、依據(jù)與需要遵守知曉的事項(xiàng)原原本本具體地交代清楚，使讀者一目了然，不生歧義。一般用分條列項(xiàng)的形式表達(dá)，用語要求簡明易懂，有些專業(yè)性通告雖可使用一定的專業(yè)術(shù)語，但也應(yīng)盡量做到方便閱讀與理解。通告屬正式公文，應(yīng)注意維護(hù)其嚴(yán)肅性，有些可用〃啟事〃等應(yīng)用文公布周知的事項(xiàng)，如遷移、掛失、招生、更改電話號碼等，應(yīng)避免使用通告。常用公文的寫作要點(diǎn)之三一一示、報(bào)告的撰寫一、請示（一）請示的特點(diǎn)請示用于下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)。其主要特點(diǎn)是：（1）使用范圍廣泛，各機(jī)關(guān)對自己無權(quán)或無法決定與處理的問題，均應(yīng)制發(fā)請示公文，向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)。（2）請示具有強(qiáng)制回復(fù)的性質(zhì)，接受請示的機(jī)關(guān)務(wù)必針對請示事項(xiàng)表明態(tài)度或予以明確的指示。（二）請示的結(jié)構(gòu)標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由與文種。主送機(jī)關(guān)。正文。請示的正文一般由這樣幾部分組成：行文的依據(jù)、原因；待解決的問題及初步方案，并提出傾向性意見及其理由；行文要求，即請上級復(fù)文的要求，常用〃當(dāng)否，請批示〃〃當(dāng)否，請批復(fù)〃〃請審核批復(fù)〃〃妥否，請鑒核批示〃等慣用的結(jié)尾詞語表達(dá)。發(fā)文機(jī)關(guān)與成文日期。（三）撰寫要求請示必須是向上級有所呈請，請其給予答復(fù)時(shí)才能使用，而且必須滿足一定條件才能行文。要嚴(yán)格遵行一文一事、只主送一個機(jī)關(guān)、一般不越級行文的原則。提出的請求應(yīng)清楚明白，有幾問，要對方批準(zhǔn)或指示什么都必須明明白白，以便于對方有問必答。未獲上級批復(fù)前，不能將公文抄送給自己的下級。陳述理由時(shí)要客觀充分，但不要講空泛的大道理，更不能用教訓(xùn)人、強(qiáng)加于人的語氣來陳述。應(yīng)講究有關(guān)內(nèi)容的表達(dá)次序，以增強(qiáng)表達(dá)效果。如果在書寫請求上級批準(zhǔn)的請示時(shí)，作者提出的解決問題的方案很可能是兩個或多個，這時(shí)就應(yīng)將傾向性的意見放在最前邊。在所陳述的情況和理由比較復(fù)雜的情況下，可用各種附件作詳細(xì)說明，以簡化正文。二報(bào)告（一）報(bào)告的特點(diǎn)報(bào)告屬陳述性公文，用于向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反饋本機(jī)關(guān)的工作信息?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出意見與建議，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定決策和指導(dǎo)工作提供依據(jù)。報(bào)告的主要特點(diǎn)是：1.受報(bào)告制度的影響，為各機(jī)關(guān)普遍使用。2.一般可制發(fā)于事后，也可制發(fā)于事前或事中。3.不具備強(qiáng)制復(fù)文的性質(zhì)。（二）報(bào)告的結(jié)構(gòu)標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、針對時(shí)間或事由、文種。主送機(jī)關(guān)。正文。發(fā)文機(jī)關(guān)與成文日期。（三）工作報(bào)告工作報(bào)告用于日常工作中根據(jù)需要或要求，向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)詢問，提出建議。其正文主要包括：行文的根據(jù)或概要點(diǎn)明公文所要涉及的情況或問題；陳述具體情況和問題并對其性質(zhì)進(jìn)行概要分析；建議（要求誰，何時(shí)，做什么，怎樣做，方法，措施，期限，考核指標(biāo)等），如沒有建議則對有關(guān)工作或問題作概括總結(jié)，分析存在問題的原因，表明努力方向；結(jié)語有建議的報(bào)告提出轉(zhuǎn)發(fā)建議:〃以上意見，如無不當(dāng)，請批轉(zhuǎn)（單位）執(zhí)行；請上級指出問題的報(bào)告則為：〃如有不當(dāng)，請指正（示）?！逼渌麍?bào)告則以〃特此報(bào)告〃等結(jié)語強(qiáng)調(diào)行文目的。（四）總結(jié)報(bào)告總結(jié)報(bào)告用于在某些工作、某階段工作結(jié)束后按照報(bào)告制度的規(guī)定或上級要求匯報(bào)情況，對成績、缺點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及有關(guān)工作規(guī)律作檢討分析，匯報(bào)下一步工作計(jì)劃安排?？偨Y(jié)報(bào)告的正文主要包括：工作情況，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎樣，有哪些成績，存在哪些問題和不足；主要的經(jīng)驗(yàn)體會，即對取得成績的原因進(jìn)行分析，獲得對工作規(guī)律性的認(rèn)識；檢討失敗或失誤的教訓(xùn)，總結(jié)其原因和規(guī)律性，探索防止或減少失誤和失敗的途徑；下一步工作的初步規(guī)劃、設(shè)想。（五）調(diào)查報(bào)告調(diào)查報(bào)告是根據(jù)調(diào)查研究的成果寫成的用于揭示事物真相與規(guī)律的報(bào)告，是向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反饋信息，輔助決策，核查決策執(zhí)行情況的重要形式。調(diào)查報(bào)告的正文一般包括：導(dǎo)語，概述調(diào)查研究的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、對象范圍、調(diào)查方式、結(jié)果及本文主題；調(diào)查結(jié)果，分門別類地?cái)⑹鲇嘘P(guān)情況的問題；研究的結(jié)果，對情況和問題的分析，得出規(guī)律性認(rèn)識，進(jìn)而提出解決問題的建設(shè)性意見（對策、方法、措施、步驟等）；結(jié)語，對文件內(nèi)容概括總結(jié)，篇幅短的可略去此項(xiàng)內(nèi)容。上述二、三項(xiàng)內(nèi)容，可以一個個方面或一個個具體問題依次展開，也可以以一個方面的情況或一個問題為單元，每個單元依次先談情況，再分析，得出結(jié)論，提出建議。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，后一種方式在涉及復(fù)雜問題或綜合性的調(diào)查報(bào)告中有一定應(yīng)用價(jià)值。

常用公文的寫作要點(diǎn)；之函、會議紀(jì)要的撰寫一、函（一）函的特點(diǎn)行政系統(tǒng)的函用于平級和不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)；黨的機(jī)關(guān)使用的函用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。函的主要特點(diǎn)是：（1）靈活簡便，不受作者職權(quán)范圍與級別層次高低的制約，也不受內(nèi)容繁簡輕重差別的嚴(yán)格限制。常用公文的寫作要點(diǎn)；之函、會議紀(jì)要的撰寫（2）內(nèi)容較單純，一般為一函一事。（3）具有公文的法定效用，可鄭重表示法定作者的意志與權(quán)威，對受文者的行為有強(qiáng)制性影響。（二）函的結(jié)構(gòu)標(biāo)題。要求寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由與文種（函或復(fù)函），有時(shí)也可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)。正文。發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。（三）正文結(jié)構(gòu)依格式正規(guī)、鄭重的程度，函有公函、便函之分；依行文主動與否，函又有發(fā)函、復(fù)函之別。發(fā)函正文主要包括：行文的目的和原因，即為什么要提出協(xié)商討論有關(guān)問題或提出請求批準(zhǔn)的事項(xiàng)；需要詢問、商議或批準(zhǔn)的具體問題和事項(xiàng)，向?qū)Ψ浇榻B自己、介紹自己的意愿和方案，陳述有關(guān)理由、依據(jù)和背景的材料；提出希望或要求，如〃請復(fù)文”、“請予批準(zhǔn)”、〃望予合作〃等。有時(shí)以〃此致”、“特此函告〃等結(jié)語作結(jié)。復(fù)函的正文主要包括：指明所針對的來函（標(biāo)題、文號、時(shí)間等）答復(fù)詢問，表明態(tài)度、立場和解決問題的辦法，提出疑問，陳述有關(guān)理由、情況；提出希望、要求或致謝。有時(shí)以〃特此函復(fù)〃等結(jié)語作結(jié)。（四）函的撰寫要求行文鄭重，體現(xiàn)平等、坦誠精神，相互尊重，不強(qiáng)加于人，同時(shí)又不過于委婉。忌講空泛的大道理，忌寒暄客套。如受文者不是個人，一般毋用〃敬禮〃等詞。表達(dá)應(yīng)概括、簡約、明了。正確使用專用詞和慣用語。敬辭、感盼等詞語在函中的應(yīng)用頻率較高，如〃為盼”、“為感”、〃謹(jǐn)致謝忱”、“盼復(fù)”、〃候復(fù)”、“請示復(fù)〃等，使用時(shí)應(yīng)正確加以選擇，有分寸地正確而貼切地表達(dá)意圖。二、會議紀(jì)要（一）會議紀(jì)要的特點(diǎn)會議紀(jì)要是會議文件的一種。用于記載和傳達(dá)貫徹會議主要精神與議定事項(xiàng)。其主要特點(diǎn)是：（1）會議紀(jì)要是對會議情況與議定事項(xiàng)的完整而系統(tǒng)的記載，一般制成于會議后期或會議結(jié)束之后。（2）所記載與傳達(dá)的會議議定事項(xiàng)，反映了主持單位與與會單位（人員）的共同意志與決定的權(quán)威性。因此，對于有關(guān)的與會單位或下屬單位具有約束力，如認(rèn)為必要，有權(quán)要求有關(guān)的受文單位予以遵守或執(zhí)行。（3）具體每一份紀(jì)要的性質(zhì)取決于會議的內(nèi)容性質(zhì)與印發(fā)會議紀(jì)要的目的和要求。因此，會議紀(jì)要整體上一般兼具知照性、參考性、規(guī)范性、協(xié)議性、指導(dǎo)性、執(zhí)行性等多種性質(zhì)。（二）會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)標(biāo)題。需寫明會議名稱與文種（紀(jì)要），如《全國統(tǒng)戰(zhàn)工作會議紀(jì)要》。成文日期。一般用圓括號標(biāo)注在標(biāo)題正下方。正文。署名。必要時(shí)由與會各方或其代表簽署機(jī)關(guān)名稱、職務(wù)、姓名等。（三）正文結(jié)構(gòu)依