科技檔案管理辦法

科技檔案管理辦法科技檔案是科學技術(shù)儲備的一種形式，是國家的寶貴財富?？萍紮n案的完整、準確、系統(tǒng)既可作為對各類科技人員考核、評審、獎勵的重要依據(jù)，又是繼續(xù)進行科學研究的必要條件，同時也關(guān)系到科研管理工作的效率和質(zhì)量。為了建立、健全醫(yī)院的科技檔案工作，充分發(fā)揮科技檔案在各項科技工作中的作用，結(jié)合醫(yī)院的具體情況，特制定本管理辦法。一、科技檔案的歸檔范圍凡在科學技術(shù)研究活動全過程中形成的具有憑證作用和保存利用價值的科研文件材料，均屬于科研檔案，具體范圍如下：1.科研準備階段：科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議書、合同等文件。2.研究實驗階段：各種載體的重要原始記錄，實驗報告，計算材料，專利申請的有關(guān)文件材料，設(shè)計文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來往技術(shù)文件等。3.總結(jié)鑒定驗收階段：工作總結(jié)，科研報告、論文、專著，參加人員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況，決算材料等。4.成果和獎勵申報階段：成果和獎勵申報材料及審批材料，推廣應(yīng)用的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等。5.推廣應(yīng)用階段：推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴大生產(chǎn)的設(shè)計文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料，轉(zhuǎn)讓合同，用戶反饋意見等。二、科技檔案歸檔的要求1.實行由科研課題(項目)負責人主持立卷歸檔的責任制。每項科研項目(包括中斷或取得負結(jié)果的項目)完成或某部分結(jié)束后，對所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，經(jīng)審查驗收后歸檔。科研人員應(yīng)負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，并作為對其進行考核的內(nèi)容之一。2.科研文件材料應(yīng)在科研項目完成后及時歸檔。研究周期長的項目，可分階段歸檔。歸檔的科研文件材料必須是原件(定稿)，根據(jù)需要可復制若干份。3.歸檔的文件材料，應(yīng)做到制作材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一、字跡工整、圖樣清晰，裝訂整潔，禁用字跡不牢固的書寫工具。4.多單位合作的科研項目歸檔，項目主持單位保存一套完整的檔案（包括協(xié)作單位的相關(guān)擋案復制本），協(xié)作單位保存與自己承擔任務(wù)有關(guān)的檔案正本。三、科研實驗記錄的書寫規(guī)范及要求實驗記錄是指在科學研究過程中，應(yīng)用實驗、觀察、調(diào)查或資料分析等方法，根據(jù)實際情況直接記錄或統(tǒng)計形成的各種數(shù)據(jù)、文字、圖表、圖片、照片、聲像等原始資料的載體，是進行科學實驗過程中對所獲得的原始資料的直接記錄，可作為不同時期深入進行某課題研究的基礎(chǔ)資料。1.

科研實驗原始記錄須記載于正式實驗記錄本上。我院的科研實驗記錄本由醫(yī)院統(tǒng)一印制，課題負責人按要求領(lǐng)取使用。實驗記錄本應(yīng)按頁碼裝訂；須有連續(xù)頁碼編號，不得缺頁或挖補。2.

實驗記錄本首頁一般作為目錄頁，可在實驗開始后陸續(xù)填寫，或在實驗結(jié)束時統(tǒng)一填寫。3.

每次實驗須按年、月、日順序在實驗記錄本相關(guān)頁碼右上角或左上角記錄實驗日期和時間，也可根據(jù)需要記錄如天氣、溫度、濕度等實驗條件。4.

字跡工整，采用規(guī)范的專業(yè)術(shù)語、計量單位及外文符號，英文縮寫第一次出現(xiàn)時須注明全稱及中文釋名。使用藍色或黑色鋼筆、碳素筆記錄，不得使用鉛筆或易褪色的筆（如油筆等）記錄。5.

實驗記錄需修改時，采用劃線方式去掉原書寫內(nèi)容，但須保證仍可辨認，然后在修改處簽字，避免隨意涂抹或完全涂黑?？瞻滋幙蓸擞洝皬U”字或劃叉號占據(jù)相應(yīng)位置。6.

實驗記錄應(yīng)遵循原始、及時、系統(tǒng)、完整、客觀的原則，實驗結(jié)果、表格、圖表和照片均應(yīng)直接記錄或訂在實驗記錄本中，成為永久記錄。四、科技檔案的管理（一）科技檔案形成階段的管理醫(yī)藥衛(wèi)生科技檔案工作是醫(yī)藥衛(wèi)生科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，各課題組應(yīng)加強科技檔案的收集、立卷、歸檔等工作，使科研工作與建檔工作“四同步”：下達計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科技檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。1、開題立卷：各課題組在課題開始實施前，均應(yīng)按歸檔要求進行按專題立卷。2、責任到人：由課題負責人負責課題進行過程中的科研資料收集、整理、立卷工作。3、督促檢查：課題組每年兩次上報課題執(zhí)行情況時，課題負責人應(yīng)將科研資料收集、整理、立卷情況填入表內(nèi)。由院科研處進行審查，結(jié)合科室抽查，督促不合格者盡快加以改正。4、嚴格把關(guān)：科技成果鑒定前，課題負責人應(yīng)將全部原始資料（已定手稿）按歸檔要求整理成冊，將總結(jié)鑒定階段和推廣應(yīng)用階段的文件資料整理完畢，并編寫好目錄，送科研處歸檔審查，審查合格后，再報送申獎材料。5、獎懲兌現(xiàn)：科技檔案的立卷、整理、收集、歸檔情況，由院科研處記錄在檔，作為科技成果綜合評審打分時的重要內(nèi)容之一，并作為獎勵科室和科技人員時的參考依據(jù)。6、凡屬有密級的科技項目，如對外應(yīng)嚴格按審批程序報批。凡沒有劃定密級的材料不能公開發(fā)表，若確定了密級屬公開的可發(fā)表，屬保密范圍的文件材料不得公開發(fā)表。對違反保密規(guī)定，擅自在刊物上發(fā)表或在學術(shù)會上交流而造成泄密的成果，不得申報成果獎。但也要防止以保密為借口，拒絕國內(nèi)正常學術(shù)交流和成果的推廣應(yīng)用。（二）科技文件材料歸檔后的管理1、歸檔后的文件材料及時進行分類、編目、編制檢索工具、合理保護等工作，積極提供利用。2、做好收進、移出、保管、利用效果等情況的登記和統(tǒng)計工作。3、編制科技檔案的分類方案、本單位的科技檔案保管期限表。4、定期做好檔案的鑒定工作。5、經(jīng)常檢查檔案保管情況，對破損、變質(zhì)檔案及時采取補救措施，并及時向領(lǐng)導匯報情況。6、遵守國家有關(guān)科技保密的規(guī)定，保證科技機密及檔案的安全，維護本單位和科研人員的知識產(chǎn)權(quán)。六、科技檔案借閱辦法：1．凡是本院職工需借閱秘密級，及非秘密級科技檔案，必須辦好借閱手續(xù)，并于一周內(nèi)歸還。絕密檔案一律不出借，需要時可當場查閱。機密檔案如工作需要借出時，必須有領(lǐng)導審批簽準才能借出，并于三天內(nèi)歸還。2．技術(shù)檔案材料原則上不能借出院外，如屬院外單位開展工作必不可少的材料，需要借出時，須有單位介紹信，征得作者和有關(guān)領(lǐng)導的同