企業(yè)文檔管理的問題與對策培訓(xùn)講義課件

中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院宮曉東:企業(yè)文檔管理的問題與對策深圳海油文檔工作培訓(xùn)專用中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院宮曉東企業(yè)文檔管理的問題與對策1目錄企業(yè)文件的形成與處理企業(yè)文檔管理的基本概念建立正確的企業(yè)檔案意識企業(yè)文檔管理的基本體制企業(yè)文檔的區(qū)分與類集企業(yè)文檔管理實務(wù)企業(yè)文檔管理的自動化目錄企業(yè)文件的形成與處理2企業(yè)公文的寫作與處理一、基本概念（一）文件的概念、特點(diǎn)、作用。1、文件的概念文件是人類以文字符號的形式記錄和傳達(dá)某種意圖或活動情況的具有特定體式的信息材料。公文即公務(wù)文件，是指機(jī)關(guān)或以公職身份的個人在公務(wù)活動中形成和處理的文件。（在這里，我們所指的文件即公文）2、文件的特點(diǎn)第一，文件有法定的作者。第二，文件有法定的權(quán)威。第三，文件有特定的體式。第四，文件有特定的處理程序。3、文件的作用第一，信息的記錄；第二，信息的傳播；第三，信息的存貯。企業(yè)公文的寫作與處理一、基本概念（一）文件的概念、特點(diǎn)、作用3（二）文件的劃分與文種發(fā)文1、文件的劃分收文來源和去向內(nèi)部文件上行文行文關(guān)系下行文法規(guī)性文件文件平行文指導(dǎo)性文件通報性文件性質(zhì)、作用記錄性文件保密文件保密要求非密級文件時限文件時限要求非時限文件一、基本概念（二）文件的劃分與文種42、基本文種（1）指導(dǎo)性文件：決定、決議、計劃、規(guī)劃等。（2）規(guī)章性文件：條例、規(guī)定、規(guī)則、辦法、章程等。（3）公布性文件：公告、通告、布告、啟事、通報、通知、簡報等。（4）請示批復(fù)性文件：請示、批復(fù)、指示等。（5）函類文件：公函等。（6）報告類文件：專題性報告、綜合性報告等。（7）會議類文件：開幕詞、講話稿、會議總結(jié)、閉幕詞、會議記錄會議紀(jì)要、會議議程等。（8）合同類文件：合同書、協(xié)議書等。（9）財務(wù)類文件：臺帳、報表、憑證等。2、基本文種5二、文件的寫作（一）文件寫作的基本要求1、觀點(diǎn)正確2、切合實際（1）明確發(fā)文目的。（2）掌握本單位的具體情況。（3）嚴(yán)格核實材料。3、正確使用語言文字（1）用詞要準(zhǔn)確。（2）語言要簡練。（3）語氣要適當(dāng)。（4）避免完全口語化。4、講求時效5、符合體式要求6、注意正確選擇文字的字跡材料和書寫材料

二、文件的寫作（一）文件寫作的基本要求6（二）文件寫作的基本步驟1、了解發(fā)文背景，明確發(fā)文目的具體內(nèi)容包括：（1）

發(fā)文對象（2）

發(fā)文范圍（3）

文種選用（4）

提煉主題（5）

對收文機(jī)關(guān)的具體要求2、調(diào)查研究，收集材料3、擬寫提綱4、撰寫正文（1）

突出文件的主題：擬好標(biāo)題、寫好導(dǎo)語、在內(nèi)容的布局安排和文字的表述上突出文件的主題（2）

處理好觀點(diǎn)與材料的關(guān)系（3）

有關(guān)事項要交代清楚：人物、時間、事件、會議的名稱、地點(diǎn)、所引用的文件的名稱等。5、檢查與修改（二）文件寫作的基本步驟7（三）主要文種的寫作要點(diǎn)1、決定與決議決定與決議是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在工作中對某些問題、行為、事項所作出的重要決策，一般都是帶有領(lǐng)導(dǎo)性、法規(guī)性的文件。2、規(guī)章類文件條例、規(guī)則、規(guī)定、辦法、規(guī)章等都是為了在工作或社會活動中建立正常的秩序而頒發(fā)的規(guī)章類文件。此類文件一般具有四個基本部分：標(biāo)題、導(dǎo)語、具體條款、附則。3、公布性文件公布性文件是宣布某個事項、規(guī)定，告知收文者某些需要了解的事宜或應(yīng)當(dāng)周知的要求時所使用的一類文件。包括：公告、通告、布告、啟示、通報、通知、簡報等具體文種。公布性文件結(jié)構(gòu)比較靈活。公布性文件的正文一般由三個部分組成：一是導(dǎo)語，用于闡述發(fā)文的根據(jù)、目的等；二是事由，即文件要宣布的具體內(nèi)容；三是結(jié)尾，用于說明相關(guān)事項。由于公布性文件常常以報刊、張貼等形式與公眾直接見面，因此這類文件的語言要通俗，句子宜短不宜長，使其易讀、易懂、易記。（三）主要文種的寫作要點(diǎn)8公布性文件寫作的具體要求：（1）公告。公告一般是較高級別的政府或機(jī)關(guān)所使用的文種。要求語言莊重，行文簡練。不做細(xì)節(jié)性的敘述和解釋。（2）通告。一般對兩個方面有明確的限定：一是對公布的范圍有所限定；二是其內(nèi)容必須限定在某項具體的事件范圍內(nèi)。寫作是要求針對問題，結(jié)合實際。（3）布告。布告是一種極為普通的公布性文種，使用的范圍較廣，所公布的內(nèi)告事項可大可小，對發(fā)文機(jī)關(guān)的級別也沒有具體的限定。為了增加宣傳效果，其行文可以活潑一些。（4）啟事。啟事是對受文者提出某種具體的要求，并希望得到回音的一種公布性文種。要求對問題的描述要簡潔、明了，相關(guān)細(xì)節(jié)一定要交代清楚。版面可以活潑一些。（5）通報。一般用于或表彰或批評的文件種類。要求語言嚴(yán)肅、實事求是，不夸大其詞，所通報的內(nèi)容要交代清楚。（6）通知。通知是一種成份比較復(fù)雜的文種，既可以用于公布性文件，也可以在機(jī)關(guān)內(nèi)部傳遞；既可以是下行文，也可以是平行文。（但不能用于上行文）對通知的要求類似對布告的要求，一般沒有什么限定。各機(jī)關(guān)凡屬要周知、傳遞的意向或事宜，均可以使用這一文種。公布性文件寫作的具體要求：9（7）簡報。簡報是機(jī)關(guān)之間專門用來交流情況，反映問題所使用的文種。簡報可以作為上行文、下行文、平行文等各類文件的具體形式。根據(jù)其內(nèi)容可以分為綜合簡報、專題簡報、會議簡報等。簡報一般具有期數(shù)，應(yīng)連續(xù)編號。簡報不具有法律法規(guī)的作用，僅提供參考作用。4、請示、批復(fù)類文件請示就是請求上級給予指示、批示的意思。一般下級機(jī)關(guān)在工作中產(chǎn)生了問題，或遇到不便自行決斷而必須請求上級機(jī)關(guān)予以明示的情況，都采用請示文種。請示的寫作須注意：主題明確；理由詳盡；要求具體；一文一事。批復(fù)就是對請示的答復(fù)。批復(fù)的寫作一般分為分析和決斷兩個步驟。在擬寫批復(fù)時，要注意說明所針對的請示文號，如遇請示中帶有普遍性的問題，可以將其批復(fù)抄發(fā)所屬單位，以避免下級重復(fù)請示。

5、公函函的結(jié)構(gòu)類似一般書信。但公函要包括：標(biāo)題、上款（收文機(jī)關(guān)的名稱）、正文、落款（發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱、日期等）四個部分。公函的寫作一是要直書其事，二是要注意語氣，三是用詞用語要正規(guī)。（7）簡報。簡報是機(jī)關(guān)之間專門用來交流情況，反映問題所使用的106、報告報告一般可以分為兩類：一類是針對某一問題或某項工作所撰寫的專題報告，另一類是針對某一階段內(nèi)全面工作情況的綜合報告。報告的結(jié)構(gòu)可以分為四個部分：對情況的概括性介紹；總結(jié)經(jīng)驗和體會；檢查工作中的不足及其對原因的分析；對今后工作的設(shè)想（結(jié)尾）。撰寫報告的要求是：實事求是、突出重點(diǎn)、歸納本質(zhì)（規(guī)律）。

7、合同類文件合同類文件的標(biāo)題結(jié)構(gòu)是：

雙方單位的名稱事由合同書（協(xié)議書）

合同類文件一般包括兩個部分：一是正文，二是簽署手續(xù)。（必要時要履行公證手續(xù)）撰寫時應(yīng)注意：合法；詳盡；嚴(yán)謹(jǐn)。6、報告11三、文件的處理（一）文件處理的程序1、收文2、發(fā)文（二）文件處理的工作要點(diǎn)1、1、收發(fā)文登記2、閱辦：分辦、擬辦、批辦、傳閱、承辦。3、發(fā)文：（1）制文：擬稿、核稿、簽發(fā)。（2）制發(fā)：繕印、校對、鈐印、封發(fā)、注辦、傳遞。4、催辦和查辦5、保管與利用：文件的積累、文件的清退、文件的利用。三、文件的處理（一）文件處理的程序12企業(yè)文檔管理的基本概念企業(yè)文件：是指在企業(yè)的各項活動中，按照一定的程序和要求形成的原始記錄。企業(yè)檔案：是指在企業(yè)各項活動中直接形成并保存?zhèn)洳榈钠髽I(yè)文件。企業(yè)資料：是企業(yè)為參考的目的搜集、購買或交流來的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、期刊雜志、書籍和國際國內(nèi)的相關(guān)信息。企業(yè)文檔的基本性質(zhì)：屬于企業(yè)重要的信息資源，經(jīng)過長時期的積累，也將成為企業(yè)文化的重要載體。企業(yè)文檔的主要作用：依據(jù)作用、參考作用、維權(quán)工具作用、教育作用。企業(yè)文檔工作：是指以有效地保存和科學(xué)地管理企業(yè)文檔，充分發(fā)揮企業(yè)文檔作用為目的的諸項管理活動的總稱。企業(yè)文檔管理的基本概念企業(yè)文件：是指在企業(yè)的各項活動中，按照13保管單元：具有有機(jī)聯(lián)系的、價值標(biāo)準(zhǔn)相同、密級標(biāo)準(zhǔn)相同的最小信息組合。主要形式有：卷、冊、袋、盒、盤、張、件等?？萍嘉募某商仔裕簢@著一個獨(dú)立科技項目的進(jìn)行，規(guī)律性地形成了一系列相關(guān)的科技文件。它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體的科技程序和科技內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個記載和反映該項科技生產(chǎn)活動的全部過程和成果的文件整體?？萍嘉募倪@種性質(zhì)，就是科技文件的成套性?？萍紮n案同科技文件、文書檔案（文件）、科技資料的區(qū)分1、科技檔案與科技文件的區(qū)分（關(guān)鍵是時態(tài)、作用和管理方式的區(qū)分）2、科技檔案與文書檔案（文件）的區(qū)分（關(guān)鍵是成套性的標(biāo)準(zhǔn)）3、科技檔案與科技資料的區(qū)分（關(guān)鍵是內(nèi)容與本單位科技活動的關(guān)系）保管單元：具有有機(jī)聯(lián)系的、價值標(biāo)準(zhǔn)相同、密級標(biāo)準(zhǔn)相同的最小信14建立正確的企業(yè)檔案意識意識是人腦對于客觀物質(zhì)世界的反映，是感覺、思維等各種心理過程的總和。檔案意識一般泛指人們對檔案現(xiàn)象的感覺和認(rèn)識一、企業(yè)檔案意識的個性化1、統(tǒng)治者的檔案意識（工具性、資政性）2、民眾的檔案意識（利益性、資源性、文化性）郭沫若《題贈檔案館》前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。國步何由探軌跡，民情從以識端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。建立正確的企業(yè)檔案意識意識是人腦對于客觀物質(zhì)世界的反映，是感15二、檔案意識的法治化用法律統(tǒng)一國民的檔案意識用法律的形式承認(rèn)并保護(hù)公眾合法的個性化檔案意識用法律維護(hù)檔案工作者的檔案意識檔案意識中應(yīng)包含檔案依法行政的意識“法治應(yīng)包含兩重意義：已成立的法律獲得普遍的服從，而大家服從的法律又應(yīng)該本身是制定得良好的法律”——亞里士多德所謂檔案法治，是指在實現(xiàn)“以法治國、建設(shè)社會主義法治國家”治國方略的過程中，一切檔案事務(wù)必須以完善的法律為尺度和準(zhǔn)繩，同時必須符合憲法中的法治原則，在此基礎(chǔ)上逐步形成檔案事務(wù)由法律主治的社會狀態(tài)。二、檔案意識的法治化用法律統(tǒng)一國民的檔案意識“法治應(yīng)包含兩重16制度與規(guī)范文件形成管理管理體制設(shè)計價值鑒定歸檔管理利用與安全管理實體分類信息分類企業(yè)文檔管理體系自動化管理系統(tǒng)企業(yè)文檔管理的基本體制制度與規(guī)范文件形成管理管理體制設(shè)計價值鑒定歸檔管理利用與安全17兩種不同的管理目標(biāo)——國家館藏與企業(yè)資源

計劃經(jīng)濟(jì)條件下：國家檔案館企業(yè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位國家規(guī)模的檔案事業(yè)：國家檔案行政管理部門掌管，所有組織和個人的檔案均為黨和國家的財富，基層單位的檔案部門是國家檔案館的中轉(zhuǎn)站。個人兩種不同的管理目標(biāo)——國家館藏與企業(yè)資源

計劃經(jīng)濟(jì)條件下：國18市場經(jīng)濟(jì)條件下國家檔案館企業(yè)機(jī)關(guān)或組織事業(yè)單位個人在市場經(jīng)濟(jì)條件和現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)作為獨(dú)立的法人實體，生存與發(fā)展是其基本目標(biāo)。企業(yè)文檔信息是企業(yè)人力、資金、信息三大資源之一。對于文檔的管理，必然以企業(yè)的基本任務(wù)為指針。從資源管理和知識管理的角度來看，企業(yè)文檔信息工作應(yīng)當(dāng)納入到企業(yè)基礎(chǔ)管理活動的范圍中來，實現(xiàn)規(guī)范化、集約化和自動化。企事業(yè)單位的檔案不屬于國家檔案館的必須進(jìn)館范圍。企業(yè)的檔案意識、文檔工作目標(biāo)、管理規(guī)范、管理方法、管理體系等都面臨著改革。市場經(jīng)濟(jì)條件下國家檔案館企業(yè)機(jī)關(guān)或組織事業(yè)單位個人在市191、集中式綜合檔案部門內(nèi)部機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)這種方式起源于80年代后期，在企業(yè)升級工作中被認(rèn)定為最理想的企業(yè)文檔管理模式。其優(yōu)點(diǎn)是全部檔案資源由一個檔案部門掌控，便于安全管理和集中開發(fā)利用。不足之處是實體的過于集中，極大地削弱了文件現(xiàn)實作用的有效發(fā)揮，不能很好地為企業(yè)高速運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)。1、集中式綜合檔案部門內(nèi)部機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)這種方式起202、分散式綜合辦公部門文書檔案室（員）財務(wù)部門財會檔案室（員）人事部門人事檔案室（員）技術(shù)檔案室（員）科研生產(chǎn)部門基本建設(shè)部門設(shè)備部門基建檔案室（員）設(shè)備檔案室（員）領(lǐng)導(dǎo)2、分散式綜合辦公部門文書檔案室（員）財務(wù)部門財會檔案室（員213、集中與分散結(jié)合式管理、指導(dǎo)關(guān)系信息交流關(guān)系文檔管理部門中間性文件中心領(lǐng)導(dǎo)各機(jī)構(gòu)員工3、集中與分散結(jié)合式管理、指導(dǎo)關(guān)系信息交流關(guān)系文檔管理部門中22企業(yè)文檔的區(qū)分與類集

企業(yè)檔案的分類企業(yè)檔案分類是指根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，從而使庫藏的全部檔案成為一個條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)。(來源原則、三個要求、常用分類法、檔號)分類的程序:設(shè)計分類方案劃分全宗劃分大類劃分屬類給定編號企業(yè)文檔的區(qū)分與類集

企業(yè)檔案的分類設(shè)計分類方案劃分23企業(yè)檔案分類方案(示意圖)

一類二類三類四類其他類ABCD1234類列類系企業(yè)檔案分類方案(示意圖)ABC24常用的分類方法:職能分類時間分類作者分類專題分類項目分類型號分類區(qū)域分類外形分類職能分類方法適用于一級類目的區(qū)分;其他分類方法則適用于二級以下類目的劃分.針對本公司特點(diǎn),試作主要類別的劃分(見板書)常用的分類方法:職能分類方法適用于一級類目的區(qū)分;25企業(yè)文檔的管理實務(wù)企業(yè)文檔的管理實務(wù)26一、企業(yè)文件的形成、積累與歸檔

企業(yè)文件的形成、積累與歸檔屬于各部門、各單位、各崗位的基本職責(zé),也是企業(yè)檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件.檔案部門有權(quán)對這項工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查.主要建立和落實三項制度:下達(dá)任務(wù)設(shè)計實施總結(jié)和后續(xù)工作文件企業(yè)生產(chǎn)活動周期一、企業(yè)文件的形成、積累與歸檔下達(dá)任務(wù)設(shè)計實施總結(jié)和后27

Aab123下行文上行文平行文間接上下行文1、企業(yè)收發(fā)文登記制度Aab123下行文上行文平行文間接上下行文1、企業(yè)收發(fā)文登記282、企業(yè)文件積累制度(針對自身所產(chǎn)生的文件)員工文件積累袋檔案文件積累:人人有責(zé),時時有活兒,件件登記,年年整理.員工文件積累袋檔案文件積累:人人有責(zé),時時有活兒,件件登記,293、文件歸檔制度歸檔范圍:確定文件的價值,決定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化.(需要制作)制度核心歸檔時間:根據(jù)科技活動的特點(diǎn),確定文件何時歸檔.技術(shù)保障歸檔要求:明確便于長遠(yuǎn)和安全地保存檔案所必要的措施.技術(shù)條件歸檔份數(shù):根據(jù)歸檔文件的重要性和載體特性,確定原件與復(fù)制件的數(shù)量關(guān)系.利用保障歸檔手續(xù):明確歸檔文件的移交事宜.責(zé)任保障3、文件歸檔制度歸檔范圍:確定文件的價值,決定文件是否向檔案30二、企業(yè)文檔的價值認(rèn)定企業(yè)所保存的文檔資料,由于其作用的范圍和作用的程度不同,所以對其價值確定也不能相同.針對本公司的具體情況,建議從以下幾個方面入手開展這項工作:1.不贊同采用三級保管期限制,改為:是檔案的,一律長期保存;是一般資料的,一律在保存兩年后銷毀.(有長期參考價值的圖書期刊標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)例外)2.是否成為公司的檔案,應(yīng)堅持以下幾個標(biāo)準(zhǔn).是否具有法律依據(jù)性.是否屬于公司大事.是否具有通用性或示范性.是否屬于專利.3.應(yīng)當(dāng)將上述標(biāo)準(zhǔn)落實在歸檔范圍上,凡是列入歸檔范圍的文件,均作為公司檔案處理.4.公司檔案應(yīng)堅持少而精的原則.5.不屬于歸檔范圍的文件或資料,可以僅保存電子文本,不必保存紙本.二、企業(yè)文檔的價值認(rèn)定企業(yè)所保存的文檔資料,由于其作用的范圍31封面卷內(nèi)目錄歸檔文件備考表組織案卷的要領(lǐng):1.分析文件之間的最小有機(jī)聯(lián)系,確定卷內(nèi)文件的數(shù)量.2.將相關(guān)文件集中到卷盒內(nèi),重新編頁號.(裝訂或不裝訂)3.根據(jù)要求填寫卷內(nèi)目錄、封面和備考表.三、組織保管單元封面卷內(nèi)目錄歸檔文件備考表組織案卷的要領(lǐng):三、組織保管單元32常用立卷的方法:1.機(jī)構(gòu)法,即將每個部門所形成的文件立一個案卷.適用于部門文件數(shù)量不多的單位.2.時間法,即將每一年的文件立一個案卷.1和2經(jīng)常結(jié)合使用,形成機(jī)構(gòu)—年度立卷法.適用于文書檔案或管理性文件的立卷.3.問題法,即將有關(guān)一個問題的文件立一個案卷.適用于部門內(nèi)文件形成量較大的單位.4.技術(shù)結(jié)構(gòu)法,即將同屬于一個技術(shù)結(jié)構(gòu)的文件組成一個案卷,適合復(fù)雜技術(shù)產(chǎn)品的圖紙立卷.5.專業(yè)法,即將加工過程中同屬于一個專業(yè)的文件組成一個案卷,適合工藝文件的立卷.6.項目法,即將同屬于一個項目的文件立一個案卷.適用于小型科技項目.7.文種法,即將同一類型的文件立一個案卷.適用于財會文件和標(biāo)準(zhǔn)文件的立卷.8.單件法，即將每一份文件立一個案卷。適用于文書檔案的立卷。常用立卷的方法:33四、企業(yè)文檔的排放與庫位管理收集入庫的企業(yè)文檔資料,應(yīng)該按照一定的排列規(guī)律統(tǒng)一進(jìn)行排放.具體方法有以下幾種:1.大流水排放.即按照入庫的時間先后順序依次排放,先來先放,后來后放.優(yōu)點(diǎn)是簡單易行,避免了空架,倒架的麻煩.缺點(diǎn)是檢索時只能按照時間線索進(jìn)行查找,不便于精確查找.(在實現(xiàn)計算機(jī)輔助管理的前提下,這種排放值得提倡)2.分類排放.即嚴(yán)格按照企業(yè)文檔的分類體系進(jìn)行排放,優(yōu)點(diǎn)是可以將同一類乃至同一個項目的文件排放到一起,在排列上能夠體現(xiàn)出文件的相互關(guān)系,便于精確查找.缺點(diǎn)是需要留出部分空余的裝具,或到一定程度后進(jìn)行倒架.3.分類流水排放.結(jié)合上述兩種排放的優(yōu)點(diǎn),先將入庫的文檔資料劃分出大類,然后再在每類中按照時間順序排放.四、企業(yè)文檔的排放與庫位管理34企業(yè)文檔的利用企業(yè)文檔的利用是企業(yè)文檔管理的最終目的.主要內(nèi)容是:1.編制出必要的檢索工具,確保文檔信息有存有取.2.制定必要的利用制度,確保被利用文檔的安全和有效利用.3.積極開展文檔資料信息的整編工作,實現(xiàn)信息的增值.4.根據(jù)企業(yè)管理信息化程度的提升,適時開展即時監(jiān)管,及時發(fā)現(xiàn)信息產(chǎn)生,傳遞和利用中的問題,疏通信息渠道,協(xié)調(diào)信息資源的配置.在已經(jīng)實現(xiàn)辦公自動化的條件下,文檔中心應(yīng)當(dāng)采用較為適用的文檔管理軟件系統(tǒng),促使檢索工具的自動生成,信息內(nèi)容的自動組配,利用過程的自動監(jiān)督等功能的實現(xiàn).企業(yè)文檔的利用35鑒于一個單位文檔管理歷史遺留問題的具體情況,建議:1.對于過去已經(jīng)歸檔的文件應(yīng)劃定一個具體的時期,與新管理標(biāo)準(zhǔn)實施后的歸檔文件分別采用兩種方法進(jìn)行管理.這樣做的目的一是不以今天的認(rèn)識水平輕易地替代過去的歷史,二是不給今后的工作增加過重的負(fù)擔(dān).2.對于已經(jīng)歸檔的文件,如果希望將其管理狀況進(jìn)一步規(guī)范化,可以考慮借助社會檔案管理服務(wù)力量,請專業(yè)的檔案公司派人幫助整理,這樣可以在較短時間內(nèi),以一次性投入,實現(xiàn)所有文檔資料的規(guī)范化管理,且不增加企業(yè)人力投入,確保文檔工作人員將主要精力投入到新標(biāo)準(zhǔn)的制定與實施當(dāng)中.3.只有將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理完畢之后,同時將新的管理體制與管理標(biāo)準(zhǔn)制定出來,才能進(jìn)一步實現(xiàn)文檔管理的自動化,否則,容易形成實體狀況與管理手段的”兩層皮”.鑒于一個單位文檔管理歷史遺留問題的具體情況,建議:36企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化1、檔案數(shù)字化的含義（在計算機(jī)系統(tǒng)及其相應(yīng)程序的環(huán)境下生成和控制的歸檔信息及其管理工作）2、檔案數(shù)字化的進(jìn)程（計算機(jī)輔助管理——辦公自動化——網(wǎng)絡(luò)化）3、檔案數(shù)字化的具體形式（文檔一體化管理、數(shù)字檔案館）一、檔案數(shù)字化概況企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化1、檔案數(shù)字化的含義（在計算機(jī)系統(tǒng)及其相應(yīng)37二、數(shù)字化環(huán)境下檔案工作的特點(diǎn)1、e觀念（思想解放、觀念更新）2、e環(huán)境（制度更新）3、e管理（扁平化管理）4、e商（人員素質(zhì)培養(yǎng)）二、數(shù)字化環(huán)境下檔案工作的特點(diǎn)1、e觀念（思想解放、觀念更新38三、目前存在的問題及其對策1、技術(shù)的復(fù)雜化與檔案管理效率的二律背反——簡化實體管理，豐富信息管理2、資源存儲導(dǎo)向的誤區(qū)——國家導(dǎo)向與單位導(dǎo)向的關(guān)系3、如何確保信息的原始性與合法性——技術(shù)與法律并進(jìn)三、目前存在的問題及其對策1、技術(shù)的復(fù)雜化與檔案管理效率的二39四、企業(yè)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖四、企業(yè)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖40系統(tǒng)模型系統(tǒng)模型41分布式查詢系統(tǒng)原理圖1發(fā)出請求2查詢索引3從分庫中提取數(shù)據(jù)4匯總返回1發(fā)出請求2查詢索引3從分庫中提取數(shù)據(jù)4匯總返回42系統(tǒng)設(shè)計信息采集信息管理開發(fā)利用系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)設(shè)計信息采集信息管理開發(fā)利用系統(tǒng)維護(hù)43信息采集館藏接收信息搜尋立檔單位專業(yè)信息文件中心紙質(zhì)縮微品視頻音頻檔案征集數(shù)字圖書館其他信息下屬部門信息采集館藏接收信息搜尋立專文紙縮視音檔數(shù)其下44信息管理信息管理標(biāo)準(zhǔn)化多媒體標(biāo)引元數(shù)據(jù)著錄鑒定目錄管理報表打印信息統(tǒng)計專業(yè)信息標(biāo)準(zhǔn)信息管理信息管理標(biāo)多元鑒目報信專45開發(fā)利用網(wǎng)站信息發(fā)布綜合智能查詢信息開發(fā)光盤發(fā)布素材編輯編研文檔查詢圖形圖像查詢語音查詢視頻查詢虛擬演播開發(fā)利用網(wǎng)站信息發(fā)布綜合智能查詢信息開發(fā)光盤發(fā)布素編文圖語視46系統(tǒng)維護(hù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)權(quán)限管理網(wǎng)絡(luò)安全加密存儲數(shù)字簽名版權(quán)保護(hù)日志管理數(shù)據(jù)備份恢復(fù)系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)維護(hù)基權(quán)網(wǎng)加數(shù)版日數(shù)系統(tǒng)維護(hù)47注意：檔案工作者必須以介入電子文件管理為轉(zhuǎn)型契機(jī)機(jī)構(gòu)制定的信息政策應(yīng)遵循檔案工作的各項標(biāo)準(zhǔn)并反映檔案管理要求人們不能再簡單地把電子文件看做是一種特殊的載體檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)也將日趨多元化，成為掌握網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)處理和信息管理知識的專門人才檔案工作日益轉(zhuǎn)變?yōu)榉菍嶓w的、注重憑證價值、面向利用者的信息服務(wù)注意：48感謝感謝49中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院宮曉東:企業(yè)文檔管理的問題與對策深圳海油文檔工作培訓(xùn)專用中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院宮曉東企業(yè)文檔管理的問題與對策50目錄企業(yè)文件的形成與處理企業(yè)文檔管理的基本概念建立正確的企業(yè)檔案意識企業(yè)文檔管理的基本體制企業(yè)文檔的區(qū)分與類集企業(yè)文檔管理實務(wù)企業(yè)文檔管理的自動化目錄企業(yè)文件的形成與處理51企業(yè)公文的寫作與處理一、基本概念（一）文件的概念、特點(diǎn)、作用。1、文件的概念文件是人類以文字符號的形式記錄和傳達(dá)某種意圖或活動情況的具有特定體式的信息材料。公文即公務(wù)文件，是指機(jī)關(guān)或以公職身份的個人在公務(wù)活動中形成和處理的文件。（在這里，我們所指的文件即公文）2、文件的特點(diǎn)第一，文件有法定的作者。第二，文件有法定的權(quán)威。第三，文件有特定的體式。第四，文件有特定的處理程序。3、文件的作用第一，信息的記錄；第二，信息的傳播；第三，信息的存貯。企業(yè)公文的寫作與處理一、基本概念（一）文件的概念、特點(diǎn)、作用52（二）文件的劃分與文種發(fā)文1、文件的劃分收文來源和去向內(nèi)部文件上行文行文關(guān)系下行文法規(guī)性文件文件平行文指導(dǎo)性文件通報性文件性質(zhì)、作用記錄性文件保密文件保密要求非密級文件時限文件時限要求非時限文件一、基本概念（二）文件的劃分與文種532、基本文種（1）指導(dǎo)性文件：決定、決議、計劃、規(guī)劃等。（2）規(guī)章性文件：條例、規(guī)定、規(guī)則、辦法、章程等。（3）公布性文件：公告、通告、布告、啟事、通報、通知、簡報等。（4）請示批復(fù)性文件：請示、批復(fù)、指示等。（5）函類文件：公函等。（6）報告類文件：專題性報告、綜合性報告等。（7）會議類文件：開幕詞、講話稿、會議總結(jié)、閉幕詞、會議記錄會議紀(jì)要、會議議程等。（8）合同類文件：合同書、協(xié)議書等。（9）財務(wù)類文件：臺帳、報表、憑證等。2、基本文種54二、文件的寫作（一）文件寫作的基本要求1、觀點(diǎn)正確2、切合實際（1）明確發(fā)文目的。（2）掌握本單位的具體情況。（3）嚴(yán)格核實材料。3、正確使用語言文字（1）用詞要準(zhǔn)確。（2）語言要簡練。（3）語氣要適當(dāng)。（4）避免完全口語化。4、講求時效5、符合體式要求6、注意正確選擇文字的字跡材料和書寫材料

二、文件的寫作（一）文件寫作的基本要求55（二）文件寫作的基本步驟1、了解發(fā)文背景，明確發(fā)文目的具體內(nèi)容包括：（1）

發(fā)文對象（2）

發(fā)文范圍（3）

文種選用（4）

提煉主題（5）

對收文機(jī)關(guān)的具體要求2、調(diào)查研究，收集材料3、擬寫提綱4、撰寫正文（1）

突出文件的主題：擬好標(biāo)題、寫好導(dǎo)語、在內(nèi)容的布局安排和文字的表述上突出文件的主題（2）

處理好觀點(diǎn)與材料的關(guān)系（3）

有關(guān)事項要交代清楚：人物、時間、事件、會議的名稱、地點(diǎn)、所引用的文件的名稱等。5、檢查與修改（二）文件寫作的基本步驟56（三）主要文種的寫作要點(diǎn)1、決定與決議決定與決議是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在工作中對某些問題、行為、事項所作出的重要決策，一般都是帶有領(lǐng)導(dǎo)性、法規(guī)性的文件。2、規(guī)章類文件條例、規(guī)則、規(guī)定、辦法、規(guī)章等都是為了在工作或社會活動中建立正常的秩序而頒發(fā)的規(guī)章類文件。此類文件一般具有四個基本部分：標(biāo)題、導(dǎo)語、具體條款、附則。3、公布性文件公布性文件是宣布某個事項、規(guī)定，告知收文者某些需要了解的事宜或應(yīng)當(dāng)周知的要求時所使用的一類文件。包括：公告、通告、布告、啟示、通報、通知、簡報等具體文種。公布性文件結(jié)構(gòu)比較靈活。公布性文件的正文一般由三個部分組成：一是導(dǎo)語，用于闡述發(fā)文的根據(jù)、目的等；二是事由，即文件要宣布的具體內(nèi)容；三是結(jié)尾，用于說明相關(guān)事項。由于公布性文件常常以報刊、張貼等形式與公眾直接見面，因此這類文件的語言要通俗，句子宜短不宜長，使其易讀、易懂、易記。（三）主要文種的寫作要點(diǎn)57公布性文件寫作的具體要求：（1）公告。公告一般是較高級別的政府或機(jī)關(guān)所使用的文種。要求語言莊重，行文簡練。不做細(xì)節(jié)性的敘述和解釋。（2）通告。一般對兩個方面有明確的限定：一是對公布的范圍有所限定；二是其內(nèi)容必須限定在某項具體的事件范圍內(nèi)。寫作是要求針對問題，結(jié)合實際。（3）布告。布告是一種極為普通的公布性文種，使用的范圍較廣，所公布的內(nèi)告事項可大可小，對發(fā)文機(jī)關(guān)的級別也沒有具體的限定。為了增加宣傳效果，其行文可以活潑一些。（4）啟事。啟事是對受文者提出某種具體的要求，并希望得到回音的一種公布性文種。要求對問題的描述要簡潔、明了，相關(guān)細(xì)節(jié)一定要交代清楚。版面可以活潑一些。（5）通報。一般用于或表彰或批評的文件種類。要求語言嚴(yán)肅、實事求是，不夸大其詞，所通報的內(nèi)容要交代清楚。（6）通知。通知是一種成份比較復(fù)雜的文種，既可以用于公布性文件，也可以在機(jī)關(guān)內(nèi)部傳遞；既可以是下行文，也可以是平行文。（但不能用于上行文）對通知的要求類似對布告的要求，一般沒有什么限定。各機(jī)關(guān)凡屬要周知、傳遞的意向或事宜，均可以使用這一文種。公布性文件寫作的具體要求：58（7）簡報。簡報是機(jī)關(guān)之間專門用來交流情況，反映問題所使用的文種。簡報可以作為上行文、下行文、平行文等各類文件的具體形式。根據(jù)其內(nèi)容可以分為綜合簡報、專題簡報、會議簡報等。簡報一般具有期數(shù)，應(yīng)連續(xù)編號。簡報不具有法律法規(guī)的作用，僅提供參考作用。4、請示、批復(fù)類文件請示就是請求上級給予指示、批示的意思。一般下級機(jī)關(guān)在工作中產(chǎn)生了問題，或遇到不便自行決斷而必須請求上級機(jī)關(guān)予以明示的情況，都采用請示文種。請示的寫作須注意：主題明確；理由詳盡；要求具體；一文一事。批復(fù)就是對請示的答復(fù)。批復(fù)的寫作一般分為分析和決斷兩個步驟。在擬寫批復(fù)時，要注意說明所針對的請示文號，如遇請示中帶有普遍性的問題，可以將其批復(fù)抄發(fā)所屬單位，以避免下級重復(fù)請示。

5、公函函的結(jié)構(gòu)類似一般書信。但公函要包括：標(biāo)題、上款（收文機(jī)關(guān)的名稱）、正文、落款（發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱、日期等）四個部分。公函的寫作一是要直書其事，二是要注意語氣，三是用詞用語要正規(guī)。（7）簡報。簡報是機(jī)關(guān)之間專門用來交流情況，反映問題所使用的596、報告報告一般可以分為兩類：一類是針對某一問題或某項工作所撰寫的專題報告，另一類是針對某一階段內(nèi)全面工作情況的綜合報告。報告的結(jié)構(gòu)可以分為四個部分：對情況的概括性介紹；總結(jié)經(jīng)驗和體會；檢查工作中的不足及其對原因的分析；對今后工作的設(shè)想（結(jié)尾）。撰寫報告的要求是：實事求是、突出重點(diǎn)、歸納本質(zhì)（規(guī)律）。

7、合同類文件合同類文件的標(biāo)題結(jié)構(gòu)是：

雙方單位的名稱事由合同書（協(xié)議書）

合同類文件一般包括兩個部分：一是正文，二是簽署手續(xù)。（必要時要履行公證手續(xù)）撰寫時應(yīng)注意：合法；詳盡；嚴(yán)謹(jǐn)。6、報告60三、文件的處理（一）文件處理的程序1、收文2、發(fā)文（二）文件處理的工作要點(diǎn)1、1、收發(fā)文登記2、閱辦：分辦、擬辦、批辦、傳閱、承辦。3、發(fā)文：（1）制文：擬稿、核稿、簽發(fā)。（2）制發(fā)：繕印、校對、鈐印、封發(fā)、注辦、傳遞。4、催辦和查辦5、保管與利用：文件的積累、文件的清退、文件的利用。三、文件的處理（一）文件處理的程序61企業(yè)文檔管理的基本概念企業(yè)文件：是指在企業(yè)的各項活動中，按照一定的程序和要求形成的原始記錄。企業(yè)檔案：是指在企業(yè)各項活動中直接形成并保存?zhèn)洳榈钠髽I(yè)文件。企業(yè)資料：是企業(yè)為參考的目的搜集、購買或交流來的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、期刊雜志、書籍和國際國內(nèi)的相關(guān)信息。企業(yè)文檔的基本性質(zhì)：屬于企業(yè)重要的信息資源，經(jīng)過長時期的積累，也將成為企業(yè)文化的重要載體。企業(yè)文檔的主要作用：依據(jù)作用、參考作用、維權(quán)工具作用、教育作用。企業(yè)文檔工作：是指以有效地保存和科學(xué)地管理企業(yè)文檔，充分發(fā)揮企業(yè)文檔作用為目的的諸項管理活動的總稱。企業(yè)文檔管理的基本概念企業(yè)文件：是指在企業(yè)的各項活動中，按照62保管單元：具有有機(jī)聯(lián)系的、價值標(biāo)準(zhǔn)相同、密級標(biāo)準(zhǔn)相同的最小信息組合。主要形式有：卷、冊、袋、盒、盤、張、件等。科技文件的成套性：圍繞著一個獨(dú)立科技項目的進(jìn)行，規(guī)律性地形成了一系列相關(guān)的科技文件。它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體的科技程序和科技內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個記載和反映該項科技生產(chǎn)活動的全部過程和成果的文件整體?？萍嘉募倪@種性質(zhì)，就是科技文件的成套性。科技檔案同科技文件、文書檔案（文件）、科技資料的區(qū)分1、科技檔案與科技文件的區(qū)分（關(guān)鍵是時態(tài)、作用和管理方式的區(qū)分）2、科技檔案與文書檔案（文件）的區(qū)分（關(guān)鍵是成套性的標(biāo)準(zhǔn)）3、科技檔案與科技資料的區(qū)分（關(guān)鍵是內(nèi)容與本單位科技活動的關(guān)系）保管單元：具有有機(jī)聯(lián)系的、價值標(biāo)準(zhǔn)相同、密級標(biāo)準(zhǔn)相同的最小信63建立正確的企業(yè)檔案意識意識是人腦對于客觀物質(zhì)世界的反映，是感覺、思維等各種心理過程的總和。檔案意識一般泛指人們對檔案現(xiàn)象的感覺和認(rèn)識一、企業(yè)檔案意識的個性化1、統(tǒng)治者的檔案意識（工具性、資政性）2、民眾的檔案意識（利益性、資源性、文化性）郭沫若《題贈檔案館》前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。國步何由探軌跡，民情從以識端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。建立正確的企業(yè)檔案意識意識是人腦對于客觀物質(zhì)世界的反映，是感64二、檔案意識的法治化用法律統(tǒng)一國民的檔案意識用法律的形式承認(rèn)并保護(hù)公眾合法的個性化檔案意識用法律維護(hù)檔案工作者的檔案意識檔案意識中應(yīng)包含檔案依法行政的意識“法治應(yīng)包含兩重意義：已成立的法律獲得普遍的服從，而大家服從的法律又應(yīng)該本身是制定得良好的法律”——亞里士多德所謂檔案法治，是指在實現(xiàn)“以法治國、建設(shè)社會主義法治國家”治國方略的過程中，一切檔案事務(wù)必須以完善的法律為尺度和準(zhǔn)繩，同時必須符合憲法中的法治原則，在此基礎(chǔ)上逐步形成檔案事務(wù)由法律主治的社會狀態(tài)。二、檔案意識的法治化用法律統(tǒng)一國民的檔案意識“法治應(yīng)包含兩重65制度與規(guī)范文件形成管理管理體制設(shè)計價值鑒定歸檔管理利用與安全管理實體分類信息分類企業(yè)文檔管理體系自動化管理系統(tǒng)企業(yè)文檔管理的基本體制制度與規(guī)范文件形成管理管理體制設(shè)計價值鑒定歸檔管理利用與安全66兩種不同的管理目標(biāo)——國家館藏與企業(yè)資源

計劃經(jīng)濟(jì)條件下：國家檔案館企業(yè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位國家規(guī)模的檔案事業(yè)：國家檔案行政管理部門掌管，所有組織和個人的檔案均為黨和國家的財富，基層單位的檔案部門是國家檔案館的中轉(zhuǎn)站。個人兩種不同的管理目標(biāo)——國家館藏與企業(yè)資源

計劃經(jīng)濟(jì)條件下：國67市場經(jīng)濟(jì)條件下國家檔案館企業(yè)機(jī)關(guān)或組織事業(yè)單位個人在市場經(jīng)濟(jì)條件和現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)作為獨(dú)立的法人實體，生存與發(fā)展是其基本目標(biāo)。企業(yè)文檔信息是企業(yè)人力、資金、信息三大資源之一。對于文檔的管理，必然以企業(yè)的基本任務(wù)為指針。從資源管理和知識管理的角度來看，企業(yè)文檔信息工作應(yīng)當(dāng)納入到企業(yè)基礎(chǔ)管理活動的范圍中來，實現(xiàn)規(guī)范化、集約化和自動化。企事業(yè)單位的檔案不屬于國家檔案館的必須進(jìn)館范圍。企業(yè)的檔案意識、文檔工作目標(biāo)、管理規(guī)范、管理方法、管理體系等都面臨著改革。市場經(jīng)濟(jì)條件下國家檔案館企業(yè)機(jī)關(guān)或組織事業(yè)單位個人在市681、集中式綜合檔案部門內(nèi)部機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)這種方式起源于80年代后期，在企業(yè)升級工作中被認(rèn)定為最理想的企業(yè)文檔管理模式。其優(yōu)點(diǎn)是全部檔案資源由一個檔案部門掌控，便于安全管理和集中開發(fā)利用。不足之處是實體的過于集中，極大地削弱了文件現(xiàn)實作用的有效發(fā)揮，不能很好地為企業(yè)高速運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)。1、集中式綜合檔案部門內(nèi)部機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)這種方式起692、分散式綜合辦公部門文書檔案室（員）財務(wù)部門財會檔案室（員）人事部門人事檔案室（員）技術(shù)檔案室（員）科研生產(chǎn)部門基本建設(shè)部門設(shè)備部門基建檔案室（員）設(shè)備檔案室（員）領(lǐng)導(dǎo)2、分散式綜合辦公部門文書檔案室（員）財務(wù)部門財會檔案室（員703、集中與分散結(jié)合式管理、指導(dǎo)關(guān)系信息交流關(guān)系文檔管理部門中間性文件中心領(lǐng)導(dǎo)各機(jī)構(gòu)員工3、集中與分散結(jié)合式管理、指導(dǎo)關(guān)系信息交流關(guān)系文檔管理部門中71企業(yè)文檔的區(qū)分與類集

企業(yè)檔案的分類企業(yè)檔案分類是指根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，從而使庫藏的全部檔案成為一個條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)。(來源原則、三個要求、常用分類法、檔號)分類的程序:設(shè)計分類方案劃分全宗劃分大類劃分屬類給定編號企業(yè)文檔的區(qū)分與類集

企業(yè)檔案的分類設(shè)計分類方案劃分72企業(yè)檔案分類方案(示意圖)

一類二類三類四類其他類ABCD1234類列類系企業(yè)檔案分類方案(示意圖)ABC73常用的分類方法:職能分類時間分類作者分類專題分類項目分類型號分類區(qū)域分類外形分類職能分類方法適用于一級類目的區(qū)分;其他分類方法則適用于二級以下類目的劃分.針對本公司特點(diǎn),試作主要類別的劃分(見板書)常用的分類方法:職能分類方法適用于一級類目的區(qū)分;74企業(yè)文檔的管理實務(wù)企業(yè)文檔的管理實務(wù)75一、企業(yè)文件的形成、積累與歸檔

企業(yè)文件的形成、積累與歸檔屬于各部門、各單位、各崗位的基本職責(zé),也是企業(yè)檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件.檔案部門有權(quán)對這項工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查.主要建立和落實三項制度:下達(dá)任務(wù)設(shè)計實施總結(jié)和后續(xù)工作文件企業(yè)生產(chǎn)活動周期一、企業(yè)文件的形成、積累與歸檔下達(dá)任務(wù)設(shè)計實施總結(jié)和后76

Aab123下行文上行文平行文間接上下行文1、企業(yè)收發(fā)文登記制度Aab123下行文上行文平行文間接上下行文1、企業(yè)收發(fā)文登記772、企業(yè)文件積累制度(針對自身所產(chǎn)生的文件)員工文件積累袋檔案文件積累:人人有責(zé),時時有活兒,件件登記,年年整理.員工文件積累袋檔案文件積累:人人有責(zé),時時有活兒,件件登記,783、文件歸檔制度歸檔范圍:確定文件的價值,決定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化.(需要制作)制度核心歸檔時間:根據(jù)科技活動的特點(diǎn),確定文件何時歸檔.技術(shù)保障歸檔要求:明確便于長遠(yuǎn)和安全地保存檔案所必要的措施.技術(shù)條件歸檔份數(shù):根據(jù)歸檔文件的重要性和載體特性,確定原件與復(fù)制件的數(shù)量關(guān)系.利用保障歸檔手續(xù):明確歸檔文件的移交事宜.責(zé)任保障3、文件歸檔制度歸檔范圍:確定文件的價值,決定文件是否向檔案79二、企業(yè)文檔的價值認(rèn)定企業(yè)所保存的文檔資料,由于其作用的范圍和作用的程度不同,所以對其價值確定也不能相同.針對本公司的具體情況,建議從以下幾個方面入手開展這項工作:1.不贊同采用三級保管期限制,改為:是檔案的,一律長期保存;是一般資料的,一律在保存兩年后銷毀.(有長期參考價值的圖書期刊標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)例外)2.是否成為公司的檔案,應(yīng)堅持以下幾個標(biāo)準(zhǔn).是否具有法律依據(jù)性.是否屬于公司大事.是否具有通用性或示范性.是否屬于專利.3.應(yīng)當(dāng)將上述標(biāo)準(zhǔn)落實在歸檔范圍上,凡是列入歸檔范圍的文件,均作為公司檔案處理.4.公司檔案應(yīng)堅持少而精的原則.5.不屬于歸檔范圍的文件或資料,可以僅保存電子文本,不必保存紙本.二、企業(yè)文檔的價值認(rèn)定企業(yè)所保存的文檔資料,由于其作用的范圍80封面卷內(nèi)目錄歸檔文件備考表組織案卷的要領(lǐng):1.分析文件之間的最小有機(jī)聯(lián)系,確定卷內(nèi)文件的數(shù)量.2.將相關(guān)文件集中到卷盒內(nèi),重新編頁號.(裝訂或不裝訂)3.根據(jù)要求填寫卷內(nèi)目錄、封面和備考表.三、組織保管單元封面卷內(nèi)目錄歸檔文件備考表組織案卷的要領(lǐng):三、組織保管單元81常用立卷的方法:1.機(jī)構(gòu)法,即將每個部門所形成的文件立一個案卷.適用于部門文件數(shù)量不多的單位.2.時間法,即將每一年的文件立一個案卷.1和2經(jīng)常結(jié)合使用,形成機(jī)構(gòu)—年度立卷法.適用于文書檔案或管理性文件的立卷.3.問題法,即將有關(guān)一個問題的文件立一個案卷.適用于部門內(nèi)文件形成量較大的單位.4.技術(shù)結(jié)構(gòu)法,即將同屬于一個技術(shù)結(jié)構(gòu)的文件組成一個案卷,適合復(fù)雜技術(shù)產(chǎn)品的圖紙立卷.5.專業(yè)法,即將加工過程中同屬于一個專業(yè)的文件組成一個案卷,適合工藝文件的立卷.6.項目法,即將同屬于一個項目的文件立一個案卷.適用于小型科技項目.7.文種法,即將同一類型的文件立一個案卷.適用于財會文件和標(biāo)準(zhǔn)文件的立卷.8.單件法，即將每一份文件立一個案卷。適用于文書檔案的立卷。常用立卷的方法:82四、企業(yè)文檔的排放與庫位管理收集入庫的企業(yè)文檔資料,應(yīng)該按照一定的排列規(guī)律統(tǒng)一進(jìn)行排放.具體方法有以下幾種:1.大流水排放.即按照入庫的時間先后順序依次排放,先來先放,后來后放.優(yōu)點(diǎn)是簡單易行,避免了空架,倒架的麻煩.缺點(diǎn)是