建設(shè)項(xiàng)目的費(fèi)用控制以及項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)的需求

建設(shè)項(xiàng)目的費(fèi)用控制以及項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)的需求摘要:對(duì)于許多項(xiàng)目而言，費(fèi)用嚴(yán)重超支、交付成果低劣的現(xiàn)象更能凸顯了需要對(duì)項(xiàng)目管理流程進(jìn)行有效的管理和控制。本文敘述了項(xiàng)目從概念設(shè)計(jì)階段到完工整個(gè)生命周期的有效費(fèi)用控制，并介紹了進(jìn)行這種控制所需要的項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)在大型建設(shè)項(xiàng)目上的應(yīng)用。本文以一個(gè)建設(shè)方從實(shí)踐應(yīng)用的角度展示了典型的建設(shè)項(xiàng)目的生命周期。首先，討論了在規(guī)劃階段合適的費(fèi)用控制方法，包括歲出預(yù)算的編制和有關(guān)資本撥款的問題.其次，介紹了在實(shí)施階段基本的項(xiàng)目費(fèi)用控制方法，包括費(fèi)用代碼結(jié)構(gòu)，費(fèi)用控制報(bào)告和費(fèi)用變更管理。項(xiàng)目費(fèi)用控制的一個(gè)主要手段是一個(gè)能向項(xiàng)目管理層提供必要的控制信息的項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng).這系統(tǒng)的概念是通過硬件和軟件功能來進(jìn)行管理的。很重要的一點(diǎn)是，項(xiàng)目費(fèi)用控制的功能，即項(xiàng)目財(cái)務(wù)核算和預(yù)測(cè)，不能和公司財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)功能混淆.本文也將就這兩者之間的區(qū)別進(jìn)行比較，并會(huì)分析盡管公司已有財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)系統(tǒng)，為什么項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)仍是非常重要的關(guān)鍵原因。關(guān)鍵詞：費(fèi)用類別，費(fèi)用類型，項(xiàng)目預(yù)算，已承諾費(fèi)用，費(fèi)用管理系統(tǒng)1定義本文將深入淺出地介紹一套專業(yè)的項(xiàng)目費(fèi)用控制方法和如何運(yùn)用信息化系統(tǒng)來充分體現(xiàn)該方法。其定義中有以下幾個(gè)特征：0建設(shè)項(xiàng)目：指一個(gè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，需要一定量的投資，按照一定程序，在一定時(shí)間內(nèi)完成，并符合質(zhì)量要求,以形成固定資產(chǎn)為明確目標(biāo)的一次性任務(wù).0費(fèi)用控制：在持續(xù)的基礎(chǔ)上對(duì)費(fèi)用進(jìn)行收集、累積、分析、報(bào)告和管理的過程。包括項(xiàng)目費(fèi)用變更、實(shí)際與預(yù)算的監(jiān)測(cè)、偏差分析和糾偏措施。0項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)：一組專門用來幫助計(jì)劃和控制項(xiàng)目費(fèi)用的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng).0費(fèi)用（Cost）：本文中所述的費(fèi)用與成本同義。2項(xiàng)目費(fèi)用控制過程費(fèi)用控制在建設(shè)項(xiàng)目中到底有多重要?試想想，如果一個(gè)私人或企業(yè)投資的固定資產(chǎn)項(xiàng)目，未有適當(dāng)控制費(fèi)用，在項(xiàng)目完成前，錢可能已經(jīng)耗光，又或投資者已被迫破產(chǎn)。假若建設(shè)項(xiàng)目是由政府出資，嚴(yán)重超支將可能引發(fā)民眾批評(píng)壓力，影響政府管制聲望。簡(jiǎn)單而言，項(xiàng)目費(fèi)用控制的目的就是給大家信心，建設(shè)單位能夠在投資總量受約束條件下，管理并完成項(xiàng)目。有些人可能認(rèn)為項(xiàng)目費(fèi)用管理就是管理“費(fèi)用”。事實(shí)是我們必須管理所有可能導(dǎo)致費(fèi)用發(fā)生的事情。因?yàn)槿绻还?，費(fèi)用就會(huì)持續(xù)增加，不管我們是否喜歡！項(xiàng)目費(fèi)用控制的道理其實(shí)很簡(jiǎn)單，我們必須清楚理解兩個(gè)基本原則：1）必須有用來作比較的基準(zhǔn)；2）只有未來的費(fèi)用才是可以控制的。然而，具體執(zhí)行卻非常不簡(jiǎn)單.有效的項(xiàng)目費(fèi)用控制并不僅僅是收集支出數(shù)據(jù)和編制相關(guān)報(bào)告。項(xiàng)目費(fèi)用控制的工作應(yīng)該包括：1）認(rèn)真細(xì)致的項(xiàng)目計(jì)劃，特別是將工作分解結(jié)構(gòu)擴(kuò)展到任務(wù)層；2）估算計(jì)劃資源的費(fèi)用；3）把估算轉(zhuǎn)化為可進(jìn)行控制的預(yù)算（用來作比較的基準(zhǔn)）；4）確保不要做出給予超出分配預(yù)算的承諾，如果已經(jīng)或必須做出，應(yīng)立刻在其它地方進(jìn)行調(diào)整；5）確保所有的費(fèi)用承諾，如簽訂承建合同，供貨商合同，招請(qǐng)工人等，事先獲得項(xiàng)目經(jīng)理的批準(zhǔn)；6）定時(shí)收集最新的費(fèi)用數(shù)據(jù)；7）檢查費(fèi)用的趨勢(shì)；8）預(yù)測(cè)剩余工作的費(fèi)用；9）比較最終估計(jì)總費(fèi)用，和對(duì)應(yīng)已批準(zhǔn)的總預(yù)算，包括已經(jīng)批準(zhǔn)的變更；10）逐項(xiàng)逐行的計(jì)算費(fèi)用偏差，并識(shí)別出存有問題的地方。進(jìn)行匯總，以確定項(xiàng)目總費(fèi)用的偏差情況；11）此外，應(yīng)與以前報(bào)告的偏差進(jìn)行比較，獲取周期偏差情況，以引起管理層的重視，確定偏差是否在可接受的范圍。雖然費(fèi)用控制是建設(shè)項(xiàng)目每一個(gè)階段必須進(jìn)行的項(xiàng)目管理活動(dòng)，如圖2（上）（下）：費(fèi)用控制角度的項(xiàng)目生命周期。但在項(xiàng)目施工階段的費(fèi)用控制要求是最嚴(yán)格的，因?yàn)檫@個(gè)階段的支出最多！圖1項(xiàng)目費(fèi)用控制任務(wù)一覽圖圖2（上）費(fèi)用控制角度的項(xiàng)目生命周期圖2（下）費(fèi)用控制角度的項(xiàng)目生命周期3費(fèi)用類別和結(jié)構(gòu)化預(yù)算的要求為什么要把估算轉(zhuǎn)化為預(yù)算？為什么不能把估算作為預(yù)算？項(xiàng)目估算是按造價(jià)師的業(yè)務(wù)操作方式而準(zhǔn)備的，目標(biāo)是反映在確定的工作范圍內(nèi)最可能發(fā)生的費(fèi)用.項(xiàng)目預(yù)算的目標(biāo)是提供各種不同的預(yù)算細(xì)項(xiàng)，作為可實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，以便讓項(xiàng)目管理人員在一定程度的靈活性上進(jìn)行費(fèi)用控制。兩者之差異主要在于對(duì)結(jié)構(gòu)化的要求。估算可以用比較隨意的方法。反之，預(yù)算必須是結(jié)構(gòu)化的，并需根據(jù)與工作方式一致的結(jié)構(gòu)進(jìn)行預(yù)算結(jié)構(gòu)的分解。事實(shí)上，需要將估算或者各種各樣的費(fèi)用原始數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)化為依照特定的預(yù)算結(jié)構(gòu)是十分普遍的.這樣的轉(zhuǎn)化并不是直接了當(dāng)?shù)?，也可能并不容?簡(jiǎn)單來說，必須要將估算或者費(fèi)用原始數(shù)據(jù)切成小塊，分成多段，然后按將要支出款項(xiàng)口徑保持一致的方式進(jìn)行重新組合.這個(gè)轉(zhuǎn)化過程有點(diǎn)像造蛋糕和吃蛋糕.整個(gè)造蛋糕過程是由很多層組成的，但是吃的時(shí)候我們會(huì)切成一塊一塊，每塊小蛋糕實(shí)際上也是由很多層組成。項(xiàng)目預(yù)算結(jié)構(gòu)化的分解也稱為費(fèi)用類別（CostClasses）.多層次的費(fèi)用類別以特定的結(jié)構(gòu)性代碼來操作，結(jié)果如圖3:金字塔式的費(fèi)用代碼層級(jí)。費(fèi)用代碼就是分配一組唯一的編碼到項(xiàng)目費(fèi)用類別結(jié)構(gòu)體系中的一個(gè)細(xì)分元素上。有了這樣的系統(tǒng)層級(jí)，費(fèi)用數(shù)據(jù)就可以按不同組合進(jìn)行小計(jì)或匯總，作為費(fèi)用控制，分析和對(duì)比的實(shí)質(zhì)依據(jù).費(fèi)用代碼的設(shè)定必需要考慮到是切實(shí)可行的、有意義的和高效率的三個(gè)方面。4費(fèi)用類型和管理報(bào)告的要求費(fèi)用類型(CostTypes)是指在費(fèi)用控制過程中不同階段所代表的費(fèi)用賬目，在費(fèi)用分類中通常有6種與工作范圍相關(guān)的費(fèi)用類型：1)項(xiàng)目預(yù)算；2)已承諾費(fèi)用；3)未承諾費(fèi)用;4)預(yù)計(jì)完工費(fèi)用；5)費(fèi)用偏差.6)實(shí)際支出費(fèi)用項(xiàng)目預(yù)算(Budget):正式批準(zhǔn)投給項(xiàng)目的資金叫做項(xiàng)目預(yù)算.請(qǐng)注意，這里的預(yù)算并不等同于國(guó)內(nèi)以統(tǒng)一定額計(jì)算出的工程造價(jià).已承諾費(fèi)用(CommittedCost)：在法律上已承諾付款的費(fèi)用，即使還沒有交付產(chǎn)品，或者既沒有開具發(fā)票，也沒有付款。一般是通過簽訂合同，發(fā)出采購(gòu)單或確認(rèn)變更通知等方式做出承諾。未承諾費(fèi)用(UncommittedCost):在已經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)可以花費(fèi)，但還未被承諾的費(fèi)用.預(yù)計(jì)完工費(fèi)用(ProjectedCost)：項(xiàng)目或部件完成時(shí)的預(yù)期費(fèi)用，也指已承諾費(fèi)用和未承諾費(fèi)用加在一起。費(fèi)用偏差(CostVariance):是指項(xiàng)目預(yù)算和預(yù)計(jì)完工費(fèi)用之間的差值。實(shí)際支出費(fèi)用(ActualCost)：已完成工作中實(shí)際發(fā)生并被記錄在案的費(fèi)用，也可進(jìn)一步分解為支付和保留金。實(shí)質(zhì)上，不同的費(fèi)用控制報(bào)告都是從以矩陣列表顯示，以費(fèi)用類別為水平行列，對(duì)應(yīng)到各個(gè)不同的費(fèi)用類型的垂直欄位上(如圖4：項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系)?？梢钥吹剑硞€(gè)費(fèi)用類別在不同費(fèi)用類型中的數(shù)字會(huì)隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而不斷更新。5費(fèi)用控制的難處項(xiàng)目成本管理人員要實(shí)時(shí)地、動(dòng)態(tài)地控制費(fèi)用，準(zhǔn)確地、全面地收集各種各樣有關(guān)費(fèi)用數(shù)和信息，然后處理和分析，并匯總成不同的費(fèi)用控制報(bào)告(如圖1：項(xiàng)目費(fèi)用控制任務(wù)一覽圖)。過程中，成本控制人員往往會(huì)遇到下列問題而感到力不從心：項(xiàng)目范圍經(jīng)常變動(dòng)，設(shè)計(jì)不斷修改，引致項(xiàng)目預(yù)算也要隨著調(diào)整而產(chǎn)生不同的版本.哪個(gè)版本最新？哪個(gè)版本已獲批準(zhǔn)？哪個(gè)版本才是當(dāng)前的費(fèi)用控制基準(zhǔn)？2）發(fā)包和采購(gòu)包通常另有其人或由其它部門負(fù)責(zé)。怎樣保證他人不會(huì)做出超過批準(zhǔn)預(yù)算的承諾？當(dāng)有必要超支時(shí)，成本控制人員怎樣可主動(dòng)和積極地提供協(xié)助？怎樣能最快拿到已經(jīng)或即將作承諾費(fèi)用的數(shù)據(jù)？3）成本控制人員可能都充分掌握費(fèi)用單位價(jià)格數(shù)據(jù)，但要計(jì)算已完成工作費(fèi)用和預(yù)測(cè)剩余工作費(fèi)用，便要清楚了解當(dāng)前施工現(xiàn)場(chǎng)情況。到底某建設(shè)部份已完成工作量是多少？尚未完成的工作量是多少？已完成的工作量是否與一些已確認(rèn)的設(shè)計(jì)變更有關(guān)？未完成的工作量是否已被取消？4）建設(shè)項(xiàng)目出現(xiàn)索賠或索償已越來越普遍。費(fèi)用控制人員要對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)做出合理準(zhǔn)確的評(píng)估，就必須自身或從項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)其他成員中獲取足夠的數(shù)據(jù)和信息。單位高層最害怕的就是看到表面無(wú)問題的費(fèi)用報(bào)告中，并未包括這些隱性費(fèi)用，而卻在項(xiàng)目完工結(jié)賬時(shí)才逐一暴露出來.實(shí)際上，費(fèi)用控制難處的核心就是一個(gè)“變”字。項(xiàng)目費(fèi)用控制人員很難在“千變?nèi)f化”和信息源分散的情況下向項(xiàng)旦經(jīng)理提供及時(shí)正確的報(bào)告。一個(gè)普遍的現(xiàn)實(shí)是，費(fèi)用控制人員只是一個(gè)被動(dòng)的“記者〃角色，將已發(fā)生的費(fèi)用情況向項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告，而很少能真正發(fā)揮“控制”及“管理”的功能。邊干邊算或干完才算的情況似乎被公認(rèn)為施工項(xiàng)目的“認(rèn)可”辦法。6項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)在現(xiàn)今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，事事追求效益效率的形勢(shì)下，越來越多的建設(shè)方和承包方已經(jīng)意識(shí)到要采用計(jì)算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)等信息化手段，來協(xié)助單靠手工很難處理好的費(fèi)用控制功能。如上述提到根據(jù)費(fèi)用類別和費(fèi)用類型,而涉及要處理成千上萬(wàn)動(dòng)態(tài)變化的數(shù)據(jù)。適合于大型建設(shè)項(xiàng)目的費(fèi)用管理系統(tǒng)，功能上的要求是比較復(fù)雜和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。系統(tǒng)能支持對(duì)費(fèi)用進(jìn)行收集、累積、分析、報(bào)告和管理的過程。通過將各費(fèi)用分解以費(fèi)用代碼，分類分層歸案，并且貫通到整個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用相關(guān)業(yè)務(wù)處理中，也就是費(fèi)用代碼必須貫穿預(yù)算管理、合同管理、變更管理和支付管理。對(duì)項(xiàng)目的工程材料、固定資產(chǎn)、機(jī)械費(fèi)用、工程進(jìn)度款、其他費(fèi)用的收支進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，并使得流程之間互相貫通.從企業(yè)的管理人員包括財(cái)務(wù)部門、合約部門、采購(gòu)部門，到項(xiàng)目的管理人員互相協(xié)同工作，達(dá)到數(shù)據(jù)共享的目的。項(xiàng)目管理層可以實(shí)時(shí)查詢項(xiàng)目發(fā)生的數(shù)據(jù)，進(jìn)行實(shí)時(shí)預(yù)警控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目費(fèi)用的事前估計(jì)、事中控制、事后分析的全過程費(fèi)用管理。很明顯，一般單機(jī)操作的小軟件根本無(wú)法滿足上述的要求。這里也要提醒一些打算搞項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)開發(fā)（不管內(nèi)部或外包）的企業(yè)。量身定做雖然可以在理論上滿足100%用戶的要求，但最大的問題絕對(duì)不在IT技術(shù)上，而是如何定義好有關(guān)的用戶詳細(xì)需求。也往往因?yàn)檫@個(gè)問題而致開發(fā)周期比預(yù)期長(zhǎng)很多、難度大很多。根據(jù)多年對(duì)市場(chǎng)成熟的商品化軟件所作的仔細(xì)評(píng)估和使用，其中Meridian公司的Prolog和Microsoft商務(wù)解決方案中的Solomon是比較可靠的建設(shè)項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)。Prolog和Solomon都是基本按圖4所示的運(yùn)作模式將費(fèi)用數(shù)據(jù)和信息化有機(jī)整合起來，能滿足決策、管理、控制、操作等不同層面的多種要求。Prolog和Solomon其它競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)包括價(jià)格合理、可靈活地客戶化，并具備簡(jiǎn)體中文版本等.7若已有會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，還需要項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)嗎？其實(shí)項(xiàng)目費(fèi)用控制信息化的迫切性很容易理解，試問現(xiàn)今還有多少家機(jī)構(gòu)或企業(yè)還停留著用手工或簡(jiǎn)單的Excel造賬目呢？也許就是這種聯(lián)想關(guān)系，有部分單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，表面上看項(xiàng)目費(fèi)用控制和會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)都是關(guān)于金錢管理，既然后者已經(jīng)有軟件系統(tǒng)在用，是否可以稍微擴(kuò)充功能，也許可以滿足項(xiàng)目費(fèi)用控制的需求.要避免墮入誤區(qū)，有必要將一般的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)和項(xiàng)目費(fèi)用控制兩者的功能需求不同之處簡(jiǎn)列如下：當(dāng)然兩者之間有著非常緊密的關(guān)系，特別是一些項(xiàng)目導(dǎo)向型組織機(jī)構(gòu)，項(xiàng)目的財(cái)政表現(xiàn)會(huì)大大影響機(jī)構(gòu)整體財(cái)政表現(xiàn).結(jié)論是，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)應(yīng)該是兩套不同的系統(tǒng)，也可以說前者是主要為企業(yè)財(cái)務(wù)總監(jiān)服務(wù)，后者主要為項(xiàng)目總監(jiān)服務(wù)的。但兩套系統(tǒng)中某些數(shù)據(jù)源是一致的，例如合同金額、批準(zhǔn)支付金額等。為避免重復(fù)輸入導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不符和低效率問題，可以考慮將兩套系統(tǒng)適當(dāng)?shù)丶?。因此在選擇項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)時(shí)，能否低成本地與現(xiàn)有的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)集成，也應(yīng)該是重要考慮的因素之一。8總結(jié)項(xiàng)目費(fèi)用管理和控制的能力，取決于人、方法和工具三種元素。方法是指整個(gè)對(duì)項(xiàng)目費(fèi)用管理的模式，其中包括目標(biāo)、要求、規(guī)范、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、表格、清單、報(bào)告、編碼結(jié)構(gòu)、工作程序、審批流程、人員職責(zé)等。方法還要按不同的需要來更新和優(yōu)化.工具則指一套合適的項(xiàng)目費(fèi)用管理信息化系統(tǒng)。經(jīng)常說金錢和時(shí)間是建設(shè)項(xiàng)目管理兩大目標(biāo)，但正所謂時(shí)間就是金錢，所以有能力控制實(shí)際費(fèi)用在指定的預(yù)算內(nèi)完成項(xiàng)目是絕對(duì)重要的。奇怪的是現(xiàn)今很多項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都懂得采用先進(jìn)軟件來協(xié)助控制進(jìn)度和時(shí)程，甚至在合約條文中指定其他項(xiàng)目參與方采用某一進(jìn)度軟件.可是，說到費(fèi)用控制卻大多數(shù)仍停滯于傳統(tǒng)的手工或簡(jiǎn)單的Excel，又或依靠會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)。不可不知，先進(jìn)的項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)能將業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化和工程管理過程化，統(tǒng)一并優(yōu)化核心工作流程，統(tǒng)一業(yè)務(wù)處理方法，提高工作效率和公司的整體管理水平.所