公司文秘檔案管理制度范文

第第頁公司文秘檔案管理制度范文1.?目的作用?公司的文秘?檔案資料是?公司行政辦?公和經(jīng)營活?動中不可缺?少的要素。?為了加強(qiáng)對?文秘檔案的?管理，理順?工作程序，?明確工作職?責(zé)，杜絕資?料流失，特?制定本制度?。2.管?理職責(zé)2?.1行政管?理部是公司?文秘檔案的?歸口管理部?門，負(fù)責(zé)?文秘檔案管?理制度的貫?徹及在各部?門的執(zhí)行檢?查，加強(qiáng)對?文秘檔案室?的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)?和工作實務(wù)?指導(dǎo)。2?.2各部門?所負(fù)責(zé)的部?門內(nèi)部檔案?資料，應(yīng)有?專人兼管。?同樣也應(yīng)執(zhí)?行本制度所?規(guī)定的各項?條款要求。?2.3文?秘檔案室是?公司對文秘?檔案的專管?機(jī)構(gòu)，在行?政管理部的?領(lǐng)導(dǎo)下，其?管理的主要?職責(zé)為：?3.歸檔資?料的范圍、?內(nèi)容3.?1計劃性文?件資料包?括公司戰(zhàn)略?規(guī)劃、經(jīng)營?計劃、各職?能部門的工?作規(guī)劃、計?劃。3.?2批示性文?件材料包?括公司各類?標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)?，如計劃指?標(biāo)、考核標(biāo)?準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)?準(zhǔn)等；公?司管理層在?生產(chǎn)經(jīng)營中?的各類命令?、工作指示?、調(diào)度記錄?等。3.?3法規(guī)性文?件包括政?府、行業(yè)、?上級制定和?頒發(fā)的各種?需公司貫徹?和執(zhí)行的規(guī)?定、要求、?標(biāo)準(zhǔn)等文件?；公司內(nèi)?部制定的各?類規(guī)章制度?。3.4?公司的重大?決議包括?由公司股東?大會、董事?會、監(jiān)事會?、總經(jīng)理辦?公會議及其?他重要的行?政辦公會議?所形成的文?件和會議材?料、會議記?錄等。3?.5總結(jié)性?文件包括?公司經(jīng)營活?動中年度、?季度、月度?的工作總結(jié)?；下屬單?位的工作總?結(jié)及單項性?的各種總結(jié)?報告。3?.6憑證性?材料包括?公司各職能?部門在經(jīng)營?活動中形成?的各類原始?記錄、憑證?、臺帳等。?如產(chǎn)量記錄?、質(zhì)量記錄?、設(shè)備保養(yǎng)?維護(hù)記錄，?以及材料能?源消耗等、?產(chǎn)品銷售、?合同書、協(xié)?議書等原始?記錄和文本?。3.7?匯報性材料?包括公司?向各上級主?管單位的匯?報材料、統(tǒng)?計報表、財?務(wù)報表等；?公司領(lǐng)導(dǎo)?在外部公共?場所發(fā)言或?發(fā)布的各類?文書資料等?3.8勞?資人事資料?包括公司?的人事任命?、人事調(diào)整?、認(rèn)識考勤?、人才引進(jìn)?和培訓(xùn)考核?、工資核定?記錄等相關(guān)?資料。3?.9調(diào)研性?資料包括?市場調(diào)研、?開發(fā)調(diào)研、?行業(yè)及競爭?對手資料、?供應(yīng)商經(jīng)銷?商資料、公?司內(nèi)部各策?劃方案的技?術(shù)經(jīng)濟(jì)論證?材料等。?3.10聲?像制品資料?包括經(jīng)營?活動中、文?化活動中、?以及員工在?外學(xué)習(xí)、考?察時或外單?位提供的以?聲像形式記?錄下來的對?公司經(jīng)營活?動產(chǎn)生作用?的各種資料?。3.1?1證件性文?書資料包?括法人營業(yè)?執(zhí)照、土地?使用許可證?、產(chǎn)品檢疫?證、衛(wèi)生許?可證、出口?許可證、產(chǎn)?品質(zhì)量認(rèn)證?、各類榮譽(yù)?牌匾和證書?、資產(chǎn)資料?如汽車使用?和房屋建筑?等批文證照?。3.1?2饋贈行資?料包括上?級領(lǐng)導(dǎo)、名?人、友人、?協(xié)作單位提?供和贈送的?題詞、書畫?、文獻(xiàn)資料?、有紀(jì)念意?義的各種工?藝制品等。?4.文件?資料的立卷?歸檔4.?1檔案的收?集會計歸?檔類在年度?終結(jié)后，由?財務(wù)部門編?造清冊，每?兩年歸檔一?次。各類?報表（應(yīng)收?帳報表、銷?售報表等）?報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)?閱后由專人?回收并即刻?銷毀，只財?務(wù)部立卷留?存。內(nèi)_?_文件原則?上各部門傳?閱后，即由?總經(jīng)理辦公?室回收立卷?留存。4?.2立卷歸?檔的時間?4.3立卷?歸檔的要求?5.文秘?檔案的借閱?5.1文?秘檔案主要?供本企業(yè)利?用，一般不?外借。如情?況特殊，外?單位人需須?持介紹信，?并經(jīng)公司領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)，可?查閱無密級?檔案。5?.2各部門?工作人員可?直接查閱屬?于本部門業(yè)?務(wù)工作范圍?得文秘檔案?資料。如需?查閱非本部?門得重要文?件和有密級?檔案，須經(jīng)?公司領(lǐng)導(dǎo)或?原形成檔案?得部門領(lǐng)導(dǎo)?批準(zhǔn)，方可?借閱。5?.3文秘檔?案得借閱者?應(yīng)負(fù)責(zé)檔案?得完整和完?好，不得私?自影印、復(fù)?印、翻印，?不得擅自拆?散、調(diào)換、?抽取、污損?、加注標(biāo)語?，不得轉(zhuǎn)借?，如有違紀(jì)?，酌情處罰?。5.4?對珍貴或易?損的檔案，?應(yīng)制成復(fù)制?品提供使用?。復(fù)制可采?取復(fù)印、照?片、重印副?本、摘錄等?方式。復(fù)制?文件應(yīng)仔細(xì)?校對，與原?稿無誤后，?注明檔案編?號，然后提?供使用。如?有必要，給?復(fù)制件加蓋?公章，以示?復(fù)制件不會?有誤。5?.5必要時?，檔案室應(yīng)?對所提供檔?案出具證明?，證明材料?寫好后應(yīng)仔?細(xì)校對和_?__，加蓋?檔案室印章?后才有效。?檔案室證明?材料只能證?明某事在檔?案上有無記?載，而不能?對某事下結(jié)?論。檔案管?理員不可擅?自對檔案資?料作解釋或?下結(jié)論。?5.6文秘?檔案一般不?得借出檔案?室。如有特?殊情況，可?以作短期外?借，最多為?十天，但必?須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)并辦?理借閱手續(xù)?。如延期借?閱時間，須?辦理續(xù)借手?續(xù)。逾期不?還者，檔案?管理員要及?時催還。?5.7借閱?文秘檔案須?妥善保管，?若有遺失，?將根據(jù)檔案?的價值和數(shù)?量報公司領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)后，?責(zé)令其賠償?一切損失。?6.文秘?檔案保密要?求6.1?檔案管理員?和借閱利用?檔案的人員?要樹立高度?責(zé)任心，加?強(qiáng)保密意識?，雙方共同?做好保密工?作。6.?2檔案分一?般檔案和有?密級檔案兩?類。檔案密?級分為絕密?、___、?___三級?。6.3?有密級檔案?只許在檔案?室翻閱，不?許帶離本室?。有密級檔?案復(fù)制時，?需經(jīng)公司辦?公室主任或?副總以上領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)。?6.4有密?級檔案只限?歸檔人使用?，其他人員?利用需經(jīng)辦?公室主任或?副總以上級?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。?6.5對?已到保密期?限的檔案要?請相關(guān)部門?領(lǐng)導(dǎo)和辦公?室主任鑒定?解密，對解?密檔案作一?般檔案管理?，及時提供?利用。6?.6外來參?觀人員，統(tǒng)?一由負(fù)責(zé)接?待人答復(fù)問?題和辦理所?需材料。?6.7檔案?管理員丟失?或擅自提供?泄漏檔案_?__，應(yīng)根?據(jù)情節(jié)輕重?，給予紀(jì)律?處分，直到?依法追究刑?事責(zé)任。?6.8企業(yè)?在職工工作?人員調(diào)離本?企業(yè)時，需?按檔案室要?求整理已形?成的文件材?料，并退還?所借檔案，?檔案室__?_無誤簽字?后，才能調(diào)?離。檔案管?理員調(diào)離，?應(yīng)由辦公室?主任監(jiān)督辦?理，檔案交?接之后，方?能調(diào)離。?7.超期檔?案的銷毀?7.1對超?過保存期限?的檔案，由?檔案管理員?登記造冊，?經(jīng)辦公室主?任和