高效遠(yuǎn)程辦公指南

高效遠(yuǎn)程辦公指南因?yàn)橐咔?，公司決定春節(jié)假期之后，先不上班，在家辦公。但是，在家怎么辦公呢？想要跟同事高效地遠(yuǎn)程協(xié)作，應(yīng)該怎么辦？

很多公司，尤其是美國公司，在家辦公是一個(gè)成熟的政策，這個(gè)政策叫WorkfromHome。在一些特殊情況下，員工可以申請(qǐng)?jiān)诩夜ぷ饕惶欤踔潦且欢螘r(shí)間。跨國公司的辦公室之間本來就分布得比較遠(yuǎn)，所以團(tuán)隊(duì)之間的跨地域遠(yuǎn)程協(xié)作是非常重要的基本技能。

現(xiàn)在，全國人民都在抗擊新型肺炎，估計(jì)有不少公司都打算延遲開工，讓大家晚一點(diǎn)返工，晚一點(diǎn)再進(jìn)辦公室。晚一點(diǎn)上班并不意味著不開始工作，而是在家辦公。在家，是幫助疫情平復(fù)，辦公，是幫助經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇。非常時(shí)期，這兩件事都特別重要。可是，中國很多公司其實(shí)缺乏遠(yuǎn)程工作的經(jīng)驗(yàn)，今天我就來與大家分享一下，在家辦公，怎么高效完成遠(yuǎn)程工作。

01在家辦公最大的挑戰(zhàn)，是遠(yuǎn)程之下，管理和溝通效率會(huì)大大下降。下面，我們先給你拆解一下這個(gè)問題，先說管理和溝通效率為什么下降，然后再講怎么辦。什么叫管理效率下降？管理效率下降，是因?yàn)槟阋姴坏揭恍﹩T工了，你沒辦法非?？焖俚匕才殴ぷ鳌⒄{(diào)整節(jié)奏，員工在做什么，遇到什么問題，也沒辦法及時(shí)向你請(qǐng)示，得到你的指導(dǎo)，協(xié)同上就會(huì)遭遇挑戰(zhàn)。

溝通上具體會(huì)遇到什么問題？大家在一起的時(shí)候，遇到問題，一抬頭就能跟旁觀同事說一嘴，需要協(xié)助就喊一聲，大家可能還會(huì)快速地召集開會(huì)等等，這些事情在遠(yuǎn)程辦公里都做不到。尤其是每個(gè)人都在自己家里，如果有員工他不工作，你其實(shí)也不知道，他是不是因?yàn)樾那榻箲]，刷著疫情新聞無心工作，你也無法知道。這些都會(huì)導(dǎo)致溝通效率下降。

怎么辦？我分別是站在公司和員工的角度，給大家說幾個(gè)建議：

第一個(gè)建議，加強(qiáng)定期溝通。

遠(yuǎn)程辦公時(shí)溝通顯得尤其重要，所以一定要加強(qiáng)定期的溝通。怎么樣加強(qiáng)定期溝通呢？建議大家要開始實(shí)行兩個(gè)制度：第一個(gè)制度是早會(huì)制度；

第二個(gè)制度是晚報(bào)告制度。

這兩個(gè)制度是遠(yuǎn)程工作有效率地基本保障。什么意思？在公司上班的時(shí)候，誰準(zhǔn)時(shí)上班，誰準(zhǔn)時(shí)下班，就算你不打卡，大家其實(shí)也能看得到?？墒窃诩肄k公，你很難知道一個(gè)員工是不是準(zhǔn)時(shí)上班的。

而準(zhǔn)時(shí)上班這件事為什么重要呢？那是因?yàn)榇蠹叶荚谕粋€(gè)時(shí)間段上班，才有彼此協(xié)同的基礎(chǔ)。即便是遠(yuǎn)程工作，只不過是工作地點(diǎn)換了，工作時(shí)間段其實(shí)沒有換。這意思是說，你家里，依然是早上9點(diǎn)到下午6點(diǎn)上班的狀態(tài)，這時(shí)間段不能換，因?yàn)榇蠹倚枰獏f(xié)同。

怎么才能保證大家都9點(diǎn)上班呢？所以第一點(diǎn)，建立早會(huì)制度。比方說，早上9點(diǎn)，每個(gè)部門都在微信群里開個(gè)語音會(huì)議，溝通一下今天我們要做的事情是什么，每個(gè)人分別要做什么。每個(gè)人都在會(huì)議里簡單地講一分鐘，說我今天大概要做這么一件事、兩件事、三件事……簡單地講一講就好，其實(shí)最重要的是大家互相提個(gè)醒，我們開工了。

早會(huì)制度非常重要。晚報(bào)告是什么意思？

早會(huì)既然已經(jīng)提出了，我們今天要做這件事，其實(shí)就給了管理一個(gè)非常重要的依據(jù)。到了晚上，每個(gè)人需要通過釘釘或者企業(yè)微信，把自己的報(bào)告發(fā)出來，講一下我今天做的事，每件事我做到什么程度了，今天的工作，我有一個(gè)怎樣的結(jié)果交付給大家。所以早會(huì)晚報(bào)告，這兩個(gè)制度是進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公時(shí)一個(gè)很重要的基本管理手法。

第二個(gè)建議，是把目標(biāo)拆解為任務(wù)。

這句話意思是說，公司要懂得把本來是要在一天、一段時(shí)間里要完成的目標(biāo)，開始拆解為每一天要完成的任務(wù)。因?yàn)楹芏嗍虑?，工作周期可能是一周、一個(gè)月，甚至更長時(shí)間。為了避免在遠(yuǎn)程辦公時(shí)失去目標(biāo)，我們需要把目標(biāo)拆解到一個(gè)個(gè)任務(wù)上，把objective拆解為task。目標(biāo)要達(dá)成，每天的task也就是任務(wù)先要執(zhí)行到位。

舉個(gè)例子，公司要向客戶交付一套非常大的代碼，中間可能涉及到300多個(gè)功能。作為項(xiàng)目管理者，就需要再把這個(gè)目標(biāo)聚焦到這周干什么、今天干什么。比如，今天的任務(wù)，第一，我要給客戶打個(gè)電話，談項(xiàng)目計(jì)劃，疫情期間在家里完成設(shè)計(jì)。第二，我要跟我的團(tuán)隊(duì)開會(huì)，這個(gè)會(huì)是要確定我們節(jié)后三個(gè)主要提案的方向是什么，并且由我的團(tuán)隊(duì)交付出來這三個(gè)方向的基本設(shè)計(jì)框架。你看，把目標(biāo)拆解為以天為單位的任務(wù)，這其實(shí)也在訓(xùn)練一個(gè)人的管理能力。

第三個(gè)建議，公司要為大家準(zhǔn)備好線上協(xié)作工具。

我們今天的溝通工具已經(jīng)非常好了，比如微信、企業(yè)微信和釘釘這一系列即時(shí)溝通工具。但是大家辦公的時(shí)候，往往要基于同一個(gè)文件、同一批文件協(xié)同，而即時(shí)溝通工具并不能傳輸大規(guī)模的文件。所以給大家介紹幾個(gè)工具。

文檔類，大家可以用類似于石墨、Office365這樣的軟件，他們可以支持多人在同一篇文檔上同時(shí)做修改。有時(shí)候?qū)懸粋€(gè)項(xiàng)目計(jì)劃或者一篇報(bào)告，老板、助理、項(xiàng)目經(jīng)理、策劃員工，大家可能一直站在電腦面前說，這個(gè)人說這么改，那個(gè)人說那么改，一起把文書改好。這時(shí)候通過石墨或者Office365，大家可以在線共同修改同一篇文章，這個(gè)時(shí)候就達(dá)到了一個(gè)協(xié)同的目的。