秘書資格四級考試復(fù)習(xí)要點

PAGEPAGE26秘書資格四級復(fù)習(xí)——文書基礎(chǔ)1.行政機關(guān)的公文是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法律效力和規(guī)范體式的文書。2.公文必須執(zhí)行統(tǒng)一規(guī)范的格式，并遵循一定的處理程序。3.在我們的公文處理中，有了法律效力的環(huán)節(jié)是：簽發(fā)。4.為待發(fā)文件注冊，要注意三方面：①編注發(fā)文字號②確定印制數(shù)量③確定發(fā)送范圍。5.公文的三要素：眉首、主體和版記。6.公文的格式中，秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人都位于眉首部分。標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章附注、附件都位于主體部分。主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等都位于文尾部分。題型：從中抽出幾個，判斷是在主體部分?在文尾部分?7.公文的排版正文要用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。8.公文眉首中的發(fā)送機關(guān)標(biāo)志“由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加‘文件’組成”(區(qū)分主體中的主送機關(guān))。9.公文份數(shù)序號：是指依據(jù)同一文稿印制若干份時每份在總印數(shù)中的順序編號。它位于左上角第一行用阿拉伯?dāng)?shù)字表示(區(qū)分發(fā)文字號)。10.發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。如：國發(fā)[2000]23號11.什么文必須有簽發(fā)人、會簽人姓名?上行文。。平行文、下行文均可以無簽發(fā)人。12.正確的保密標(biāo)志：密級★保密期限(題型：選擇正確的一種)。其中保密期限可以省略不寫13.公文的密級程度分為：特急、急件、限時送達。電報的密級程度分為：特提、特急、加急、平急。14.公文主體中的公文標(biāo)題包括發(fā)文機關(guān)名稱、公文事由和文種三個部分(題型：給出一段公文，判斷公文標(biāo)題的正誤)15.主送機關(guān)指公文的受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文的主送機關(guān)只能有一個，而且不能是單位的領(lǐng)導(dǎo)人。16.如果上行文的發(fā)文機關(guān)是一個受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位時，主送機關(guān)只能有一個，應(yīng)當(dāng)在文尾抄送另一個領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)。17.附件的位置：應(yīng)當(dāng)位于大印之上，屬于主體部分。18.簽署的權(quán)限只限機關(guān)首長一人。19.簽署與簽發(fā)的區(qū)別：簽署是對組織外部而言。簽發(fā)是對組織內(nèi)部而言。20.成文日期的原則：①以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)②以通過的日期為準(zhǔn)③以實際印發(fā)的日期為準(zhǔn)。行政機關(guān)公文成文日期的正確書寫：二OO一年一月一日黨委機關(guān)的公文用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。21.確定主題詞的步驟：審讀文稿、分析主題、查閱主題詞表、著錄標(biāo)引(順序不能錯)主題詞的排列順序，應(yīng)根據(jù)主題詞的涵義，由小到大，從內(nèi)容到形式(選擇題)13.抄送機關(guān)間用逗號隔開。14.印發(fā)日期以公文印付的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。秘書資格四級復(fù)習(xí)——辦公自動化1．計算機網(wǎng)絡(luò)的概念

計算機網(wǎng)絡(luò)是計算技術(shù)、通信技術(shù)和微電子技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。

2．計算機網(wǎng)絡(luò)的組成

計算機網(wǎng)絡(luò)主要由兩大部分組成：通信子網(wǎng)和資源子網(wǎng)。

3．計算機網(wǎng)絡(luò)的主要特征

計算機是網(wǎng)絡(luò)中信息處理的主體；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的每臺計算機都是獨立的；計算機之間的通信是通過通信協(xié)議實現(xiàn)的。

4．計算機網(wǎng)絡(luò)的主要功能

數(shù)據(jù)通信；資源共享；負(fù)荷均衡；提高可靠性。

5．計算機網(wǎng)絡(luò)的分類

按傳送數(shù)據(jù)所用的結(jié)構(gòu)和技術(shù)分類；按網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分類；按網(wǎng)絡(luò)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)分類；

按通信傳輸介質(zhì)分類；按信號頻帶占用的方式分類。

6．計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備與構(gòu)成

網(wǎng)絡(luò)工作站點；網(wǎng)絡(luò)通信介質(zhì)；網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)設(shè)備。

7．計算機網(wǎng)絡(luò)的使用

(1)計算機網(wǎng)絡(luò)可提供的服務(wù)：數(shù)據(jù)與信息的查詢、高速通信服務(wù)、電子教育、電子娛樂、電子購物以及各類應(yīng)急信息服務(wù)請求和社會保障類電子化服務(wù)。

(2)計算機網(wǎng)絡(luò)的使用包括：查詢網(wǎng)絡(luò)信息、電子郵件等方面。秘書資格四級復(fù)習(xí)——速記基礎(chǔ)1．速記的特點

速記的特點就是快，速度是速記的“靈魂”。速記能把語言完整無誤地記錄下來。

2．速記與文字的關(guān)系

速記和文字一樣，都是以記錄語言的意義為目的的書寫符號。但就其功能來說，兩者具有很大的區(qū)別。

3．雙式速記原理

(1)漢字速記原理

1)漢字速記是采用漢字草書的快寫。

2)漢字速記是對漢語中字、詞、句、段的合理精簡和縮略的快寫。

3)漢字速記是靈活運用借代的快寫。

4)漢字速記可應(yīng)用同音字、漢語拼音字母、各學(xué)科符號、象形字、會意符號等替代，有助于提高書寫速度。

(2)拼音速記原理：拼音速記是依據(jù)《漢語拼音方案》的原理，選用一些簡單而有系統(tǒng)的符號和創(chuàng)制各種有規(guī)則的略寫方法，通過“記音”達到“記意”的目的。

4．漢字速記略寫規(guī)則

為提高快速書寫速度，不僅要正確掌握草字快寫及快速連寫，同時，還應(yīng)掌握各種略寫法。略寫方法是把字、詞、句、段的繁瑣復(fù)雜的形式變化為簡單好寫的省略形式。

5．熟練運用漢字速記的詞語、語句略寫法

(1)詞組略寫法

1)并列式結(jié)構(gòu)詞組。

2)常用復(fù)音詞組成的詞組。

3)成語略寫法。

(2)合體字替代法

1)雙音節(jié)詞合體字。

2)三音節(jié)詞合體字。

3)詞組合體字。

秘書資格四級復(fù)習(xí)——法律與法規(guī)1．公司法

(1)公司與公司法

1)公司的不同種類。

2)公司法的基本制度的內(nèi)容：公司的名稱和住所；公司章程；公司的權(quán)利能力與行為能力；公司的資本；公司財務(wù)與會計制度。

(2)有限責(zé)任公司

1)有限責(zé)任公司的設(shè)立條件、股東的出資方式、公司的設(shè)立登記。

2)有限責(zé)任公司的組織機構(gòu)和職能。

3)有限責(zé)任公司的股權(quán)制度包括：股權(quán)證書、股權(quán)轉(zhuǎn)讓。

4)國有獨資公司：國家授權(quán)的投資機構(gòu)或國家授權(quán)的部門單獨投資設(shè)立的有限責(zé)任公司。公司法規(guī)定，國務(wù)院確定的生產(chǎn)特殊產(chǎn)品的公司或?qū)儆谔囟ㄐ袠I(yè)的公司，必須采用國有獨資公司的形式。

(3)股份有限公司

1)股份有限公司的設(shè)立條件、設(shè)立方式。

2)股份有限公司的組織機構(gòu)的構(gòu)成和職能。

3)股份有限公司的股份發(fā)行和轉(zhuǎn)讓制度：股份發(fā)行實行公開、公平、公正的原則，同股同權(quán)，同股同利；股票發(fā)行價格可以按票面金額，也可以超過但不得低于票面金額；股票一般采用紙面形式或證券管理部門規(guī)定的其他形式；公司的發(fā)起人、國家授權(quán)投資的機構(gòu)法人發(fā)行的股票應(yīng)為記名股票。對社會公眾發(fā)行的股票，可以為記名也可以為無記名股票；公司登記成立后，即向股東正式交付股票；公司發(fā)行新股，應(yīng)當(dāng)具備法定條件。

(4)公司的合并、分立、終止和清算

1)公司的合并與分立的方式：公司合并包括吸收合并、新設(shè)合并兩種形式。公司分立也包括兩種形式，一是原公司解散形成兩個以上新的法人，二是原公司繼續(xù)存在，分離出來的部分形成新的法人。

2)公司終止的事由：宣告破產(chǎn)、自愿解散和強制解散。

2．外商投資企業(yè)法

(1)中外合資經(jīng)營企業(yè)法

1)中外合資經(jīng)營企業(yè)及其設(shè)立條件：采用先進技術(shù)設(shè)備和科學(xué)管理方法，能增加產(chǎn)品品種，提高產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)量，節(jié)約能源和材料；有利于技術(shù)改造，投資少、見效快、收益大；能擴大產(chǎn)品出口，增加外匯收入；能培訓(xùn)技術(shù)人員和經(jīng)營管理人員。

2)中外合資經(jīng)營企業(yè)的組織形式和中外合資企業(yè)的注冊資本的有關(guān)法律規(guī)定。

3)中外合資經(jīng)營企業(yè)的權(quán)力機構(gòu)和經(jīng)營管理機構(gòu)的內(nèi)容。

(2)中外合作經(jīng)營企業(yè)法

1)中外合作經(jīng)營企業(yè)設(shè)立條件：國家鼓勵興辦產(chǎn)品出口或技術(shù)先進的生產(chǎn)型合作企業(yè)。

2)中外合作經(jīng)營企業(yè)的組織形式：具有法人資格的合作企業(yè)，其組織形式為有限責(zé)任公司；不具有法人資格的合作企業(yè)，合作各方的關(guān)系是合伙關(guān)系。

3)中外合作經(jīng)營企業(yè)注冊資本的有關(guān)法律規(guī)定：合作各方應(yīng)依法和依合同的約定投資或提供合作條件，其方式可以是貨幣，也可以是實物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)、專有技術(shù)、土地使用權(quán)等財產(chǎn)權(quán)利?？梢杂萌嗣駧疟硎?，也可以用合作各方約定的一種可自由兌換的外幣表示。在合作期內(nèi)注冊資本不得減少，因投資總額和生產(chǎn)規(guī)模等變化，確需減少的，須經(jīng)審查批準(zhǔn)機關(guān)批準(zhǔn)。

4)中外合作經(jīng)營企業(yè)的組織機構(gòu)：董事會制、聯(lián)合管理制、委托管理制。

(3)中華人民共和國外資企業(yè)法

1)外商獨資企業(yè)的設(shè)立：設(shè)立外資企業(yè)必須有利于國民經(jīng)濟的發(fā)展，能夠取得顯著的經(jīng)濟效益。國家鼓勵外資企業(yè)采用先進技術(shù)和設(shè)備，從事新產(chǎn)品開發(fā)，實現(xiàn)產(chǎn)品升級換代，節(jié)約能源和原材料，鼓勵舉辦產(chǎn)品出口的外資企業(yè)。

2)外商獨資企業(yè)的組織形式：外商獨資企業(yè)的組織形式為有限責(zé)任公司，經(jīng)批準(zhǔn)也可為其他組織形式。

3)外商獨資企業(yè)注冊資本的法律規(guī)定：外國投資者可以用自由兌換的外幣出資，也可以用機器設(shè)備、工業(yè)產(chǎn)權(quán)、專有技術(shù)等作價出資。注冊資本的增加、轉(zhuǎn)讓，須經(jīng)審查機關(guān)批準(zhǔn)。

3．合同法

(1)合同與合同法

1)合同的概念和特點。

2)根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以把合同劃分為不同的類別種類，理解和掌握這些分類的內(nèi)容。

(2)合同的訂立

1)合同成立的要件。

2)合同的基本條款。

3)合同訂立的程序：當(dāng)事人訂立合同，采取要約、承諾方式。

4)合同的成立：書面合同自當(dāng)事人簽字或蓋章時成立；如采取電文形式訂立合同的，可在合同成立之前簽訂確認(rèn)書，簽訂確認(rèn)書時合同成立。

(3)合同的效力

1)合同生效的條件。

2)無效合同的情形：一方以欺詐、脅迫的手段訂立合同；惡意串通，損害國家、集體或第三人利益；以合法形式掩蓋非法目的；損害社會公共利益；違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定。

3)可變更、可撤銷合同的情形：因重大誤解訂立的合同；在訂立合同時顯失公平；一方以欺詐、脅迫的手段或乘人之危，使對方在違背真實意思的情況下訂立的合同。

4)無效合同和被撤銷合同的法律后果。

(4)合同的履行

1)合同履行原則。

2)合同內(nèi)容約定不明時合同的履行規(guī)則：質(zhì)量要求不明的，按國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)履行；

價款或報酬不明的，按訂立合同時履行地的市場價格履行；履行地點不明，在接受貨幣一方所在地履行；履行期限不明的，債務(wù)人可隨時履行；履行方式不明的，按有利于實現(xiàn)合同的目的的方式履行；履行費用負(fù)擔(dān)不明的，由履行義務(wù)一方履行。

3)合同履行的擔(dān)保方式。

(5)違約責(zé)任

1)違約責(zé)任及其構(gòu)成：行為人從事了違反合同的行為；違約行為給當(dāng)事人一方造成損失；非違約方所受損失，是由違約方的違約行為造成的。

2)承擔(dān)違約責(zé)任的原則：合同法對違約責(zé)任采取的是嚴(yán)格責(zé)任原則。

3)承擔(dān)違約責(zé)任的方式。

4．勞動法

(1)勞動法及其適用范圍

1)勞動法的調(diào)整對象及勞動法的適用范圍。

2)勞動者的基本權(quán)利和基本義務(wù)。

(2)促進就業(yè)：促進就業(yè)是指國家為保障公民實現(xiàn)勞動權(quán)所采取的創(chuàng)造就業(yè)條件、擴大就業(yè)機會的各種措施的總稱。促進就業(yè)的目標(biāo)是為了實現(xiàn)充分就業(yè)。

(3)勞動合同和集體合同：勞動合同是勞動者與用人單位之間建立勞動關(guān)系，明確雙方權(quán)利和義務(wù)的協(xié)議。集體合同是指企事業(yè)組織的工會代表或職工代表與企事業(yè)組織的代表，就職工的集體勞動事項簽訂的書面協(xié)議。

1)勞動合同的訂立方式。

2)訂立勞動合同的原則：平等自愿，協(xié)商一致。

3)勞動合同的內(nèi)容：期限；工作內(nèi)容；勞動保護和勞動條件；勞動報酬；勞動紀(jì)律；終止條件；違反合同的責(zé)任。

4)集體合同的訂立、履行、變更和解除

①合同的訂立：由工會代表職工與企業(yè)簽訂，應(yīng)遵循平等自愿、協(xié)商一致的原則。

②合同的履行：當(dāng)事人必須全面履行自己承擔(dān)的義務(wù)并行使各項權(quán)利。

③合同的變更和解除：當(dāng)事人協(xié)商一致，合同可以解除；依據(jù)的法律、法規(guī)已修改和廢止的；因不可抗力的原因致使合同部分或全部不能履行的；企業(yè)轉(zhuǎn)產(chǎn)、停產(chǎn)、破產(chǎn)、被兼并的，致使合同無法履行；工會組織依法撤銷的。

(4)工資制度

1)工資是指用人單位依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定或集體合同、勞動合同的約定，以貨幣形式直接支付給本單位勞動者的勞動報酬。

2)工資分配原則：工資總量宏觀調(diào)控原則；用人單位自主分配原則；按勞分配為主體、多種分配方式并存原則；效率優(yōu)先、兼顧公平原則。

3)勞動法關(guān)于工資支付保障制度的規(guī)定：以貨幣形式按月支付給勞動者本人，不得克扣或無故拖欠；勞動者在法定休假日和婚喪假或依法參加社會活動期間，用人單位要依法支付工資。

(5)勞動安全衛(wèi)生制度

1)勞動安全衛(wèi)生是指國家為了改善勞動條件，保護勞動者在勞動過程中的安全健康而制定的各種法律規(guī)范的總稱，它包括勞動安全和勞動衛(wèi)生兩方面內(nèi)容。勞動安全衛(wèi)生工作的方針是安全第一、預(yù)防為主。

2)勞動安全衛(wèi)生制度的內(nèi)容：勞動安全設(shè)施符合國家標(biāo)準(zhǔn)；提供勞動安全衛(wèi)生條件和勞保用品；勞動安全衛(wèi)生教育制度；勞動安全衛(wèi)生檢查制度；勞保用品發(fā)放管理制度；勞動安全衛(wèi)生監(jiān)察制度；報告和處理制度。

(6)職業(yè)培訓(xùn)

1)職業(yè)培訓(xùn)是指對要求就業(yè)的或已就業(yè)的勞動者進行專業(yè)技術(shù)知識與實際操作技能的教育和培訓(xùn)。職業(yè)培訓(xùn)的目的是為了培訓(xùn)勞動者的專業(yè)技術(shù)能力，提高勞動者的操作技術(shù)水平。

2)職業(yè)培訓(xùn)形式：就業(yè)前培訓(xùn)和就業(yè)后培訓(xùn)；脫產(chǎn)培訓(xùn)、半脫產(chǎn)培訓(xùn)和業(yè)余培訓(xùn)。

(7)社會保險和福利制度

1)社會保險是指國家通過立法設(shè)立社會保險基金，使勞動者在暫時或永久喪失勞動能力以及失業(yè)時獲得物質(zhì)幫助和補償?shù)纳鐣Ｕ现贫取?/p>

2)社會保險的特點：強制性、補償性、互濟性。

3)社會保險的項目：退休、患病、負(fù)傷、因工傷殘、患職業(yè)病、失業(yè)、生育等。

(8)勞動爭議處理制度

1)勞動爭議是指勞動者與用人單位之間因執(zhí)行勞動法律、法規(guī)或履行勞動合同、集體合同發(fā)生的爭議。

2)勞動爭議處理機構(gòu)：勞動爭議調(diào)解委員會、勞動爭議仲裁委員會、人民法院。

3)勞動爭議的解決途徑：協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。

5．知識產(chǎn)權(quán)法

(1)著作權(quán)法

1)著作權(quán)是作者對自己的文學(xué)、藝術(shù)和科學(xué)創(chuàng)作作品依法享有的人身權(quán)和財產(chǎn)權(quán)的民事權(quán)利。

2)著作權(quán)的內(nèi)容。

3)著作權(quán)的主體的類別和著作權(quán)的客體的形式。

4)著作權(quán)取得原則和保護期限：對公民、法人或非法人單位的作品，無論是否發(fā)表，實行自動保護原則。署名權(quán)、修改權(quán)、保護作品完整權(quán)的保護期不受限制，發(fā)表權(quán)、使用權(quán)及獲得報酬權(quán)的保護期規(guī)定為作者終生及其死亡后50年。

(2)專利法

1)專利權(quán)的取得和保護期限。

2)專利權(quán)的終止和無效的法律規(guī)定：專利權(quán)的終止一是自然終止，二是因為一定法定事由而終止。自專利被授權(quán)之日起，任何單位和個人認(rèn)為該專利權(quán)的授予不符合專利法的規(guī)定，都可請求專利復(fù)審委員會宣告該專利無效。

(3)商標(biāo)法

1)商標(biāo)權(quán)的主體和客體。

2)商標(biāo)專用權(quán)的取得原則、程序和保護期限。

6．世界貿(mào)易組織法

(1)世界貿(mào)易組織的建立及其法律地位

1)世貿(mào)組織是一個獨立于聯(lián)合國的永久性國際組織。該組織的基本原則和宗旨是通過實施市場開放、非歧視和公平貿(mào)易等原則，來達到推動實現(xiàn)世界貿(mào)易自由化的目標(biāo)。

2)世界貿(mào)易組織的職能。

3，世界貿(mào)易組織的法律地位及宗旨：通過建立一個開放、完整、健全和持久的多邊貿(mào)易體制，促進世界貿(mào)易的發(fā)展，有效合理地利用世界資源改善生活質(zhì)量、擴大就業(yè)、確保實際收益和有效需求的穩(wěn)定增長。

(2)世界貿(mào)易組織的組織機構(gòu)。

(3)世界貿(mào)易組織法的基本原則：最惠國待遇原則，國民待遇原則，互惠原則，透明度原則，逐步削減關(guān)稅原則，一般取消數(shù)量限制原則。

秘書資格四級復(fù)習(xí)——企業(yè)管理基礎(chǔ)1．現(xiàn)代企業(yè)管理

(1)企業(yè)的主要特征。

(2)現(xiàn)代企業(yè)管理的基本內(nèi)容。

(3)現(xiàn)代企業(yè)制度

1)現(xiàn)代企業(yè)制度的特征。

2)現(xiàn)代企業(yè)制度的主要內(nèi)容。

(4)現(xiàn)代企業(yè)文化

1)現(xiàn)代企業(yè)文化的內(nèi)涵：是現(xiàn)代企業(yè)在長期經(jīng)營實踐中形成的全體員工共同的精神、觀念、風(fēng)格、心理、習(xí)慣等的總和。

2)現(xiàn)代企業(yè)文化的構(gòu)成。

3)現(xiàn)代企業(yè)文化的功能：導(dǎo)向功能；約束功能；凝聚功能；穩(wěn)定功能；輻射功能。

4)現(xiàn)代企業(yè)文化的特征。

2．財稅常識

(1)會計制度

1)會計監(jiān)督的內(nèi)容。

2)會計工作三項原則：真實原則，完整原則，合法原則。

3)會計的職能。

4)會計的基本要素：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費用和利潤六大要素。

5)會計核算方法：主要有一系列的專門方法，包括設(shè)置會計科目及賬戶；復(fù)式記賬；

填制和審核憑證；登記賬簿；成本計算；財產(chǎn)清查；編制會計報表。

(2)稅收制度

1)稅收的特征。

2)稅收制度的構(gòu)成要素。

3)流轉(zhuǎn)稅、所得稅、財產(chǎn)稅、特定行為稅、資源稅所包括的稅目。

3．金融常識

(1)貨幣制度

1)貨幣的概念、貨幣的職能、貨幣的形式。

2)通貨膨脹的概念及特點：通貨膨脹是在一定時間內(nèi)價格持續(xù)上升的過程，或者說是一種貨幣價值持續(xù)貶值的過程。通貨膨脹是一種極為有害的經(jīng)濟現(xiàn)象，它會破壞生產(chǎn)發(fā)展、擾亂流通秩序、引起國民收入盲目分配并造成信用危機等。

3)人民幣制度。

(2)信用形式與信用工具。

(3)利息的含義、種類和計算方法。

(4)金融機構(gòu)體系的構(gòu)成：中央銀行、商業(yè)銀行、政策性銀行、非銀行金融機構(gòu)、外資銀行。秘書資格四級復(fù)習(xí)會議管理——會議與商務(wù)活動1．會議議程表的設(shè)計方法

(1)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

(2)議程表中第一項是宣布議題，安排討論問題時應(yīng)盡量將同類性質(zhì)問題集中安排在一起。

(3)保密性較強的議題一般安排在后面。

2．會議日程表的設(shè)計方法

(1)會議的日程表一般采用簡短文字或表格形式。

(2)將會議時間按每天上午、下午、晚上三個單元將議題具體化。

3．安排會議議程和日程應(yīng)注意的問題

(1)會議議程和會議日程的功能不同。

(2)會議議程的編制在前，一旦確定不應(yīng)再改變。會議日程如遇到一些變化可相應(yīng)調(diào)整。

(3)會議議程與日程必須吻合。

(4)會議議程和日程表制定后，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實施。

4．選擇會址應(yīng)考慮的因素

(1)交通便利。

(2)會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模、主題相符。

(3)場地要有良好的設(shè)備配置。

(4)應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)，場地應(yīng)不受外界干擾。

(5)選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場。

(6)場地租借的成本必須合理。

5．做好會議記錄

(1)會議記錄的準(zhǔn)備工作

1)準(zhǔn)備足夠的筆、筆記本和記錄用紙，以及錄音機和磁帶。

2)備有會議議程表和相關(guān)文件資料，了解與會人員的座位圖。

(2)會議記錄的內(nèi)容：會議描述；與會者姓名；會議過程；主席、記錄員簽名。

(3)會議記錄的方法

1)重點應(yīng)將會議主要討論的觀點、決議、決定、重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來，其他內(nèi)容概括記錄。

2)漏記內(nèi)容對照錄音磁帶進行修改，也可提示會議主持人請發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做簡要的解釋。

3)與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

(4)會議記錄的修改

1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。

2)經(jīng)會議批準(zhǔn)，會議記錄如有錯誤，主席或秘書可以更改。

3)會議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動。

(5)會議記錄的要求：準(zhǔn)確、完整、簡潔、條理清楚。

6．會議期間的信息溝通

(1)做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作

1)秘書人員要多聽、多記、多想、多跑，全面收集信息。

2)要深入實際，掌握第一手資料。

3)注重信息的加工。

4)注重實效，狠抓反饋信息的收集。

(2)會議期間的對外宣傳工作

1)妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。

2)注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。

3)在傳遞方式、內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象、效果、實效、費用的原則綜合考慮。

4)注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的報道。

5)為召開記者招待會提供必需的信息資料。

6)信息收集力求全面、真實、及時、適用、重點突出。

7)與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠相待、平等相待、迅速及時。

(3)信息加工的形式：綜合加工；提煉加工；推導(dǎo)加工。

(4)信息傳遞的方式：口頭傳遞；影像傳遞；電子系統(tǒng)傳遞；專人傳遞。

7．會議的值班、保衛(wèi)工作

(1)會議值班工作的內(nèi)容

1)搜集有關(guān)情況，傳遞各種信息。

2)控制與會議無關(guān)人員隨便出入會場。

3)備有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤部門主管的聯(lián)方式。

4)堅守崗位、人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。

(2)會議保衛(wèi)工作的內(nèi)容：與會人員的人身安全的保衛(wèi)、重要文件的保衛(wèi)、會場和駐地的保衛(wèi)、各種設(shè)備和物品的保衛(wèi)、私人貴重物品的保衛(wèi)。

8．會議文件資料立卷歸檔的步驟

(1)會議文件的收集整理工作：收集范圍、收集渠道、收集方法。

(2)會議文件收集整理工作的方法

1)責(zé)任落實到人。

2)嚴(yán)格履行文件登記手續(xù)，認(rèn)真檢查文件缺損情況，并及時采取補救措施。

3)注意保密。

9．會議經(jīng)費結(jié)算工作

(1)會議收款的方法和時機

1)在會議通知中注明收費標(biāo)準(zhǔn)、可采用的支付方式。

2)如用信用卡收費，要問清姓名、卡號、有效期等。

3)與財務(wù)部門確定正確的收費開票程序。

(2)會議付款的方法和時機：演講者費用、場租費、租用設(shè)備費等事先商定好費用，會議結(jié)束后付費。

10．?dāng)M定開放參觀活動方案

(1)開放參觀活動方案的主要內(nèi)容

1)確定開放參觀活動的主題。

2)安排開放參觀的內(nèi)容。

3)選擇開放參觀的時機。

4)確定邀請對象。

5)選擇參觀路線。

6)策劃宣傳工作。

7)做好解說及接待準(zhǔn)備。

(2)安排開放參觀活動的注意事項

1)目的明確。

2)時機選擇要得當(dāng)。

3)處理好公開與保密的關(guān)系。

4)安排好細(xì)節(jié)問題。

5)精心做好展示工作。

11．安排宴請活動的方法與要求

(1)宴請活動的準(zhǔn)備工作

1)列出賓客名單，發(fā)出正式請柬。

2)確定宴請時間、選好宴請場所。

3)確定菜單。

4)排定桌次、座次。

5)宴請程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。

(2)宴請形式：正式宴會、便宴、酒會、冷餐會、茶會、工作餐等。

(3)宴請目的：為代表團來訪；為慶祝某一節(jié)日、紀(jì)念日；為展覽會的開幕、閉幕；為某項工程動工、竣工等。

12．?dāng)M定商務(wù)旅行計劃

(1)商務(wù)旅行計劃的內(nèi)容：時間、啟返日期、住宿安排、會晤人員、交通工具的選擇、上司或接待人的特別要求、天氣狀況、行程安排、差旅費用。

(2)旅程表的主要內(nèi)容：日期、時間、地點、交通工具、具體事項、備注。

13．出國商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作

(1)辦理各種必要的出國手續(xù)：撰寫出國申請，辦理護照，辦理簽證，辦理《國際預(yù)防接種證書》，辦理出境登記卡，訂購機票，辦理保險。

(2)出行前的準(zhǔn)備：編制旅行方案，辦理兌換外幣，準(zhǔn)備隨身攜帶物品，為上司準(zhǔn)備攜帶的文件，檢查相關(guān)證件，收集所到國的背景資料。

(3)出人境手續(xù)：邊防檢查；海關(guān)檢查；安全檢查；健康檢疫。

秘書資格四級復(fù)習(xí)會議管理——安排會議食宿1、會議餐飲的常識（1）食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費。（2）大體上是一個標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，照顧南北不同口味。（3）秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，應(yīng)事先將座位卡及菜單擺上。（4）席位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖。2、會議住宿的常識：（1）要提前編制分配方案；（2）長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。（3）具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。（4）有時還要考慮地區(qū)集中，便于討論。（5）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作出合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。（6）報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。3、安排會議餐飲：（1）根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。（2）就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡自助餐制和分餐制。（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲的時間和地點。（4）事先設(shè)計和確定就餐的憑證。（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多。（6）事先準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。（7）給因開會或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。

4、安排會議住宿：安排會議住宿方式的最簡單方法是由與會者自己安排住宿。5、會議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)：正式宴會、便宴、酒會、茶會、工作餐等。秘書資格四級復(fù)習(xí)會議管理——布置會場和安排座次1、會場整體布局的要求：（1）莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會議主題和氣氛，同時還要考慮會議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。（2）會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。（3）中大型會議要保證一個絕對的中心，因此多采用半圓形，大小方形的形式，以突出主持人和發(fā)言人。（4）小型會場要注意集中和方便。2、主席臺的座次和場內(nèi)座次3、工作程序：（1）會場整體布局安排：

確定會場形式；

合理擺放桌椅；

布置附屬性設(shè)備。（2）主席臺的座次和場內(nèi)座次安排：①依職務(wù)高低和選舉的結(jié)果安排座次。②為工作便利，會議主持人有時需要在前排的邊座就座，有時可按職務(wù)順序就座。③主席臺的座次的編排應(yīng)編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室，休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證證件上標(biāo)明。④在主席臺的桌上，于每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽。其他人員座次：①小型會場：

一般離會場的入口處遠(yuǎn)、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對門的位置。②中大型會場：橫排法、豎排法、左后排列法秘書資格四級復(fù)習(xí)會議管理——發(fā)布會議信息1、會議信息的類型2、工作程序（1）傳遞會議通知信息

（2）分發(fā)傳遞會議文件環(huán)節(jié)：準(zhǔn)備、登記、附清退目錄、封裝、發(fā)出。（3）溝通傳遞會議有關(guān)情況3、發(fā)布會議信息前要進行報審

4、要對媒體進行選擇5、發(fā)布會議信息的程序：收集、篩選、加工、報送審核、發(fā)布6、媒體的類型：地方媒體、全國性媒體、會議組織者自有媒體、發(fā)言人或參會者家鄉(xiāng)的地方媒體。秘書資格四級復(fù)習(xí)會議管理——提供會議地點的備選方案1、會議地點選擇的要求：考慮的因素：（1）交通便利。

（2）會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。

（3）場地要有良好的設(shè)備配制。（4）場地應(yīng)不受外界干擾。

（5）應(yīng)考慮有無停車場所。（6）場地租借的成本必須合理。2、會議酒店的類型劃分：按類型分：商務(wù)型、度假型。按地點分：位于市中心、位于市郊。3、工作程序（1）會議目的與形態(tài)

（2）實質(zhì)上的需求、與會者的期望（3）列出選擇會議場地需求的工作清單：所在地區(qū)情況

會場的環(huán)境

會議地點的設(shè)施（4）確定會議場地隨意抽查的內(nèi)容：一個單人房間、一個雙人房間、一個套房的設(shè)備。（5）對會議地點進行確認(rèn)（6）簽訂書面合同合同應(yīng)包括的細(xì)節(jié)：

①確定全部會議場地，包括每個房間的名稱及可供使用的時間。

②確定保證的客房間數(shù)。

③確定有旅館提供的免費商品和服務(wù)。

④說明特殊設(shè)備安裝活改裝,是否需要增加特別人員,服務(wù)或設(shè)施,并明確開支怎樣負(fù)擔(dān)。⑤確定預(yù)定和開票手續(xù),包括組織方為賓客承擔(dān)財務(wù)責(zé)任的限度。⑥列明應(yīng)向參加者個人直接收取的費用。⑦指定可以取消預(yù)定而不向參會單位收費的一段時間或作后期限。4、廣泛收集會議地點的信息(1)會見能作決策的人,有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。(2)只要可能,一定要在酒店建議的日期去參觀。

(3)不要出于個人原因再次參觀酒店。(4)不要帶家屬同行參觀。

(5)要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至。(6)要考慮另外一兩家酒店作為備選。5、實地考察會議地點的注意事項秘書資格四級復(fù)習(xí)會議管理——邀請會議嘉賓1、會議嘉賓的類型：

組織方的上級領(lǐng)導(dǎo)和政府官員

企業(yè)的重要客戶和各種利益方

社會名流和影視明星對實現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻的人2、嘉賓邀請的要求（1）首先確定嘉賓的名單，并事先確認(rèn)能否出席；

（2）要發(fā)出正式邀請函。（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。（5）對于難以分辨是否應(yīng)該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則，邀請他們參加，以免遺漏。

（6）嘉賓人數(shù)不宜過多。3、工作程序：（1）研究邀請嘉賓名單。

（2）擬發(fā)請柬。（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會情況。（4）在會議正式開始之前，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。4、會議嘉賓的安全和保衛(wèi)職責(zé)：應(yīng)熟悉地方和國家法律、法規(guī)，能夠冷靜協(xié)助公安人員制服滋事者；防范火災(zāi)；熟知會場的緊急疏散示意圖，了解如何在大規(guī)?？只胖芯S持秩序；向領(lǐng)導(dǎo)匯報事故情況；監(jiān)督裝卸會議用品，防止與會議有關(guān)的財產(chǎn)或展品被盜；會議值班制度要健全，安全保衛(wèi)人員要堅守崗位。檢查：確保會場內(nèi)所有設(shè)備線路、運轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠；確保會場內(nèi)消防設(shè)施齊全有效；確保會場的防竊聽裝置靈敏高效；確保會場的防盜設(shè)施處于運行狀態(tài)；檢查進出會場的人員的身份，禁止與會議無關(guān)的人員進出會場。5、會議嘉賓的接待：接站工作、迎接工作、具體接待工作。秘書資格四級復(fù)習(xí)會議管理——做好會議記錄工作和簡報工作1、為會議記錄做好準(zhǔn)備工作。2、會議記錄的內(nèi)容：會議描述、與會者姓名、缺席者請假條、宣讀上次會議記錄、有會議記錄中產(chǎn)生的問題、通訊情況、一般事務(wù)、其他事務(wù)、下次會議日期、主席簽名。3、會議記錄：標(biāo)題＋正文＋尾部4、會議簡報（1）內(nèi)容：反映會議情況，交流會議經(jīng)驗，溝通會議的信息。（2）結(jié)構(gòu)：報頭、報核、報尾5、會議記錄的要求：（1）快速。

（2）真實性：準(zhǔn)確、清楚、突出重點。

（3）資料性要求。6、會議簡報的要求（1）真實準(zhǔn)確；

（2）短小精悍；（3）快是簡報的質(zhì)量體現(xiàn)；

（4）生動活潑。秘書資格四級復(fù)習(xí)會議管理——安排會議值班1、會議值班工作的內(nèi)容：（1）值班電話記錄

（2）值班接待記錄

（3）值班日記

（4）作好信息傳遞。2、工作程序（1）制定值班工作制度

（2）明確值班工作任務(wù)

（3）編制會議值班表3、編制值班表應(yīng)有的項目（1）會議值班時間期限和具體值班時間。

（2）會議值班人員姓名。（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。（4）會議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。（5）有時須用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。（6）標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。秘書資格四級復(fù)習(xí)會議管理——接待采訪會議的新聞媒體1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則：（1）會議要求實事求是。

（2）掌握會議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。（3）報道中的重要觀點和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定，以免造成差錯或失誤。（4）要準(zhǔn)備得全面周到、主動積極。（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。（6）要隨時收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確掌握會議的效果提供參考。（7）會議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料，使會議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地向新聞媒體介紹會議情況，回答記者的提問。2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容：（1）由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者審閱后，向媒體發(fā)送。（2）在會議召開期間，邀請有關(guān)報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)布消息。（3）在會議結(jié)束時，召開記者報告會，由會議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。3、工作程序（1）媒體人員登記。

（2）為媒體人員提供簡單的會議材料。（3）安排拍照和新聞發(fā)布會等傳統(tǒng)活動。

（4）安排媒體溝通會。4、注意事項（1）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報道。

（2）匯總新聞媒體的各種報道。秘書資格四級復(fù)習(xí)會議管理——準(zhǔn)備會議資料、會議用品1、會議資料的類型：來賓資料、會務(wù)資料、溝通資料2、會議用品的類型：必備用品、特殊用品3、工作程序（1）準(zhǔn)備會議資料來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證會務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務(wù)組成員通訊錄。溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議和協(xié)議合同以及相關(guān)資料。（2）準(zhǔn)備會議用品4、處理會議臨時產(chǎn)生的文件：由臨時動議產(chǎn)生的提案記錄、決議等。5、選擇會議用品及會議經(jīng)費使用應(yīng)該注意的問題（1）樹立全局觀念，搞好綜合平衡。

（2）經(jīng)濟適用，合理先進。（3）嚴(yán)格根據(jù)會議經(jīng)費的預(yù)算，量入為出。

（4）注意輕重緩急，精打細(xì)算。秘書資格四級復(fù)習(xí)會議管理——安排會議禮儀服務(wù)1、會議的通用禮儀（1）會議文書禮儀。會議的請柬、邀請函、通知等文書在格式、稱謂、語言上都應(yīng)遵守相關(guān)禮儀要求。（2）迎送禮儀。無論是參會的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓還是一般的參會人員都應(yīng)該熱情接待和周到服務(wù)。一般應(yīng)在會前組成一個會務(wù)組，專門處理有關(guān)問題。（3）參會禮儀。要遵守會議紀(jì)律和時間，不交頭接耳，不遲到早退，發(fā)言不超過規(guī)定時間。（4）服務(wù)禮儀。在會議的簽到、引領(lǐng)、食宿接待服務(wù)中要遵守禮儀的一般要求，注意服務(wù)忌語，使用禮貌用語。2、主持人的禮儀3、會議發(fā)言者禮儀4、會議參加者禮儀5、工作程序：（1）選擇會議禮儀服務(wù)人員

（2）分解工作程序（3）培訓(xùn)會議禮儀服務(wù)人員

（4）準(zhǔn)備服裝用具

（5）禮儀執(zhí)行秘書資格四級復(fù)習(xí)事務(wù)管理——接待一、確定涉外禮賓次序：1、涉外接待的原則：（1）不卑不亢

（2）依法辦事

（3）內(nèi)外有別（4）尊重個人

（5）女士優(yōu)先

（6）入鄉(xiāng)隨俗2、禮賓次序：★禮賓次序主要適用于在多邊性商務(wù)交往中如何同時兼顧尊卑有序、平等待人這兩項基本禮儀原則。（1）按照來賓所在國家或地區(qū)的名稱的拉丁字母的先后來排列其次序。（2）依照來賓的具體身份與職務(wù)的高低來排列。（3）依照來賓抵達現(xiàn)場的具體時間早晚來排列。（4）依照來賓告知東道主自己決定到訪的具體時間的先后來排列。（5）不排列。3、禮賓次序確定的步驟：（1）確定禮賓次序方案

（2）提前通知有關(guān)各方（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場次序二、安排涉外迎送儀式1、涉外迎送儀式的要求：（1）發(fā)出邀請

（2）準(zhǔn)備工作

（3）善始善終★在外賓抵達前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作。2、著裝要求：鄭重，正裝3、工作程序：確定迎候人員—準(zhǔn)備迎賓的物品—見面講究禮節(jié)—送行前的拜訪—安排送行儀式。三、安排涉外會見會談和拜訪1、涉外會見會談要求：（1）充分了解雙方的情況；（2）準(zhǔn)備工作要落實到位；（3）會談會見時要做好記錄。★會談的定義２、拜訪的要求：（1）拜訪前要雙方約定時間；（2）到達后在大堂打電話通知對方，不要直接上樓敲對方的門；３、會談的工作程序：約定—通知對方有關(guān)事項—準(zhǔn)備工作—迎接客人—會見、會談—送別客人。四、涉外宴請常識1、涉外宴請的原則：（1）選擇雅致、安靜的地方；（2）點菜不僅要考慮外賓因宗教信仰而來的忌諱，還要注意其他飲食習(xí)慣的差別；（3）菜肴要有地方特色；

（4）要講究個人衛(wèi)生。2、西餐禮儀：（1）赴宴前的準(zhǔn)備：接到邀請后，要看清楚請柬的各項內(nèi)容；如果決定接受邀請并已答復(fù)主人，就不要輕易改變；到別人家赴宴要帶禮物；要根據(jù)請柬上的要求選擇赴宴的服裝；要準(zhǔn)時赴宴。到人家赴宴要稍晚幾分鐘，給主人留一點余地。（2）座次安排（3）入席、退席禮節(jié)客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席。女主人拿起餐巾打開，表示宴會正式開始，客人才可以動餐巾。暫時離開的表示方法：應(yīng)該把餐巾放在自己椅子上，以示還要回來。如果放在盤子旁邊，就意味著結(jié)束進餐了。女主人或第一主人要眼觀全局，當(dāng)看到大家都差不多吃完的時候，她（他）才能放下餐具，并把餐巾略加折疊，放在桌上。西餐的上菜程序：湯或冷食—魚—主菜—色拉—甜食—咖啡。上酒的次序：雞尾酒在宴會開始之前；紅葡萄酒配味道濃厚的肉類主菜；如有其他葡萄酒，香檳和肉類一起上，沒有其他酒，從第一道菜就要斟上；3、招待會的禮儀：（1）請柬不需要回復(fù)

（2）按順序取菜

（3）按量取菜

（4）顧及他人利益（5）酒會的禮節(jié)：要以恰當(dāng)?shù)姆绞桨炎约航榻B給陌生人；要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中；聊天時要顧及所有在場者；不要大聲喧嘩。4、注意事項：（1）西餐講究的是氛圍的優(yōu)雅；（2）衣著要整齊；（3）赴宴的第二天要向主人表示感謝。五、饋贈禮品的要求1、各國的禁忌：（1）信仰伊斯蘭教的國家：不給對方夫人送禮；不送雕像、娃娃、人物畫像之類的；不送熊貓、酒、豬皮、豬鬃制品。（2）韓國：不送日貨（3）日本：講究包裝，喜歡單數(shù)，忌“９”“４”（4）印度：多食素，敬重牛（5）法國：不送菊花、杜鵑花、牡丹、黃色的花、紙花，避開“１”“１３”，不喜歡墨綠色。（6）英國：不喜歡孔雀、大象、貓頭鷹，不送百合花，忌諱“１３”和“星期五”（7）美國：不宜送香煙、香水、內(nèi)衣、藥品2、選擇禮品要考慮的因素：（1）與受禮者的關(guān)系

（2）明確送禮的原因（3）了解受禮者的特點

（4）經(jīng)濟方面的限定秘書資格四級復(fù)習(xí)事務(wù)管理——商務(wù)溝通1．接待規(guī)格

(1)秘書必須根據(jù)來訪者的身份確定接待規(guī)格。接待規(guī)格是從主陪人的角度而言的。

(2)接待規(guī)格有3種：高規(guī)格接待、低規(guī)格接待、對等規(guī)格接待。

2．接待規(guī)格的確定

秘書首先要了解客人的身份，據(jù)此確定由誰來出面接待最合適。另外，影響到接待規(guī)格的還有如下一些因素：

(1)對方與我方的關(guān)系。當(dāng)對方的來訪事關(guān)重大或我方非常希望發(fā)展與對方的關(guān)系時，往往以高規(guī)格接待。

(2)一些突然的變化會影響到既定的接待規(guī)格。如上司生病或臨時出差，只得讓他人代替，遇到這類情況，必須向客人解釋清楚，向客人道歉。

(3)對以前接待過的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)。

3．制定接待工作計劃

接待計劃的主要內(nèi)容有三項：確定接待規(guī)格、擬定日程安排、提供經(jīng)費列支。

(1)人員安排表：包括時間、地點、事項、主要人員、陪同人員。

(2)日程安排：日程安排要具體，包括日期、時間、活動內(nèi)容、地點、陪同人員等內(nèi)

容，一般以表格的形式列出。

(3)接待經(jīng)費列支包括

1)工作經(jīng)費：租借會議室、打印資料等費用。

2)住宿費。

3)餐飲費。

4)勞務(wù)費：講課、演講、加班等費用。

5)交通費。

6)參觀、游覽、娛樂費用。

7)紀(jì)念品費用。

8)宣傳、公關(guān)費用。

9)其他費用。

4．橫向溝通

(1)橫向溝通概念：橫向溝通一般體現(xiàn)為部門間員工的溝通，在橫向溝通中不存在直接的上下級關(guān)系。橫向溝通的目的是為了增強部門間的合作、減少摩擦。橫向溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：會議、面談、備忘錄、報告等。

(2)橫向溝通可能遇到的障礙

1)部門“本位主義”和員工短視傾向。

2)“一葉障目”，對公司組織結(jié)構(gòu)的偏見。

3)性格沖突。

4)猜疑、威脅和恐懼。

(3)橫向溝通的策略

1)選擇針對性的溝通形式。

2)樹立“內(nèi)部客戶”的概念。

3)耐心傾聽而不是敘述。

4)換位思考。

5．縱向溝通

(1)縱向溝通的概念：縱向溝通包括自上而下、自下而上兩種溝通?？v向溝通中，從上至下進行的下行溝通是縱向溝通的主體，而自下而上的上行溝通是縱向溝通的關(guān)鍵。

(2)下行溝通和上行溝通

1)下行溝通是管理溝通的主體。下行溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：公司政策、報告、信函、備忘錄、談話、口頭指示、會議、傳真、電子信箱等。

2)上行溝通則開辟了一條管理人員聽取員工意見、想法和建議的通路，提供員工參與管理的機會，從而減少了員工因不能理解下達的信息而造成的損失。

(3)縱向溝通可能遇到的障礙

1)接受者溝通技能上的障礙。

2)溝通各方心理活動引起的障礙。

3)不善聆聽。

4)草率評判。

5)語義表達和理解方面的歧義。

(4)縱向溝通策略

1)下行溝通策略

①制定溝通計劃。

②減少溝通環(huán)節(jié)。

③“去繁從簡”，減輕溝通任務(wù)。

④言簡意賅，提倡簡約的溝通。

⑤啟用反饋，鼓勵接受者對信息進行評價；采用多介質(zhì)組合，比如書面形式與電話相結(jié)合。

2)上行溝通策略

①建立信任。

②適時采用走動管理，安排非正式的上行溝通。

6．沖突產(chǎn)生的原因

(1)信息傳達不夠精確或不夠完整。

(2)目標(biāo)不合，難以合作。

(3)責(zé)任不明，缺乏效率。

(4)敵對或其他負(fù)面的感覺。

7．沖突處理策略

按兵不動、粉飾太平、鐵令如山、制定規(guī)則、和平共存、討價還價、棄子投降、全力支持、攜手合作。

秘書資格四級復(fù)習(xí)事務(wù)管理——辦公室事務(wù)與管理

對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全檢查，改進辦公環(huán)境

(1)安全檢查的方法

1)確定檢查周期。

2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除或減少危險。

3)發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進、直到解決。

4)發(fā)現(xiàn)隱患，認(rèn)真填寫“隱患記錄及處理表”。

(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求

1)建筑堅固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風(fēng)。

2)辦公室空間適當(dāng)、噪聲要低。

3)辦公用品和設(shè)備要滿足工作、安全要求。

4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。

5)飲用水符合健康安全要求。

做好信息的保密工作

(1)口頭信息的安全保密工作

1)不要在組織內(nèi)部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。

2)在沒有確認(rèn)對方身份前，不要通過電話、手機、答錄機等給出保密信息。

3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。

4)按會議要求傳達會議信息。

(2)紙面信息的安全保密工作

1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要歸類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。

2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或柜子；用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”；高密級信息由工作人員親自送交收件人。

3)當(dāng)傳真保密信息時，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機旁。

4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里；不再需要的保密文件要銷毀。

(3)電子信息的安全保密工作

1)計算機顯示器應(yīng)放置在別人看不到屏幕的地方；打印保密材料時要人不離機。

2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權(quán)的人；有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位。

3)使用密碼保護計算機數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換；不要隨意安裝借來的程序，經(jīng)常查毒、殺毒；重要文件要做備份。

安排值班工作，編制值班表

(1)值班工作的主要內(nèi)容：記好值班電話記錄；記好值班接待記錄；記好值班日記；做好信息傳遞。

(2)值班表包括的內(nèi)容

1)列出值班時間期限和具體值班時間。

2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點、負(fù)責(zé)人或帶班人姓名、替班人姓名。

3)用簡短的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。

(3)值班管理制度的主要內(nèi)容：信息處理制度，崗位責(zé)任制度，保密制度，交接班制度。

零用現(xiàn)金的管理

辦公室中設(shè)立一筆零用現(xiàn)金或稱作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。

(1)秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿。

(2)需要使用零用現(xiàn)金時，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認(rèn)真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。

(3)秘書要認(rèn)真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。

(4)每當(dāng)支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。

(5)當(dāng)支出的費用到一定數(shù)額后或月末，秘書到財務(wù)部門報銷并將現(xiàn)金返還進行周轉(zhuǎn)。

商務(wù)費用報銷

(1)申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，經(jīng)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。

(2)一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；另一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。無論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票。

(3)商務(wù)工作結(jié)束后，申請者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。

(4)如計劃的費用需要超出時，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)報告，在得到批準(zhǔn)后，超出的部分才可報銷。

公文形成的過程

交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印。

公文處理的基本程序

簽收→登記→擬辦→批辦→承辦(閱讀)→交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印→登記→發(fā)文→立卷→歸檔→銷毀。

文書立卷、歸檔及銷毀

(1)立卷的范圍：已經(jīng)辦理完畢、具有查考價值的文件材料。

(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補不合規(guī)范的文件一編寫頁號一登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》一擬定案卷標(biāo)題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號一編制《案卷目錄》一編寫歸檔號。

(3)公文案卷歸檔：文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管。

(4)公文銷毀

1)銷毀的范圍：是指已辦畢的沒有歸檔和存查價值的公文。

2)銷毀的程序：是由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定；確認(rèn)應(yīng)銷毀的文件后，逐件核定造冊；將銷毀文件目錄送主管領(lǐng)導(dǎo)人審查簽批；在有關(guān)人員監(jiān)督下送往指定地點銷毀。

3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。

印章及介紹信的管理

(1)印章的管理

1)秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章、單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章、秘書部門的公章。

2)印章的作用：標(biāo)志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用。

(2)介紹信的管理：介紹信是用來介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。

辦公設(shè)備和辦公用品的進貨與保管

(1)辦公設(shè)備和辦公用品的接收程序

1)核對貨物，如數(shù)量不對應(yīng)立即通知采購部門。

2)接收情況應(yīng)輸入到庫存卡的接收項中，并及時更新庫存余額。

3)按規(guī)定存放好物品，確定物品發(fā)放人。

(2)庫存保管的措施

1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。

2)各類物品要貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類別和存放地。

3)新物品置于舊物品的下面或后面；體積大、分量重的放置在最下面；體積小和常用的物品放在較大物品的前面。

4)儲藏間要有良好的通風(fēng)和照明。

辦公設(shè)備和辦公用品的庫存記錄

(1)庫存控制卡的內(nèi)容：項目；單位；庫存參考號；日期；最大庫存量；再定貨量；最小庫存量；接收(進貨卡)；發(fā)放(出貨卡)；余額(庫存卡)。

(2)庫存記錄的目的

1)資金不被不必要的庫存占用。

2)空間不被用來儲存不必要的貨物。

3)監(jiān)督個人和部門對物品的使用。

4)保持充足的庫存。

5)監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失。

6)可利用準(zhǔn)確的庫存進行估價。

編制時間表的方法

(1)時間表是管理時間的一種手段。它是將某一時間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時間表的進程行動，有效管理時間、保證完成任務(wù)的簡單方法。

(2)編制時間表的方法

1)根據(jù)需求確定編制時間的周期。

2)收集并按時間順序列出該階段所有工作、活動或任務(wù)，如活動之間有矛盾應(yīng)及時調(diào)整。

3)繪制表格，標(biāo)明日期、時間和適合的行、列項目，用簡明的文字將信息填人表格。

管理工作日志

(1)工作日志的使用方法

1)提前了解上司工作和活動的信息，并在兩份日志上填出，同時在自己的工作日志上標(biāo)出當(dāng)日應(yīng)完成的工作。

2)填入的信息應(yīng)清楚、完整、準(zhǔn)確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化應(yīng)更新工作日志并告知上司，同時做好善后工作。

(2)工作日志填寫的主要內(nèi)容

1)上司工作日志的主要內(nèi)容：上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況、接待的來訪者；上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況；上司的個人安排；上司的私人信息。

2)秘書工作日志的主要內(nèi)容：上司的各項活動需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜；上司交辦的工作；自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動。

(3)秘書在管理工作日志時應(yīng)注意的問題

1)安排的活動之間要留有10分鐘左右的間隔。

2)進行項目的時間調(diào)整、變更，應(yīng)遵循先重急后輕緩的原則。

3)確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作。

4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。秘書資格四級復(fù)習(xí)——信息管理一、信息的開發(fā)1、信息開發(fā)的特性：信息開發(fā)是對信息進行全面挖掘、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。信息開發(fā)具有多層次性。2、信息開發(fā)的類型：一次信息開發(fā)，主要是將無序信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛行蛐畔?，提高信息的利用率，如剪報、外文文獻編譯。二次信息開發(fā)，是對一次信息進行加工整理后而形成的新信息，提供信息線索，便于人們對信息進行概括了解。三次信息開發(fā)，是在一次、二次信息的基礎(chǔ)之上，通過分析概括而形成更深層次的信息。3、主要形式：剪報、索引、目錄編制、文摘、信息資料冊、簡訊、調(diào)查報告。4、信息編寫的類型：動態(tài)型；建議型；經(jīng)驗性；問題型；預(yù)測型5、工作程序：（1）確定主題；

（2）分析信息材料；（3）選擇信息開發(fā)方法：匯集法、歸納法、縱深法、連橫法、濃縮法（4）轉(zhuǎn)換法、圖表法。（5）選擇信息開發(fā)的形式；

（6）形成信息產(chǎn)品。二、信息的利用三、信息利用的特點：周期性、經(jīng)常性、廣泛性、實效性。1、要求：（1）遵守信息法規(guī)；

（2）維護信息安全；（3）最大限度地滿足信息需求；

（4）注意對日常信息的積累。2、程序：（1）熟悉信息內(nèi)容；

（2）確定利用需求；（3）確定信息利用服務(wù)的途徑：信息檢索、信息加工、定題查詢、信息咨詢、網(wǎng)絡(luò)信息。3、獲取信息4、提供信息5、信息利用中可使用跟蹤卡、文檔日志記錄信息借閱情況。四、信息的反饋1、特點：針對性、及時性、連續(xù)性2、形式：3、正反饋和負(fù)反饋（1）縱向反饋和橫向反饋

（2）前反饋和后反饋4、要求：（1）要準(zhǔn)確真實；

（2）盡量縮短信息反饋時間；（3）要廣泛全面，多信源、多通道反饋。5、程序：（1）明確目標(biāo)；

（2）選擇信息反饋的方法：系列型、廣泛型、連續(xù)型（3）獲取反饋信息（4）加工分析反饋信息（5）傳遞反饋信息（6）利用反饋信息秘書資格四級復(fù)習(xí)