三級秘書培訓(xùn)下編第一章會議管理課件

第一章會議管理——云大旅院培訓(xùn)中心第一章會議管理——云大旅院培訓(xùn)中心1第一節(jié)會前籌備先修內(nèi)容：1.會議的通用禮儀。2.主持人的禮儀。3.會議發(fā)言者的禮儀。4.會議參加者禮儀。5.會場整體布局的類型。（1）較大型會場的座次安排。大小方形和半圓形。第一節(jié)會前籌備先修內(nèi)容：2三級秘書培訓(xùn)下編第一章會議管理3（2）中小型會議的座次安排。方拱形、半月形、橢圓性、圓形、回字形、T字形、馬蹄形和長方形。（2）中小型會議的座次安排。方拱形、半月形、橢圓性、圓形、回46.場內(nèi)座位的區(qū)劃。（1）會場座位區(qū)劃的意義。（2）場內(nèi)座次區(qū)劃的主要方法。6.場內(nèi)座位的區(qū)劃。57.主席臺的座次和場內(nèi)座次安排（1）安排主席臺的座次。7.主席臺的座次和場內(nèi)座次安排6三級秘書培訓(xùn)下編第一章會議管理7（2）安排場內(nèi)其他人員的座次1）小型會場內(nèi)座位的安排（2）安排場內(nèi)其他人員的座次82）中大型會場內(nèi)座位的安排。2）中大型會場內(nèi)座位的安排。9一、會議籌備方案的擬定（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.會議籌備方案的內(nèi)容。

（1）確定會議的主題和議題。（選擇題）確定會議主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。

（2)確定會議的名稱。（選擇題）

（3）確定會議的議程。（選擇題）（4）確定會議的時間和地點。

（5）確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要。一、會議籌備方案的擬定（一）引導(dǎo)案例10（6）確定會議文件的范圍，并做好印制或復(fù)制工作。（7）確定與會代表的組成。（8）確定會議經(jīng)費預(yù)算。

（9）確定會議住宿和餐飲安排。

（10）確定會議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。（6）確定會議文件的范圍，并做好印制或復(fù)制工作。11組織落實，成立工作團(tuán)隊組組織落實，成立工作團(tuán)隊組122.會議籌備方案的作用（1）確保會議的周密組織。（2）確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位。（3）確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。3.會議籌備方案的制定程序（選擇題）（1）組建會議籌備委員會。（2）劃分籌備機(jī)構(gòu)小組。（3）與領(lǐng)導(dǎo)溝通相關(guān)事項。（4）方案擬定后交上司審核。2.會議籌備方案的作用134.遠(yuǎn)程會議籌備方案的要求：電話會議和視頻會議4.遠(yuǎn)程會議籌備方案的要求：電話會議和視頻會議14（1）遠(yuǎn)程會議的優(yōu)勢和特點：節(jié)省時間和金錢，降低會議成本；在與相應(yīng)的技術(shù)支持單位或服務(wù)機(jī)構(gòu)事前商定后，使用錄音或錄像設(shè)備將會議內(nèi)容做永久的記錄，使會議信息能夠得到完成的保存；會議信息的交流更加直接和簡短等。（2）制定遠(yuǎn)程會議籌備方案時，要注意了解技術(shù)支持。（3）要明確會議程序和議程。（4）要有專人負(fù)責(zé)檢查會議設(shè)備。（1）遠(yuǎn)程會議的優(yōu)勢和特點：節(jié)省時間和金錢，降低會議成本；在155.組織電話會議的要求。電話會議適用于規(guī)模不大、辦公地點相對集中的企業(yè)。5.組織電話會議的要求。16（1）電話會議的特點①方便靈活，準(zhǔn)備時間短，回復(fù)迅速。②缺少身體語言，難以進(jìn)行互動交流；缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。③為了提高電話會議的效率，增進(jìn)信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件）。④電話會議適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)。（1）電話會議的特點17（2）電話會議信息工作要的要求①準(zhǔn)確發(fā)出開會信息②要特別說明是否需要設(shè)立分會場③要強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時到會④認(rèn)真分發(fā)會議書面信息材料⑤合理安排會場信息傳輸設(shè)備⑥按時接通電話⑦做好會議記錄（2）電話會議信息工作要的要求186.組織視頻會議的要求。適用于布置重要工作、宣布重大決定、商量緊急措施等特殊緊急的情況。6.組織視頻會議的要求。19（1）視頻會議的特點。①聲音和圖像同時傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時間、費用。④交流效果較好。⑤視頻會議的交流不夠深入廣泛。（1）視頻會議的特點。20（2）視頻會議的工作要求①發(fā)出開會信息②分發(fā)文件信息資料③布置會場④設(shè)置與檢查會場信息傳輸設(shè)備⑤做好會議準(zhǔn)備⑥采用先集中后分散的形式⑦匯總情況信息（2）視頻會議的工作要求217.遠(yuǎn)程會議語言交流的注意事項講話內(nèi)容要集中、準(zhǔn)確地體現(xiàn)會議的主題，盡可能進(jìn)行講話演練并做好時間估算，以保證講話能按照規(guī)定的時間結(jié)束；為保證與會人員能夠清楚、準(zhǔn)確地接受講話人所講述的內(nèi)容，講話內(nèi)容要簡明易懂，盡量不使用方言、拗口和容易產(chǎn)生歧義的字詞及語句，以免與會人員理解有。誤7.遠(yuǎn)程會議語言交流的注意事項22（三）相關(guān)知識1.會議籌備方案與會議策劃方案的區(qū)別與聯(lián)系會議策劃方案一般包含會議籌備方案和會議預(yù)算方案。會議策劃是對會議做整體的計劃。會議預(yù)算是將策劃方案數(shù)字化的過程。會議籌備方案是在策劃方案的基礎(chǔ)上側(cè)重于會議準(zhǔn)備工作的組織和實施。總體上來說，會議策劃方案比較務(wù)虛，會議籌備方案比較務(wù)實。一般是先進(jìn)行策劃和制定預(yù)算，再設(shè)計具體的籌備方案。（三）相關(guān)知識232.會務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求（1）根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍。（2）分工明確，責(zé)任到人。（3）加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。3.會前準(zhǔn)備工作的基本要求：（1）充分（2）周密（3）安全2.會務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求24二、檢查會務(wù)籌備情況（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.會務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容（選擇題）（1）會議準(zhǔn)備是否充分（會期、人員、規(guī)模）（2）能否排除各種干擾。（3）環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備。（4）文件材料的準(zhǔn)備。（5）會場布置情況。（6）會議保衛(wèi)工作。（7）其它內(nèi)容。

二、檢查會務(wù)籌備情況（一）引導(dǎo)案例252.會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式（選擇題）（1）書面形式。這是一種正式的方式。這是必不可少的一種籌備情況檢查結(jié)構(gòu)的形式。（2）口頭形式。（3）協(xié)調(diào)會形式。2.會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式（選擇題）263.會務(wù)籌備情況檢查方法（操作題）（1）聽取會議籌備人員匯報（2）會前現(xiàn)場檢查。確保所有事項都條理清晰。注意氣味。設(shè)立入場登臺。佩戴徽章、名牌。準(zhǔn)備接待休息室。安排接待、服務(wù)人員。3.會務(wù)籌備情況檢查方法（操作題）273.會務(wù)籌備情況檢查的程序（1）開會檢查的程序。（2）現(xiàn)場檢查的程序。3.會務(wù)籌備情況檢查的程序28（三）相關(guān)知識1.會務(wù)籌備情況檢查的匯報材料（1）認(rèn)真核實。（2）突出問題，提出對策，注重實效。（3）要有量化檢查的數(shù)據(jù)。2.對檢查所發(fā)現(xiàn)的問題的糾正（1）分析問題。（2）找出問題產(chǎn)生的原因。（3）為糾正做好準(zhǔn)備。（4）責(zé)任到人。（三）相關(guān)知識29三、審核會議文件（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.會議文件審核的內(nèi)容（1）審核會議文件的準(zhǔn)確性、完整性（選擇題）（2）審核會議文件的具體內(nèi)容（選擇題）三、審核會議文件（一）引導(dǎo)案例302.會議文件審核的方法（選擇題）（1）對校法，適用于定稿上改動較多的文件。（2）折校法，適用于整潔、改動不多的文稿。（3）讀校法，適用于定稿內(nèi)容淺顯簡單，生僻字、專用術(shù)語名詞較少的定稿。3.會議文件審核的工作程序（選擇題）1.自審2.初審3.會審4.終審：在會議文件審核修改之后，要由主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。2.會議文件審核的方法（選擇題）31（三）相關(guān)知識1.會議文件的類型：（1）立項方面。2.籌備工作方面。3.會議內(nèi)容方面。4.會議宣傳報道方面。5.會議管理與服務(wù)方面。6.不同載體的信息材料。7.各種形式的文件材料（指導(dǎo)，主題，程序，參考，管理，成果，宣傳，傳達(dá)文書）

（三）相關(guān)知識322.會議文件的印制（1）適用原則。就是要求紙張應(yīng)適合于印刷、傳遞、閱讀和保存等方面的需要；油墨（2）耐久原則。就是要求紙張能在盡可能長的時間范圍內(nèi)可承受物理的、化學(xué)的因素的破壞。3.會議文件的分發(fā)。會議文件除了在會議進(jìn)行之前準(zhǔn)備的以外，還有會議進(jìn)行過程中分發(fā)的文件，還有一些會議文件會在會議結(jié)束之后分發(fā)到各個單位。2.會議文件的印制33四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議事宜（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的方法（1）定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書面報告。（2）由會議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報會議的情況。（3）領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會議。（4）其它途徑。四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議事宜（一）引導(dǎo)案例342.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的時機(jī)（1）會議籌備階段。（2）會中階段（3）會后階段3.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議事宜的程序（1）明確會議的目標(biāo)。（2）明確溝通會議有關(guān)事宜的方法或途徑。（3）確定溝通的時間、地點以及參加人員，制定會議記錄人員。2.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的時機(jī)35（4）檢查溝通過程中所需要的各類文件、音像等資料。（5）向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議的籌備情況及進(jìn)展、同時應(yīng)講明會議籌備或舉行過程匯總遇到的問題和難題。（6）聽取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論，并完成會議記錄。（7）將記錄通過某種方式送給領(lǐng)導(dǎo)。4.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的原則：（1）時間性。（2）及時性。（3）全面性原則。（4）檢查溝通過程中所需要的各類文件、音像等資料。365.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議事宜的注意事項（1）對領(lǐng)導(dǎo)的指示和雙方討論的結(jié)果要盡快進(jìn)行部署和落實。（2）要堅持與會議的主管領(lǐng)導(dǎo)保持定期的溝通，并將落實的情況及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋。（3）在會前、會中、會后不同時期的溝通中，要突出各自的重點。5.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議事宜的注意事項37（三）相關(guān)知識1.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的意義。2.分配會議組織與服務(wù)的考慮因素。（1）成員經(jīng)驗（2）承擔(dān)的工作總量（3）統(tǒng)籌分配（4）會議成員的特長愛好（5）合理公平分配（6）靈活實施3.做好會議整體協(xié)調(diào)的注意事項。（三）相關(guān)知識38五、擬定會議的應(yīng)急方案（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.會議應(yīng)急方案的內(nèi)容（操作題）（1）可能出現(xiàn)的問題（人員，場地，設(shè)備，資料，健康與安全，行為）（2）出現(xiàn)問題時負(fù)責(zé)解決的會議工作人員五、擬定會議的應(yīng)急方案（一）引導(dǎo)案例392.會議應(yīng)急方案的制定程序（1）預(yù)測不可預(yù)知的情況。（2）提前準(zhǔn)備應(yīng)對各種問題的備選方案。（3）要組織一次專題性的籌備檢查會。（4）頭腦風(fēng)暴。2.會議應(yīng)急方案的制定程序403.住宿安排注意事項3.住宿安排注意事項414.餐飲服務(wù)的注意事項4.餐飲服務(wù)的注意事項425.交通保障注意事項5.交通保障注意事項436.會議通訊服務(wù)注意事項6.會議通訊服務(wù)注意事項447.安排會議娛樂生活注意事項8.安排會議值班注意事項（三）相關(guān)知識1.會議應(yīng)急方案特點（選擇題）有的放矢，預(yù)防為主，留有余地

2.會議應(yīng)急方案實施的原則（選擇題）（1）思想上充分重視。（2）人才物方面措施到位。（3）堅持定期檢查。

7.安排會議娛樂生活注意事項45一、單項選擇1、在召開遠(yuǎn)程會議時，應(yīng)首先考慮（）

（09.5）（10.11）A、技術(shù)要求、保密要求

B、省時、省力

C、交通不便

D、互動性強(qiáng)2、確定會議的主題與議題應(yīng)不包括（）

（09.5）（10.11）

A、有切實的依據(jù)

B、考慮社會熱點問題

C、結(jié)合本單位的實際

D、有明確的目的

答案：1、A2、B一、單項選擇1、在召開遠(yuǎn)程會議時，應(yīng)首先考慮（）

（09463、會議中常見的突發(fā)事件不包括處理（）

（09.5）（10.11）

A、場地問題

B、設(shè)備問題

C、行為問題

D、營銷問題

4、對視頻會議的會場布置要求有（）

（09.5）（10.11）A、一臺攝像機(jī)

B、主會場和分會場都要懸掛會標(biāo)

C、擺放鮮花

D、采用自然光

答案：3、D4、B3、會議中常見的突發(fā)事件不包括處理（）

（09.5）（475、會場設(shè)備的檢查和使用應(yīng)（）（09.5）

A、多人多管

B、專人專管

C、誰用誰管

D、技術(shù)部門負(fù)責(zé)人管6、與領(lǐng)導(dǎo)溝通有關(guān)會議事宜要堅持（）（09.5）（10.11）

A、將單項溝通的結(jié)果盡快進(jìn)行部署和落實

B、與會議的主管領(lǐng)導(dǎo)保持非定期的溝通

C、在會前、會中、會后不同時期的溝通中，突出各自的重點

D、突出成績，適度反映問題

答案：5、B6、C5、會場設(shè)備的檢查和使用應(yīng)（）（09.5）

A、多487、對會議進(jìn)行現(xiàn)場檢查時，一般應(yīng)先（）

（09.5）

A、向領(lǐng)導(dǎo)匯報

B、通知被檢查的部門

C、下方檢查評估表

D、確定檢查的路線和確認(rèn)檢查重點

8、視頻會議時間緊，因此，每個發(fā)言人的發(fā)言時間（）（09.5）

A、要特別申請

B、由自己掌控

C、相對短

D、由記錄人掌控

答案：7、D8、A

7、對會議進(jìn)行現(xiàn)場檢查時，一般應(yīng)先（）

（09.5）

499、會場布置情況的檢查一般不采用（）

（09.5）（10.11）

A、口頭形式

B、座談會形式

C、協(xié)調(diào)會形式

D、書面形式

10、文件審核中適用于整潔、改動不多的文稿一般使用的審核方法是（）

（09.5）

A、對較法

B、折校法

C、讀校法

D、雙校法

答案：9、B10、B9、會場布置情況的檢查一般不采用（）

（09.5）（105011、電話會議是一種以語言交通為手段的會議形式，無法實現(xiàn)文字的同步傳輸，因此需要（）。（09.11）（10.11）（A）提前發(fā)放會議的日程表（B）配置視頻設(shè)備（C）做好會議報到工作（D）做好會議書面信息的分發(fā)工作12、在召開電話會議時，人數(shù)較少的單位或個人，可（）參加會議。（09.11）（A）直接使用帶有免提揚聲器的電話機(jī)（B）免費（C）使用麥克風(fēng)（D）使用專用視頻電話答案：11、D12、A11、電話會議是一種以語言交通為手段的會議形式，無法實現(xiàn)文字5113、在會議文件審核修改之后，要由（）進(jìn)行終審。（09.11）（10.11）（A）主管秘書（B）主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)（C）文件起草者（D）辦公室主任14、會議的主題除了要有切實的依據(jù)之外，還要（）。（09.11）（A）有細(xì)化的議題（B）結(jié)合本單位的實際情況（C）有充足的討論余地（D）在會上反復(fù)協(xié)商答案：13、B14、B13、在會議文件審核修改之后，要由（）進(jìn)行終審。（05215、在審核會議文件具體內(nèi)容時，首先要審核會議文件內(nèi)容（）。（09.11）（A）是否做到了層次清晰（B）是否與實際相符（C）是否偏離了會議的主題（D）是否進(jìn)行了會商16、根據(jù)會議的（），確定會議的發(fā)言人。（11.5）A、目的B、議程C、主題D、規(guī)模答案：15、C16、C15、在審核會議文件具體內(nèi)容時，首先要審核會議文件內(nèi)容（5317、會議籌備情況檢查的必不可少的形式是（）。（11.5）A、書面形式B、口頭形式C、電話形式D、催辦單形18、會議組織方的領(lǐng)導(dǎo)檢查會議籌備情況的最可靠方式是（）。（11.5）A、書面匯報B、口頭匯報C、協(xié)調(diào)會D、現(xiàn)場檢查答案：17、A18、D17、會議籌備情況檢查的必不可少的形式是（）。（1154二、多項選擇1、對會議文件校對時，只有認(rèn)真檢查（），才能杜絕差錯。

（09.5）

A、文字

B、結(jié)構(gòu)的組成部分

C、各種標(biāo)記

D、格式

2、為了提高會議的效率，以下做法不可取的是（）（09.5）

A、盡量縮短會議的時間

B、盡量使更多的人員參加會議

C、盡量邀請政府的主要領(lǐng)導(dǎo)到會發(fā)表講話

D、盡量在比較封閉、受干擾小的地點開會答案：1、ABD2、BC二、多項選擇1、對會議文件校對時，只有認(rèn)真檢查（），才能杜553、會議策劃方案一般包括會議（）。（09.11）（A）議程（B）籌備方案（C）預(yù)算方案（D）日程4、檢查會場布置的情況應(yīng)注意的方面有（）。（09.11）（A）會標(biāo)是否莊嚴(yán)醒目（B）領(lǐng)導(dǎo)者名簽安排是否妥當(dāng)（C）投票設(shè)施是否完善（D）旗幟、鮮花等烘托氣氛的裝飾物是否放置得體答案：3、ABCD4、ABCD3、會議策劃方案一般包括會議（）。（09.11）565、在糾正會議檢查過程中所發(fā)現(xiàn)的問題時，要努力做到（）。（09.11）（10.11）（A）必須由領(lǐng)導(dǎo)對問題提出處理意見（B）不擴(kuò)大問題的影響面（C）在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應(yīng)準(zhǔn)備（D）及時將糾偏的結(jié)果進(jìn)行通報6、提交會議討論的文件如涉及有關(guān)單位和部門，可先要（）。（09.11）（A）進(jìn)行會商（B）廣泛征求意見（C）由各部門分別提出意見（D）只由牽頭部門提出意見

答案：5、CD6、AB5、在糾正會議檢查過程中所發(fā)現(xiàn)的問題時，要努力做到（）577、會議的領(lǐng)導(dǎo)者和會務(wù)部門在進(jìn)行會議組織時要堅持（）原則。（09.11）（A）細(xì)致性（B）時間性（C）及時性（D）全面性8、與面對面會議相比，視頻會議具有的特點是（）。（11.5）A、交流溝通充分B、發(fā)言時間緊C、發(fā)言時間相對較長D、發(fā)言人數(shù)少答案：7、BCD8、CD7、會議的領(lǐng)導(dǎo)者和會務(wù)部門在進(jìn)行會議組織時要堅持（）原589、會議應(yīng)急方案的主要內(nèi)容應(yīng)該包括（）情況（11.5）A、設(shè)備在使用過程中發(fā)生損害B、持不同意見的發(fā)言者發(fā)生爭吵C、突發(fā)性災(zāi)害或傳染性疾病D、關(guān)鍵與會代表缺席10、檢查會場布置的情況時應(yīng)檢查（）（11.5）A、會標(biāo)與會徽B、座位與名簽C、裝飾物D、指示牌答案：9、ACD10、ABCD9、會議應(yīng)急方案的主要內(nèi)容應(yīng)該包括（）情況（11.5）5911、視頻會議的局限性體現(xiàn)在（）（11.5）A、初始準(zhǔn)備時間較長B、初始投入成本較高C、交流不夠深入廣泛D、聲音和圖象無法同步傳遞12、會議文件的撰制一般由（）（11.5）A、秘書部門直接擬制B、秘書部門牽頭組織有關(guān)部門、有關(guān)人員共同擬制C、領(lǐng)導(dǎo)擬制、秘書執(zhí)行D、有關(guān)部門準(zhǔn)備文告，然后經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或秘書長審核答案：11、ABC12、AB11、視頻會議的局限性體現(xiàn)在（）（11.5）60第二節(jié)會議組織先修內(nèi)容1.制定會議預(yù)算的原則。（1）樹立全局觀念，搞好綜合平衡。（2）先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)、合理。（3）量入為出。（4）分清輕重緩急，精打細(xì)算。2.會議成本控制的過程。（1）衡量實際成本。（2）會議成本的比較。（3）對會議成本偏差的改進(jìn)。第二節(jié)會議組織先修內(nèi)容61一、提示會議按計劃進(jìn)行（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.推進(jìn)會議進(jìn)程應(yīng)遵循的原則（選擇題）（1）認(rèn)真聽，最少限度地打斷談話。多提開放式、探索式問題。（2）樹立信心，確信自己能對任何突產(chǎn)生積極的影響。（3）消除交流障礙。（4）強(qiáng)調(diào)問題。（5）使用精湛的人際交流技巧。（6）多議題會議的議題安排次序應(yīng)科學(xué)合理。一、提示會議按計劃進(jìn)行（一）引導(dǎo)案例622.提示會議按計劃進(jìn)行的注意事項）（1）在會議開始前（2）會議議題開始前（3）提示會議按計劃進(jìn)行需要會議主持人掌握合適的時機(jī)。（4）如果超出界限或者出現(xiàn)爭吵，要及時提示，2.提示會議按計劃進(jìn)行的注意事項）63（三）相關(guān)知識1.提示會議按計劃進(jìn)行的意義。這項協(xié)調(diào)工作是針對參與會議的秘書而言的。2.參會人員在推進(jìn)會議進(jìn)程中的責(zé)任。（1）討論中要專心投入，和他人保持和諧的交流氣氛。（2）不隨便打斷他人的發(fā)言，不隨便插言，不侵犯其他與會人員的權(quán)利。（3）不隨便進(jìn)進(jìn)出出，影響他人的發(fā)言。（4）自己的論點被證明根據(jù)不足時，應(yīng)當(dāng)顯示自己的風(fēng)度，放棄己見。（三）相關(guān)知識64二、監(jiān)督會議經(jīng)費的使用（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.會議經(jīng)費的類型（選擇題）（1）與會人員交費（計算公式）（2）參展商交費（3）聯(lián)合主辦者交費（4）廣告、贊助和捐助（5）公司分配（6）其他收入項目：錄音、錄像帶和出版物；旅行、餐飲二、監(jiān)督會議經(jīng)費的使用（一）引導(dǎo)案例652.會議經(jīng)費使用的主要方面：（1）文件資料費（2）郵電通訊費用（3）會議設(shè)備和用品費（4）會議場所租用費（5）會議辦會費（6）會議宣傳交際費（7）會議住宿補貼費（8）會議伙食補貼（9）會議交通費（10）其他開支2.會議經(jīng)費使用的主要方面：663.會議經(jīng)費使用的注意事項（1）會議經(jīng)費使用中的各種票據(jù)管理。（2）會議經(jīng)費預(yù)算的制定是控制會議成本、提高會議效率、節(jié)省時間和資金的重要手段。（3）一些費用的名稱要具體規(guī)范。（4）購買會議用品要物美價廉。（5）遵守財務(wù)制度和規(guī)定。（6）有些會議用品或紀(jì)念品要在預(yù)算后附錄詳細(xì)的物品報價表。3.會議經(jīng)費使用的注意事項674.會議經(jīng)費使用的監(jiān)督方法（選擇題）（1）報告和會議（2）授權(quán)與自我控制（3）質(zhì)量（4）損益平衡表（選擇題）（5）比率分析（6）審核時逐項細(xì)審4.會議經(jīng)費使用的監(jiān)督方法（選擇題）68（三）相關(guān)知識1.網(wǎng)絡(luò)新聞發(fā)布宣傳的經(jīng)費預(yù)算主要包含網(wǎng)絡(luò)新聞發(fā)布及網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)場直播兩部分的預(yù)算內(nèi)容、時間及金額。2.會議收款的方法和時機(jī)。（三）相關(guān)知識69三、處理會中突發(fā)事件（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.會中突發(fā)事件的類型：（1）人員問題。（2）健康與安全問題。（3）行為問題。三、處理會中突發(fā)事件（一）引導(dǎo)案例702.處理會中突發(fā)事件的方法（1）處理人員問題。（2）處理健康與安全問題。（3）處理行為問題。2.處理會中突發(fā)事件的方法713.處理會中突發(fā)事件的程序（1）對會議中出現(xiàn)的突發(fā)事件及時向領(lǐng)導(dǎo)報告。（2）啟動會議應(yīng)急方案的各項措施。（3）調(diào)動會議有關(guān)人員及時進(jìn)行補救和處理。（4）必要時向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請求支援。（5）處理好突發(fā)事件的善后工作。

3.處理會中突發(fā)事件的程序72（三）相關(guān)知識1.處理會議突發(fā)事件的責(zé)任分工。2.突發(fā)事件與規(guī)章制度。（1）應(yīng)急方案的定期檢查制度。（2）突發(fā)事件的第一時間報告制度。（3）各種應(yīng)急設(shè)施的檢查維護(hù)制度。（4）值班工作責(zé)任到人制度。（三）相關(guān)知識73四、管理會間文化活動（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.管理會間文化活動的內(nèi)容（1）安排娛樂活動的內(nèi)容。（2）安排參觀活動內(nèi)容。四、管理會間文化活動（一）引導(dǎo)案例742.管理會間文化活動的要求（1）了解會間文化活動的主體情況。（2）掌握會議娛樂方面的預(yù)算情況。（3）確定活動的主題。（三）相關(guān)知識1.文藝活動設(shè)施。2.健身與休閑設(shè)施。3.文化娛樂經(jīng)費預(yù)算。2.管理會間文化活動的要求75第三節(jié)會后落實先修內(nèi)容：1.合理安排與會人員的返程。2.會議文件資料的清退。3.引導(dǎo)離場、整理會場。4.收集、整理會議文件資料。5.編發(fā)會議紀(jì)要和決辦通知。6.收集、反饋會議精神的落實情況。第三節(jié)會后落實先修內(nèi)容：76一、結(jié)算會議經(jīng)費（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能（三）相關(guān)知識1.收款方法2.付款方法和會議財務(wù)管理原則。（1）遵守制度，嚴(yán)格手續(xù)。這是會議財務(wù)管理最基本的原則。（2）量入為出，收支平衡。（3）精打細(xì)算，切實可行。一、結(jié)算會議經(jīng)費（一）引導(dǎo)案例77二、總結(jié)會務(wù)工作（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能會議總結(jié)的工作程序?qū)h征詢意見，擬就工作總結(jié)稿→向領(lǐng)導(dǎo)報告會議結(jié)論→總結(jié)定稿→印發(fā)

→歸檔

→組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)。（三）相關(guān)知識1.會議總結(jié)的目的與形式會議總結(jié)的主要目的是檢查會議目標(biāo)的實現(xiàn)情況，總結(jié)經(jīng)驗，提高工作水平和會務(wù)效率，獎懲相關(guān)人員，并妥善解決會議的遺留問題。二、總結(jié)會務(wù)工作（一）引導(dǎo)案例782.會議總結(jié)的內(nèi)容（選擇題）總結(jié)內(nèi)容包括會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人，會議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。（1）會議概況。（2）會議進(jìn)行情況與會議精神概括。（3）結(jié)尾。2.會議總結(jié)的內(nèi)容（選擇題）793.會議總結(jié)的要求會議總結(jié)的要求主要有：根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容逐條對照檢查；回顧和檢查，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)；有理有據(jù)，實事求是，突出重點，有所側(cè)重；一分為二，以激勵為主；總結(jié)出簡單易行的辦公程序和制度，使會議工作科學(xué)化、程序化和制度化。（1）逐條檢查，全面評價。（2）總結(jié)要將客觀標(biāo)準(zhǔn)和主觀標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合。（3）總結(jié)經(jīng)驗，激勵下屬。3.會議總結(jié)的要求80三、新聞發(fā)布和報道工作（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能會議的報道程序，取決于會議的重要性及開放程度。（三）相關(guān)知識1.會議新聞報道的要求。（1）客觀真實。（2）全面準(zhǔn)確。（3）迅速及時。（4）尊重媒體。（5）注意保密。三、新聞發(fā)布和報道工作（一）引導(dǎo)案例812.會議新聞報道的方法（1）邀請新聞記者到會。（2）召開記者招待會。（3）會議秘書部門自己撰寫新聞稿件，報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，交由報紙、通訊社、電臺、電視臺發(fā)表。2.會議新聞報道的方法82四、評估會議工作（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能會議效果評估基本程序：分析影響會議效果的主要因素——設(shè)計會議效果評估表——進(jìn)行調(diào)研——統(tǒng)計數(shù)據(jù)、匯總評估結(jié)果——編制評估報告。四、評估會議工作（一）引導(dǎo)案例83（三）相關(guān)知識1.會議評估的目的、標(biāo)準(zhǔn)評估的主要目的是：會議目標(biāo)是否得以實現(xiàn)；會議的成本效益如何；與會者對會議的組織服務(wù)是否感到滿意；從會議的策劃、組織、管理上考慮，以后的會議還需要進(jìn)行哪些改進(jìn)。總的來說，就是要分析會議進(jìn)行的如何，以及與會者從會議中獲得了什么收獲。（三）相關(guān)知識84會議評估的標(biāo)準(zhǔn)是否達(dá)到目標(biāo)。（4條）會議時間性評估。與會人員參與會議狀態(tài)與收獲；對會議的滿意程度與理由；提出改進(jìn)的意見或建議。會議服務(wù)評估。會議服務(wù)是否到位，會議中的合作精神如何。會議實際費用支出、會議成本評估。再度召開同樣的會議時，繼續(xù)推進(jìn)與維持的事項。

會議評估的標(biāo)準(zhǔn)852.會議評估的原則（1）客觀性原則，這是會議評估的首要原則。（2）同一性原則。（3）動態(tài)性原則。（4）定性與定量相結(jié)合的原則。2.會議評估的原則863.會議評估方法在會議將結(jié)束時，以意見調(diào)查的方式進(jìn)行，請與會人員填寫會議評估表。（1）定性評估。定性評估是確定所要研究問題的廣度，即要得出關(guān)于這一問題的某些結(jié)論所需涉及的方方面面的因素。（2）定量評估。定量評估是將各種數(shù)字進(jìn)行運算和統(tǒng)計分析，從而獲取相關(guān)的比較數(shù)據(jù)或建立分析模型。任何評估都要包括定量操作的部分。3.會議評估方法87其一，會議評估表格設(shè)計。設(shè)計時應(yīng)該考慮下列因素：表格的長度。其二，問題設(shè)計。問卷盡量采用開放式和封閉式問題相結(jié)合的方法。其三，數(shù)據(jù)分析。其一，會議評估表格設(shè)計。設(shè)計時應(yīng)該考慮下列因素：表格的長度。884.會議評估主要內(nèi)容（1）評估會議主題與議題。（2）評估會議議程與程序。（3）評估主持人。（4）評估會議工作人員。（5）總體評估會議服務(wù)與管理。4.會議評估主要內(nèi)容89一、單項選擇1、撰寫會議總結(jié)或會議紀(jì)要應(yīng)遵循（）

（09.11）A、簡單性原則

B、突出成績原則

C、及時性原則

D、開放性原則

2、會議效果與（）決定會議效率。

（09.11）

A、會議報告

B、會議人力資源成本

C、會議物品支出

D、會議成本

答案：1、C2、D一、單項選擇1、撰寫會議總結(jié)或會議紀(jì)要應(yīng)遵循（）

（09903、會議評估反饋數(shù)據(jù)的分析報告通常應(yīng)遞交給（）（09.5）

A、公眾代表

B、業(yè)務(wù)人員

C、主管領(lǐng)導(dǎo)

D、技術(shù)人員

4、會議總結(jié)的內(nèi)容是（）

（09.5）（10.11）

A、對所討論問題的歸納概括

B、會議組織評估表

C、綜合性簡報

D、社會公眾反饋意見答案：3、C4、A3、會議評估反饋數(shù)據(jù)的分析報告通常應(yīng)遞交給（）（09.5915、會議文件的歸檔應(yīng)（）。（09.11）（11.5）（A）越簡單越好（B）放在會議進(jìn)行過程中（C）自行建立一套文件制度（D）遵守檔案制度6、會議紀(jì)要的擬寫要求是（）（09.11）（A）忠于會議實際（B）確定印發(fā)范圍（C）面面俱到（D）有領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)答案：5、D6、A5、會議文件的歸檔應(yīng)（）。（09.11）（11.5）927、評價會議成功與否，首先要（）（10.11）A．分析確定影響會議效果的主要因素B．設(shè)計會議效果評估表C．匯總評估結(jié)果D．從會議工作人員的表現(xiàn)進(jìn)行評估8、進(jìn)行會議總結(jié)的目的是（）（10.11）A．建立評估體系B．改進(jìn)會議的組織與服務(wù)C．應(yīng)對公眾輿論D．民主管理機(jī)構(gòu)答案：7、A8、B7、評價會議成功與否，首先要（）（10.11）939、對會議的評估應(yīng)（）（10.11）A．澄清事實B．科學(xué)高效C．淡化宣傳D．避免定論10、提高會議有效性的關(guān)鍵是（）。（11.5）A、會務(wù)人員的執(zhí)行力B、與會人員的積極配合C、會前的籌備工作D、會后的全面總結(jié)

答案：9、BC10、9、對會議的評估應(yīng)（）（10.11）94二、多項選擇1、會議總結(jié)的目的在于（）。（09.11）（A）確定考評標(biāo)準(zhǔn)（B）檢查會議目標(biāo)實現(xiàn)情況（C）積累經(jīng)驗（D）落實崗位責(zé)任制2、對會議主持人評估的要素包括（）。（09.11）（A）領(lǐng)導(dǎo)能力（B）業(yè)務(wù)水平（C）對會議進(jìn)程的控制能力（D）對會議時間的控制能力答案：1、BCD2、BC二、多項選擇1、會議總結(jié)的目的在于（）。（09.11953、通過會議總結(jié)可實現(xiàn)對會議工作的（）管理。（11.5）A、制度化B、程序化C、科學(xué)化D、法制化4、對會議工作人員的評估主要側(cè)重于工作人員的（）。（11.5）A、工作態(tài)度B、行為表現(xiàn)C、業(yè)務(wù)水平D、工作效果答案：3、ABC4、ABCD3、通過會議總結(jié)可實現(xiàn)對會議工作的（）管理。（11.965、影響會議效率的因素主要有（）（11.5）A、會議的組織與管理水平B、會議前期準(zhǔn)備工作的質(zhì)量C、會議召開的必要性與可能性D、會議的責(zé)任分工6、會議總結(jié)的方式可以選擇（）（11.5）A、座談會B、書面總結(jié)C、表彰會D、會務(wù)人員自我總結(jié)答案：5、BCD6、ABC5、影響會議效率的因素主要有（）（11.5）97演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！98第一章會議管理——云大旅院培訓(xùn)中心第一章會議管理——云大旅院培訓(xùn)中心99第一節(jié)會前籌備先修內(nèi)容：1.會議的通用禮儀。2.主持人的禮儀。3.會議發(fā)言者的禮儀。4.會議參加者禮儀。5.會場整體布局的類型。（1）較大型會場的座次安排。大小方形和半圓形。第一節(jié)會前籌備先修內(nèi)容：100三級秘書培訓(xùn)下編第一章會議管理101（2）中小型會議的座次安排。方拱形、半月形、橢圓性、圓形、回字形、T字形、馬蹄形和長方形。（2）中小型會議的座次安排。方拱形、半月形、橢圓性、圓形、回1026.場內(nèi)座位的區(qū)劃。（1）會場座位區(qū)劃的意義。（2）場內(nèi)座次區(qū)劃的主要方法。6.場內(nèi)座位的區(qū)劃。1037.主席臺的座次和場內(nèi)座次安排（1）安排主席臺的座次。7.主席臺的座次和場內(nèi)座次安排104三級秘書培訓(xùn)下編第一章會議管理105（2）安排場內(nèi)其他人員的座次1）小型會場內(nèi)座位的安排（2）安排場內(nèi)其他人員的座次1062）中大型會場內(nèi)座位的安排。2）中大型會場內(nèi)座位的安排。107一、會議籌備方案的擬定（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.會議籌備方案的內(nèi)容。

（1）確定會議的主題和議題。（選擇題）確定會議主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。

（2)確定會議的名稱。（選擇題）

（3）確定會議的議程。（選擇題）（4）確定會議的時間和地點。

（5）確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要。一、會議籌備方案的擬定（一）引導(dǎo)案例108（6）確定會議文件的范圍，并做好印制或復(fù)制工作。（7）確定與會代表的組成。（8）確定會議經(jīng)費預(yù)算。

（9）確定會議住宿和餐飲安排。

（10）確定會議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。（6）確定會議文件的范圍，并做好印制或復(fù)制工作。109組織落實，成立工作團(tuán)隊組組織落實，成立工作團(tuán)隊組1102.會議籌備方案的作用（1）確保會議的周密組織。（2）確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位。（3）確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。3.會議籌備方案的制定程序（選擇題）（1）組建會議籌備委員會。（2）劃分籌備機(jī)構(gòu)小組。（3）與領(lǐng)導(dǎo)溝通相關(guān)事項。（4）方案擬定后交上司審核。2.會議籌備方案的作用1114.遠(yuǎn)程會議籌備方案的要求：電話會議和視頻會議4.遠(yuǎn)程會議籌備方案的要求：電話會議和視頻會議112（1）遠(yuǎn)程會議的優(yōu)勢和特點：節(jié)省時間和金錢，降低會議成本；在與相應(yīng)的技術(shù)支持單位或服務(wù)機(jī)構(gòu)事前商定后，使用錄音或錄像設(shè)備將會議內(nèi)容做永久的記錄，使會議信息能夠得到完成的保存；會議信息的交流更加直接和簡短等。（2）制定遠(yuǎn)程會議籌備方案時，要注意了解技術(shù)支持。（3）要明確會議程序和議程。（4）要有專人負(fù)責(zé)檢查會議設(shè)備。（1）遠(yuǎn)程會議的優(yōu)勢和特點：節(jié)省時間和金錢，降低會議成本；在1135.組織電話會議的要求。電話會議適用于規(guī)模不大、辦公地點相對集中的企業(yè)。5.組織電話會議的要求。114（1）電話會議的特點①方便靈活，準(zhǔn)備時間短，回復(fù)迅速。②缺少身體語言，難以進(jìn)行互動交流；缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。③為了提高電話會議的效率，增進(jìn)信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件）。④電話會議適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)。（1）電話會議的特點115（2）電話會議信息工作要的要求①準(zhǔn)確發(fā)出開會信息②要特別說明是否需要設(shè)立分會場③要強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時到會④認(rèn)真分發(fā)會議書面信息材料⑤合理安排會場信息傳輸設(shè)備⑥按時接通電話⑦做好會議記錄（2）電話會議信息工作要的要求1166.組織視頻會議的要求。適用于布置重要工作、宣布重大決定、商量緊急措施等特殊緊急的情況。6.組織視頻會議的要求。117（1）視頻會議的特點。①聲音和圖像同時傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時間、費用。④交流效果較好。⑤視頻會議的交流不夠深入廣泛。（1）視頻會議的特點。118（2）視頻會議的工作要求①發(fā)出開會信息②分發(fā)文件信息資料③布置會場④設(shè)置與檢查會場信息傳輸設(shè)備⑤做好會議準(zhǔn)備⑥采用先集中后分散的形式⑦匯總情況信息（2）視頻會議的工作要求1197.遠(yuǎn)程會議語言交流的注意事項講話內(nèi)容要集中、準(zhǔn)確地體現(xiàn)會議的主題，盡可能進(jìn)行講話演練并做好時間估算，以保證講話能按照規(guī)定的時間結(jié)束；為保證與會人員能夠清楚、準(zhǔn)確地接受講話人所講述的內(nèi)容，講話內(nèi)容要簡明易懂，盡量不使用方言、拗口和容易產(chǎn)生歧義的字詞及語句，以免與會人員理解有。誤7.遠(yuǎn)程會議語言交流的注意事項120（三）相關(guān)知識1.會議籌備方案與會議策劃方案的區(qū)別與聯(lián)系會議策劃方案一般包含會議籌備方案和會議預(yù)算方案。會議策劃是對會議做整體的計劃。會議預(yù)算是將策劃方案數(shù)字化的過程。會議籌備方案是在策劃方案的基礎(chǔ)上側(cè)重于會議準(zhǔn)備工作的組織和實施?？傮w上來說，會議策劃方案比較務(wù)虛，會議籌備方案比較務(wù)實。一般是先進(jìn)行策劃和制定預(yù)算，再設(shè)計具體的籌備方案。（三）相關(guān)知識1212.會務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求（1）根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍。（2）分工明確，責(zé)任到人。（3）加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。3.會前準(zhǔn)備工作的基本要求：（1）充分（2）周密（3）安全2.會務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求122二、檢查會務(wù)籌備情況（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.會務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容（選擇題）（1）會議準(zhǔn)備是否充分（會期、人員、規(guī)模）（2）能否排除各種干擾。（3）環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備。（4）文件材料的準(zhǔn)備。（5）會場布置情況。（6）會議保衛(wèi)工作。（7）其它內(nèi)容。

二、檢查會務(wù)籌備情況（一）引導(dǎo)案例1232.會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式（選擇題）（1）書面形式。這是一種正式的方式。這是必不可少的一種籌備情況檢查結(jié)構(gòu)的形式。（2）口頭形式。（3）協(xié)調(diào)會形式。2.會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式（選擇題）1243.會務(wù)籌備情況檢查方法（操作題）（1）聽取會議籌備人員匯報（2）會前現(xiàn)場檢查。確保所有事項都條理清晰。注意氣味。設(shè)立入場登臺。佩戴徽章、名牌。準(zhǔn)備接待休息室。安排接待、服務(wù)人員。3.會務(wù)籌備情況檢查方法（操作題）1253.會務(wù)籌備情況檢查的程序（1）開會檢查的程序。（2）現(xiàn)場檢查的程序。3.會務(wù)籌備情況檢查的程序126（三）相關(guān)知識1.會務(wù)籌備情況檢查的匯報材料（1）認(rèn)真核實。（2）突出問題，提出對策，注重實效。（3）要有量化檢查的數(shù)據(jù)。2.對檢查所發(fā)現(xiàn)的問題的糾正（1）分析問題。（2）找出問題產(chǎn)生的原因。（3）為糾正做好準(zhǔn)備。（4）責(zé)任到人。（三）相關(guān)知識127三、審核會議文件（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.會議文件審核的內(nèi)容（1）審核會議文件的準(zhǔn)確性、完整性（選擇題）（2）審核會議文件的具體內(nèi)容（選擇題）三、審核會議文件（一）引導(dǎo)案例1282.會議文件審核的方法（選擇題）（1）對校法，適用于定稿上改動較多的文件。（2）折校法，適用于整潔、改動不多的文稿。（3）讀校法，適用于定稿內(nèi)容淺顯簡單，生僻字、專用術(shù)語名詞較少的定稿。3.會議文件審核的工作程序（選擇題）1.自審2.初審3.會審4.終審：在會議文件審核修改之后，要由主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。2.會議文件審核的方法（選擇題）129（三）相關(guān)知識1.會議文件的類型：（1）立項方面。2.籌備工作方面。3.會議內(nèi)容方面。4.會議宣傳報道方面。5.會議管理與服務(wù)方面。6.不同載體的信息材料。7.各種形式的文件材料（指導(dǎo)，主題，程序，參考，管理，成果，宣傳，傳達(dá)文書）

（三）相關(guān)知識1302.會議文件的印制（1）適用原則。就是要求紙張應(yīng)適合于印刷、傳遞、閱讀和保存等方面的需要；油墨（2）耐久原則。就是要求紙張能在盡可能長的時間范圍內(nèi)可承受物理的、化學(xué)的因素的破壞。3.會議文件的分發(fā)。會議文件除了在會議進(jìn)行之前準(zhǔn)備的以外，還有會議進(jìn)行過程中分發(fā)的文件，還有一些會議文件會在會議結(jié)束之后分發(fā)到各個單位。2.會議文件的印制131四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議事宜（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的方法（1）定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書面報告。（2）由會議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報會議的情況。（3）領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會議。（4）其它途徑。四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議事宜（一）引導(dǎo)案例1322.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的時機(jī)（1）會議籌備階段。（2）會中階段（3）會后階段3.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議事宜的程序（1）明確會議的目標(biāo)。（2）明確溝通會議有關(guān)事宜的方法或途徑。（3）確定溝通的時間、地點以及參加人員，制定會議記錄人員。2.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的時機(jī)133（4）檢查溝通過程中所需要的各類文件、音像等資料。（5）向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議的籌備情況及進(jìn)展、同時應(yīng)講明會議籌備或舉行過程匯總遇到的問題和難題。（6）聽取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論，并完成會議記錄。（7）將記錄通過某種方式送給領(lǐng)導(dǎo)。4.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的原則：（1）時間性。（2）及時性。（3）全面性原則。（4）檢查溝通過程中所需要的各類文件、音像等資料。1345.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議事宜的注意事項（1）對領(lǐng)導(dǎo)的指示和雙方討論的結(jié)果要盡快進(jìn)行部署和落實。（2）要堅持與會議的主管領(lǐng)導(dǎo)保持定期的溝通，并將落實的情況及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋。（3）在會前、會中、會后不同時期的溝通中，要突出各自的重點。5.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議事宜的注意事項135（三）相關(guān)知識1.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的意義。2.分配會議組織與服務(wù)的考慮因素。（1）成員經(jīng)驗（2）承擔(dān)的工作總量（3）統(tǒng)籌分配（4）會議成員的特長愛好（5）合理公平分配（6）靈活實施3.做好會議整體協(xié)調(diào)的注意事項。（三）相關(guān)知識136五、擬定會議的應(yīng)急方案（一）引導(dǎo)案例（二）工作技能1.會議應(yīng)急方案的內(nèi)容（操作題）（1）可能出現(xiàn)的問題（人員，場地，設(shè)備，資料，健康與安全，行為）（2）出現(xiàn)問題時負(fù)責(zé)解決的會議工作人員五、擬定會議的應(yīng)急方案（一）引導(dǎo)案例1372.會議應(yīng)急方案的制定程序（1）預(yù)測不可預(yù)知的情況。（2）提前準(zhǔn)備應(yīng)對各種問題的備選方案。（3）要組織一次專題性的籌備檢查會。（4）頭腦風(fēng)暴。2.會議應(yīng)急方案的制定程序1383.住宿安排注意事項3.住宿安排注意事項1394.餐飲服務(wù)的注意事項4.餐飲服務(wù)的注意事項1405.交通保障注意事項5.交通保障注意事項1416.會議通訊服務(wù)注意事項6.會議通訊服務(wù)注意事項1427.安排會議娛樂生活注意事項8.安排會議值班注意事項（三）相關(guān)知識1.會議應(yīng)急方案特點（選擇題）有的放矢，預(yù)防為主，留有余地

2.會議應(yīng)急方案實施的原則（選擇題）（1）思想上充分重視。（2）人才物方面措施到位。（3）堅持定期檢查。

7.安排會議娛樂生活注意事項143一、單項選擇1、在召開遠(yuǎn)程會議時，應(yīng)首先考慮（）

（09.5）（10.11）A、技術(shù)要求、保密要求

B、省時、省力

C、交通不便

D、互動性強(qiáng)2、確定會議的主題與議題應(yīng)不包括（）

（09.5）（10.11）

A、有切實的依據(jù)

B、考慮社會熱點問題

C、結(jié)合本單位的實際

D、有明確的目的

答案：1、A2、B一、單項選擇1、在召開遠(yuǎn)程會議時，應(yīng)首先考慮（）

（091443、會議中常見的突發(fā)事件不包括處理（）

（09.5）（10.11）

A、場地問題

B、設(shè)備問題

C、行為問題

D、營銷問題

4、對視頻會議的會場布置要求有（）

（09.5）（10.11）A、一臺攝像機(jī)

B、主會場和分會場都要懸掛會標(biāo)

C、擺放鮮花

D、采用自然光

答案：3、D4、B3、會議中常見的突發(fā)事件不包括處理（）

（09.5）（1455、會場設(shè)備的檢查和使用應(yīng)（）（09.5）

A、多人多管

B、專人專管

C、誰用誰管

D、技術(shù)部門負(fù)責(zé)人管6、與領(lǐng)導(dǎo)溝通有關(guān)會議事宜要堅持（）（09.5）（10.11）

A、將單項溝通的結(jié)果盡快進(jìn)行部署和落實

B、與會議的主管領(lǐng)導(dǎo)保持非定期的溝通

C、在會前、會中、會后不同時期的溝通中，突出各自的重點

D、突出成績，適度反映問題

答案：5、B6、C5、會場設(shè)備的檢查和使用應(yīng)（）（09.5）

A、多1467、對會議進(jìn)行現(xiàn)場檢查時，一般應(yīng)先（）

（09.5）

A、向領(lǐng)導(dǎo)匯報

B、通知被檢查的部門

C、下方檢查評估表

D、確定檢查的路線和確認(rèn)檢查重點

8、視頻會議時間緊，因此，每個發(fā)言人的發(fā)言時間（）（09.5）

A、要特別申請

B、由自己掌控

C、相對短

D、由記錄人掌控

答案：7、D8、A

7、對會議進(jìn)行現(xiàn)場檢查時，一般應(yīng)先（）

（09.5）

1479、會場布置情況的檢查一般不采用（）

（09.5）（10.11）

A、口頭形式

B、座談會形式

C、協(xié)調(diào)會形式

D、書面形式

10、文件審核中適用于整潔、改動不多的文稿一般使用的審核方法是（）

（09.5）

A、對較法

B、折校法

C、讀校法

D、雙校法

答案：9、B10、B9、會場布置情況的檢查一般不采用（）

（09.5）（1014811、電話會議是一種以語言交通為手段的會議形式，無法實現(xiàn)文字的同步傳輸，因此需要（）。（09.11）（10.11）（A）提前發(fā)放會議的日程表（B）配置視頻設(shè)備（C）做好會議報到工作（D）做好會議書面信息的分發(fā)工作12、在召開電話會議時，人數(shù)較少的單位或個人，可（）參加會議。（09.11）（A）直接使用帶有免提揚聲器的電話機(jī)（B）免費（C）使用麥克風(fēng)（D）使用專用視頻電話答案：11、D12、A11、電話會議是一種以語言交通為手段的會議形式，無法實現(xiàn)文字14913、在會議文件審核修改之后，要由（）進(jìn)行終審。（09.11）（10.11）（A）主管秘書（B）主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)（C）文件起草者（D）辦公室主任14、會議的主題除了要有切實的依據(jù)之外，還要（）。（09.11）（A）有細(xì)化的議題（B）結(jié)合本單位的實際情況（C）有充足的討論余地（D）在會上反復(fù)協(xié)商答案：13、B14、B13、在會議文件審核修改之后，要由（）進(jìn)行終審。（015015、在審核會議文件具體內(nèi)容時，首先要審核會議文件內(nèi)容（）。（09.11）（A）是否做到了層次清晰（B）是否與實際相符（C）是否偏離了會議的主題（D）是否進(jìn)行了會商16、根據(jù)會議的（），確定會議的發(fā)言人。（11.5）A、目的B、議程C、主題D、規(guī)模答案：15、C16、C15、在審核會議文件具體內(nèi)容時，首先要審核會議文件內(nèi)容（15117、會議籌備情況檢查的必不可少的形式是（）。（11.5）A、書面形式B、口頭形式C、電話形式D、催辦單形18、會議組織方的領(lǐng)導(dǎo)檢查會議籌備情況的最可靠方式是（）。（11.5）A、書面匯報B、口頭匯報C、協(xié)調(diào)會D、現(xiàn)場檢查答案：17、A18、D17、會議籌備情況檢查的必不可少的形式是（）。（11152二、多項選擇1、對會議文件校對時，只有認(rèn)真檢查（），才能杜絕差錯。

（09.5）

A、文字

B、結(jié)構(gòu)的組成部分

C、各種標(biāo)記

D、格式

2、為了提高會議的效率，以下做法不可取的是（）（09.5）

A、盡量縮短會議的時間

B、盡量使更多的人員參加會議

C、盡量邀請政府的主要領(lǐng)導(dǎo)到會發(fā)表講話

D、盡量在比較封閉、受干擾小的地點開會答案：1、ABD2、BC二、多項選擇1、對會議文件校對時，只有認(rèn)真檢查（），才能杜1533、會議策劃方案一般包括會議（）。（09.11）（A）議程（B）籌備方案（C）預(yù)算方案（D）日程4、檢查會場布置的情況應(yīng)注意的方面有（）。（09.11）（A）會標(biāo)是否莊嚴(yán)醒目（B）領(lǐng)導(dǎo)者名簽安排是否妥當(dāng)（C）投票設(shè)施是否完善（D）旗幟、鮮花等烘托氣氛的裝飾物是否放置得體答案：3、ABCD4、ABCD3、會議策劃方案一般包括會議（）。（09.11）1545、在糾正會議檢查過程中所發(fā)現(xiàn)的問題時，要努力做到（）。（09.11）（10.11）（A）必須由領(lǐng)導(dǎo)對問題提出處理意見（B）不擴(kuò)大問題的影響面（C）在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應(yīng)準(zhǔn)備（D）及時將糾偏的結(jié)果進(jìn)行通報6、提交會議討論的文件如涉及有關(guān)單位和部門，可先要（）。（09.11）（A）進(jìn)行會商（B）廣泛征求意見（C）由各部門分別提出意見（D）只由牽頭部門提出意見

答案：5、CD6、AB5、在糾正會議檢查過程中所發(fā)現(xiàn)的問題時，要努力做到（）1557、會議的領(lǐng)導(dǎo)者和會務(wù)部門在進(jìn)行會議組織時要堅持（）原則。（09.11）（A）細(xì)致性（B）時間性（C）及時性（D）全面性8、與面對面會議相比，視頻會議具有的特點是（）。（11.5）A、交流溝通充分B、發(fā)言時間緊C、發(fā)言時間相對較長D、發(fā)言人數(shù)