文件與資料管理程序

4/4文件與資料管理程序文件與資料管理程序Documentnumber：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

1.目的

爲(wèi)有效地管理各項文件與資料，以便指導(dǎo)各項活動，特制定本程序。

2.范圍

凡指導(dǎo)各項活動之內(nèi)外部文件與資料，均屬本程序管理范圍。

3.權(quán)責(zé)

內(nèi)部文件管理權(quán)責(zé)：

3.1.1系統(tǒng)文件由管理代表擬定，副總經(jīng)理核準(zhǔn)發(fā)行；

3.1.2程序文件由各部門制定，經(jīng)各部門討論會簽，由管理代表審查，副

總經(jīng)理核準(zhǔn)發(fā)行；

3.1.3工程技術(shù)類作業(yè)指導(dǎo)書由工程部制定，主管審核發(fā)行；

3.1.4表單各部門制定，主管審核發(fā)行。

外部文件管理權(quán)責(zé)：

3.2.1接收：香港營業(yè)部、工程部、發(fā)貨部；

3.2.2轉(zhuǎn)換：工程部。

4.定義

內(nèi)部文件：依據(jù)公司內(nèi)部活動行爲(wèi)特徵或依據(jù)外來文件需要而産生的文

件。

外部文件：凡來自國際國家標(biāo)準(zhǔn)機(jī)構(gòu)、國家法律、行政機(jī)構(gòu)、客戶等標(biāo)

準(zhǔn)、法規(guī)、要求性文件等均爲(wèi)外來文件，此類文件將規(guī)范

指導(dǎo)或影響公司行爲(wèi)活動。

系統(tǒng)文件：闡述系統(tǒng)活動總體政策，公司經(jīng)營宗旨，并爲(wèi)此描述總體架構(gòu)

之綱領(lǐng)性文件。

程序文件：規(guī)定某一要素活動實現(xiàn)的流程、活動時機(jī)與目的、擔(dān)負(fù)管

理與實施之責(zé)的部門等指導(dǎo)性文件。

指導(dǎo)書：爲(wèi)實現(xiàn)某項活動而詳細(xì)描述其步驟、方法的文件。

表單：規(guī)定用於記錄活動內(nèi)容、狀況或結(jié)果之文件。

5.作業(yè)內(nèi)容

文件與資料管理流程圖(見附件一)；

各部門因工作而需制定活動文件，或接收外來文件且須進(jìn)行相應(yīng)文件轉(zhuǎn)換時，由相應(yīng)權(quán)責(zé)部門産生相關(guān)文件。

文件應(yīng)依規(guī)定之權(quán)責(zé)人員進(jìn)行審查核準(zhǔn)，如爲(wèi)程序文件,需各部門主管進(jìn)行討論、會簽，審查、會簽、核準(zhǔn)之記錄應(yīng)體現(xiàn)在中。

制定部門應(yīng)將核準(zhǔn)文件連同一并交文控中心，由其依據(jù)以下規(guī)則統(tǒng)一編號：

□□-□□-□-□□□-□□

文件版本01~99

文件流水序號001~999

文件類別

公司簡稱:YH部門

5.4.1部門：

總經(jīng)理室－GM工程部－PE品管部－QC

生産部－PR采購部－PU倉管部－MC

發(fā)貨部－DC人力資源部－MR

5.4.2文件類別：

系統(tǒng)文件－S程序文件－P指導(dǎo)文件－W

表單文件－R外部文件－E

5.4.3版本說明：文件之版本由01~99依次改版，初版爲(wèi)01，改版依此爲(wèi)

02、03、04．．．；表單版本直接於編號中予以體

現(xiàn)，爲(wèi)最後兩位碼，其他文件則單獨顯示其版號碼。

所有文件均由文控中心登錄於以利管控。

文件發(fā)行

5.6.1初次發(fā)行：文件初次發(fā)行，由文控中心依規(guī)定的分發(fā)范疇，復(fù)印相應(yīng)

份數(shù)後、加蓋“文件發(fā)行”章後，分發(fā)各部門，分發(fā)時由文控中心

於上予以登記，并由文件接收部門簽收；

5.6.2文件補(bǔ)發(fā)：需求部門應(yīng)填寫并依下述情形予以審

批，交文控中心加蓋“文件發(fā)行”章補(bǔ)發(fā)文件，補(bǔ)發(fā)同樣應(yīng)由文控

中心於上予以登記，并由文件接收部門簽

收：

5.6.2.1數(shù)量不足時：使用部門文件數(shù)量不足時，由需求部門主管向副總

經(jīng)理申請核準(zhǔn)；

5.6.2.2文件遺失時：使用部門文件遺失時，由需求部門主管向副總經(jīng)理

申請核準(zhǔn)，分發(fā)時由文控中心于原上予以

標(biāo)記；

5.6.2.3文件損壞時：使用部門損壞時，由需求部門主管向副總經(jīng)理申請

核準(zhǔn)，分發(fā)時由文控中心于原上記錄并收

回?fù)p壞文件。

5.6.3對外發(fā)行：如有需要將公司文件對外發(fā)行時，應(yīng)由相關(guān)對口部門填寫

，經(jīng)副總經(jīng)理審核同意後，由文控中心於上予以記錄，由該對口部門代為簽收，并於

備注中注明發(fā)行對象，對外發(fā)行文件如屬向外包加工商、供應(yīng)商

發(fā)行標(biāo)準(zhǔn)類文件，需蓋“文件發(fā)行”章，更改時須回收再次發(fā)行；

其他則應(yīng)加蓋“參考文件”章，變更版本時無需回收。

文件修改：

5.7.1文件如因現(xiàn)狀發(fā)生變化或因系統(tǒng)改善而需進(jìn)行修改時，針對修

改之內(nèi)容應(yīng)提出，注明修改內(nèi)容，

并經(jīng)文件原文件審查核準(zhǔn)部門負(fù)責(zé)人審查同意後，交文控中心變動版

本，并依原文件的收回原文件後，再按規(guī)定

發(fā)行新版文件；

5.7.2發(fā)行新版本時，ISO文控中心應(yīng)於中說明修

改情況，以標(biāo)識前後修改之重點。

5.8文件廢止：文件如因現(xiàn)實發(fā)生變化而失去其功效應(yīng)予廢止時，建議單位

應(yīng)提出，注明廢止原由，并經(jīng)文件原審查核準(zhǔn)負(fù)責(zé)人審查核準(zhǔn)同意後，交文控中心依原文件之收回原文件。

5.9文件修改、廢止收回原發(fā)行文件時，文控中心應(yīng)注意文件的完整性，如

因知識積累或法規(guī)緣故而需保留時，應(yīng)加蓋“廢止文件，僅供參考”章，

回收情況應(yīng)由文控中心於予以記錄。

文件總覽表的發(fā)行：文控中心依公司文件類別制作并發(fā)放各部門以供對照，文件如有增減、版本變動均應(yīng)重新制作并

發(fā)放各部門。

外部文件

5.11.1外部文件如需進(jìn)行相應(yīng)轉(zhuǎn)換方可使用時，依內(nèi)部文件之規(guī)定予以處

理，同時原外部文件交文控中心保存，并登記於；

5.11.2外部文件如可直接使用時，由接收部門填寫規(guī)定文件分發(fā)范圍後，由該部門主管簽署審查意見，交文控中

心予以管理發(fā)行。

作廢或收回文件之處理：各部門收回之文件，其背面可回收利用，但僅可用於印刷使用之表單，且應(yīng)於該作廢文字頁面加蓋“作廢文件”章以示識

別。

原稿保存：所有文件原件均由文控中心予以保存，如有修改、廢止，該文件原稿文控中心均應(yīng)分開保存，并加蓋“舊版文件”章以示識別。

暫時發(fā)行：如因工作需要而需暫時發(fā)行文件時，文件可直接交文控中心加“暫時發(fā)行”章發(fā)行，發(fā)行時需注明有效期限，到期自行失效，無需回

收。

表單文件發(fā)行時可不加蓋“文件發(fā)行”章，以便各部門復(fù)印使用；改版時由各部門對照之最新版本狀態(tài)使用最新版本，原余留之舊

版空白表單自行作廢。

文件分發(fā)管理，各工作部門現(xiàn)場使用、保管情況於內(nèi)部品質(zhì)審查時均應(yīng)進(jìn)行審查。

有關(guān)文件管理之表單記錄均應(yīng)由文控中心依《質(zhì)量記錄管理程序》予以管理。

6.相關(guān)文件

內(nèi)部品質(zhì)審核管理程序

質(zhì)量記錄管理程序

7.使用表單

文件制定、修改、廢止申請單

文件總覽表

文件分發(fā)回收記錄表

文件補(bǔ)發(fā)申請單

8.附件

文件與資料管理流程圖

“文件發(fā)行”章、“參考文件”章、“暫時發(fā)行”章、“作廢文件”章、“舊版文件”章、“廢止文件,僅供參考”章

附件一：文件與資料管理流程圖

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核準(zhǔn)

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