人事檔案管理辦法

XX廠規(guī)章制度發(fā)布通知

XX規(guī)章〔2016〕第20號《XX廠人事檔案管理辦法》已經(jīng)于2016年3月25日通過，現(xiàn)予發(fā)布，自發(fā)布之日起施行。廠長：2016年3月25日PAGEPAGE6規(guī)章制度控制表制度名稱XX廠人事檔案管理辦法制度編號CPIMDCFRD-03-05-2016-03版本簽發(fā)日期下次評估時間起草人部門審核分管領導審核簽發(fā)人是否修訂本制度（或本次修訂）的主要內(nèi)容1.修訂了文本格式2.修訂了關于填充檔案歸檔材料的流程及內(nèi)容解釋部門人力資源部實施及完善執(zhí)行人人事管理專業(yè)XX廠人事檔案管理辦法第一章總則第一條為加強XX廠（以下簡稱企業(yè)）人事檔案管理工作，進一步提高人事檔案管理水平，保護和利用檔案，為人才隊伍建設服務，制定本辦法。第二條本辦法適用XX廠。第三條人事檔案按規(guī)范、分類與安全與保密進行管理。第二章管理職責第四條人力資源部是企業(yè)員工所有人事檔案的歸口管理部門。第五條人力資源部人事管理專責負責人事檔案資料的收集、歸類、鑒定工作；辦公室檔案管理人員負責歸檔資料的整理、存放、保管、轉遞、查閱、借閱等工作；人事檔案資料的歸檔由人力資源部人事管理專責和辦公室檔案管理人員共同進行。第三章內(nèi)容與分類第六條人事檔案正本的內(nèi)容與分類如下：第一類：履歷材料；第二類：自傳材料；第三類：鑒定、考核、考察材料；第四類：學歷和評聘專業(yè)技術職務材料（包括學歷、學位、成績、培訓結業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術職務評審表、考績表、審批材料等）；第五類：政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復查材料和依據(jù)材料、黨籍及參加工作時間等問題的審查材料等）；第六類：參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派材料；第七類：獎勵材料（包括科學技術和業(yè)務獎勵、模范爭先事跡）；第八類：處分材料（包括甄別、復查材料，免于處分的處理意見等）；第九類：錄用、任免、聘用、轉業(yè)、工資、待遇、出國、退休退職材料及各種會議代表登記表等材料；第十類：其它可供組織參考的材料。第七條制作由上級公司管理的領導班子成員人事檔案的副本，副本為正本（不含一、十類）材料的復印件。第四章人事檔案的管理第八條人事檔案管理包括：收集、鑒別和整理人事檔案材料；辦理人事檔案的查閱、借閱和轉遞；人事檔案的統(tǒng)計、安全、保密、保護工作。第九條收集、鑒別和整理（一）收集各類人員的任免、調(diào)動、考察考核、培訓、獎懲等工作中形成的反映德、能、勤、績、廉等方面的材料，以及本人填寫的履歷表、本人自傳、組織鑒定等材料。（二）對收集的材料進行鑒別。對真實、完整齊全、文字清楚、手續(xù)完備的歸檔材料進行歸檔，不屬于歸檔范圍的材料不得歸檔。對需要銷毀的材料,銷毀前必須詳細登記，并報請主管負責人審查批準后進行。（三）整理檔案材料統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙，不得用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。檔案卷皮、目錄和檔案袋的式樣，實行統(tǒng)一的制作標準。第十條查閱、借閱和轉遞（一）查閱和借閱人事檔案必須認真填寫《查閱（借閱）人事檔案審批表》（見附件1），按照查閱、借閱人事檔案的有關規(guī)定辦理審批手續(xù)。憑借閱單位介紹信及查閱人證件查（借）閱人事檔案。（二）檔案管理人員要根據(jù)規(guī)定，確定是否提供或提供哪類材料。（三）任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬檔案。檔案工作人員本人及在回避范圍內(nèi)的親屬檔案，由指定的專人保管。（四）檔案一般不允許外借，如必須借出使用時要說明理由，經(jīng)人力資源部門負責人報請分管領導批準，并嚴格履行手續(xù)后才可借出。任何人不得擅自將檔案轉借他人。對借出的檔案要按限期歸還。（五）員工工作調(diào)動或職務變動后應及時轉遞本人人事檔案，人事檔案轉遞必須填寫《人事檔案轉遞審批表》（見附件2），履行審批手續(xù)。（六）人事檔案應通過機要部門轉遞或派專人送取，不準以平信、掛號、包裹等公開郵寄或本人自帶。（七）檔案管理人員在轉遞人事檔案之前進行一次認真清理，保證檔案材料齊全完整，轉遞時不得截留任何材料。（八）轉遞人事檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《人事檔案轉遞通知單》（見附件3）詳細登記，嚴密包封。（九）收到檔案的單位經(jīng)核對無誤后，經(jīng)辦人在轉遞回執(zhí)單上簽字并加蓋公章后返回原單位。逾期一個月未收到轉遞回執(zhí)單時，原單位應進行催問，以防檔案丟失。第十一條企業(yè)領導班子成員的人事檔案正本由蒙東能源集團公司保管，副本由企業(yè)保管。第十二條企業(yè)領導班子成員退休后，其檔案正本退回企業(yè)，由企業(yè)轉交地方退管中心進行保管。不能轉交地方退管中心保管的，暫由企業(yè)保管。第十三條員工解除勞動合同，到其他單位就業(yè)的其檔案轉至就業(yè)單位。未就業(yè)的，其檔案按程序轉入所在地就業(yè)管理機構。第十四條建立堅固、防火、防潮的人事檔案庫房，配備鐵質檔案柜。第十五條庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和措施應經(jīng)常檢查，要保持庫房的清潔和適宜的溫濕度。第十六條建立人事檔案登記和統(tǒng)計制度，每年全面核對一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。第十七條人事檔案庫房實行“雙人雙鎖”制管理，即辦公室檔案管理人員和人資部人事管理專責各執(zhí)一把鎖的鑰匙，二人同時到場方可開鎖進入檔案庫房。設置專門的人事檔案閱檔室和檔案整理室。檔案庫房、閱檔室和檔案整理室要分開設置。第十八條填充檔案歸檔材料時，應由辦公室檔案管理人員和人資部人事管理專責，共同在人事檔案歸檔通知單上簽字并放入檔案。第十九條人事檔案管理工作中所需必要的設備和業(yè)務經(jīng)費，應單獨立項，列入企業(yè)預算統(tǒng)籌解決。第五章紀律與要求第二十條嚴禁任何個人私自保存他人檔案。對利用檔案材料營私舞弊的,視情節(jié)輕重予以嚴肅處理。第二十一條嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。第二十二條查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。第二十三條借用、查閱檔案的單位和個人不得擅自拍攝、復制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案取證的，必須請示人事部門負責人審查批準后才能復制、拍攝。第二十四條上級公司管理的人事檔案要在新檔案材料形成十五日內(nèi)，送交上級主管部門歸檔。第六章附則第二十五條本制度由人力資源部負責解釋。第二十六條本制度若與上級制度抵觸，則執(zhí)行上級制度。第二十七條本制度自發(fā)布之日起實施。第七章支持性文件1.《中國電力投資集團公司人事檔案管理辦法》。2.《中電投蒙東能源集團公司人事檔案管理辦法》。第八章附件1．查閱人事檔案審批表2.人事檔案轉遞（借閱）審批表3.人事檔案轉遞通知單4.人事檔案歸檔通知單5.人事檔案管理流程圖6.制度執(zhí)行情況反饋意見表附件1人事檔案查閱審批表（人資部留存）編號：姓名檔案名稱查閱原因人資部經(jīng)辦人簽字：年月日人資部負責人簽字：年月日檔案室檔案管理經(jīng)辦人簽字：年月日第號人事檔案查閱審批表（檔案室留存）編號：姓名檔案名稱查閱原因人資部經(jīng)辦人簽字：年月日人資部負責人簽字：年月日檔案室檔案管理經(jīng)辦人簽字：年月日附件2人事檔案轉遞（借閱）審批表（人資部留存）編號：姓名檔案名稱檔案份數(shù)檔案目錄轉遞（借閱）原因人資部經(jīng)辦人簽字：年月日人資部負責人簽字：年月日分管人資廠領導年月日檔案室檔案管理經(jīng)辦人簽字：年月日第號人事檔案轉遞（借閱）審批表（檔案室留存）編號：姓名檔案名稱檔案份數(shù)檔案目錄轉遞（借閱）原因人資部經(jīng)辦人簽字：年月日人資部負責人簽字：年月日分管人資廠領導年月日檔案室檔案管理經(jīng)辦人簽字：年月日附件3人事檔案轉遞（借閱）通知單（存根）第號人資部：茲將同志人事檔案轉去，請按檔案內(nèi)所列目錄清點查收。發(fā)件單位：年月日姓名轉遞原因份數(shù)備注………第號……人事檔案轉遞（借閱）通知單第號人資部：茲將同志人事檔案轉去，請按檔案內(nèi)所列目錄清點查收，并將回執(zhí)退回。發(fā)件單位：年月日姓名轉遞原因份數(shù)備注………第號……回執(zhí)XX廠人力資源部：你處于年月日轉來第號同志人事檔案共份，已全部收到，現(xiàn)將回執(zhí)退回。收件人：收件單位：年月日附件4人事檔案歸檔通知單（存根）第號檔案室：茲將等名同志人事檔案材料歸檔，請按檔案內(nèi)所列目錄清點查收。 送件單位：人力資源部 年月日姓名轉遞原因份數(shù)備注人力資源部經(jīng)辦人：人力資源部負責人：檔案室經(jīng)辦人：第號人事檔案歸檔通知單第號檔案室：茲將等名同志人事檔案材料歸檔