案例：A公司的人才庫管理

案例：A公司的人才庫管理從最初單純解決被動(dòng)招聘的局面，到構(gòu)建完整的人才庫，可以說是完成了公司一個(gè)系統(tǒng)選拔人才、培養(yǎng)人才、評估人才的流程，涵蓋了人力資源管理的諸多方面。A公司是一家位列世界財(cái)富500強(qiáng)的建材制造商，目前發(fā)展勢頭強(qiáng)勁。為了鞏固其全球領(lǐng)先地位和市場份額，公司在中國地區(qū)每季度都有新建或并購工廠投產(chǎn)或新的改造項(xiàng)目完成。這給人力資源部門的人員招聘工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，可概括為：激增的招聘需求，嚴(yán)格的招聘周期要求，招聘質(zhì)量與成本的控制。對此，他們摸索了一套行之有效的解決方案。建立外部人才庫一方面，人力資源部積極壯大招聘團(tuán)隊(duì)（包括數(shù)量和能力），開拓招聘渠道（包括將部分職位外包招聘），設(shè)計(jì)與控制招聘流程。更重要的是，他們開始籌劃其他預(yù)防性工作，以求徹底結(jié)束短中期招聘被動(dòng)的狀況。治標(biāo)治本的解決方案就是建立人才庫。人才庫管理就是預(yù)先根據(jù)企業(yè)的人力需求規(guī)劃，在職位與人才之間建立起高效便捷的溝通管道，并記錄與管理有價(jià)值的人才信息。這里有兩個(gè)關(guān)鍵詞：第一，人才庫管理強(qiáng)調(diào)“預(yù)先”。人才庫好像一個(gè)“蓄水池”，當(dāng)人才稀缺的時(shí)候，在人才庫里可以快速搜索人才，及時(shí)補(bǔ)充人才；當(dāng)人才充裕時(shí)，人才庫也要積極“蓄水”，以備不時(shí)之需。第二，“有價(jià)值的人才信息”，即只記錄那些符合公司短期或者中長期業(yè)務(wù)發(fā)展需要的人才信息。這就要求除了進(jìn)行人才數(shù)量需求分析，更要建立能力模型，企業(yè)歸根結(jié)底需要的是能適應(yīng)企業(yè)文化、產(chǎn)生高績效的員工。.建立入庫標(biāo)準(zhǔn)和職位設(shè)置根據(jù)職位的重要性和市場的稀缺性分為一級庫（已有預(yù)算職位的重要性和市場的稀缺性都很高，典型職位有總經(jīng)理，研發(fā)經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理等）；二級庫（已有預(yù)算職位的重要性高和市場的稀缺性不高，典型職位有人力資源經(jīng)理，財(cái)務(wù)經(jīng)理等）；三級庫（已有預(yù)算職位的重要性不高和市場的稀缺性高，典型職位有某些專業(yè)領(lǐng)域的工程師等）；后備人才庫（符合預(yù)設(shè)規(guī)劃職位條件的人才和應(yīng)屆大學(xué)生）。

這里對兩個(gè)維度加以解釋：職位的重要性高，即職位對公司的組織目標(biāo)貢獻(xiàn)度較大（有完整職位評估系統(tǒng)的公司，可以由職位級別來區(qū)分）。當(dāng)然，這種重要性是相對的，也是動(dòng)態(tài)的，最好定期由職能負(fù)責(zé)人和人力資源部經(jīng)理回顧，并評價(jià)決定。市場的稀缺性高，即該職位在正常招聘周期內(nèi)（如一至三個(gè)月內(nèi)）無法完成；或者收到應(yīng)聘信息量不及人才需要量的三倍。也可以參考當(dāng)?shù)厝瞬攀袌龉嫉娜瞬殴┙o信息來輔助判斷。根據(jù)這個(gè)定義和標(biāo)準(zhǔn)，由人力資源經(jīng)理和職能經(jīng)理面談并確認(rèn)需要進(jìn)入人才庫管理的職位。第一次建庫時(shí)，平均選取總職位數(shù)中20%左右的職位進(jìn)入人才庫管理，大部分是經(jīng)理或者核心職位。.確立人才儲(chǔ)備安全緩沖系數(shù)，形成安全預(yù)警機(jī)制（表1）人才庫類型 安金緩沖系數(shù) 安全提前期 日?；剜掌凇派?'嘉春3伯%' 最高E苴卷里前一車」.每卷流一次一戮首 最高?最高正式招建前兩個(gè)月 每上華：次二紙玄 土 二紙玄 土 秀后備人.才這 無 無每年一次:■每年一次安全緩沖系數(shù)，是類似于安全庫存的概念，直接影響人才庫儲(chǔ)備數(shù)量。是指為預(yù)防不確定因素導(dǎo)致更高的預(yù)期需求，或?qū)е峦瓿芍芷诟L時(shí)的緩沖人才儲(chǔ)備的倍數(shù)。安全緩沖系數(shù)越大，出現(xiàn)崗位空缺的可能性越小；但越大的安全緩沖系數(shù)，越會(huì)導(dǎo)致剩余人才的出現(xiàn)。應(yīng)根據(jù)職位、不同庫級以及職能部門的要求，將空缺職位保持在適當(dāng)?shù)乃缴?。某職位人才庫?chǔ)備數(shù)量=［人力規(guī)劃該職位的數(shù)量-目前該職位的現(xiàn)有人數(shù)X（1-預(yù)計(jì)離職率）］X安全緩沖系數(shù)安全提前期，指按人力需求規(guī)劃的要求，可以提前開始招聘的時(shí)間長度。比如，預(yù)計(jì)2010年10月新設(shè)一家工廠，定義工廠總經(jīng)理為一級庫職位，那么2009年10月就可以開始這個(gè)職位的招聘，因?yàn)橐患墡斓穆毼?，重要且稀缺，這

樣的人才在市場上是可遇不可求的，提前儲(chǔ)備能確保項(xiàng)目的安全啟動(dòng)。當(dāng)然，各個(gè)公司可以根據(jù)投入成本、預(yù)先的工作規(guī)劃、企業(yè)文化來決定具體的安全提前期。日常回顧期，是指招聘經(jīng)理根據(jù)人才庫對職位儲(chǔ)備的定義，定期檢查庫內(nèi)的人才數(shù)量是否符合安全緩沖的要求。如果不達(dá)標(biāo)，就需要和具體招聘專員分析原因，開拓新的人才渠道。.設(shè)計(jì)入庫內(nèi)容：（表2,*表示必選項(xiàng)）—— 摩詳見《應(yīng)肥莪》…—— 摩詳見《應(yīng)肥莪》…—F丁磐咚父'誓―決定入庫局…闔肉?二TRJ xrI ， ■isi.『」■1J.■J.j■.r-l■i”Liir.ll..i.?、■,....詳見《面試評估表: F"MG?上■..?*,fY—KF*:*：忱丈學(xué)fW.JeJ+o1y上;面試情況（如有i工具/制度口L登記時(shí)間.人才信息查詢通過公司局域網(wǎng)，人力資源部工作人員、職能經(jīng)理、總經(jīng)理可以在相應(yīng)權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)時(shí)查詢。人力資源部工作人員、總經(jīng)理默認(rèn)可以隨時(shí)查詢整個(gè)人才庫信息。相應(yīng)職能經(jīng)理可以查詢本職能范圍內(nèi)的人才庫信息。特殊情況下需要作跨部門查詢的，可以特別申請。所有查詢目的、時(shí)間等信息應(yīng)由人力資源助理作好記錄。.人才信息更新和定期友好聯(lián)絡(luò)規(guī)則（表3）:大節(jié)日短信;聯(lián)絡(luò)人招聘的所二級庫人力三級庫人才o后備人不工人才Fg41:大節(jié)日短信;聯(lián)絡(luò)人招聘的所二級庫人力三級庫人才o后備人不工人才Fg41f.盧：.廿*1f7華每半年電話回侯一次邀請參與公司部分適合的活動(dòng)宜大節(jié)日電子郵件問候每耳電話問候一次重大.與日電子郎促問候重大節(jié)日電子郵件問候,招聘經(jīng)理,人刀更源”豆1:招聘助理.

招聘坡等/'招聘肋理:''招聘助理W/;：?丁#:>::；亡士茅田i個(gè)中注—:：■**丁。帛■廣**〈戶：：■3。：盧為確保信息的準(zhǔn)確，當(dāng)內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)隨時(shí)保持動(dòng)態(tài)更新。同時(shí)，人力資源部在每季度末最后兩周里，統(tǒng)一整體作一次回顧，確保信息已及時(shí)更新。信息更新同信息登記階段一樣，都需要有明確的登記人與審核人。止匕外，要和外部人才保持良好的溝通，在更新他們的聯(lián)系方式的同時(shí)，送上友好的祝福和公司信息。當(dāng)然，形式和工具方面還可以借鑒CRM（客戶關(guān)系管理）。初見成效經(jīng)過一年的運(yùn)作，人才庫初見成效：.一旦發(fā)生新的人員招聘需求或者現(xiàn)有人員流失，從人才庫里挑選出來的候選人能在最短的時(shí)間內(nèi)開始工作，從而降低了由于職位空缺而造成的損失（特別是指因某些關(guān)鍵職位的空缺而影響關(guān)鍵業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)）。.解決了招聘中時(shí)間和地域的問題。時(shí)間方面，短期來看，人才庫滿足企業(yè)快速發(fā)展過程中產(chǎn)生的大量當(dāng)前空缺的具體職位。中長期來看，人才庫操作為公司一些關(guān)鍵性的崗位提供了人才儲(chǔ)備，特別是為領(lǐng)導(dǎo)職位制定了繼任者計(jì)劃，為企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展提供了保證，地點(diǎn)方面，人才庫使得人才在地域間更好地流動(dòng)，公司不同地區(qū)的人才庫聯(lián)網(wǎng)，大家信息共享，符合全球一體化趨勢，甚至，人才庫成為公司選擇業(yè)務(wù)方向和地點(diǎn)所要考慮的戰(zhàn)略因素。.動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)的人才儲(chǔ)備工具使招聘團(tuán)隊(duì)養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，形成有效管理候選人的機(jī)制，有效降低招聘成本25%以上。.通過人才庫這個(gè)良好的界面，公司與人才建立起良好的關(guān)系，傳播公司文化，樹立公司形象。人才庫的質(zhì)量和數(shù)量，也正是企業(yè)整體雇主形象的最佳驗(yàn)證指標(biāo)。建立內(nèi)部人才庫，實(shí)現(xiàn)兩庫銜接事情的轉(zhuǎn)折是這樣發(fā)生的：有一天，招聘經(jīng)理偶然和職能經(jīng)理面談。職能經(jīng)理郁悶地告訴招聘經(jīng)理，最近，幾位部門優(yōu)秀工程師接連辭職，理由驚人地相似，都是個(gè)人發(fā)展遇到瓶頸，沒有晉升機(jī)會(huì)。這次，招聘經(jīng)理沒有像往常一樣，直切主題，去了解職能經(jīng)理對空缺職位的要求。而是花了一點(diǎn)時(shí)間，了解了這幾位離職工程師的個(gè)人業(yè)績、經(jīng)驗(yàn)和素質(zhì)。結(jié)果，他發(fā)現(xiàn)這些離職工程師很符合公司內(nèi)部其他的空缺職位，或者是很有培養(yǎng)的潛質(zhì)。但是，單憑員工個(gè)人獲得的信息和理解，他們很難判斷公司還有哪些職位是真正適合自己的。招聘經(jīng)理立刻意識到，這是一個(gè)典型的信息不對稱導(dǎo)致失敗的例子。公司的內(nèi)部招聘啟事單向傳遞了公司空缺職位的信息，只有招聘經(jīng)理全面理解什么樣的人最適合所空缺的職位；而另一方面，全面了解員工的素質(zhì)（勝任力）和職業(yè)發(fā)展方向等信息的是績效管理經(jīng)理、培訓(xùn)發(fā)展經(jīng)理。二者之間需要一個(gè)信息共享與交流的橋梁。于是，招聘經(jīng)理有了一個(gè)新的想法，把公司內(nèi)部的員工也納入到人才庫中。全面記錄公司內(nèi)部員工的基本技能、興趣與特長、性格、工作價(jià)值取向、通用能力、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、培訓(xùn)與發(fā)展、績效和潛能等情況。這是對公司已有人才進(jìn)行全面盤點(diǎn)的戰(zhàn)略性工具，當(dāng)新業(yè)務(wù)、新職位出現(xiàn)時(shí)，可以為有效招聘提供決策依據(jù)，促進(jìn)內(nèi)部人才流動(dòng)，公司可以實(shí)現(xiàn)不同級別上的繼任者規(guī)劃；而員工不僅可以得到公司與職位的及時(shí)信息，更重要的是從中可得到直接主管和人力資源部更有效的反饋，并在此基礎(chǔ)上主動(dòng)規(guī)劃職業(yè)生涯。可謂一舉兩得，互惠共贏。.員工信息登記（表4,*表示必選項(xiàng)）內(nèi)容工具/制度登記時(shí)間登記人*個(gè)人基本看?戈擇九’《更工的i表廠一入職當(dāng)K茸登福利勢理*能力信息詳見《員工能力暨記表）入俄當(dāng)天績效管理濟(jì)理*性格詳見《性格測試》入職當(dāng)天繞效售拜經(jīng)拜?工作價(jià)值取向一洋見《二蚱吩值取向調(diào)查表》人取當(dāng)天矮效修理經(jīng)理*受_綾炕考核記論洋圮《證工試用彩濘??表〉不定期績效筐洋經(jīng)理《季度/年度績效考核表》申員工培訓(xùn)與發(fā)展記錄詳見《新員工培訓(xùn)記錄表:不定期培M與發(fā)展姓理《培訓(xùn)記錄蔻》直大榮譽(yù)記錄（如有）晉升、獲獎(jiǎng)、轉(zhuǎn)崗等信息不定期績效管理經(jīng)理通過表4,我們可以清晰地發(fā)現(xiàn)，人才庫作為一種良好的人力資源管理工具，需要把人力資源管理的各個(gè)模塊進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一。如宏觀行業(yè)信息的收集，企業(yè)業(yè)務(wù)與人力需求分析、組織規(guī)劃、績效、培訓(xùn)與發(fā)展、招聘、績效管理等。.與外部人才庫的銜接通過關(guān)鍵詞，職業(yè)發(fā)展方向和目標(biāo)職位，鼓勵(lì)招聘人員積極使用雙庫同時(shí)進(jìn)行人才查詢。比如，當(dāng)有項(xiàng)目經(jīng)理一職的空缺時(shí)，招聘人員可以用關(guān)鍵詞“項(xiàng)目管理”進(jìn)行查詢，在庫型選擇上選定內(nèi)庫和外庫（也可以只選其一），這樣，數(shù)據(jù)庫就自動(dòng)顯示符合要求的所有人才的基本信息。.和公司未來領(lǐng)導(dǎo)者培養(yǎng)計(jì)劃的銜接最先進(jìn)的公司人才庫甚至?xí)缭绲貫橐恍╆P(guān)鍵性職位制定接班計(jì)劃，以免在最后一刻才采取行動(dòng)，造成不必要的損失。世界500強(qiáng)公司中60%至90%的領(lǐng)導(dǎo)崗位