管理體系文件編制規(guī)定

管理體系文件編制規(guī)定密級(jí)：管理體系文件編制規(guī)定密級(jí)：□項(xiàng)密一級(jí)□項(xiàng)密二級(jí)□項(xiàng)密三級(jí)密文件編號(hào)：煤化工項(xiàng)目管理體系文件 1版次編制審核評(píng)審審定批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期編制部門(mén)：質(zhì)量管理部參編：發(fā)表范圍：各職能部門(mén)/各項(xiàng)目組管理體系文件編制規(guī)定文件會(huì)簽表序號(hào)職能部門(mén)簽署日期1項(xiàng)目管理部2011年月日2商務(wù)管理部2011年月日3技術(shù)管理部2011年月日4采購(gòu)管理部2011年月日5施工管理部2011年月日6質(zhì)量管理部2011年月日7HSE部2011年月日8機(jī)械動(dòng)力部2011年月日9生產(chǎn)準(zhǔn)備部2011年月日10項(xiàng)目財(cái)務(wù)部2011年月日11項(xiàng)目綜合部2011年月日說(shuō)明：(1) 本管理體系文件知識(shí)產(chǎn)權(quán)屬能源化工有限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可或批準(zhǔn)，不得對(duì)公司以外任何組織或個(gè)人提供；任何外部組織或個(gè)人擅自獲取、使用、轉(zhuǎn)讓本管理體系文件的行為均屬侵權(quán)。(2) 本管理體系文件執(zhí)行解釋權(quán)在質(zhì)量管理部。管理體系文件編制規(guī)定目錄TOC\o"1-1"\h\z\u1 目的 12 適用范圍 13 文件基本構(gòu)成格式 14 文件編制要求 15 文字與書(shū)寫(xiě)統(tǒng)一格式要求 46 管理體系文件編號(hào) 57 附件、附表和附圖 658 文件的簽署及審批 69 文件效力標(biāo)識(shí) 610 相關(guān)文件 611 附圖 6管理體系文件編制規(guī)定第7頁(yè)共6頁(yè)目的為了建立、完善能源化工有限公司煤化工項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司煤化工項(xiàng)目）管理體系，確定其管理體系文件（簡(jiǎn)稱(chēng)文件）編寫(xiě)的方法、要求，形成統(tǒng)一的公司煤化工項(xiàng)目文件編制基本格式（模板），特制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定要求的文件編制基本格式和編號(hào)適用于公司煤化工項(xiàng)目管理體系文件及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，管理體系運(yùn)行發(fā)生的執(zhí)行（作業(yè)）文件/記錄的應(yīng)用格式可在各部門(mén)編制的管理體系文件中統(tǒng)一進(jìn)行設(shè)計(jì)、確定。注：能源化工有限公司確定的文件/記錄格式，應(yīng)按其要求執(zhí)行。文件基本構(gòu)成格式文件幅面文件的幅面采用豎向A4規(guī)格（寬度21cm、高度29.7cm），文字限定在上邊距2.5cm、左邊距3cm、右邊距2.5cm、下邊距2.5cm區(qū)間范圍（版式為：頁(yè)眉1.5cm、頁(yè)腳1.5cm），應(yīng)用表格、圖示可采用豎向A4及橫向A4或A3規(guī)格的任一形式。文件封面文件封面基本由能源化工有限公司全稱(chēng)、文件編號(hào)、命題、密級(jí)、版號(hào)、批準(zhǔn)/執(zhí)行日期、發(fā)表范圍、編制部門(mén)、形成文件效力的簽署等多項(xiàng)內(nèi)容組成。參見(jiàn)附圖“管理體系文件封面格式”（P03-01-T1）。注：文件密級(jí)標(biāo)識(shí)選擇采用符號(hào)“■”表示。管理體系文件的發(fā)表批準(zhǔn)權(quán)限及密級(jí)確定準(zhǔn)則見(jiàn)《文件與記錄控制程序》（CCSC-P03-02）。文件會(huì)簽頁(yè)管理體系文件涉及多部門(mén)執(zhí)行和應(yīng)用時(shí),編制部門(mén)在文件報(bào)批前，可根據(jù)影響程度、范圍因素征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，意見(jiàn)一致后由相關(guān)部門(mén)在文件會(huì)簽表中簽署。參見(jiàn)附圖“管理體系文件會(huì)簽頁(yè)格式”（P03-01-T2）。文件目錄頁(yè)管理體系文件應(yīng)設(shè)置單獨(dú)的目錄頁(yè)。目錄通常只表達(dá)章的標(biāo)題及所在頁(yè)碼，標(biāo)題與頁(yè)碼之間用符號(hào)“……”連接，并采用自動(dòng)編輯功能。參見(jiàn)附圖“管理體系文件目錄頁(yè)格式”（P03-01-T3）。文件正文頁(yè)文件正文頁(yè)內(nèi)容由標(biāo)有文件編號(hào)、命題及頁(yè)碼（采用自動(dòng)編輯功能）的頁(yè)眉及文字表達(dá)內(nèi)容組成。參見(jiàn)附圖“管理體系文件正文頁(yè)格式”（P03-01-T4）。文件編制要求文件命題文件命題應(yīng)明確、簡(jiǎn)潔、清晰地反映管理工作、活動(dòng)或技術(shù)事項(xiàng)的主題。文件層次正文層次的編排用表4.2.所示格式。表4.2層次代號(hào)及說(shuō)明層次名稱(chēng)示例說(shuō)明章1┘□□……□章序及章名左起頂格書(shū)寫(xiě),章序用阿拉伯?dāng)?shù)字節(jié)1.1└┘□□……□題序左起頂格書(shū)寫(xiě),與標(biāo)題間空一格,闡述內(nèi)容另起一段條1.1.1└┘□□……□款（1）└┘□□……□題序左起頂格書(shū)寫(xiě),與標(biāo)題間空一格,闡述內(nèi)容另起一段項(xiàng)└┘└┘a)□□…□└┘□□…□□…□□□□……題序空二格書(shū)寫(xiě),以下內(nèi)容接排管理體系文件內(nèi)容編制可按“章”、“節(jié)”、“條”、“款”、“項(xiàng)”設(shè)置五個(gè)層次?！罢隆?、“節(jié)”通常只作標(biāo)題設(shè)置，文字內(nèi)容用正文另起行表達(dá)；“條”、“款”、即可以設(shè)置為標(biāo)題(文字內(nèi)容則另起行表達(dá))，也可以直接用以表達(dá)文字內(nèi)容，但屬于同一標(biāo)題層次下時(shí)，應(yīng)用方法應(yīng)保持一致；“項(xiàng)”一般只用以表達(dá)文字內(nèi)容。文件層次標(biāo)識(shí)“章”的標(biāo)識(shí)采用一位阿拉伯?dāng)?shù)字排序；“節(jié)”、“條”的標(biāo)識(shí)分別采用二位和三位阿拉伯?dāng)?shù)字，并在前一位數(shù)字右下角處加圓點(diǎn)排序；“款”的標(biāo)識(shí)采用一位阿拉伯?dāng)?shù)字加整括號(hào)排序；“項(xiàng)”的標(biāo)識(shí)采用小寫(xiě)英文字母加半括號(hào)排序。標(biāo)題設(shè)置原則本文件僅對(duì)“章”層次的標(biāo)題設(shè)置排序要求，“目的”、“適用范圍”及“術(shù)語(yǔ)、定義”(如有的話(huà))的標(biāo)題必須設(shè)置在前，“相關(guān)文件”及“附件、附表、附圖”（如有的話(huà)）必須設(shè)置在最后。其排序示意如下：1目的2適用范圍3術(shù)語(yǔ)、定義（根據(jù)需要設(shè)置）4內(nèi)容標(biāo)題5………6………7文件與記錄要求8相關(guān)文件9附件（根據(jù)需要設(shè)置）10附表（根據(jù)需要設(shè)置）11附圖（根據(jù)需要設(shè)置）文件內(nèi)容要求管理體系文件編制應(yīng)充分表達(dá)策劃的工作方法、資源需求、流程界面、職責(zé)權(quán)限及必須的記錄要求，敘述各項(xiàng)工作（活動(dòng)）事項(xiàng)的職責(zé)、要求、過(guò)程、關(guān)系、資源、方法要具有可操作、可實(shí)施性；技術(shù)性?xún)?nèi)容必須成熟、可靠。與相關(guān)文件的內(nèi)容相協(xié)調(diào)，防止重復(fù)和相互沖突矛盾。標(biāo)準(zhǔn)條文應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、通俗易懂，避免產(chǎn)生不易理解或不同理解的可能性。必要時(shí)，可以通過(guò)表或圖示來(lái)簡(jiǎn)化或補(bǔ)充文字?jǐn)⑹?。引用相關(guān)文件時(shí)，應(yīng)注明文件命題的全稱(chēng)和編號(hào)。引用、轉(zhuǎn)化外部組織管理規(guī)章、制度時(shí)，必須結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行鑒別、篩選。文件中的符號(hào)、計(jì)量單位表示應(yīng)符合國(guó)家的有關(guān)法令和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。數(shù)值應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，但在文字?jǐn)⑹鲋?，?duì)于1～10的數(shù)字可采用漢語(yǔ)文字表示。例如：“三維空間”、“四方形”。圖示、表、公式、注釋圖示文件中的圖示應(yīng)有名稱(chēng)并設(shè)置在圖的下方居中位置；文件圖示應(yīng)有編號(hào)，編號(hào)按圖示所在的“章”、“節(jié)”、“條”層次編號(hào)前加“圖”表示，設(shè)置在圖名左側(cè)位置。當(dāng)一個(gè)層次中有多個(gè)圖示時(shí)，可在層次編號(hào)后再加序號(hào)（數(shù)字）。如：圖4.6.1-1、圖4.6.1-2、……當(dāng)多個(gè)圖示使用同一個(gè)圖名時(shí)，各分圖下居中位置還應(yīng)分別順序標(biāo)注加全括號(hào)的小寫(xiě)英文字母。如：（a）、（b）、（c）……；圖示應(yīng)設(shè)置在有關(guān)層次內(nèi)容后面。當(dāng)文件內(nèi)容引用圖示時(shí)，應(yīng)指出相應(yīng)編號(hào)。表文件中的表格應(yīng)有名稱(chēng)并設(shè)置在表的上方居中位置；文件表格應(yīng)有編號(hào)，編號(hào)按表格所在的“章”、“節(jié)”、“條”層次編號(hào)前加“表”表示，設(shè)置在表格左上側(cè)位置。當(dāng)一個(gè)層次中有多個(gè)表格時(shí)，可在層次編號(hào)后再加順序號(hào)（數(shù)字）。如：表4.6.2-1、表4.6.2-2、……；表格應(yīng)排在有關(guān)層次內(nèi)容后面。當(dāng)文件內(nèi)容引用表格時(shí)，應(yīng)指出相應(yīng)編號(hào)；表格可根據(jù)實(shí)際情況橫向或豎向設(shè)置。當(dāng)表格跨頁(yè)時(shí)，其內(nèi)容標(biāo)示欄應(yīng)在每頁(yè)上端重現(xiàn)。公式文件中如有應(yīng)用公式應(yīng)有名稱(chēng)并設(shè)置在公式的左側(cè)位置；公式應(yīng)排在有關(guān)條文的后面居中設(shè)置；公式中符號(hào)和計(jì)量單位釋義應(yīng)在公式下端左側(cè)予以注釋。注釋針對(duì)條文的“注釋”可在條文下方列出?！白⑨尅敝胁坏迷俪霈F(xiàn)圖示、表和公式。文字與書(shū)寫(xiě)統(tǒng)一格式要求字體規(guī)格及圖標(biāo)封面中公司名稱(chēng)為：宋體中文字體、字號(hào)為“小一”規(guī)格加粗。英文為：TimesNewRoman字型，通常字規(guī)格為“五號(hào)”。中煤圖標(biāo)鎖定比例是：20mm。文件名稱(chēng)為：宋體中文字體、字號(hào)為“二號(hào)”規(guī)格加粗附件中的頁(yè)眉格式、字體及圖標(biāo)大小說(shuō)明：縱向：宋體中文字體、字號(hào)為“三號(hào)”規(guī)格加粗。英文為：TimesNewRoman字型，通常字規(guī)格為“六號(hào)：。中煤圖標(biāo)鎖定比例是：12mm。橫向：宋體中文字體、字號(hào)為“二號(hào)”規(guī)格加粗。英文為：TimesNewRoman字型，通常字規(guī)格為“五號(hào)”，中煤圖標(biāo)鎖定比例是：14mm。也可以引用附件中的表格。管理體系文件表達(dá)內(nèi)容的文字通常使用宋體中文，字號(hào)為“小四”規(guī)格；注、說(shuō)明的文字使用宋體中文，字號(hào)為“五號(hào)”；目錄中各章題序及標(biāo)題用宋體中文四號(hào)字；圖、表中的文字可視適宜情況自行設(shè)置。需要使用英文時(shí)，采用TimesNewRoman字型，通常字規(guī)格為“12”。文件書(shū)寫(xiě)格式“章”、“節(jié)”、“條”左起頂格書(shū)寫(xiě)，“章”的制表位為0.6cm、行距為1.25倍，段前0.3行，段后0.2行；“節(jié)”的制表位置為0.9cm、行距為1.25倍，段前0.25行，段后0.2行；“條”、“款”、“項(xiàng)”的制表/縮進(jìn)位置為1.4cm，行距為1.25倍，段前/段后0.15行。正文采用中文表達(dá)時(shí),首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，行距為1.25倍，段前、段后均為0.15行；除圖、表、公式及其名稱(chēng)、注解外，正文內(nèi)容均采用兩端對(duì)齊方式。頁(yè)眉、頁(yè)碼除封面頁(yè)外，各頁(yè)均應(yīng)加頁(yè)眉，字號(hào)為五號(hào)宋體。頁(yè)眉均為管理體系文件的編號(hào)、文件名稱(chēng)、和標(biāo)識(shí)“”。頁(yè)碼從正文頁(yè)“目的”、“適用范圍”及“術(shù)語(yǔ)、定義”······開(kāi)始，直至“相關(guān)文件”及“附件、附表、附圖”頁(yè)結(jié)束，用五號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字編連續(xù)碼，頁(yè)碼位于頁(yè)腳居中。如:第X頁(yè)共X頁(yè)。封面頁(yè)、目錄頁(yè)、會(huì)簽頁(yè)及附表、附圖不編入頁(yè)碼。中煤集團(tuán)標(biāo)識(shí)應(yīng)用管理體系文件或執(zhí)行文件格式文本設(shè)計(jì)中若需應(yīng)用中煤集團(tuán)標(biāo)識(shí)時(shí)，應(yīng)鎖定其高寬比為0.7（若范本格式設(shè)計(jì)僅限于提供項(xiàng)目合作、參建組織使用時(shí)，則不必加此標(biāo)識(shí)）。管理體系文件編號(hào)為形成文件編號(hào)規(guī)律并確保唯一性準(zhǔn)則，各職能部門(mén)編制的管理體系文件編號(hào)應(yīng)采用以下組合層次的不變及可變代碼標(biāo)識(shí)，其定義如下：CCSC-XXX-XX文件分項(xiàng)代碼標(biāo)識(shí)(文件分項(xiàng)代碼標(biāo)識(shí)(見(jiàn)表6-2)公司煤化工項(xiàng)目簡(jiǎn)寫(xiě)代碼標(biāo)識(shí)文件順序號(hào)代碼標(biāo)識(shí)(01～n)文件分類(lèi)代碼標(biāo)識(shí)(見(jiàn)表6-1)表6-1管理體系文件分類(lèi)代碼標(biāo)識(shí)及定義分類(lèi)代碼分類(lèi)定義文件分類(lèi)釋義說(shuō)明C項(xiàng)目生產(chǎn)管理體系項(xiàng)目運(yùn)行管理應(yīng)用執(zhí)行規(guī)程，文件表述的管理要求、活動(dòng)、內(nèi)容或事項(xiàng)將由項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)發(fā)起、開(kāi)展或組織實(shí)施。H項(xiàng)目HSE管理體系項(xiàng)目HSE運(yùn)行管理應(yīng)用執(zhí)行規(guī)程,文件表述的HSE管理要求、活動(dòng)、內(nèi)容或事項(xiàng)將由項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)發(fā)起、開(kāi)展或組織實(shí)施。P項(xiàng)目管理體系項(xiàng)目項(xiàng)目建設(shè)管理應(yīng)用執(zhí)行規(guī)程，文件表述的管理要求、活動(dòng)、內(nèi)容或事項(xiàng)將由各項(xiàng)目部組織機(jī)構(gòu)發(fā)起、開(kāi)展或組織實(shí)施。必要時(shí)，還須通過(guò)項(xiàng)目部提供有關(guān)設(shè)計(jì)、承包商、監(jiān)理、檢測(cè)及其他項(xiàng)目參建、服務(wù)單位共同執(zhí)行。T項(xiàng)目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系項(xiàng)目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，文件內(nèi)容僅定義技術(shù)性的要求、規(guī)定。表6-2管理體系文件分項(xiàng)代碼標(biāo)識(shí)及定義分項(xiàng)標(biāo)識(shí)部門(mén)名稱(chēng)部門(mén)代碼分項(xiàng)標(biāo)識(shí)部門(mén)名稱(chēng)部門(mén)代碼分項(xiàng)標(biāo)識(shí)部門(mén)名稱(chēng)部門(mén)代碼01項(xiàng)目管理部PMD05技術(shù)管理部TMP09生產(chǎn)準(zhǔn)備部OPD02HSE管理部HSE06采購(gòu)管理部PRO10項(xiàng)目財(cái)務(wù)部PFD03質(zhì)量管理部QMD07施工管理部CON11項(xiàng)目綜合部PCD04商務(wù)管理部COM08機(jī)械動(dòng)力部MPD12項(xiàng)目總工辦GEO附件、附表和附圖管理體系文件確定的管理工作、活動(dòng)在實(shí)施過(guò)程中，若有形成執(zhí)行文件/記錄的要求時(shí)，應(yīng)在管理體系文件編制時(shí)，統(tǒng)一設(shè)計(jì)應(yīng)用的格式范本（如：應(yīng)用文本、表、圖示等）,并作為“附件”、“附表”和“附圖”附于管理體系文件之后，隨管理體系文件的批準(zhǔn)得到應(yīng)用許可。為了便于鑒別應(yīng)用格式范本的使用效力，本文件對(duì)其設(shè)計(jì)了編號(hào)組合層次及標(biāo)識(shí)定義如下：XXX-XX-XX文件順序號(hào)代碼標(biāo)識(shí)文件順序號(hào)代碼標(biāo)識(shí)文件分項(xiàng)代碼標(biāo)識(shí)(見(jiàn)表6-2)應(yīng)用格式文本順序號(hào)標(biāo)識(shí)(01～n)應(yīng)用格式文本特性標(biāo)識(shí)[J(附件)/B(附表)/T(附圖)]文件分類(lèi)代碼標(biāo)識(shí)(見(jiàn)表6-1)注：附件、附表的格式文本號(hào)通常設(shè)置于格式文本的左上方，實(shí)際使用時(shí)仍予以保留；附圖的格式文本號(hào)及名稱(chēng)通常設(shè)置于格式文本的頁(yè)腳居中，實(shí)際使用時(shí)不需保留。文件的簽署及審批管理體系文件更新采取升版方式區(qū)分被替代、廢止文件，版次號(hào)標(biāo)識(shí)按阿拉伯?dāng)?shù)字1、2～n排序規(guī)律更替。文件效力標(biāo)識(shí)通過(guò)文件上反映現(xiàn)行版本受控狀態(tài)的特定標(biāo)識(shí)（版次、簽署、日期），以識(shí)別、確認(rèn)文件是經(jīng)授權(quán)人在受控狀態(tài)下批準(zhǔn)發(fā)表用于執(zhí)行的有效版本。相關(guān)文件《文件與記錄控制程序》（CCSC-P03-02）。附圖P03-01-T1“管理體系文件封面格式”；P03-01-T2“管理體系文件會(huì)簽頁(yè)格式”；P03-01-T3“管理體系文件目錄頁(yè)格式”；P03-01-T4“管理體系文件正文頁(yè)格式”管理體系文件目錄格式P03-01-T1煤化工項(xiàng)目管理體系文件煤化工項(xiàng)目管理體系文件密級(jí)：密級(jí)：□項(xiàng)密一級(jí)□項(xiàng)密二級(jí)□項(xiàng)密三級(jí)密文件編號(hào)：文件編號(hào)：CCSC-PXX-XX文件名稱(chēng)文件名稱(chēng)1年月日版次編制審核評(píng)審審定批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期編制部門(mén)：XX部參編：發(fā)表范圍：各職能部門(mén)/各項(xiàng)目組CCSC-PXX-XXXXXXXXXX管理體系文件目錄格式P03-01-T2文件會(huì)簽表序號(hào)職能部門(mén)簽署日期1項(xiàng)目管理部2011年月日2商務(wù)管理部2011年月日3技術(shù)管理部2011年月日4采購(gòu)管理部2011年月日5施工管理部2011年月日6質(zhì)量管理部2011年月日7HSE部2011年月日8機(jī)械動(dòng)力部2011年月日9生產(chǎn)準(zhǔn)備部2011年月日10項(xiàng)目財(cái)務(wù)部2011年月日11項(xiàng)目綜合部2011年月日說(shuō)明：(1) 本管理體系文件知識(shí)產(chǎn)權(quán)屬能源化工有限公司所有，未經(jīng)授權(quán)許可或批準(zhǔn)，不得對(duì)公司以外任何組織或個(gè)人提供；任何外部組織