秘書-事務(wù)管理之辦公用品管理課件

事務(wù)管理辦公用品管理事務(wù)管理辦公用品管理1事務(wù)管理——復(fù)習(xí)指導(dǎo)要點

辦公用品與設(shè)備的使用與管理

1.知識要點

學(xué)習(xí)者應(yīng)了解各類辦公設(shè)備的分類與功能，理解各類辦公設(shè)備的基本工作原理，掌握各類設(shè)備使用的注意事項。

2.技能要點

學(xué)習(xí)者應(yīng)能夠采購、接收、發(fā)放、管理辦公用品與設(shè)備，能夠操作各類辦公設(shè)備并且進行簡單故障的排除。事務(wù)管理——復(fù)習(xí)指導(dǎo)要點辦公用品與設(shè)備的使用與管理2事務(wù)管理——命題思路四級技能復(fù)習(xí)指導(dǎo)重點1.制定接待工作計劃；2.安排迎送來訪團體；3.安排來訪者食宿、交通、行程；4.安排來訪者的參觀、娛樂活動；5.布置辦公室；6.檢查辦公室環(huán)境的安全狀態(tài)；7.提出辦公室安全隱患的處理意見；8.管理印信；9.安排值班工作；10.管理零用現(xiàn)金及報銷工作；11.辦理上司臨時交辦事項；12.做好文字記錄工作；13.編制工作時間表，管理工作日志；14.訂購、接收、管理辦公用品；15.使用掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、攝像機等；16.對信息進行收集、篩選、分類、傳遞和保管。事務(wù)管理——命題思路四級技能復(fù)習(xí)指導(dǎo)重點31、秘書記錄庫存卡的目的：

A、可以準(zhǔn)確地估價庫存辦公用品金額

B、可以監(jiān)督員工使用辦公用品的情況

C、可以減少資金被不必要的庫存占用

D、可以保證庫存物品充足，保證供應(yīng)

2、秘書常用的裝訂類辦公用品有

A、收件日期戳B、打孔機C、標(biāo)簽紙D、磁盤盒

3、為安全起見，較重的裁紙刀最適宜擺放在辦公用品存儲柜（）

A、柜頂上面B上層隔板上C下層隔板上D前面地上

4、秘書購貨時收到供應(yīng)商的發(fā)票后，應(yīng)注意將發(fā)票上的信息與

（）相對照。

A、入庫單B、訂貨單C交貨單D估價單ABCDBCABC事務(wù)管理——試題解析1、秘書記錄庫存卡的目的：

A、可以準(zhǔn)確地估價庫存辦公用品金4事務(wù)管理——試題解析辦公用品與設(shè)備的使用與管理單項選擇題示例2——“工作程序”或“操作步驟”模塊制定采購預(yù)算方案首先要（）。（A）確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格（B）編寫預(yù)算方案（C）確定預(yù)算的核算基數(shù)（D）征求意見，完善方案c事務(wù)管理——試題解析辦公用品與設(shè)備的使用與管理c5實務(wù)操作題

公司擬任命小張兼管辦公用品的發(fā)放和管理工作，請您告訴小張下面兩個問題：

1、辦公設(shè)備和辦公用品的進貨手續(xù)

2、辦公設(shè)備的辦公用品的庫存管理方法。ABCDBC實務(wù)操作題

61、進貨手續(xù)

1）核對訂貨單，無誤后付款

2）將進貨數(shù)輸入庫存卡，更新庫存余額

3）按規(guī)定存放設(shè)備及用品

4）訂立發(fā)放制度，確定發(fā)放人

2、庫存管理辦法

1）柜子上鎖

2）分類擺放，貼上標(biāo)簽

3）先進先出，按序擺放，避免過期

4）大而重的放下層，小而輕的放上層

5）通風(fēng)、干燥、明亮

6）進貨卡、出貨卡、庫存卡一致1、進貨手續(xù)

1）核對訂貨單，無誤后付款

2）將進貨數(shù)輸入庫7認(rèn)識辦公用品認(rèn)識辦公用品8如果你是一家新公司的辦公室主任，請你列出本公司需采購的辦公用品清單，并進行分類。思考如果你是一家新公司的辦公室主任，請你列出本公司需采購的辦公用91、紙簿類

2、筆尺類

3、裝訂類

4、歸檔用品

5、辦公設(shè)備耗材

6、設(shè)備類

1、紙簿類

2、筆尺類

3、裝訂類

4、歸檔用品

5、辦公設(shè)10

思考為什么要設(shè)置辦公用品庫存

思考11辦公用品庫存控制作用1、保證大量的資金不被不必要的庫存占用2、保證空間不被用來存儲不必要的貨物3、監(jiān)督個人和部門對物品的使用4、保持充足庫存，以保證組織的順利運作5、監(jiān)督任何偷竊和破壞造成的損失6、可利用準(zhǔn)確的庫存進行估價。辦公用品庫存控制作用1、保證大量的資金不被不必要的庫存占用12

核算基數(shù)就是要確定采購費用總額傳統(tǒng)預(yù)算法零基預(yù)算法如何確定預(yù)算的核算基數(shù)？

核算基數(shù)就是要確定采購費用總額如何確定預(yù)算的核算基數(shù)？13獲得辦公用品使用權(quán)的方式購買租用直接購買電話訂購傳真訂購網(wǎng)上訂購獲得辦公用品使用權(quán)的方式購買直接購買14辦公用品采購流程申請審批招標(biāo)簽合同入庫付款選擇供應(yīng)商訂貨單交貨單入庫單申購表訂貨單交貨單1、價格、費用2、質(zhì)量、交貨3、服務(wù)、位置辦公用品采購流程申請審批招標(biāo)簽合同入庫付款選擇供應(yīng)商訂貨單申15辦公用品的申請和訂貨1、由需要購買貨物的人填寫公司內(nèi)部的《采購申請單》，說明需要貨物的理由和細(xì)節(jié)，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交給采購人員2、由采購人員通過《辦公用品訂購單》向供應(yīng)商發(fā)出購買需求，各供應(yīng)商會返回對應(yīng)的報價單經(jīng)過采購人員的比較、篩選，填寫正式訂購單并簽字，說明訂購貨物的詳細(xì)情況，發(fā)送給選定的供應(yīng)商，該訂購單需要公司高級主管簽字批準(zhǔn)，并復(fù)制一份給財務(wù)部，做為付款的通知。辦公用品的申請和訂貨1、由需要購買貨物的人填寫公司內(nèi)部的《采16秘書_事務(wù)管理之辦公用品管理課件17辦公用品訂購單風(fēng)光旅游公司

序號名稱規(guī)格品牌數(shù)量單價總計1

2

3

4

5

6

7

合計

制表人：審核：核準(zhǔn)：辦公用品訂購單風(fēng)光旅游公司序號名稱規(guī)格品牌數(shù)量單價183、當(dāng)收到供應(yīng)商的貨物后，要對照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂貨單檢查貨物，查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合要求，將簽收后的交貨單送財務(wù)部4、采購人員根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進庫。5、財務(wù)部收到發(fā)票后，對照《交貨單》、《入庫單》和《訂單》，三單貨名、數(shù)量應(yīng)當(dāng)相符，經(jīng)財務(wù)主管簽字核準(zhǔn)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后付款。6、接收的每一類貨物的詳情，應(yīng)輸入到《辦公用品庫存卡》的接收項目中。7、接收后，要及時更新庫存余額。8、將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好9、訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。辦公用品的入庫3、當(dāng)收到供應(yīng)商的貨物后，要對照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂貨單19第三節(jié)

辦公用品管理與發(fā)放第三節(jié)201、保證資金不被不必要的庫存占用2、盡可能節(jié)省庫存空間3、監(jiān)督個人和部門的使用情況4、維持一定的庫存以保證組織的順利運作5、如有辦公用品方面的資產(chǎn)損失，可利用準(zhǔn)確的庫存估價6、監(jiān)督任務(wù)偷竊和破壞造成的損失進行庫存管理有什么作用？1、保證資金不被不必要的庫存占用進行庫存管理有什么作用？21思考：如何更好對辦公用品進行管理？思考：221、儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全2、新物品置于舊物品下面或后，領(lǐng)用時遵守先進先出的原則。3、各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類別4、體積大、分量重的放置在最下面，減少從架上取物時發(fā)生事故的危險5、小物品，常用的物品應(yīng)放在較大物品前，方便領(lǐng)用。6、儲藏間要通風(fēng)良好，保持干燥7、照明良好，便于查找。辦公用品的庫存管理1、儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全辦公用品的庫存管理23辦公用品入庫清單物項目品數(shù)量規(guī)格單價金額紙張裝訂機文件夾總計：制表人:制表時間:入庫時間：辦公用品入庫清單物項目數(shù)量規(guī)格單價金額紙張裝訂機文件夾總24要學(xué)會填寫庫存記錄卡（一）庫存記錄卡庫存參考號B4

紙最大庫存量100令項目：A4白文件紙最小庫存量（安全庫存）15令單位數(shù)量：令（1令=500頁）再定貨量25令日期接收發(fā)放數(shù)量發(fā)票號供應(yīng)商數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門余額1-130S1933初萌行政部10再定貨量＝日用量*運送時間+最小庫存量要學(xué)會填寫庫存記錄卡（一）庫存記錄卡25

最大庫存量：費用、存儲空間、保存期限最小庫存量：再訂貨量：提醒購買者庫存需要重新訂購的標(biāo)準(zhǔn)。由物品的平均使用量、物品交貨時間的長短決定進貨卡、出貨卡和庫存卡數(shù)字一致再訂購量＝日用量*運送時間+最小庫存量

最大庫存量：費用、存儲空間、保存期限再訂購量＝日用量*運26實戰(zhàn)演練庫存記錄卡庫存參考號B4最大庫存量：40項目：C6信封最小庫存量（安全庫存）8單位數(shù)量：包再定貨量12日期接收發(fā)放數(shù)量發(fā)票號供應(yīng)商數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門余額1-1381-581-17201-24302-2142-9102-184？實戰(zhàn)演練庫存記錄卡271、自2月18日發(fā)放物品后，庫存控制卡上的剩余庫存是多少包？A，12B，56C，30D，402、當(dāng)2月18日需要重新訂購C6信封時，訂購員應(yīng)該訂購多少包？A：30B：12C：40D：28實戰(zhàn)演練（接上頁）1、自2月18日發(fā)放物品后，庫存控制卡上的剩余庫存是多少包？28庫存監(jiān)督工作說明1、根據(jù)不同目的選擇不同的監(jiān)督類型、時間間隔，并采用各種不同的庫存監(jiān)督行動2、監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的庫存問題，需縮短監(jiān)督時間間隔，保證庫存符合企業(yè)要求。3、每月核查一次入庫、出庫和庫存情況，了解物品使用情況，防止物品過度使用。4、定期檢查庫存記錄卡，并隨時調(diào)整庫存情況，減少浪費庫存監(jiān)督工作說明29領(lǐng)用流程填寫領(lǐng)用申請表發(fā)放用品更新庫存記錄辦公用品的領(lǐng)用領(lǐng)用流程辦公用品的領(lǐng)用301、領(lǐng)用辦公用品時，要填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，由領(lǐng)用人詳細(xì)填寫領(lǐng)用物品的名稱、數(shù)量、用途、領(lǐng)用時間等項目，并在領(lǐng)用人一欄中簽字，做到“誰領(lǐng)用、誰簽字、誰負(fù)責(zé)”2、專人發(fā)放3、規(guī)定發(fā)放時間?？梢绬挝晦k公用品管理規(guī)定辦理4、用品發(fā)放可對重要部門實行傾斜5、及時更新庫存卡辦公用品的領(lǐng)用注意事項1、領(lǐng)用辦公用品時，要填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，由領(lǐng)用人詳31文具用品領(lǐng)用記錄卡部門工作內(nèi)容分類品名規(guī)格月份合計備注123456789101112文具用品領(lǐng)用記錄卡部門工作內(nèi)容分類品名規(guī)格月份合計32謝謝??！謝謝??！33辦公用品管理流程申請訂貨購入入庫庫存管理領(lǐng)用辦公用品管理流程申請訂貨購入入庫庫存管理領(lǐng)用34演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！35事務(wù)管理辦公用品管理事務(wù)管理辦公用品管理36事務(wù)管理——復(fù)習(xí)指導(dǎo)要點

辦公用品與設(shè)備的使用與管理

1.知識要點

學(xué)習(xí)者應(yīng)了解各類辦公設(shè)備的分類與功能，理解各類辦公設(shè)備的基本工作原理，掌握各類設(shè)備使用的注意事項。

2.技能要點

學(xué)習(xí)者應(yīng)能夠采購、接收、發(fā)放、管理辦公用品與設(shè)備，能夠操作各類辦公設(shè)備并且進行簡單故障的排除。事務(wù)管理——復(fù)習(xí)指導(dǎo)要點辦公用品與設(shè)備的使用與管理37事務(wù)管理——命題思路四級技能復(fù)習(xí)指導(dǎo)重點1.制定接待工作計劃；2.安排迎送來訪團體；3.安排來訪者食宿、交通、行程；4.安排來訪者的參觀、娛樂活動；5.布置辦公室；6.檢查辦公室環(huán)境的安全狀態(tài)；7.提出辦公室安全隱患的處理意見；8.管理印信；9.安排值班工作；10.管理零用現(xiàn)金及報銷工作；11.辦理上司臨時交辦事項；12.做好文字記錄工作；13.編制工作時間表，管理工作日志；14.訂購、接收、管理辦公用品；15.使用掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、攝像機等；16.對信息進行收集、篩選、分類、傳遞和保管。事務(wù)管理——命題思路四級技能復(fù)習(xí)指導(dǎo)重點381、秘書記錄庫存卡的目的：

A、可以準(zhǔn)確地估價庫存辦公用品金額

B、可以監(jiān)督員工使用辦公用品的情況

C、可以減少資金被不必要的庫存占用

D、可以保證庫存物品充足，保證供應(yīng)

2、秘書常用的裝訂類辦公用品有

A、收件日期戳B、打孔機C、標(biāo)簽紙D、磁盤盒

3、為安全起見，較重的裁紙刀最適宜擺放在辦公用品存儲柜（）

A、柜頂上面B上層隔板上C下層隔板上D前面地上

4、秘書購貨時收到供應(yīng)商的發(fā)票后，應(yīng)注意將發(fā)票上的信息與

（）相對照。

A、入庫單B、訂貨單C交貨單D估價單ABCDBCABC事務(wù)管理——試題解析1、秘書記錄庫存卡的目的：

A、可以準(zhǔn)確地估價庫存辦公用品金39事務(wù)管理——試題解析辦公用品與設(shè)備的使用與管理單項選擇題示例2——“工作程序”或“操作步驟”模塊制定采購預(yù)算方案首先要（）。（A）確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格（B）編寫預(yù)算方案（C）確定預(yù)算的核算基數(shù)（D）征求意見，完善方案c事務(wù)管理——試題解析辦公用品與設(shè)備的使用與管理c40實務(wù)操作題

公司擬任命小張兼管辦公用品的發(fā)放和管理工作，請您告訴小張下面兩個問題：

1、辦公設(shè)備和辦公用品的進貨手續(xù)

2、辦公設(shè)備的辦公用品的庫存管理方法。ABCDBC實務(wù)操作題

411、進貨手續(xù)

1）核對訂貨單，無誤后付款

2）將進貨數(shù)輸入庫存卡，更新庫存余額

3）按規(guī)定存放設(shè)備及用品

4）訂立發(fā)放制度，確定發(fā)放人

2、庫存管理辦法

1）柜子上鎖

2）分類擺放，貼上標(biāo)簽

3）先進先出，按序擺放，避免過期

4）大而重的放下層，小而輕的放上層

5）通風(fēng)、干燥、明亮

6）進貨卡、出貨卡、庫存卡一致1、進貨手續(xù)

1）核對訂貨單，無誤后付款

2）將進貨數(shù)輸入庫42認(rèn)識辦公用品認(rèn)識辦公用品43如果你是一家新公司的辦公室主任，請你列出本公司需采購的辦公用品清單，并進行分類。思考如果你是一家新公司的辦公室主任，請你列出本公司需采購的辦公用441、紙簿類

2、筆尺類

3、裝訂類

4、歸檔用品

5、辦公設(shè)備耗材

6、設(shè)備類

1、紙簿類

2、筆尺類

3、裝訂類

4、歸檔用品

5、辦公設(shè)45

思考為什么要設(shè)置辦公用品庫存

思考46辦公用品庫存控制作用1、保證大量的資金不被不必要的庫存占用2、保證空間不被用來存儲不必要的貨物3、監(jiān)督個人和部門對物品的使用4、保持充足庫存，以保證組織的順利運作5、監(jiān)督任何偷竊和破壞造成的損失6、可利用準(zhǔn)確的庫存進行估價。辦公用品庫存控制作用1、保證大量的資金不被不必要的庫存占用47

核算基數(shù)就是要確定采購費用總額傳統(tǒng)預(yù)算法零基預(yù)算法如何確定預(yù)算的核算基數(shù)？

核算基數(shù)就是要確定采購費用總額如何確定預(yù)算的核算基數(shù)？48獲得辦公用品使用權(quán)的方式購買租用直接購買電話訂購傳真訂購網(wǎng)上訂購獲得辦公用品使用權(quán)的方式購買直接購買49辦公用品采購流程申請審批招標(biāo)簽合同入庫付款選擇供應(yīng)商訂貨單交貨單入庫單申購表訂貨單交貨單1、價格、費用2、質(zhì)量、交貨3、服務(wù)、位置辦公用品采購流程申請審批招標(biāo)簽合同入庫付款選擇供應(yīng)商訂貨單申50辦公用品的申請和訂貨1、由需要購買貨物的人填寫公司內(nèi)部的《采購申請單》，說明需要貨物的理由和細(xì)節(jié)，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交給采購人員2、由采購人員通過《辦公用品訂購單》向供應(yīng)商發(fā)出購買需求，各供應(yīng)商會返回對應(yīng)的報價單經(jīng)過采購人員的比較、篩選，填寫正式訂購單并簽字，說明訂購貨物的詳細(xì)情況，發(fā)送給選定的供應(yīng)商，該訂購單需要公司高級主管簽字批準(zhǔn)，并復(fù)制一份給財務(wù)部，做為付款的通知。辦公用品的申請和訂貨1、由需要購買貨物的人填寫公司內(nèi)部的《采51秘書_事務(wù)管理之辦公用品管理課件52辦公用品訂購單風(fēng)光旅游公司

序號名稱規(guī)格品牌數(shù)量單價總計1

2

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4

5

6

7

合計

制表人：審核：核準(zhǔn)：辦公用品訂購單風(fēng)光旅游公司序號名稱規(guī)格品牌數(shù)量單價533、當(dāng)收到供應(yīng)商的貨物后，要對照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂貨單檢查貨物，查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合要求，將簽收后的交貨單送財務(wù)部4、采購人員根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進庫。5、財務(wù)部收到發(fā)票后，對照《交貨單》、《入庫單》和《訂單》，三單貨名、數(shù)量應(yīng)當(dāng)相符，經(jīng)財務(wù)主管簽字核準(zhǔn)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后付款。6、接收的每一類貨物的詳情，應(yīng)輸入到《辦公用品庫存卡》的接收項目中。7、接收后，要及時更新庫存余額。8、將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好9、訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。辦公用品的入庫3、當(dāng)收到供應(yīng)商的貨物后，要對照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂貨單54第三節(jié)

辦公用品管理與發(fā)放第三節(jié)551、保證資金不被不必要的庫存占用2、盡可能節(jié)省庫存空間3、監(jiān)督個人和部門的使用情況4、維持一定的庫存以保證組織的順利運作5、如有辦公用品方面的資產(chǎn)損失，可利用準(zhǔn)確的庫存估價6、監(jiān)督任務(wù)偷竊和破壞造成的損失進行庫存管理有什么作用？1、保證資金不被不必要的庫存占用進行庫存管理有什么作用？56思考：如何更好對辦公用品進行管理？思考：571、儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全2、新物品置于舊物品下面或后，領(lǐng)用時遵守先進先出的原則。3、各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類別4、體積大、分量重的放置在最下面，減少從架上取物時發(fā)生事故的危險5、小物品，常用的物品應(yīng)放在較大物品前，方便領(lǐng)用。6、儲藏間要通風(fēng)良好，保持干燥7、照明良好，便于查找。辦公用品的庫存管理1、儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全辦公用品的庫存管理58辦公用品入庫清單物項目品數(shù)量規(guī)格單價金額紙張裝訂機文件夾總計：制表人:制表時間:入庫時間：辦公用品入庫清單物項目數(shù)量規(guī)格單價金額紙張裝訂機文件夾總59要學(xué)會填寫庫存記錄卡（一）庫存記錄卡庫存參考號B4

紙最大庫存量100令項目：A4白文件紙最小庫存量（安全庫存）15令單位數(shù)量：令（1令=500頁）再定貨量25令日期接收發(fā)放數(shù)量發(fā)票號供應(yīng)商數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門余額1-130S1933初萌行政部10再定貨量＝日用量*運送時間+最小庫存量要學(xué)會填寫庫存記錄卡（一）庫存記錄卡60

最大庫存量：費用、存儲空間、保存期限最小庫存量：再訂貨量：提醒購買者庫存需要重新訂購的標(biāo)準(zhǔn)。由物品的平均使用量、物品交貨時間的長短決定進貨卡、出貨卡和庫存卡數(shù)字一致再訂購量＝日用量*運送時間+最小庫存量

最大庫存量：費用、存儲空間、保存期限再訂購量＝日用量*運61實戰(zhàn)演練庫存記錄卡庫存參考號B4最大庫存量：40項目：C6信封最小庫