會議高手-知心顧問課件

會議高手會議高手目錄

前言

成功的會議會議管理與會規(guī)則

主席的職責與注意事項

如何開場、結(jié)論、使別人愿意發(fā)言及

發(fā)問的技巧目錄前言…….傾聽與記錄的技巧

…….主席的工作——促動

…….會議中的問題

…….如何發(fā)言

…….報告的種類目錄…….傾聽與記錄的技巧目錄

…….論證的誤導

…….感覺與事實

…….抱怨的種類及如何抱怨

…….主持會議的原則

…….慶祝與檢討目錄…….論證的誤導目錄會議是學習型組織的修煉場會議的能力是現(xiàn)代人必備的團隊工作能力.一夫當關(guān)的英雄時代已經(jīng)過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事.會議正是團隊合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式.前言會議是學習型組織的修煉場會議的能力是現(xiàn)代人必備的團隊工作能力會議現(xiàn)狀會而不議；議而不決；決而不行；行而無果。會議現(xiàn)狀會而不議；7會議成本舉例:8個經(jīng)理開會的成本。5000×821.75×8×8×2=3678元直接成本7會議成本舉例:8個經(jīng)理開會的成本。5000×821.75×8我們?yōu)槭裁撮_會1溝通2資訊傳達3解決問題4開發(fā)創(chuàng)意5激勵員工士氣會議是必要的嗎?8我們?yōu)槭裁撮_會1溝通會議是必要的嗎?會議內(nèi)容會議主題會議目的議程決議會議內(nèi)容會議主題成功的會議有效——團隊集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效達到會議目標。和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全感信任感、認同感,展露個人才能。參與——參與的人用心關(guān)注,才能讓會議得到健全發(fā)展。效率——當一個會議成功的要素具備后,能在預(yù)定的時間內(nèi)完成開會,這就是效率。學習——在參與開會的同時有更多學習的機會。成功的會議有效——團隊集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題11簡短高效有針對性按計劃達成會議目標成功的會議11簡短成功的會議12會議流程12會議流程13

會議準備開始展開歸納結(jié)束會后追蹤會議進行會議流程13會議準備開始展開歸納結(jié)束會后追蹤會議進行會議的時機會議召開的時機重要的、緊急的議題需要集思廣益的無法私下協(xié)商的會議的時機會議召開的時機與會的資格了解實況的人有權(quán)做決定的人重大關(guān)系的人(執(zhí)行者或關(guān)心此會議人)與會的資格了解實況的人16會前準備檢查清單開會目標是否清楚；決定與會者名單；地點、座位安排；決定由誰來擔任會議主席與會議記錄者；決定會議時間；準備好會議所需輔助設(shè)備；決定哪些與會者該做簡報與何時做；暫定的會議議程是否涵蓋所要討論的事項，并把議程事先發(fā)給與會者；分發(fā)開會通知。16會前準備檢查清單開會目標是否清楚；會議通知需知會議名稱:明確點出主題,使人一目了然目的:應(yīng)詳盡說明,方便成員們做相關(guān)的資料時間地點議程:應(yīng)包含開會預(yù)定結(jié)束時間準備資料與會人員主辦單位會議通知需知會議名稱:明確點出主題,使人一目了然會議通知范例會議名稱:業(yè)務(wù)會議目的:公司本季營業(yè)額嚴重衰退,本次會議將討論營業(yè)額下降原因,并提出改善對策。時間:2011.03.18AM10:00地點:大會議室議程:1.現(xiàn)況說明2.各部門報告3.未來趨勢分析

4.振興方案準備資料:與會各單位相關(guān)報表、數(shù)據(jù)與會人員:客服課長、MTQC、MT制程、MT技轉(zhuǎn)、設(shè)計人員主辦單位:營業(yè)部會議通知范例會議名稱:業(yè)務(wù)會議決議追蹤什么事?什么時候完成?什么人負責?什么時候報告?如何報告?決議追蹤什么事?議程設(shè)計

由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,

以免延誤時影響到后面重要議題。由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會人

員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不

尷尬。由容易到困難——讓大家漸漸融入會議進行的節(jié)

奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。議程設(shè)計由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,

以與會規(guī)則要守時,堅持到底要做事前準備針對主題主動發(fā)言,簡短扼要對事不對人,不做人身攻擊予以真誠的肯定及贊美傾聽他人發(fā)言用積極的話代替消極發(fā)言以探詢、謙虛代替主觀論斷與會規(guī)則要守時,堅持到底主席注意事項獨占發(fā)言——避免冗長的發(fā)言,占用大家交流意見的時間。火爆浪子——要能容納他人的發(fā)言,不可情緒化與他人發(fā)生沖突。優(yōu)柔寡斷——要思路清晰,對決議事項要果斷明確。加入沖突——應(yīng)站在中立的立場來化解沖突。操控議程——應(yīng)依照流程引導會議的進行,不可一人操控整個會議的議程。主席注意事項獨占發(fā)言——避免冗長的發(fā)言,占用大家交流意見的時如何開場背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人員自我介紹,并說明對會議的期待,以促進與會人員及會議氣氛的融洽會議目的議程:會議中欲討論之事項及其先后順序和預(yù)估時間。會議期待如何開場背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人員自我介紹,并開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達標率只有70%。

因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。首先將由業(yè)務(wù)部周課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然后各區(qū)市場督導會一一提出配合方案,最后由營銷部門整合后提出執(zhí)行方案。

本次會議的進行時間預(yù)估為1.5小時。希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計劃,大家加油!開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景如何總結(jié)宣布決議激勵動機評估目標達成過程回顧懸念事項如何總結(jié)宣布決議26

會議歸納技巧運用對應(yīng)目標分析；A、B、C分類；小組投票確認；26會議歸納技巧運用27序號問題解決方案負責人完成時間如何總結(jié)27序號問題解決方案負責人完成時間如何總結(jié)28如何跟蹤跟蹤計劃：1明確各里程碑跟蹤責任；2根據(jù)里程碑計劃跟蹤；3每周小結(jié)一次跟蹤結(jié)果；4適時提醒執(zhí)行者；5階段性總結(jié)會議28如何跟蹤跟蹤計劃：29會議技巧29會議技巧如何讓大家愿意發(fā)言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。建立包容、安全的討論環(huán)境。保持客觀,對事不對人。不以言立人,不以言廢人。設(shè)置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動出擊,適時發(fā)問,塑造發(fā)言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。如何讓大家愿意發(fā)言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。發(fā)問的技巧開放與封閉空投與指定發(fā)問的技巧開放與封閉傾聽的技巧注視對方不中途打斷詢問不明之處適當歸納不任意表露情緒傾聽的技巧注視對方記錄的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.掌握主詞、動詞、形容詞明確數(shù)字運用keyword列點說明:可了解發(fā)言重點,歸納主題方向一言以蔽之

會議記錄準確記錄會議要點核實重要信息撰寫會議紀要記錄的技巧活用5W2H:即what、where、when、w主席的工作

發(fā)言促動:讓大家想發(fā)言,并說出想表達的意見。工作分配的促動:鼓勵大家主動認領(lǐng)工作,掌握成

功的機會。創(chuàng)意的促動:提出一些其它產(chǎn)品的優(yōu)點,激發(fā)大家

的創(chuàng)意,將別人的優(yōu)點用于我們的產(chǎn)品上。問題的促動:主席應(yīng)提出一些問題讓與會人員了

解問題的狀況。感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關(guān)

懷、感恩、自責、包容、肯定外,還要讓與會者

自動自發(fā)創(chuàng)造和諧的氣氛主席的工作發(fā)言促動:讓大家想發(fā)言,并說出想表達的意見。會議中的問題人身攻擊對策:對雙方進行安撫重申議事規(guī)則重提主題進行討論會議中的問題人身攻擊離題對策:兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最后再做討論。請他做歸納或替他做歸納。事先請將規(guī)則講清楚發(fā)言限定時間會議中的問題離題會議中的問題爭議不下對策:暫停會議休會20分鐘以上。參與第三者的意見將雙方意見列表比較。進行不記名投票。重整雙方意見提出新的方案。重申共同利益。會議中的問題爭議不下會議中的問題抱怨對策:同情其不滿的情緒。歸納其不滿的原因。尋求解決的方法。上級指導員發(fā)言過于投入對策:裝傻發(fā)問重新提出問題幽默有技巧的提醒長官。會議中的問題抱怨會議中的問題短話長說對策:適時的制止發(fā)言。引導其說出具體的想法。時間不足對策:選擇重要的議題進行討論。限制發(fā)言人數(shù)(可事先登記)限制發(fā)言時間。會議中的問題短話長說會議中的問題爭功諉過對策:主席應(yīng)制止不當?shù)陌l(fā)言,并給予其適當?shù)目隙?。引導組織成員彼此說出對方的優(yōu)點,讓大家都能受到適當?shù)目隙?。為反對而反對對?請他提出更好的對策。引導他思考是否有考慮周延。會議中的問題爭功諉過會議中的問題獨占發(fā)言對策:主席制止其行為。說明規(guī)則并強制執(zhí)行。消極的話對策:發(fā)言者的情緒表示理解提振士氣,擬定共同目標。呼喊精神口號。會議中的問題獨占發(fā)言會議中的問題如何發(fā)言積極的發(fā)言明確的發(fā)言尊重的發(fā)言坦承的發(fā)言客觀的發(fā)言針對主題如何發(fā)言積極的發(fā)言與會者報告的種類

工作完成的報告:你完成了什么工作,何

時完成?完成的重點?

工作異常的報告:工作的預(yù)定進度、現(xiàn)在

進度、差異進度、差異原因、處置對策

及何時會趕上進度?請示報告:背景狀況、建議內(nèi)容、事情的經(jīng)過。需要支持的報告:什么事?原因?對策?現(xiàn)況如何?需要哪些支持?與會者報告的種類工作完成的報告:你完成了什么工作,何論證的誤導權(quán)威的誤導經(jīng)驗的誤導參考點的誤導倒果為因的誤導論證的誤導權(quán)威的誤導感覺與事實感覺——即對事物主觀的意念,其中包含個人的價值判斷,因此感覺的產(chǎn)生往往因人而異。事實——即有具體、明確的訊息陳述,與實際所發(fā)生的事件相符。感覺與事實感覺——即對事物主觀的意念,其中包含個人的價值判斷抱怨的種類復雜性的抱怨人身攻擊,在他人身上貼標簽算舊帳消極性的抱怨抱怨的種類復雜性的抱怨抱怨內(nèi)容抱怨的內(nèi)容應(yīng)包括:到底發(fā)生了什么事、這造成何種困擾?希望別人怎么做或協(xié)助?或可以套用一個公式來作為抱怨的模式:

我了解……只是……它會……是不是可以…………另外可以采用更和緩、柔軟的抱怨方式,是從感謝或

自責開始抱怨內(nèi)容抱怨的內(nèi)容應(yīng)包括:主持會議的原則以人為本——主席應(yīng)尊重、肯定與會人員,讓每位與會人員受尊重且能夠自我發(fā)展。停止操控——應(yīng)在會議中集思廣益、促成組織學習、培養(yǎng)與會能力。不可用職權(quán)來控制議程、只求個人決議。目標與過程兼得——在過程在達到目標,讓每個人享受到學習的過程。對事不對人感覺與理性兼顧解決問題也處理情緒主持會議的原則以人為本——主席應(yīng)尊重、肯定與會人員,讓每位與課堂練習選擇各部門代表，現(xiàn)場舉辦一次會議會議的主題:最近公司人員流失比較嚴重，嚴重影響公司正常運營及未來發(fā)展，今天會議的目的就是檢討如何留住員工。參加會議的人員討論展示；其他人員觀摩并在會議結(jié)束后點評課堂練習選擇各部門代表，現(xiàn)場舉辦一次會議本次作業(yè)周例會如何開：兩個小組季度例會如何開：兩個組年度總結(jié)會議如何開：兩個組本次作業(yè)會議高手--知心顧問Thankyou!Thankyou!演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！會議高手會議高手目錄

前言

成功的會議會議管理與會規(guī)則

主席的職責與注意事項

如何開場、結(jié)論、使別人愿意發(fā)言及

發(fā)問的技巧目錄前言…….傾聽與記錄的技巧

…….主席的工作——促動

…….會議中的問題

…….如何發(fā)言

…….報告的種類目錄…….傾聽與記錄的技巧目錄

…….論證的誤導

…….感覺與事實

…….抱怨的種類及如何抱怨

…….主持會議的原則

…….慶祝與檢討目錄…….論證的誤導目錄會議是學習型組織的修煉場會議的能力是現(xiàn)代人必備的團隊工作能力.一夫當關(guān)的英雄時代已經(jīng)過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事.會議正是團隊合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式.前言會議是學習型組織的修煉場會議的能力是現(xiàn)代人必備的團隊工作能力會議現(xiàn)狀會而不議；議而不決；決而不行；行而無果。會議現(xiàn)狀會而不議；60會議成本舉例:8個經(jīng)理開會的成本。5000×821.75×8×8×2=3678元直接成本7會議成本舉例:8個經(jīng)理開會的成本。5000×821.75×61我們?yōu)槭裁撮_會1溝通2資訊傳達3解決問題4開發(fā)創(chuàng)意5激勵員工士氣會議是必要的嗎?8我們?yōu)槭裁撮_會1溝通會議是必要的嗎?會議內(nèi)容會議主題會議目的議程決議會議內(nèi)容會議主題成功的會議有效——團隊集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效達到會議目標。和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全感信任感、認同感,展露個人才能。參與——參與的人用心關(guān)注,才能讓會議得到健全發(fā)展。效率——當一個會議成功的要素具備后,能在預(yù)定的時間內(nèi)完成開會,這就是效率。學習——在參與開會的同時有更多學習的機會。成功的會議有效——團隊集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題64簡短高效有針對性按計劃達成會議目標成功的會議11簡短成功的會議65會議流程12會議流程66

會議準備開始展開歸納結(jié)束會后追蹤會議進行會議流程13會議準備開始展開歸納結(jié)束會后追蹤會議進行會議的時機會議召開的時機重要的、緊急的議題需要集思廣益的無法私下協(xié)商的會議的時機會議召開的時機與會的資格了解實況的人有權(quán)做決定的人重大關(guān)系的人(執(zhí)行者或關(guān)心此會議人)與會的資格了解實況的人69會前準備檢查清單開會目標是否清楚；決定與會者名單；地點、座位安排；決定由誰來擔任會議主席與會議記錄者；決定會議時間；準備好會議所需輔助設(shè)備；決定哪些與會者該做簡報與何時做；暫定的會議議程是否涵蓋所要討論的事項，并把議程事先發(fā)給與會者；分發(fā)開會通知。16會前準備檢查清單開會目標是否清楚；會議通知需知會議名稱:明確點出主題,使人一目了然目的:應(yīng)詳盡說明,方便成員們做相關(guān)的資料時間地點議程:應(yīng)包含開會預(yù)定結(jié)束時間準備資料與會人員主辦單位會議通知需知會議名稱:明確點出主題,使人一目了然會議通知范例會議名稱:業(yè)務(wù)會議目的:公司本季營業(yè)額嚴重衰退,本次會議將討論營業(yè)額下降原因,并提出改善對策。時間:2011.03.18AM10:00地點:大會議室議程:1.現(xiàn)況說明2.各部門報告3.未來趨勢分析

4.振興方案準備資料:與會各單位相關(guān)報表、數(shù)據(jù)與會人員:客服課長、MTQC、MT制程、MT技轉(zhuǎn)、設(shè)計人員主辦單位:營業(yè)部會議通知范例會議名稱:業(yè)務(wù)會議決議追蹤什么事?什么時候完成?什么人負責?什么時候報告?如何報告?決議追蹤什么事?議程設(shè)計

由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,

以免延誤時影響到后面重要議題。由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會人

員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不

尷尬。由容易到困難——讓大家漸漸融入會議進行的節(jié)

奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。議程設(shè)計由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,

以與會規(guī)則要守時,堅持到底要做事前準備針對主題主動發(fā)言,簡短扼要對事不對人,不做人身攻擊予以真誠的肯定及贊美傾聽他人發(fā)言用積極的話代替消極發(fā)言以探詢、謙虛代替主觀論斷與會規(guī)則要守時,堅持到底主席注意事項獨占發(fā)言——避免冗長的發(fā)言,占用大家交流意見的時間?；鸨俗印苋菁{他人的發(fā)言,不可情緒化與他人發(fā)生沖突。優(yōu)柔寡斷——要思路清晰,對決議事項要果斷明確。加入沖突——應(yīng)站在中立的立場來化解沖突。操控議程——應(yīng)依照流程引導會議的進行,不可一人操控整個會議的議程。主席注意事項獨占發(fā)言——避免冗長的發(fā)言,占用大家交流意見的時如何開場背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人員自我介紹,并說明對會議的期待,以促進與會人員及會議氣氛的融洽會議目的議程:會議中欲討論之事項及其先后順序和預(yù)估時間。會議期待如何開場背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人員自我介紹,并開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達標率只有70%。

因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。首先將由業(yè)務(wù)部周課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然后各區(qū)市場督導會一一提出配合方案,最后由營銷部門整合后提出執(zhí)行方案。

本次會議的進行時間預(yù)估為1.5小時。希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計劃,大家加油!開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景如何總結(jié)宣布決議激勵動機評估目標達成過程回顧懸念事項如何總結(jié)宣布決議79

會議歸納技巧運用對應(yīng)目標分析；A、B、C分類；小組投票確認；26會議歸納技巧運用80序號問題解決方案負責人完成時間如何總結(jié)27序號問題解決方案負責人完成時間如何總結(jié)81如何跟蹤跟蹤計劃：1明確各里程碑跟蹤責任；2根據(jù)里程碑計劃跟蹤；3每周小結(jié)一次跟蹤結(jié)果；4適時提醒執(zhí)行者；5階段性總結(jié)會議28如何跟蹤跟蹤計劃：82會議技巧29會議技巧如何讓大家愿意發(fā)言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。建立包容、安全的討論環(huán)境。保持客觀,對事不對人。不以言立人,不以言廢人。設(shè)置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動出擊,適時發(fā)問,塑造發(fā)言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。如何讓大家愿意發(fā)言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。發(fā)問的技巧開放與封閉空投與指定發(fā)問的技巧開放與封閉傾聽的技巧注視對方不中途打斷詢問不明之處適當歸納不任意表露情緒傾聽的技巧注視對方記錄的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.掌握主詞、動詞、形容詞明確數(shù)字運用keyword列點說明:可了解發(fā)言重點,歸納主題方向一言以蔽之

會議記錄準確記錄會議要點核實重要信息撰寫會議紀要記錄的技巧活用5W2H:即what、where、when、w主席的工作

發(fā)言促動:讓大家想發(fā)言,并說出想表達的意見。工作分配的促動:鼓勵大家主動認領(lǐng)工作,掌握成

功的機會。創(chuàng)意的促動:提出一些其它產(chǎn)品的優(yōu)點,激發(fā)大家

的創(chuàng)意,將別人的優(yōu)點用于我們的產(chǎn)品上。問題的促動:主席應(yīng)提出一些問題讓與會人員了

解問題的狀況。感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關(guān)

懷、感恩、自責、包容、肯定外,還要讓與會者

自動自發(fā)創(chuàng)造和諧的氣氛主席的工作發(fā)言促動:讓大家想發(fā)言,并說出想表達的意見。會議中的問題人身攻擊對策:對雙方進行安撫重申議事規(guī)則重提主題進行討論會議中的問題人身攻擊離題對策:兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最后再做討論。請他做歸納或替他做歸納。事先請將規(guī)則講清楚發(fā)言限定時間會議中的問題離題會議中的問題爭議不下對策:暫停會議休會20分鐘以上。參與第三者的意見將雙方意見列表比較。進行不記名投票。重整雙方意見提出新的方案。重申共同利益。會議中的問題爭議不下會議中的問題抱怨對策:同情其不滿的情緒。歸納其不滿的原因。尋求解決的方法。上級指導員發(fā)言過于投入對策:裝傻發(fā)問重新提出問題幽默有技巧的提醒長官。會議中的問題抱怨會議中的問題短話長說對策:適時的制止發(fā)言。引導其說出具體的想法。時間不足對策:選擇重要的議題進行討論。限制發(fā)言人數(shù)(可事先登記)限制發(fā)言時間。會議中的問題短話長說會議中的問題爭功諉過對策:主席應(yīng)制止不當?shù)陌l(fā)言,并給予其適當?shù)目隙āＲ龑ЫM織成員彼此說出對方的優(yōu)點,讓大家都能受到適當?shù)目隙?。為反對而反對對?請他提出更好的對策。引導他思考是否有考慮周延。會議中的問題爭功諉過會議中的問題獨占發(fā)言對策:主席制止其行為。說明規(guī)則并強制執(zhí)行。消極的話對策:發(fā)言者的情緒表示理解提振士氣,擬定共同目標。呼喊精神口號。會議中的問題獨占發(fā)言會議中的問題