全書配套課件：EXCEL在財(cái)務(wù)中的應(yīng)用（第三版）

第一章Excel基礎(chǔ)知識

李芳大學(xué)畢業(yè)后，經(jīng)過層層選拔進(jìn)入ABC公司從事會計(jì)工作，工作過程中除進(jìn)行日常會計(jì)核算工作以外，還經(jīng)常使用辦公軟件(Office)處理文檔和數(shù)據(jù)，特別是經(jīng)常需要使用Excel2003進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總、整理、分析、報(bào)告等工作。李芳在大學(xué)期間學(xué)習(xí)了辦公軟件的日常使用及操作，但對Excel2003還未能進(jìn)行更深入的研究和使用。于是，如何將Excel2003和日常會計(jì)及財(cái)務(wù)管理工作結(jié)合起來，從而更充分的發(fā)揮Excel2003的強(qiáng)大功能，成為擺在李芳面前的一道難題。

Excel2003是由Microsoft公司研制開發(fā)的一款優(yōu)秀的電子表格處理軟件。利用Excel不僅可以方便地完成基本的電子表格制作及表格計(jì)算功能，還能夠完成復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫管理功能，對數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合管理與分析。任務(wù)一Excel2003的工作口【工作情境】李芳從學(xué)校畢業(yè)到公司上班后，在新的工作崗位上需要使用計(jì)算機(jī)特別是Excel2003的時(shí)間越來越多，而平時(shí)所掌握的Excel2003的基本操作技能已經(jīng)無法滿足需要。因此，需要重新對Excel2003的工作窗口進(jìn)行熟悉，并根據(jù)自己的需要進(jìn)行部分修改以便于日常使用，提高工作效率。一、學(xué)習(xí)目標(biāo)：1.了解Excel工作窗口的組成。2.了解Excel工作窗口各個(gè)組成部分的功能。二、工作流程工作思路：首先啟動Excel2003,然后在其工作窗口找到標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄、編輯欄和工作表區(qū)的位置，了解各部分功能。1.啟動Excel2003

啟動Excel2003有很多種方法。常用的方法為：單擊任務(wù)欄中的“開始”按鈕，在程序組中查找“MicrosoftOffice”，然后單擊“MicrosoftOfficeExcel2003”啟動Excel2003。進(jìn)入如圖1-1所示界面。2.標(biāo)題欄

標(biāo)題欄位于Excel2003工作窗口的最上端，用于標(biāo)識所打開的程序及文件名稱。3.菜單欄

在Excel2003工作窗口的菜單欄中包括九個(gè)菜單，分別為文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、數(shù)據(jù)、窗口和幫助菜單，這些菜單包括了Excel2003的所有命令。4.工具欄

在Excel2003的工具欄中包含了很多個(gè)按鈕，利用這些工具按鈕可以更快速、更方便地工作。默認(rèn)情況下，菜單欄下面有兩個(gè)工具欄，一個(gè)是“常用”工具欄，它包含許多常用命令按鈕，單擊其中的按鈕就可以執(zhí)行相應(yīng)的操作；另一個(gè)是“格式”工具欄，與“常用”工具欄相似，只是各個(gè)按鈕的功能不一樣。當(dāng)把鼠標(biāo)指針停在按鈕上時(shí)，系統(tǒng)會自動顯示出該按鈕的功能提示。當(dāng)把鼠標(biāo)指針停在按鈕上時(shí)，系統(tǒng)會自動顯示出該按鈕的功能提示。工作表標(biāo)簽狀態(tài)欄編輯欄工作區(qū)常用工具欄菜單欄標(biāo)題欄格式工具欄圖1-1Excel2003工作窗口5.狀態(tài)欄狀態(tài)欄位于Excel窗口底部，用來顯示當(dāng)前工作表區(qū)的狀態(tài)。6.編輯欄工具欄的下方是編輯欄，用于顯示、編輯活動單元格中的數(shù)據(jù)和公式。編輯欄由單元格名稱框、操作按鈕、編輯區(qū)三部分組成。單元格名稱框用于顯示當(dāng)前活動單元格的名稱。操作按鈕包括取消按鈕、輸入按鈕、編輯公式按鈕，這幾個(gè)按鈕在向單元格中輸入數(shù)據(jù)或編輯數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)。編輯區(qū)顯示當(dāng)前單元格的內(nèi)容，可以在此直接對當(dāng)前單元格中的內(nèi)容進(jìn)行輸入和修改，當(dāng)然也可以直接雙擊單元格并對其進(jìn)行編輯，此時(shí)單元格的內(nèi)容會顯示在編輯欄中。7.工作區(qū)窗口工作區(qū)窗口由工作表標(biāo)簽欄、工作表控制按鈕、列標(biāo)、行標(biāo)、水平滾動條、垂直滾動條和工作表區(qū)域等組成。

三、實(shí)踐操作在打開一個(gè)Excel工作薄并完成所有操作之后，我們可以有2種方法進(jìn)行保存，方法1：單擊菜單欄中的“文件”菜單，選擇“保存”，如圖1-2所示。圖1-2“保存”按鈕

方法2：單擊菜單欄中的“文件”菜單，在展開的菜單中選擇“另存為”。將會彈出一個(gè)對話窗，從中可以設(shè)置需要保存工作薄的新名字和存儲位置。如圖1-3所示。圖1-3“另存為”對話框四、問題探究

在運(yùn)行Excel時(shí)出現(xiàn)啟動慢且自動打開多個(gè)文件的現(xiàn)象，解決方法如下：進(jìn)入Excel后，單擊菜單欄中“工具”菜單下的“選項(xiàng)”，在打開的“選項(xiàng)”對話框中單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡，刪除“啟動時(shí)打開此目錄中的所有文件”文本框中的內(nèi)容，單擊“確定”按鈕即可。五、知識拓展1.工作薄的含義

Excel支持的文檔叫做工作薄(Book)，它用來存儲并處理數(shù)據(jù)文件。當(dāng)啟動Excel時(shí)，系統(tǒng)自動打開一個(gè)工作薄，默認(rèn)名字為“Book1.xls”，其中“Book1”為主文件名，“xls”為擴(kuò)展名。一個(gè)工作薄可以由多張工作表組成，最多可達(dá)255個(gè)。2.工作表的含義工作表是Excel完成一項(xiàng)工作的基本單位。工作表的內(nèi)容可以包括字符串、數(shù)字、公式、圖表等信息，每一個(gè)工作表用一個(gè)標(biāo)簽來進(jìn)行標(biāo)識(如Sheet1)。六、課后訓(xùn)練

1.啟動Excel應(yīng)用程序，在D盤里新建一個(gè)Excel工作簿，把它命名為“Excel學(xué)習(xí)”。

2.在“Excel學(xué)習(xí)”工作簿中新添加兩個(gè)工作表Sheet4、Sheet5。

3.把工作表Sheet4、Sheet5重命名為“資產(chǎn)負(fù)債表”、“利潤表”。

4.把“Excel學(xué)習(xí)”另存到桌面上。任務(wù)二自定義環(huán)境【工作情境】李芳在經(jīng)過一段時(shí)間的使用后，逐漸熟悉了Excel2003的工作窗口。但在使用過程中還是存在一些問題，特別是工具欄中的按鈕有的不經(jīng)常用，而經(jīng)常用的按鈕又沒有出現(xiàn)在工具欄中，無形中影響了自己的工作效率。于是如何定制適合自己的菜單及工具欄就成了李芳亟須解決的問題。后來經(jīng)過自己摸索及向同事求教，李芳終于明白了原來Excel2003還可以根據(jù)用戶需要自定義工作環(huán)境。一、學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能夠根據(jù)需要調(diào)整菜單欄內(nèi)容。2.掌握窗口顯示的設(shè)置。3.能夠自定義工具欄。二、工作流程1.定制菜單圖1-4“自定義”按鈕圖1-5“自定義”對話框

李芳可以根據(jù)自己的習(xí)慣和需要調(diào)整菜單欄各個(gè)項(xiàng)目里面的可選項(xiàng)。具體操作如下：首先單擊“工具”菜單，選擇“自定義”選項(xiàng)，如圖1-4所示，這樣便會出現(xiàn)一個(gè)對話框，如圖1-5所示，單擊“命令”頁簽，然后單擊“重排命令”按鈕，彈出如圖1-6所示對話框，李芳可以根據(jù)需要自由添加、刪除、移動菜單欄每個(gè)項(xiàng)目里面的可選項(xiàng)。圖1-6重排命令對話框2.自定義工具欄與定制菜單操作相似，當(dāng)李芳把鼠標(biāo)移動至“工具欄”選項(xiàng)時(shí)，她就可以對常用工具欄和格式工具欄里面的項(xiàng)目進(jìn)行添加、刪除或者移動，3.設(shè)置默認(rèn)值李芳還可以對整個(gè)Excel2003的運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行設(shè)置，具體操作為：單擊“工具”菜單下的“選項(xiàng)”，如圖1-7所示，彈出“選項(xiàng)”對話框，如圖1-8所示。在這個(gè)對話窗里面可以對Excel2003的圖表、視圖、顏色、常規(guī)、國際、拼寫檢查等進(jìn)行修改設(shè)置。圖1-7“選項(xiàng)”按鈕圖1-8選項(xiàng)對話框4.設(shè)置窗口顯示單擊“窗口”菜單下的“重排窗口”命令，如圖1-9所示，彈出如圖1-10所示對話框?？梢赃x擇平鋪、水平并排、垂直并排等選項(xiàng)。圖1-9“重排窗口”按鈕圖1-10“重排窗口”對話框三、實(shí)踐操作

工作表的多數(shù)操作都與定制的屏幕顯示相關(guān)，如在工作表窗口中是否顯示網(wǎng)絡(luò)線，單元格中是否顯示公式或值，以及顯示或隱藏批注等。更改屏幕顯示通常使用“工具”菜單中的“選項(xiàng)”對話框。選擇“工具”∣“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，單擊“視圖”標(biāo)簽，打開如圖1-11所示的“視圖”選項(xiàng)卡?！耙晥D”選項(xiàng)卡包括4個(gè)選項(xiàng)組，下面分別進(jìn)行介紹。圖1-11“選項(xiàng)”對話框1.“顯示”選項(xiàng)組該選項(xiàng)組用于控制是否在Excel2003工作窗口中顯示任務(wù)窗格、編輯欄、狀態(tài)欄和任務(wù)欄中的窗口，只需選中或取消相應(yīng)的復(fù)選框即可。2.“批注”選項(xiàng)組該選項(xiàng)組用于控制顯示或隱藏帶批注的單元格的批注及其標(biāo)識符。選中“無”單選按鈕，表示隱藏批注及其標(biāo)識符；選中“只顯示標(biāo)識符”單選按鈕，表示只顯示帶批注的單元格右上角的紅色小三角；選中“批注和標(biāo)識符”單選按鈕，表示同時(shí)顯示批注內(nèi)容和標(biāo)識符。3.“對象”選項(xiàng)組該選項(xiàng)組用于控制對象的顯示。如果要顯示所有的圖形對象、按鈕、文本框、位置對象和圖片，只需選中“全部顯示”單選按鈕即可；如果僅顯示對象占位符，可選中“顯示占位符”單選按鈕；若要隱藏這些對象，則選中“全部隱藏”單選按鈕即可。4.“窗口選項(xiàng)”選項(xiàng)組該選項(xiàng)組用于設(shè)置在工作窗口中是否顯示自動分頁符、行號列號、水平滾動條、垂直滾動條、網(wǎng)格線和工作表標(biāo)簽等，只需選中或取消相應(yīng)的復(fù)選框即可。四、問題探究1.顯示和隱藏關(guān)于工具欄的屏幕顯示顯示和隱藏關(guān)于工具欄的屏幕提示的操作是：首先選擇“工具”∣“自定義”命令，彈出“自定義”對話框，然后單擊“選項(xiàng)”標(biāo)簽，打開“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，在“其他”選項(xiàng)組內(nèi)選中或清除“顯示關(guān)于工具欄的屏幕提示”復(fù)選框。如圖1-12所示。圖1-12“其他”選項(xiàng)組2.顯示和隱藏使用過的工作薄在菜單欄的“文件”菜單中，可以看到最近使用過的4個(gè)工作薄名稱，也可以把工作薄名稱隱藏起來。選擇“工具”∣“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，單擊“常規(guī)”標(biāo)簽，如圖1-13所示的“常規(guī)”選項(xiàng)卡。在選項(xiàng)卡中取消對“最近使用的文件列表”復(fù)選框的選擇，最后單擊“確定”按鈕。默認(rèn)狀態(tài)下，Excel2003列出最近使用過的4個(gè)工作薄，要想增加或減少顯示的工作薄數(shù)量，可以單擊“最近使用的文件列表”的微調(diào)按鈕設(shè)置新值，然后單擊“確定”按鈕。圖1-13“常規(guī)”選項(xiàng)卡五、知識拓展在自定義工具欄時(shí)，還可以根據(jù)需要創(chuàng)建一個(gè)新工具欄，步驟如下：

1.選擇“視圖”∣“工具欄”∣“自定義”命令，打開“自定義”對話框。2.在“工具欄”選項(xiàng)卡中單擊“新建”按鈕，打開“新建工具欄”對話框，并在“工具欄名稱”文本框中輸入自定義工具欄的名稱，如“我的工具欄”，如圖1-14所示。圖1-14“新建工具欄”對話框五、知識拓展在自定義工具欄時(shí)，還可以根據(jù)需要創(chuàng)建一個(gè)新工具欄，步驟如下：

1.選擇“視圖”∣“工具欄”∣“自定義”命令，打開“自定義”對話框。2.在“工具欄”選項(xiàng)卡中單擊“新建”按鈕，打開“新建工具欄”對話框，并在“工具欄名稱”文本框中輸入自定義工具欄的名稱，如“我的工具欄”，如圖1-14所示。圖1-14“新建工具欄”對話框

3.單擊“確定”按鈕，返回“自定義”對話框，此時(shí)在工作窗口中將顯示新建的工具欄：“我的工具欄”。

4.在“自定義”對話框中單擊“命令”標(biāo)簽，打開“命令”選項(xiàng)卡，如圖1-15所示。選擇“類別”列表框中的“文件”選項(xiàng)，然后在“命令”列表框中選擇“打開”選項(xiàng)，并將其拖動到創(chuàng)建的“我的工具欄”中，此時(shí)將在該工具欄中添加第一個(gè)工具按鈕。

5.重復(fù)步驟4，使用同樣的方法添加其他的命令按鈕。圖1-15“命令”選項(xiàng)卡六、課后訓(xùn)練

1.把工作表“資產(chǎn)負(fù)債表”，“利潤表”中的網(wǎng)格線取消。

2.隱藏工作表“Sheet1”，“Sheet2”，“Sheet3”。任務(wù)三創(chuàng)建和編輯工作表

【工作情境】經(jīng)過一段時(shí)間的學(xué)習(xí)和使用之后，李芳逐漸熟悉了Excel的操作界面，并根據(jù)自己的需求完成了工作環(huán)境的定制。那么，接下來就李芳就需要學(xué)習(xí)如何創(chuàng)建和編輯工作表并使用工作表來進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理。一、學(xué)習(xí)目標(biāo)1.掌握工作表的創(chuàng)建和編輯。2.掌握Excel的數(shù)據(jù)輸入和單元格的編輯。二、工作流程1.創(chuàng)建新的工作表啟動Excel2003時(shí)，系統(tǒng)將自動創(chuàng)建一個(gè)新的工作薄，并在新建工作薄中創(chuàng)建三個(gè)空的工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3，如果需要創(chuàng)建一個(gè)新的工作薄，可以用以下三種方法來實(shí)現(xiàn)：

(1)單擊“文件”│“新建”命令，在彈出的“新建工作薄”任務(wù)窗格中單擊“新建”選項(xiàng)區(qū)中的“空白工作薄”。

(2)單擊“常用”工具欄中的“新建”按鈕。

(3)如果需要創(chuàng)建一個(gè)基于模板的工作薄，則在“新建工作薄”任務(wù)窗格中單擊“模板”選項(xiàng)下的“本機(jī)上的模板”超鏈接，如圖1-16所示。在彈出的“模板”對話框中單擊“電子方案表格”選項(xiàng)卡，在列表框中選擇需要的模板，如圖1-17所示，單擊“確定”按鈕。圖1-16本機(jī)模板圖1-17“模板”對話框2.輸入數(shù)據(jù) 在單元格中輸入數(shù)據(jù)，首先需要選定單元格，然后再向其中輸入數(shù)據(jù)，所輸入的數(shù)據(jù)將會顯示在編輯欄和單元格中。在單元格中可以輸入的內(nèi)容包括文本、數(shù)字、日期和公式等。

(1)輸入文本在Excel2003中，對于全部由數(shù)字組成的字符串，如郵政編碼、電話號碼等，為了避免被認(rèn)為是數(shù)值型數(shù)據(jù)，Excel2003要求在這些輸入項(xiàng)前添加“ˊ”，來區(qū)分是“數(shù)字字符串”而非數(shù)值型數(shù)據(jù)。在工作區(qū)中輸入文本的具體操作步驟如下：①單擊“常用”工具欄中的“新建”按鈕，新建一個(gè)工作薄。②選定要輸入文本的單元格，直接在其中輸入文本內(nèi)容。③按“Enter”鍵或單擊另外一個(gè)單元格即可完成輸入。在默認(rèn)狀態(tài)下，單元格中的所有文本都是左對齊，若輸入的數(shù)據(jù)含有字符(如“2003年”)，則Excel2003會自動確認(rèn)為文本；若輸入的文本只有數(shù)字(如2003)，則需要先輸入一個(gè)英文狀態(tài)下的“ˊ”，然后再輸入數(shù)字，Excel2003會自動在該單元格左上角加上綠色三角標(biāo)記，說明該單元格中的數(shù)據(jù)為文本類型，如圖1-18所示。圖1-18文本樣式若一個(gè)單元格中輸入的文本過長，Excel2003允許其覆蓋右邊相鄰的無數(shù)據(jù)的單元格；若相鄰的單元格中有數(shù)據(jù)，則過長的文本將被截?cái)嗖挥栾@示，選定該單元格，在編輯欄中可以看到該單元格中輸入的全部文本內(nèi)容。若要取消當(dāng)前的輸入操作，則在步驟③之前可按“Esc”鍵、退格鍵或單擊編輯欄中的“取消”按鈕即可。

(2)輸入數(shù)值默認(rèn)情況下，Excel將數(shù)字在單元格中右對齊，在單元格中輸入數(shù)字時(shí)，不必輸入人民幣符號、美元符號或者其它符號，可以預(yù)先進(jìn)行設(shè)置，以使Excel能夠自動添加相應(yīng)的符號。下面以輸入貨幣數(shù)值為例介紹在Excel中輸入數(shù)字的方法。在工作表中輸入貨幣數(shù)值的具體操作步驟如下：①單擊“常用”工具欄中的“新建”按鈕，新建一個(gè)工作薄。②選定需要輸入數(shù)字的單元格或單元格區(qū)域，單擊“格式”│“單元格”命令，或者選擇右鍵菜單中的“設(shè)置單元格格式”命令，在彈出的“單元格格式”對話框中單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡，如圖1-19所示。在“分類”列表框中選擇“貨幣”選項(xiàng)，設(shè)置“小數(shù)位數(shù)”為2，在“貨幣符號”下拉列表框中選舉￥選項(xiàng)，如圖1-20所示。單擊“確定”按鈕，在當(dāng)前單元格中輸入數(shù)字即可自動轉(zhuǎn)換為貨幣數(shù)值。圖1-19“數(shù)字”選項(xiàng)卡圖1-20“貨幣”選項(xiàng)(3)輸入公式公式是在工作表中對數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算的等式，它可以對工作表數(shù)值進(jìn)行加、減、乘、除等運(yùn)算。公式可以引用同一工作表中的其它單元格、同一工作薄中不同工作表中的單元格或者其它工作薄的工作表中的單元格。在工作表中輸入公式的具體操作步驟如下：①單擊“常用”工具欄中的“新建”按鈕，新建一個(gè)工作薄。②選定需要輸入公式的單元格，在單元格中輸入公式“=1+2”，如圖1-21所示。③按“Enter”鍵或單擊編輯欄中的“確認(rèn)”按鈕，便在選定單元格中得出了計(jì)算的結(jié)果。圖1-21公式輸入

(4)輸入批注在Excel2003中，還可以為工作表中某些單元格添加批注，用以說明該單元格中數(shù)據(jù)的含義或強(qiáng)調(diào)某些信息。在工作表中輸入批注的具體操作步驟如下：①選定需要添加批注的單元格。②單擊“插入”│“批注”命令，或者在單元格中右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“插入批注”選項(xiàng)，此時(shí)在該單元格的旁邊彈出一個(gè)批注框，在其中輸入批注內(nèi)容。③輸入完成后，單擊批注框外的任意工作表區(qū)域，關(guān)閉批注框。

(5)輸入日期和時(shí)間在Excel2003中，當(dāng)在單元格中輸入系統(tǒng)可識別的時(shí)間和日期型數(shù)據(jù)時(shí)，單元格的格式就會自動轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的“時(shí)間”或者“日期”格式，而不需要專門設(shè)置。在單元格中輸入的日期采取右對齊的的方式，如果系統(tǒng)不能識別輸入的日期或時(shí)間格式，則輸入的內(nèi)容將被視為文本，并在單元格中左對齊。若要適用其他的日期和時(shí)間格式，可在“單元格格式”對話框中進(jìn)行設(shè)置。輸入日期設(shè)置的具體操作步驟如下：①單擊“格式”│“單元格”命令，將彈出“單元格格式”對話框。②單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在“分類”列表框中選擇“日期”選項(xiàng)，在“類型”列表框中選擇需要的類型，如圖1-22所示。③單擊“確定”按鈕，然后在工作表中輸入相應(yīng)的日期即可。輸入時(shí)間設(shè)置的具體操作步驟如下：系統(tǒng)默認(rèn)輸入的時(shí)間是按24小時(shí)制的方式輸入的，若要以12小時(shí)制的方式輸入時(shí)間，則要在輸入的時(shí)間后輸入一個(gè)空格，再輸入AM(或A，表示上午)、PM(或P，表示下午)。①單擊“格式”│“單元格”命令，將彈出“單元格格式”對話框。②單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在“分類”列表框中選擇“時(shí)間”選項(xiàng)，在“類型”列表框中選擇需要的類型選項(xiàng)，如圖1-23所示。③單擊“確定”按鈕，然后在工作表中輸入相應(yīng)的時(shí)間即可。圖1-22“日期”選項(xiàng)圖1-23“時(shí)間”選項(xiàng)3.編輯單元格

(1)插入行、列和單元格如果需要在已輸入數(shù)據(jù)的工作表中插入行、列或單元格，可按如下方法操作：①插入行、列或多行、多列：插入行：在需要插入新行的位置單擊任意單元格，然后單擊“插入”│“行”命令，即可在當(dāng)前位置上方插入一行，原有的行自動下移。插入列：在需要插入新列的位置單擊任意單元格，然后單擊“插入”│“列”命令，即可在當(dāng)前位置左側(cè)插入一整列，原有的列自動右移。插入多行/列：選中需要插入新行/列的下側(cè)或右側(cè)相鄰的若干行/列(選定的行/列數(shù)應(yīng)與要插入的行/列數(shù)相等)，然后單擊“插入”│“行”或“列”命令，即可插入新行/列，原有的行/列自動下移或右移。②插入單元格或單元格區(qū)域：在要插入新單元格的位置選定單元格或單元格區(qū)域，然后單擊“插入”│“單元格”命令，將彈出“插入”對話框，如圖1-24所示，選中相應(yīng)的單選按鈕，單擊“確定”即可。(2)刪除行、列和單元格當(dāng)工作表的某些數(shù)據(jù)及其位置不再需要時(shí)，可以將它們刪除，使用命令與按“Delete”鍵刪除的內(nèi)容不一樣，按“Delete”鍵僅清除單元格中的內(nèi)容，其空白單元格仍保留在工作表中，而使用“刪除”命令則其內(nèi)容和單元格將一起從工作表中清除，空出的位置由周圍的單元格補(bǔ)充。刪除當(dāng)前工作表中不需要的行、列或單元格的具體操作步驟如下：①選定要刪除的行、列或單元格。②單擊“編輯”│“刪除”命令，彈出“刪除”對話框，如圖1-25所示。③根據(jù)自己的需要選擇相應(yīng)的單選框，單擊“確定”按鈕即可。圖1-24“插入”對話框圖1-25“刪除”對話框

(3)刪除或更改單元格內(nèi)容如果在單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)生了錯誤，或者要更改單元格中的數(shù)據(jù)時(shí)，則需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，可以方便地刪除單元格中的內(nèi)容，用全新的數(shù)據(jù)替換原數(shù)據(jù)，或者對數(shù)據(jù)進(jìn)行一些小的改動。要刪除單元格中的內(nèi)容，可以先選定該單元格再按“Delete”鍵；要刪除多個(gè)單元格中的內(nèi)容，先選中這些單元格，然后按“Delete”鍵；也可選定該單元格后右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“清除內(nèi)容”命令。當(dāng)按“Delete”鍵刪除單元格(或一組單元格)時(shí)，只會將輸入的內(nèi)容從單元格中刪除，單元格的其它屬性(如格式、注釋等)仍然保留。如果想對單元格進(jìn)行其他刪除操作如只清除格式等，需要單擊“編輯”│“清除”命令，在子菜單中單擊相應(yīng)的命令。在工作中，可能需要替換單元格中的數(shù)據(jù)，那么只需選中相應(yīng)的單元格直接輸入新內(nèi)容即可。如果單元格中包含大量復(fù)雜的公式，而只想修改其中的一小部分，那么可以單擊要修改的單元格使其成為活動單元格，然后單擊編輯欄，在編輯欄中進(jìn)行編輯。

(4)移動和復(fù)制單元格數(shù)據(jù)移動單元格數(shù)據(jù)是指將輸入在某些單元格中的數(shù)據(jù)移至其它單元格中，復(fù)制單元格或單元格區(qū)域數(shù)據(jù)是指將某個(gè)單元格或單元格區(qū)域數(shù)據(jù)復(fù)制到指定的位置，原位置的數(shù)據(jù)仍然存在。在Excel中，不但可以復(fù)制整個(gè)單元格，還可以復(fù)制單元格中的指定內(nèi)容，例如，可以只復(fù)制公式的計(jì)算結(jié)果而不復(fù)制公式，或者只復(fù)制公式而不復(fù)制計(jì)算結(jié)果；也可通過單擊粘貼單元格區(qū)域右下角的“粘貼選項(xiàng)”按鈕來選擇單元格中要粘貼的部分。移動或復(fù)制單元格或單元格區(qū)域的方法基本相同，具體操作步驟如下：①選定要移動或復(fù)制數(shù)據(jù)的單元格或單元格區(qū)域，單擊“編輯”│“剪切”或“復(fù)制”命令。②選定要粘貼數(shù)據(jù)的位置。③單擊“編輯”│“粘貼”命令，即可將單元格或單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)移動或復(fù)制到新位置。④移動或復(fù)制過來的數(shù)據(jù)下面會顯示“粘貼選項(xiàng)”下拉按鈕，單擊該下拉按鈕，將會彈出一個(gè)下拉列表，如圖1-26所示。如果在選定的復(fù)制區(qū)域中包含隱藏單元格，Excel將同時(shí)復(fù)制其中的隱藏單元格；如果在粘貼區(qū)域中包含隱藏的行或列，則需要使其顯示才可以看到全部復(fù)制的單元格數(shù)據(jù)。在進(jìn)行單元格或單元格區(qū)域復(fù)制操作時(shí)，如果需要復(fù)制其中的特定內(nèi)容而不是所有內(nèi)容，則可以使用“選擇性粘貼”命令來完成，具體操作步驟如下：①選定需要復(fù)制的單元格或單元格區(qū)域，單擊“編輯”│“復(fù)制”命令。②選定目標(biāo)區(qū)域的左上角單元格，單擊“編輯”│“選擇性粘貼”命令，或者右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”命令，將彈出如圖1-27所示的對話框。③從中選中所需的選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕即可。圖1-26“粘貼選項(xiàng)”圖1-27“選擇性粘貼”4.操作工作表工作表是由多個(gè)單元格構(gòu)成的，在利用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的過程中，對于單元格的操作是最常使用的，但是很多情況下也需要對工作表進(jìn)行操作，如工作表的插入、刪除、重命名、隱藏和顯示等。

(1)插入新工作表在首次創(chuàng)建一個(gè)新工作薄時(shí)，默認(rèn)情況下，該工作薄包括了三個(gè)工作表，但是在實(shí)際應(yīng)用中，所需的工作表數(shù)目可能各不相同，有時(shí)需要向工作薄中添加工作表，具體操作步驟如下：①選定當(dāng)前工作表(新的工作表將插入在該工作表的前面)。②將鼠標(biāo)指針指向該工作表標(biāo)簽，并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”選項(xiàng)，如圖1-28所示。圖1-28“插入工作表”圖1-29選擇模板③在彈出的“插入”對話框中選擇需要的模板，如圖1-29所示。④單擊“確定”按鈕，即可根據(jù)所選模板新建一個(gè)工作表。

(2)刪除工作表有時(shí)需要從工作薄中刪除不需要的工作表，刪除工作表與插入工作表的方法一樣，只不過選擇的命令不同而已。刪除工作表的具體步驟如下：①單擊工作表標(biāo)簽，使要刪除的工作表成為當(dāng)前工作表。②單擊“編輯”│“刪除工作表”命令。另外，也可以在要刪除的工作表的標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”選項(xiàng)，來刪除工作表。在刪除工作表前，系統(tǒng)會詢問是否確定要刪除，并告知一旦刪除將不能恢復(fù)，如果確認(rèn)刪除，則單擊“刪除”按鈕；如果不想刪除，則單擊“取消”按鈕。

(3)橫向或縱向拆分工作表

對于一些較大的工作表，可以將其按橫向或者縱向進(jìn)行拆分，這樣就能夠同時(shí)觀察或編輯同一張工作表中不同部分的數(shù)據(jù)。在Excel工作窗口的兩個(gè)滾動條上分別有一個(gè)拆分框，拆分后的窗口被稱作窗格，每個(gè)窗格都有各自的滾動條。要橫向拆分工作表，先將鼠標(biāo)指針指向橫向拆分框，然后按下鼠標(biāo)左鍵將拆分框拖到滿意的位置后釋放鼠標(biāo)，即可完成對窗口的橫向拆分?？v向拆分窗口的方法與橫向拆分窗口的方法類似：先將鼠標(biāo)指針指向縱向拆分框，然后按下鼠標(biāo)左鍵將拆分框拖到滿意的位置后釋放鼠標(biāo)，即可完成對窗口的縱向拆分，如圖1-30所示。圖1-30拆分工作表

(4)重命名工作表

Excel2003在創(chuàng)建一個(gè)新的工作薄時(shí)，它所有的工作表都是以Sheet1、Sheet2……來命名的，很不方便記憶和進(jìn)行有效的管理?？梢愿倪@些工作表的名稱，例如，將某個(gè)學(xué)校四個(gè)班級的學(xué)生成績表的工作表分別命名為“班級一”、“班級二”、“班級三”、“班級四”，以符合一般的工作習(xí)慣。要更改工作表的名稱，只需雙擊要更改名稱的工作表標(biāo)簽，這時(shí)可以看到工作表標(biāo)簽以高亮度顯示，在其中輸入新的名稱并按“Enter”鍵即可。也可以使用菜單重命名工作表，具體操作步驟如下：①單擊要更改名稱的工作表的標(biāo)簽，使其成為當(dāng)前工作表。②單擊“格式”│“工作表”│“重命名”命令，此時(shí)選定的工作表便呈高亮度顯示，即處于編輯狀態(tài)，在其中輸入新的工作表名稱。③在該標(biāo)簽以外的任何位置單擊鼠標(biāo)左鍵或者按“Enter”鍵結(jié)束重命名工作表的操作。(5)隱藏與顯示工作表隱藏工作表的具體操作步驟如下：①選定需要隱藏的工作表。②單擊“格式”│“工作表”│“隱藏”命令即可。顯示工作表的具體操作步驟如下：①單擊“格式”│“工作表”│“取消隱藏”命令，彈出如圖1-31所示對話框。②選擇要取消隱藏的工作表，再單擊“確定”按鈕即可。圖1-31取消隱藏工作表三、實(shí)踐操作在表格中經(jīng)常要輸入一些有規(guī)律的數(shù)據(jù)，如果按常規(guī)一個(gè)一個(gè)地輸入這些數(shù)據(jù)，則既費(fèi)時(shí)又容易出錯。下面介紹幾種快速準(zhǔn)確輸入數(shù)據(jù)的方法。1.在多個(gè)單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)如果在表格中有很多單元格的內(nèi)容是一樣的，那么可以一次填充多個(gè)單元格，方法如下：首先選取需要輸入相同數(shù)據(jù)的單元格，然后輸入數(shù)據(jù)。這時(shí)，只在活動單元格(最后選取的單元格)中顯示你輸入的內(nèi)容。然后，同時(shí)按“Ctrl”和“Enter”鍵，在所有選取的單元格中都將出現(xiàn)相同的數(shù)據(jù)。2.自動填充當(dāng)需要輸入的數(shù)字和文字?jǐn)?shù)據(jù)并不是完全一樣，而是遵循某種規(guī)律時(shí)，可以采用以下方法：首先，應(yīng)建立一段有規(guī)律的數(shù)據(jù)，然后選取它們。這段有規(guī)律的數(shù)據(jù)既可以在同一列，也可以在同一行，但是必須在相鄰單元格中。假設(shè)在圖中建立了一個(gè)2、3、4的等差序列。按住黑色十字填充柄，向下拖動到合適的地方釋放鼠標(biāo)，如圖1-32所示，Excel就會按照已有數(shù)據(jù)的規(guī)律填充選中的單元格，如圖1-33所示。圖1-32自動填充前圖1-33自動填充后自動填充還有另外一種方式。如果用鼠標(biāo)右鍵拖動黑色十字填充柄，那么將會出現(xiàn)如圖1-34所示的一個(gè)菜單欄。在這個(gè)菜單欄里，可以改變填充的方式或指定填充的規(guī)律。各選項(xiàng)含義如下。圖1-34填充的方式(1)“復(fù)制單元格”指用選取的單元格中的內(nèi)容復(fù)制到拖動范圍內(nèi)其他單元格中。(2)“以序列方式填充”指按照選取的單元格內(nèi)數(shù)據(jù)的規(guī)律填充。(3)“僅填充格式”指僅僅填充格式而不復(fù)制數(shù)據(jù)。(4)“不帶格式填充”指按照新單元格的格式填充數(shù)據(jù)。(5)“等差序列”和“等比序列”分別指根據(jù)已有的數(shù)據(jù)按照等差序列和等比序列的規(guī)律填充其他的單元格。選擇“序列”命令，將進(jìn)入“序列”對話框。在這里，可以設(shè)置自動填充的規(guī)律。選擇“確定”按鈕完成自動填充。使用Excel處理日常事務(wù)時(shí)，經(jīng)常需要填充日期序列。Excel提供了十分方便的日期填充功能。首先在單元格中輸入一個(gè)日期，比如2011-03-12。然后用鼠標(biāo)右鍵拖動填充柄，并選擇日期的填充方式，結(jié)果將用日期填充拖動的區(qū)域。如圖1-35所示，一共有4種填充方式；“以天數(shù)填充”指依次填入以輸入日期開始的每一天；“以工作日填充”指跳過周六和周日，只填充工作日；“以月填充”指填充每月中和輸入日期同處一天的日期；“以年填充”指填充每年中和輸入日期處在同一月、同一天的日期。圖1-35日期的自動填充方式四、問題探究1.輸入符號如果要輸入鍵盤上沒有的符號，其具體操作步驟如下：(1)選定目標(biāo)單元格。(2)選擇“插入”菜單中的“符號”命令，打開“符號”對話框，顯示“符號”選項(xiàng)卡，如圖1-36所示。(3)在該選項(xiàng)卡的列表框中選擇所需的符號，然后單擊“插入”按鈕。(4)此時(shí)“取消”按鈕變?yōu)椤瓣P(guān)閉”按鈕，單擊該按鈕，即可在單元格中輸入所需的符號。圖1-36“符號”對話框2.輸入特殊字符如果要輸入鍵盤上沒有的特殊字符，其具體操作步驟如下：(1)選定目標(biāo)單元格。(2)選擇“插入”菜單中的“符號”命令，打開“符號”對話框，然后打開“特殊字符”選項(xiàng)卡，如圖1-37所示。(3)在該選項(xiàng)卡的“字符”列表框中選擇所需的特殊字符，然后單擊“插入”按鈕。圖1-37“特殊字符”選項(xiàng)卡五、知識拓展1.列號和行號列號和行號連接在一起構(gòu)成了單元格在工作表中的地址，即坐標(biāo)。描述時(shí)先列號后行號，如A1、B5、D28等。列號用字母A~Z、AA~AZ、BA~BZ、……IA~IV表示，共256列。行號用數(shù)字表示，從1~65536。2.單元格和活動單元格工作表中行與列交叉的地方稱之為一個(gè)表格單元或單元格。每個(gè)單元格都有其固定的地址，可以把數(shù)據(jù)輸入到單元格中保存起來。如果用鼠標(biāo)指針(空心十字形)單擊某單元格，使它呈現(xiàn)黑色的邊框，這個(gè)單元格就是活動單元格，用戶輸入、編輯數(shù)據(jù)都需要在活動單元格中進(jìn)行。3.工作表標(biāo)簽工作表標(biāo)簽按鈕是選擇工作表使用的按鈕，一個(gè)工作薄默認(rèn)有3個(gè)工作表，可增加工作表，但最多不能超過255個(gè)。六、課后練習(xí)1.思考題Excel工作簿和工作表有何關(guān)系？2.操作題在Excel中設(shè)計(jì)如圖1-38所示所示的“職員登記表”。第二章Excel基本

操作與應(yīng)用

Excel2003為用戶提供了豐富的格式編排功能，使用這些功能既可以使工作表的內(nèi)容正確顯示，便于閱讀，又可以美化工作表，使其更加賞心悅目。任務(wù)一設(shè)置單元格的格式【工作情境】經(jīng)過一段時(shí)間的自學(xué)，李芳逐漸掌握了Excel2003的基本界面和操作方法，能夠使用Excel2003進(jìn)行基本的數(shù)據(jù)輸入及計(jì)算分析。但是，有時(shí)候制作的表格不夠美觀，看起來不夠簡明清晰。因此還需要通過單元格字體、對齊方式、顏色等項(xiàng)目的設(shè)置使單元格更加的美觀、實(shí)用。一、學(xué)習(xí)目標(biāo)

1.掌握單元格的格式設(shè)置。

2.美化工作表。二、工作流程 選中單元格或單元格區(qū)域，單擊“格式”│“單元格”，打開“單元格格式”對話框。該對話框中有六個(gè)選項(xiàng)卡，進(jìn)行相應(yīng)的選擇和設(shè)置，可以更加完整、準(zhǔn)確、精細(xì)地設(shè)置單元格的格式。1.設(shè)置對齊方式選擇“對齊”選項(xiàng)卡，如圖2-1所示。在“水平對齊方式”下拉列表框中給出了“常規(guī)、左縮進(jìn)、居中、靠左、填充、兩端對齊、跨列居中、分散對齊”等8種可供選擇的方式。圖2-1“對齊”選項(xiàng)卡2.設(shè)置字體選擇“字體”選項(xiàng)卡，如圖2-2所示。Excel默認(rèn)的字體是宋體、常規(guī)字形、12號。3.設(shè)置邊框選擇“邊框”選項(xiàng)卡，如圖2-3所示。Excel工作表默認(rèn)的邊框?yàn)榈摼€，打印時(shí)將不顯示。可根據(jù)需要為工作區(qū)域設(shè)置特色邊框，也可以為單元格設(shè)置邊框以及斜線?！熬€條”中的“樣式”列表框用來選擇邊框的虛實(shí)、粗細(xì)和雙線，“顏色”下拉列表框提供了線條的顏色設(shè)置。要注意的是應(yīng)先選“線條“中的“樣式”和“顏色”，再將設(shè)置的線條和顏色應(yīng)用到邊框上，即單擊相應(yīng)邊框。

圖2-2“字體”選項(xiàng)卡

圖2-3“邊框”選項(xiàng)卡4.設(shè)置圖案

“圖案”選項(xiàng)卡可以為單元格或單元格區(qū)域設(shè)置個(gè)性化的底紋和顏色，如圖2-4所示?！邦伾辈糠痔峁┑氖潜尘邦伾?，“圖案”下拉列表框提供了可供選擇的18種背景的圖案。設(shè)置“圖案”時(shí)，應(yīng)先選“顏色”再選“圖案”。5.保護(hù)單元格如圖2-5所示，“保護(hù)”選項(xiàng)卡可實(shí)現(xiàn)鎖定或隱藏：“鎖定”的功能是防止單元格被移動、改動、更改大小或刪除；“隱藏”的功能是隱藏公式。當(dāng)選中單元格時(shí)，單元格中的計(jì)算公式不會顯示在編輯欄中，可以達(dá)到所謂的“算法隱蔽”目的，即：只知道計(jì)算結(jié)果，卻無法得知結(jié)果是怎樣算出來的。只有在工作表被保護(hù)的情況下，鎖定單元格或隱藏公式才有效。正確的做法是先保護(hù)單元格后保護(hù)工作表。圖2-4“圖案”選項(xiàng)卡

圖2-5“保護(hù)單元格”設(shè)置6.設(shè)置行高和列寬當(dāng)建立工作表時(shí)，Excel中所有單元格具有相同的寬度和高度。在單元格寬度固定的情況下，當(dāng)單元格中輸入的字符長度超過單元格的列寬時(shí)，超長的部分將被截去，數(shù)字則用“#######”表示。適當(dāng)調(diào)整單元格的行高、列寬，才能完整的顯示單元格中的數(shù)據(jù)。利用鼠標(biāo)可以方便快速的調(diào)整行高和列寬。鼠標(biāo)指向行號下邊(列號右邊)的分隔線上，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)橐粭l黑短線和雙向箭頭的形狀時(shí)，在鼠標(biāo)旁邊將顯示所在行(列)的高(寬)度，按住并拖動鼠標(biāo)至適當(dāng)?shù)男懈?、列寬位置，如圖2-6所示。另一種方法是雙擊鼠標(biāo)左鍵，Excel將自動設(shè)置該行(列)的高(寬)度為該行(列)中數(shù)據(jù)的最高(寬)值。

“最適合的行高”命令將行高自動地調(diào)整為所選行中數(shù)據(jù)的最大高度，“最適合的列寬”命令將列的寬度自動地調(diào)整為所選定的列中數(shù)據(jù)的最大寬度?！半[藏”命令是將所選的行(列)隱藏起來不予顯示?！叭∠[藏”是將隱藏的行(列)重新顯示?！皹?biāo)準(zhǔn)列寬”是將列的寬度重新設(shè)置為默認(rèn)寬度。如果先“隱藏”后“保護(hù)”，將無法直接“取消隱藏”，可以更好地保護(hù)數(shù)據(jù)。圖2-6設(shè)置行高列寬三、實(shí)踐操作

Excel提供了多種工作表格式，可以使用“自動套用格式功能”給自己的工作表穿上一件Excel自帶的“修飾外套”，這樣，既可以美化工作表，還能節(jié)省大量的時(shí)間。通過“格式”菜單打開“自動套用格式”對話框，如圖2-7所示，從圖中可知，Excel的自動套用格式是已定義好的一組格式，有數(shù)字格式、文字修飾信息、邊框線以及行高和列寬等，可在其中選擇相近的格式應(yīng)用到選中的工作表上。圖2-7“自動套用格式”對話框1.對一個(gè)表格套用已有的格式(1)選擇要套用格式的單元格區(qū)域，如選中某工作表中的A1：D5。(2)打開“格式”菜單，選擇“自動套用格式”命令，將彈出“自動套用格式”對話框。(3)在“自動套用格式”對話框中，選擇需要套用的格式，如古典3。(4)按“確定”按鈕。返回工作表，套用“古典3”格式化后的結(jié)果如圖2-8所示。圖2-8套用“古典3”之后的工作表2.只使用套用格式的部分信息在“自動套用格式”對話框中，“選項(xiàng)”按鈕是用來顯示或隱藏“自動套用格式”對話框下部的“要應(yīng)用的格式”選項(xiàng)組，在“要應(yīng)用的格式”選項(xiàng)組中有6個(gè)復(fù)選框，可以根據(jù)需要來選擇其中的幾種格式類型。如果看中了“會計(jì)3”格式的邊框線，同時(shí)又希望具有“三維效果2”格式的其他格式，就可借助自動套用格式中的選項(xiàng)按鈕來組合。具體操作步驟如下：(1)選定需要套用格式的工作表區(qū)域，如工作表中的A1：D5。(2)選擇“格式”︱“自動套用格式”命令，打開“自動套用格式”對話框。(3)從中選擇“會計(jì)3”格式，然后單擊“選項(xiàng)”按鈕，對話框底部將增加一組“要應(yīng)用的格式”選項(xiàng)組，在該選項(xiàng)組中清除不想要的格式，僅選中“邊框”復(fù)選項(xiàng)，如圖2-9所示。圖2-9“自動套用格式”對話框單擊“確定”按鈕，返回工作表，此時(shí)選定區(qū)域上僅套用了“會計(jì)3”格式的邊框修飾效果。

(4)再次選擇“格式”︱“自動套用格式”命令，打開“自動套用格式”對話框，從中選擇“三維效果2”格式，然后在新增加的“要應(yīng)用的格式”選項(xiàng)中取消“邊框”復(fù)選框。

(5)單擊“確定”按鈕，返回工作表，此時(shí)選定區(qū)域在“會計(jì)3”格式的邊框修飾基礎(chǔ)上又套上了“三維效果2”的其他修飾效果，如圖2-10所示。圖2-10添加三維效果四、問題探究因工作需要李芳有時(shí)需要設(shè)置條件格式(使數(shù)據(jù)在滿足不同的條件時(shí)，顯示不同的字體、顏色或底紋等數(shù)字格式)方法如下：1.選擇要設(shè)置條件格式的單元格區(qū)域C2：D5。2.單擊“格式”菜單中的“條件格式”命令，彈出“條件格式”對話框。3.在“條件格式”對話框中，輸入需要格式化數(shù)據(jù)的條件，即“單元格數(shù)值”、“小于”、“30”，如圖2-11所示。圖2-11“條件格式”對話框4.單擊“格式”按鈕，彈出“單元格格式”對話框，如圖2-12所示，在“字體”選項(xiàng)卡中，設(shè)置“字形”為“加粗傾斜”，“顏色”為“紅色”。圖2-12“單元格格式”對話框5.單擊“確定”按鈕，返回到“條件格式”對話框。6.再次單擊“確定”按鈕，可以看到表中選定單元格數(shù)值小于30的單元格內(nèi)容以選定的格式突出顯示出來。五、知識拓展

當(dāng)定義了一個(gè)單元格格式，又要把這個(gè)單元格格式用于另外的單元格時(shí)，使用格式刷能夠快速做到這點(diǎn)。選中已經(jīng)定義了格式的單元格或單元格區(qū)域，單擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后單擊要復(fù)制單元格格式的單元格或單元格區(qū)域。六、課后訓(xùn)練

1.在Excel中輸入如圖2-13所示表格，并完成相關(guān)操作。

(1)新建Excel工作表并輸入該表內(nèi)容。

(2)將單元格對齊方式選擇為居中，字體為宋體，字號為16號，行高16，列寬18。圖2-13目標(biāo)利潤分析模型數(shù)據(jù)表2.在Excel中制作如圖2-14所示圖表，注意邊框和底紋的繪制。圖2-14財(cái)務(wù)比率表任務(wù)二創(chuàng)建圖表【工作情境】月末將近，李芳將本單位員工的獎金、工資情況已編制了相應(yīng)的數(shù)據(jù)表格，但由于數(shù)據(jù)量太大，且數(shù)據(jù)之間的對比變化情況不明顯。根據(jù)總經(jīng)理的要求需要將本月的工資、獎金對比情況做一個(gè)簡單的圖形對比。因此，這就需要使用Excel的圖表功能。一、學(xué)習(xí)目標(biāo)1.掌握Excel圖表的創(chuàng)建。2.掌握Excel圖表的編輯。3.掌握Excel圖表的格式化。二、工作流程建立圖表首先應(yīng)準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，先在工作表中輸入建立圖表所需要的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)區(qū)域應(yīng)包含數(shù)據(jù)標(biāo)題，包括數(shù)據(jù)系列的標(biāo)題和分類標(biāo)題。準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)后，就可以建立圖表了。Excel提供了圖表向?qū)Чぞ?，李芳只要按照圖表向?qū)Чぞ咚甘镜牟襟E一步一步地進(jìn)行即可。下面以圖2-15中的工資、獎金為例，說明建立圖表的步驟：1.選定用于建立圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域D4:E8。圖2-15選定數(shù)據(jù)區(qū)域

2.單擊常用工具欄上的“圖表”按鈕，或單擊“插入”菜單中的“圖表”命令，打開“圖表向?qū)А辈襟E1對話框。

3.在該對話框的“圖表類型”選項(xiàng)卡中選擇要創(chuàng)建的圖表類型及子圖表類型，在這里選擇“柱形圖”中的“簇狀柱形圖”如圖2-16所示，然后單擊“下一步”按鈕，打開“圖表向?qū)А辈襟E2對話框，如圖2-17所示。圖2-16簇狀柱形圖選項(xiàng)圖2-17步驟2對話框4.在“數(shù)據(jù)區(qū)域”選項(xiàng)卡中指定圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，并指明數(shù)據(jù)系列產(chǎn)生在“行”還是產(chǎn)生在“列”，這里選中“列”。5.在“系列”選項(xiàng)卡中可以指定系列的“名稱”、“值”的位置，以及分類軸（X）的標(biāo)志，如圖2-18所示。單擊“下一步”按鈕，打開“圖表向?qū)А辈襟E3對話框。6.在“標(biāo)題”選項(xiàng)卡上分別輸入“圖表標(biāo)題”、“分類（X）軸”及“分類（Y）軸”的標(biāo)題：“職工收入表”、“職工”、“金額”，如圖2-19所示。圖2-18“系列”選項(xiàng)卡圖2-19圖表標(biāo)題7.在“網(wǎng)格線”選項(xiàng)卡中，選中“數(shù)值Y軸”下的“主要網(wǎng)格線”。8.其他幾個(gè)選項(xiàng)卡中的選項(xiàng)暫不作改變。單擊“下一步”按鈕，打開“圖表向?qū)А辈襟E4對話框。9.在該對話框中，選擇圖表插入的位置，選擇“作為其中的對象插入”，然后在列表框中選擇要插入其中的工作表。如果選擇“作為新工作表插入”，Excel將自動插入一張圖表工作表，如圖2-20所示。10.單擊“完成”按鈕，完成圖表的創(chuàng)建，創(chuàng)建好的圖表如圖2-21。圖2-20步驟4對話框圖2-21創(chuàng)建完成的圖表三、實(shí)踐操作1.更改圖標(biāo)數(shù)值當(dāng)圖表建立好之后，有時(shí)需要修改圖表的源數(shù)據(jù)。在Excel中，工作表中的圖表源數(shù)據(jù)與圖表之間存在著鏈接關(guān)系，修改任何一方的數(shù)據(jù)，另一方也將隨之改變。因此，當(dāng)修改了工作表中的數(shù)據(jù)后，不必重新創(chuàng)建圖表，圖表會隨之調(diào)整以反映源數(shù)據(jù)的變化。修改源數(shù)據(jù)操作為：（1）打開源數(shù)據(jù)所在的工作表。(2)單擊要改變數(shù)值的單元格，鍵入新的數(shù)值。(3)按“Enter”鍵。在圖表上同樣可以修改數(shù)據(jù)點(diǎn)的值，操作如圖2-22所示：(1)在圖表上單擊需要更改的數(shù)據(jù)標(biāo)志所在的數(shù)據(jù)系列。(2)單擊所要更改的數(shù)據(jù)點(diǎn)標(biāo)志(3)拖動標(biāo)志點(diǎn)在數(shù)值軸方向移動，拖動時(shí)會有一個(gè)小窗口指示當(dāng)前拖動位置的值。(4)拖動到所需位置后放開鼠標(biāo)。圖2-22修改圖表數(shù)據(jù)2.向圖表中添加數(shù)據(jù)向圖表中添加數(shù)據(jù)的操作如下：(1)在圖表的圖表區(qū)中單擊鼠標(biāo)，此時(shí)與圖表相關(guān)的源數(shù)據(jù)區(qū)會被一線條框住。(2)用鼠標(biāo)拖動數(shù)據(jù)區(qū)的角控制點(diǎn)，使其包含新的系列數(shù)據(jù)，放開鼠標(biāo)即可，新的數(shù)據(jù)系列將被添加到圖表中。3.從圖表中刪除數(shù)據(jù)如果從工作表中刪除數(shù)據(jù)，圖表將自動更新。如果在圖表中單擊要刪除的數(shù)據(jù)系列，然后按“Delete”鍵，那么圖表中該數(shù)據(jù)系列被刪除，而工作表中的數(shù)據(jù)并未被刪除。四、問題探究1.更改圖表類型對于大部分二維圖表，既可以更改整張圖表的圖表類型，也可以更改某一數(shù)據(jù)系列的圖表類型。更改整個(gè)圖表的圖表類型的操作如圖2-23所示：(1)在圖表空白處單擊鼠標(biāo)右鍵。(2)在“圖表”菜單上單擊“圖表類型”命令。(3)在彈出的“圖表類型”對話框中選擇新的圖表類型，如圖2-24所示。。(4)單擊“確定”按鈕。若要更新單個(gè)數(shù)據(jù)系列的圖表類型，應(yīng)首先單擊該數(shù)據(jù)系列，其他操作與上述相同。圖2-23“圖表類型”按鈕圖2-24選擇圖標(biāo)類型2.設(shè)置圖表選項(xiàng)設(shè)置圖表選項(xiàng)的具體操作如下：(1)右擊圖表。(2)在“圖表”菜單中單擊“圖表選項(xiàng)”命令，打開“圖表選項(xiàng)”對話框。(3)在“標(biāo)題”選項(xiàng)卡中，可以設(shè)置或修改圖表標(biāo)題、分類（X）軸以及數(shù)值（Y）軸標(biāo)題，如圖2-25所示。(4)在“坐標(biāo)軸”和“網(wǎng)格線”選項(xiàng)卡中，可以對圖表的坐標(biāo)軸以及網(wǎng)格線進(jìn)行設(shè)置。(5)在“圖例”選項(xiàng)卡中，可以設(shè)置圖表中是否顯示圖例以及圖例的顯示位置。(6)在“數(shù)據(jù)標(biāo)志”或“數(shù)據(jù)表”選項(xiàng)卡中，可以設(shè)置在圖表中是否顯示數(shù)據(jù)標(biāo)志或數(shù)據(jù)表，以及進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)志與數(shù)據(jù)表的其她設(shè)置。3.設(shè)置圖表元素的選項(xiàng)在圖表中雙擊任何圖表元素都會打開相應(yīng)的格式對話框，在該對話框中可以設(shè)置該圖表元素的格式。圖2-25“圖表選項(xiàng)”對話框五、知識拓展

Excel提供了14種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型，每一種都有多種組合和變換。使用時(shí)選用哪一種圖表更好主要同數(shù)據(jù)的形式有關(guān)，其次是感覺效果和美觀性。選用的一般規(guī)則如下：

1.面積圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)變動的幅值。當(dāng)有幾個(gè)部分正在變動，而用戶對那些部分總和感興趣時(shí)，面積圖特別有用。面積圖使人看見各部分獨(dú)立的變化，同時(shí)也看到總體的變化。

2.條形圖：由一系列水平條組成，使得對于時(shí)間軸上的某一點(diǎn)，兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對尺寸具有可比性。比如，它可以比較每個(gè)季度3種產(chǎn)品中任意一種的銷售數(shù)量。條形圖中的每一條在工作表上都是一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)點(diǎn)或數(shù)。它與柱形圖的行和列剛好調(diào)過來，所以有時(shí)可以互換使用。

3.柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來比較一段時(shí)間兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對尺寸。例如，不同產(chǎn)品季度或年銷售量對比、在幾個(gè)項(xiàng)目中不同部門的經(jīng)費(fèi)分配情況、每年各類資料的數(shù)目等。

4.折線圖：用來顯示一段時(shí)間內(nèi)的變化趨勢。比如，數(shù)據(jù)在一段時(shí)間內(nèi)是呈增長趨勢的，另一段時(shí)間內(nèi)處于下降趨勢，可以通過折線圖對將來做出預(yù)測。例如，速度-時(shí)間曲線、推力-耗油量曲線等，一般在工程上應(yīng)用較多。六、課后訓(xùn)練

1、編制如2-26所示表格，注意字體格式和底紋邊框的設(shè)置。

3、根據(jù)數(shù)據(jù)繪制圖表，添加標(biāo)題。圖2-26銷售情況表任務(wù)三使用公式【工作情境】李芳在完成職工收入表的數(shù)據(jù)錄入并創(chuàng)建了圖表后，各項(xiàng)數(shù)據(jù)之間的對比變化情況就很清晰的展示出來了。但有時(shí)候還需要一些諸如收入總額、平均工資及部門工資所占比例等信息，這就需要運(yùn)用Excel的公式進(jìn)行加減乘除的運(yùn)算。Excel提供了豐富的公式和函數(shù)，利用這些公式和函數(shù)可以很輕易的就計(jì)算出自己所需要的數(shù)據(jù)。一、學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握公式的設(shè)置和使用。二、工作流程分析和處理Excel工作表中的數(shù)據(jù)，離不開公式和函數(shù)。公式是函數(shù)的基礎(chǔ)，它是單元格中的一系列值、單元格引用、名稱或運(yùn)算符的組合，可以生成新的值。分析和處理Excel工作表中的數(shù)據(jù)，離不開公式和函數(shù)。公式是函數(shù)的基礎(chǔ)，它是單元格中的一系列值、單元格引用、名稱或運(yùn)算符的組合，可以生成新的值。1.公式的運(yùn)算符公式是在工作表中對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的等式，它可以對工作表數(shù)值進(jìn)行加減乘除等運(yùn)算，公式可以引用同一工作表中的其他單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格或者其她工作簿中工作表的單元格。運(yùn)算符用于對公式中的元素進(jìn)行特定類型的運(yùn)算，Excel包含四種類型的運(yùn)算符：算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符。(1)算術(shù)運(yùn)算符算術(shù)運(yùn)算符是最熟悉的運(yùn)算符，它可以完成基本的數(shù)字運(yùn)算，如加、減、乘、除等，用以連接數(shù)字并產(chǎn)生計(jì)算結(jié)果，算術(shù)運(yùn)算符的含義及示例見表2-1。(2)比較運(yùn)算符比較運(yùn)算符可以比較兩個(gè)數(shù)值，并產(chǎn)生邏輯值TRUE或FALSE，即條件相符，則產(chǎn)生邏輯真值TRUE；若條件不符，則產(chǎn)生邏輯假值FALSE。比較運(yùn)算符的含義及示例見表2-2。(3)文本運(yùn)算符文本運(yùn)算符只有一個(gè)&，利用&可以將文本連接起來，其含義及示例見表2-3。引用運(yùn)算符可以將單元格區(qū)域合并計(jì)算，見表2-4。2.公式的運(yùn)算順序如果公式中同時(shí)使用了多個(gè)運(yùn)算符，則計(jì)算時(shí)會按運(yùn)算符優(yōu)先級的順序進(jìn)行，運(yùn)算符的運(yùn)算優(yōu)先級見表2-5。如果公式中包含多個(gè)相同優(yōu)先級的運(yùn)算符，例如，公式中同時(shí)包含了加法和減法運(yùn)算符，則Excel將從左到右進(jìn)行計(jì)算。如果要改編運(yùn)算的優(yōu)先級，應(yīng)把公式中要優(yōu)先計(jì)算的部分用圓括號括起來，例如，要將單元格C1和單元格D2的值相加，再用計(jì)算結(jié)果乘以5，那么不能輸入公式=C1+D2*5，而應(yīng)輸入=(C1+D2)*5。三、實(shí)踐操作1.公式的輸入有兩種輸入公式的方法：一是直接輸入公式，二是選擇單元格引用。(1)直接輸入公式①單擊要輸入公式的單元格。②先輸入等號“=”，然后輸入公式，公式會同時(shí)顯示在單元格和編輯欄中。③輸入完畢后，按“Enter”鍵。此時(shí)，在單元格中將顯示出公式的計(jì)算結(jié)果。(2)選擇單元格引用。用鼠標(biāo)選擇單元格引用，進(jìn)行公式輸入的方法是：①單擊要輸入公式的單元格。②輸入等號“=”然后單擊公式中要引用的第一個(gè)單元格，此時(shí)該單元格的名稱會顯示在需要輸入公式的單元格中，輸入適當(dāng)?shù)倪\(yùn)算符，接著單擊要引用的第二個(gè)單元格，再輸入運(yùn)算符，如圖2-27所示。如此，直到公式完成。③完成后，按“Enter”鍵。圖2-27單元格引用2.公式的復(fù)制在編輯好一個(gè)公式后，如果其他單元格中需要編輯的公式與在此單元格中編輯的公式形式相同，則可以把公式復(fù)制到其他單元格(不復(fù)制結(jié)果)。復(fù)制后，如果是相鄰的單元格，可用公式的自動填充功能復(fù)制；不相鄰，則可采用復(fù)制與粘貼的方法。(1)利用自動填充功能復(fù)制公式①單擊公式所在的單元格。②移動鼠標(biāo)到單元格的右下角黑方塊處，即“填充柄”。③當(dāng)鼠標(biāo)變成黑色十字填充柄“”時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵，拖動“填充柄”經(jīng)過目標(biāo)區(qū)域，如圖2-28所示。④當(dāng)?shù)竭_(dá)目標(biāo)區(qū)域后，松開鼠標(biāo)左鍵，公式自動填充完畢。圖2-28黑色十字填充柄(2)利用復(fù)制與粘貼的方法復(fù)制公式。①選定欲復(fù)制公式的單元格。②單擊工具欄中的“復(fù)制”按鈕。③選擇目標(biāo)單元格。④單擊工具欄中的“粘貼”按鈕，則公式被復(fù)制過來。3.公式的移動可以把創(chuàng)建好的公式移動到其她單元格中。操作為：(1)選定要移動公式的單元格。(2)把鼠標(biāo)指針移到單元格的邊框上，此時(shí)鼠標(biāo)指針變?yōu)椤?3)按下鼠標(biāo)左鍵拖動鼠標(biāo)到目標(biāo)單元格，松開鼠標(biāo)左鍵。這時(shí)，就把含有公式的單元格拖動到了目標(biāo)單元格。目標(biāo)單元格中公式的拼寫與原來單元格中的拼寫相同，即單元格中的絕對引用不變。四、問題探究單元格引用是指在公式或函數(shù)中引用了單元格的“地址”，其目的在于指明所使用的數(shù)據(jù)的存放位置。通過單元格引用地址可以在公式和函數(shù)中使用工作簿中不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個(gè)公式中使用同一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)。單元格引用分為相對引用、絕對引用、混合引用。1.相對引用所謂“相對引用”是指在公式復(fù)制時(shí)，該地址相對于目標(biāo)單元格在不斷發(fā)生變化，這種類型的地址由列號和行號表示。例如，單元格E2中的公式為“=SUM(B2:D2)”，當(dāng)該公式被復(fù)制到E3、E4、E5單元格時(shí)，公式中的“引用地址(B2:D2)”會隨著目標(biāo)單元格的變化自動變化為(B3:D3)、(B4:D4)、(B5:D5)，目標(biāo)單元格中的公式會相應(yīng)變化為“=SUM(B3:D3)”、“=SUM(B4:D4)”、“=SUM(B5:D5)”。這是由于目標(biāo)單元格的位置相對于源位置分別下移了一行、二行和三行，導(dǎo)致參加運(yùn)算的的區(qū)域分別做了下移一行、二行和三行的調(diào)整。2.絕對引用所謂“絕對引用”是指在公式復(fù)制時(shí)，該地址不隨目標(biāo)單元格的變化而變化。絕對引用地址的表示方法是在引用地址的列號和行號前分別加上一個(gè)“$”符號。例如$B$6、$C$6、($B$1：$B$9)。這里的“$”符號就像是一把“鎖”，鎖定了引用地址，使它們在移動或復(fù)制時(shí)，不隨目標(biāo)單元格的變化而變化。例如在銀行系統(tǒng)計(jì)算各個(gè)儲戶的累計(jì)利息時(shí)，銀行利率所在的單元格應(yīng)當(dāng)被鎖定；在統(tǒng)計(jì)學(xué)生某一門課的總成績時(shí)，平時(shí)作業(yè)成績、上機(jī)成績、期中考試成績和期末考試成績所占的權(quán)重系數(shù)應(yīng)當(dāng)被鎖定等等。3.混合引用所謂“混合引用”是指在引用單元格地址時(shí)，一部分為相對引用地址，另一部分為絕對引用地址，例如$A1或A$1。如果“$”符號放在列號前，如$A1，則表示列的位置是“絕對不變”的，而行的位置將隨目標(biāo)單元格的變化而變化。反之，如果“$”符號放在行號前，如A$1，則表示行的位置是“絕對不變”的，而列的位置將隨目標(biāo)單元格的變化而變化。在使用過程中經(jīng)常會遇到需要修改引用類型的問題，如要將相對引用改為絕對引用或要將絕對引用改為混合引用等。Excel提供了三種引用之間快速轉(zhuǎn)換的方法：單擊選中引用單元格的部分，反復(fù)按F4鍵進(jìn)行引用間的轉(zhuǎn)換。轉(zhuǎn)換的順序?yàn)橛伞癆1”到“$A$1”、由“$A$1”到“A$1”、由“A$1”到“$A1”以及由“$A1”再到“A1”。4.外部引用(鏈接)同一工作表中的單元格之間的引用被稱為“內(nèi)部引用”。在Excel中還可以引用同一工作簿中不同工作表中的單元格，也可以引用不同工作簿中的工作表的單元格，這種引用稱之為“外部引用”，也稱之為“鏈接”。引用同一工作簿內(nèi)不同工作表中的單元格格式為：“=工作表名！單元格地址”。例如“=Sheet2！A1+Sheet1！A4”表示將Sheet2中的A1單元格的數(shù)據(jù)與Sheet1中的A4單元格的數(shù)據(jù)相加，放入某個(gè)目標(biāo)單元格。引用不同工作簿工作表中的單元格格式為：“=[工作簿名]工作表名！單元格地址”。例如“=[Book1]Sheet1！$A$1－[Book2]Sheet2！B1”表示將Book1工作簿的Sheet1工作表中的A1單元格的數(shù)據(jù)與Book2工作簿的Sheet2工作表中的B1單元格的數(shù)據(jù)相減，放入目標(biāo)單元格，前者為絕對引用，后者為相對引用。在一個(gè)工作表中往往包含許多公式，如何才能做到同時(shí)查看工作表中的所有公式呢？一個(gè)簡單的操作方法就是使用組合鍵“Ctrl+｀”(重音鍵｀與～在同一鍵上，在數(shù)字鍵１的左邊)，它可以顯示工作表中的所有公式。這樣做的好處在于可以很方便的檢查單元格引用以及公式輸入是否正確。再一次按“Ctrl＋｀”鍵將恢復(fù)到原顯示狀態(tài)。5.域命名在引用一個(gè)單元格區(qū)域時(shí)常用它的左上角和右下角的單元格地址來命名，如“B2：D2”。這種命名方法雖然簡單，卻無法體現(xiàn)該區(qū)域的具體含義，不易讀懂。為了提高工作效率，便于閱讀理解和快速查找，Excel2003允許對單元格區(qū)域進(jìn)行文字性命名?？梢岳谩安迦搿辈藛蜗碌摹懊Q”級聯(lián)菜單為單元格區(qū)域命名。首先選擇要命名的區(qū)域，然后在“名稱”級聯(lián)菜單中選擇“定義”選項(xiàng)，將彈出“定義名稱”對話框，進(jìn)行相應(yīng)的操作即可。對區(qū)域命名后，可以在公式中應(yīng)用名稱，這樣可以大大增強(qiáng)公式的可讀性。五、知識拓展：宏的應(yīng)用

宏是一個(gè)指令集，用來告訴Excel完成用戶指定的動作。宏類似于計(jì)算機(jī)程序，但它是完全運(yùn)行于Excel之中的。用戶可以使用宏來完成枯燥、頻繁的重復(fù)性工作。例如，用戶可以創(chuàng)建一個(gè)宏，用來在工作表的每一行上輸入一組日期，并在每一單元格內(nèi)居中對齊日期，然后對此行應(yīng)用邊框格式；也可以創(chuàng)建一個(gè)宏，在“頁面設(shè)置”對話框中指定打印設(shè)置并打印文檔。由于宏病毒的影響和對編程的畏懼心理，很多人不敢用“宏”，或不知道什么時(shí)候可以用宏。其實(shí)大家盡管放心地去用，如果只是用“錄制宏”的方法，則只是把一些操作像用錄音機(jī)一樣錄下來，使用的時(shí)候，只要執(zhí)行這個(gè)宏，系統(tǒng)就會把那些操作再執(zhí)行一遍。下面給出了宏的應(yīng)用場合，只要用“錄制宏”就可以幫用戶完成任務(wù)，而不需要編程。如果想對所錄制的宏再進(jìn)行編輯，就要有一定的VBA知識了。1.設(shè)定一個(gè)每個(gè)工作表中都需要的固定形式的表頭。2.將單元格設(shè)置成一種有自己風(fēng)格的形式。3.每次打印都固定的頁面設(shè)置。4.頻繁或重復(fù)地輸入某些固定內(nèi)容，比如排好格式的公司地址、人員名單等。5.創(chuàng)建格式化表格。6.插入工作表或工作簿等。六、課后訓(xùn)練

1.根據(jù)圖2-29繪制表格，并且使用公式計(jì)算出年齡和25歲—35歲之間的人數(shù)。圖2-29工作人員情況表2.根據(jù)圖2-30繪制表格，并且使用公式和函數(shù)，計(jì)算出表格中總銷售額和平均銷售額的數(shù)據(jù)。圖2-30部門銷售業(yè)績表任務(wù)四使用函數(shù)【工作情境】李芳在掌握了如何使用公式進(jìn)行數(shù)據(jù)的加減乘除運(yùn)算之后，一些簡單的求和、平均值的計(jì)算都迎刃而解。但有時(shí)后一些復(fù)雜的運(yùn)算如求平方根、最大值等，則束手無策。因此，接下來李芳還需要掌握Excel中函數(shù)的使用。函數(shù)是Excel的內(nèi)置公式，可以進(jìn)行數(shù)學(xué)、文本、邏輯的運(yùn)算或者查找工作表的信息，與直接使用公式相比，使用函數(shù)可以進(jìn)行更加復(fù)雜的計(jì)算，并且速度更快，同時(shí)減少了錯誤的發(fā)生。一、學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握自動求和函數(shù)的使用。二、工作流程1.輸入函數(shù)輸入函數(shù)的方法通常有以下3種。(1)直接在單元格內(nèi)輸入。在輸入函數(shù)時(shí)，對于比較簡單的函數(shù)，可以直接在單元格內(nèi)輸入函數(shù)名及其參數(shù)即可。(2)在函數(shù)列表中選擇函數(shù)。輸入函數(shù)時(shí)，可以在函數(shù)列表中選擇函數(shù)，方法如下：①在編輯區(qū)內(nèi)輸入“=”這時(shí)名稱框內(nèi)就會出現(xiàn)函數(shù)列表，如圖2-31所示。圖2-31函數(shù)列表②從中選擇相應(yīng)的函數(shù)。(3)通過“插入函數(shù)”對話框選擇函數(shù)。對于比較復(fù)雜的函數(shù)，可以采用下面的方法進(jìn)行：①單擊要插入函數(shù)的單元格。②單擊常用工具欄上的“插入函數(shù)”按鈕，或選擇“插入”菜單中的“函數(shù)”命令，彈出“插入函數(shù)”對話框，如圖2-32所示。圖2-32“選擇函數(shù)”列表框③在“選擇類型”列表框中選擇合適的函數(shù)類型，在“選擇函數(shù)”列表框中選擇所需的函數(shù)名。④單擊“確定”按鈕。這時(shí)，將彈出所選函數(shù)的“函數(shù)參數(shù)”對話框，如圖2-33所示，它顯示了該函數(shù)的函數(shù)名、它的每個(gè)參數(shù)，以及參數(shù)的描述和函數(shù)的功能。⑤根據(jù)提示輸入每個(gè)參數(shù)值。如果要將單元格引用作為參數(shù)，可單擊參數(shù)框右側(cè)的“暫時(shí)隱藏對話框”按鈕，則只在工作表上方顯示參數(shù)編輯框。再從工作表上選定相應(yīng)的單元格，然后再次單擊，恢復(fù)原對話框。⑥單擊“確定”按鈕，完成函數(shù)的使用。圖2-33“函數(shù)參數(shù)”對話框2.自動求和求和計(jì)算是一種最常用的公式計(jì)算，使用工具欄上的“求和”按鈕，將自動對活動單元格上方或左側(cè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和計(jì)算。操作為：

(1)將光標(biāo)放在求和結(jié)果單元格。

(2)單擊“求和”按鈕，將自動出現(xiàn)求和函數(shù)SUM以及求和數(shù)據(jù)區(qū)域，如圖2-34所示。如果顯示的數(shù)據(jù)區(qū)域不正確，重新選定數(shù)據(jù)區(qū)域或輸入數(shù)據(jù)區(qū)域以修改公式。

(3)單擊“輸入”按鈕確定公式。圖2-34求和數(shù)據(jù)區(qū)域三、實(shí)踐操作：打印工作表當(dāng)打印工作表時(shí)，Excel會首先檢查工作表中是否有命名為“Print_Area”(打印區(qū)域)的區(qū)域，如果有，Excel將只打印此區(qū)域，如果沒有，則打印整個(gè)工作表的已使用區(qū)域。因此，如果只想打印工作表中的部分區(qū)域，應(yīng)將此區(qū)域設(shè)置為打印區(qū)域。1.設(shè)置打印區(qū)域首先選定要打印的區(qū)域，然后在“文件”菜單上選擇“打印區(qū)域”項(xiàng)，再單擊“設(shè)置打印區(qū)域”，如圖2-35所示。如果設(shè)置的打印區(qū)域是多個(gè)不連續(xù)的單元格區(qū)域，當(dāng)打印時(shí)，不連續(xù)的各打印區(qū)域?qū)⒋蛴≡诓煌捻撋?。如果想取消工作表中的全部打印區(qū)域，在“文件”菜單上選擇“打印區(qū)域”項(xiàng)，再單擊“取消打印區(qū)域”。圖2-35設(shè)置打印區(qū)域2.設(shè)置頁面設(shè)置好打印區(qū)域后，為了使打印出的頁面美觀，符合要求，還要對打印的頁面、頁邊距、頁眉/頁腳等項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)定，這些選項(xiàng)均通過“頁面設(shè)置”進(jìn)行。在“文件”菜單上單