辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)

第3章辦公中的文字和表格處理《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案1【本章內(nèi)容介紹】本章介紹了辦公中文字和表格處理的基本知識(shí)通過一個(gè)簡單、實(shí)用的“招錄公務(wù)員通知”文檔為例，講解了從文本錄入、內(nèi)容編輯、格式排版、頁面設(shè)置一直到打印操作、網(wǎng)上發(fā)布的文檔處理過程以制作“通知”公文為例介紹了公文向?qū)е谱鞴牡姆椒?，并介紹了公文處理的基本規(guī)范以制作“報(bào)考簡章”為例，介紹了復(fù)雜文檔制作的相關(guān)知識(shí)通過制作招錄職位表、報(bào)名登記表講解了辦公中各種表格的制作方法?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案2【本章主要知識(shí)點(diǎn)】文檔的錄入、編輯和排版文檔的頁面設(shè)置與打印操作利用向?qū)е谱鬓k公公文大綱視圖的使用多級(jí)標(biāo)題符號(hào)的設(shè)置樣式的設(shè)置與使用規(guī)則文字表格的制作復(fù)雜文字表格的制作利用Excel制作表格《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案33.1文字處理工作概述3.1.1文字處理及其文字處理軟件下圖描述了辦公中計(jì)算機(jī)文字處理的基本工作過程。《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案4文字處理軟件的主要功能1．文件存儲(chǔ)2．內(nèi)容編輯3．簡單排版4．輸入校驗(yàn)5．輸出6．提供輸入／輸出接口7．對(duì)象的嵌入與鏈接《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案53.1.2文字處理軟件的操作流程圖3-2文檔處理操作流程《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案63.2本章實(shí)例效果說明1圖3-3通知公文的正文效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案73.2本章實(shí)例效果說明2圖3-4附件1：“報(bào)名與考錄簡章”頁面效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案83.2本章實(shí)例效果說明3圖3-5附件2：“錄用職位表”表格效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案93.2本章實(shí)例效果說明4圖3-6附件3：“報(bào)名登記表”表格效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案103.2本本章實(shí)例效果果說明5圖3-7附附件4：：“報(bào)名推薦薦表”表格效效果《辦公自動(dòng)化化實(shí)用技術(shù)》》電子教案113.2本本章實(shí)例效果果說明6圖3-8附附件5：：“各市報(bào)名名信息匯總表表”表格效果果《辦公自動(dòng)化化實(shí)用技術(shù)》》電子教案123.3利利用一般文文檔處理流程程制作“招錄錄通知”啟啟動(dòng)Word并作相相關(guān)設(shè)置1．啟動(dòng)Word軟件2．工具欄的的設(shè)置（1）工具欄欄簡介（2）將并列列的“常用””工具欄與““格式”工具具欄分開（3）工具欄欄的顯示或隱隱藏《辦公自動(dòng)化化實(shí)用技術(shù)》》電子教案13文文字和符符號(hào)的錄入1．選擇漢字字輸入方法2．文本內(nèi)容容的輸入3．特殊符號(hào)號(hào)的錄入4．文檔錄入入后的聯(lián)機(jī)校校對(duì)《辦公自動(dòng)化化實(shí)用技術(shù)》》電子教案14文文檔內(nèi)容容的編輯和保保存1．光標(biāo)定位位2．選定文本本（1）選擇內(nèi)內(nèi)容較少并且且不是整段的的選?。?）選擇內(nèi)內(nèi)容多但不是是全文時(shí)的選選?。?）使用看看不見的選擇擇欄（4）利用快快捷鍵操作選選取（5）文檔內(nèi)內(nèi)容的擴(kuò)展選選?。?）選定的的簡化《辦公自動(dòng)化化實(shí)用技術(shù)》》電子教案15文文檔內(nèi)容容的編輯和保保存3．修改文本本技巧4．復(fù)制、移移動(dòng)、刪除文文本（1）利用快快捷鍵（2）菜單方方法（3）工具欄欄按鈕方法（4）鼠標(biāo)拖拖動(dòng)方法5．“選擇性性”粘貼的作作用6．撤消和恢恢復(fù)操作《辦公自動(dòng)化化實(shí)用技術(shù)》》電子教案16字字體與段段落格式排版版《辦公自動(dòng)化化實(shí)用技術(shù)》》電子教案17文文檔的頁頁面設(shè)置1．設(shè)置紙張張大小和方向向2．調(diào)整頁頁邊距3．設(shè)置頁眉眉、頁腳不同同以及垂直對(duì)對(duì)齊方式4．確定每頁頁中的行數(shù)和和每行的字符符數(shù)《辦公自動(dòng)化化實(shí)用技術(shù)》》電子教案18打打印效果果的預(yù)覽《辦公自動(dòng)化化實(shí)用技術(shù)》》電子教案19文文檔的打打印輸出1．打印操作作的基本步驟驟2．打印操作作的其他方式式（1）文檔的的快速打?。?）一次連連續(xù)打印多篇篇文檔（3）“打印印”對(duì)話框中中其他常用項(xiàng)項(xiàng)目設(shè)置3．文檔打印印操作時(shí)的相相關(guān)問題（1）打印功功能選項(xiàng)和設(shè)設(shè)置打印機(jī)屬屬性設(shè)置（2）暫停和和終止打印《辦公自動(dòng)化化實(shí)用技術(shù)》》電子教案20文文檔的網(wǎng)網(wǎng)上發(fā)布《辦公自動(dòng)化化實(shí)用技術(shù)》》電子教案213.4辦辦公文字處處理規(guī)范及其其公文向?qū)?yīng)應(yīng)用辦辦公室文文字處理的基基本規(guī)范1．公文種類類2．公文格式式3．公文用紙紙4．公文用字字5．公文書寫寫利利用公文文向?qū)е谱髡姓袖浲ㄖ奈摹掇k公自動(dòng)化化實(shí)用技術(shù)》》電子教案223.5制制作““報(bào)考簡章章”復(fù)雜文文檔3.5.1Word視圖圖方式簡介介3.5.2利用用大綱視圖圖輸入報(bào)考考簡章的各各級(jí)標(biāo)題《辦公自動(dòng)動(dòng)化實(shí)用技技術(shù)》電子子教案23復(fù)復(fù)雜文檔的的文字快速速錄入技巧巧1．借助外外部設(shè)備2．自己定定義新詞3．利用自自動(dòng)圖文集集4．善于使使用自動(dòng)更更正5．巧妙利利用替換功功能6．掌握一一些漢字輸輸入方法的的使用技巧巧《辦公自動(dòng)動(dòng)化實(shí)用技技術(shù)》電子子教案243.5.4編號(hào)號(hào)和項(xiàng)目符符號(hào)的設(shè)置置《辦公自動(dòng)動(dòng)化實(shí)用技技術(shù)》電子子教案253.5.5樣式式的應(yīng)用與與管理1．樣式的的基本知識(shí)識(shí)2．直接套套用樣式3．新建樣樣式4．使用自自己新建的的樣式5．修改樣樣式6．樣式的的管理《辦公自動(dòng)動(dòng)化實(shí)用技技術(shù)》電子子教案263.6電電子表表格處理概概述3.6.1電子子表格類型型劃分和制制作軟件選選取表3-2辦公用電子子表格的常常見類型類型詳細(xì)分類舉例1文字表格11規(guī)則的文字表格日程安排表、假日值班表等12復(fù)雜的文字表格求職簡歷表、項(xiàng)目審批表等2數(shù)字表格21數(shù)字不參與運(yùn)算出貨單、發(fā)貨單等22數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表商品銷售統(tǒng)計(jì)表、損益表等23數(shù)據(jù)庫格式表格學(xué)生成績表、公司銷售表等24數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格有各個(gè)月份數(shù)據(jù)表格組成的年度考勤表《辦公自動(dòng)動(dòng)化實(shí)用技技術(shù)》電子子教案27電子表格制制作軟件選選取1．規(guī)則的的文字表格格用Word中的““插入表格格”方法或或者直接利利用Excel填表表完成。2．單元格格懸殊的復(fù)復(fù)雜文字表表格，利用用Word的“繪制制表格”方方法制作。。3．形狀雖雖然很不規(guī)規(guī)則，但可可明顯看出出大的單元元格是由小小的單元格格組合而成成，適宜于于用Excel制作作，大的單單元格可通通過選取單單元格區(qū)域域，然后““合并居中中”來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)。4．包含大大量數(shù)字并并且需要進(jìn)進(jìn)行公式、、函數(shù)運(yùn)算算的表格最最好使用Excel制作。5．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和和數(shù)據(jù)庫表表格適合使使用Excel制作作，其中利利用Excel制作作數(shù)據(jù)庫表表格并進(jìn)行行數(shù)據(jù)處理理將在下一一章進(jìn)行詳詳細(xì)介紹。?！掇k公自動(dòng)動(dòng)化實(shí)用技技術(shù)》電子子教案283.6.2電子子表格的常常用術(shù)語和和通用操作作1．表格的的創(chuàng)建2．表格整整體的縮放放與移動(dòng)3．表格行行高、列寬寬的調(diào)整與與斜線表頭頭設(shè)置4．表格中中單元格的的拆分與合合并5．表格邊邊框與底紋紋背景的設(shè)設(shè)置6．表格中中單元格、、行、列的的編輯7．表格單單元格中文文字的對(duì)齊齊方式設(shè)置置8．表格中中的排序與與公式計(jì)算算9．表格與與文本的轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換操作10．拆分分與合并表表格《辦公自動(dòng)動(dòng)化實(shí)用技技術(shù)》電子子教案293.7利利用WORD的插插入表格法法制作規(guī)則則的錄用職職位表（具體內(nèi)容容參見教材材27）《辦公自動(dòng)動(dòng)化實(shí)用技技術(shù)》電子子教案303.8利利用WORD的的繪制表格格法制作稍稍復(fù)雜的報(bào)報(bào)名登記表表1．制作表表格標(biāo)題2．繪制表表格3．合并與與拆分單元元格4．調(diào)整表表格的整體體形狀5．表格中中文字的編編排6．設(shè)置表表格外框線線的粗線效效果《辦公自動(dòng)動(dòng)化實(shí)用技技術(shù)》電子子教案313.9利利用EXCEL制作報(bào)名名匯總表3.9.1表格格框架的建建立3.9.2表格格格式的設(shè)設(shè)置1．標(biāo)題的的跨列居中中設(shè)置2．單元格格中文字格格式的設(shè)置置3．表格邊邊框線的設(shè)設(shè)置3.9.3表格格的頁面設(shè)設(shè)置1．“頁面面”選項(xiàng)卡卡2．“頁邊邊距”選項(xiàng)項(xiàng)卡3．“頁眉眉／頁腳””選項(xiàng)卡4．“工作作表”選項(xiàng)項(xiàng)卡3.9.4表格格的打印預(yù)預(yù)覽3.9.5表格格的打印輸輸出《辦公自動(dòng)動(dòng)化實(shí)用技技術(shù)》電子子教案32小結(jié)結(jié)在辦公事務(wù)務(wù)中，文字字和表格處處理是經(jīng)常常進(jìn)行的兩兩種操作。。本章通過辦辦公實(shí)踐中中的一個(gè)““招錄公務(wù)務(wù)員考試””綜合實(shí)例例，詳細(xì)介介紹了辦公公中文字處處理和表格格處理的基基本知識(shí)和和具體操作作方法。主主要內(nèi)容包包括：文字字處理的工工作流程以以及辦公公公文的規(guī)范范處理方法法；文檔處處理中的錄錄入、編輯輯、排版、、頁面設(shè)置置與打印操操作；利用用向?qū)е谱髯鬓k公公文文；復(fù)雜文文檔制作中中的大綱視視圖運(yùn)用、、多級(jí)標(biāo)題題符號(hào)的設(shè)設(shè)置、樣式式的使用等等；規(guī)則文文字表格的的制作，復(fù)復(fù)雜文字表表格的制作作以及利用用Excel制作表表格的方法法。通過本章的的學(xué)習(xí)，讀讀者可以達(dá)達(dá)到能夠熟熟練進(jìn)行辦辦公業(yè)務(wù)管管理中文字字處理和表表格處理工工作，對(duì)日日常工作中中像公告文文件、工作作計(jì)劃、年年度總結(jié)、、調(diào)查報(bào)告告、科研論論文等文檔檔能夠進(jìn)行行嫻熟的輸輸入、編輯輯、排版和和打印操作作；對(duì)于各各種工作日日程表、節(jié)節(jié)假日值班班表、報(bào)名名登記表、、銷售信息息匯總表等等各種格式式的表格能能夠熟練編編排和制作作。《辦公自動(dòng)動(dòng)化實(shí)用技技術(shù)》電子子教案33習(xí)題題一、填空1．在Word文檔檔中要選擇擇一個(gè)矩形形區(qū)域，應(yīng)應(yīng)該在拖動(dòng)動(dòng)鼠標(biāo)的同同時(shí)按住______鍵。2．在Word中可可以利用文文檔左側(cè)的的選擇區(qū)來來選擇文本本，方法為為：單擊可可以選擇___________，雙雙擊可以選選擇___________，三擊可可以選擇___________。3．選擇全全部文檔內(nèi)內(nèi)容有三種種方法，分分別是_________、、_______和和_______________。。4．將一篇篇文檔中多多處都出現(xiàn)現(xiàn)的縮略詞詞“OA””全部修改改為“辦公公自動(dòng)化””的方法為為______________________。5．將選擇擇的文本的的字體格式式或段落格格式復(fù)制到到其它文字字或段落中中，應(yīng)該使使用Word“常常用”工具具欄上的___________按鈕鈕，單擊它它可以___________。雙擊擊可以___________。6．在應(yīng)用用Word編輯含有有英文的文文檔，如果果出現(xiàn)單詞詞拼寫錯(cuò)誤誤，則英文文單詞下面面自動(dòng)加上上___________；；如果有語語法錯(cuò)誤，，則英文句句子被自動(dòng)動(dòng)加上___________。7．可以通通過選擇菜菜單項(xiàng)“___________|___________”打打印當(dāng)前文文檔。8．某個(gè)文文檔基本頁頁面是縱向向的，如果果其中某一一頁需要橫橫向頁面，，則應(yīng)該______。9．在Word中，，當(dāng)前文檔檔的總頁數(shù)數(shù)和當(dāng)前頁頁的頁號(hào)顯顯示在窗口口的______位位置。10．在Excel中，要實(shí)實(shí)現(xiàn)表格標(biāo)標(biāo)題的跨列列居中，應(yīng)應(yīng)該單擊____工工具欄上的的_____按鈕。?！掇k公自動(dòng)動(dòng)化實(shí)用技技術(shù)》電子子教案34二、判斷1．在Word中，，一段文本本內(nèi)容錄完完后，最好好馬上就進(jìn)進(jìn)行排版。。（（））2．在Word環(huán)境境下，文檔檔只能以““DOC””為擴(kuò)展名名進(jìn)行保存存。（（）3．按Del鍵和使使用“編輯輯”菜單下下的“剪切切”命令，，都能夠?qū)⑦x定的內(nèi)內(nèi)容刪除，，因此這是是兩個(gè)完全全等效的操操作。（（））4．在Word中創(chuàng)創(chuàng)建的表格格在打印時(shí)時(shí)肯定帶有有邊框線。。（（）5．Excel表格格的單元格格中顯示的的內(nèi)容與單單元格的格格式無關(guān)。。（（）《辦公自動(dòng)動(dòng)化實(shí)用技技術(shù)》電子子教案35三、簡答題題1．請(qǐng)說出出文字處理理的工作流流程以及各各個(gè)步驟的的主要工作作。2．文檔錄錄入應(yīng)該注注意什么原原則？3．文檔中中特殊符號(hào)號(hào)的錄入有有幾種方法法？分別如如何操作？？4．在長文文檔編排中中，為了加加快文字輸輸入的速度度，可以采采取哪些技技巧？5．一篇文文檔共3頁頁，正文內(nèi)內(nèi)容有12個(gè)自然段段。請(qǐng)說出出在下列情情形下選擇擇文本的最最快方法：：A.第3段內(nèi)容的的最后3句句；B.從從第2段到到倒數(shù)第2段；C.最后3段段；D.全全文。6、如何利利用“替換換”功能將將一篇文檔檔中多處出出現(xiàn)的“辦辦公自動(dòng)化化”詞語用用一種特殊殊格式設(shè)置置（比如設(shè)設(shè)置為紅色色、粗體、、黑體、雙雙下劃線））？7．怎樣打打印Word一篇文文檔中的第第1到5頁頁，以及第第7、9、、13頁的的內(nèi)容？8．在Word中如如何打印文文檔中的某某一部分（（如一個(gè)段段落或圖片片等）內(nèi)容容？9．在Word中，，如何進(jìn)行行項(xiàng)目符號(hào)號(hào)和編號(hào)的的設(shè)置？10.請(qǐng)請(qǐng)說明表格格處理中的的通用操作作以及電子子表格制作作時(shí)的軟件件選取原則則。《辦公自動(dòng)動(dòng)化實(shí)用技技術(shù)》電子子教案36四、應(yīng)用題題1．請(qǐng)自行行將本章的的實(shí)例文檔檔全部操作作一遍。2．觀察習(xí)習(xí)題圖3-1排版效效果，模仿仿制作該文文檔，操作作中注意文文字和符號(hào)號(hào)的錄入方方法原則，，字體、段段落格式設(shè)設(shè)置，并適適當(dāng)進(jìn)行頁頁面效果設(shè)設(shè)置。習(xí)題題圖圖3-1《辦辦公公自自動(dòng)動(dòng)化化實(shí)實(shí)用用技技術(shù)術(shù)》》電電子子教教案案373．．根根據(jù)據(jù)本本書書第第一一章章的的內(nèi)內(nèi)容容，，模模仿仿本本書書的的編編寫寫風(fēng)風(fēng)格格進(jìn)進(jìn)行行復(fù)復(fù)雜雜的的長長文文檔檔練練習(xí)習(xí)，，不不需需要要輸輸入入過過多多正正文文內(nèi)內(nèi)容容，，主主要要體體會(huì)會(huì)大大綱綱視視圖圖模模式式的的運(yùn)運(yùn)用用、、編編號(hào)號(hào)和和項(xiàng)項(xiàng)目目符符號(hào)號(hào)的的設(shè)設(shè)