會計信息化實用教程用友會計信息化專第三章基礎設置

會計信息化實用教程第3章基礎設置目錄3.1基礎檔案整理3.2基礎檔案錄入3.1基礎檔案整理檔案分類檔案目錄檔案用途前提條件機構設置部門檔案設置與企業(yè)財務核算和管理有關的部門先設置部門編碼方案職員檔案設置企業(yè)的各個職能部門中需要對其核算和業(yè)務管理的職工信息先設置部門檔案，才能在其下增加職員往來單位客戶分類便于進行業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析先對客戶分類，然后確定編碼方案客戶檔案便于進行客戶管理和業(yè)務數(shù)據(jù)的錄入、統(tǒng)計、分析先建立客戶分類檔案供應商分類便于進行業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析先對供應商分類，然后確定編碼方案供應商檔案便于進行供應商管理和業(yè)務數(shù)據(jù)的錄入、統(tǒng)計、分析先建立供應商分類檔案地區(qū)分類針對客戶/供應商所屬地區(qū)進行分類，便于進行業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析3.1基礎檔案整理存貨存貨分類便于進行業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析先對存貨分類，然后確定編碼方案存貨檔案便于存貨核算、統(tǒng)計、分析和實物管理先確定對存貨分類、確定編碼方案財務會計科目設置企業(yè)核算的科目目錄先設置科目編碼方案及外幣憑證類別設置企業(yè)核算的憑證類型外幣設置企業(yè)用到的外幣種類及匯率項目目錄設置企業(yè)需要對其進行核算和管理的對象、目錄可將存貨、成本對象、現(xiàn)金流量直接作為核算的項目目錄收付結算結算方式設置資金收付業(yè)務中用到的結算方式付款條件設置企業(yè)與往來單位協(xié)議規(guī)定的收、付款折扣優(yōu)惠方法開戶銀行設置企業(yè)在收付結算中對應的開戶銀行信息3.1基礎檔案整理案分類案目錄檔案用途前提條件業(yè)務倉庫檔案設置企業(yè)存放存貨的倉庫信息收發(fā)類別設置企業(yè)的入庫、出庫類型采購類型設置企業(yè)在采購存貨時的各項業(yè)務類型先設置好收發(fā)類別為收的收發(fā)類別銷售類型設置企業(yè)在銷售存貨時的各項業(yè)務類型先設置好收發(fā)類別為發(fā)的收發(fā)類別產(chǎn)品結構用于設置企業(yè)各種產(chǎn)品的組成內(nèi)容，以利于配比出庫、成本計算先設置存貨、倉庫檔案3.2基礎檔案錄入3.2.1機構設置3.2.2往來單位3.2.3財務3.2.4收付結算3.2.1機構設置1．部門檔案這里的部門是指與企業(yè)財務核算或業(yè)務管理相關的職能單位，不一定與企業(yè)設置的現(xiàn)有部門一一對應。設置部門檔案的目的在于按部門進行數(shù)據(jù)匯總和分析。2．職員檔案職員檔案的作用是設置企業(yè)的各個職能部門中需要對其核算和業(yè)務管理的職工信息，以便按職員進行記錄、查詢和統(tǒng)計。3.2.2往來單位1．客戶分類當企業(yè)的往來客戶較多時，可以按照某種分類標準對客戶進行分類管理，以便分類匯總統(tǒng)計。對客戶進行分類，既可以根據(jù)合作時間將客戶分為長期客戶、中期客戶和短期客戶，也可以按信用等級分類，還可以按客戶所屬行業(yè)分類。2．客戶檔案客戶是企業(yè)的重要資源。手工方式下，客戶詳細信息掌握在相應的業(yè)務員手中，一旦業(yè)務員工作變動，就會遺失大量客戶信息，給企業(yè)帶來損失。建立計算機管理系統(tǒng)時，需要全面整理客戶資料并錄入系統(tǒng)，以便有效地管理客戶、服務客戶。3.2.2往來單位3．供應商分類當企業(yè)的往來供應商較多時，可以按照某種分類標準對供應商進行分類管理，以便分類匯總統(tǒng)計。對供應商可以根據(jù)地區(qū)、行業(yè)、供料性質等進行分類。4．供應商檔案供應商檔案與客戶檔案極為相似。供應商檔案中也包含了與業(yè)務處理環(huán)節(jié)相關的大量信息，分為“基本”、“聯(lián)系”、“信用”、“其他”四個標簽存放。供應商檔案必須建立在最末級供應商分類之下。5．地區(qū)分類如果需要對客戶或供應商按地區(qū)進行統(tǒng)計，就應該建立地區(qū)分類體系。3.2.3財務1．會計科目2．憑證類別3．外幣種類4．項目目錄1．．會會計計科科目目（1））設設置置會會計計科科目目的的原原則則會計計科科目目的的設設置置必必須須滿滿足足會會計計報報表表編編制制的的要要求求，，凡凡是是報報表表所所用用數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)需需從從系系統(tǒng)統(tǒng)提提取取的的，，必必須須設設立立相相應應科科目目。。會計計科科目目要要保保持持相相對對穩(wěn)穩(wěn)定定。。設置置會會計計科科目目要要考考慮慮各各子子系系統(tǒng)統(tǒng)的的銜銜接接。。在在總總賬賬系系統(tǒng)統(tǒng)中中，，只只有有末末級級會會計計科科目目才才允允許許有有發(fā)發(fā)生生額額，，才才能能接接收收各各個個子子系系統(tǒng)統(tǒng)轉轉入入的的數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)，，因因此此，，要要將將各各個個子子系系統(tǒng)統(tǒng)中中的的核核算算科科目目設設置置為為末末級級科科目目。。1．會計科目目（2）增加會會計科目科目編碼碼科目編碼就是是按科目編碼碼方案對每一一科目進行編編碼定義。對對科目進行編編碼便于反映映上下級會計計科目間的邏邏輯關系；便便于計算機識識別和處理；；將會計科目目編碼作為數(shù)數(shù)據(jù)處理的關關鍵字，便于于檢索、分類類及匯總；減減少輸入工作作量，提高輸輸入速度；促促進會計核算算的規(guī)范化和和標準化。設置會計科目目編碼時應注注意：一級會會計科目編碼碼要符合會計計制度的統(tǒng)一一要求，明細細科目編碼要要滿足建賬時時設定的編碼碼規(guī)則。1．會計科目目科目名稱稱科目名稱分為為科目中文名名稱和科目英英文名稱，兩兩者不能同時時為空。科目目漢字名稱是是證、賬、表表上顯示和打打印的標志，，必須意義明明確、用語規(guī)規(guī)范、盡量避避免重名。科目類型型科目類型是按按會計科目性性質對會計科科目進行劃分分。按照會計計制度規(guī)定,科目類型型分為五大類類，即資產(chǎn)、、負債、所有有者權益、成成本、損益五五類。由于一一級科目編碼碼的首位數(shù)字字與科目類型型有直接的對對應關系，即即科目大類代代碼“1=資資產(chǎn)類”、““2=負債負負債”、“3=共同類””、“4=所所有者權益類類”、“5=成本類”、、“6=損益益類”，因此此，系統(tǒng)可以以根據(jù)科目編編碼自動識別別科目類型。。1．會計科目目賬頁格式式賬頁格式規(guī)定定了查詢和打打印時該科目目的會計賬頁頁形式。賬頁頁格式一般分分為金額式、、外幣金額式式、數(shù)量金額額式、數(shù)量外外幣式幾類。。一般情況下下，有外幣核核算的科目可可設為外幣金金額式，有數(shù)數(shù)量核算的科科目可設為數(shù)數(shù)量金額式，，既有外幣又又有數(shù)量核算算的科目可設設為外幣數(shù)量量式，既無外外幣又無數(shù)量量核算的科目目可設為金額額式。外幣核算算該科目是否核核算外幣。如如果是外幣，，則需要選擇擇外幣種類。。一個科目只只能核算一種種外幣。數(shù)量核算算用于設定該科科目是否有數(shù)數(shù)量核算，以以及數(shù)量計量量單位。計量量單位可以是是任何漢字或或字符，例如如千克、件、、噸等1．會計科目目匯總打印印在同一張憑證證中，當某科科目或有同一一上級科目的的末級科目需需要有多筆同同方向的分錄錄時，如果希希望將這些筆筆分錄按科目目匯總成一筆筆打印，則需需要將該科目目設置為“匯匯總打印”，，匯總的科目目設置成該科科目的本身或或其上級科目目。封存被封存的科目目在制單時不不可以使用。?？颇啃再|質增加登記在借借方的科目，，科目性質為為借方；增加加登記在貸方方的科目，科科目性質為貸貸方。用戶只只能在一級科科目設置科目目性質，下級級科目的科目目性質與其一一級科目相同同，已有數(shù)據(jù)據(jù)的科目不能能再修改科目目性質。1．會計科目目輔助核算輔助核算也叫叫輔助賬類，，用于說明本本科目是否有有其它核算要要求。系統(tǒng)除除完成一般的的總賬、明細細賬核算外，，還提供以下下幾種專項核核算功能：部門核算、個個人往來核算算、客戶往來來核算、供應應商往來核算算、項目核算算。一般地，收入入或費用類科科目可設置部部門輔助核算算。日常運營營中，當收入入或費用發(fā)生生時，系統(tǒng)要要求實時確認認收入或費用用的部門歸屬屬，記賬時同同時登記總賬賬、明細賬和和部門輔助賬賬；與客戶的的往來科目如如應收賬款、、應收票據(jù)、、預收賬款可可設成客戶往往來核算；應應付賬款、應應付票據(jù)、預預付賬款可設設成供應商往往來核算；在在建工程及收收入成本類科科目可設成項項目核算，用用于按項目歸歸集收入或費費用。輔助賬類必須須設在末級科科目上，但為為了查詢或出出賬方便，有有些科目也可可以在末級科科目和上級科科目同時設輔輔助賬類。1．會計科目目日記賬手工核算下，，只對現(xiàn)金和和銀行科目記記日記賬。而而在計算機環(huán)環(huán)境下，突破破了記賬速度度這個瓶頸，，企業(yè)可以根根據(jù)管理需要要設置對任意意科目記日記記賬。銀行賬對銀行科目需需要設置銀行行賬。1．會計科目目輔助核算輔助核算也叫叫輔助賬類，，用于說明本本科目是否有有其它核算要要求。系統(tǒng)除除完成一般的的總賬、明細細賬核算外，，還提供以下下幾種專項核核算功能：部門核算、個個人往來核算算、客戶往來來核算、供應應商往來核算算、項目核算算。一般地，收入入或費用類科科目可設置部部門輔助核算算。日常運營營中，當收入入或費用發(fā)生生時，系統(tǒng)要要求實時確認認收入或費用用的部門歸屬屬，記賬時同同時登記總賬賬、明細賬和和部門輔助賬賬；與客戶的的往來科目如如應收賬款、、應收票據(jù)、、預收賬款可可設成客戶往往來核算；應應付賬款、應應付票據(jù)、預預付賬款可設設成供應商往往來核算；在在建工程及收收入成本類科科目可設成項項目核算，用用于按項目歸歸集收入或費費用。輔助賬類必須須設在末級科科目上，但為為了查詢或出出賬方便，有有些科目也可可以在末級科科目和上級科科目同時設輔輔助賬類。1．會計科目目1．會計科目目（3）修改和和刪除會計科科目如果需要對已已建立會計科科目的某些屬屬性，例如賬賬頁格式、輔輔助核算、匯匯總打印、封封存標識等進進行修改，可可以通過系統(tǒng)統(tǒng)提供的“修修改”功能來來完成。如果會計科目目未經(jīng)使用，，也可通過““刪除”功能能來刪除。刪刪除會計科目目時應遵循““自下而上””的原則。1．會計科目目（4）指定會會計科目指定會計科目目是指定出納納的專管科目目，一般指現(xiàn)現(xiàn)金科目和銀銀行存款科目目。指定科目目后，才能執(zhí)執(zhí)行出納簽字字，從而實現(xiàn)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行行管理的保密密性，才能查查看現(xiàn)金、銀銀行存款日記記賬。1．會計科目目2．憑證類別別系統(tǒng)提供五種種常用分類方方式供用戶選選擇：（（1）記賬賬憑證；（（2）收收款憑證、付付款憑證、轉轉賬憑證；（（3））現(xiàn)金憑證、、銀行憑證、、轉賬憑證；；

（4）現(xiàn)金收款款憑證、現(xiàn)金金付款憑證、、銀行收款憑憑證、銀行付付款憑證、轉轉賬憑證；（（5））自定義憑證證類別。憑憑證分類類不影響記賬賬的結果，一一般而言，可可分為收款憑憑證、付款憑憑證和轉賬憑憑證。業(yè)務量量較少的單位位可不分類，，即只設置““記賬憑證””一種類別。。2．憑證類別別某些類別的憑憑證在制單時時對科目有一一定限制，本本系統(tǒng)提供五五種限制類型型：（（1）借方必必有。制單時時，此類憑證證的借方限制制科目至少有有一個發(fā)生額額。（（2）貸方必必有。制單時時，此類憑證證的貸方限制制科目至少有有一個發(fā)生額額。（（3）憑證必必有。制單時時，此類憑證證無論借方限限制科目還是是貸方限制科科目，至少一一方有發(fā)生額額。（（4）憑證必必無。制單時時，此類憑證證無論借方限限制科目還是是貸方限制科科目均無發(fā)生生額。（（5）無限限制。制單時時，此類憑證證可使用所有有合法的科目目。2．憑證類別別3．外幣種類類外幣設置時需需要定義以下下項目：（1）幣符及及幣名：即定定義外幣的表表示符號及其其中文名稱。。（2）匯率小小數(shù)位：定義義外幣的匯率率小數(shù)位數(shù)。。（3）折算方方式：分為直直接匯率與間間接匯率兩種種。直接匯率率即“外幣××匯率=本位位幣”，間接接匯率即“外外幣÷匯率=本位幣”。。（4）外幣最最大誤差：在在記賬時，如如果外幣×（（或÷）匯率率-本位幣>外幣最大誤誤差，則系統(tǒng)統(tǒng)給予提示，，系統(tǒng)默認最最大折算誤差差為0.00001，，即不相等時時就提示。（5）固定匯匯率與浮動匯匯率：對于使使用固定匯率率（即使用月月初或年初匯匯率）作為記記賬匯率的用用戶，在填制制每月的憑證證前，應預先先在此錄入該該月的記賬匯匯率，否則在在填制該月外外幣憑證時，，將會出現(xiàn)匯匯率為零的錯錯誤。對于使使用變動匯率率（即使用當當日匯率）作作為記賬匯率率的用戶，在在填制憑證的的當天，應預預先在此錄入入該天的記賬賬匯率。3．外幣種類類4．項目目錄錄（1）定義項項目大類。定定義項目大類類包括指定項項目大類名稱稱、定義項目目級次和定義義項目欄目三三項工作。項項目級次是確確定該項目大大類下所管理理的項目的級級次及每級的的位數(shù)。項目目欄目是針對對項目屬性的的記錄。例如如定義項目大大類“工程””，工程下又又分了一級，，設置1位數(shù)數(shù)字即可，工工程要記錄的的必要內(nèi)容如如“工程號””、“工程名名稱”、“負負責人”、““開工日期””、“完工日日期”等可作作為項目欄目目。（2）指定核核算科目。指指定設置了項項目輔助核算算的科目具體體要核算哪一一個項目，建建立項目與核核算科目之間間的對應關系系。（3）定義項項目分類。例