公司會計檔案管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔十三、會計檔案管理制度第一條為加強(qiáng)會計檔案的管理特制定本管理制度第二條企業(yè)的會計檔案包括會計憑證會計賬簿會計報告查賬報告驗(yàn)資報告財務(wù)會計制度以及與經(jīng)營管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其他重要文件如合同章程董事會計等各種會計資料第三條會計檔案的保存財務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)保存會計檔案定期將財務(wù)部歸檔的會計資料按順序立卷登記有效會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類會計檔案保管期滿需要銷毀時由會計檔案管理人員提出銷毀意見經(jīng)部門經(jīng)理審查總經(jīng)理批準(zhǔn)報上級有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊銷毀時應(yīng)由審計部和財務(wù)部有關(guān)人員共同參加并在銷毀單上簽名或蓋章第四條會計檔案的借用財務(wù)人員因工作需要查閱會計檔案時必須按規(guī)定程序借用并及時歸還若要查閱入庫檔案必須辦理有關(guān)借用手續(xù)集團(tuán)內(nèi)各單位若因公需要查閱會計檔案時必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)經(jīng)財務(wù)經(jīng)理同意方能由檔案管理人員接待查閱外單位人員因公需要查閱會計檔案時應(yīng)持有單位介紹信經(jīng)財務(wù)經(jīng)理同意后方能由檔案管理人員接待查閱并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會計檔人的工作單位查閱日期會計檔案名稱及查閱理由會計檔案一般不得帶出室外如有特殊情況需帶出室外復(fù)制時必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)并限期歸還第五條由于會計人員的變動或會計機(jī)構(gòu)的改變等會計檔案需要轉(zhuǎn)交時須辦理交接手續(xù)并由監(jiān)交人移交人接收人簽字或蓋章第六條本辦法適用于公司總部、下屬全資及控股企業(yè)。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔3.3嚴(yán)格執(zhí)行支票管理制度，使用支票必須經(jīng)分公司總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理兩人簽同意后方可開出。出納員辦理每一筆收付款業(yè)務(wù)的依據(jù)，必須根據(jù)會計（財務(wù)經(jīng)理）編制的，并經(jīng)審核無誤的憑證。3.4建立、建全現(xiàn)金、銀行存款的各種賬目，出納員每辦理一筆收付款業(yè)務(wù)前，必須堅持復(fù)核每一筆收付款憑證所反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容和金額，對不完整、不合法的憑證應(yīng)拒絕付款，并及時向分公司財務(wù)經(jīng)理或股份公司財務(wù)審計部反映。3.5月末分公司銀行存款余額與銀行對賬單核對，要及時編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，使賬面余額與銀行對賬單上的余額相符。對未達(dá)賬款要及時查詢，并督促有關(guān)人員及時處理。3.6為了確保安全，分公司向銀行提取或存入現(xiàn)金時，應(yīng)由分公司財務(wù)經(jīng)理配備人員同行，采取相應(yīng)的安全措施，同時保險柜密碼嚴(yán)格保密，鑰匙要妥善保管不得丟失，不得交給他人。3.7不得將出納工作隨意交代他人代管，如確有原因離崗時，必須由分公司財務(wù)經(jīng)理指派他人代管，而且交接手續(xù)雙方必須清楚。3.8出納員使用的各種印章，如支票印鑒、“現(xiàn)金收訖”、“現(xiàn)金付訖”、“銀行收訖”、“銀行付訖”等都要妥善保管。為了分清責(zé)任，支票印鑒必須堅持分管的原則。任何時侯都不能一個人保管和使用支票的所有印鑒。3.9加強(qiáng)有價證券的管理，有價證券必須存放在保險柜中并設(shè)立備查賬，保護(hù)有價證券安全、完整不受損（要轉(zhuǎn)回股份公司的必須及時辦理手續(xù)轉(zhuǎn)回）。3.10出納人員不能兼任會計稽核、會計檔案保管、收入費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)的賬簿登記工作。3.11按時完成分公司財務(wù)經(jīng)理交付的其他臨時性工作。注：銷售分公司未設(shè)會計崗位的，由財務(wù)經(jīng)理兼任會計工作崗位。八、會計檔案管理制度1、為加強(qiáng)會計檔案管理，特制定本管理辦法。2、本公司的會計檔案包括：會計憑證、會計帳簿、稅務(wù)申報資料、會計報告、審計報告、驗(yàn)資報告、資產(chǎn)評估報告、財務(wù)管理制度以及與經(jīng)營管理有關(guān)的其它重要文件，如合同、章程等各種會計資料。3、會計檔案的保存。財務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)保存會計檔案，定期將財務(wù)部歸檔的會計資料，整理裝訂后按順序立卷登記。會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見本制度第七條。會計檔案應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)部門經(jīng)理審查，股份公司財務(wù)部批準(zhǔn)，并報上級有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應(yīng)由股份公司財務(wù)審計部有關(guān)人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。4、會計檔案的借用。財務(wù)人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復(fù)印時，必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并限期歸還。5、由于會計人員的變動或會計機(jī)構(gòu)的改變等，會計檔案需要轉(zhuǎn)交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。6、本辦法適用于公司總部、分公司、下屬全資及控股公司。7、會計檔案保管期限會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。(一)會計憑證類:(1)、原始憑證、記帳憑證匯總憑證15年(2)、銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單5年(二)會計帳簿類：(1)、日記帳15年其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年(2)、明細(xì)帳、總帳、輔助帳15年(3)、固定資產(chǎn)報廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管5年(三)會計報表類：(1)、主要財務(wù)指標(biāo)報表（包括文字分析）3年(2)、月、季度會計報表（包括文字分析）5年(3)、年度會計報表（包括文字分析）永久(四)其他類：(1)、會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久(2)、財務(wù)成本計劃3年(3)、主要財務(wù)會計文件、合同、協(xié)議永久九、附則1、本制度從二零零三年開始執(zhí)行。2、本制度解釋權(quán)屬股份公司財務(wù)審計部。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔會計檔案管理辦法1目的為了加強(qiáng)會計檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化管理，根據(jù)國家《檔案法》、《會計法》和《會計檔案管理辦法》，結(jié)合本廠的實(shí)際情況，制定本辦法。2適用范圍2.1.1會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證、其他會計憑證；2.1.2會計帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計帳2.1.3財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明其他財務(wù)報告；2.1.4其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，計算機(jī)備份資料等。3引用文件GB/T1.1-2000

標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則GB/T15498-1995

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系

管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成和要求3.1GB/T800-2001電力行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制規(guī)則DL/T600-2001電力標(biāo)準(zhǔn)編寫的基本規(guī)定《中華人民共和國會計法》財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》財政部會計司《企業(yè)會計制度》（及其它上級部門頒布的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定或文件）4術(shù)語與定義會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。5職責(zé)會計檔案管理由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。財務(wù)部檔案會計具體負(fù)責(zé)會計核算的立卷、整理、歸檔、保管等工作，出納人員不得兼管會計檔案。檔案室會計檔案管理員具體負(fù)責(zé)會計檔案的管理工作。6管理內(nèi)容與要求6.1會計檔案歸檔要求：6.1.1對于每年形成的會計檔案，應(yīng)由財務(wù)部按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊。各會計人員對本崗位產(chǎn)生的會計核算資料應(yīng)定期收集、審查核對，按照檔案管理要求整理立卷、編制目錄、裝訂成冊并由立卷人簽章，然后交互濟(jì)妥善保管。6.1.2本年度的會計檔案在年度終了后，暫由財務(wù)部保管一年，第二年由財務(wù)部檔案會計編制移交清冊向檔案室辦理移交。財務(wù)部必須按期將應(yīng)歸檔的互濟(jì)檔案，全部移交檔案室，不得自行封包保存。6.1.3檔案室接受保管的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝，個別需要重新整理的，應(yīng)會同財務(wù)部共同拆封整理，以分清責(zé)任。檔案室對于違反會計檔案管理制度的，有權(quán)進(jìn)行檢查糾正。6.1.4會計核算資料應(yīng)保證整齊、完整，符合歸檔范圍要求，歸檔的各種檔案，要有統(tǒng)一規(guī)定的會計檔案案卷、卷皮。6.2會計核算材料歸檔方法：6.2.1會計憑證類：6.2.1.1每月10日前，將記帳憑證按順序整理，連同所附原始憑證，裝訂成冊，每冊不超過2厘米，注冊憑證類別、年度、月份、起止號、連續(xù)號，由經(jīng)辦人員及財務(wù)主管簽字后，交檔案會計保管。對于數(shù)量較多，不易同記帳憑證一起裝訂保管的原始憑證，如領(lǐng)料單、工資單、獎金單等，可以單獨(dú)裝訂保管，但應(yīng)在原記帳憑證上加以說明，以備查閱。6.2.1.2每月10日前，將增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)裝訂成冊，每冊不超過25份。次年3月1日前，移交檔案會計保管。6.2.1.3次年3月1日前，將上一年度銀行存款余額調(diào)節(jié)表及銀行對帳單裝訂成冊，移交檔案會計保管。6.2.2會計帳簿類：應(yīng)填寫帳簿啟用及交接表。將上年度帳簿裝訂成冊，編寫頁號，加裝封面，附上目錄。次年4月1日前，移交檔案會計保管。6.2.3會計報表在年度決算后裝訂，年報單獨(dú)立卷，月、季報合并裝訂成冊，次年4月1日前，移交檔案會計保管。6.2.4對所有會計檔案，財務(wù)部按本辦法第四條要求，編制移交清冊。在規(guī)定的時間內(nèi)，將會計檔案移交檔案室。6.2.5各崗位歸檔內(nèi)容：出納：銀行存款調(diào)節(jié)表、銀行對帳單；審核：現(xiàn)金、銀行收付款憑證；成本：領(lǐng)料單；燃料記帳憑證；固定資產(chǎn)：固定資產(chǎn)卡片；總帳：帳簿、報表；工資：工資冊；稅務(wù)：增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)；檔案：會計檔案移交清冊。6.3會計檔案應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《會計檔案管理辦法》規(guī)定歸檔，保管期限從角年度終了后的第一天算起。6.3.1月、季度財務(wù)報告保管3年，年度財務(wù)決算永久保管。（均包括文字分析）6.3.2現(xiàn)金和銀行日記帳保管25年，明細(xì)帳、總帳、輔助帳簿保管15年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。6.3.3工資冊永久保管。6.3.4記帳憑證、領(lǐng)料單保管15年，增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)保管10年，發(fā)票存根聯(lián)及登記簿保管5年，銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管5年。6.3.5會計檔案移交清冊保管15年，會計檔案保管清冊永久保管，會計檔案銷毀清冊永久保管。6.4檔案室對會計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同時，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。檔案室要保持通風(fēng)干燥，放置溫濕度計，定時記錄濕度，平時要保持衛(wèi)生、清潔。6.4.1各種會計檔案歸檔后，要及時登記保管帳簿。6.5會計檔案調(diào)閱：調(diào)閱會計檔案應(yīng)嚴(yán)格辦理調(diào)閱，一律填寫“調(diào)閱會計檔案登記單”，并在指定地點(diǎn)調(diào)閱。會計檔案一般不準(zhǔn)外借，特殊情況需借出或復(fù)制，需經(jīng)財務(wù)部主管同意批準(zhǔn)后，檔案室會計檔案管理員才能交付利用者。查閱或復(fù)制會計檔案，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。6.5.1財務(wù)部會計借閱時，憑登記單聯(lián)系，用后及時歸還。6.5.2廠內(nèi)其他部門查閱時，應(yīng)由財務(wù)部、檔案室主管批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可查閱。外單位查閱，需由財務(wù)部主管或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由財務(wù)部會計陪同，辦理登記手續(xù)，方可查閱。6.6會計檔案銷毀；會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，由鑒定小組（