高效的會議管理

高效會議管理我們的約定學員需有以下三個承諾要積極參與發(fā)言要積極聽取他人發(fā)言要在自己工作上運用準時到教室手機放置無聲培訓大綱召開會議的時機與決定有效的會議管理流程會議前的準備會議中的控制會議后的跟進會議主持管理技巧會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？

整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！我們?yōu)槭裁匆_會？解決工作問題行動方案決策狀況信息溝通顯示組織/部門存在鞏固主管地位激勵士氣……理想的會議時機下列情況，應召開會議下列情況，不應召開會議需要團隊整體提供信息和建議；需要團隊參與解決某個問題或共同決策；需要與團隊分享信息、成功、擔憂或是了解態(tài)勢；需要來自于不同團隊的成員共同處理某個問題；需要公開澄清某個問題、情況；團隊強烈需要會面一對一可以解決你沒有充足的時間準備；有更好的溝通信息的方法，如電子郵件，電話或備忘；沒有爭議的狀況；討論主題不需要大家同時共同參與；團隊成員間需要分開一段時間，以消除沖突或挫敗的影響選準開會的時機需要下屬為你決策提供信息你需要進行一個重要的人事決定聽取下屬匯報工作人們對于如何解決問題有不同意見你是唯一做決策并且知道該怎么做的人團隊成員對上次會議的結(jié)果感覺挫敗有事需要當眾表揚或批評需要澄清下屬應對重要項目中的負責上次會議的與會者沒有按時完成工作給小組委派任務不需要開會需要開會會議的頻率固定的部門會議建議頻率：至少每月一次注意事項：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。處理意外的會議建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。小范圍會議建議頻率：按需要注意事項：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1小時。會議的角色其他可能的會議角色時間控制者專家決策制定者發(fā)現(xiàn)者“問題小子”…參與者推動者領導者高效會議流程Plan會前準備策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知Do會中控制宣布會議規(guī)則恰當扮演角色控制議程進度推動達成決議Review會后跟進迅速總結(jié)評估發(fā)送會議紀要立即行動跟進持續(xù)改進會議策劃會議議程會前準備會中控制會后跟進策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知明確會議內(nèi)容召開會議的目的描述目標與產(chǎn)出確定與會者角色羅列需討論項目設定流程順序?qū)で箜椖块g的聯(lián)系區(qū)分信息分享與問題分析及決策制訂先易后難，先簡后繁把復雜項目分解成相對簡單可控的會議議程主題：ST1000產(chǎn)品設計目的：決定ST1000的最終設計稿目標：選擇1種基本滿足團隊主要需求并且可以預算內(nèi)實施的方案；討論項目時間安排回顧設計目標10分鐘評估建議設計20分鐘其他方案比稿30分鐘方案成本分析10分鐘策劃議程的幾點建議會前準備會中控制會后跟進策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知Agenda?????????????議程目標期望成果利益關注點后續(xù)行動回顧期望值目標明確會議要達到的目標期望成果讓與會者可提前了解對會議的觀點；鼓勵與會者提出他們會議期望值，必要時調(diào)整議程利益與關注了解團隊目前的狀態(tài)形勢設法增加有效的工作方法與流程有助于理解溝通或是清除障礙提升傾聽與相互理解水平將關注點轉(zhuǎn)化為實際的行動確保會議技能的提高后續(xù)行動在會議開始前就考慮行動方案確保大家關注行動與產(chǎn)出而不是問題強調(diào)個人行動的責任增強改善的意愿設定行動節(jié)奏重復上述步驟，堅持Plan->Do->Review流程重復PDR篩選參會人員會前準備會中控制會后跟進策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知識別潛在的參會者羅列工作與會議主題相關的人員還有誰可能會被疑忘；確認參會者的角色確定會議規(guī)模使用會議角色篩選潛在與會人員預設關鍵貢獻者確定與會者名單確定名單中的關鍵貢獻者會議行政安排會前準備會中控制會后跟進策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知會議地點會議室布置設備與材料準備點心飲料及其他發(fā)送會議通知會前準備會中控制會后跟進策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知主題與目標具體內(nèi)容與議題產(chǎn)出與結(jié)果背景資料與信息……參會人員會議角色重點貢獻者承擔責任者……地理位置會議室安排與預訂場地環(huán)境交通安排……日期時間持續(xù)時間具體內(nèi)容的時間安排……問題的預先防范會前準備會中控制會后跟進策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知可能存在的障礙與會者沒有及時獲得通知與會人員沒有相應的職權(quán)去解決問題事先沒有解決與會者的沖突可能的應對措施盡量提前發(fā)布會議信息預先確認與會對象設置一個合理的會議目標取消會議在會議前預先進行溝通會前準備檢核清單會前準備會中控制會后跟進策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知1.了解會議的目的2.是否一定要開會3.確定會議的形式4.安排會議的議程5.決定會議的時間6.確定會議的主持人7.決定會議的地點8.研究會場如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準備會議名牌12.是否安排交通工具13.是否安排與會者住宿14.是否發(fā)出了會議通知15.確定視聽教材16.確定輔助教材17.準備會場周邊位置圖18.是否要求與會者準備資料19.確定自己準備的相關資料20.是否安排會后活動并事先通知判斷分析題：課前準備工作會前準備會中控制會后跟進策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知高效會議流程Plan會前準備策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知Do會中控制宣布會議規(guī)則恰當扮演角色控制議程進度推動達成決議Review會后跟進迅速總結(jié)評估發(fā)送會議紀要立即行動跟進持續(xù)改進會議宣布會議規(guī)則會前準備會中控制會后跟進宣布會議規(guī)則恰當扮演角色控制議程進度推動達成決議會議規(guī)則是與會者的行為承諾契約。確定和宣布會議規(guī)則的目的是：幫助團隊在會議中保持聚焦在關鍵問題上，并形成決議；就團隊成員如何互動，為會議作出貢獻達成共識；會后可以用于評估會議中團隊工作是否有效；幫助區(qū)分會議中“恰當?shù)男袨椤迸c“不恰當?shù)男袨椤?。高效會議的行為準則建議會前準備會中控制會后跟進宣布會議規(guī)則恰當扮演角色控制議程進度推動達成決議應當不應當關閉或不攜帶手機，至少應放置在靜音狀態(tài)按時開始結(jié)束，尤其是在中間短暫休息以后；事先聲明約束性條件；就如何處理爭議達成共識；尊重相互之間發(fā)表觀點的權(quán)利突出重點，如果較復雜就先解釋再總結(jié)聚焦議程內(nèi)的問題，非議程內(nèi)的記錄下來，不討論開小會同時1個以上的討論對話長時間的1對1討論扔“手榴彈”，比如與會議無關的個人觀點討論臨時想到的話題，除非對會議原目標有直接產(chǎn)出；直接評論特別是批評別人提出的觀點；沒有人對每個內(nèi)容進行總結(jié)并確定行動方案恰當扮演自己的角色－領導者會前準備會中控制會后跟進宣布會議規(guī)則恰當扮演角色控制議程進度推動達成決議參與者推動者領導者負責整個會議，設定會議內(nèi)容與產(chǎn)出確認與會者名單提供支持、信息和資源營造氛圍鼓勵創(chuàng)意作出決定需要認真充分的準備、參與并影響會議為會議設定合理的較高期望值在會議中多使用“我們”而非“我”提醒團隊任務的重要性恰當扮演自己的角色－推動者會前準備會中控制會后跟進宣布會議規(guī)則恰當扮演角色控制議程進度推動達成決議參與者領導者推動者負責控制會議的程序與進度堅持實施會議的議程；適當“管理”與會者的行為確保與會者處在“安全”狀態(tài)；記錄團隊的建議與決議；時間控制；必要時把大家?guī)Щ卣}；協(xié)助歸納和澄清觀點；協(xié)助達成會議成效；提供反饋；恰當扮演自己的角色－參與者會前準備會中控制會后跟進宣布會議規(guī)則恰當扮演角色控制議程進度推動達成決議推動者領導者參與者負責積極的為會議貢獻“輸入”事先了解會議議程與目標；了解會議背景，搜集有用的信息；積極傾聽；積極提供觀點與建議；遵守會議議程與規(guī)則；恰當?shù)呐c會“行為”；承諾并履行安排的任務；控制議程進度會前準備會中控制會后跟進宣布會議規(guī)則鼓勵積極參與控制議程進度推動達成決議TIPS：用好會議白板幫助團隊討論聚焦即時記錄會議內(nèi)容與要點鼓勵參與“共有”觀點增進成就感嚴格按議程控制進程控制議程進度的技巧（一）會前準備會中控制會后跟進宣布會議規(guī)則鼓勵積極參與控制議程進度推動達成決議有人遲到早退堅持按時開始和結(jié)束會議；規(guī)避可能的原因；給某人在會議中安排一個角色；會議開始時確認大家是否能夠堅持到底，否則考慮調(diào)整時間長度；會后私下交流了解部分缺席的原因；會議沒有進展提醒議程的內(nèi)容與明確的目標；提供有效信息或?qū)γ鞔_任務及程序；梳理狀況確保沒有遺漏重要信息，切換到下個話題；建議一個小休息；少數(shù)人支配討論感謝他們的發(fā)言，然后指名其他人告訴大家給還沒有發(fā)言的人機會；如果有人插嘴，請他們讓別人講完；如果發(fā)言太長，可以禮貌的請他先停下來整理一下思路后再安排發(fā)言發(fā)生爭執(zhí)與沖突及時制止斗嘴；告訴大家有激情但不能過分激動，需要控制情緒；重申會議中的行為準則；聚焦觀點而非提出觀點者；鼓勵開放心態(tài)和多角度視野；防止過早的評論觀點；無奈情況請他們離開會議室控制議程進度的技巧（二）會前準備會中控制會后跟進宣布會議規(guī)則鼓勵積極參與控制議程進度推動達成決議無人發(fā)言不要急于打破安靜；分析形勢，揣摩大家的想法；問大家是否還需要更多的信息；確認不是自己導致了這種情況；把大家分成更小的組進行討論，鼓勵更多的參與；說話繞圈子確認離題的情況已經(jīng)發(fā)生多久，哪些人參與，現(xiàn)在情況如何；感謝提出有爭議觀點的人，重申建設性爭議往往是得到最佳結(jié)果的關鍵；讓團隊知道意見多樣性的優(yōu)點；告訴大家可以自由發(fā)表自己的意見；重復討論議題及時將大家的觀點記錄在白板或大白紙上；當有人開始重復討論時，指出已經(jīng)存在的觀點，請他提供新的信息；說話離題及時提醒會議議程與目標；如果確實重要可以記錄下來，留待下次會議討論；復述發(fā)言并幫助總結(jié)歸納，以確保發(fā)言的價值；避免過多討論與解釋與議程無關的話題；群體決策的幾種技巧會前準備會中控制會后跟進宣布會議規(guī)則鼓勵積極參與控制議程進度推動達成決議權(quán)威決策投票決策討論決策共識決策高效會議流程Plan會前準備策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知Do會中控制宣布會議規(guī)則鼓勵積極參與控制議程進度推動達成決議Review會后跟進迅速總結(jié)評估發(fā)送會議紀要立即行動跟進持續(xù)改進會議會議評估要點會前準備會中控制會后跟進迅速總結(jié)評估發(fā)送會議紀要立即行動跟進持續(xù)改進會議會議評估應當包括：將會議的結(jié)果與起始設定的議程及目標進行比較以評估會議的有效性；檢查會議是否符合團隊程序，符合有效會議標準及時流轉(zhuǎn)會議記錄會議技巧的個別輔導知識分享有效會議對照評估表會前準備會中控制會后跟進迅速總結(jié)評估發(fā)送會議紀要立即行動跟進持續(xù)改進會議No.行為是否1召開前與會者拿到了具體的會議議程。2目標清晰明確。3印刷品及其他輔助材料提前準備并及時分發(fā)。4場地安排：大小，設備，環(huán)境適宜。5準時開始。6嚴格按議程進行。7與會者非常清楚應當在會議中發(fā)揮自己的作用。8按時結(jié)束。9過程中，參與和分享良好。10有清楚的總結(jié)歸納。11與會者的問題與關心事項得到了充分的討論。12做出了決策或安排了解決問題的具體行動內(nèi)容。13會議規(guī)則明確并得到了遵守。14建立了明確具體的跟進時間安排。15會議領導者展現(xiàn)了良好的人際技巧：積極的傾聽與良好的表達。發(fā)送會議紀要會前準備會中控制會后跟進迅速總結(jié)評估發(fā)送會議紀要立即行動跟進持續(xù)改進會議會議紀要應包括：問題解決型會議紀要還應括：會議出席者會議目標會上討論的重要主題會上達成的重要決策下一步行動方案責任矩陣跟進時間表或下次會議時間感謝所有會議參加者對問題的定義分析的方法論可選方案決策的標準最終決策跟進