辦公自動化第3章-文字和表格處理課件

第3章辦公中的文字和表格處理【本章內(nèi)容介紹】本章介紹了辦公中文字和表格處理的基本知識通過一個簡單、實用的“招錄公務員通知”文檔為例，講解了從文本錄入、內(nèi)容編輯、格式排版、頁面設置一直到打印操作、網(wǎng)上發(fā)布的文檔處理過程以制作“通知”公文為例介紹了公文向?qū)е谱鞴牡姆椒?，并介紹了公文處理的基本規(guī)范以制作“報考簡章”為例，介紹了復雜文檔制作的相關知識通過制作招錄職位表、報名登記表講解了辦公中各種表格的制作方法。【本章主要知識點】文檔的錄入、編輯和排版文檔的頁面設置與打印操作利用向?qū)е谱鬓k公公文大綱視圖的使用多級標題符號的設置樣式的設置與使用規(guī)則文字表格的制作復雜文字表格的制作利用Excel制作表格3.1文字處理工作概述3.1.1文字處理及其文字處理軟件下圖描述了辦公中計算機文字處理的基本工作過程。文字處理軟件的主要功能1．文件存儲2．內(nèi)容編輯3．簡單排版4．輸入校驗5．輸出6．提供輸入／輸出接口7．對象的嵌入與鏈接3.2本章實例效果說明1圖3-3通知公文的正文效果3.2本章實例效果說明2圖3-4附件1：“報名與考錄簡章”頁面效果3.2本章實例效果說明4圖3-6附件3：“報名登記表”表格效果3.2本章實例效果說明5圖3-7附件4：“報名推薦表”表格效果3.2本章實例效果說明6圖3-8附件5：“各市報名信息匯總表”表格效果3.3利用一般文檔處理流程制作“招錄通知”3.3.1啟動Word并作相關設置1．啟動Word軟件2．工具欄的設置（1）工具欄簡介（2）將并列的“常用”工具欄與“格式”工具欄分開（3）工具欄的顯示或隱藏3.3.2文字和符號的錄入1．選擇漢字輸入方法2．文本內(nèi)容的輸入3．特殊符號的錄入4．文檔錄入后的聯(lián)機校對3.3.3文檔內(nèi)容的編輯和保存1．光標定位2．選定文本（1）選擇內(nèi)容較少并且不是整段的選?。?）選擇內(nèi)容多但不是全文時的選取（3）使用看不見的選擇欄（4）利用快捷鍵操作選?。?）文檔內(nèi)容的擴展選?。?）選定的簡化3.3.4字體與段落格式排版3.3.5文檔的頁面設置1．設置紙張大小和方向2．調(diào)整頁邊距3．設置頁眉、頁腳不同以及垂直對齊方式4．確定每頁中的行數(shù)和每行的字符數(shù)3.3.7文檔的打印輸出1．打印操作的基本步驟2．打印操作的其他方式（1）文檔的快速打?。?）一次連續(xù)打印多篇文檔（3）“打印”對話框中其他常用項目設置3．文檔打印操作時的相關問題（1）打印功能選項和設置打印機屬性設置（2）暫停和終止打印3.3.8文檔的網(wǎng)上發(fā)布3.4辦公文字處理規(guī)范及其公文向?qū)?/p>

3.4.1辦公室文字處理的基本規(guī)范1．公文種類2．公文格式3．公文用紙4．公文用字5．公文書寫3.4.2利用公文向?qū)е谱髡袖浲ㄖ?.5制作“報考簡章”復雜文檔3.5.1Word視圖方式簡介3.5.2利用大綱視圖輸入報考簡章的各級標題3.5.3復雜文檔的文字快速錄入技巧1．借助外部設備2．自己定義新詞3．利用自動圖文集4．善于使用自動更正5．巧妙利用替換功能6．掌握一些漢字輸入方法的使用技巧3.5.4編號和項目符號的設置造字程序的應用錄入過程中經(jīng)常遇到字庫中沒有的漢字，如何應對？比如：電子表格制作軟件選取1．規(guī)則的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復雜文字表格，利用Word的“繪制表格”方法制作。3．形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)域，然后“合并居中”來實現(xiàn)。4．包含大量數(shù)字并且需要進行公式、函數(shù)運算的表格最好使用Excel制作。5．數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)庫表格適合使用Excel制作，其中利用Excel制作數(shù)據(jù)庫表格并進行數(shù)據(jù)處理將在下一章進行詳細介紹。3.6.2電子表格的常用術語和通用操作1．表格的創(chuàng)建2．表格整體的縮放與移動3．表格行高、列寬的調(diào)整與斜線表頭設置4．表格中單元格的拆分與合并5．表格邊框與底紋背景的設置6．表格中單元格、行、列的編輯7．表格單元格中文字的對齊方式設置8．表格中的排序與公式計算9．表格與文本的轉(zhuǎn)換操作10．拆分與合并表格3.7利用WORD的插入表格法制作規(guī)則的錄用職位表（具體內(nèi)容參見教材27）3.8利用WORD的繪制表格法制作稍復雜的報名登記表1．制作表格標題2．繪制表格3．合并與拆分單元格4．調(diào)整表格的整體形狀5．表格中文字的編排6．設置表格外框線的粗線效果3.9利用EXCEL制作報名匯總表3.9.1表格框架的建立3.9.2表格格式的設置1．標題的跨列居中設置2．單元格中文字格式的設置3．表格邊框線的設置3.9.3表格的頁面設置

1．“頁面”選項卡

2．“頁邊距”選項卡

3．“頁眉／頁腳”選項卡

4．“工作表”選項卡3.9.4表格的打印預覽3.9.5表格的打印輸出小結(jié)在辦公事務中，文字和表格處理是經(jīng)常進行的兩種操作。本章通過辦公實踐中的一個“招錄公務員考試”綜合實例，詳細介紹了辦公中文字處理和表格處理的基本知識和具體操作方法。主要內(nèi)容包括：文字處理的工作流程以及辦公公文的規(guī)范處理方法；文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁面設置與打印操作；利用向?qū)е谱鬓k公公文；復雜文檔制作中的大綱視圖運用、多級標題符號的設置、樣式的使用等；規(guī)則文字表格的制作，復雜文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。通過本章的學習，讀者可以達到能夠熟練進行辦公業(yè)務管理中文字處理和表格處理工作，對日常工作中像公告文件、工作計劃、年度總結(jié)、調(diào)查報告、科研論文等文檔能夠進行嫻熟的輸入、編輯、排版和打印操作；對于各種工作日程表、節(jié)假日值班表、報名登記表、銷售信息匯總表等各種格式的表格能夠熟練編排和制作。習題一、填空1．在Word文檔中要選擇一個矩形區(qū)域，應該在拖動鼠標的同時按住______鍵。2．在Word中可以利用文檔左側(cè)的選擇區(qū)來選擇文本，方法為：單擊可以選擇___________，雙擊可以選擇___________，三擊可以選擇___________。3．選擇全部文檔內(nèi)容有三種方法，分別是_________、_______和_______________。4．將一篇文檔中多處都出現(xiàn)的縮略詞“OA”全部修改為“辦公自動化”的方法為______________________。5．將選擇的文本的字體格式或段落格式復制到其它文字或段落中，應該使用Word“常用”工具欄上的___________按鈕，單擊它可以___________。雙擊可以___________。6．在應用Word編輯含有英文的文檔，如果出現(xiàn)單詞拼寫錯誤，則英文單詞下面自動加上___________；如果有語法錯誤，則英文句子被自動加上___________。7．可以通過選擇菜單項“___________|___________”打印當前文檔。8．某個文檔基本頁面是縱向的，如果其中某一頁需要橫向頁面，則應該______。9．在Word中，當前文檔的總頁數(shù)和當前頁的頁號顯示在窗口的______位置。10．在Excel中，要實現(xiàn)表格標題的跨列居中，應該單擊____工具欄上的_____按鈕。二、判斷1．在Word中，一段文本內(nèi)容錄完后，最好馬上就進行排版。（）2．在Word環(huán)境下，文檔只能以“DOC”為擴展名進行保存。（）3．按Del鍵和使用“編輯”菜單下的“剪切”命令，都能夠?qū)⑦x定的內(nèi)容刪除，因此這是兩個完全等效的操作。（）4．在Word中創(chuàng)建的表格在打印時肯定帶有邊框線。（）5．Excel表格的單元格中顯示的內(nèi)容與單元格的格式無關。（）三、簡答題1．請說出文字處理的工作流程以及各個步驟的主要工作。2．文檔錄入應該注意什么原則？3．文檔中特殊符號的錄入有幾種方法？分別如何操作？4．在長文檔編排中，為了加快文字輸入的速度，可以采取哪些技巧？5．一篇文檔共3頁，正文內(nèi)容有12個自然段。請說出在下列情形下選擇文本的最快方法：A.第3段內(nèi)容的最后3句；B.從第2段到倒數(shù)第2段；C.最后3段；D.全文。6、如何利用“替換”功能將一篇文檔中多處出現(xiàn)的“辦公自動化”詞語用一種特殊格式設置（比如設置為紅色、粗體、黑體、雙下劃線）？7．怎樣打印Word一篇文檔中的第1到5頁，以及第7、9、13頁的內(nèi)容？8．在Word中如何打印文檔中的某一部分（如一個段落或圖片等）內(nèi)容？9．在Word中，如何進行項目符號和編號的設置？10.請說明表格處理中的通用操作以及電子表格制作時的軟件