公司檔案管理制度

公司檔案管理制度一、編制目的為了確保公司檔案的完整及平安，增強公司檔案的實用性和有效性，便于科學管理與開發(fā)利用，特制定本管理制度。二、適用范圍適用于公司檔案資料的管理。三、管理職能（一）公司辦公室負責公司檔案管理工作，設(shè)置專門的檔案室，負責檔案的收集、整理、保管、補充、開發(fā)、利用、銷毀等各項工作。（二）檔案管理員負責檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責如下：1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應(yīng)存檔資料，補齊缺失的檔案資料；3、對收到的檔案資料按規(guī)那么整理、分類、立卷，分類規(guī)范存放；4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護工作；5、建立檔案檢索索引；6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù)，并做好登記，保證檔案資料平安無損；7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；8、建立和維護電腦檔案管理系統(tǒng)，實行數(shù)字化管理；9、遵守保密制度。（三）各部門管理職責1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時保存的檔案資料；2、及時將本部門經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔；3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。四、資料歸檔管理（-）歸檔資料范圍1、各級政府和職能管理部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、批復、認定、政策法規(guī)信息、標準、信函、法律文書、公示信息等資料；2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、匯報、說明、申訴、申報等資料；3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復等往來資料；4、公司內(nèi)部形成的各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規(guī)劃、計劃、方案、報告、總結(jié)、簡訊等；5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、方法、作業(yè)指導書、操作規(guī)程、平安規(guī)程、責任制、責任書、經(jīng)濟或管理協(xié)議、標準手冊等內(nèi)部管理資料；6、公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等資料；7、公司產(chǎn)品立項、設(shè)計、開發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說明、包裝、建設(shè)、評審、驗收等工程資料；8、公司各類設(shè)備在設(shè)計、制作、安裝、調(diào)試、技術(shù)改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設(shè)備資料；9、公司各類基建工程勘探設(shè)計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料；10、生產(chǎn)、經(jīng)營環(huán)節(jié)中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料；11、各類財務(wù)憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統(tǒng)計結(jié)算、投融資、資本股權(quán)等資料；12、人員招聘、培訓、調(diào)動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案；13、公司取得的各種證書、證件、獎牌；14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻、圖書等資料以及參加外部會議或培訓取得的相關(guān)資料；15、公司文化、產(chǎn)品對外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標簽、標記、說明書等資料；16、公司組織開展各類活動形成的相關(guān)資料;17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設(shè)備等資料；18、其他具有保存價值的資料。（二）歸檔資料收集1、結(jié)合公司具體情況，財務(wù)檔案由財務(wù)部管理，超過十年的可轉(zhuǎn)入檔案室;人事檔案由人事管理部門管理；生產(chǎn)管理類、經(jīng)營管理類檔案，在部門日常工作中產(chǎn)生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理；其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)主動上交。2、但凡以公司名義對外的文字或圖片資料，需要蓋章的，經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔，由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發(fā)生的資料，如屬于立檔資料，由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室；如資料還須發(fā)出后由對方完善相關(guān)手續(xù)（如簽章）才能形成完整資料,那么由印章管理人員在印章使用登記時說明，并于事后催促經(jīng)辦人完善后存檔。3、各部門形成或接收的應(yīng)存檔資料，由部門負責人（或各線副總）負責催促存檔；4、公司有償取得的資料，在報賬時由檔案管理人員在報賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣，方可報銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復印。5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費前須交檔案室存檔，否那么不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。6、在檔案資料歸檔期，公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應(yīng)該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應(yīng)積極配合和支持。（三）資料歸檔要求1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準確，符合形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于杳找利用。2、歸檔的文件資料應(yīng)為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。3、非紙質(zhì)文件資料應(yīng)與其文字說明一并歸檔；具有永久長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。（四）歸檔時間1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應(yīng)歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。2、報表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。3、報刊于次月初從各部門收回歸檔；雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。4、工程工程建設(shè)資料在竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。（五）歸檔移交1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應(yīng)檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準確情況，