《計(jì)算機(jī)操作與應(yīng)用》課件-2.5制作商務(wù)信函與信封

任務(wù)描述工作情境

撰寫制作商務(wù)信函并特質(zhì)信封傳遞至企業(yè)好友是表示誠(chéng)意與邀請(qǐng)時(shí)的敲門磚，辦公室耿秘書正在籌備此項(xiàng)工作，由于外聯(lián)的客戶較多，因此采用Word2007中的郵件合并功能可批量制作，方便快捷。商務(wù)信函釋義

商務(wù)信封與信函是商務(wù)活動(dòng)中專用的、帶有公司名稱和公司標(biāo)志的信封與信函，是商務(wù)活動(dòng)中互通通信息、聯(lián)系業(yè)務(wù)和商洽合作的一種手段。商務(wù)信封與信函可以保證企業(yè)信件的外觀一致，是企業(yè)商務(wù)活動(dòng)標(biāo)志。1任務(wù)展示“商務(wù)信函與信封”批量制作樣文展示2100700100741北京市城區(qū)北新倉(cāng)13號(hào)張宏艷北京市海淀區(qū)信康威網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司秦晶晶100027100741北京市海淀區(qū)信康威網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司秦晶晶郭文華北京市東城區(qū)朝陽(yáng)門北大街888號(hào)完成思路Category2寫作事項(xiàng)寫作分析制作流程商務(wù)信函寫作事項(xiàng)內(nèi)容準(zhǔn)確內(nèi)容簡(jiǎn)潔內(nèi)容具體禮貌用語(yǔ)體諒對(duì)方3Category2寫作分析寫作事項(xiàng)制作流程完成思路正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問(wèn)題。①向收信人問(wèn)候；②寫信的事由；③該信要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如詢問(wèn)有關(guān)事宜，回答對(duì)方提出的問(wèn)題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆蟮?。如果既要向?qū)Ψ皆儐?wèn)，又要回答對(duì)方的詢問(wèn)，則先答后問(wèn)，以示尊重；④提出進(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。落款：①署名：署名即寫信人簽名，以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，重要的商業(yè)信函，為鄭重起見(jiàn)，也可加蓋公章。②日期：寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨(dú)占行、頂格書寫，稱呼后用冒號(hào)。結(jié)尾：結(jié)尾往往用簡(jiǎn)單的一兩句話，寫明希望對(duì)方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)。”同時(shí)寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語(yǔ)一般分為兩行書寫，“此致”、“敬?！笨删o隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。4Category2寫作事項(xiàng)寫作分析制作流程完成思路信函主文檔制作信函數(shù)據(jù)源制作合并文檔信封制作打印信封保存文檔5相關(guān)知識(shí)重點(diǎn)知識(shí)郵件合并基礎(chǔ)知識(shí)教師演示知識(shí)列表擴(kuò)展知識(shí)宏的使用域的使用課下練習(xí)自主學(xué)習(xí)6相關(guān)知識(shí)郵件合并基礎(chǔ)知識(shí)郵件合并定義“郵件合并”的釋義適用范圍“適用范圍”的分析制作過(guò)程“郵件合并”的制作過(guò)程

“郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說(shuō)，就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率。

適用范圍：打印請(qǐng)貼、邀請(qǐng)函或信封、工資條、成績(jī)單、請(qǐng)柬、獎(jiǎng)狀等。郵件合并的原理是將發(fā)送的文檔中相同的重復(fù)部分保存為一個(gè)文檔，稱為主文檔；將不同的部分，保存為數(shù)據(jù)源；然后將主文檔與數(shù)據(jù)源合并起來(lái)。步驟一：制作主文檔；

利用Word2007創(chuàng)建。步驟二：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源；

選擇Word2007創(chuàng)建；

選擇Excel2007創(chuàng)建；

選擇Access2007創(chuàng)建；

選擇Outlook2007創(chuàng)建；步驟三：將數(shù)據(jù)源合并至主文檔中。7相關(guān)知識(shí)郵件合并基礎(chǔ)知識(shí)步驟一：選擇文檔類型步驟二：將文檔與數(shù)據(jù)源連接

步驟三：精簡(jiǎn)收件人

單擊功能區(qū)上的【郵件】選項(xiàng)卡，再單擊【開始郵件合并】分組中的開始郵件合并按鈕，然后選擇要?jiǎng)?chuàng)建的文檔類型。

在【郵件】選項(xiàng)卡上的【開始郵件合并】分組中，單擊【選擇收件人】按鈕。

在【郵件】選項(xiàng)卡上的【開始郵件合并】分組中，單擊【編輯收件人列表】按鈕。

步驟四：插入合并域

步驟五：預(yù)覽信函

步驟六：完成合并

將插入點(diǎn)置于要插入合并域的位置，使用【郵件】選項(xiàng)卡上】寫入和插入域】分組中的命令。

在【郵件】選項(xiàng)卡上的【預(yù)覽結(jié)果】分組中，單擊預(yù)覽結(jié)果按鈕。

在【郵件】選項(xiàng)卡上的【完成】分組中，單擊【完成和合并】按鈕，從列表中選擇一個(gè)選項(xiàng)。數(shù)

據(jù)

源

合

并

到

主

文

檔

操

作

步

驟

簡(jiǎn)

述8任務(wù)實(shí)施建立“邀請(qǐng)函”主文檔啟動(dòng)Word應(yīng)用程序，將自動(dòng)生成的文檔保存為“邀請(qǐng)函”。根據(jù)實(shí)際需要，對(duì)頁(yè)面尺寸進(jìn)行設(shè)置，此處設(shè)置為“l(fā)etter”。利用繪制表格的方法來(lái)安排頁(yè)面的布局。打開【插入】選項(xiàng)卡，單擊【表格】組中的【表格】按鈕，在彈出的列表中選擇【繪制表格】命令后，光標(biāo)呈

狀。拖動(dòng)光標(biāo)，在文檔中繪制一個(gè)表格，從而將頁(yè)面分為三部分：上部用來(lái)插入圖片，左側(cè)用來(lái)輸入會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)等信息，右側(cè)用來(lái)輸入邀請(qǐng)函的主要內(nèi)容。輸入內(nèi)容后，對(duì)字體格式和段落格式進(jìn)行設(shè)置。制作完成的邀請(qǐng)函效果如左圖所示。9任務(wù)實(shí)施建立“通訊錄”數(shù)據(jù)源

在“通訊錄”工作表中，“姓名”和“性別”字段將作為合并域插入到“邀請(qǐng)函”主控文檔中，郵件合并完成后，將顯示具體的內(nèi)容；

“通訊地址”和“郵政編碼”字段將作為合并域插入到信封封面中；

“電子郵件地址”字段將在批量發(fā)送電子郵件時(shí)用到。10任務(wù)實(shí)施步驟01步驟02步驟03

在“邀請(qǐng)函”Word文檔中，打開【郵件】選項(xiàng)卡，如上圖所示。從【郵件】選項(xiàng)卡中，此時(shí)【編寫和插入域】組中的按鈕呈現(xiàn)灰色，需要激活才能進(jìn)行郵件合并的操作。

在【開始郵件合并】組中，單擊【開始郵件合并】右側(cè)的下三角按鈕，從彈出的菜單中，選擇“信函”命令，在【開始郵件合并】組中，單擊【選擇聯(lián)系人】右側(cè)的下三角按鈕，從彈出的菜單中，選擇【使用現(xiàn)有列表】命令，如圖所示。

在彈出的【選擇數(shù)據(jù)源】對(duì)話框中，選擇數(shù)據(jù)源文件，打開“通訊錄”

單擊【打開】按鈕，如上圖所示。單擊【確定】按鈕，此時(shí)【編寫和插入域】組中的大部分按鈕都被激活了。11郵件合并——選擇數(shù)據(jù)源任務(wù)實(shí)施步驟04步驟05步驟06

將光標(biāo)定位于“邀請(qǐng)函”的Word文檔中“尊貴的”之后，在【編寫和插入域】組中，單擊【插入合并域】右側(cè)的下三角按鈕，從彈出的列表中，選擇【姓名】，松開鼠標(biāo)后，即可看到在“尊貴的”后面插入了“《姓名》”。

接著在“《姓名》”的后面加上稱謂。將光標(biāo)定位于“《姓名》”之后，在【編寫和插入域】組中，單擊【規(guī)則】按鈕，從彈出的菜單中，選擇“如果…那么…否則…”，設(shè)置效果如上圖所示。

在【完成】組中，單擊【完成并合并】按鈕，在彈出菜單中，選擇【編輯單個(gè)文檔】，如圖2-204所示。單擊【確定】按鈕，即可生成一個(gè)包含多頁(yè)信函并設(shè)置好了姓名和稱謂的新文檔“信函1”。12郵件合并——設(shè)置郵件合并任務(wù)實(shí)施步驟01步驟02步驟03

新建一個(gè)Word文檔，打開【郵件】選項(xiàng)卡，在【創(chuàng)建】組中，單擊【中文信封】按鈕，彈出“信封制作向?qū)А睂?duì)話框。單擊【下一步】按鈕，打開如上圖所示的對(duì)話框。選擇“基于地址簿文件，生成批量信封”，單擊【下一步】按鈕，在彈出的對(duì)話框中，單擊【選擇地址簿】按鈕，彈出【打開】對(duì)話框，在對(duì)話框的右下角選擇文件類型為“Excel”，然后選擇所需的“通訊錄”工作簿，如上圖所示。

單擊【打開】按鈕，返回到【信封制作向?qū)А繉?duì)話框。在【匹配收件人信息】列表中進(jìn)行相應(yīng)的配置，。單擊【完成】按鈕，即生成一個(gè)含有大量填寫好信封的文檔，如上圖所示。13郵件合并——批量制作信封任務(wù)總結(jié)14技能總結(jié)能創(chuàng)新批量制作常用公文能使用“Word域”命令完成制作文檔能使用郵件合并功能制作類似文檔隨堂實(shí)訓(xùn)15制作企業(yè)員工胸卡步驟01步驟02步驟03步驟04步驟05創(chuàng)建以“員工胸卡”命名的Word文檔；添加文檔背景為“紅色漸進(jìn)色”，添加文本框，插入圖片域，制作圖文混排的主文檔；制作數(shù)據(jù)源，字段為“姓名，部門，職位，照片”；使用“郵件合并”合并主文檔和數(shù)據(jù)源；保存文檔。實(shí)訓(xùn)作品展示企業(yè)員工胸卡樣文展示隨堂實(shí)訓(xùn)文檔整體設(shè)計(jì)合并文檔數(shù)據(jù)源制作文體搭配設(shè)計(jì)“企業(yè)員工胸卡”制作評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)此項(xiàng)滿分40分，對(duì)文本初