工貿(mào)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化評(píng)審檔案管理制度

評(píng)審檔案管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范評(píng)審檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，明確業(yè)務(wù)檔案的歸檔內(nèi)容、歸檔形式、保管期限、管理責(zé)任以及其他檔案管理工作中的重要事項(xiàng)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《天津市檔案管理?xiàng)l例》，結(jié)合單位實(shí)際制定本制度。第二條本制度適用于各開展標(biāo)準(zhǔn)化三級(jí)評(píng)審工作的有關(guān)單位上報(bào)的相關(guān)評(píng)審材料、評(píng)審單位提交的評(píng)審報(bào)告和企業(yè)評(píng)審申請(qǐng)。第三條單位的評(píng)審檔案是考查評(píng)審單位工作的依據(jù)，是單位標(biāo)準(zhǔn)化組織管理工作的重要組成部分。第四條評(píng)審檔案包括紙質(zhì)文檔、電子文檔或者其它介質(zhì)形式的文檔。第五條評(píng)審檔案的所有權(quán)屬于單位。第二章組織管理第六條單位派專人負(fù)責(zé)評(píng)審檔案的組織管理工作，設(shè)一名檔案管理人員。檔案工作人員的職責(zé)是全面負(fù)責(zé)單位評(píng)審檔案的收集、整理、立卷、調(diào)閱、銷毀等檔案管理工作；其他人員配合檔案管理人員完成評(píng)審檔案的移交、歸檔等工作；標(biāo)準(zhǔn)化工作主要負(fù)責(zé)人是本評(píng)審檔案質(zhì)量的直接責(zé)任人。第七條檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的相關(guān)規(guī)定及公司的規(guī)定，恪盡職守、認(rèn)真負(fù)責(zé),嚴(yán)格保密不得外傳，不得丟失。第八條檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，負(fù)責(zé)評(píng)審檔案管理的單位領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完畢后，移交人、接收人、監(jiān)交人要在移交表上簽章。移交人必須辦完移交手續(xù)后方可調(diào)離該崗位。第三章評(píng)審檔案的整理第九條評(píng)審檔案由檔案管理人員負(fù)責(zé)整理，檔案管理人員在標(biāo)準(zhǔn)化評(píng)審結(jié)束后30日內(nèi)，及時(shí)將相關(guān)資料整理歸檔，任何人不得將應(yīng)歸檔資料拒絕歸檔或據(jù)為己有。整理的資料要做到完整有序，索引號(hào)要與目錄保持一致，反映材料之間的正確關(guān)系。第十條整理后的評(píng)審檔案，要按上報(bào)材料的時(shí)間順序排序，并有領(lǐng)導(dǎo)簽字。第十一條檔案管理人員的整理是評(píng)審檔案的最終把關(guān)，要嚴(yán)格按照評(píng)審檔案的內(nèi)容和時(shí)間順序做進(jìn)一步整理。在整理過程中要注意以下事項(xiàng)：要拆除資料中所有的金屬物，以防裝訂時(shí)發(fā)生意外。紙張超出規(guī)格的，在不影響資料完整的前提下可剪裁，不能剪裁的可加以折疊，折疊的紙張要確保裝訂后不影響閱覽全部內(nèi)容；破損、卷角、折皺、裝訂線過窄和紙張小于規(guī)格的，要用白紙予以裱襯；傳真資料要復(fù)印后才能裝訂。如發(fā)現(xiàn)材料中有問題，如：評(píng)審人員、企業(yè)法人等相關(guān)人員沒有簽字，主要?dú)w檔資料不全、頁碼混亂等，要及時(shí)將檔案退回給相關(guān)人員，補(bǔ)齊后重新整理、驗(yàn)收。第十二條評(píng)審檔案登記。檔案管理人員在整理評(píng)審檔案的同時(shí)應(yīng)填好《評(píng)審檔案登記表》?！对u(píng)審檔案登記表》應(yīng)包括：序號(hào)、企業(yè)名稱、企業(yè)法人、評(píng)審單位、參加評(píng)審人員、評(píng)審日期、企業(yè)地址、聯(lián)系方式、安全管理員姓名等信息。利用計(jì)算機(jī)登記的，為防止停電或計(jì)算機(jī)故障等因素影響檔案的使用，每次登記后應(yīng)及時(shí)形成紙質(zhì)文件。第十三條評(píng)審檔案裝訂和護(hù)封。將整理并登記好的材料進(jìn)行裝訂、打頁碼，并附封皮、封底。裝訂。裝訂要做到牢固、整齊、美觀，不壓字，不漏頁，不影響閱讀。打頁碼。護(hù)封。評(píng)審檔案的封面應(yīng)有企業(yè)的全稱、證書號(hào)、頁數(shù)、入檔盒號(hào)、審核人和立卷人蓋章、存檔日期等。應(yīng)用黑色水筆、正楷字體填寫以上內(nèi)容，字體要清楚工整。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將已移交的評(píng)審檔案進(jìn)行整理、登記和裝訂。第十四條評(píng)審檔案裝盒。檔案裝訂、護(hù)封后應(yīng)及時(shí)裝盒。本著便于查找、利用的原則，檔案盒封面寫清企業(yè)名稱和年號(hào)；檔案盒脊部寫清年號(hào)、檔號(hào)、卷數(shù)和盒流水號(hào)等內(nèi)容。第十五條評(píng)審檔案的碼放。檔案盒應(yīng)以檔號(hào)從小到大從上往下、從左往右的順序碼放,檔案碼放不得過擠，方便于檔案的查閱和整理。為了節(jié)省空間和開支，對(duì)于比較厚的、卷數(shù)多的檔案，可以在檔案的脊部貼上醒目的標(biāo)有年號(hào)和檔號(hào)的標(biāo)簽，直接按順序豎排在檔案柜里也可。第四章評(píng)審檔案的保管第十六條設(shè)專柜保管評(píng)審檔案，要做好防盜竊、防火防塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防污染，確保評(píng)審檔案的安全。檔案柜上應(yīng)插有注明柜號(hào)、檔案種類、年號(hào)、檔號(hào)的卡片；對(duì)于檔案較多的應(yīng)做檔案查找索引，該索引只要包含檔案的名稱、年號(hào)、柜號(hào)、層號(hào)就可以了，有些比較特殊的檔案需要單獨(dú)存放的，可在備注欄中注明。第十七條電子檔案等的管理。在評(píng)審過程中形成的電子文檔或者其它介質(zhì)形式的文檔均應(yīng)收集齊全，立卷歸檔。電子或者其它介質(zhì)形式的重要工作材料，應(yīng)當(dāng)同時(shí)形成紙質(zhì)文檔，分別保存。第五章評(píng)審檔案的調(diào)（借）閱第十八條評(píng)審檔案的調(diào)閱1.相關(guān)單位因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意，然后在檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，方可借閱。借閱后應(yīng)及時(shí)歸還，最長期限不得超過一周，自借閱當(dāng)天起算。2．公安機(jī)關(guān)、法院、檢察院依法履行職責(zé)需了解有關(guān)情況，應(yīng)同時(shí)出示介紹信和能夠證明經(jīng)辦人身份的證件，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意后，才能辦理查閱手續(xù)。3．借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，不得泄露企業(yè)機(jī)密，也不得外借他人。檔案借閱人應(yīng)當(dāng)保持案卷整潔，不得勾畫、涂改、偽造、拆頁，損毀和丟失，不得擅自抄錄、復(fù)制，確需抄錄、復(fù)制的，應(yīng)征得單位負(fù)責(zé)人的同意，并在抄錄件、復(fù)印件上注明來源。第十九條評(píng)審檔案的歸還1.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要檢查檔案的完整性，檔案收回后，借閱人要記得辦理退還手續(xù)。2.歸還的檔案若出現(xiàn)損壞、涂改、拆頁等現(xiàn)象，檔案管理人員應(yīng)要求借閱人恢復(fù)原樣，必要時(shí)說明原因并由責(zé)任人簽字蓋章、檔案管理人員和單位負(fù)責(zé)人簽字后存檔，并追究借閱人的責(zé)任。借閱人員若將檔案丟失，應(yīng)寫丟失報(bào)告，寫清丟失原因，由責(zé)任人簽字蓋章、檔案管理人員和單位負(fù)責(zé)人簽字后存檔，并保留追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任的權(quán)利。第二十條評(píng)審檔案的拆卸。評(píng)審檔案裝訂后不得隨意拆卸，如因業(yè)務(wù)報(bào)告的補(bǔ)充、修訂等原因確需拆卸的，須附上“業(yè)務(wù)檔案更改說明”，按規(guī)定批準(zhǔn)后，由檔案管理人員拆卸并及時(shí)裝訂。第二十一條涉及離職員工檔案清理。當(dāng)單位人員辦理離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員審查是否借閱評(píng)審檔案，并在其流程表上簽署意見；若存在有欠還評(píng)審檔案的情況，檔案管理人員應(yīng)催其及時(shí)上交；若已將檔案轉(zhuǎn)移給其他員工的，應(yīng)辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)；如已丟失的，按檔案丟失制度處理。未查清前不得辦理離職手續(xù)。第六章評(píng)審檔案的銷毀第二十二條評(píng)審檔案自檔案裝訂日起至少保存十年。國家法律、法規(guī)另有規(guī)定的，依照其規(guī)定。不得在規(guī)定的保存期內(nèi)對(duì)已完成歸檔的評(píng)審檔案刪改或者銷毀。保存期屆滿后，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員會(huì)同有關(guān)人員提出書面銷毀意見，編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人書面同意后銷毀并進(jìn)行監(jiān)銷。第二十三條評(píng)審檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)列明銷毀檔案的名稱卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、